Đề tài Phương hướng hoàn thiện công tác kiểm toán nội bộ trong các ngân hàng thương mại

tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm bảo đảm sụ hợp lý và hiệu quả. 2. Các hình thức kiểm toán nội bộ Hoạt động KTNB có thể tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức kiểm toán đem lại những kết quả nhất định và thoả mãn những yêu ầu khác nhau. Tuỳ từng điều kiện hoàn cảnh và trong từng khoảng thời gian không gian cụ thể cần và có thể vận dụng các hình thức kiểm toán một cách thật linh hoạt sao cho có hiệu quả. Trên thực tế trong công tác KTNB người ta sử dụng các hình thức sau: a) Thứ nhất là kiểm toán toàn diện và kiểm toán đặc biệt Kiểm toán toàn diện nhằm vào toàn bộ hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán với mục đích xem xét sự chính xác của tài liệu, số liệu kế toán, đồng thời tìm hiểu xem các tài liệu này đã phản ánh trung thực của tình hình hoạt động của cơ quan, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp chưa. Trái lại, kiểm toán đặc biệt (hay kiểm toán chuyên đề) tập trung vào số nghiệp vụ nhất định, ví dụ như kiểm toán ngân quỹ, kiểm toán hoạt động bán hàng, kiểm toán chi phí, lợi nhuận,... Tuy nhiên để phân biệt giữa 2 loại kiểm toán này cũng không đơn giản, vì đôi khi 1 cuộc kiểm toán đặc biệt chỉ nhìn vào một vấn đề xem công ty có chia lãi đúng qui định không, cũng đòi hỏi phải thực hiện một cuộc kiểm toán hầu như toàn diện mới có đủ yếu tố để xác định. Do đó, tiêu chuẩn phân biệt hai loại kiểm toán này nằm ở chỗ bao gồm nhiều hay ít nghiệp vụ phải kiểm toán. Nếu cuộc kiểm toán chỉ nhằm vào một đối tượng, một vấn đề nào đó được xác định rõ thì đó là kiểm toán đặc biệt. Trái lại, nếu cuộc kiểm toán bao quát nhiều vấn đề nhằm vào nhiều mục đích thì đó là kiểm toán toàn diện. b) Kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ Kiểm toán thường xuyên là thực hiện các việc thẩm tra, xem xét liên tục, hàng tuần, hàng tháng trong suốt năm. Hình thức này tỏ ra khá hữu hiệu vì có thể giúp cho việc phát hiện mau chóng kịp thời các sai sót, nhờ đó hạn chế ngăn chặn được các tác hại. Nhờ đó thực hiện thường xuyên, các cuộc kiểm toán này có tác dụng ngăn chặn, phòng ngừa rất hiệu quả. Kiểm toán định kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua các báo cáo tài chính kế toán hàng tháng, thàng quý hay cả năm nghiên cứu đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hay cuối năm để đưa ra những nhận xét kết luận, đánh giá công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Do khoảng cách về thời gian kiểm toán cách nhau khá xa nên nhiều khi không mang lại kết quả mong muốn về các sai trái, tiêu cực (nếu có) đã gây ra những hậu quả khó có thể khắc phục. c) Kiểm toán phòng ngừa và kiểm toán sau hoạt động Kiểm toán phòng ngừa là loại hình kiểm toán bao gồm những biện pháp phòng ngừa được áp dụng trước hay ngay sau khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh nhằm bảo đảm cho bộ máy kế toán hoạt động chuẩn xác và hợp thức, loại trừ các sai phạm trước hay ngay khi chúng xuất hiện. Kiểm toán sau hoạt động chỉ nhằm xem xét khảo sát để xác định xem các sổ kế toán có trung thực chính xác không, đồng thời phát giác các vi phạm, gian lận nếu có. Công việc kiểm toán sau hoạt động thực hiện khác các công việc kế toán đã được thực hiện xong một thời gian khá lâu các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo tài chính. Hai hình thức này mặc dù có sự khác nhau nhưng vẫn có sự hỗ trợ nhau rất hữu hiệu. Một mặt, chính nhờ các kinh nghiệm, các kết luận được rút từ những cuộc kiểm toán sau hoạt động mà các chuyên gia mới xây dựng, thiết lập các biện pháp phòng ngừa cho công tác kiểm toán phòng ngừa. Mặt khác, việc ban hành các biện pháp phòng ngừa không chỉ đơn thuần đưa ra các chỉ thị, các qui định mà còn phải có những sự kiểm toán theo dõi sự tuân thủ, chấp hành nữa, đó là một dạng kiểm toán sau hoạt động đầu tiên. 3. Đối tượng của KTNB Cũng như kiểm toán nói chung, KTNB cũng có đối tượng là các sai lầm và gian lận. Đối tượng của công tác kiểm toán là xem xét đánh giá sự đánh giá hợp thức của các số liệu, tài liệu kế toán. Để có thể đạt đến mục đích này công việc phải làm là xác định các sổ kế toán, các số liệu kế toán được kiểm tra không chứa đựng một sai lầm hay gian lận nào. Do đó đối tượng của kiểm toán là loại trừ các sai lầm và gian lận Sai lầm và gian lận là các khiếm khuyết, các vi phạm đối với nguyên tắc và luật lệ kế toán đã được qui định. Sự khác biệt giữa sai lầm và gian lận nằm trong yếu tố ý đồ. Sai lầm là sự vi phạm do bất cẩn, vô ý hay kém cỏi mà người thực hiện hoàn toàn không có. Gian lận là một sự vi phạm do cố tình mà người thực hiện có ý đồ phạm pháp rõ rệt. Trên thực tế kiểm toán viên nhiều khi khó phân biệt xem sự vi phạm nào là sai lầm và sự vi phạm nào là gian lận. Xác định một trường hợp vi phạm là có ý đồ hay không có ý đồ hoàn toàn không đơn giản. Các dạng sai lầm thường gặp là do thiếu sót, do định khoản sai, nhầm lẫn về ghi sổ và chuyển khoản sổ, nhầm lẫn do trùng lắp, sai lầm bù trừ nhau, sai lầm về nguyên tắc. Các hình thức gian lận thường gặp là gian lận tiền bạc và tài sản tạo dựng tình huống. III. Qui trình về trình tự kiểm toán nội bộ Quy trình về trình tự KTNB trong một doanh nghiệp bao gồm các bước sau: 1) Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán Công việc chủ yếu ở bước này bao gồm Thứ nhất là lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành KTNB. Thứ hai là xác định qui mô cuộc kiểm toán, phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ chức thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm toán (bao gồm cả KTV trong ngoài doanh nghiệp và các nhân viên chuyên môn cần huy động). 2) Công tác chuẩn bị kiểm toán Sau khi thực hiện song bước 1 kiểm toán tiến hành thực hiện bước 2 gồm các công việc sau: Thứ nhất là nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ kế hoạch hoặc các điều kiện, biện pháp, các chính sách, qui định của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm toán. Sơ bộ đánh giá về điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Thứ hai là xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó, kể cả các tài liệu bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến cuộc kiểm toán; tóm tắt thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới, thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành. 3) Thực hiện việc kiểm toán Các nhiệm vụ trong bước này gồm: Một là phải xem xét, thu thập và đánh giá đầy đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp. Hai là xem xét, đánh giá việc thực hiện các chính sách, qui định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ba là đánh giá khả năng sai sót nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế, đánh giá tính trọng yếu và rủi ro trong các nghiệp vụ phát sinh từ nội bộ doanh nghiệp . Bốn là thực hiện phân tích, khảo sát,các khoản mục chính, khảo sát, bổ xung các chi tiết, xem xét các sự kiện tiếp sau, đang kết quả cuộc kiểm toán. Năm là các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng qui trình của một cuộc kiểm toán và các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu hồ sơ kiểm toán . 4. Kết thúc cuộc kiểm toán Là bước cuối cùng của một cuộc kiểm toán Khi kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán. Trong báo cáo kiểm toán phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán, các phân tích đầy đủ, hợp lý của báo cáo kiểm toán, báo cáo kết quả từ hàng năm trước khi trình ký duyệt, đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Phúc tra kết quả kiểm toán là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. IV. Sự cần thiết phải kiểm toán nội bộ ở các NHTM Xuất phát từ bản chất chức năng và nhiệm vụ của công tác kiểm toán nội bộ cho thấy sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của KTNB là vấn đề hết sức cần thiết trong mọi ngành mọi lĩnh vực trong nền KTQD, tạo điều kiện tốt cho các chủ thể nắm bắt chính xác về những thông tin của chính mình và các đối tác của mình... 1. Khái niệm về KTNB trong các NHTM KTNB của các NHTM là cơ quan chức năng giúp Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc xác định được những thông tin hợp lý về tình hình sản xuất kinh doanh, việc chấp hành các qui chế, chính sách của cấp trên, của ngành, của nhà nước, xác định tính đúng đắn và hợp lý của các báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên, của cả hệ thống. Đồng thời là cơ sở để kiểm toán viên độc lập xem xét trong quá trình kiểm toán trong quá trình kiểm toán và xác nhận báo cáo tài chính hàng năm. 2. Đặc trưng hoạt động của các NHTM : Theo quan điểm chung trên thế giới thì ngân hàng là một loại hình doanh nghiệp hoạt động và kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ. Theo pháp lệnh ngân hàng Việt Nam NHTM là tổ chức kinh doanh tiền tệ là hoạt động chủ yếu và thường xuyên là nhận tiền gửi của khách hàng với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, thực hiện nghiệp vụ chiết khấu và làm phương tiện thanh toán. Tóm lại, NHTM cũng giống như các doanh nghiệp khác ở chỗ nó cũng có một hệ thống cơ cấu tổ chức và mục tiêu hoạt động cao nhất cũng vẫn là lợi nhuận là việc đa dạng hoá vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp và NHTM. Có thể khẳng định rằng, đặc trưng quan trọng nhất trong hoạt động của các NHTM có thể là mang tính rủi ro cao, rủi ro mang tính qui luật như rủi ro tín dụng, hối đoái... Tính rủi ro cao mang tính qui luật trong hoạt động của các NHTM xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Thứ nhất, có thể kể đến là do các NHTM hoạt động dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng KP, kỳ phiếu và đi vay...) , với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư và các nghiệp vụ thanh toán. Như vậy NHTM tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc sử dụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có của mình mà chủ yếu bằng nguồn vốn tín dụng huy động của khách hàng. Nếu như NHTM không thu hồi được số nợ mà họ đã cho vay hoặc đầu tư cũng gặp phải rủi ro thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Điều này dẫn đến sự phá sản của ngân hàng và đây là rủi ro lớn nhất của NHTM. Thứ hai, do NHTM là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, nó khác với các doanh nghiệp bình thường ở chỗ NHTM hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, thanh toán mà tiền tệ luôn luôn gắn liền với rủi ro, rủi ro về sự biến động giá trị của đồng tiền. Do đó mà hoạt động của NHTM cũng gắn liền với rủi ro. Thứ ba, hoạt động của NHTM gắn liền với một mảng trong nền KTQD nếu như trình độ pháp lý và khả năng điều hành của các cấp lãnh đạo chỉ cần có một chút sơ xuất là có thể gây ra thiệt hại lớn cho nền kinh tế rất dễ dẫn đến tình trạng phá sản lan truyền giữa các NHTM trong nền kinh tế. Thứ tư, rủi ro có thể đến với bất kỳ một ngân hàng nào nếu như nó không có sức cạnh tranh trên thị trường, không tìm cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Rủi ro mang tính chủ quan của con người cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Rủi ro đó có thể là do: Một là, trình độ quản lý, khả năng điều hành của các cấp lãnh đạo. Theo báo cáo tổng kết của các NHTM năm 1996-1997 vẫn còn một số cán bộ lãnh đạo ngân hàng trình độ chuyên môn chưa toàn diện, chưa nâng cao. Bên cạnh đó có một số khác trong khi quản lý điều hành còn thể hiện tính quan liêu, thiếu sâu sát, buông lỏng quản lý. Từ đó dẫn đến hàng loạt trường hợp các phòng tín dụng, kế toán thực hiện nghiệp vụ không đúng quy định của NHNN. Tất cả những sai sót đó nhìn bề ngoài tuy không nghiêm trọng nhưng chúng có thể đưa đến những ruỉ ro khó lường đối với hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Hai là, phẩm chất cán bộ ngân hàng: Phần lớn cán bộ ngân hàng các NHTM Việt Nam đều có phẩm chất đạo đức tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó còn không ít cán bộ ngân hàng có những hành vi không đúng với phẩm chất cán bộ ngân hàng, lợi dụng chức quyền hoặc sơ hở của chính sách, chế độ làm thất thoát tài sản của nhà nước. Ba là, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quả lý. Hiện nay, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý còn chưa cao nên công tác quản trị điều hành của các cấp lãnh đạo ngân hàng đối với các chi nhánh trực thuộc chưa được nhanh chóng và nhạy bén. Điều này có thể đem đến rủi ro mất các cơ hội kinh doanh của ngân hàng. Bốn là, chất lượng công tác kiểm soát nội bộ ở các NHTM: Hiện nay công tác kiểm soát nội bộ ở các NHTM còn mang nặng tính hình thức, chiếu lệ, thực hiện không đều đặn, thiếu thường xuyên và thiếu năng động. Do đó kết quả mang lại thường chỉ để sửa sai sót, rút kinh nghiệm cho giai đoạn tiếp sau nhiều hơn là ngăn chặn kịp thời các sai sót, rủi ro sắp xảy ra. Còn nhiều vấn đề có thể dẫn đến rủi ro cho hoạt động của các NHTM có thể xuất phát từ phía khách hàng, có thể là từ phía ngân hàng và cũng có thể là do khách quan (khủng hoảng tài chính khu vực, động đất, lạm phát ... ), có thể còn xuất phát từ các chính sách của Nhà nước... Tóm lại, có thể nói, ngân hàng là nghề của rủi ro. Điều đó có nghĩa là các loại rủi ro luôn luôn bao vây, rình rập ngân hàng.Khi có bất kỳ một sai sót, sơ hở nào chúng cũng có thể xuất hiện để làm cho hoạt động của ngân hàng sa sút và phát sản. 3. Sự cần thiết phải KTNB trong các NHTM Xuất phát từ đặc trưng trong hoạt động của các NHTM mang tính rủi ro cao các nguyên nhân dẫn đến rủi ro đã buộc các NHTM trong bất cứ một môi trường, chế độ xã hội nào cũng đều phải biết cách định dạng được các rủi ro và chế ngự sự xuất hiện của chúng thì các NHTM mới có thể tồn tại được. Từ điều trên, chúng ta không ngạc nhiên khi hầu hết các NHTM ở những nước tiên tiến đều có hệ thống phân tích, dự đoán rủi ro để chế ngự sự xuất hiện và phá hoại của chúng đối với hoạt động của ngân hàng. Hệ thống phân tích, định dạng rủi ro chế nghự đó chính là "kiểm toán nội bộ". Mặc dù là một nước chậm phát triển, ngành ngân hàng Việt Nam ra đời muộn hơn rất nhiều so với các nước trên thế giới nhưng các NHTM Việt Nam cũng không thể nằm ngoài tính qui luật nói trên đặc biệt trong giai đoạn hiện nay hoạt động của các ngân hàng trong môi trường cạnh tranh thì việc tổ chức công tác kiểm toán nội bộ thực sự là vấn đề bức thiết. Hơn nữa KTNB giúp cho các NHTM công khai các báo cáo tài chính, thông tin có giá trị xác thực tạo điều kiện củng cố niềm tin, uy tín, sức mạnh tăng ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Đây chính là một trong số các mục tiêu của các NHTM. Thêm vào đó, hiện nay phần lớn các NHTM ở Việt Nam thường có các chi nhánh và các đơn vị thành viên thực hiện hạch toán độc lập hay các đơn vị sự nghiệp. Như vậy trong một NHTM các hệ thống báo cáo tài chính được xây dựng từ những nghiệp vụ phát sinh ở các cơ sở trực tiếp giao dịch. Do vậy khi tổng hợp quyết toán toàn NHTM thì cần thiết phải thẩm tra, xem xét, đánh giá cho đúng chuẩn mực từng nghiệp vụ phát sinh, từng loại báo cáo tài chính. Để thẩm tra, xem xét, đánh giá các báo cáo tài chính từ cơ sở cho phù hợp với các loại chuẩn mực thì cần thiết phải có đội ngũ KTVNB tiến hành kiểm toán và ký xác nhận vào từng loại báo cáo trước khi tập hợp toàn ngân hàng. Nói tóm lại, trong giai đoạn hiện nay các ngân hàng hoạt động theo cơ chế thị trường. KTNB trở nên hết sức cần thiết. Việc thực hiện KTNB trong các NHTM tạo điều kiện cho các NHTM luôn có ý thức tự hoàn thiện các hoạt động của mình, nâng cao và củng cố niềm tin, uy tín của ngân hàng trên thị trường, là điều kiện vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại của các NHTM. Do dó, các NHTM không những phải làm tốt công tác KTNB mà còn biến nó trở thành một công cụ cạnh tranh của mình trên thị trường. 4. Các loại KTNB trong ngân hàng KTNB trong ngân hàng được chia thành các loại khác nhau dựa vào các giai đoạn phát sinh, thực hiện và kết thúc nghiệp vụ ngân hàng và mỗi loại lại có tác dụng cụ thể khác nhau. Thứ nhất, là kiểm toán giai đoạn 1 : còn gọi là kiểm toán trước. Trong cuộc kiểm toán giai đoạn này nhờ vào sự thành thạo về các qui định, qui chế kiểm toán viên nội bộ có thể phát hiện ra những điểm bất hợp lý của hồ sơ, chứng từ trước khi nghiệp vụ được thực hiện. Thứ hai, là kiểm toán giai đoạn 2 : còn gọi là kiểm toán trong của quy trình thực hiện. Giai đoạn này các kiểm toán viên lựa chọn cách thứ, phương pháp kiểm toán áp dụng thích hợp phụ thuộc vào từng nghiệp vụ và từng loại rủi ro khác nhau. Tác dụng của kiểm toán giai đoạn này là giám sát quá trình thực hiện, hạn chế khả năng xảy ra lệch lạc, sai sót như thực hiện không đúng trình tự nghiệp vụ qui định, sai sót về thủ tục hoặc sai sót về số tiền nhằm ngăn chặn kịp thời những thiệt hại về sau. Thứ ba, là kiểm toán giai đoạn 3 : còn gọi là kiểm toán sau. Loại kiểm toán này được thực hiện khi nghiệp vụ đã hoàn thành. Kiểm toán sau ngoài việc kiểm tra lại hồ sơ chứng từ nghiệp vụ, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ của nghiệp vụ ở 2 giai đoạn trước, còn có tác dụng phát hiện ra những hiện tượng bất thường trong những nghiệp vụ đã hoàn thành. Như vậy sự an toàn trong kinh doanh tiền tệ - tín dụng của các NHTM phần lớn là dựa vào công tác kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Do đó, trong điều kiện hiện nay, các NHTM Việt Nam càng phải nâng cao chất lượng kiểm toán nội bộ tạo điều kiện bảo đảm an toàn cho các hoạt động của chính mình. 5. Nội dung công tác KTNB trong hệ thống NHTM ở Việt Nam Nội dung công tác KTNB trong các NHTM ở Việt Nam thể hiện những nội dung cơ bản của KTNB nhưng nó được chi tiết và cụ thể bao gồm các lĩnh vực chủ yếu sau đây : Thứ nhất là kiểm toán về chấp hành các qui định của hội đồng quản trị về các chế độ liên quan đến hoạt động của đơn vị, các qui định, chính sách của ngành, của Nhà nước. Thứ hai, là kiểm toán về các nghiệp vụ kinh doanh như nghiệp vụ kinh doanh tín dụng, nghiệp vụ hối đoái, dịch vụ thanh toán, nghiệp vụ bảo lãnh... kiểm toán các báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm. Trong tương lai, hàng năm bảng thống kê tài sản và báo cáo tài chính của NHNN sẽ do tổng kiểm toán Nhà nước kiểm toán và xác nhận; bảng tổng kết tài sản và báo cáo tài chính hàng năm của NHTM sẽ do kiểm toán độc lập kiểm toán và xác nhận. Tuy nhiên để có được quá trình kiểm toán Nhà nước và kiểm toán nội bộ thì các NHTM trước hết phải thực hiện kiểm toán nội bộ. KTNB thực hiện càng sát với thực tế các thông tin thu được từ báo cáo kiểm toán càng có độ tin cậy cao. Do đó càng có ý nghĩa đối với chính doanh nghiệp và các chủ thể liên quan. Trong nội dung kiểm toán nội bộ đơn vị các NHTM, thông thường kiểm toán nội bộ sẽ tiến hành kiểm toán các báo cáo tài chính sau : Bảng cân đối tài sản, Báo cáo thu chi tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo các khoản cho vay, bảo lãnh và mở thư tín dụng nhập hàng trả chậm. Để có thể thực hiện tốt công tác KTNB nhằm bảo đảm an toàn cho hoạt động của mình, các NHTM phải ban hành các qui định về KTNB và tổ chức kiểm toán toàn bộ hoạt động từng thời kỳ, từng lĩnh vực từ đó đánh giá một cách độc lập và chính xác kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của mình. Phần II: thực trạng công tác KTNB trong các NHTM và những ý kiến đề xuất I. Thực trạng, khó khăn trong công tác KTNB ở các NHTM Trong những năm gần đây, hệ thống các tổ chức tín dụng không ngừng lớn mạnh cả về lượng cũng như chất. Tính đến ngày 31 tháng 3 năm 1999 ca rnước có 6 ngân hàng quốc doanh, 51 NHTM cổ phần, 25 chi nhánh ngân hàng nước ngoài, 4 ngân hàng liên doanh với nước ngoài, 13 công ty tài chính và công ty cho thuê tài chính, 996 quỹ tín dụng nhân dân. Hệ thống mạng lưới ngân hàng quốc doanh cũng không ngừng phát triển, mở rộng đến mọi vùng của đất nước. Sự lớn mạnh của hệ thống các tổ chức tín dụng nói chung và của hệ thống ngân hàng nói riêng đã góp phần quan trọng trong việc phát triển kinh tế xã hội. Cùng với sự lớn mạnh đó, KTNB cũng đi vào hoạt động và trở thành một bộ phận quan trọng trong các NHTM. 1. Thực trạng của công tác KTNB trong các NHTM Công tác KTNB được áp dụng trong các doanh nghiệp nói chung và các ngân hàng nói riêng chỉ mới vài năm trở lại đây nên những số liệu tổng kết về công tác này rất hạn chế và mang tính chất chung chung bởi công tác này chưa được tổng kết trên phạm vi rộng. Nhưng KTNB đã nhanh chóng thể hiện tính hiệu quả trong công tác kiểm tra, xác nhận giúp cho các ngân hàng có được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của mình. Trước hết, cần đề cập đến mô hình tổ chức công tác KTNB trong các NHTM hiện nay. Hiện nay ở hầu hết các ngân hàng đều thực hiện công tác KTNB nhưng với nhiều hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào qui mô hoạt động. Đối với các NHTM lớn, hoạt động trên địa bàn rộng mức đô các hoạt động gửi tiền, rút tiền, cho vay, thanh toán nhiều, phát sinh nhiều nghiệp vụ và các nghiệp vụ cũng phức tạp hơn. Do đó các công tác kế toán trong các NHTM này thường là rất lớn. Nên ở các NHTM lớn thường có một bộ phận được tách riêng ra làm công tác kiểm toán nội bộ. Số người trong bộ phận kiểm toán nội bộ phụ thuộc qui mô của mỗi NHTM. Đối với các NHTM nhỏ hoặc là các chi nhánh NHTM ví dụ như chi nhánh của các NHTM quốc doanh hoạt động trên địa bàn hẹp cũng có một bộ phận được tách riêng ra làm công tác KTNB - bộ phận này thường thường là trực thuộc giám đốc (Ban giám đốc). Các kiểm toán viên nội bộ ngân hàng thực chất, theo thống kê thường là cán bộ công nhân viên (thường là kế toán viên) được đơn vị cử đi đào tạo ngắn hạn rồi quay trở lại làm nhiệm vụ với tư cách là KTVNB. Bộ phận KTNB hoạt động do yêu cầu của giám đốc ngân hàng, hoặc của chủ tịch hội đồng quản trị ngân hàng đó. Thông thường, KTNB thực hiện theo định kỳ tháng hoặc năm. Thứ hai, về quá trình tổ chức thực hiện công tác KTNB NHTM. Khi có yêu cầu KTNB, bộ phận KTNB tiến hành đúng theo các bước của một cuộc KTNB nói chung. Tuy nhiên do trình độ hạn chế nên việc lập kế hoạch còn nhiều thiếu sót nhiều khi không đầy đủ, công tác chuẩn bị kiểm toán còn sơ sài, do đó việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả không cao. Tuy nhiên, cho đến nay từ khi các NHTM thực hiện KTNB, KTNB đã có tác dụng rất lớn trong công tác hỗ trợ cho các bộ phận khác như bộ phận kế toán, bộ phận kiểm soát, kiểm kê ngân quỹ. Có thể đưa ra một số tác dụng cụ thể sau: Một là, xuất phát từ đặc điểm hoạt động của NHTM đó là NHTM thường đã giành riêng một lượng tiền lớn và những chứng từ có giá để đảm bảo khả năng thanh toán. Lượng tiền này vừa được dùng làm dự trữ, vừa được dùng để điều chuyển, thanh toán. Phần lớn tài sản của ngân hàng là tiền mặt và các giấy tờ có thể giao dịch được. Do tính chất của tài sản nắm giữ mà một ngân hàng rất dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót đặc biệt là tính chất chuyển đổi cao của tiền mặt, séc và các chứng từ có giá khác. Việc thực hiện KTNB đã giúp cho các NHTM tìm ra những sai sót này và sửa chữa, hoàn thiện chúng đúng lúc, tránh được các sai sót gian lận kéo theo từ vấn đề đó. Hai là, do NHTM thường tham gia vào các giao dịch lớn, với số lượng tiền tệ rất lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc nhầm lẫn trong quá trình hạch toán là khó tránh khỏi. Hầu hết các trường hợp kế toán có thể phát hiện ra nhưng khi thực hiện công tác KTNB tạo điều kiện giúp cho việc rà soát của các nhân viên kế toán nhanh hơn. Ba là, các NHTM thường tổ chức hoạt động kinh doanh với một mạng lưới các chi nhánh, các phòng giao dịch trải rộng theo các khu vực hành chính. Vì vậy, việc phân cấp quản lý điều hành kinh doanh, chỉ tiêu tài chính là điều tất yếu. Bên cạnh đó là sự phân tán về hoạt động hạch toán kế toán, hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Nếu như cứ tiếp tục tiến hành duy trì chế độ quyết toán các báo cáo tài chính như hiện nay là các đơn vị cơ sở lập các báo cáo trên cơ sở các nghiệp vụ phát sinh từ cơ sở và gửi báo cáo lên trung tâm điều hành kiểm tra xem xét sơ bộ sau đó tập hợp toàn bộ hệ thống NHTM. Như vậy rõ ràng cách làm này không đảm bảo tính chính xác cao mà thông thường thì các đơn vị lập báo cáo có thể là cố ý dấu để những khoản có lợi cho đơn vị họ hay những điều không tốt có hại đến tình hình tài chính, tình hình phân phối kết quả thu nhập của đơn vị mình. Mặt khác, cũng có thể có những khoản sai sót mà tự bản thân đơn vị cơ sở không thể phát hiện ra khi lập baó cáo quyết toán. Việc thực hiện KTNB sẽ giúp cho các chính sách ngân hàng kiểm tra và tác nhân ngay tính trung thực hợp lý về các thông tin mà chi nhánh chuẩn bị trình lên trung tâm. Do đó khi tập hợp toàn ngành hệ thống NHTM thì bộ phận KTVNB của trung tâm cần xác định lại những thông tin đó một lần nữa với các dữ liệu đã thu thập được. Chính vì vậy mà khi tiến hành kiểm toán trong toàn bộ hệ thống NHTM, các NHTM sẽ tránh được khối lượng công việc dồn dập và tiết kiệm được thời gian, kết quả kiểm tra và xác nhận có độ chính xác cao hơn. Từ đây, có thể nói KTNB giúp các NHTM rút ngắn được các thủ tục. Các công việc, công tác nghiệp vụ được chuyển về một mối. Bốn là, việc thực hiện công tác kiểm toán nội