Đề tài Phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại Ánh Việt

mức thấp nhất. Tại kho của C. Ty, thủ kho có nhiệm vụ quản lý NVL xem có đúng quy cách về chủng loại, chất lượng, có đầy đủ số lượng hay không? Thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về số NVL nhập kho của mình. Hàng về nhập kho phải có hóa đơn chứng từ, mọi việc ngoài quy định phải xin ý kiến và được sự đồng ý của GĐ, Ban lãnh đạo. Thủ kho còn có trách nhiệm ghi chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư sắp xếp cho khoa học và hợp lý. Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán kế toán NVL căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL , kiểm tra tình hình mua vật tư về số lượng, chất lượng, giá cả … nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho SX. Về bộ phận bốc vác vận chuyển, làm việc theo sự điều động của phòng kế hoạch vật tư, bốc vác vận chuyển phải đảm bảo kịp thời theo tiến độ. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào yêu cầu chất lượng của sản phẩm có nhiệm vụ tìm ra các loại NVL đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra. Các loại NVL, phụ tùng nếu không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá. Như vậy, có thể nói thủ kho quản lý NVL về mặt hiện vật còn kế toán NVL quản lý về mặt giá trị. 2.2.1.3. Tính giá NVL 2.2.1.3.1. Đối với mua ngoài NVL nhập kho C. Ty SX chủ yếu là các loại mặt hàng bàn, ghế gỗ nên gỗ đầu vào thường được mua ở nước ngoài và kiểm tra chất lượng quy cách trước khi đưa vào SX. NVL mua về trực tiếp SX nên không chịu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT), còn đối với NVL mua ngoài từ trong nước thì chịu thuế VAT. = + Giá thực tế nhập kho Giá mua ghi trên hóa đơn Các chi phí liên quan Trong đó: + Giá mua trên hóa đơn không bao gồm thuế VAT. + Chi phí liên quan đến quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, chi phí liên quan đến bộ phận thu mua, phí thủ tục hải quan … Ví Dụ: Theo hóa đơn số 16889 ngày 10 tháng 10 năm 2009. C. Ty TNHH – TM Ánh Việt mua gỗ nhập khẩu từ BRAZIL với số lượng 1.500m3 đơn giá 210USD theo tỷ giá ngày 10 tháng 10 năm 2009 (1USD = 17.000 VNĐ). Theo phiếu nhập kho ngày 15 tháng 10 năm 2009 Chi phí vận chuyển: 26.775.000 đồng. Chi phí bốc xếp cảng tàu: 29.452.500 đồng. Vậy: Giá thực tế nhập kho như sau: Giá thanh toán trên hóa đơn theo ngoại tệ: 1.500m3 x 210USD=315.000 USD Quy đổi thành VNĐ: 315.000 x 17.000 = 5.355.000.000 đồng. Giá thực tế NVL nhập kho: 5.355.000.000 + 26.775.000 + 29.452.500 = 5.411.227.500 5.411.227.500 1.500 = 3.607.485 Đơn giá 1m3 gỗ nhập khẩu: Thuế nhập khẩu: 0 Thuế VAT: 0 2.2.1.3.1. Đối với NVL xuất kho NVL xuất kho cho các bộ phận SX gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau mà trên thực tế giá cả thị trường thường xuyên biến động nên giá cả NVL xuất kho cho C. Ty áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước. Theo phương pháp này thì kế toán phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng NVL xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Cứ như thế, cuối tháng kế toán tính ra đơn giá thực tế của NVL tồn kho. Ví dụ: Theo tình hình thực tế về xuất kho gỗ tròn chò trong tháng 10 năm 2009 như sau: Số lượng gỗ tròn chò tồn kho đầu tháng là 823m3 đơn giá 3.205.845 đồng/m3. Ngày 05 – 10 - 2009 xuất kho gỗ tròn chò để làm hàng xuất khẩu với số lượng 400 m3. Ngày 10 – 10 – 2009 nhập kho gỗ tròn chò với số lượng 1.500m3 đơn giá 3.607.485 đồng/m3. Ngày 15 – 10 – 2009 xuất kho gỗ để làm hàng xuất khẩu với số lượng 300m3. Ngày 20 – 10 – 2009 xuất kho gỗ để làm hàng xuất khẩu với số lượng 500m3. Ngày 25 – 10 – 2009 xuất kho gỗ để SX với số lượng500m3. Cách tính cụ thể như sau: BẢNG TÍNH GIÁ GỖ TRÒN CHÒ XUẤT KHO (Theo phương pháp nhập trước – xuất trước) STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu tháng 832 3.205.845 2.667.263.040 01 05 05/10 Xuất gỗ để SX 400 3.205.845 1.282.338.000 432 3.205.845 1.384.925.040 02 10 10/10 Nhập kho gỗ 1.500 3.607.485 5.411.227.500 432 1.500 3.205.845 3.607.485 1.384.925.040 5.411.227.500 03 15 15/10 Xuất kho để SX 300 3.205.845 961.753.500 132 1.500 3.205.845 3.607.485 423.171.540 5.411.227.500 04 20 20/10 Xuất kho để SX 132 368 3.205.845 3.607.485 423.171.540 1.327.554.480 1.132 3.607.485 4.083.673.020 05 25 25/10 Xuất kho để SX 500 3.607.485 1.803.742.500 632 3.607.485 2.279.930.520 Cộng phát sinh 1.500 5.411.227.500 1700 5.798.560.020 Tồn cuối tháng 632 2.279.930.520 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2. Quy trình KSNB NVL tại C. Ty Tại C. Ty với nhu cầu sử dụng NVL dùng cho SX tương đối lớn nên kế toán đã sử dụng hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ, sử dụng phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song để theo dõi NVL nhập - xuất dùng cho SX trong kỳ. Theo phương pháp này, DN đồng thời phải mở cả 2 thẻ ở cả phòng kế toán và ở kho. Ở kho: Thủ kho theo dõi ghi chép số lượng nhập xuất từ các chứng từ vào thẻ kho . Ở phòng kế toán: Từ các chứng từ nhập, xuất vật tư kế toán theo dõi trên sổ ghi chép và theo dõi về mặt số lượng lẫn giá trị vật tư nhập, xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ các chứng từ nhập xuất vật tư được thủ kho chuyển lên cho kế toán kiểm tra và ghi sổ chi tiết cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư và đối chiếu số tồn trên sổ chi tiết phải khớp với số tồn trên thẻ kho. Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ của phần hành kế toán NVL tại Công Ty TNHH-TM Ánh Việt: Phiếu Nhập Kho Thẻ Kho Phiếu Xuất Kho Thẻ Chi Tiết Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày (định kỳ) : Ghi vào cuối tháng : Đối chiếu vào cuối tháng Căn cứ để ghi sổ của phần hành kế toán NVL là các phiếu nhập kho, xuất kho, đề nghị mua hàng, hóa đơn VAT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, thẻ kho, thẻ (sổ) chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết ... Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn vật tư Biên bản kiểm nghiệm vật tư Hóa đơn mua hàng Giấy đề nghị cấp vật tư Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Phiếu xuất kho Giấy đề nghị mua vật tư Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ nhập – xuất NVL Ghi chú: : Ghi hàng ngày (định kỳ) : Ghi vào cuối tháng : Đối chiếu vào cuối tháng 2.2.2.1. Các rủi ro thường gặp đối với công tác quản lý NVL tại C. Ty 2.2.2.1.1. Rủi ro trong quy trình mua NVL – nhập kho F Các rủi ro xảy ra trong quá trình mua NVL: Thứ nhất, những rủi ro trước khi mua hàng: những người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được, nội dung và hình thức trình bày không chính xác. Thứ hai, gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó. Thứ ba, rủi ro trong việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp bán hàng không phù hợp nhất hoặc ở mức giá cao so với các nhà cung cấp khác có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. Thứ tư, nhân viên mua hàng nhận không đúng hàng: Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. Thứ năm, nhận được hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành: Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp. Thứ sáu, thanh toán mua hàng không chính xác: Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền. F Các rủi ro xảy ra trong quy trình nhập kho NVL tại C. Ty Thứ nhất, ghi nhận hàng nhập kho không đúng thủ tục: Không có đầy đủ hóa đơn, hóa đơn mua hàng không đúng quy định, không có hợp đồng mua hàng đối với việc mua hàng với số lượng lớn hay các chứng từ có liên quan, không ghi phiếu nhập kho cho mỗi lần nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng giữa người nhận và nhà cung cấp, không có biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho ... Thứ hai, hình thức trình bày cũng như nội dung thể hiện trên phiếu nhập kho không chính xác: Phiếu nhập kho chưa đúng quy định, không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán, nhập kho nhưng không thực nhập mà ghi số liệu khống. Thứ ba, trường hợp vật tư mua về mà hóa đơn chưa có nhưng đã xuất dùng ngay lúc này giá thực tế khi có hóa đơn và giá tạm tính khi xuất dùng sẽ không phù hợp. Hoặc hóa đơn đã mang về mà quá trình vận chuyển vật tư chưa tới nơi. Cả hai trường hợp này đều làm cho số liệu giữa kế toán và thủ kho sẽ chênh lệch nhau. 2.2.2.1.2. Rủi ro trong quy trình xuất kho NVL Thứ nhất, các rủi ro trước khi thực hiện việc xuất kho: yêu cầu về giấy đề nghị cấp vật tư không chính xác, nội dung và hình thức trình bày không đúng. Thứ hai, nội dung ghi và cách sử dụng phiếu xuất kho không đúng quy định chẳng hạn như: không có đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ ký, các chỉ tiêu không nhất quán… Số lượng xuất kho không đúng như số liệu ghi trên phiếu xuất kho Thứ ba, tiến hành việc xuất kho vật tư không đúng thủ tục: không có phiếu đề nghị cấp vật tư hoặc có phiếu nhưng thiếu chữ ký, trình bày không chính xác mà vẫn xuất vật tư, xuất vật tư với số lượng không đúng so với số liệu ghi trên phiếu cấp vật tư, hoặc cấp sai loại vật tư nhầm quy cách, chủng loại. Xuất kho mà không ghi phiếu hoặc để đến một thời gian định kỳ mới ghi phiếu xuất kho, số vật tư khi nhập về chưa ghi phiếu nhập kho mà đã tiến hành làm thủ tục cho xuất kho. Thứ tư, C. Ty không tuân thủ các nguyên tắc quản lý: không tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, không tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm 2.2.2.1.3. Rủi ro trong quy trình kiểm kê NVL Các thành viên trong Ban kiểm kê NVL thông đồng với nhau hoặc không thực hiện việc kiểm kê nghiêm túc, dẫn đến kết quả của việc tiến hành kiểm kê là thiếu chính xác. 2.2.2.2. Các hoạt động kiểm soát NVL tại C. Ty 2.2.2.2.1. Kiểm soát quy trình mua – nhập kho NVL Khi phân xưởng SX có nhu cầu sử dụng NVL mà NVL trong kho hết, để tiếp tục phục vụ cho quá trình SX thì nhân viên sẽ viết Phiếu đề nghị mua hàng gửi lên phòng kế hoạch vật tư. Yêu cầu mua NVL. F Các thủ tục kiểm soát trong quá trình mua NVL tại C. Ty: Thứ nhất: Để hạn chế rủi ro đối với việc những người không đủ thẩm quyền vẫn có thể viết phiếu đề nghị mua hàng thì C. Ty yêu cầu đối với những người viết phiếu đề nghị mua hàng phải là những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng chẳng hạn như: tổ trưởng của từng tổ hay thủ kho. Ngoài ra, C. Ty chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi. Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền. Thủ tục kiểm soát đối với những công việc trên C. Ty đã áp dụng là hình thức kiểm tra và phê duyệt. Ví Dụ: Tại Công Ty TNHH-TM Ánh Việt, vào ngày 25/05/2009 ở kho hết vật liệu chính là gỗ tròn chò. Để tiếp tục thực hiện quá trình sản xuất, tổ trưởng tổ Chà Bo anh Lê Minh Khang đã viết giấy đề nghị yêu cầu mua hàng như sau: Công Ty TNHH-TM Ánh Việt Bộ phận: Tổ Chà Bo PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG Họ và tên người đề nghị: Lê Minh Khang Lý do: Phục vụ sản xuất Đề nghị Ban lãnh đạo mua một số vật liệu như sau: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng 1. Gỗ tròn chò M3 375 Tổng cộng 375 Thủ kho Quản đốc Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Yêu cầu đối với Phiếu đề nghị mua vật tư phải có đầy đủ các chữ ký và thực tế số vật tư yêu cầu mua dưới kho đã hết hoặc không đủ để SX. Phiếu đề nghị mua hàng do bộ phận kế toán vật tư trong C. Ty phát hành. Dựa vào phiếu đề nghị mua vật tư trên, C. Ty tiến hành cử nhân viên phụ trách thu mua NVL đến liên hệ với nhà cung cấp để khảo sát giá và điều kiện cung ứng của nhà cung ứng cho C. Ty. Sau khi khảo sát giá và điều kiện cung ứng của nhà cung cấp nếu phù hợp với điều kiện kinh tế và SX của C. Ty thì nhân viên thu mua tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn tất thủ tục mua bán với nhà cung cấp nhân viên phụ trách thu mua đem hợp đồng mua bán về phòng kế toán để cho nhân viên kế toán theo dõi. Rủi ro trong nghiệp vụ mua hàng giữa nhân viên với nhà cung cấp là rất nhiều do đó cần phải có những thủ tục kiểm soát chặt chẽ và thực tế. Thế nhưng hiện tại ở C. Ty vẫn chưa có hệ thống kiểm soát giữa nhân viên mua vật tư với nhà cung cấp. Thứ hai, kiểm soát việc nhân viên mua hàng nhận không đúng hàng. C. Ty tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nhân viên nhận hàng thường là thủ kho, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhân viên nhận hàng thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Khi nhà cung cấp thông báo là đã giao hàng cho công ty thì kế toán căn cứ số lượng giá cả trên hợp đồng đối chiếu với số lượng và giá cả trên hóa đơn VAT, chứng từ này được lập 3 liên. Liên 1: Lưu tại gốc (Người bán) Liên 2: Giao khách hàng (Người mua) Liên 3: Làm chứng từ thu tiền Mẫu hóa đơn như sau: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 25 tháng 05 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT – 3LL TK/2009N 027292 Đơn vị bán hàng: Cơ sở vật tư Tấn Phát Địa chỉ: KCN Phú Tài Số tài khoản: 0103144495 Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hoàng Yến Đơn vị: Công Ty TNHH-TM Ánh Việt Điện thoại: 0563 846 845 Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Số tài khoản: 710A00447 VNĐ Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng MS: 4 1 0 0 2 6 6 6 8 1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A 1. B Gỗ tròn chò C M3 1 375 2 3.281.170 3=1x2 1.230.438.750 Cộng tiền hàng: 1.230.438.750 Thuế suất VAT: 10% Tiền thuế VAT: 123.043.875 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.353.482.625 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm năm mươi ba triệu bốn trăm tám mươi hai nghìn sáu trăm hai mươi lăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên,đóng dấu) Những rủi ro hay xảy ra khi kế toán nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Thứ ba, kiểm soát trong trường hợp nhận hóa đơn. C. Ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn được đánh số theo thứ tự để sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ. Kế toán kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng. Thứ tư, kiểm soát trường hợp thanh toán tiền hàng. Phòng kế toán bộ phận công nợ phải trả lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán. Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán”. Sau khi nhận được hóa đơn mua hàng về thì kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho. Phương pháp lập: Khi lập phiếu phải ghi rõ số phiếu và thời gian lập phiếu, họ và tên người nhập vật tư, số hoá đơn hay lệnh nhập kho, tên kho nhập, phiếu này do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận xuất lập thành hai liên: + Liên 01: Lưu ở nơi lập phiếu + Liên 02: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển xuống phòng kế toán ghi sổ. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 20 Nơ :152 Ngày 25 tháng 05 năm 2009 Có :1121 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Hoàng Yến Địa chỉ: Theo hóa đơn số 027292 ngày 25 tháng 05 năm 2009 Nhập tại kho: Nguyên Vật Liệu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Gỗ tròn chò M3 375 375 3.281.170 1.230.438.750 Cộng: 22.950.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng. Nhập, ngày 25 tháng 5 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho phải có đầy đủ các chữ ký mới được xem là hợp lý, hợp lệ và cũng để làm căn cứ kiểm tra sau này khi phát hiện thiếu hụt hay thừa vật tư. F Các thủ tục kiểm soát quy trình nhập kho tại C. Ty: Hiện tại, C. Ty đang thực hiện việc kiểm soát quy trình nhập kho dưới hình thức soát xét các hoạt động, kiểm tra và ủy quyền như sau: Thứ nhất, để hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro và sai sót về quy trình nhập kho NVL thì thủ kho và kế toán phải tuân thủ đúng nguyên tắc và quy định tại C. Ty, chỉ nhập kho khi có đầy đủ các loại chứng từ và hóa đơn cần thiết, kiểm tra một cách chính xác nội dung của các chúng từ và hóa đơn, kiểm tra đầy đủ số lượng thực tế nhập kho ghi trên hóa đơn. Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra các chứng từ và hóa đơn thì mới tiến hành nhập kho và sau mỗi lần nhập kho C. Ty đều viết phiếu nhập kho và lên sổ thể hiện đúng số lượng cũng như giá trị thực tế của lượng vật tư mới nhập vào kho. Thứ hai, khi ghi phiếu nhập kho phải chính xác, ghi đúng số liệu ghi trên hóa đơn và phải lập phiếu nhập kho theo quy định của C. Ty, có đầy đủ các chữ ký sau đó lưu trữ cẩn thận để thuận lợi cho việc kiểm kê vào định kỳ. Thứ ba, giữa kế toán và thủ kho thường xuyên kiểm tra đối chiếu với nhau để kịp thời phát hiện và sớm tìm ra nguyên nhân của việc không trùng khớp số liệu và kịp điều chỉnh số liệu. F Tính giá mua NVL Vì C. Ty áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị thực tế vật liệu nhập kho chưa bao gồm thuế VAT. Giá mua thực tế nhập kho = 1.230.438.750 đ 1.230.438.750 375 = 3.281.170 Đơn giá 1m3 gỗ: Thuế VAT = 123.043.875 Khi có phiếu nhập kho ở kho thủ kho sẽ tiến hành mở thẻ kho theo phương pháp thẻ song song. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: ngày 25 tháng 05 năm 2009 Thủ kho: Lê Minh Sang Tên vật liệu: Gỗ tròn chò STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 1 Tồn đầu kỳ 200 2 PN08 03/05 nhập kho gỗ 03/05 500 3 PX05 04/05 Xuất cho bộ phận SX 04/05 700 4 PN15 14/05 Nhập kho gỗ 09/05 325 5 PX10 17/05 Xuất cho bộ phận sản xuất 14/05 200 6 PX15 19/05 Xuất cho bộ phận sản xuất 19/05 125 7 PN20 25/05 Nhập kho gỗ 25/05 375 8 PX20 27/05 Xuất gỗ để sản xuất 27/05 375 Cộng phát sinh 1200 1400 Tồn cuối tháng 0 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đồng thời ở phòng kế toán, kế toán NVL tiến hành ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S10 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 05 năm 2009 Tên vật liệu: Gỗ tròn chò ĐVT: m3 STT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 3.281.170 200 656.234.000 1 PN08 03/05 Nhập kho gỗ tròn chò 1121 3.281.170 500 1.640.585.000 700 2.296.819.000 2 PX05 04/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 700 2.296.819.000 0 0 3 PN15 14/05 Nhập kho gỗ tròn chò 331 3.281.170 325 1.066.380.250 325 1.066.380.250 4 PX10 17/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 200 656.234.000 125 410.146250 5 PX15 19/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 125 410.146250 0 0 6 PN20 25/05 Nhập kho gỗ tròn chò 1121 3.281.170 375 1.230.438.750 375 1.230.438.750 7 PX20 27/05 Xuất gỗ cho sản xuất 621 3.281.170 375 1.230.438.750 0 0 Cộng phát sinh 1200 3.937.404.000 1400 4.593.638.000 Tồn cuối tháng 0 0 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Yêu cầu đối với việc ghi sổ của kế toán vật tư và thủ kho cần tuân thủ nguyên tắc thận trọng, chính xác. Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn Mẫu số: S02a– DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C 1 2 3 4 PN07 02/05 Mua keo 502 về nhập kho Mua ốc vis về nhập kho 152-P 152-P 1111 1111 5.925.000 1.200.000 PN04 03/05 Mua gỗ xoan về nhập kho 152-C 1121 432.308.000 PN08 03/05 Mua gỗ tròn chò nhập kho 152-C 1121 1.640.585.000 PN06 04/05 Mua sơn lót NC nhập kho 152-P 1111 1.700.000 PN05 05/05 Mua ống đồng nhập kho 152-P 1111 2.910.000 PN09 06/05 Mua giấy nhám về nhập 152-P 331 7.600.000 PN10 10/05 Mua ốc vis nhập kho 152-P 331 1.200.000 PN11 12/05 Mua sơn lót NC nhập kho 152-P 331 2.550.000 PN15 14/05 Mua gỗ tròn chò nhập kho 152-C 331 1.066.380.250 PN17 16/05 Mua vecni trả bằng TM 152-P 1111 579.000 PN21 20/05 Mua ốc vis về nhập kho 152-P 1111 600.000 PN18 22/05 Mua ống đồng nhập kho 152-P 331 1.455.000 PN20 25/05 Mua gỗ tròn chò NK 152-C 1121 1230438750 PN22 26/05 Mua keo 502 nhập kho 152-P 1111 197.500 Tổng cộng: 4.395.628.500 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào các chứng từ hàng ngày trong 1 tháng, cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: 2.2.2.2.2. Kiểm soát quy trình xuất kho NVL Khi các phòng ban, phân xưởng SX có nhu cầu vật tư cho quá trình SX thì người phụ trách bộ phận sử dụng phải lập giấy đề nghị cấp vật tư. Nếu vật tư có giá trị lớn thì phải qua Giám đốc C. Ty ký duyệt, nếu là vật tư xuất kho định kỳ thì không cần qua ký duyệt của lãnh đạo C. Ty. Để hạn chế những rủi ro thì khi xuất kho cần có những thủ tục kiểm soát như sau: Thứ nhất, kiểm tra chính xác chứng từ cần thiết trước khi thực hiện việc xuất kho Quy định thủ tục xuất vật tư, nguyên tắc là vật tư xuất kho phải phù hợp với kế hoạch, được phê chuẩn đúng đắn, phù hợp với chính sách giá, vật tư xuất ra phải đúng nhu cầu và đúng dự toán. Do đó giấy đề nghị cấp vật tư sau khi đưa lên phòng kế hoạch vật tư phải được xem xét, đánh giá kỹ nếu như vật tư xuất dùng với số lượng lớn. Giấy đề nghị cấp vật tư theo mẫu quy định của C. Ty như sau: Công Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT Địa chỉ: 199 Tây Sơn, Quy Nhơn GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Ngày 05 tháng 05 năm 2009 Kính gửi: Phòng Kế Toán Vật Tư Tôi tên là: Đặng Văn Châu Chức vụ: Tổ trưởng tổ Lắp Ráp Đề nghị xuất NVL sau để lắp vào sản phẩm STT Tên NVL ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Ốc vis Con 2000 Kế toán trưởng Phụ trách KT-VT Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để kiểm soát được tình hình xuất kho NVL sao cho hợp lý, tránh thất thoát và đảm bảo về mặt số lượng thì yêu cầu thủ kho và kế toán vật tư phải theo dõi chặt chẽ ngay từ các khâu ban đầu của quy trình xuất kho NVL. Cũng giống như trường hợp viết phiếu đề nghị mua vật tư thì giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải là những người có đủ thẩm quyền và trách nhiệm mới được viết. Chẳng hạn như tổ trưởng của các bộ phận hay là quản đốc. Và giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan ít nhất là có 2 chữ ký của người xuất vật tư và người nhận vật tư.