Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại công ty cổ phần khách sạn Sài Gòn

trợ giúp các hoạt động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập và xử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau. Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức Hệ thống thông tin trong tổ chức có những chức năng sau: Thu thập Lưu trữ Xử lý Phân phối Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin trong tổ chức Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ, thông tin.Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao. Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn,đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức. Có thể nói, phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan, tổ chức hiện đại nào. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị. Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó .Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học .Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển một hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềm cần đạt được .Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông tin Độ tin cậy Tính đầy đủ Tính thích hợp và dễ hiểu Tính được bảo vệ Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình Các phương pháp thu thập thông tin Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu thập thông tin về hệ thống đó. Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các phương pháp thu thập thông tin sau: Phỏng vấn Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trong văn bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội dung khái quát về hệ thống mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài liệu. Phỏng vấn được thực hiện qua các bước Chuẩn bị phỏng vấn Tiến hành phỏng vấn Nghiên cứu tài liệu Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Sử dụng phiếu điều tra Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp Quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không sắp xếp, do ai quản lý... Các công cụ mô hình hóa Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ mô hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại. Một số công cụ mô hình hóa thường được sử dụng là: Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu (tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữ nhật, được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống hay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là: Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần của hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu. Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống. Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống. Nguồn hoặc đích Tên người/Bộ phận phát/Nhận tin Dòng dữ liệu : là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ thống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi tên là tên của dòng dữ liệu. Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu Tiến trình: là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối. Được biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện khái quát công việc mà nó thực hiện. Tiến trình xử lý Kho dữ liệu: là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu được dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý. Tập dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ (Explosion). Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức tiếp sau mức 0 là mức 1... Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu. Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi trong sổ sách, hộc Catalog....thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác. Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân. Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau: Thực thể (Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên......còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác..... Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán... Bảng (Table) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách cán bộ...ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể. Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể. Mỗi bảng có những cột (column). Mỗi cột còn được gọi là một trường (field). Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan đến nhau. Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (Database System). Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra Bước1: Xác định các thông tin đầu ra Bước 2: Xác định các tập dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh.........được gọi là các thuộc tính. Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu như HS_Lương.... Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. * Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) - Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. - Gắn thêm cho danh sách con một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc. * Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) - Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. - Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. * Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) - Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. - Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Theo phương pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn. Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm. Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễn các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. VD: nhân viên, phòng ban... Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm liên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. VD: Nhân viên Phòng ban Các mức của liên kết 1-1 Liên kết loại Một – Một Lãnh đạo Trường Phòng Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1 1 Phòng công tác 1-N Liên kết loại Một – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N 1 Nhân viên Có Giấy khen thưởng N-N Liên kết loại Nhiều – Nhiều Có Nhân viên Phòng ban Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. N N Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một thời gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau. Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữa các thực thể người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều. Có Có Nhân viên Chức vụ Phòng ban Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới, phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay các phiên bản khác nhau của Access đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1,...2.0 rồi đến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP. Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB hoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ với nhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnh SQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển. Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay Visual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle. Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đến quản lý cơ sở dữ liệu là người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase...Dùng FoxPro trong quản lý hầu như ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm được mọi việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tính ưu việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản và hiệu quả. Access có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở dữ liệu nhưng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho người lập trình và cho người sử dụng. Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ trong Access. Nó là một hệ thống có tính hướng đối tượng và có thể dùng trên hệ thống mạng để chia sẻ với nhiều người dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty đã nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trường kinh doanh của mình. Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản lý dữ liệu hàng ngày. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại công ty cố phần khách sạn Sài Gòn Phân tích hệ thống Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý cán bộ Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mô tả như sau: HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên Danh mục dân tộc theo đơn vị Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp lương Danh mục trình độ Báo cáo tổng hợp Danh mục phòng ban Trình độ văn hóa Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng mà chương trình cần quản lý. Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục các phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin được nêu trong hồ sơ cán bộ như mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình.......ngoài ra còn có các thông tin về bản thân như tình trạng sức khỏe, hôn nhân, trình độ chính trị....Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và doanh nghiệp. Thông thường đầu ra được thể hiện dưới các dạng báo cáo đặc trưng theo một số tiêu chí nhất định. Báo cáo về danh sách cán bộ được coi là báo cáo quan trọng nhất, bắt buộc phải có. Ngoài ra còn có các báo cáo về lương, quá trình làm việc, kỉ luật, khen thưởng… Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động. Vì vậy hệ chương trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lưu giữ các dữ liệu liên quan đến nhân sự trong công ty.Chương trình cho phép cập nhật, sửa chữa, hủy bỏ các thông tin , hay đưa ra được các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đáp ứng được yêu cầu quản lý.Giúp cho người sử dụng tiết kiệm được công sức, thời gian trong việc quản lý nhân sự . Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý cán bộ Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự ,các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những người cần các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định. Thời điểm CBCNV Bộ phận quản lý cán bộ Phòng ban liên quan Lãnh đạo Khi tiếp nhận vào cơ quan hay khi có sự thay đổi Thông tin do cán bộ cung cấp In báo cáo theo yêu cầu CSDL Cán bộ Nhập các thông tin đã được xử lý Thông tin đã được xử lý, chọn lọc Tiếp nhận, xử lý thông tin Có Thông tin về cán bộ Các báo cáo Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÁN BỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ QUẢN LÝ LƯƠNG TÌM KIẾM TỔNG HỢP BÁO CÁO THẨM TRA LÝ LỊCH CHỈNH SỬA HỒ SƠ CẬP NHẬT TÍNH LƯƠNG THEO TÊN THEO PHÒNG THEO CHỨC VỤ THEO CMND BÁO CÁO VỀ CÁN BỘ BÁO CÁO LƯƠNG Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin quản lý, tức là nhìn vào sơ đồ là ta có thể nhận biết nội dung chính của hệ thống. Trong hệ thống thông tin quản lý cán bộ, hồ sơ cán bộ và các thông tin có liên quan đến cán bộ được cập nhật và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về nhân sự, các thông tin này kết hợp với các dữ liệu có sẵn trong hệ thống như các tệp danh mục, các thông tin phòng ban sẽ cho ta báo cáo về cán bộ. Trong sơ đồ ngữ cảnh ta coi hệ thống giống như hộp đen, các thông tin về cán bộ như đầu vào của hệ thống, các báo cáo và các thông tin khác giống như đầu ra của hệ thống, chính cán bộ công nhân viên cũng là những người hưởng lợi ích do hệ thống đem lại. Lãnh đạo và các đối tượng cụ thể khác là những người sử dụng những thông tin do hệ thống mang lại, họ chính là đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin. Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý cán bộ: HTTT Quản lý cán bộ CBCNV Phòng ban chức năng Lãnh đạo Thông tin về cán bộ Thông tin về cán bộ Thông tin phản hồi Thông tin về cán bộ Các báo cáo Yêu cầu báo cáo Sơ đồ DFD mức 0 CBCNHV Phòng ban chức năng 3.0 tìm kiếm thông tin 1.0 quản lý hồ sơ 4.0 báo cáo tổng hợp Lãnh đạo Thông tin về CB Thông tin về CB Thông tin về CB Hồ sơ CB Phiếu lương Thông tin tính lương Thông tin về CB D1 hồ sơ cán bộ hồ sơ cán bộ Thông tin lương Thông tin lương Báo cáo D2 Lương 2.0 quản lý lương Sơ đồ DFD mức 1 CBCNV Lãnh đạo Phòng ban chức năng 1.1 Phân loại hồ sơ 1.2 Lập báo cáo 1.3 Cập nhật hồ sơ 1.4 Hủy hồ sơ Thông tin về cán bộ Thông tin về cán bộ Thông tin về cán bộ Báo cáo cán bộ Thông tin cá nhân Hồ sơ đã phân loại D1 hồ sơ cán bộ Thông tin hồ sơ lưu trữ Hồ sơ không hợp lệ Phiếu lương CB CNV 2.1 Kiểm tra tt lương 2.2 tính lương 2.3 báo cáo Lãnh đạo Thông tin lương đã kiểm tra Thông tin tính lương D2 Lương Thông tin lương Báo cáo Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin quản lý cán bộ Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra Liệt kê các phần tử thông tin bao gồm các thuộc tính: -Mã cán bộ -Họ đệm -Tên -Giới tính -Ngày sinh -Địa chỉ -Quê quán -Số CMND -Điện thoại -Ngày vào biên chế -Dân tộc -Tôn giáo -Trình độ ngoại ngữ -Trình độ tin học -Chuyên ngành đào tạo -Từ ngày -Đến ngày -Trường -Bằng -Chức vụ -Ngày bắt đầu -Ngày kết thúc -Phòng ban -Điện thoại -Họ tên người thân (R) -Ngày sinh (R) -Giới tính (R) -Nghề nghiệp (R) -Quan hệ (R) -Địa chỉ -HS_Lương (R) -Phụ cấp (R) -Thực lĩnh (R,S) -Đoàn viên -Ngày vào đoàn -Đảng viên -Ngày vào Đảng -Hình thức khen thưởng (R) -Ngày khen thưởng (R) -Hình thức kỷ luật (R) -Ngày kỷ luật (R) -Chức vụ đã giữ (R) -Phòng ban (R) -Ngày chuyển công tác (R) -Địa chỉ (R) -Vợ chồng -Con b. Trên cơ sở danh sách các thuộc tính đã lập ta thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu theo quy tắc chuẩn hóa 1NF, 2NF, 3NF Chuẩn hóa mức 1NF Tệp hồ sơ cán bộ -*Mã cán bộ -Họ đệm -Tên -Giới tính -Ngày sinh -Địa chỉ -Quê quán -Số CMND -Điện thoại -Ngày vào biên chế -Dân tộc -Tôn giáo -Trình độ ngoại ngữ -Trình độ tin học -Chuyên ngành đào tạo -Từ ngày -Đến ngày -Trường -Bằng -Chức vụ -Ngày bắt đầu -Ngày kết thúc -Phòng ban -Điện thoại -Đảng viên -Ngày vào Đảng -Đoàn viên -Ngày vào Đoàn -Vợ chồng -Con Tệp tổng hợp -*Mã cán bộ -Họ tên người thân (R) -Ngày sinh (R) -Nghề nghiệp (R) -Quan hệ (R) -Địa chỉ (R) -HS_Lương (R) -Phụ cấp (R) -Thực lĩnh (R,S) -Hình thức khen thưởng (R) -Ngày khen thưởng (R) -Hình thức kỷ luật (R) -Ngày kỷ luật (R) -Chức vụ đã giữ (R) -Phòng ban (R) -Địa chỉ (R) -Ngày chuyển công tác (R) Chuẩn hóa mức 2NF Tệp hồ sơ cán bộ -*Mã cán bộ -Họ đệm -Tên -Giới tính -Ngày sinh -Địa chỉ -Quê quán -Số CMND -Điện thoại -Ngày vào biên chế -Dân tộc -Tôn giáo -Trình độ ngoại ngữ -Trình độ tin học -Chuyên ngành đào tạo -Từ ngày -Đến ngày -Trường -Bằng -Chức vụ -Ngày bắt đầu -Ngày kết thúc -Phòng ban -Điện thoại -Đảng viên -Ngày vào Đảng -Đoàn viên -Ngày vào Đoàn -Vợ chồng -Con Tệp quan hệ gia đình -Mã cán bộ -Tên người thân -Ngày sinh -Địa chỉ -Nghề nghiệp -Quan hệ Tệp kỷ luật – khen thưởng -*Mã cán bộ -Hình thức khen thưởng -Ngày khen thưởng -Hình thức kỷ luật -Ngày kỷ luật Tệp phiếu lương -*Mã cán bộ -HS_Lương -Phụ cấp -Tiền phạt -Thực lĩnh Tệp quá trình công tác -*Mã cán bộ -Chức vụ đã giữ -Phòng ban -Ngày chuyển công tác -Địa chỉ Chuẩn hóa mức 3NF Tệp hồ sơ cán bộ -Mã cán bộ -Họ đệm -Tên - Giới tính -Ngày sinh -Địa chỉ -Quê quán -Số CMND -Điện thoại -Ngày vào biên chế -Mã dân tộc -Mã tôn giáo -Mã phòng ban -Mã chức vụ -Đảng viên -Ngày vào Đảng -Đoàn viên -Ngày vào Đoàn -Vợ chồng -Con Tệp gia đình -Mã Cán Bộ -Tên người thân -Ngày sinh -Nghề nghiệp -Quan hệ -Địa chỉ Tệp kỷ luật – khen thưởng -Mã cán bộ -Hình thức khen thưởng -Ngày khen thưởng -Hình thức kỷ luật -Ngày kỷ luật Tệp phiếu lương -Mã cán bộ -HS_Lương -Phụ cấp -Thực lĩnh Tệp phòngban -Mã phòng ban -Tên phòng ban -Điện thoại Tệp dân tộc -Mã dân tộc -Tên dân tộc Tệp tôn giáo -Mã tôn giáo -Tên tôn giáo Tệp chức vụ -Mã chức vụ -Tên chức vụ Tệp quá trình công tác -Mã cán bộ -Chức vụ đã giữ -Phòng ban -Ngày chuyển công tác -Địa chỉ Tệp trình độ văn hóa -Mã cán bộ -Trình độ ngoại ngữ -Trình độ tin học -Chuyên ngành đào tạo -Từ ngày -Đến ngày -Trường -Bằng Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access Sau khi tiến hành phân tích và chuẩn hóa, cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý cán bộ gồm các bảng dữ liệu sau: Bảng HoSoNV (Hồ sơ nhân viên): STT Tên Trường Kiểu DL Độ rộng Giải thích 1 MaCB Text 3 Mã nhân viên 2 Hodem Text 25 Họ đệm 3 Ten Text 25 Tên 4 Ngaysinh Date/time dd/mm/yy Ngày tháng năm sinh 5 Gioitinh Text 1 Giới tính 6 Diachi Text 40 Địa chỉ 7 Quequan Text 40 Quê quán 8 SoCMND Text 9 Số CMND 9 Dienthoai Text 15 Số điện thoại 10 MaDantoc Text 2 Mã dân tộ 11 MaTongiao Text 2 Mã tôn