Đề tài Phương hướng và giải pháp cho ERP và phát triển Công ty Trần Anh

các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Thời kỳ hiện nay là thời kỳ của công nghệ thông tin của thế giới số, của tri thức của thế giới ảo. Thương mại đang đi vào hoạt động theo đúng nghĩa của nó và phát triển rộng khắp, Nó không chỉ có tác động to lớn tới các doanh nghiệp, còn đối với người tiêu dùng, cả chính phủ, các tổ chức, cơ quan và cả đối với mọi công dân. Sự cần thiết của thương mại điện tử không chỉ ở lợi ích to lớn tiềm tàng của nó mà còn ở sự đòi hỏi khách quan của hợp tác và hội nhập quốc tế. Trong những năm tới thương mại điện tử buộc các nước đang phát triển phải tham gia nếu không muốn tụt hậu lại đằng sau. Billgate đã từng nói, hiện nay mỗi cá nhân, doanh nghiệp không xắp xếp lại cuộc sống của mình với sự giúp đỡ của Internet thì sẽ bị đẩy ra khỏi quỹ đạo phát triển chung của toàn thế giới. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp phải đổi mới cách kinh doanh cổ truyền với sự ứng dụng của thương mại điện tử. Phải tìm tòi, ứng dụng một cách khoa học, hợp lý các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Ta có thể hiểu các phầm mềm (software) hay còn gọi là nhu liệu là một trong những tập hợp câu lệnh được viết bằng một hay một số ngôn ngữ lập trình theo trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hay giải quyết một số bài toán nào đó. Nó chính là sản phẩm là ứng dụng của thương mại điện tử. Phần mềm được chia làm hai loại là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Ở đây ta xét đến phần mềm ứng dụng. Nó là loại phần mềm có chức năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó. Và Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng nó có nhiệm vụ thực hiện tin học hoá các quá trình quản lý truyền thống, không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ hay xử lý thông tin. Ngày nay, các phần mềm quản lý có xu hướng "trực tuyến" nhiều hơn nhờ công nghệ trên nền Internet phát triển mạnh hơn 6 năm trước đây rất nhiều. Một số chủng loại phần mềm quản lý tiêu biểu: Quản lý kinh doanh và hoạt động Siêu thị Quản lý nhân sự Quản lý thi trắc nghiệm Quản lý phòng Game, Net Quản lý tài sản Quản lý bán hàng Các giải pháp ERP. 4. Công nghệ quản trị ERP 4.1. Tổng quan về ERP. 4.1.1. ERP là gì? ERP là viết tắt của ba chữ tiếng Anh (Enterprise Resource Plan) có nghĩa là kế hoạch hóa nguồn lực DN. Theo định nghĩa, ERP là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực... Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với kinh nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT. Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp hay ERP (Enterprise Resource Planning) đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một số doanh nghiệp nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Tại Việt Nam, các thông tin về ERP cũng chưa được thông tin đầy đủ và liên tục đến các DN. Một số DN đang ứng dụng ERP cũng rất “ngại” nói về mình. Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả năng phân tích quản trị; Tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai. ERP là mô hình quản trị doanh nghiệp dựa trên phân tích hệ thống tổng thể, nó cho phép người điều hành quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Hệ thống này sẽ tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin, tài chính, nguồn nhân lực, khách hàng và nhà cung cấp, thiết bị máy móc, quy trình công nghệ và sản xuất. ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin. Có 5 lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP • Tích hợp thông tin tài chính: • Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng • Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất • Giảm bớt hoá đơn • Chuẩn hoá thông tin nhân sự 4.2. Ưu và nhược điểm của ERP VIP enterprise. 4.2.1. Ưu điểm ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ...). Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù thuộc theo yêu cầu của nhà quản lý. Về lý thuyết, ứng dụng ERP doanh nghiệp sẽ thực hiện một cuộc đổi đời. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hoá, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành – ERP sẽ giúp theo dõi và quản lý thông suốt hoạt động của doanh nghiệp, tăng tính năng động, mền dẻo, đảm bảo phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Tính năng của ERP ngoại vượt trội hơn hẳn ERP nội, song trong điều kiện của Việt Nam thì việc ứng dụng ERP nội cũng thu được rất nhiều lợi ích, thứ nhất giá không quá đắt, nó cũng dễ học, dễ hiểu, dễ áp dụng hơn, việc triển khai cũng dễ hơn. Các phần mền kế toán.. dễ thích ứng hơn đối với hệ thống kế toán tuân thủ chế độ việt Nam 4.2.2. Nhược điểm Nhược điểm của ERP ngoại trước hết là về giá cả. ERP ngoại do tính hiệu quả của nó, nên thường có giá rất đăt, thứ hai về quá trình triển khai, nó đòi hỏi phải có nhân lực, đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, am hiểu máy tính. Quy trình triển khai của nó rất phức tạp. Và các giải pháp ERP nội trong thị trường Việt Nam với điều kiện của Việt Nam thì có phần đạt hiệu quả cao hơn. Một yếu điểm nữa là sản xuất tại nước ngoài. Và nó không tự sửa lỗi được. Còn đối với ERP nội thì do sản xuất trong nước nên sẽ năng động và dễ dàng hơn trong việc sửa đổi phần mềm 4.3. Điều kiện áp dụng. Muốn áp dụng thành công thì mỗi doanh nghiệp trước hết phải tìm hiểu thị trường, nghiên cứu để hiểu về các phần mềm đó, xem xét sự phù hợp của nó đối với doanh nghiệp của mình. ERP đòi hỏi trước hết ở nguồn nhân lực, đến tiềm năng, thị trường của doanh nghiệp. 4.4. Ứng dụng phần mềm ERP tại Việt Nam. Ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính. Như đã nói ở trên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP. ERP dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước được những bước đáng kể trên con đường này. Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất tốt để triển khai ERP. Việc ứng dụng ERP cũng cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu. Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau: Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng... Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán. Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm. Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp. Đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn. Như vây muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì và không thể làm được gì. Đối với các nhà quản lý, điều cần nhớ là ERP không tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP. Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản lý. ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. ERP không đơn thuần chỉ là một phần mềm, đó là một phong cách quản lý mới. II. THỰC TRẠNG HIỆN NAY. 1. Thực trạng thương mại điện tử Việt Nam trong nền kinh tế hiện nay. 1.1. Đặc điểm của kinh tế Việt Nam hiện nay. Kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ theo xu thế hội nhập và triển khai thực hiện các cam kết CEPT/AFTA, hiệp định thương mại Việt Mỹ BTA, tham gia tổ chức thương mại thế giới WTO. Ngoài ra còn ký nhiều hợp đồng với các nước khác trong khu vực và thế giới. Đặc biệt là các thị trường mới nổi như Châu Á, Phi. Trong nước hoàn thiện có cơ chế quản lý kinh tế, tạo dựng một khung luật pháp về kinh tế,về thương mại, doanh nghiệp, thị trường….đã có bước tiến rỗ rệt . Điều này hết sức tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển, thị trường trong nước, khu vực và thế giới rộng mở…Có cơ hôi tiếp xúc và ứng dụng nhiều công nghệ tiên tiến… Song song với những thuận lợi nó thì nước ta vẫn phải đối diện với rất nhiều khó khăn thách thức, trình độ công nghệ lạc hậu, thiếu vốn, sức cạnh tranh thấp, mà các doanh nghiệp nước ngoài đang trần ngập vào thị trường trong nươc, lại cộng với sức ép cạnh tranh ở thị trường quốc tê. Ta đang lâm vào tình trạng mất thị trường trong nước, thua thiệt ở thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp của ta muốn tồn tại được thì phải hết sức bản lĩnh, đổi mới, thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Và đỏi hòi sự hỗ trợ thì phía nhà nước. Đó là hoàn thiện hành lang pháp lý, thiết lập môi trường kinh doanh tự do lành mạnh, hỗ trợ cơ sở hạ tầng, giúp đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của thời đại. Phát triển hệ thống thông tin và tạo các đầu mối quốc gia. Quan trọng nhất vẫn là nhân tố con người, vì con người là trung tâm của sự phát triển từ khâu quản lý đến điều hành. Các ứng dụng thương mại điện tử chỉ có thể thành công được do có bộ óc con người, bộ óc của con người đã tạo ra nó và cũng là người triển khai ứng dụng nó. 1.2. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, của thương mại điện tử. Sự phát triển của công nghệ trên thế giới hiện nay hết sức mạnh mẽ, và ở Việt Nam cũng có sự phát triển vượt bậc, tuy vậy nhưng vẫn còn lạc hậu so với thế giới rất nhiều. Dần dần hoàn thiện các công nghệ cụ, và xuất hiện nhiều công nghệ mới có tính năng vượt trội. 1.3. Tác động tới doanh nghiệp thương mại. Các doanh nghiệp thương mại tồn tại trong môi trường kinh tế chung. Những biến cố của nền kinh tế nó có tác động rất to lớn tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải dựa vào thị trường, nghiên cứu thị trường, định hướng quyết định nhập và cung ứng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của thị trường, Phải nghiên cứu rất nhiều yếu tố khác của môi trường kinh tế nữa. Và điều hết sức quan trọng hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ của thương mại điện tử, thì việc ứng dụng vào hoạt động kinh doanh là điều tất yếu, nó đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp. Ngoài ra để phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh thì mỗi một doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu rất nhiều yếu tố của môi trường vĩ mô, môi trường tác nghiệp của doanh nghiệp, 2. Tổng quan về Trần Anh. 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trần Anh. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Từ lúc thành lập với tổng số nhân viên là 05 người làm việc trong một cửa hàng có diện tích > 60m2, sau 5 năm hoạt động hiện nay chúng tôi đã có tổng số > 260 nhân viên với 3 địa điểm kinh doanh có diện tích > 4.500m2. Không những thế, công ty Trần Anh còn luôn duy trì được tốc độ phát triển toàn diện về mọi mặt một cách rất bền vững & đáng kinh ngạc so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực. Gắn liền với sự hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá"... Hiện nay Trần Anh là 1 trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng ở mức rất cao và vững chắc trên mọi mặt. Trần Anh luôn chiếm được sự tin tưởng của các khách hàng bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ... mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được. Trần Anh cũng là một trong những thành viên sáng lập ra nhóm máy tính G6. Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn rất cao (hơn 80% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quí khách hàng. Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là: “Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần Anh” Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ: “Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta” 2.2. Triết lý kinh doanh của Trần Anh. - Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững. - Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn "Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu ! 2.3. Điều kiện của Trần Anh để ứng dụng phần mềm công nghệ quản lý ERP. Trước khi ứng dụng phần mềm này ông Trần Xuân Kiên cùng với các nhân viên cấp cao đã tiến hành nghiên cứu rất kỹ rồi mới đưa ra quyết định táo bạo này, nhận thấy doanh nghiệp mình có nền tảng văn hoá doanh nghiệp, từ khi thành lập doanh nghiệp đã xây dựng được một triết lý kinh doanh hoàn toàn đúng đắn và tạo dựng môi trường văn hoá tốt, các mối quan hệ giữa nhân viên công ty với nhau, rồi mối quan hệ giữa công ty với khách hàng… đều được thiết lập tốt đẹp. Tạo cơ sở thể có thể ứng dụng tốt phần mềm này. Tiếp theo là Trần Anh là một thế giới số, phân phối lưu thông hàng điện tử, nên không khó trong việc trang bị các thiết bị điện tử, cơ sở vật chất cho việc ứng dụng ERP, ngoài ra doanh nghiệp đã đào tạo bồi dưỡng được đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, có thể đáp ứng nhu cầu của ERP...Biết được điều gì cần thiết, nên thành công là điều sẽ đến đối với các doanh nghiệp. 3. Ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của Trần Anh. 3.1. Khó khăn đầu tiên. Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của công ty Viami Software để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ QL ông Kiên và Ban giám đốc của Trần Anh đã xác định là vất vả. Và thực tế, Trần Anh đã trải qua những ngày siêu thị phải đóng cửa do rối loạn và để xem xét lại hệ thống ứng dụng. Thiệt hại doanh số là điều hiển nhiên, đó là chưa kẻ mất khách hàng… 90% các cấp QL phản đối trong những ngày đầu triển khai. Tuy nhiên, sau một tháng, khi PM đã chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận. Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định. Hiện tại, hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Ta thấy để ứng dụng thành công phần mềm này và đưa vào sử dụng thành thạo rất khó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn sàng mọi điều kiện tốt nhất cho nó, từ nguồn lực đến các cơ sở vật chất và đặc biệt chính là các nhân viên kỹ thuật công nghệ, những chuyên viên mới trình độ năng lực có thể hiểu và vận hành tốt những phần mềm công nghệ này. 3.2. Lợi ích to lớn mà Trần Anh đã thu được từ ngày ứng dụng các phần mền hỗ trợ hoạt động kinh doanh. (PM kế toán, quản trị kho bằng mã vạch…) Quan điểm của Ông Trần Xuân Kiên , Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần Thế Giới Số Trần Anh : xu hướng cạnh tranh tất yếu giữa các siêu thị không còn là cạnh tranh về giá, phân phối hay nguồn hàng chất lượng mà là công nghệ quản lý (QL).Công nghệ QL sẽ mang lại cho Siêu thị phong cách văn minh trong mua bán và chuyên nghiệp trong phục vụ.Hơn thế nữa, công nghệ QL còn giúp các nhà kinh doanh bán lẻ đẩy nhanh vòng quay của vốn và gia tăng độ chính xác đối với các quyết định cung ứng, phân phối hàng hoá, DV. Từ báo cáo ngày …. Là một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng  15 - 20 tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng.Chế độ báo cáo tức thì có lẽ là mong muốn chung của hầu hết các nhà QL hiện nay. Ông Kiên cũng vậy. Ông cho biết, trước đây, mặc dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho, ông phải chờ đến cuối ngày. “ Chúng tôi rất khó khăn trong việc đưa ra quyết định cung ứng cũng như phân phối hàng , nếu chờ báo cáo vào cuối ngày rồi mới quyết định thì chúng tôi có thể bỏ lỡ các cơ hội kịnh doanh “, ông Kiên bày tỏ. Bên cạnh đó, do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng trong ngày nên Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng.Đây là những thiệt hại không nhìn rõ nét và đo đếm được bằng tiền nhưng nếu không nhanh thay đổi, các công ty kinh doanh bán lẻ trong nước như Trần Anh sẽ lao đao khi các tập đoàn bán lẻ lớn của nước ngoài đặt chân vào thị trường, ông Kiên nhấn mạnh. …tới báo cáo online Ông Kiên tỏ ra khá mãn nguyện với hệ thống QL hiện tại. “Chúng tôi có thể xem báo cáo vào bất cứ thời điểm nào trong ngày và từ bất cứ đâu, chỉ cần có Internet”, ông Kiên chỉ tay vào chiếc máy tính. “Ngay lúc này, nếu muốn, tôi có thể sử dụng PM để phân tích hiệu quả của đồng vốn quay vòng, phân tích mặt hàng nào lãi cao, mặt hàng nào lãi thấp, mặt hàng nào tổn kho quá lâu… nhằm kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết”. Thậm chí, hệ thống còn cho phép phân tích sâu sắc hơn về hiệu suất kinh tế đối với từng mặt hàng. Như có những mặt hàng lãi cao nhưng chi phí đi kèm (bán hàng, QL) cũng cao, suy ra hiệu suất kinh tế thấp, do vậy cần phải điều chỉnh. “Một siêu thị có chính sách giá tốt nhưng chỉ cần cân đối hàng tồn kho không tốt, dẫn đến không đủ hàng cung cấp cho khách hàng, giảm chất lượng phục vụ sẽ mất dần khách hàng”. Trước khi ứng dụng ERP Sau khi ứng dụng ERP Báo cáo theo ngày Báo cáo Online Nhập hàng theo từng cửa hàng Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả chuỗi cửa hàng Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa các kho Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng giữa các điểm Hạn chế phân tích kinh doanh Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do luôn nhập hàng mới Ông Kiên cho biết, hiện tại, lợi nhuận của các đơn vị ngành kinh doanh bán lẻ thường chỉ đạt khoảng 5%. Nhưng nhờ ứng dụng hệ thống ERP giúp hiệu suất quay vòng đồng vốn nhanh, nên lợi nhuận của Trần Anh có thể tăng thêm 3-5%. Đây là giá trị không hề nhỏ đối với một siêu thị bán lẻ như Trần Anh, vì từ giá trị này Trần Anh giảm được áp lực việc đi vay vốn, tạo nên thế mạnh cạnh tranh. Từ năm 2005, Trần Anh đã đi trước một bước trong công nghệ quản lý bằng việc ứng dụng mã vạch. Nhờ vậy nên khi hợp nhất dữ liệu trở nên đơn giản hơn. Thông tin hàng hoá chỉ cần nhập một lần. Việc QL hàng hoá xuất/ nhập kho, mua/ bán đều thông qua mã vạch. Nhờ đó Trần Anh đẩy lùi tình trạng nhập dư và thiếu cân đối hàng giữa các điểm trong chuỗi cửa hàng. Bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng và phân phối hàng hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị thiếu hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%. Thậm chí cả những bộ phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng dụng QL mà tiết giảm được. Đều nhờ quyết tâm Ngoài hệ thống ERP, Trần Anh mới trang bị thêm giải pháp xếp hàng điện tử nhằm tăng thêm độ văn minh trong phục vụ khách hàng. Dự kiến trong thời gian tới, Trần Anh sẽ ứng dụng thêm giải pháp CRM và QL khách hàng theo mã. Đồng thời, theo kế hoạch, Trần Anh sẽ niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán trong năm 2009. Thời gian đến thời điểm đó không còn nhiều nhưng ông Kiên tỏ ra khá tự tin với hệ thống QL hiện nay và cho rằng, để theo kịp như Trần Anh, các siêu thị khác phải mất từ một năm rưỡi cho tới hai năm. Và cú chạy bứt phá này có thể sẽ giúp Trần Anh sớm hoàn thành được mong muốn trở thành siêu thị số hàng đầu, đủ sức đương đầu với các tập đoàn bán lẻ nước ngoài trong những năm tới. Trần Anh là một điển hình trong thí dụ về doanh nghiệp Việt Nam đã ứng dụng thành công các phần mềm công nghệ hỗ trợ hoạt động kinh doanh và đặc biệt là phần mềm ERP VIP Enterprise. Từ những minh chứng trên cho thấy việc quyết định ứng dụng các phần mềm này quả là một ý tưởng táo bạo và hết sức sáng suốt. Trên thực tế việc đó nó đã tạo nên những thành tựu vô cùng to lớn. 4. Kết luận và đánh giá. 4.1. Tầm quan trọng của thương mại điện tử nói chung và phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh nói riêng. Thế giới hiện nay nó đã khác một vài năm trước rất nhiều. Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, của thương mại điện tử. Đã làm cho cuộc sống của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp thay đổi rất nhiều. Và mỗi cá nhân mỗi doanh nghiệp nếu không biết cách thích ứng sẽ bị đào thải ngay. Cùng với sự chuyển mình của thế giới, ta phải xem xét tầm quan trọng của thương mại điện tử và ứng dụng của nó. Ở trên ta đã phân tích lợi ích to lớn, bao trùm và tiềm tàng của nó. Và những điều kiện khách quan đưa đến việc chúng ta phải ứng dụng nó vào cuộc sống thường ngày. Nó là tất yếu mỗi doanh nghiệp với sự hỗ trợ của các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh thì hiệu quả kinh doanh tăng lên rất nhiều. 4.2. Bài học kinh nghiệm được rút ra từ phân tích thực tiễn. Việc ứng dụng thương mại điện tử vào hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp là tất yếu. Nhưng không phải cứ nói là đưa vào ứng dụng là được. Chúng ta không thể áp dụng một cách máy móc, dập khuôn, trước hết phải tìm hiểu, phải học hỏi kinh nghiệm. Có hiểu được các tính năng tác dụng của nó, thì chúng ta mới có thể vận hành tốt được nó, và từ đó mới khai thác được hết ưu điểm của nó vá có thể hạn chế được nhược điểm. Để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Việc quyết định ứng dụng ERP là công việc hết sức gian lan, nhưng không phải không thành công, chẳng hạn như Trần Anh ta đã nghiên cứu. Để đưa đến quyết định ứng dụng ERP VIP enterprise, cả hội đồng doanh nghiệp đã phải nghiên cứu kỹ lưỡng, thấy được tầm quan trọng, tính tất yếu của phần mềm này, và khả năng thành công của mình. Để có một quyết định táo bạo. Chỉ sau một thời gian để hoà hợp, đến bây giờ thì nó đã chạy rất ổn định, và ta có thể thấy được lợi ích kinh tế hết sức rõ ràng từ quyết định này. Một điều nữa là giải pháp ERP như một con dao hai lưỡi, nếu ta không thành công, nó sẽ nhấn trìm ta. Trước khi đưa ra quyết định ta phải xem xét nghiên cứu rất kỹ, phải tính toán đến các giải ph