Đề tài Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hàng hoá vật tư lưu kho

h từ điển hệ thống thông tin. Ngoài ra vấn đề xác định thời gian cũng rất cần thiết. Dù hoạt động trong lĩnh vực nào, công việc nào thì khi lập kế hoạch ta không thể không đề cập tới vấn đề thời gian. Trong xây dựng hệ thống cũng vậy, thời gian luôn luôn phải được đảm bảo một cách chính xác nhất tới mức có thể. Đây là vấn đề cần quan tâm nhưng thường thì nó hay sai lệch so với dự kiến. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Bất cứ một điều gì cũng không thể tồn tại một cách đơn lẻ, luôn luôn có các yếu tố xung quanh mà nó chịu tác động cũng như nó tác động ngược trở lại các yếu tố đó. Môi trường bao quanh hệ thống thông tin: môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật. - Môi trường ngoài : phải xem xét các tổ chức khác hoạt động ra sao, có các sản phẩm, dịch vụ gì. Xu thế phát triển chung của các ngành cũng như các yếu tố mang tính chất cạnh tranh biểu hiện ra sao. Ngoài ra cũng cần xem xét các chính sách bộ luật mà ngành này phải tuân thủ, những nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của các tổ chức cùng ngành. - Môi trường tổ chức : Đó chính là lý do hình thành cũng như lịch sử ra đời của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn, các đối tác cũng như các đối thủ cạnh tranh của tổ chức. Đồng thời cần chú ý đến cơ cấu tổ chức, các hoạt động chính mà tổ chức thực hiện, cũng như các vấn đề về tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến,... - Môi trường vật lý: Việc phân bổ người sử dụng và khách hàng ra sao, tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu. Bên cạnh đó là vấn đề an ninh, kiểm soát. - Môi trường kỹ thuật: Là các phần cứng, phần mềm được dùng để xử lý dữ liệu, cũng như các thiết bị ngoại vi khác. Đồng thời luôn chú ý đến vấn đề phát triển nhân sự và mở rộng hệ thống trong tương lai. Nghiên cứu hệ thống hiện tại: Trước hết cần phải thu thập các thông tin về hệ thống hiện tại: Những hoạt động chung; Dữ liệu vào; Thông tin ra; Các vấn đề về xử lý mà tổ chức cần tập hợp; Vấn đề cơ sở dữ liệu; Sau đó phân tích viên cần xây dựng mô hình vật lý ngoài dựa trên các dữ liệu mô tả đã thu thập được về hệ thống. Toàn bộ những thông tin này phục vụ cho việc đưa ra chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại trợ giúp cho việc xác định được mục tiêu và những yêu cầu mà hệ thống mới cần phải làm thoả mãn. Mô hình vật lý chỉ có giá trị khi nó là bức tranh trung thực của hệ thống, vì vậy trong quá trình xây dựng phân tích viên phải đặt mình trong một quá trình lặp, tức là không tự đưa ra những câu trả lời, mà cần phải lấy thông tin từ người sử dụng. Rồi từ đó rút ra vấn đề, nguyên nhân và làm hoàn chỉnh chúng trên các phích tài liệu vấn đề. Cuối cùng dựa trên mô hình vật lý ngoài và các dữ liệu thu thập được mô hình lô gíc sẽ được xây dựng. Hai mô hình cho chúng ta hai cảnh sắc khác nhau của cùng một hệ thống đang nghiên cứu. Tài liệu lúc này sẽ là sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu. Cũng như mô hình vật lý, mô hình lô-gíc cho phép nhà phân tích hợp lệ hoá sự hiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là công cụ để xác định một số vấn đề của hệ thống cũng như các nguyên nhân của chúng. Đồng thời mô hình này cũng được dùng cho việc đưa ra các chẩn đoán cho hệ thống thực tại và xác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới. Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề Trong thực tế thì ba nhiệm vụ chẩn đoán, xác định mục tiêu, xác định các yếu tố của giải pháp được thực hiện cũng một lúc, tuy nhiên khi trình bày thì các nhiệm vụ này được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia. - Đưa ra chẩn đoán là "xác định bản chất của căn bệnh trên cơ sở các triệu chứng". Vì vậy lúc này phân tích viên sẽ sử dụng các phích tài liệu, kỹ thuật phân tích nguyên nhân,... để từ đó tìm ra một số nguyên nhân của những vấn đề đã được chỉ ra. Lúc này nhiệm vụ chính của phân tích viên không phải là sửa chữa các lỗi được chỉ ra, mà quan trọng hơn cả là phân tích viên phải tìm và báo sớm nhất những nguyên nhân gây ra sai lầm mà thôi. Dựa trên các kết quả đã có, trong giai đoạn tiếp theo, hai mục tiêu chính sẽ được xây dựng: để hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và để đánh giá hệ thống mới sau khi nó được cái đặt. Có hai nguyên tắc cần tuân thủ đối với hai mục tiêu là: phải đo được và phải có giá trị bằng số cần đạt được. Như ta đã biết, các mục tiêu của hệ thống mới luôn gắn chặt với các vấn đề của hệ thống, còn các yếu tố giải pháp lại gắn chặt với nguyên nhân của các vấn đề. Vì thế khi thời gian trả lời của hệ thống quá lâu vì năng lực của máy tính thì yếu tố giải pháp trước tiên là phải nâng cao năng lực đó. Đánh giá lại tính khả thi Vào lúc này, một khối lượng lớn thông tin về hệ thống và môi trường của nó, cùng với các nguyên nhân và giải pháp đã được làm sáng tỏ thì việc đánh giá khả thi có phần chính xác hơn. Tuy nhiên ta cần phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt ở giai đoạn tiếp theo, vì vậy việc đánh giá tính khả thi sẽ không chỉ dừng lại vào thời điểm này, mà nó còn tiếp tục đi theo cho mãi tới khi kết thúc dự án. Và tất nhiên nó vẫn phải đảm bảo xem xét với các ràng buộc về: tổ chức, kỹ thuật, tài chính, thời gian. Sửa đổi đề xuất của dự án Qua các thông tin mới thu thập được và qua báo cáo đánh giá tính khả thi, đề xuất của dự án mới sẽ được xem xét và sửa đổi, sao cho: người ra quyết định sẽ được cung cấp một bức tranh rõ hơn về dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Mỗi báo cáo ở cuối mỗi kỳ đều rất quan trọng, vì nó phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Vì thế, báo cáo vừa chứa đựng những thông tin tổng quát nhất mà phân tích viên đã tìm thấy (có thể đính kèm phụ lục mô tả chi tiết), đồng thời không đưa quá nhiều các thông tin chi tiết cho những người ra quyết định. Ví dụ : không nên đưa ra các bảng DCI, DFD, từ điển dữ liệu,... trong bảng báo cáo. Đề cương báo cáo phân tích chi tiết Trình bày lại yêu cầu Mô tả phương pháp phân tích Trình bày về các thu thập thông tin được dùng Trình bày các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống Mô tả về môi trường Mô tả về hệ thống thông tin đang tồn tại Chẩn đoán về hệ thống thông tin và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá tính khả thi Đề xuất của dự án Thiết kế lô gíc Thiết kế lô gíc nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác cái gì mà hệ thống thông tin mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Xây dựng mô hình lô gíc cho hệ thống thông tin mới là một quá trình vô cùng phức tạp, các sản phẩm phải đưa ra được trong giai đoạn này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu lô gíc của từ điển hệ thống . a. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc từ thông tin đầu ra Bước 1. Xác định các thông tin đầu ra Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra Nội dung khối lượng tần xuất và nơi nhận chúng VD: Quản lý hàng hoá vật tư có thể có các thông tin đầu ra là: các phiếu xuất, phiếu nhập vật tư, thông tin về tồn kho,… Bước 2. Xác định các tệp cần để cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra các thông tin đầu ra theo yêu cầu. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra thành một danh sách các thuộc tính, đánh dấu các thuộc tính lặp (ký hiệu R), đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) - thuộc tính được sinh ra từ các thuộc tính khác, sau đó loại bỏ chúng ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Các mức chuẩn hoá dữ liệu - Chuẩn hoá mức 1 (1NF): Trong một danh sách không được chứa những thuộc tính lặp. Cần tách các thuộc tính lặp này ra một danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Cần gắn cho danh sách mới một cái tên, và tìm thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Trong một số trường hợp nếu có thuộc tính ít ý nghĩa thì cũng có thể bỏ đi. - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc này thì cần phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đồng thời đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. - Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Trong danh sách không cho phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Ví dụ : Z=f(Y) và Y=g(X), vì thế cần phải tách ra hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và Y với X Mô tả các tệp Sau khi chuẩn hoá xong mức 3, mỗi danh sách tương ứng trong mức 3 sẽ cho ta một tệp cơ sở dữ liệu. Mỗi một thuộc tính trong danh sách tương ứng là một thuộc tính trong tệp. Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thành một tệp duy nhất cho thực thể đó Bước 4: Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Để thiết kế bằng phương pháp nàyngười ta đưa ra một số phương pháp sau: Thực thể: Thực thể là những đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, trong một hệ thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. VD. Thực thể "Đơn vị nhập hàng" hàm ý mô tả tập hợp các đơn vị nhận hàng hoá . Biểu diễn thực thể: Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong đó có ghi tên thực thể VD. ĐƠN VỊ NHẬN HÀNG ĐƠN VỊ XUẤT HÀNG Liên kết: Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một ràng buộc. VD:HÀNG hoá Kho PHIẾU CÓ trong Kiểu liên kết: là tập hợp các liên kết cùng bản chất. Giữa các thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Các dạng kiểu liên kết: Liên kết một - một (1 - 1) giữa hai thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Trong thực tế liên kết này ít xảy ra, thông thường liên kết này mang đặc trưng bảo mật hoặc cần tách bạch một kiểu thực thể phức tạp thành kiểu thực thể nhỏ hơn. Liên kết một nhiều (1 - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có 1 thực thể trong A Liên kết nhiều nhiều (N - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thựcthể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A. Ví dụ: Thực thể kho và danh mục vật tư có quan hệ nhiều nhiều. Một kho có thể có nhiều vật tư, đồng thời 1 vật tư có thể thuộc nhiều kho Các thuộc tính: Thuộc tính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết. Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất Ví dụ: Mã số chứng từ là duy nhất cho mỗi chứng từ trong các phiếu xuất , hay phiếu nhập. Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể Ví dụ: Mã đơn vị nhập, tên đơn vị xuất, mã kho, ngày hết hạn,… Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. b. Thiết kế logic xử lý Các sơ đồ logic của xử lý làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm đến những yếu tố mang tính chất tổ chức. Thiết kế xử lý logíc được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật. Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. Kết quả của việc phân tích sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thường xuyên cập nhật để đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh được tình trạng dữ liệu mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. Phân tích cập nhật phải thông qua các bước sau: Lập bảng sự kiện cập nhật Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu cập nhật Tính toán số lượng xử lý, tra cứu và cập nhật: Một xử lý trên sơ đồ con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật. Để tính khối lượng cho chúng, ta phải quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. 2.2.3.4. Đề xuất các phương án của giải pháp: Mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lý, tạo ra sự mềm dẻo cho dự án, đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý, đánh giá lựa chọn phương án tối ưu, tạo ra cơ hội để nhà thiết kế trình bày ý tưởng khác nhau của mình. Trong giai đoạn này, cần phải làm các công việc sau: Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức Xây dựng các phương án giải pháp: Xác định biên giới cho phần tin học hoá và xác định cách thức xử lý Đánh giá phương án của giải pháp: Phân tích chi phí và lợi ích; phân tích đa tiêu chuẩn 2.2.3.5. Thiết kế vật lý ngoài Mục đích của giai đoạn này là mô tả phương án chi tiết các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống đó là các giao diện vào, ra, giao tác với hệ thống. Nội dung của giai đoạn này: Lập kế hoạch Thiết kế vào, ra: Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người dùng. Thiết kế các giao tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo Các nguyên tắc cơ bản khi thiết kế vật lý ngoài Đảm bảo người sử dụng kiểm soát được hoạt động của hệ thống Xem xét và thiết kế bề ngoài của hệ thống theo thói quen, kinh nghiệm của người sử dụng Sử dụng thuật ngữ, các dạng thức và các thủ tục Che khuất toàn bộ yếu tố bên trong của phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống Hệ thống cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. Giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng hệ thống phải nhớ trong khi sử dụng. Chấp nhận các quy tắc chung 2.2.3.6. Triển khai hệ thống thông tin Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi và các chương trình máy tính khác cấu thành nên hệ thống thông tin. Thiết kế vật lý trong: Thiết kế cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tìm cách tiếp cận với dữ liệu nhanh và hiệu quả nhất. Thiết kế vật lý trong các xử lý. Để có thể thiết kế được tốt cần phải chú ý các khái niệm sau: Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện của một xử lý nào đó. Ví dụ: Sau khi viết phiếu nhập hay phiếu xuất xong thì sự việc này là khởi điểm để in các phiếu xuất, nhập, hay xem tồn kho,… Công việc: là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh Ví dụ: Sau khi viết phiếu xong thì các công việc sau sẽ được thực hiện: + Tính tồn kho. + Xem lại các phiếu xuất, nhập đã viết, có thể chỉnh sửa. + In ấn các phiếu. +Xem thẻ kho. Tiến trình: là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong một lĩnh vực nghiệp vụ Nhiệm vụ: là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về mặt tổ chức Pha xử lý: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Modul xử lý: là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. 2.2.3.7. Cài đặt bảo trì hệ thống Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, tức là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Bảo trì hệ thống là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để cho hệ thống có những thay đổi yêu cầu về mặt nghiệp vụ tốt hơn. 2.3. GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS VÀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC 2.3.1. Giới thiệu về Microsoft Access Microsoft Access là một phần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong bộ Microsoft Office. Microsoft Access có một giao diện tinh xảo dễ dùng để tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu. Vì vậy Microsoft Access được sử dụng rất phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới. Dữ liệu trên Microsoft Access được tổ chức trên một File duy nhất *.mdb.Trên file dữ liệu được tổ chức thành bảng có quan hệ với nhau và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu truy vấn. Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin. Sử dụng các câu truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng. 2.3.2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thành công của chương trình. Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như: Mức độ hỗ trợ cho người lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đáp ứng yêu cầu trong trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần cứng, tính thông dụng. Ngôn ngữ Visual Basic có nhiều ưu điểm thể hiện qua những chức năng ưu việt sau: Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng đồ họa (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với ngôn ngữ lập trình khác. Visual Basic cho phép chỉnh sửa đơn giản nhanh chóng hình dáng kích thước, mầu sắc của các đối tượng có mặt trong ứng dụng Visual Basic có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DDL( Dinammic link liblary). Nó có thể dễ dàng sử dụng các chức năng sẵn có của Windows mà không cần mất công thiết kế lại như nó có thể sử dụng các hộp thoại dùng chung với Windows, truy xuất tới các thư viện liên kết động. Visual Basic có thể liên lạc với các ứng dụng khác chạy trong Windows thông qua công nghệ OLE (Object Linking and Embedding) của Microsoft. Phương pháp lập trình sự kiện của Visual Basic làm cho việc xây dựng chương trình đơn giản rất nhiều. Các chương trình được tạo ra bởi Visual Basic có thể đứng một cách độc lập như một phần mềm thực sự chạy trong môi trường Windows Trong các ứng dụng có liên quan đến cơ sở dữ liệu Visual Basic có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển các cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng như Access, Foxpro, SQL,… và còn rất hay là các chương trình xử lý dữ liệu do Visual Basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu mẹ giống như Access. Visual Basic cho phép dễ dàng xây dựng các chương trình và các ứng dụng Internet. CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ 3.1. PHÂN TÍCH YÊU CẦU 3.1.1. Phân tích yêu cầu của bài toán Quản lý hàng hoá vật tư là hoạt động có ở bất cứ cơ sở sản xuất kinh doanh nào, kể cả nhà nước lẫn tư nhân, trong quân đội cũng như ngoài quân đội. Việc quản lý hàng hoá vật tư thủ công làm mất rất nhiều thời gian, chi phí mà hiệu quả lại không cao. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và công nghệ thì các đơn vị sản xuất dần dần chuyển từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhằm giảm thiểu tối đa chi phí, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Yêu cầu đặt ra đối với một bài toán quản lý hàng hoá đó là quản lý được hàng hoá tồn trong kho, có thể biết được hiện nay trong kho này hàng hoá tồn với số lượng là bao nhiêu, chất lượng ra sao, hàng trong kho khác thì ra sao, quản lý được các đơn vị, tổ chức thường xuyên thực hiện giao dịch với đơn vị mình, thực hiện việc viết các phiếu xuất, phiếu nhập khi phát sinh giao dịch với khách hàng hoặc nhà cung cấp, cho phép xem thẻ kho, lập các báo cáo về tình hình xuất nhập của đơn vị… 3.1.2. Yêu cầu đối với chương trình 3.1.2.1. Yêu cầu chức năng * Quản lý danh mục - Cập nhật danh mục kho. - Cập nhật danh mục hàng hoá, vật tư. - Cập nhật danh mục các đơn vị nhập. - Cập nhật danh mục các đơn vị xuất. - Cập nhật danh mục tính chất nhập, tính chất xuất. * Quản lý xuất , nhập - Cập nhật phiếu nhập kho. - Cập nhật phiếu xuất kho. * Quản lý tồn kho - Nhập tồn kho ban đầu. - Xem tồn kho tại thời điểm hiện tại. - Tổng hợp phát sinh nhập, xuất trong kì. * Xuất báo cáo - Tổng hợp báo cáo nhập hàng cho đơn vị. - Tổng hợp báo cáo xuất hàng cho đơn vị. - In các báo cáo về hàng tồn kho cuối kì. - Xem và in thẻ kho đối với từng mặt hàng. - In các phiếu xuất, phiếu nhập. 3.1.2.2. Yêu cầu phi chức năng - Tạo thêm mới người dùng. - Thực hiện chức năng bảo mật và phân quyền cho người dùng. - Sao lưu và phục hồi dữ liệu. 3.2. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ Sơ đồ chức năng chương trình QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ LƯU KHO QUẢN LÝ DANH MỤC QUẢN LÝ XUẤT NHẬP TỒN BÁO CÁO 3.2.2. Sơ đồ các mô đun chương trình a. Mô đun: Chương trình quản lý hàng hóa vật tư lưu kho CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ LƯU KHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ XUẤT NHẬP QUẢN LÝ DANH MỤC TỔNG HỢP BÁO CÁO b.Mô đun: Hệ Thống HỆ THỐNG ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG NHẬP TỒN ĐẦU THAY ĐỔI MẬT KHẨU QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG SAO LƯU DỮ LIỆU PHỤC HỒI DỮ LIỆU c. Mô đun: Quản Lý Xuất Nhập QUẢN LÝ XUẤT NHẬP CẬP NHẬT PHIẾU NHẬP CẬP NHẬT PHIẾU XUẤT d. Mô đun: Quản Lý Danh Mục QUẢN LÝ DANH MỤC DANH MỤC KHO DANH MỤC VẬT TƯ DANH MỤC ĐƠN VỊ DANH MỤC TÍNH CHẤT NHẬP XUẤT NHẬP XUẤT e. Mô đun: Tổng Hợp TỔNG HỢP TỒN KHO THẺ KHO TÌM KIẾM f. Mô đun: Báo Cáo BÁO CÁO BÁO CÁO NHẬP HÀNG BÁO CÁO XUẤT HÀNG 3.2.3. Thiết kế lô gíc a. Sơ đồ luồng dữ liệu SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH Đơn đặt hàng QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ LƯU KHO ĐƠN VỊ GIAO HÀNG ĐƠN VỊ NHẬP HÀNG CHỦ NHIỆM KHO Phiếu nhập vật tư Thông tin vật tư nhập Phiếu xuất vật tư Đơn đặt hàng Báo cáo xuất Thông tin kho Thông tin vật tư Báo cáo nhập Thông tin đơn vị giao,nhận vật tư Thông tin vật tư xuất ĐƠN VỊ GIAO HÀNG ĐƠN VỊ NHẬP HÀNG CHỦ NHIỆM KHO Yêu cầu hiệu chỉnh Yêu cầu xem thông tin Kết quả cần xem SƠ ĐỒ MỨC 0. ĐƠN VỊ GIAO HÀNG CHỦ NHIỆM KHO ĐƠN VỊ NHẬP HÀNG 1.0. NHẬP CÁC DANH MỤC 3.0. TỔNG HỢP BÁO CÁO 2.0. QUẢN LÝ XUẤT – NHẬP – TỒN Thông tin kho Thông tin vật tư Thông tin đơn vị giao,nhận vật tư CHỦ NHIỆM KHO Yêu cầu hiệu chỉnh Yêu cầu xem thông tin Kết quả cần xem ĐƠN VỊ NHẬP HÀNG ĐƠN VỊ GIAO HÀNG CHỦ NHIỆM KHO Báo cáo xuất Báo cáo nhập Xuất, nhập tồn Danh mục Đơn đặt hàng Phiếu nhập vật tư Thông tin vật tư nhập Phiếu xuất vật tư Đơn đặt hàng Thông tin vật tư xuất SƠ ĐỒ PHÂN RÃ MỨC 1 1.0. NHẬP CÁC DANH MỤC Danh mục CHỦ NHIỆM KHO 13. XEM DANH MỤC 1.2. HIỆU CHỈNH 1.0. NHẬP DANH MỤC Thông tin kho Thông tin vật tư Thông tin đơn vị giao,nhận vật tư CHỦ NHIỆM KHO Yêu cầu hiệu chỉnh Yêu cầu xem thông tin Kết quả cần xem 2.0. QUẢN LÝ XUẤT – NHẬP – TỒN Xuất, nhập tồn ĐƠN VỊ GIAO HÀNG ĐƠN VỊ NHẬP HÀNG ĐƠN VỊ NHẬP HÀNG ĐƠN VỊ GIAO HÀNG 2.1. QUẢN LÝ NHẬP 2.2. QUẢN LÝ XUẤT 2.3. QUẢN LÝ TỒN Đơn đặt hàng Phiếu nhập vật tư Thông tin vật tư nhập Phiếu xuất vật tư Đơn đặt hàng Thông tin vật tư xuất Thông tin tồn kho Thông tin xuất vật tư Thông tin nhập vật tư 3.0. TỔNG HỢP BÁO CÁO 3.1. TỔNG HỢP NHẬP XUẤT 3.2. LẬP BÁO CÁO NHẬP 3.3. LẬP BÁO CÁO XUẤT CHỦ NHIỆM KHO Báo cáo xuất Báo cáo nhập Xuất, nhập tồn Thông tin nhập đã xử lý Thông tin xuất đã xử lý b. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá #MA_DVN #MA_TCN #MA_TCX #MA_DVX #STT_REC #MAKHO #MA_VT #MAKHO #MA_VT 1 N 1 1 1 1 1 1 N N N N N #DG DM_DVN DM_TCN DM_TCX DM_DVX CTCHUNG DM_KHO DM_VT CTVT Có trong Có trong Có trong Có Có #MA_VT + Các thuộc tính của các thực thể Cơ sở dữ liệu được tạo lập bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Các thuộc tính của các thực thể trong mỗi bảng như sau: Bảng danh mục đơn vị nhập DM_DVN lưu trữ các thông tin về đơn vị nhập. Field Name Data Type Field Size Description MA_DVN Text 4 Mã đơn vị nhập TEN_DVN Text 35 Tên đơn vị nhập GHICHU Text 35 Ghi chú Bảng DM_TCN lưu trữ các thông tin về tính chất nhập. Field Name Data Type Field Size Description MA_TCN Text 4 Mã tính chất nhập TEN_TCN Text 35 Tên tính chất nhập GHICHU Text 35 Ghi chú Bảng DM_DVX lưu trữ các thông tin về các đơn vị xuất. Field Name Data Type Field Size Description MA_DVX Text 4 Mã đơn vị xuất TEN_DVX Text 35 Tên đơn vị xuất GHICHU Text 35 Ghi chú Bảng DM_TCX lưu trữ các thông tin về tính chất xuất trong phiếu xuất. Field Name Data Type Field Size Description MA_TCX Text 4 Mã tính chất xuất TEN_TCX Text 35 Tên tính chất xuất GHICHU Text 35 Ghi chú Bảng CTCHUNG: Lưu trữ các thông tin chung trong phiếu xuất và phiếu nhập. Field Name Data Type Field Size Description STT_REC Autonumber Số thứ tự bản ghi MA_CT Text 2 Mã chứng từ (PX,PN) SO_CT Text 6 Số chứng từ NGAY_CT Date/Time Ngày viết phiếu MAKHO Text 8 Mã kho MA_DVN Text 4 Mã đơn vị nhập MA_TCN Text 4 Mã tính chất nhập MA_DVX Text 4 Mã đơn vị xuất MA_TCX Text 4 Mã tính chất xuất NGAY_HH Date/Time Ngày chứng từ hết hạn Bảng CTVT : Lưu trữ các thông tin chi tiết của phiếu nhập và phiếu xuất. Field Name Data Type Field Size Description MA_VT Text 24 Mã vật tư CL Text 1 Chất lượng DG Currency Đơn giá STT_REC Number Long Integer Số thứ tự bả