Đề tài Phương pháp tài khoản kế toán và việc vận dụng phương pháp tài khoản kế toán để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

. Việc tính toán số dư cuối kỳ của tài khoản cũng không có gì phức tạp, nó tuân theo công thức sau: Số dư cuối kỳ của tài khoản = Số dư đầu kỳ của tài khoản + Tổng số phát sinh tăng trong kỳ của tài khoản - Tổng số phát sinh giảm trong kỳ của tài khoản Điều này giúp cho nhà quản lý khi cần thông tin về bất cứ một đối tượng nào đều có thể tìm thấy thông tin một cách dễ dàng kể cả về tình hình hiện có lẫn quá trình vận động của đối tượng (vốn hoặc nguồn vốn). 4. Phân loại tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi, phản ánh tình hình và sự biến động của rất nhiều loại tài sản, nguồn vốn nên tài khoản kế toán có rất nhiều loại, với nội dung, kết cấu, công dụng và mức độ phản ánh khác nhau, nên để vận dụng có hiệu quả các tài khoản vào công tác hàng ngày, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, cần thiết phải phân loại tài khoản. Phân loại tài khoản kế toán là sắp xếp các tài khoản kế toán theo từng loại tài khoản, từng nhóm tài khoản có những đặc trưng giống nhau dựa trên cơ sở tiêu thức phân loại nhất định. Tài khoản kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau: a) Phân loại tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh: (xem sơ đồ 2.1: Phân loại tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh) Do chức năng chủ yếu của tài khoản là cung cấp thông tin nên nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh có những khác biệt nhất định. Dựa vào nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh, ta có thể phân loại tài khoản kế toán thành 3 loại tài khoản cơ bản bao gồm: Loại tài khoản phản ánh vốn: loại tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị của toàn bộ vốn kinh doanh hiện có và tình hình vận động của tài sản của đơn vị dưới hình thái giá trị (biểu hiện bằng tiền của tài sản). Dựa vào loại tài khoản này, người sử dụng thông tin có thể nắm được giá trị của toàn bộ vốn kinh doanh mà doanh nghiệp hiện có bao gồm các loại tiền, đầu tư ngắn hạn, vốn trong thanh toán, vốn dự trữ sản xuất kinh doanh, vốn cố định. Loại tài khoản phản ánh nguồn vốn: Loại này bao gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng là nguồn vốn kinh doanh (nguồn hình thành tài sản). Dựa vào các tài khoản trong loại này mà người sử dụng thông tin nắm được số hiện có và tình hình vận động của các nguồn vốn kinh doanh của đơn vị bao gồm các loại: nguồn vốn tín dụng, nguồn vốn trong thanh toán, nguồn vốn chủ sở hữu. Loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh, quá trình sử dụng kinh phí: Thông qua các tài khoản thuộc loại này, kế toán sẽ phản ánh được toàn bộ các khoản thu, thu nhập, cũng như các loại chi phí trong các hoạt động của đơn vị (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường). Việc phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế chính là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất đồng thời là căn cứ để mỗi doanh nghiệp lựa chọn tài khoản phù hợp với điều kiện cụ thể, loại hình hoạt động, sở hữu của mình. b) Phân loại tài khoản kế toán theo công dụng và kết cấu của tài khoản: (xem sơ đồ 2.2. Phân loại tài khoản kế toán theo công dụng và kết cấu của tài khoản) Mỗi một đối tượng hạch toán kế toán có yêu cầu quản lý cụ thể khác nhau. Bởi vậy, tài khoản cũng có công dụng và kết cấu khác nhau nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý từng đối tượng. Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu thì tài khoản được phân thành 3 loại: b.1) Loại tài khoản chủ yếu: Nhóm những tài khoản chủ yếu là những tài khoản dùng để phản ánh trực tiếp tình hình biến động của tài sản theo giá trị và theo nguồn hình thành. Thuộc loại tài khoản chủ yếu này gồm: Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh vốn: như các tài khoản “TSCĐ hữu hình”, “TSCĐ vô hình”, “Tiền mặt”, “Nguyên liệu vật liệu”... Công dụng của nhóm tài khoản này giúp cho những người quản lý có thể nắm được số vốn hiện có và tình hình vận động của từng loại vốn cụ thể. Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh nguồn vốn: như các tài khoản “Vay ngắn hạn”, “Vay dài hạn”, “Nguồn vốn kinh doanh”, “Nguồn vốn xây dựng cơ bản”... Nhóm tài khoản này giúp cho đơn vị nắm được số hiện có và tình hình vận động của từng nguồn vốn. Nếu như nắm bắt chặt chẽ được số hiện có và tình hình vận động của từng nguồn vốn sẽ giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra, giám sát, sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả của từng nguồn vốn. Nhóm tài khoản chủ yếu vừa phản ánh vốn vừa phản ánh nguồn vốn (Tài khoản hỗn hợp) như các tài khoản “Phải thu của khách hàng”, “Phải trả cho người bán”,... Nhóm tài khoản này giúp cho đơn vị nắm được tình hình thanh toán công nợ đối với các đơn vị khác, kiểm tra tình hình kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn hoặc để bị chiếm dụng vốn một cách không hợp lý. Các tài khoản này có kết cấu cụ thể như sau: Nợ Tài khoản phản ánh vốn Có DĐK: phản ánh vốn hiện có đầu kỳ PS Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm vốn tăng thêm trong kỳ PS Có: phản ánh các nghiệp vụ làm vốn giảm đi trong kỳ Tổng cộng các phát sinh tăng Tổng cộng các phát sinh giảm DCK: phản ánh vốn hiện có cuối kỳ Nợ Tài khoản phản ánh nguồn vốn Có PS Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm nguồn vốn giảm đi trong kỳ DĐK: phản ánh nguồn vốn hiện có đầu kỳ PS Có: phản ánh các nghiệp vụ làm vốn tăng thêm trong kỳ Tổng cộng các phát sinh giảm Tổng cộng các phát sinh tăng DCK: phản ánh nguồn vốn hiện có cuối kỳ Nợ Tài khoản phản ánh vừa phản ánh vốn, vừa phản ánh nguồn vốn Có DĐK: phản ánh số chênh lệch nợ phải thu lớn hơn nợ phải trả đầu kỳ PS Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm nợ phải thu tăng thêm trong kỳ hoặc nợ phải trả đã trả trong kỳ DĐK: phản ánh số chênh lệch nợ phải trả lớn hơn nợ phải thu đầu kỳ PS Có: phản ánh các nghiệp vụ làm nợ phải trả tăng thêm trong kỳ hoặc nợ phải thu đã thu được trong kỳ DCK: phản ánh số chênh lệch nợ phải thu lớn hơn nợ phải trả cuối kỳ DCK: phản ánh số chênh lệch nợ phải trả lớn hơn nợ phải thu cuối kỳ Các ký hiệu đã sử dụng: DĐK: Số dư Nợ (hoặc Có) đầu kỳ PS Nợ: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ DCK: Số dư Nợ (hoặc Có) cuối kỳ PS Có: Số phát sinh bên Có trong kỳ b.2) Loại tài khoản điều chỉnh: Tài khoản điều chỉnh là tài khoản được sử dụng để tính toán lại chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản chủ yếu nhằm cung cấp số liệu xác thực về tình hình vốn thực tế hoặc nguồn vốn thực tế tại thời điểm tính toán (mà tài khoản chủ yếu không phản ánh được). Loại này được chia thành 3 nhóm sau: Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng: Nhóm tài khoản này được sử dụng để điều chỉnh bổ sung cho số liệu tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn nhằm phản ánh đúng số vốn, nguồn vốn thực tế của đơn vị, trong trường hợp số liệu ở tài khoản vốn hoặc tài khoản nguồn vốn thấp hơn số vốn, nguồn vốn thực tế. Kết cấu của tài khoản điều chỉnh tăng tương tự như kết cấu của tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà nó điều chỉnh. Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm: Dựa vào những tài khoản thuộc nhóm này, kế toán tiến hành điều chỉnh giảm bớt số liệu của tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà tài khoản điều chỉnh giảm điều chỉnh để phản ánh đúng số vốn, nguồn vốn thực tế của đơn vị, trong trường hợp số liệu ở tài khoản vốn hoặc tài khoản nguồn vốn cao hơn thực tế. Kết cấu của tài khoản điều chỉnh giảm trái ngược với kết cấu của tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà nó điều chỉnh. Thuộc nhóm này bao gồm các tài khoản như tài khoản “Hao mòn tài sản cố định hữu hình”, “Hao mòn tài sản cố định thuê mua”, “Hao mòn tài sản cố định vô hình”, “Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn”, “Dự phòng phải thu khó đòi” v.v... Để tính giá trị còn lại của Vốn hoặc Nguồn vốn ta sử dụng công thức sau: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn Giá trị thực = Giá trị ghi sổ - Giá trị dự phòng Nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm: Công dụng của nhóm tài khoản này là để điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số liệu phản ánh ở tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà nó điều chỉnh sao cho chính xác với tình hình cụ thể. Kết cấu của các tài khoản thuộc nhóm này là kết cấu hỗn hợp của kết cấu tài khoản thuộc nhóm tài khoản điều chỉnh tăng và nhóm tài khoản điều chỉnh giảm. Thuộc nhóm này bao gồm các tài khoản như “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, “Chênh lệch tỉ giá ngoại tệ”. b.3) Loại tài khoản nghiệp vụ: Tài khoản nghiệp vụ là tài khoản có nhiệm vụ sử dụng các số liệu có sẵn ở một hoặc một số tài khoản khác để tính toán (tập hợp hoặc phân bổ só liệu) một cách hợp lý rồi từ đó sử dụng các phương pháp mang tính nghiệp vụ kỹ thuật để xử lý số liệu. Căn cứ vào công dụng cụ thể thì loại tài khoản này chia làm 4 nhóm cơ bản sau: Nhóm tài khoản tập hợp phân phối: Nhóm tài khoản này được sử dụng để tập hợp các loại chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí và sau đó phân bổ chi phí (kết chuyển chi phí) cho các đối tượng có liên quan, giúp cho đơn vị kiểm tra được việc thực hiện các dự toán chi phí, các kế hoạch chi phí. Thuộc nhóm này gồm các tài khoản phản ánh chi phí sản phẩm (như “Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp”, “Chi phí nhân công trực tiếp”, “Chi phí sản xuất chung”), chi phí thời kỳ (“Chi phí bán hàng, “Chi phí quản lý doanh nghiệp”) và chi phí thuộc các hoạt động khác (“Chi phí hoạt động tài chính”, “Chi phí bất thường”). Các tài khoản tập hợp phân phối có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí - Phân bổ chi phí (kết chuyển chi phí) cho các đối tượng chịu chi phí cuối kỳ Sau khi phân bổ chi phí ở cuối kỳ các tài khoản thuộc nhóm này không còn số dư. Nhóm tài khoản phân phối dự toán: Nhóm này bao gồm các tài khoản phản ánh các khoản chi phí phát sinh theo dự toán đã được lập từ trước (chi phí phải trả) hoặc khi đã phát sinh sẽ lập dự toán phân phối cho các đối tượng sử dụng (chi phí trả trước). Thuộc nhóm này có 2 nhóm tài khoản nhánh là chi phí phải trả và chi phí trả trước. Chi phí trả trước: Dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh và đã chi trả trong một kỳ kinh doanh nhất định nhưng do quy mô chi phí lớn hoặc do bản thânh chi phí có liên quan tới nhiều kỳ kinh doanh nên phải phân bổ đồng đều vào chi phí sản xuất, kinh doanh từng kỳ. Ví dụ như: chi trả chi phí về cải tiến kỹ thuật, chi trả chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch... Kết cấu của tài khoản “Chi phí trả trước” như sau: Nợ Tài khoản Chi phí trả trước Có DĐK: phản ánh chi phí trả trước chua phân bổ hết đầu kỳ PS Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí trả trước thực tế phát sinh PS Có: Phản ánh số chi phí trả trước phân bổ theo kế hoạch vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này Tổng phát sinh tăng chi phí trả trước Tổng số chi phí trả trước đã phân bổ DCK: Các khoản chi phí trả trước chưa phân bổ hết vào chi phí kinh doanh cuối kỳ Chi phí phải trả: dùng để phản ánh các khoản chi phí sẽ phát sinh trong thời gian tới có quan hệ tới nhiều kỳ kinh doanh và thường là có quy mô lớn như Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch phải trả, chi phí về tiền lương nghỉ phép của cán bộ công nhân viên chức phải trả... Kết cấu của tài khoản “Chi phí phải trả” như sau: Nợ Tài khoản Chi phí phải trả Có PS Nợ: Tập hợp toàn bộ các khoản chi phí phải trả thực tế phát sinh trong kỳ DĐK: Phản ánh số chi phí phải trả thực tế chưa trả hết (hiện còn) đầu kỳ PS Có: Phản ánh số chi phí phải trả trích trước theo kế hoạch theo kế hoạch tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này Tổng phát sinh tăng chi phí phải trả Tổng số chi phí phải trả trích trước DCK: Phản ánh các khoản chi phí phải trả thực tế chưa chi hết (hiện có) cuối kỳ Nhóm tài khoản này có công dụng là phân bổ các chi phí đã chi trả hoặc sẽ phải chi trả (thường là các chi phí có liên quan tới nhiều kỳ kinh doanh và có quy mô lớn) nhằm làm cho chi phí sản xuất kinh doanh giữa các kỳ không bị biến động đột ngột do phân bổ chi phí không đúng đắn. Nhóm tài khoản tính giá: nhóm tài khoản này dùng để tập hợp chi phí sản xuất và cung cấp số liệu để tính giá sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Thuộc nhóm này có các tài khoản “Chi phí sản xuất-kinh doanh dở dang”, “Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang”, “Mua hàng”, “Giá thành sản xuất”... Kết cấu chung của nhóm tài khoản này là: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ: - Tập hợp các chi phí cấu thành giá của đối tượng cần tính giá trong kỳ (bao gồm cả chi phí dở dang kỳ trước chuyển sang) Số phát sinh bên Có trong kỳ: - Các khoản ghi giảm chi phí - Tổng giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành - Phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chuyển sang kỳ sau Cuối kỳ các tài khoản thuộc nhóm này không có số dư do đã kết chuyển hết. Nhóm tài khoản kết quả nghiệp vụ: Nhóm tài khoản này được sử dụng để xác định các chỉ tiêu cần thiết về hoạt động kinh doanh như thu nhập chi phí trong từng kỳ kinh doanh và xác định được kết quả lỗ, lãi về hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Thuộc nhóm này bao gồm 2 tài khoản chủ yếu là tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” và tài khoản “Doanh thu bán hàng” Kết cấu của tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” như sau: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ: - Giá vốn hàng tiêu thụ - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí bất thường - Kết chuyển kết quả kinh doanh (nếu lãi) Số phát sinh bên Có trong kỳ phản ánh: - Doanh thu thuần của hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. - Thu nhập thuần của hoạt động tài chính - Thu nhập thuần của hoạt động bất thường. - Kết chuyển kết quả kinh doanh (nếu lỗ) Còn kết cấu của tài khoản “Doanh thu bán hàng” như sau: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ: - Tập hợp các khoản làm giảm doanh thu hoặc thu nhập (thuế tiêu thụ, các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. - Kết chuyển doanh thu thuần từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Số phát sinh bên Có trong kỳ phản ánh: - Tổng số doanh thu bán hàng thực tế kỳ này Thuộc nhóm này còn các tài khoản phản ánh doanh thu từ các hoạt động tài chính và hoạt động bất thường là tài khoản “Thu nhập hoạt động tài chính” và tài khoản “Các khoản thu nhập bất thường”. Kết cấu của 2 tài khoản này tương tự như tài khoản “Doanh thu bán hàng” Nhóm các tài khoản kết quả nghiệp vụ cuối kỳ không có số dư vì đã kết chuyển hết. Y Ngoài ra còn có cách phân loại tài khoản kế toán theo nội dung (mức độ, phạm vi) chỉ tiêu biểu thị đối tượng kế toán cụ thể ở tài khoản (gồm tài khoản kế toán tổng hợp (tài khoản cấp I) và tài khoản kết toán chi tiết (tài khoản cấp II, cấp III...)), hay phân loại tài khoản theo quan hệ với các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán (gồm 2 loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán) nhưng nói chung cách phân loại này không có gì đặc biệt nên ta không xem xét kỹ ở đây. II. Cách ghi chép trên tài khoản kế toán: 1. Cách ghi đơn trên tài khoản kế toán: Ghi đơn vào tài khoản kế toán là cách ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến đối tượng kế toán cụ thể nào thì ghi vào tài khoản phản ánh đối tượng kế toán đó 1 cách độc lập không có quan hệ với đối tượng kế toán cụ thể khác. Trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp hiện nay ghi sổ đơn thực hiện ở các trường hợp sau: a) Ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản chi tiết (ghi vào tài khoản chi tiết là ghi cụ thể hoá số liệu đã ghi ở tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp I). Chẳng hạn, có nghiệp vụ phát sinh như sau: (1) Mua hàng hoá A đã thanh toán bằng tiền mặt: 20.000(đ). Nghiệp vụ này được kế toán ghi kép trên 2 tài khoản cấp I (Nợ tài khoản “Mua hàng” và Có tài khoản “Tiền mặt”), đồng thời ghi đơn như sau: Nợ tài khoản cấp II - Mua hàng hoá: 20.000(đ). b) Ghi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản ngoài bảng: Ví dụ: có nghiệp vụ sau: (2) Đơn vị X thuê 1 tài sản cố định của đơn vị Y, nguyên giá tài sản cố định là 100.000(đ). Nghiệp vụ này được kế toán ghi đơn như sau: ghi Nợ tài khoản “Tài sản cố định thuê ngoài” phản ánh số tài sản cố định thuê ngoài tăng lên. Nợ tài khoản “Tài sản cố định thuê ngoài”: 100.000(đ). Và nghiệp vụ này được phản ánh trên sơ đồ tài khoản như sau: Nợ TK Tài sản cố định thuê ngoài Có (2) 200.000 đ Do việc ghi đơn được tiến hành trên từng tài khoản riêng biệt nên nó chỉ phản ánh và giám đốc sự vận động riêng rẽ, độc lập của từng đối tượng kế toán cụ thể, chưa thể hiện được mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, bên cạnh cách ghi này, kế toán còn sử dụng cách ghi kép. Đây là cách ghi được thực hiện chủ yếu trong công tác kế toán. Nhưng để thấy được tính khoa học của cách ghi chép trên tài khoản kế toán mà thể hiện chủ yếu bằng cách ghi kép thì thiết nghĩ chúng ta nên tìm hiểu về khái niệm quan hệ đối ứng tài khoản. 2. Các quan hệ đối ứng tài khoản: Khi có sự biến động của một đối tượng nào đó của hạch toán kế toán, thì sẽ ảnh hưởng đến một đối tượng khác. Mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng hạch toán kế toán được gọi là quan hệ đối ứng. Từ các quan hệ đối ứng của các đối tượng hạch toán sẽ dẫn đến quan hệ đối ứng tài khoản. Quan hệ đối ứng tài khoản là quan hệ giữa các tài khoản kế toán do ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế gây ra. Mặc dầu trong thực tế có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng về phương diện kế toán tài chính, có thể quy các nghiệp vụ đó về 4 mối quan hệ đối ứng kế toán (đối ứng tài khoản) sau: Loại 1: tăng một loại vốn này và làm giảm một loại vốn khác một lượng tương ứng Loại 2: tăng một nguồn vốn này và làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng. Loại 3: tăng một loại vốn, đồng thời làm tăng một nguồn vốn cụ thể với một lượng tương ứng. Loại 4: giảm một loại vốn, đồng thời làm giảm một nguồn vốn cụ thể với một lượng tương ứng. 3. Cách ghi kép trên tài khoản kế toán (hay còn gọi là ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản): Thông qua các quan hệ đối ứng tài khoản nói trên, ta thấy răng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì ít nhất phải liên quan đến 2 đối tượng ghi của hạch toán kế toán. Căn cứ vào nội dung chứng từ, kế toán xác định được quan hệ đối ứng, từ đó kế toán xác định được tài khoản để ghi chép quy mô của nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ. Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên ít nhất 2 tài khoản theo quan hệ đối ứng vốn có gọi là ghi kép. Hay có thể nói ghi kép trên tài khoản là việc ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng một lúc vào các tài khoản có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó và mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán khác do nghiệp vụ kinh tế tác động đến. Để tiến hành ghi các nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản, kế toán phải tiến hành định khoản kế toán. Thực chất định khoản kế toán là việc xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có và số tiền phải ghi theo chứng từ kế toán. Việc định khoản kế toán phải dựa trên chứng từ chứa đựng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và mối quan hệ đối ứng tài khoản của nghiệp vụ. Do trong thực tế, nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất đa dạng, phong phú, có nghiệp vụ đơn giản, có nghiệp vụ lại rất phức tạp nên định khoản kế toán phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa chúng cũn được chia thành 2 loại: Định khoản giản đơn, và định khoản phức tạp. Định khoản giản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản kế toán. Định khoản phức tạp là định khoản liên quan đến 3 tài khoản kế toán trở lên. Thực chất định khoản phức tạp là bội số của định khoản giản đơn. Muốn định khoản được một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì người kế toán phải tuân theo các quy định sau: Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau Không được gộp các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp vì sẽ khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu tài liệu kế toán và làm mất tính rõ ràng của kế toán. Có thể tách định khoản phức tạp thành các định khoản giản đơn Sau khi nắm được các quy định về định khoản thì để tiến hành định khoản kế toán, nói chung người kế toán phải trải qua các bước sau: Phân tích nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ để xác định đối tượng hạch toán và tài khoản có liên quan. Chẳng hạn, nội dung của một nghiệp vụ kinh tế là “Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt: 100.000 đồng”, thì các đối tượng có liên quan sẽ là “Tiền gửi ngân hàng” và “Tiền mặt”, từ đó kế toán xác định được 2 tài khoản có liên quan là tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” và tài khoản “Tiền mặt”. Phân tích xem nghiệp vụ kinh tế làm tăng hay giảm của một đối tượng hạch toán và dựa vào kết cấu của tài khoản để xác định ghi quy mô của nghiệp vụ vào bên Nợ hay bên Có của tài khoản. Với ví dụ trên thì tiền gửi ngân hàng giảm 100.000 đồng, tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” là tài khoản vốn nên theo kết cấu của tài khoản vốn thì khi tiền gửi ngân hàng giảm phải ghi vào bên Có tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”. Ngược lại, với nghiệp vụ trên, tiền mặt của doanh nghiệp tăng 100.000 đồng, mà tài khoản “Tiền mặt” cũng là tài khoản vốn nên theo kết cấu của nó số tiền tăng lên phải ghi vào bên Nợ tài khoản “Tiền mặt”. Tóm lại, đối với nghiệp vụ trên, kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK tiền mặt: 100.000đ Có TK tiền gửi ngân hàng: 100.000đ Để làm rõ thêm về cách định khoản kế toán, cũng như cách ghi kép vào tài khoản kế toán thì chúng ta xét một số ví dụ sau: (1) Mua và nhập kho vật liệu đã trả bằng tiền mặt: 200.000đ Theo nghiệp vụ này thì 2 tài khoản có liên quan là tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu” (tài khoản vốn) và tài khoản “Tiền mặt” (tài khoản vốn). Vật liệu tăng nên theo kết cấu của tài khoản vốn phải ghi vào bên Nợ tài khoản “Vật liệu” và phải ghi vào bên Có của tài khoản có liên quan là tài khoản “Tiền mặt” Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu: 200.000đ Có TK Tiền mặt: 200.000đ (2) Mua và nhập kho vật liệu chưa trả tiền cho người bán: 300.000đ Nghiệp vụ này có liên quan đến 2 tài khoản là tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu” và tài khoản “Phải trả người bán”. Tương tự như nghiệp vụ (1), kế toán phải ghi Nợ tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu” và phải ghi Có tài khoản “Phải trả người bán” Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu: 300.000đ Có TK Phải trả người bán: 300.000đ Phản ánh các nghiệp vụ trên vào tài khoản chữ “T” (ghi kép vào tài khoản kế toán), ta được: Nợ TK “Nguyên liệu, vật liệu” Có Dđk: xxx (1) 200.000đ (2) 300.000đ PS: 500.000đ PS: 0 Dck: xxx Nợ TK “Phải trả người bán” Có Dđk: xxx 300.000đ (2) PS: 0 PS: 300.000đ Dck: xxx Nợ TK “Tiền mặt” Có Dđk: xxx 200.000đ (1) PS: 0 PS: 200.000đ Dck: xxx Vừa rồi là một số ví dụ về ghi sổ kép với những định khoản giản đơn. Sau đây ta sẽ xem xét ví dụ khác về ghi sổ kép với định khoản phức tạp: (1) Thu mua và nhập kho vật liệu trị giá: 400.000đ, trong đó trả bằng tiền mặt: 100.000đ, trả bằng tiền gửi ngân hàng: 300.000đ Nghiệp vụ này liên quan đến 3 tài khoản là tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản “Tiền mặt”, và tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”. Trong đó do vật liệu tăng mà tài khoản “Nguyên liệu vật liệu” là tài khoản vốn nên phải ghi vào bên Nợ tài khoản này, còn 2 tài khoản kia phải ghi vào bên có: Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu: 400.000đ Có TK Tiền mặt: 100.000đ Có TK Tiền gửi ngân hàng: 300.000đ Phản ánh nghiệp vụ trên vào tài khoản kế toán ta được: Nợ TK “Nguyên liệu, vật liệu” Có Dđk: xxx (1) 400.000đ PS: 400.000đ PS: 0 Dck: xxx Nợ TK “Tiền gửi ngân hàng” Có Dđk: xxx 300.000đ (1) PS: 0 PS: 300.000đ Dck: xxx Nợ TK “Tiền mặt” Có Dđk: xxx 100.000đ (1) PS: 0 PS: 100.000đ Dck: xxx 4. Tính khoa học của cách ghi chép trên tài khoản kế toán: Từ những gì đã xem xét và nghiên cứu ở phần trên, ta thấy rằng cách ghi chép trên tài khoản kế toán là vô cùng khoa học, điều này thể hiện rất rõ trong cách ghi kép tài khoản kế toán và cách định khoản. Thứ nhất là việc ghi kép vào tài khoản bao giờ cũng phải được ghi vào ít nhất vào 2 tài khoản kế toán có liên quan, ghi Nợ vào tài khoản này, đồng thời ghi Có vào tài khoản khác. Điều này chứng tỏ là việc ghi kép vào tài khoản kế toán phải tuân theo hệ thống đối ứng chủ yếu và kết cấu của từng loại tài khoản. Thứ hai là số tiền ghi Nợ và số tiền ghi Có của các tài khoản đối ứng trong một định khoản bao giờ cũng bằng nhau. Nghĩa là tổng số tiền phát sinh trong kỳ bên Nợ của tất cả các tài khoản bao giờ cũng bằng tổng số tiền phát sinh trong kỳ bên Có. Đó là vì việc ghi kép vào tài khoản luôn tuân theo phương trình kế toán cơ bản: Tổng vốn = Tổng nguồn vốn Từ phương trình kế toán cơ bản trên chúng ta có thể thấy rằng: Mọi nghiệp vụ kinh tế diễn ra, dù ở bất kỳ dạng nào cũng đều không làm ảnh hưởng tới tính cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn. Như vậy cách ghi chép trên tài khoản không phải người kế toán thích ghi như thế nào thì ghi mà nó có logic của nó, nó phản ánh mối quan hệ chặt chẽ giữa các phương pháp của hạch toán kế toán, giữa đối tượng và phương pháp của hạch toán kế toán. Tính khoa học của cách ghi chép trên tài khoản phần nào cũng phản ánh tính khoa học của phương pháp tài khoản kế toán nói riêng cũng như hạch toán kế toán nói chung. Chương 3. ứng dụng của phương pháp tài khoản kế toán trong việc xây dựng hệ thống tài khoản i. hệ thống tài khoản kế toán: 1. Khái niệm hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán là danh mục các tài khoản kế toán mà đơn vị phải sử dụng đủ để phản ánh toàn bộ tài sản của đơn vị và sự vận động của tài sản đó trong