Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thông tin Quản lý văn bản

tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực.Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản. Chính vì lẽ đó, ngay khi được học môn phân tích và thiết kế hệ thống thong tin, nhận thức được vai trò quan trọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý, nhóm chúng tôi đã bắt tay vào thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống thong tin quản lý văn bản” với hy vọng nếu đề tài thành công và có thể đưa vào ứng dụng sẽ có thể giúp cho công tác quản lý văn bản của các cơ quan, xí nghiệp đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách.Do thời gian thực hiện và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để chúng tôi hoàn thiện hơn.ITổng quan về đề tàiII.Khảo sát hệ thốngIII. Phân tích hệ thốngIV.Thiết kế hệ thốngV.Kết luận Lời nói đầu Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại – nơi mà con người đang dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản. Chính vì lẽ đó, ngay khi được học môn phân tích và thiết kế hệ thống thong tin, nhận thức được vai trò quan trọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý, nhóm chúng tôi đã bắt tay vào thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống thong tin quản lý văn bản” với hy vọng nếu đề tài thành công và có thể đưa vào ứng dụng sẽ có thể giúp cho công tác quản lý văn bản của các cơ quan, xí nghiệp đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách. Do thời gian thực hiện và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để chúng tôi hoàn thiện hơn. Tổng quan về đề tài Lý do chọn đề tài Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến nền kinh tế góp phần xây dựng một xã hội tốt đẹp. Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất cứ tổ chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác. Trước đây, công tác quản lý văn bản, công văn được thực hiện thủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý văn bản với các sản phẩm phần mềm ưu việt. Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản, chúng tôi nhận thấy trường ĐHSP Hà Nội I là một trong những đơn vị sớm coi trọng và đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ, tin học hóa công tác này. Gần đây nhà trường đã mạnh dạn đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công việc với mục đích khắc phục được những hạn chế của phương pháp quản lý thủ công. Chính vì lẽ đó chúng tôi chọn trường ĐHSP Hà Nội I là đơn vị khảo sát phục vụ cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thông tin “Quản lý văn bản”. Phương pháp thực hiện đề tài: Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc – bao gồm các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, kiểm thử chất lượng… các hoạt động có thể thực hiện song song với nhau. Đặc biệt là hoạt động khảo sát, chúng tôi tiến hành nhiều lần , song song với các hoạt động khác nhằm có những thông tin chính xác nhất về hệ thống. Cụ thể: Chúng tôi đã tiến hành 3 lần khảo sát. Lần 1- Tìm hiểu về hệ thống hiện tại, các thức làm việc của hệ thống phục vụ cho giai đoạn khảo sát sơ bộ. Ở lần khảo sát thứ 2- sau khi tìm hiểu thêm các tài liệu tham chiếu, chúng tôi tiến hành đánh giá về hệ thống hiện tại( phát hiện các ưu - nhược điểm). Trong quá trình phân tích hệ thống, chúng tôi tiến hành song song với việc khảo sát lần 3 để một lần nữa thấy rõ hơn về hệ thống hiện tại, phân tích về hệ thống này để phục vụ cho giai đoạn thiết kế. Công tác phân tích được thực hiện song song với các bài giảng về phần phân tích, ngay sau mỗi bài học, chúng tôi lại tiến hành phân tích: Về chức năng, về dữ liệu… và được thực hiện song song cùng khảo sát Do thời gian hạn chế nên chúng tôi chỉ dừng lại ở công tác thiết kế, chưa thể đưa hệ thống vào kiểm thử. Khảo sát hệ thống Cơ cấu tổ chức của trường ĐHSP Hà Nội I: Trường ĐHSP Hà Nội I là một ngôi trường có truyền thống lịch sử lâu đời. trường được thành lập ngày 11 tháng 10 năm 1951,đây là ngôi trường đầu ngành trong hệ thống của các trường sư phạm, là trung tâm lớn về đào tạo giáo viên và nghiên cứu khoa học, là nơi tạo ra nhiều nhân tài, nhà khoa học cho đất nước. Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường ĐHSP Hà Nội I: Sơ đồ tổ chức - Phòng Tổ chức Cánbộ- Phòng Đào tạo- Phòng Sau đại học- Phòng Hành chính Tổng hợp- Phòng Kế hoạch-Tài chính- Phòng Quản trị- Phòng Công tác Chính trị- Phòng Quan hệ Quốc tế- Phòng Khoa học Công nghệ- Phòng Tạp chí và TTKHCN- Phòng Bảo vệ- Phòng Y tế - Nhà xuất bản ĐHSP- Trung tâm Đào tạo từ xa- Trung tâm Thông tin thư viện- Trung tâm Nghiên cứu Tiểu sử- Trung tâm Nội trú sinh viên- Trung tâm Nghiên cứu & Sản xuất Học liệu- Trung tâm Khảo thí- Trung tâm Công nghệ Thông tin- Các đơn vị và TT khác - Toán - Tin- Công nghệ thông tin- Vật lý- Hóa học- Sinh học- Sư phạm kỹ thuật- Ngữ văn- Lịch sử- Địa lý- Giáo dục chính trị- Giáo dục mầm non- Giáo dục tiểu học- Tâm lý giáo dục- Giáo dục quốc phòng- Quản lý giáo dục- Sư phạm tiếng Anh- Sư phạm tiếng Pháp- Bộ môn tiếng Nga- Giáo dục thể chất- Sư phạm âm nhạc-mỹ thuật- Giáo dục đặc biệt- Việt Nam học- Khối THPT Chuyên- Trường thực hành - Viện nghiên cứu Sư phạm- Các Trung tâm nghiên cứu chuyên ngành- LABO công nghệ dạy học Và một số thông tin về phòng Hành chính tổng hợp: Tên đơn vị: Phòng Hành chính - Tổng hợp Thông tin liên lạc: Địa chỉ cơ quan: Tầng 1, nhà Hành chính - Hiệu bộ Trường ĐHSP Hà Nội, 136 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Số điện thoại: (84 4) 7547823 Số Fax: (84 4) 7547971 Email: hcth@hnue.edu.vn Ban lãnh đạo: Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Văn Hiền Phòng làm việc: Phòng 108, tầng 1, nhà Hành chính - Hiệu bộ Số điện thoại: (84 4) 7547225 Phó Trưởng phòng: ThS  Nguyễn Nhật Tân Phòng làm việc: Phòng 109, tầng 1, nhà Hành chính - Hiệu bộ Số điện thoại: (84 4) 7547425 Đội ngũ cán bộ: 14 (5 ThS, 3 CN, 6 cán bộ trung cấp). ThS. Trần Hồng Thái ThS. Nguyễn Tuấn Cường CV. Lâm Hồng Mạnh CV. Tô Thị Thuỳ Dương CV. Lê Văn Long NV. Đặng Văn Thêm NV. Nguyễn Thị Vân Sinh NV. Nguyễn Mạnh Hà NV. Nguyễn Thị Tới NV. Bùi Thị Chắc NV. Lý Thu Hoà ThS. Nguyễn Thị Hằng Chức năng nhiệm vụ: Văn thư lưu trữ: - Quản lí sử dụng con dấu theo luật hành chính, theo dõi các công văn đi và đến để trình Ban Giám hiệu, chuyển công văn đã sao chụp đến các đơn vị và cá nhân có liên quan, công chứng các văn bằng, chứng chỉ do trường cấp, đóng dấu các loại văn bản hành chính, lưu trữ bản gốc của các loại công văn đi và đến của trường,...- Chế bản, sao chụp các loại tài liệu theo yêu cầu của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong toàn trường - Nhận và chuyển các loại công văn nội bộ, thư báo đến các đơn vị và cá nhân trong trường. Lễ tân: - Chuẩn bị phòng họp, hội trường, thiết bị, phương tiện kĩ thuật cho các cuộc họp và đón tiếp khách - Quản lí các phòng họp, phòng khách, hội trường B1 và phòng làm việc của Ban Giám hiệu. Tổng hợp: - Theo dõi hoạt động của các đơn vị trong việc thực hiện kế hoạch công tác của Ban Giám hiệu; làm đầu mối cho việc tổ chức các hoạt động chung của trường; dự thảo các loại báo cáo định kì và đột xuất theo yêu cầu của cấp trên; tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết năm học theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu; tư vấn cho Ban Giám hiệu trong việc lập kế hoạch công tác tuần, tháng cũng như cải tạo nâng cấp cơ sở vật chất phục vụ công tác hành chính của trường. Thực hiện việc đưa tin lên trang web của trường.    Lịch sử truyền thống Phòng Hành chính - Tổng hợp là một trong những phòng được thành lập sớm nhất để thực hiện chức năng hành chính nhà nước trong trường ĐHSP Hà Nội. Cùng với quá trình xây dựng và phát triển của trường ĐHSP Hà Nội, phòng Hành chính - Tổng hợp cũng trải qua nhiều thời kỳ, thay đổi theo yêu cầu phát triển chung của nhà trường. Hiện tại phòng Hành chính - Tổng hợp có 14 cán bộ trong đó có 5 thạc sĩ, 3 cử nhân. Tuy lực lượng cán bộ, công nhân viên rất mỏng nhưng phòng vẫn phải đảm nhận một khối lượng công việc rất lớn mang tính chất hành chính phục vụ toàn trường. Để đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao, các cán bộ trong phòng được chia làm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận được chuyên môn hóa để thực hiện tốt nhất chức năng theo sự phân công trong phòng, tuy nhiên vẫn có sự cộng đồng trách nhiệm và hỗ trợ nhau khi cần thiết. Trong nửa thế kỷ qua, với sự cố gắng của cán bộ, nhân viên: phòng Hành chính - Tổng hợp đã thực sự góp phần vào quá trình xây dựng và phát triển của trường Đại học Sư phạm Hà Nội - Đó cũng chính là cơ sở để phòng vững bước đi lên trong giai đoạn mới - Giai đoạn xây dựng trường ĐHSP trọng điểm. Vừa qua, với mong muốn ngày càng nâng cao chất lượng đào tạo của một trường ĐHSP trọng điểm, đáp ứng yêu cầu của thế kỷ mới- thế kỷ  phòng HCTH cũng đã bước đầu đưa hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động. Thành tích khen thưởng: Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo (các năm học 1999-2000, 2001-2002). Tập thể lao động giỏi xuất sắc của Trường liên tục từ năm học 1999-2000 đến năm học 2003-2004. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống hiện tại: Hệ thống quản lý văn bản trường ĐHSP Hà Nội I đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, công việc của công ty máy tính Thanh Vân . Các văn bản được lưu trữ được phân làm hai loại: Văn bản đến và văn bản đi. Hệ thống hoạt động theo quy trình sau: Đối với văn bản đến: Khi có một văn bản mới được gửi đến(trực tiếp qua mạng nội bộ hoặc gián tiếp qua đường bưu điện, máy fax…), nhân viên phòng hành chính sẽ tiếp nhận văn bản,lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào sổ theo dõi, phần mềm quản lý: Ngày đến, số đến, SHVB, trích yếu nội dung… Sau đó tiến hành nhân bản văn bản đủ số lượng để gửi đến các đơn vị/ phòng ban được nhận văn bản đến đã ghi trong văn bản. Đối với các văn bản cần trả lời, phòng hành chính sẽ chuyển qua đơn vị cần lấy ý kiến trả lời và tiến hành trả lời văn bản theo ý kiến đó. Đối với văn bản đi: Văn bản đi (bao gồm cả văn bản nội bộ) sẽ được lãnh đạo phòng, ban giám hiệu hay các đơn vị trong trường soạn thảo. Các văn bản này được chuyển đến phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các thông tin: Ngày gửi, loại văn bản, số KH, trích yếu nội dung, nơi nhận…trước khi được gửi đi. Tùy theo phân quyền người sử dụng, mà người dùng hệ thống có thể tìm kiếm văn bản đến và đi để tiến hành sao chép, chỉnh sửa, in ấn… theo các mục đã được thống kê: theo ngày đến, theo khối phát hành, theo loại văn bản, theo tình trạng xử lý hay văn bản chuyển xử lý. Hàng tháng, nhân viên phòng hành chính sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn bản đến- đi để báo cáo tình hình giải quyết các văn bản đến cũng như tình hình văn bản đi. Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo các mục đã được thống kê :theo ngày tháng văn bản, theo nơi gửi – nơi nhận, theo loại văn bản. Vai trò của các bộ phận trong hệ thống quản lý văn bản của trường: Phòng hành chính là bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản đã được phê duyệt của Ban giám đốc (hoặc uỷ quyền của Ban giám đốc) đưa vào máy (nhập, scan,…) và gửi đến hệ thống máy chủ. Ban lãnh đạo là những người có đủ thẩm quyền quy định các thong tin hệ thống: quyết định loại văn bản, sổ văn bản, mức độ khẩn, mậ, văn bản sẽ được chuyển đến ai thực hiện… Đơn vị / phòng ban: là các đơn vị trong trường có nối mạng máy tính Thông tin đầu vào: Dữ liệu quản lý văn bản đến 1. Số thứ tự (số đến):…………………………………………… 2. Ngày đến:…/…/… 3. Tên cơ quan ban hành:……………………………………..... 4. Số và ký hiệu văn bản:……………………………………….. 5. Ngày tháng văn bản (ngày ký):……………………………… 6. Tên loại văn bản:……………………………………………….. 7. Trích yếu nội dung văn bản:…………………………………… 8. Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật):………………………... 9. Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc):………………….. 10. Số tờ:…………………………………………………………... 11. Ý kiến phân phối:……………………………………………… 12. Thời hạn giải quyết:…………………………………………… 13. File văn bản đến đính kèm:……………………………………. Dữ liệu quản lý văn bản đi 1. Số và ký hiệu văn bản:……………………………………….. 2. Ngày tháng văn bản:…/…/… 3. Tên loại văn bản:…………………………………………….. 4. Trích yếu nội dung văn bản:…………………………………. 5. Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật):…………………………… 6. Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc):……………………... 7. Số trang:……………………………………………………… 8. Chức vụ và họ, tên người ký văn bản:……………………….. 9. Nơi nhận:…………………………………………………….. 10. Số lượng bản phát hành:……………………………………. 11. File văn bản đi đính kèm:…………………………………... Thông tin đầu ra: Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đến”(420 x 297cm) Số đến Ngày đến Tác giả Số và ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị/người nhận Ký nhận Ghi chú Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đi”(420 x 297cm) Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận Số lượng bản Ghi chú Mẫu phiếu trình ký văn bản 1. Tên văn bản/ công việc: 2. Ý kiến chỉ đạo và xử lý: Thời gian chỉ đạo hoặc xử lý Chức vụ, họ tên người chỉ đạo/ xử lý Nội dung trao đổi/ ý kiến xử lý Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến Từ ngày......... đến ngày...... Số đến Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản Đơn vị/ người nhận Thời hạn giải quyết Tình trạng giải quyết Số,ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú Tổng số: Đã xử lý: Chưa xử lý: Báo cáo tình hình văn bản đi Từ ngày......... đến ngày...... STT Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích yếu nội dung Đơn vị/ người nhận Ghi chú Đánh giá về hệ thống hiện tại: Đây là lần đầu tiên nhà trường áp dụng một phần mềm vào hệ thống quản lý công việc nên có thể thấy rất nhiều lợi ích mà phần mềm này mang lại cho công tác quản lý, song cũng vì vậy mà còn tồn tại không ít khó khăn và hạn chế cần xử lý. Ưu điểm: Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn. Tự động hóa quá trình nhận, gửi công văn theo nhiều hình thức. Lưu trữ công văn an toàn, tính bảo mật cao, lượng lưu trữ lớn. Tìm kiếm, tra cứu công văn nhanh chóng, dễ dàng. Nhược điểm: Phần mềm xây dựng và sử dụng trên mô hình mạng LAN nên hệ thống người dùng còn nhỏ hẹp- nội bộ trường, không hỗ trợ truy cập từ xa, hơn nữa do hệ thống mạng của trường còn chưa đồng bộ, đôi khi còn gặp trục trặc nên phần mềm chưa phát huy được hết tác dụng trong viêc xử lý công viêc và công cụ(công tác tuần, giao ban). Trình độ và thói quen của người dùng hệ thống( ban lãnh đạo - những người có quyền hạn cao nhất) còn yếu nên phần mềm mới chỉ được dùng với chức năng chính là lưu trữ văn bản. III.Phân tích hệ thống Biểu đồ phân cấp chức năng: Quản lý văn bản Quản lý VB đến Quản lý VB đi Cập nhật T2 HT Thống kê Cập nhật VB đi Cập nhật VB đến Cập nhật loại VB TK theo loại VB Trả lời VB đến Tìm kiếm Cập nhật sổ VB TK theo ngày tháng VB Tìm kiếm Cập nhật cấp CQ Cập nhật lĩnh vực TK theo nơi gửi VB Cập nhật nơi LT TK theo nơi nhận VB Cập nhật mức QT Biểu đồ luồng dữ liệu ba mức: Mức khung cảnh: Tác nhân ngoài:đơn vị nội bộ; CQ ngoài; ban lãnh đạo Luồng dữ liệu: + “Văn bản đến” từ CQ ngoài vào quản lý văn bản + “Văn bản đi” từ quản lý văn bản đến CQ ngoài + “Văn bản đến” từ quản lý văn bản ra đơn vị nội bộ + “Văn bản đi” từ đơn vị nội bộ vào quản lý văn bản + “Yêu cấu thống kê” từ đơn vị nội bộ vào quản lý văn bản + “Trả lời” từ quản lý văn bản ra đơn vị nội bộ + “Yêu cầu báo cáo”, “thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào quản lý văn bản + “Kết quả” từ quản lý văn bản ra ban lãnh đạo Cơ quan ngoài Văn bản đi Văn bản đến Quản lý văn bản Văn bản đi Yêu cầu thống kê, T2 hệ thống Ban lãnh đạo Văn bản đến Kết quả Đơn vị nội bộ Yêu cầu tìm kiếm Trả lời Mức đỉnh: - Kho dữ liệu : văn bản - Luồng dữ liệu: + “Văn bản đến” từ CQ ngoài vào QLVB đến + “Văn bản đi” từ QLVB đến đến CQ ngoài + “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào QLVB đến + “Trả lời” từ QLVB đến ra đơn vị nội bộ + “văn bản đến” từ QLVB đi đến đơn vị nội bộ + “văn bản đi” từ đơn vị nội bộ vào QLVB đi + “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào QLVB đi + “Trả lời” từ QLVB đi ra đơn vị nội bộ + “Thông tin hệ thống” từ ban lãnh đạo vào cập nhật thông tin hệ thống. + “yêu cầu thống kê” từ ban lãnh đạo vào thống kê. + “Kết quả” từ thống kê tới ban lãnh đạo - Chức năng QLVB đến đọc, ghi vào kho văn bản - Chức năng QLVB đi đọc, ghi vào kho văn bản - Chức năng cập nhật thông tin hệ thống ghi vào kho văn bản - chức năng thống kê đọc từ kho văn bản Cập nhật T2HT QLVB đến Cơ quan ngoài VB đến thông tin HT VB đi Trả lời Yêu cầu tìm kiếm Ban lãnh đạo VB đi Văn bản Đơn vị nội bộ Quản lý VB đi VB đi Thống kê Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu thống kê Trả lời Kết quả Mức dưới đỉnh: Phân rã chức năng quản lý văn bản đến: - Kho dữ liệu : văn bản - Tác nhân ngoài: CQ ngoài, đơn vị nội bộ - Luồng dữ liệu: + “Văn bản đến” từ CQ ngoài vào cập nhật VB đến + “VB đi” từ trả lời VB đến đến CQ ngoài + Yêu cầu tìm kiếm từ đơn vị nội bộ vào tìm kiếm - Chức năng cập nhật VB đến ghi vào kho văn bản - Chức năng tìm kiếm VB đến đọc từ kho văn bản - Chức năng trả lời VB đến đọc từ kho văn bản Đơn vị nội bộ Cập nhật VB VB đến Cơ quan ngoài Văn bản đến Trả lời Yêu cầu tìm kiếm Văn bản Trả lời VB Tìm kiếm VB đi Phân rã chức năng quản lý văn bản đi: - Kho dữ liệu : văn bản - tác nhân ngoài: đơn vị nội bộ - Luồng dữ liệu : + “ Văn bản đi” từ đơn vị nội bộ vào cập nhật VB đi + “Yêu cầu tìm kiếm” từ đơn vị nội bộ vào Tìm kiếm + “Trả lời” từ Tìm kiếm đến đơn vị nội bộ - Chức năng tìm kiếm văn bản đi đọc từ kho Văn bản - Chức năng cập nhật VB đi ghi vào kho Văn bản Cập nhật VB đi Văn bản đi Đơn vị nhận Văn bản Tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Trả lời o Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo Luồng dữ liệu: + “Thông tin về loại văn bản” từ Ban lãnh đạo vào cập nhật loại văn bản. + “Thông tin về sổ văn bản” từ ban lãnh đạo vào cập nhật sổ văn bản. + “Thông tin về cấp CQ” từ ban lãnh đạo vào cập nhật cấp CQ + “Thông tin về lĩnh vực” từ ban lãnh đạo vào cập nhật lĩnh vực. + “Thông tin về nơi lưu trữ” từ ban lãnh đạo vào cập nhật nơi lưu trữ. + “Thông tin về mức quan trọng” từ ban lãnh đạo vào cập nhật mức quan trọng Tất cả các chức năng phân rã của chức năng cập nhật thông tin hệ thống đều ghi vào kho văn bản Ban lãnh đạo Thông tin về cấp CQ Thông tin về loại VB Thông tin về sổ VB Cập nhật loại VB Cập nhật cấp CQ Cập nhật sổ VB Văn bản Cập nhật mức quan trọng Cập nhật nơi lưu trữ Cập nhật lĩnh vực Thông tin về mức quan trọng Thông tin về nơi lưu trữ Thông tin về lĩnh vực Ban lãnh đạo Phân rã chức năng thống kê: Ban lãnh đạo Y/c TK theo loại VB Y/c TK theo nơi nhận Y/c TK theo nơi gửi Y/c TK theo ngày tháng Kết quả Kết quả Kết quả Kết quả Thống kê theo ngày tháng VB Thống kê theo nơi nhận VB Thống kê theo nơi gửi VB Thống kê theo lọaiVB Văn bản Lược đồ dữ liệu: Theo mô hình thực thể liên kết Các kiểu thực thể: + Văn bản + Cơ quan ban hành + Đơn vị nhận + Loại văn bản + Lĩnh vực Xác định các kiểu liên kết: + Cơ quan ban hành – văn bản(1-N): 1 cơ quan ban hành có thể ban hành nhiều văn bản; 1 văn bản được ban hành bời 1 cơ quan. + Văn bản – đơn vị nhận(1-N): 1 văn bản có thể gửi đến nhiều đơn vị nhận + Loại văn bản- văn bản(1-N): 1 loại văn bản có nhiều văn bản. +Lĩnh vực – văn bản(1-N): 1 lĩnh vực có nhiều văn bản Sơ đồ quan hệ thực thể: Đơn vị nhận Cơ quan ban hành Văn bản Loại văn bản Lĩnh vực Xác định các thuộc tính của các kiểu thực thể: + Cơ quan ban hành: Tên CQ ban hành, địa chỉ, SĐT, ngày ký, người ký. + Đơn vị nhận: Tên ĐV nhận, địa chỉ, SĐT, ngày đến. + Loại văn bản: Mã loại VB, Tên loại VB. + Lĩnh vực: Mã lĩnh vực, Tên lĩnh vực. + Văn bản: Số-KH VB,tên CQ ban hành, Tên ĐV nhận, ngày ký, ngày đến, ngày hiệu lực, tiêu đề, trích yếu,Mã loại VB, Mã lĩnh vực Sơ đồ thực thể liên kết: Cơ quan ban hành Tên CQ ban hành Địa chỉ SĐT Ngày ký Người ký Đơn vị nhận Tên ĐV nhận Địa chỉ SĐT Ngày đến Văn bản Số - KH VB Tên CQ ban hành Tên ĐV nhận Ngày ký Ngày đến Ngày hiệu lực Tiêu đề Trích yếu Mã loại VB Mã lĩnh vực Loại văn bản Mã loại VB Tên Loại VB Lĩnh vực Mã lĩnh vực Tên lĩnh vực Xây dựng lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ: Bảng chuẩn hóa thực thể: Tài liệu/ kiểu thực thể Văn bản Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF Số - KH VB Tên CQ ban hành Tên ĐV nhận Địa chỉ SĐT Ngày ký Ngày đến Ngày hiệu lực Tiêu đề Trích yếu Người ký Mã loại VB Tên loại VB Mã lĩnh vực Tên lĩnh vực Số - KH VB Tên CQ ban hành Ngày hiệu lực Tiêu đề Trích yếu Mã loại VB Mã lĩnh vực Tên ĐV nhận Địa chỉ SĐT Ngày ký Người ký Ngày đến Tên loại VB Tên lĩnh vực Số - KH VB Tên CQ ban hành Ngày hiệu lực Tiêu đề Trích yếu Mã loại VB Mã lĩnh vực Tên ĐV nhận Tên CQ ban hành Địa chỉ SĐT Ngày ký Người ký Tên ĐV nhận Địa chỉ SĐT Ngày đến Mã loại VB Tên loại VB Mã lĩnh vực Tên lĩnh vực IV.Thiết kế hệ thống Thiết kế lược đồ chương trình: Các Modul chương trình: Xây dựng chương trình quản lý văn bản gồm 3 modul chính: Œ Modul cập nhật, chỉnh sửa văn bản: Cập nhật văn bản(đến-đi) T2 VB Xác định chức năng Ghi lại T2 VB T2 VB T2 VB Chỉnh sửa Thêm Lưu modul tìm kiếm: Tìm kiếm Kết quả Yêu cầu Kết quả Xác định yêu cầu tìm kiếm Kết quả YC YC YC KQ KQ Tìm kiếm theo ngày KQ Tìm kiếm theo trích yếu ND Tìm kiếm theo lĩnh vực ŽModul thống kê báo cáo Thống kê – báo cáo Báo cáo tình hình giải quyết VB đến, tình hình VB đi Thống kê VB theo các trường: Loại VB, ngáy/tháng,CQ ban hành, nơi nhận Đặc tả các modul: Œ Modul cập nhật, chỉnh sửa văn bản BEGIN Input: Thông tin về VB Thông tin đã cập nhật? Cập nhật T2 VB N Y Sửa T2 về VB Chính xác? N Y Save END modul tìm kiếm BEGIN Input: Các thông tin yêu cầu TK Tìm kiếm? N Y Hiển thị và kết xuất T2 Tiếp tục? Y N END Thiết kế file dữ liệu Các bảng dữ liệu được xây dựng từ những thực thể đã xác định ở trên. Mỗi bảng tương ứng với một file dữ liệu. Œ Bảng Cơ quan ban hành: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú Ten_CQBH Nvarchar 80 Tên cơ quan ban hành Điachi Nvarchar 50 Địa chỉ SĐT Number 11 Số điện thoại Ngayky SmallDatetime Ngày ký Nguoiky Nvarchar 30 Tên người ký  Bảng Đơn vị nhận: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú Ten_ĐVNhan Nvarchar 80 Tên đơn vị nhận Điachi Nvarchar 50 Địa chỉ SĐT Number 11 Số điện thoại Ngayden SmallDatetime Ngày đến Ž Bảng Loại văn bản: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú Ma_loaiVB Char 6 Mã loại văn bản Ten_loaiVB Nvarchar 20 Tên loại văn bản  Bảng Lĩnh vực: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú Ma_linhvuc Char 6 Mã lĩnh vực Ten_linhvuc Nvarchar 30 Tên lĩnh vực  Bảng Văn bản: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú So_KHVB Char 10 Số ký hiệu văn bản Ten_CQBH Nvarchar 80 Tên cơ quan ban hành Ngay_hieuluc SmallDatetime Ngày hiệu lực Tieude Nvarchar 200 Tiêu đề Trích yếu Nvarchar 200 Trích yếu Ma_loaiVB Char 6 Mã loại văn bản Ma_linhvuc Char 6 Mã lĩnh vực Ten_ĐVNhan Nvarchar 80 Tên đơn vị nhận Thiết kế giao diện nhập: Màn hình đăng nhập vào hệ thống Màn hình cập nhật văn bản đến Màn hình cập nhật văn bản đi Thiết kế các biểu mẫu xuất: Thiết kế biểu mẫu xuất văn bản đến Thiết kế biểu mẫu xuất văn bản đi. V.Kết luận Qua quá trình tìm hiểu,nghiên cứu đề tài,chúng tôi đã tiến hành khảo sát,phân tích(về chức năng,về dữ liệu),thiết kế sơ bộ(xác định modul,đặc tả modul,thiết kế giao diện nhập,biểu mẫu xuất,thiết kế file dữ liệu). Tuy nhiên do thời gian có hạn nên chúng tôi vẫn chưa thiết kế cơ sở dữ liệu để test thử chương trình, vì thế đề tài vẫn chưa hoàn chỉnh. Trong thời gian sắp tới, nhóm chúng tôi sẽ cải tiến một số chức năng chưa hoàn chỉnh của chương trình và thiết kế để cài đặt cơ sở trên SQL Server. Chính vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thấy cô và các bạn để chương trình hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo: Nguyễn Văn Ba, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB ĐHQG Hà Nội, 2003. Trần Thành Trai, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý,