Đề tài Phát triển hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

g chương trình phần mềm cách thức khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi đối với phần mềm đó. + Gửi chương trình khắc phục sự cố hoặc lỗi cho quý khách hàng theo đường bưu chính. Với những nguyên nhân chủ quan gây lỗi phát sinh từ phía khách hàng như: VIRUS, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… công ty đề có trách nhiệm cài đặt lại phần mềm tại trụ sở của Quý khách hàng. 1.2.3 Quy trình sản xuất phần mềm Là công ty phần mềm chuyên nghiệp BRAVO đã xây dựng một quy trình sản xuất phần mềm được phân chia thành các công việc cụ thế và được thực hiện theo các công đoạn sau: 1.2.3.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm - Lập kế hoạch chất lượng thực hiện cho việc tạo sản phẩm và xác định các điều kiện cần thiết để thực hiện. - Các mục tiêu chất lượng và yêu cầu đối với sản phẩm được hoạch định tại từng thời kỳ kế hoạch. Công ty lại xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể nhằm đạt được mục tiêu chất lượng chung cho cả hệ thống. - Nhu cầu thiết lập các quá trình và hệ thống các văn bản cung cấp các nguồn lực và vật chất cụ thể để thiết kế các sản phẩm. - Các hoạt động kiểm tra, xác nhận và các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm. - Duy trì hệ thống hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng khách quan về sự phù hợp của các quá trình và sản phẩm tạo thành, đáp ứng các yêu cầu. - Xác định sản phẩm, các yêu cầu liên quan đến sản phẩm của khách hang, xem xét các yêu cầu để đảm bảo rằng sản phẩm đã đáp ứng được các mục tiêu chất lượng đã thiết lập. - Kết quả kinh doanh của kỳ kế hoạch trước. - Năng lực con người, tài sản và nguồn vốn hiện tại của công ty. - Khả năng thị trường tiêu thụ sản phẩm. 1.2.3.2. Thiết kế sản phẩm Hoạch định Căn cứ vào yêu cầu của khách hang hoặc của các đơn vị khác trong công ty phòng phát triển sản phẩm có trách nhiệm phân tích và hoạch định các nội dung công việc liên quan đến toàn bộ quá trình thiết kế bao gồm việc khảo sát, phân công thiết kế, xem xét, kiểm tra và phê duyệt. Việc phân công trách nhiệm thiết kế được ghi cụ thể trong kế hoạch thiết kếvà trưởng nhóm thiết kế có trách nhiệm quản lý sự tương giao giữa các thành viên trong nhóm nhằm đảm bảo sự trao đổi thông tin có hiệu quả. Đầu vào của thiết kế Phòng phát triển phần mềm có trách nhiệm xác định đầy đủ các thông tin đầu vào của thiết kế bao gồm: Các yêu cầu của khách hàng. Loại sản phẩm phần mềm được thiết kế. Thông số kỹ thuật: Cấu trúc của bảng, tên, tóm tắt các hàm chính… Mục đích sử dụng. Phiếu khảo sát số liệu đầu vào, thôngtin khảo sát hiện trường về môi trường và điều kiện lắp đặt sử dụng. Các tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật và quy định hiện hành. Các tài liệu của khách hang cung cấp. Tất cả các thông tin đầu vào đề được xem xét thỏa đáng trước khi triển khai. Đầu ra của thiết kế Đầu ra của thiết kế dưới dạng văn bản thiết kế và quy trình công nghệ. Bản thiết kế và các yêu cầu kiểm tra trên đó còn việc dẫn đến các tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng để làm chuẩn mực chấp nhận sản phẩm thiết kế. Xem xét thiết kế Trưởng phòng hoặc phụ trách thiết kế phải xem xét, kiểm duyệt hồ sơ thiết kế trước khi trình Giám đốc nhằm đảm bảo hồ sơ thiết kế đáp ứng các yêu cầu và kế hoạch của thiết kế. Khi xem xét thiết kế nếu có yêu cầu cần sửa đổi, trưởng phòng phát triển sản phẩm hoặc phụ trách thiết kế phải cập nhật lại kế hoạch thiết kế, tiến độ thiết kế cho phù hợp với tiến độ chung. Quy trình thiết kế có thể biểu diễn như trong sơ đồ sau: Lập kế hoạch phát triển Duyệt kế hoạch Thiết kế Duyệt Không Duyệt thiết kế Giao việc Duyệt Không Thực hiện Điều chỉnh Có Không Kiểm tra Lưu hồ sơ Bàn giao sản phẩm Có Xác định yêu cầu của chương trình 1.2 Công ty THNH thương mại Triệu Nguyên 1.2.1 Giới thiệu chung về công ty Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Triệu Nguyên Tên giao dịch: Trieu Nguyen Company Lmt. Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Trụ sở: 20 Trần Duy Anh-Kim Liên-Đống Đa-Hà Nội Fax: 047596636 Điện thoại: 047596642 - 047596643 Email: trieunguyencom@fpt.vn Số tài khoản tại Ngân Hàng Vietcombank TK VND:0302096555001-1 Số nhân viên tại Hà Nội: 135 người Nguồn vốn của công ty: 3,500,000,000 Đ Vốn ban đầu: 2,000,000,000 Đ Vốn cổ đông đóng góp: 1,500,000 Đ 1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty được thành lập theo giấy đăng kí số 0102027372 ngày 5/6/2000 của Sở đầu tư Thành Phố Hà Nội Công ty được thành lập vào năm 2000, lúc đầu qui mô của công ty còn nhỏ nhưng sau thời gian làm ăn có hiệu quả, qui mô cũng như nguồn vốn của công ty đã tăng lên nhiều lần, huy động vốn đóng góp của nhiều cổ đông. Hiện giờ công ty đã có chi nhánh tại hầu hết các tỉnh thành lớn trong nước, trở thành một công ty lớn trên thị trường, luôn làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, nâng cao đời sống của công nhân viên. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường hiện nay , nhưng công ty luôn cố gắng vươn lên để trở thành công ty dẫn đầu trong khối các công ty TNHH, mua sắm trang thiết bị làm việc tốt nhất cho nhân viên , chăm lo tới đời sống nhân viên, đảm bảo mọi người đều có môi trường làm việc tốt . 1.2.3 Hoạt động kinh doanh của công ty Là công ty chuyên nhập khẩu và phân phối độc quyền các sản phẩm dinh dưỡng cao cấp cho trẻ em như: thức ăn dạng lỏng, sữa hộp cho mọi lứa tuổi, sữa dạng nước, các sản phẩm chăm sóc da cho trẻ sơ sinh..... của các hãng lớn có tiếng trên thế giới như: Abbott, Johnson Baby đang rất được thị trường ưa chuộng. Thực hiện chính sách, chế độ quản lí tài sản , tài chính , lao động tiền lương, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước, tăng dần tích luỹ công ty ngày càng phát triển vững mạnh. Thực hiện chính sách đối với lao động, không ngừng đào tạo kiến thức, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, văn hoá cho toàn bộ công nhân viên của công ty. 1.2.4 Bộ máy quản lý của công ty: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC P. KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH P. KINH DOANH P. VI TÍNH P. HÀNH CHÍNH 1.2.4.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: +Hội đồng quản trị: Bao gồm các cổ đông , những người có quyền quyết định mọi chiến lược kinh doanh của công ty. +Giám đốc: Là người phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo chiến lược kinh doanh theo mục tiêu của hội đồng quản trị, ngoài ra còn là ngườiphụ trách chung tất cả các vấn đề phát sinh trong công ty , có quyền điều động nhân sự tại công ty và các chi nhánh . +Phòng hành chính: -Tham mưu về công tác tổ chức, nhân sự, tuyển dụng, đào tạo; về chế độ, chính sách lao động và tiền lương của toàn bộ cán bộ, công nhân viên của công ty - Quản lí hành chính, hồ sơ, lí lịch, hợp đồng lao động nhân viên toàn công ty. Theo dõi, tổ chức nhân sự toàn công ty ( số lượng, tiêu chuẩn, tăng, giảm...) - Tổ chức xét lương khen thưởng định kì và đột xuất làm cơ sở cho hợp đồng lương của công ty ; tổ chức tiếp đãi khách tại văn phòng công ty hàng ngày cũng như các dịp lễ tết , hội họp, các chương trình khuyến mại dành cho người tiêu dùng, hội nghị khách hàng. -Quản lí đội bảo vệ ,tài sản văn phòng, căntin +Phòng máy tính: Có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống thông tin thông suốt trong toàn công ty , xử lí các vấn đề trục trặc kĩ thuật về máy tính. Cập nhật thông tin , số liệu từ các chi nhánh gửi về +Phòng kinh doanh: Thực hiện các chiến lược kinh doanh theo đường lối chỉ đạo của Giám đốc và Hội đồng quản trị đề ra với mục đích nâng cao doanh số bán tại mọi thời điểm. +Phòng kế hoạch :Lập kế hoạch cho các chương trình mở rộng thị trường của công ty, tổng hợp số liệu gửi các phòng ban . 1.2.4.2. Nguồn nhân lực: Nhân lực trong công ty được sử dụng bố trí hợp lí, phát huy trình độ của từng người. Tổng số nhân viên là: 135 người .Trong đó có 30 người thuộc bộ phận quản lí bán hàng. Đây là bộ phận rất quan trọng của công ty, là bộ phận mũi nhọn, tiên phong trong việc thúc đẩy doanh số của công ty đi lên. Các phòng ban khác có nhiệm vụ hỗ trợ cho bộ phận này. Vì vậy việc cập nhật kiến thức cho những người quản lí là rất quan trọng, họ kịp thời nắm bắt thông tin từ thị trường và đưa ra các kết luận quản lí đúng đắn, tăng tính cạnh tranh trên thị trường. 1.2.43. Kết quả thực hiện kinh doanh tại doanh nghiệp năm 2006, 2007: CHỈ TIÊU N NĂM 2006 NĂM 2007 CHÊNH LỆCH TỶ LỆ (%) 1.Tổng doanh thu 5 299 783 662 10 450 779 479 5 150 995 817 97.2 2.Thuế GTGT 251 167 030 432 118 853 180 951 823 72.0 3.Doanh thu thuần 5 299 783 662 10 450 779 479 5 150 995 817 97.2 4. Giá vốn hàng bán 3 685 325 267 8 166 503 310 4 481 178 043 121.6 5.Lãi gộp 1 614 458 395 2 284 276 169 669 817 774 41.5 6.Chi phí tài chính 1 226 754 151 1 570 565 701 343 811 550 28.0 7.Lợi nhuận trước thuế 387 704 244 713 710 468 326 006 224 84.1 8.Lợi nhuận ròng 387 704 244 713 710 468 326 006 224 84.1 Qua bảng tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của công ty THHH TM Triệu Nguyên, ta nhận thấy như sau: Năm 2007 doanh thu của công ty là 10 450 779 479 đồng tăng 97.2% về tỷ trọng so với năm 2006 và tăng là 5 150 995 817 đồng về giá trị. Nguyên nhân là do công ty ngày càng mở rộng thị truờng , thị phần các sản phẩm phân phối của công ty chiếm tỷ trọng lớn so với các hãng khác, chính vì vậy mà doanh thu của công ty tăng , khách hàng sử dụng các sản phẩm của công ty ngày càng đông. Doanh thu tăng dẫn đến lãi gộp tăng 41.5% về tỷ trọng và tăng 669 817 774 đồng về giá trị so với năm 2006. Điều này chứng tỏ rằng quy mô kinh doanh của công ty đã tăng lên . Nhưng cũng cần lưu ý sự gia tăng quy mô của công ty kèm theo gia tăng về chi phí : năm 2007 tăng 28% tương ứng với 343 811 550 đồng. Về các hoạt động khác của công ty : Ban giám đốc quyết định mở các của hàng lớn tại các trung tâm trong thành phố lớn để trưng bày, giới thiệu các loại sản phẩm của công ty với người tiêu dùng. Nhờ có quyết định này mà lượng khách hàng mới sử dụng sản phẩm của công ty đã tăng lên khá nhiều . Ngoài ra công ty còn mở rộng hệ thống phân phối sản phẩm với mục đích tạo điều kiện để sản phẩm của công ty tới tay người tiêu dùng một cách thuận lợi nhất. 1.3 Lý do lựa chọn đề tài Sau hơn bảy năm thành lập công ty đã có những bước phát triển rất vững chắc trong công việc kinh doanh. Có được thành tích đó không phải dễ dàng và nhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão hiện nay. Vì vậy để ngày một khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường, công ty hiểu được rằng cần phải chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển hệ thống thông tin cho công ty mình. Chính vì thế trong các năm tới công ty có chiến lược dần dần ứng dụng tin học vào trong tất cả các mảng từ kế toán cho đến sản xuất, cố gắng tận dụng tối đa các thiết bị máy móc thay cho con người, bước đầu tahy đổi cách quản lý thủ công sang quản lý tự động, có sự giao tác giữa người và máy nhằm giảm bớt thao tác thừa, không chính xác trong quá trình quản lý, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các thông tin chính xác kịp thời, trợ giúp cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. Hiện nay, đối với công tác kế toán thì công ty đang sử dụng phần mềm Exel để hạch toán. Với quy mô của công ty trước đây thì phần mềm này vẫn phần nào đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay khi mà quy mô của công ty đang ngày càng mở rộng với số lượng các khách hàng ngày càng lớn và số lượng giao dịch ngày càng nhiều thì phần mềm Exel thực sự không đáp ứng được các mục tiêu đề ra của ban giám đốc. Chính vì thế để có thể nâng cao chất lượng của công tác kế toán nhắm đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường cũng như tăng doanh thu của doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra cấp thiết là phải có một phần mềm kế toán bán hàng chuyên nghiệp. Đây là bộ phận quan trọng nhất trong công tác kế toán của doanh nghiệp nên công ty rất muốn xây dựng nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Do đó em đã lựa chọn đề tài này với mục đích có thể ứng dụng ngay vào thực tiễn của công ty. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2.1 Phương pháp luận về phát triển hệ thống thong tin quản lý 2.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin Để có thể cạnh tranh được, các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin của riêng mình. Chính vì vậy để có thể tồn tại và phát triển thì hệ thống thông tin của tổ chức đó phải luôn hoạt động tốt tức là phải cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý hiệu quả nhất. Việc phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại nhằm thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được các chẩn đoán về tình hình thực tế, thiết kế để xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó, tiến hành cài đặt nhằm tích hợp nó vào các hoạt động của tổ chức. Việc phát triển hệ thống thông tin thì có nhiều nguyên nhân khác nhau xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý, thâm thủng ngân quỹ, công nghệ thay đổi, sự thay đổi của sách lược chính trị. Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau: Thứ nhất là những vấn đề về quản lý: trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn nảy sinh các luôn nảy sinh các bài toán quản lý đòi hỏi phải xây dựng hệ thống thông tin mới để giải quyết những vấn đề đó. Thứ hai là những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhà quản lý xuất phát từ tình hình thực tế như luật mới được ban hành, ký kết hiệp tác mới, hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh… Những yêu cầu này do nhà quản lý đặt ra nhắm giúp doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường, tăng sức cạnh tranh. Thứ ba là sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những trang thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Thứ tư là sự thay đổi sách lược chính trị: đôi khi, thông tin đóng vai trò quan trọng khi người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình. 2.1.2 Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống Để phát triển một hệ thống thông tin phải trải qua 7 giai đoạn, giai đoạn sau thực hiện nối tiếp với giai đoạn trước và giai đoạn sau chỉ được thực hiện khi giai đoạn trước đã được hoàn thành. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã được hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Bảy giai đoạn bao gồm: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu: Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu cần thiết để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Nó bao gồm các công đoạn chính sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. 1.2 Làm rõ yêu cầu. 1.3 Đánh giá khả năng thực thi. 1.4Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Giai đoạn này nhằm mục đích hiểu những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Phân tích chi tiết bao gồm những công việc sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại. 2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 2.5 Đánh giá lại tính khả thi. 2.6 Thay đổi đề xuất dự án. 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước.. Nó sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình Logic sẽ phải được những người sừ dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.2 Thiết kế xử lý. 3.3 Thiết kế các luồn dữ liệu vào. 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. 3.5 Hợp thức hóa mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Sau khi thiết kế logic xong sẽ được người dùng xem xét và chuẩn y. Và các phân tích viên phải đưa ra các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phưong án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rang buộc của tổ chức. Đề xuất bao gồm: 4.1 Xác địn các rang buộc tin học và rang buộc tổ chức. 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp. 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp. 4.4 Chuẩn bị và trình bày cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp tài liệu chứa các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng.mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa. 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công. 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Giai đoạn này có mục đích cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác như các tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Mục đích của giai đoạn này đó là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, việc chuyển đổi phải được thực hiện với những va chạm ít nhất. Các công việc cần làm: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. 2.2. Phương pháp luận về phát triển hệ thống thông tin kế toán. 2.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Thông tin kế toán là những thông tin mang tính chất động về tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đày đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đó là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho hạch toán trong kinh doanh. Thông tin kế toán cũng mang hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định: trên cơ sở các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay đầu tư tiếp vào doanh nghiệp. Thông tin kế toán cũng cung cấp cơ sở để nhà nước hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp như chính sách về đầu tư, chính sách thuế… Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ hiệu khác thành thông tin Phần cứng Phần mềm Con người Cơ sở dữ liệu Các thủ tục HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Thông tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) Dữ liệu kế toán (chứng từ, sổ sách) Phần cứng bao gồm máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi dùng để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó. Phần mềm được chia làm 3 loại lớn: phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và phần mềm phát triển. Phần mềm hệ thống quản lý phần cứng máy tính, phần mềm ứng dụng quản lý dữ liệu của chúng ta như chúng ta mong muốn, ở đây là phần mềm kế toán và phần mềm phát triển được dùng để tạo ra các phần mềm khác. Hai loại phần mềm đầu là chính yếu. Con người là những người sử dụng hệ thống thông tin kế toán cho các mục đích quản lý và thu thập thông tin. Cơ sở dữ liệu là kho dữ liệu dung để quản lý thông tin của doanh nghiệp Các thủ tục do con người tạo ra dung để xử lý một nhiệm vụ nào đó của hệ thống như là nhập liệu, lưu trữ, đưa kết quả sau khi xử lý ra. Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các doạnh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự ở các góc độ sau: - Phương pháp xử lý thông tin: thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính. - Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối - Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng trong và ngoài tổ chức. 2.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp Kế toán là hoạt động nhằm hai mục tiêu chủ yếu là phân loại, tổng hợp, thiết kế và truyền đạt thông tin về tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp và cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của tổ chức, doanh nghiệp. Nó hoạt động chủ yếu để cung cấp thông tin về tài chính của một tổ chức kinh tế. Thông tin về tài chính mà kế toán cung cấp không những cần thiết cho những người ra quyết định trong quá trình lập kế hoạch và giám sát hoạt động của doanh nghiệp mà còn cần cho cả các cá nhân hoặc tổ chức ở bên ngoài doanh nghiệp như ngân hàng, cơ quan thuế, nhà cung cấp… Vai trò, vị trí của kế toán cho thấy sự cần thiết phải có một hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin tài chính – kế toán cần thiết cho những đối tượng cần thông tin. Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như: Hệ thống thông tin tài chính. Hệ thống thông tin nhân lực. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Hệ thống thông tin sản xuất. Hệ thống thông tin thị trường. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về mặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiếu thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng trên. Nó cung cấp: Báo cáo bán hang cho hệ thống thông tin thị trường. Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thồng thông tin sản xuất. Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính. Báo cáo doanh thu bán hàng cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống chuyên chức năng trên sẽ được thu thập them từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp, ví dụ thông tin về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thông tin về kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động. Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho các tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Chủ thể quản lý - Chủ doanh nghiệp - Hội đồng quản trị - Ban giám đốc Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý Thu thập Lưu trữ Xử lý Truyền và nhận thông tin Đối tượng quản lý (Phân hệ tác nghiệp) Báo cáo quản trị Quyết định quản trị Dữ liệu nghiệp vụ kế toán Quyết định quản trị triển khai Thông tin từ môi trường Chính sách đầu tư, thuế Nguyên vật liệu, dịch vụ vào Thông tin từ môi trường Báo cáo tài chính Sản phẩm bán thành phẩm, dịch vụ ra Vai trò liên kết cảu hệ thống thông tin kế toán trong tổ chức doanh nghiệp Nhóm bên ngoài bao gồm các nhà đầu tư, các chủ nợ, các cổ đông, các tổ chức nhà nước, khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động và công chúng nói chung. Nhóm người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phụ thuộc vào một lượng lớn cá báo cáo do hệ thống thông tin kế toán của tổ chức doanh nghiệp cung cấp. Đa số các báo cáo này là báo các bắt buộc, mọi doanh nghiệp đều