Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trợ giúp quản lý học sinh tại Trường Trung học cơ sở Cộng hoà

mọi ngành kinh, nó trực tiếp tham gia hay nó là công cụ hỗ trợ các hoạt động quản lý, kinh doanh, bán hàng Trong lĩnh vực quản lý thì việc tin học hoá đang là yêu cầu bức thiết được đặt ra để nâng cao năng lực quản lý. Theo quan điểm hệ thống thì một đơn vị kinh tế hay một đơn vị hành chính sự nghiệp đều được cấu thành từ những hệ thống sau: Hệ thống lãnh đạo Hệ thống thông tin trợ giúp Hệ thống thực hiện Thông tin vào Thông tin vào Thông tin vào Thông tin ra Thông tin ra Thông tin ra Với sơ đồ hệ thống trên hệ thống thông tin lãnh đạo đóng vai trò là hệ thống trung tâm có chức năng chính là ra các quyết định. Thông qua hệ thống thông tin trợ giúp (thu thập, xử lý và truyền số liệu) hệ thống thực hiện sẽ hiện thực hoá các quyết định tưc là đưa ra các kết quả từ các quyết định ở trên. Từ đó ta có thể thấp được vai trò của từng hệ thống trong hệ thống tổng thể, các hệ thống này không thể tách rời nhau mà nó phải đan xen cùng tồn tại, nó bổ xung và là mệnh đề của nhau. Tuy nhiên máy tính không thể ra được các quyết định, đồng thời nó cũng không phái là đố tượng sử dụng kết quả cuối cùng. Vì thế mục tiêu của quá trình tin học hoá công tác quản lý thực chất chỉ là tin học hoá các chức năng thu thập, xử ly và truyền số liệu nhằm đem lại hiệu quả cao nhất tronh quá trình quản lý. Đây chỉ là một phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin, bước tiếp theo trong qúa trình nghiên cứu hệ thống thông tin là tìm hiểu một số phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. 3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 3.1 Phương pháp tổng hợp. Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo lôgíc toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó và đảm bảo khi tích hợp các mảng thành hệ thống hoàn chỉnh thì hệ thống vẫn hoạt động tốt. Ưu điểm : Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần thiết. 3.2 Phương pháp phân tích Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào sử dụng. 3.3 Phương pháp làm mẫu. Đây là phương pháp nhanh chóng tạo ra một mô hình làm việc thực nghiệm của hệ thổng để người sử dụng xem xét và đánh giá. Thông qua giao tiếp với bản mẫu người sử dụng có thể phát triển tư duy, đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống sẽ được xây dựng trong tương lai. Bản mâu chính là mô hình của hệ thông, khi đã được khách hàng chấp nhận thì cán bộ lập trình làm mịn và xây dựng phần mềm hoàn chỉnh. Ưu điểm: Do không tiến hành xây dựng phần mền ngay do đó sẽ giảm tối thiểu những chi phí do sự phát triển sai lệch, đồng thời phái triển được tư duy của khác hàng từ đó xây dựng được phần mền đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Nhược điểm: Khi làm bản mẫu khôngchặt chẽ thì phần mềm sẽ không đảm bảo kỹ thuật, khó khăn cho công tác bảo trì sau này. Nó có thể khó ăn nhập với cơ sở dữ liệu, hay hệ thống phục vụ nhiều người dùng. 3.4 Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống. Vòng đời phát triển của hệ thống là một phương phát phát triênư từ khá sớm để xây dựng hệ thống thông tin và đến nay vẫn được sử dụng rộng rãi. Phương pháp này quan niệm rằng hệ thống thông tin có một vòng đời tương tự như một tổ chức bất kì: có giai đoạn bắt đầu, có giai đoạn phát triển và có giai đoạn kết thúc. Theo phương pháp này, quá trình phat triển hệ thống thông tin có 6 giai đoạn: Xác định dự án, nghiên cứu hệ thống, t hiết kế, lập chương trình, cài đặt và triển khai. Mỗi giai đoạn gồm các hoạt động cơ bản cần được hoàn thành trước khi bát đầu giai đoạn sau. Các giai đoạn thực hiện lần lượt với một sự phân công lao động rõ ràng giữa người sử dụng và các chuyên gia kỹ thuật. II. Phân tích hệ thống Trong giai đoạn nay chúng ta sử dụng các công cụ chủ yếu sau : +Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram). +Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram). + Mô hình dữ liệu ( Data Mode ). +Mô hình quan hệ ( Relation Mode). 1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD). Mục đích của BFD : Tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Một BFD đầy đủ gồm : +Tên chức năng. +Mô tả có tính chất tường thuật. +Đầu vào của chức năng. +Đầu ra của chức năng. +Các sự kiện gây ra sự thay đổi. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc. 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu 3. Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD ). Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc : DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. - Tài liệu : Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố là đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD : Để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế : Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Một số các ký pháp thường dùng : -Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ. Tên tiến trình Tiếp nhận phiếu điều tra Mỗi tiến trình trong DFD được bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trìnhphải có chức năng biến đổi thông tin. Nghĩa là có chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung tạo thông tin mới. VD: Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau. - Dòng dữ liệu : Là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Tên dữ liệu VD: Dòng thông tin về cơ sở hành chính. - Kho dữ liệu: Bên trong là tên kho Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD biểu diễn cho thông tin cần được lưu trữ trong 1 khoảng thời gian. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu. Tác nhân ngoài: là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống ( mũi tên vào) Tên của tác nhân ngoài được ghi trong khối, thường là một danh từ. Tác nhân trong: Là khối biểu thị một tiến trình bên trong của hệ thống nhưng được mô tả ở trang khác của sơ đồ DFD. Tên của tác nhân trong được ghi trong khối và thường gồm động từ + danh từ. Cả tác nhân ngoài và tác nhân trong đều có thể sử dụng nhiều lần III. Thiết kế hệ logíc 1.Thiết kế cơ sở dữ liệu 1.1 Mô hình quan hệ thực thể Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : - Thuộc tính : là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như : + Thuộc tính định danh ( thuộc tính khoá ) : là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả : hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng Ví dụ: Với thực thể Lop ( Malop, Tenlop ) thì: Thuộc tính Malop là khoá. Thuộc tính Tenlop là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối : là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. Thực thể : được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: - Thực thể tài nguyên: Chỉ mô tả mà không giao dịch. VD: Lop ( MaLop, TenLop ) - Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. VD: TongKet( MaTK, MaLop, MaHocSinh ) - Kiểu thực thể : là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. - Các kiểu liên kết : +1@1 Liên kết Một - Một Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại. +1@N Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A. Ví dụ như quan hệ giữa dân tộc và cán bộ, một dân tộc có thể không có hay có nhiều cán bộ đang làm việc trong cơ quan. +N@M Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : - Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn : + Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu. + Những người sử dụng hệ thống hiện tại. + Xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. - Xác định kiểu thực thể : Để có được kiểu thực thể người phân tíchphải chuẩn hoá nhằm mục đích : + Tối thiểu việc lặp lại. + Tránh dư thừa thông tin. - Xác định các quan hệ : Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. 1.2 Chuyển đổi mô hình Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. ã Chuyển đổi các quan hệ một chiều Chuyển đổi các quan hệ 1@1 Khi có một quan hệ một chiều 1@1, ta sẽ chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của thực thể. Các quan hệ loại 1@N Từ quan hệ loại này ta tạo ra một tệp thể hiện kiểu thực thể đó. Khoá của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ được thể hiện bằng cách nhắc lại khoá như là một thuộc tính không khoá. Các quan hệ loại N@M Đối với quan hệ loại này được chuyển thành hai tệp: một tệp thể hiện thực thể và một tệp thể hiện quan hệ. Khoá của tệp quan hệ được cấu thành từ hai định danh của hai thực thể. ã Chuyển đổi quan hệ hai chiều Quan hệ hai chiều 1@1 Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia (Khoá ngoại lai). Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng. Quan hệ hai chiều loại 1@N Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ N. Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. Quan hệ hai chiều loại N@M Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. 1.3 Các bước xây dựng cơ sở dữ liệu Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầu là điều rất quan trọng. Làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì bảo dưỡng một cách dễ dàng, ít tốn kém phiền hà cho người sử dụng. Nếu giải quyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có được một cơ sở dữ liệu hoàn hảo. Bước 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu Đây là bước đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị. Người thiết kế phải tìm hiểu kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức như thế nào để có cái nhìn tông quát sau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước 2: Nhận diện các thực thể Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được thực thể sẽ làm việc. Mỗi thực thể được xem như một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt. Những thực thể này được biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữ liệu. Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể ở bước này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ với nhau như thế nào ? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ một - một, một - nhiều hoặc nhiều - nhiều. Bước 4: Xác định khoá chính Trong mỗi bảng cần phải xác định một trường hay một thuộc tính có nhiều ý nghĩa nhất làm khoá chính nhằm phân biệt từng bản ghi. Ngoài ra có thể kết hợp các trường với nhau làm khoá chính. Bước 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai Khoá ngoại lai là một trường trong một bảng mà giá trị của nó trùng với giá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ với nhau. Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định tính duy nhất của các bản ghi. Bước 6: Xác định các trường còn lại trong bảng dữ liệu Sau khi khai báo các thực thể, khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xác định được các trường còn lại trong bảng. Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiện khi xử lý. Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữ liệu có liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin. Bước 7: Xây dựng sơ đồ dữ liệu Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì đã khai báo để có thể có cái nhìn tông quát cũng như dễ dàng tìm ra các sai sót để sửa. 2.Xây dựng một số giải thuật +Thêm mới +Xoá + Lưu +Tìm kiếm +In báo cáo VI.Thiết kế giao diện đầu ra Trong giai đoạn này chúng ta thiết kế giao diện đầu ra của chương trình, hay nói cách khác đó chính là giao tác giữa người và máy. Chương trình cần phải thiết kế các giao diện đầu ra sau. Màn hình đăng nhập Màn hình chính Các danh mục Giao diện nhập liệu Giao diện tra cứu Giao diện thống kê, báo cáo Trợ giúp Yêu cầu đối với giao diện đầu ra: Thiết kế giao diện người - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trong quá trình người sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất. Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện người - máy : - Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với người ít kinh nghiệm. - Tốc độ thao tác nhanh. - Kiểm soát : Người sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại. - Dễ phát triển. Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện : - Phù hợp nhiệm vụ được giao. - Phù hợp với người sử dụng. Chương III phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý học sinh của Trường trung học cơ sở Cộng Hoà I.Hệ thống thông tin quản lý học sinh 1. Khảo sát hệ thống 1.1Khái quát Như chúng ta đã biết mục tiêu của đề tài là xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh hỗ trợ công việc quản lý học sinh khối trung học cơ sở. Để hoàn thành đề tài này số liệu của chương trình được khảo sát tại trường trung học cơ sở Cộng Hoà. Thực tế công việc quản lý học sinh tại trường bao gồm các công việc chủ yếu: cập nhật thông tin học sinh đối với khoá mới, nhập điểm, cập nhật thông tin giáo viên từ các thông tin ban đầu thông qua các nghiệp vụ xử lý như: phân lớp, phân giáo viên giảng dậy, tính điểm trung bình, xét thi đua, tổng kết đánh giá... để kết xuất ra các thông tin cuối cùng như: danh sách học sinh lên lớp, danh sách học sinh ở lại, danh sách học sinh khen thưởng... Với tình hình phát triển kinh tế hiện nay thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đặc biệt là các cấp lãnh đạo trong tổ chức. Trong trường học thông tin phục vụ chủ yếu cho ban giám hiệu, phòng quản lý để ra các quyết định liên quan, ngoài ra còn phục vụ cho các giáo viên và học sinh trong việc tra cứu các thông tin. Các thông tin đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và nhanh chóng mà điều này sẽ vô cùng khó khăn, nếu thực hiện thủ công. Cơ cấu tổ chức của trường trung học cơ sở Cộng Hoà Cũng như cơ cấu của một trung học cơ sơ nói trung, cơ cấu tổ chức của trường trung học cơ sơ Cộng Hoà được tổ chức như sau: Ban gián hiệu Phòng hiệu trưỏng Phòng quản lý học sinh Phòng văn thư Phòng giáo viên 1.2 Các hoạt động chính của công việc quản lý học sinh. Công việc của các cán bộ quản lý học sinh bao gồm các công việc chủ yếu sau: + Thông tin về học sinh: Những thông tin liên quan đến học sinh bao gồm thông tin về họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, dân tộc, thông tin cha mẹ học sinh. +Thông tin về giáo viên: Những thông tin liên quan đến giáo viên bao gồm thông tin về họ tên, ngày sinh, giớ tính, quê quán, dân tộc, trình độ chuyên môn. +Thông tin về lớp học, thông tin về môn học, thông tin nghỉ học của học sinh. +Một số danh mục: Khen thưởng, kỷ luật, hạnh kiểm, học lực. +Thông tin về điểm của học sinh: bao gồm các thông tin điểm miệng, điểm 15 phút, điểm 45 phút, điểm học kỳ. 1.3 Hoạt động của phòng quản lý học sinh. Phòng quản lý học sinh có nhiệm vụ cập nhật các thông tin về học sinh, cập nhật thông tin về giáo viên, cập nhật điểm, tiến hành tính điểm, nhập các danh mục. Cuối mỗi học kỳ theo yêu cầu của ban giám hiệu tiến hành đánh giá tổng hợp quá trình học tập và rèn luyện của từng học sinh, xét duyệt học sinh được các danh hiệu, khen thưởng và kỷ luật. Cuối mỗi năm học cần phải có danh sách học sinh được lên lớp, học sinh phải thi lại và học sinh phải ở lại lớp. Theo các yêu cầu thường xuyên của ban giám hiệu, của giáo viên, của học sinh, phòng quản lý phải đảm bảo in được các báo cáo, tiến hành tra cứu thông tin, thống kê... một cách nhanh nhất và chính xác nhất. 2. Vấn đề đặt ra đối với hệ thống và phương pháp giải quyết. 2.1 Vấn thực tại quản lý học sinh tại trường trung học cơ sở Cộng Hoà. Hiện nay công việc quản lý học sinh tại trường trung học cơ sở Cộng Hoà được thực hiện hoàn toàn là thủ công. Các thông tin về học sinh, giáo viên, thông tin về điểm, các thông tin khác liên quan đến quản lý học sinh hoàn toàn được lưu trữ trên giấy. Công việc tính điểm làm thủ công do các giáo viên tiến hành và được giáo viên chủ nhiệm tổng hợp rồi gửi lên ban giám hiệu. Do thông tin lưu trữ hoàn toàn trên giấy do đó rất tốn kém về không gian và thời gian lưu trữ, công việc tính điểm hoàn toàn thủ công do đó rất lâu và đôi khi còn thiếu chính xác. Khi có một học sinh chuyển lớp, chuyển trường hay thôi học công việc làm thủ tục hết sức khó khăn và tốn nhiều thời gian. Khi muốn tra cứu thông tin về học sinh hay thông tin về giáo viên thì công việc sẽ vô cùng khó khăn. Nói tóm lại việc quản lý học sinh thủ công như hiện nay ở trường có một số bất cập sau: + Tốc độ xử lý thông tin không cao, không đáp ứng kịp thời nhu cầu tìm kiếm, báo cáo đột xuất của ban giám hiệu hay cán bộ cấp trên khi đến kiểm tra. +Việc cập nhật thông tin rất chậm và không đồng bộ dẫn tới việc rất khó kiểm soát các sai sót. +Quản lý thủ công chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố chủ quan từ môi trường bên ngoài. +Thông tin lưu trữ tốn kém, bảo quản thông tin khó khăn và khả năng bảo mật rất kém. +Công việc cuối mỗi học kỳ là rất vất vả và tốn nhiều thời gian. 2.2 Phương án giải quyết Trong thời đại ngày nay thông tin vẫn là vấn đề sống còn đối với các tổ chức kinh tế cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Trường học cũng không thể nằm ngoài xu thế đó. Tuy nhiên việc chỉ thu thập thông tin một cách thuần tuý nói chung là chưa đủ, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý trong thời đại ngày nay. Công tác quản lý đòi hỏi phải lưu trữ thông tin như thế nào, thông tin được xử lý ra sao để tạo điều kiện tốt nhất cho công tác quản lý nghĩa là hệ thống phải đáp được một cách nhanh nhất, chính xác nhất các yêu cầu định kỳ cũng như thường xuyên của người sử dụng. Đồng thời thông tin lưu trữ phải đảm bảo tính bảo mật cao, chi phí lưu trữ nhỏ nhất. Như đã nghiên cứu ở trên công tác quản lý học sinh tại trường trung học cơ sở Cộng Hoà có rất nhiều bất cập, vấn đề đặt ra hiện nay là phải xây dựng một hệ thống thông tin mới nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác học tập, giảng dạy và các công tác khác liên quan đến quản lý học sinh. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý tại trường thì hệ thống thông tin của trường cần phải được tin học hoá toàn bộ từ việc cập nhật thông tin, tiến hành xử lý đến việc tìm kiếm, thống kê và in ra các báo cáo. Nghĩa là giải pháp cho công tác quản lý học sinh tại trường trung học cơ sở Cộng Hoà là phải xây dựng một phần mềm quản lý hoàn chỉnh. Đây là giải pháp được đặt ra đối công tác quản lý hoc sinh tại trường trung học cơ sở Cộng Hoà, để thực hiện giải pháp này ta sang bước tiếp theo là tiến hành phân tích hệ thống. ii. Phân tích hệ thống thông tin quản lý học sinh 1. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý học sinh Như đã trình bày ở phần các hoạt động chính của công tác quản lý học sinh, từ các hoạt động đó ta xây dựng chương trình quản lý học sinh với các chức năng chủ yếu sau: 1.1 Mô hình chức năng tổng quát: Quản Lý Học Sinh Quản Lý Danh Mục Nhập Liệu Tìm Kiếm Thống Kê, Báo Cáo Mô hình quản lý ở mức tổng quát bao gồm các chức năng: Quản lý các danh mục liên quan, tiến hành cập nhật dữ liệu, tìm kiếm theo các tiêu trí khác nhau, thống kê và in ra cáo báo cáo. 1.2 Tiến trình quản lý danh mục: Quản Lý danh mục Danh mục hạnh kiểm Danh mục môn học Danh mục học lực Danh mục khen thưởng Danh mục lớp học ... Tiến trình quản lý danh mục bao gồm các công việc: quản lý danh mục học lực, danh mục hạnh kiểm, danh mục môn học, danh mục lớp học, danh mục khen thưởng, danh mục kỷ luật. 1.3 Tiến trình quản lý cập nhật dữ liệu: Nhập dữ liệu Hồ sơ học sinh Giáo viên Điểm Điểm thi lại ... Tiến trình quản lý cập nhật dữ liệu bao gồm các hoạt động sau: nhập thông tin liên quan đến học sinh, nhập thông tin liên quan đến giáo viên, nhập điểm, nhập điểm thi lại, nhập số ngày nghỉ của học sinh, nhập hạnh kiểm, nhập khen thưởng, kỷ luật cho học sinh. 1.4 Tiến trình quản lý tra cứu Tra Cứu học sinh Tra Cứu Học Sinh Theo Thông Tin Cá Nhân Tra Cứu Học Sinh Theo Điểm Tra Cứu Theo Mã Tra Cứu Theo Họ Đệm Tra Cứu TheoTên Tra Cứu Điện Thoại Tiến trình tra cứu học sinh bao gồm các chức năng sau: Tra cứu học sinh theo điểm, tra cứu theo thông tin các nhân của học sinh ( Mã, Họ đệm, Tên, Điện thoại) 1.5 Tiến trình quản lý thống kê và báo cáo. thống kê và báo cáo Danh sách học sinh Bảng điểm Học sinh thi lại Học sinh bi kỷ luật ... Tiến trình thống kê, báo cáo bao gồm các nhiện vụ sau: Thống kê số lớp học, danh sách môn học, danh sách học sinh, danh sách học sinh thi lại, học sinh khen thưởng và kỷ luật, in ra các báo cáo điểm, bảng tổng kết, in học bạ, thẻ học sinh. 2.3 Các yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý học sinh tại trường trung học cơ sở Cộng Hoà. Mỗi một tiến trình chức năng trong hệ thống quản lý khi xây dựng chương trình được xây dựng thành một module xử lý. Các module chương trình này cần phải đảm bảo những yêu cầu nhất định, phần này ta tìm hiểu các yêu cầu đối với từng module cụ thể. a. Yêu cầu đối với module quản lý danh mục Tiến trình quản lý danh mục phải đảm bảo được các yêu cầu: các danh mục phải đầy đủ và độ chính xác cao. Các danh mục có thể thêm danh mục, xoá bớt danh mục, đồng thời có thể in danh mục đó nếu có yêu cầu. Mô hình module quản lý danh mục Module quản lý danh mục Thêm mới Xoá Bỏ qua In Lưu Thoát b. Yêu cầu đối với module cập nhật dữ liệu Như chúng ta đã biết đối với một hệ thống thông tin thì thông tin đầu vào đóng vai trò vô cùng quan trọng, độ chính xác và chặt chẽ của thông tin quyết định đến toàn bộ hệ thống. Hơn nữa thông tin đầu vào của hệ thống thường là rất lớn chính vì thế module nhập liệu đóng vai trò rất quan trọng. ý thức được điều đó các nhà lập trình thường thiết kế màn hình nhập sao cho thuận lợi cho quá trình nhập liệu đồng thời có các biện pháp hạn chế thông tin nhập sai để tạo độ tin cậy cho thông tin đầu vào. Đối với module nhập liệu cần có một số yêu cầu sau: + Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc nhập liệu và tổ c