Đề tài Phương pháp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

hống thụng tin hiệu quả và tối ưu nhất. Để xỏc định xem hệ thống thụng tin của doanh nghiệp mỡnh, tổ chức mỡnh cú hiệu quả hay khụng cần ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thụng tin. Vỡ vậy, em đó chọn đề tài “Phương phỏp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thụng tin quản lý” với mong muốn đúng gúp một phần nào đú vào sự nghiệp phỏt triển kinh tế của đất nước. Do giới hạn đề tài nờn em khụng chia thành cỏc chương mục mà chỉ đơn giản chia thành 3 phần chớnh, được đỏnh thứ tự theo số La Mó : I. Đặt vấn đề : II.Lợi ớch kinh tế của hệ thống thụng tin quản lý : III.Cỏc phương phỏp ước lượng lợi ớch kinh tế của hệ thống thụng tin quản lý : Em xin chõn thành cảm ơn thầy giỏo Trương Văn Tỳ đó tận tỡnh hướng dẫn em hoàn thành đề ỏn này. Trong quỏ trỡnh thực hiện đề tài, do kiến thức cũn hạn chế, thời gian nghiờn cứu chưa thực sự nhiều nờn khụng thể trỏnh khỏi những sai sút; vậy kớnh mong sự chỉ bảo đúng gúp ý kiến của thầy cụ và cỏc bạn. ĐẶT VẤN ĐỀ Hệ thống thụng tin quản lý là một nghành khoa học ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào giải quyết vấn đề của tổ chức. Hệ thống thụng tin viết tắt là HT3, là tập hợp người, thủ tục và cỏc nguồn lực để thu thập, truyền và phỏt thụng tin trong một tổ chức. HT3 cú thể là một hệ thống khụng chớnh thức nếu như nú dựa vào truyền miệng, hoặc là hệ thống chớnh thức nhưng thủ cụng nếu dựa vào cỏc cụng cụ như giấy bỳt. Hệ thống thụng tin hiện đại là một hệ thống tự động húa dựa vào mỏy tớnh ( phần cứng, phần mềm ) và cỏc cụng nghệ thụng tin khỏc. HT3 nằm ở trung tõm hệ thống đang xột và là phần tử kớch hoạt cỏc quyết định( mệnh lệnh, chỉ thị, thụng bỏo, chế độ tỏc nghiệp...). Do vai trũ của HT3 trong lĩnh vực quản lý người ta núi tới Hệ thống thụng tin quản lý ( Manegement Information System ). Một hệ thống thụng tin quản lý cú thể được định nghĩa theo 2 khớa cạnh : Khớa cạnh thụng tin và phương tiện truyền tin : “ Tập hợp tất cả cỏc thụng tin luõn chuyển trong tổ chức và tập hợp tất cả cỏc phương tiện, cỏc thủ tục tỡm kiếm, nắm giữ, ghi nhớ và xử lý thụng tin” Khớa cạnh mục đớch chớnh đặt ra đối với tổ chức : “ Truyền đạt thụng tin dưới dạng tớch hợp cho những người cú liờn quan ( nhõn viờn ) để đề ra cỏc quyết định hoặc cho phộp thi hành một cụng việc” Tuy nhiờn, hiểu một cỏch đơn giản hệ thống thụng tin là một hệ thống tớch hợp “người- mỏy” tạo ra cỏc thụng tin giỳp cho con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Như vậy, hệ thống thụng tin quản lý là một khỏi niệm khỏ trừu tượng. Nhưng nú lại cú vai trũ quyết định đối với tổ chức.Hệ thống thụng tin quản lý tốt thỡ tổ chức cú hoạt động một cỏch ổn định, “trơn tru”; khi đú tổ chức mới phỏt triển. Để biết được hệ thống thụng tin quản lý cú hoạt động tốt hay khụng người ta mới đưa ra khỏi niệm “ lợi ớch kinh tế của hệ thống thụng tin quản lý”. LỢI ÍCH KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí : 1. Giỏ trị của hệ thống thụng tin quản lý : Nếu một tổ chức tạo ra thụng tin để bỏn thỡ tổ chức đú cú thể tớnh giỏ trị của nú theo cỏc chi phớ để cú được thụng tin đú. Giỏ thành thụng tin = ∑ cỏc khoản chi tạo ra thụng tin. Tuy nhiờn cỏch hiểu giỏ trị thụng tin dựa vào giỏ thàn là khụng phự hợp với cỏch hiểu hiện nay của cỏc nhà quản lý về giỏ trị thụng tin. Một thụng tin do hệ thống thụng tin quản lý tạo ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định. Vỡ vậy phải xem xột thụng qua việc thụng tin đú đúng gúp như thế nào vào quyết đinh quyết định quản lý và kết quả ứng xử của tổ chức sau khi thực hiện quyết đinh trờn của nhà quản lý. Nghĩa là cần xem xột giỏ trị thụng tin theo 2 bước : Bước 1 : Giỏ trị của thụng tin phải được đỏnh giỏ thụng qua tỏc động của nú đối với tổ chức. Bước 2 : Cỏch thức thực hiện quyết định của tổ chức phải được đỏnh giỏ thụng qua việc đối chiếu với cỏc mục tiờu mà tổ chức đó ấn định Theo cỏch hiểu và thực hiện như vậy thỡ cần phải sử dụng khỏi niệm mới về giỏ trị của thụng tin : Giỏ trị của thụng tin bằng lợi ớch thu được của việc thay đổi phương ỏn quyết định do thụng tin đú tạo ra. Cú thể hiểu định nghĩa trờn như sau : khi cú thờm một thụng tin nào đú, nhà quản lý sẽ quyết định lựa chọn một phương ỏn tối ưu hơn, vỡ vậy sẽ cú một khoản lợi ớch sinh ra từ việc thay đổi phương ỏn quyết định đú. Vớ dụ 1 : Đối với sản phẩm mới sẽ bỏn trờn thị trường nhà quản lý khảo sỏt ba chiến lược giỏ như sau : Chiến lược A : Giỏ thấp Chiến lược B : Giỏ trung bỡnh Chiến lược C : Giỏ cao Dựa trờn cỏc tin tức hiện cú cỏc nhà quản lý chọn phương ỏn A. Để chắc chắn trước khi quyết định họ tiến hành khảo sỏt thị trường và kết quả như sau : - Chiến lược A cú kết quả là 70 - Chiến lược B cú kết quả là 100 - Chiến lược C cú kết quả là 50 Theo bảng này thỡ chiến lược B là thớch hợp. Vậy giỏ trị thụ của thụng tin khảo sỏt thị trường là 100 -70 = 30 Vớ dụ 2 : Với nhiều tỡnh huống và biết xỏc suất của chỳng : Chiến lược X ( xỏc suất là 0.6) Y ( xỏc xuất là 0.4 ) Kết quả A 70 120 90 B 120 150 120 C 50 70 58 Toàn bộ thụng tin cho phộp chọn B mà khụng chọn A cú giỏ trị : 120 – 90 = 30 2. Tớnh giỏ trị của hệ thống thụng tin : Lý do tồn tại của hệ thống thụng tin quản lý là sự đúng gúp cần thiết cho của nú cho quản lý, do vậy phải đỏnh giỏ tớnh hữu ớch của thụng tin theo cỏch ứng xử của tổ chức, tức là việc thực hiện cỏc mục tiờu của nú. Cú 2 phương phỏp tớnh toỏn thường dựng như sau : 2.1. Phương phỏp bảo hiểm : Giỏ trị của hệ thống thụng tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức trỏnh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức cú được nhờ hệ thống thống tin. Để tớnh toỏn thiệt hại của rủi ro cú thể tiến hành theo cỏch thức của những nhà bảo hiểm. Nghĩa là sử dụng 2 thành phần : Tổng giỏ trị thiệt hại của rủi ro nếu xẩy ra và xỏc suất của rủi ro đú. Cụ thể như sau : Nếu gọi A1,A2,...,Am là những rủi ro P1,P2,...,Pm là xỏc suất xẩy ra cỏc rủi ro R1,R2,...,Rm là tỷ lệ giảm bớt rủi ro nhờ cú hệ thống thụng tin Thỡ lợi ớch trỏnh được cỏc rủi ro là : PR = ∑ AiPiRi Tương tự lợi ớch tận dụng cơ hội của hệ thống thụng tin là : CR = ∑ CiPiRi Ở đõy, Ci, Pi và Ri là lợi ớch khi tận dụng được cơ hội i, xỏc suất xẩy ra cơ hội i và tỷ lệ tận dụng cơ hội i của hệ thống thụng tin Túm lại, theo phương phỏp này lợi ớch hàng năm của hệ thống thụng tin là PR – CR 2.2. Phương phỏp chuyờn gia : Hệ thống thụng tin mang lại hai lợi ớch: trực tiếp và giỏn tiếp. Theo kinh nghiệm của nhiều nước trờn thế giới thỡ lợi ớch của hệ thống thụng tin chiếm từ 5 -20 % kết quả hoạt động của tổ chức. Cụ thể là bao nhiờu cho mỗi tổ chức cần tiến hành thử nghiệm. Lợi ớch giỏn tiếp là loại lợi ớch khụng thể dựng để đo đếm trực tiếp hày chớnh xỏc được. Chẳng hạn như tăng uy tớn của hóng chỳng ta khụng tớnh mà ước lượng. Trong khi tớnh toỏn khụng nờn đỏnh giỏ thấp và cũng đừng nờn cố gắng tỡm cỏch thu được sự chớnh xỏc. Cú thể dựa vào ý kiến đỏnh giỏ tốt xấu của cỏc chuyờn gia về hệ thống thụng tin để ước lượng lợi ớch giỏn tiếp theo cỏch tớnh sau. Nếu Pt(i) là lợi ớch trực tiếp của hệ thống thụng tin năm thứ i thỡ lợi ớch giỏn tiếp Pg(i) được tớnh bằng : Pg(i) = a.Pt(i).m Trong đú a là tỷ lệ % của Pg(i) so với Pt(i). Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thỡ a nằm trong khoảng từ 0.3 đến 0.5 M là hệ số chất lượng của hệ thống thụng tin theo sự đỏnh giỏ của cỏc chuyờn gia. M=1 : nếu cú trờn 50 % số chuyờn gia đỏnh giỏ cao hệ thống M=0.5 : nếu cú 50 % - 90 % số chuyờn gia đỏnh giỏ cao hệ thống M=0 nếu cú dưới 50 % số chuyờn gia đỏnh giỏ tốt hệ thống 3. Chi phớ cho hệ thống thụng tin : Cũng như mọi đầu tư khỏc chi phớ cho hệ thống thụng tin gồm 2 phần : chi phớ cố định( cũn gọi là chi phớ chuyển đổi ) và chi phớ biến động ( cũn gọi là chi phớ vận hành). 3.1. Chi phớ cố định : Chi phớ cố định của hệ thống thụng tin bao gồm cỏc khoản mục : 1. Chi phớ phõn tớch thiết kế Cpttk 2. Chi phớ xõy dựng ( thực hiện ) Cxd 3. Chi phớ mỏy múc tin học Cmm 4. Chi phớ cài đặt Ccđ 5. Chi phớ trang bị phục vụ Ctbpv 6. Chi phớ khỏc Ccđk Chi phớ cố định CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk 3.2. Chi phớ biến động : Chi phớ này là những khoản chi để khai thỏc hệ thống, chỳng bao gồm những khoản chi phớ thường xuyờn và đột xuất trong quỏ trỡnh khai thỏc. Đõy là chi phớ thời gian vỡ vậy sẽ được tớnh theo kỳ, chủ yếu là cỏc năm. Đú là cỏc khoản : 1. Chi phớ thự lao nhõn lực Ctl 2. Chi phớ thụng tin đầu vào, văn phũng phẩm Cđv 3. Chi phớ tiền điện, truyền thụng... Cđtt 4. Chi phớ bảo trỡ sửa chữa Cbtsc 5. Chi phớ biến động khỏc Cbđk Chi phớ biến động năm thứ i sẽ là : CPBĐ(i) = Ctl + Cđv + Cđtt + Cbtsc + Cbđk CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí : Phương phỏp phõn tớch điểm cõn bằng chi phớ Nội dung : Chi phớ cho hệ thống mới Chi phớ Thời gian Chi phớ cho hệ thống cũ Cõn bằng Phương phỏp này so sỏnh chi phớ của việc dựng hệ thống cũ với việc dựng hệ thống cũ với việc dựng hệ thống mới. Điểm cõn bằng là điểm tại đú chi phớ cho hệ thống mới bằng chi phớ cho hệ thống cũ. Hệ thống thụng tin hiện đại chỉ tồn tại từ 3 – 5 năm ở cỏc nước phỏt triển, ở Việt Nam là 4 – 6 năm. Trờn hỡnh vẽ diện tớch tam giỏc vạch ra bởi đường chi phớ trước điểm cõn bằng là phần thiện hại khi dựng hệ thống mới thay cho hệ thống cũ cũn hỡnh tam giỏc bờn phải là phần được lợi. Nếu thời điểm cõn bằng càng gần bờn trỏi ( trước 2,5 năm ) thỡ tam giỏc bờn phải sẽ cú diện tớch lớn hơn và như vậy sẽ cú lợi hơn về mặt kinh tế. 1.2. Vớ dụ Để làm rừ cho phương phỏp này ta sẽ ước lượng một hệ thống thụng tin cụ thể. Ta xem xột hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng của cụng ty TNHH Đức Tõm Cụng ty TNHH Đức Tõm là cụng ty chuyờn kinh doanh cỏc loại nước giải khỏt cho cỏc nhà hàng và khỏch sạn. Để đảm bảo cho hệ thống bỏn hàng của mỡnh hoạt động một cỏch hiệu quả, vào ngày 04/01/2004 cụng ty đó tiến hành thuờ xõy dựng một hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng cho cụng ty mỡnh. Thời điểm đú giỏ trị của hệ thống thụng tin được ước tớnh như sau : Chi phớ cố định : Đơn vị : triệu đồng Chi phớ Giỏ trị Chi phớ phõn tớch thiết kế 2.5 Chi phớ xõy dựng 1.5 Chi phớ mỏy múc tin học 80 Chi phớ cài đặt 10 Chi phớ trang bị phục vụ 5 Chi phớ cố định khỏc 1 ∑ Chi phớ cố định = 100 Chi phớ biến động : Năm 2004 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 10 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 5 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 3 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 0 Chi phớ biến động khỏc 2 ∑ Chi phớ biến động ( 2004 ) = 20 --> Tổng chi phớ : 120 Năm 2005 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 10 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 10 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 5 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 10 Chi phớ biến động khỏc 5 ∑ Chi phớ biến động ( 2005 ) = 40 --> Tổng chi phớ : 140 Năm 2006 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 30 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 20 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 10 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 10 Chi phớ biến động khỏc 10 ∑ Chi phớ biến động ( 2006 ) = 80 --> Tổng chi phớ : 180 Năm 2007 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 50 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 20 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 10 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 20 Chi phớ biến động khỏc 10 ∑ Chi phớ biến động ( 2007 ) = 110 --> Tổng chi phớ : 210 Sau 4 năm ( 2004 – 2007 ) cụng ty đó quyết định phỏt triển hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng mới. Để đảm bảo tớnh hiệu quả của hệ thống thụng tin khi thay thế, cụng ty tiến hành thuờ phõn tớch viờn hệ thống tiến hành ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thụng tin mới. Để từ đú đem so sỏnh với hệ thống thụng tin cũ, kết luận sự thay đổi cú đem lại hiệu quả nhất định nào đú khụng ? Chi phớ cố định – Hệ thống mới : Đơn vị : triệu đồng Chi phớ Giỏ trị Chi phớ phõn tớch thiết kế 2.5 Chi phớ xõy dựng 1.5 Chi phớ mỏy múc tin học 80 Chi phớ cài đặt 10 Chi phớ trang bị phục vụ 5 Chi phớ cố định khỏc 1 ∑ Chi phớ cố định = 100 Chi phớ biến động – Hệ thống mới : Năm 2004 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 30 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 20 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 10 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 30 Chi phớ biến động khỏc 10 ∑ Chi phớ biến động ( 2004 ) = 100 --> Tổng chi phớ : 200 Năm 2005 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 30 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 2 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 3 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 5 Chi phớ biến động khỏc 0 ∑ Chi phớ biến động ( 2005 ) = 40 --> Tổng chi phớ : 140 Năm 2006 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 10 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 3 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 2 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 3 Chi phớ biến động khỏc 2 ∑ Chi phớ biến động ( 2006 ) = 20 --> Tổng chi phớ : 120 Năm 2007 : Chi phớ Giỏ trị Chi phớ thự lao nhõn lực 5 Chi phớ thụng tin đầu vào, VPP 3 Chi phớ tiền điện, truyền thụng 2 Chi phớ bảo trỡ sửa chữa 0 Chi phớ biến động khỏc 0 ∑ Chi phớ biến động ( 2007 ) = 10 --> Tổng chi phớ : 110 Phõn tớch viờn hệ thống tiến hành ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống và đó đưa ra được biểu đồ “ điểm cõn bằng chi phớ như sau” : Như vậy, căn cứ theo đồ thị ta thấy rừ ràng hệ thống thụng tin mới cú hiệu quả kinh tế cao hơn so với hệ thống thụng tin cũ. Cụng ty Đức Tõm sẽ quyết định đầu tư để xõy dựng hệ thống thụng tin mới. Phương phỏp phõn tớch tiền dư 2.1. Nội dung : Phương phỏp này xem xột mối liờn hệ giữa chi phớ tớch luỹ và lợi ớch tớch luỹ. Hiệu của chỳng gọi là tiền dư trong kỳ. Tổ chức cố định tỷ suất sinh lời và nếu tổng số cỏc giỏ trị tiền dư ước lượng là dương thỡ việc đầu tư là thoả đỏng. Vớ dụ : Kỳ Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -100000 0.8777 -87700 2 -80000 0.769 -61520 3 +50000 0.675 +33750 4 +131 000 0.592 +79552 5 +150000 0.519 +79850 Cộng +41932 Trong thực tế, phương phỏp này cũn cho phộp lựa chọn phương ỏn tối ưu trong cỏc phương ỏn đề xuất. 2.2. Vớ dụ : Chẳng hạn như, năm 2004 Tổng Cụng ty du lịch Bắc giang tiến hành xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự. Sự cần thiết phải xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự ở tổng cụng ty cổ phần du lịch Bắc Giang : Tổng cụng ty cổ phần du lịch Bắc Giang là một cụng ty kinh doanh cỏc dịch vụ tổng hợp về du lịch & thương mại trong phạm vi tỉnh Bắc Giang. Tổng cụng ty cú rất nhiều bộ phận thành viờn. Sau đõy là cơ cấu tổ chức của cụng ty : Tổng cụng ty Khỏch sạn du lịch Bắc Giang Khỏch sạn Hữu Nghị Khỏch sạn Hương Giang Cửa hàng dịch vụ Số lượng nhõn sự ở cỏc cụng ty thành viờn như sau : Cụng ty thành viờn Số lượng cỏn bộ cụng nhõn viờn Khỏch sạn du lịch Bắc Giang 100 Khỏch sạn Hữu Nghị 120 Khỏch sạn Hương Giang 80 Cửa hàng dịch vụ 50 Như vậy, tổng số nhõn viờn của tổng cụng ty là 350 người. Điều kiện địa lý cũng khụng thớch hợp cho việc quản lý tập trung do cỏc cụng ty thành viờn nằm rải rỏc trong thành phố Bắc Giang. Số lượng nhõn viờn lớn, lại khụng thể quản lý tập trung, do đú việc quản lý nhõn sự của tổng cụng ty gặp rất nhiều khú khăn. Chớnh vỡ vậy, tổng cụng ty mới quyết định xõy dựng một hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự. Tiến hành xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự của Tổng cụng ty du lịch Bắc Giang : Để tiến hành xõy dựng hệ thống thụng tin, tổng cụng ty đó thuờ cụng ty tin học VIETACC. Cụng ty tin học VIETACC đó tiến hành khảo sỏt và phõn tớch hệ thống của tổng cụng ty. Và cụng ty VIETACC đó đưa ra 3 thiết kế A1, A2, A3. Tổng cụng ty đó tiến hành đỏnh giỏ 3 thiết kế trờn dựa theo phương phỏp phõn tớch tiền dư. Sau đõy là bản tiền dư mà cụng ty VIETACC đưa ra : Phương ỏn A1 : Kỡ Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -120000 0.852 -102240 2 -80000 0.757 -60560 3 40000 0.652 26080 4 130000 0.525 68250 5 160000 0.501 80160 Cộng 11690 Phương ỏn A2 Kỡ Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -110000 0.852 -93720 2 -50000 0.757 -37850 3 30000 0.652 19560 4 140000 0.525 73500 5 160000 0.501 80160 Cộng 41650 Phương ỏn A3 Kỡ Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng 1 -80000 0.852 -68160 2 -70000 0.757 -52990 3 30000 0.652 19560 4 100000 0.525 52500 5 120000 0.501 60120 Cộng 11030 Lựa chọn : Căn cứ cỏc bảng phõn tớch tiền dư trờn, rừ ràng phương ỏn A2 là tối ưu nhất. Tổng cụng ty du lịch Bắc Giang sẽ chọn phương ỏn A2 của cụng ty tin học VIETACC. Phương phỏp kinh nghiệm 3.1. Nội dung : Phương phỏp này dựa vào ý kiến của cỏc chuyờn gia hoặc những người cú khả năng. Đối với những người sử dụng thỡ anh ta chấp nhận trả bao nhiờu để được sử dụng hệ thống đú. James J. Ganagher đó thử nghiệm và cú kết luận : - Hầu như toàn bộ cỏc nhà quản lý chấp nhận cỏch thức này bởi vỡ họ cho rằng chỉ cú họ mới ước lượng hợp lý giỏ trị bằng tiền của hệ thụng thụng tin quản lý. Cần chỳ ý những điểm sau đõy : Người tham gia cú xu hướng ước lượng cao lờn Giỏ trị ước lượng cho hệ thống thụng tin tăng theo cấp độ trỏch nhiệm của nhà quản lý Đõy là phương phỏp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thụng tin hay được sử dụng nhiều nhất. Để tiến hành đỏnh giỏ hiệu quả của một hệ thống thụng tin theo phương phỏp này, ta cần thực hiện qua cỏc bước sau : Lựa chọn cỏc chuyờn gia : Cần lưu ý tiờu chuẩn để lựa chọn cỏc chuyờn gia là cỏc chuyờn gia phải cú kinh nghiệm sõu trong lĩnh vực này hoặc cỏc nhà quản lý cú trỏch nhiệm và kinh nghiệm. Gửi tài liệu mụ tả hệ thống đến cỏc chuyờn gia và gia hạn lịch đến phỏng vấn. Xõy dựng phiếu hỏi và thang điểm cho cỏc tiờu chớ Đến gặp trực tiếp cỏc chuyờn gia để lấy kết quả Tổng hợp kết quả và đưa ra bỏo cỏo. 3.2. Vớ dụ : Để hiểu rừ thờm vấn đề, sau đõy tụi xin trỡnh bày quy trỡnh lựa chọn một hệ thống thụng tin dựa trờn phương phỏp chuyờn gia. Hệ thống thụng tin được ở đõy là hệ thống thụng tin quản lý đún tiếp bệnh nhõn ở bệnh viện Bạch Mai. Đỏnh giỏ hiệu quả của hệ thống này cú 3 chuyờn gia đỏnh giỏ 3 phuơng ỏn, kết quả như sau : Chuyờn gia 1: Phương ỏn 1 Phương ỏn 2 Phương ỏn 3 STT Tờn chỉ tiờu Trọng số Điểm Đỏnh Giỏ Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ 1 Chi phớ 20 8 160 9 180 8 160 2 Thu nhập 21 9 189 7 147 8 168 3 Thời điểm hoà vốn 10 6 60 7 70 8 80 4 Đầy đủ 8 5 40 6 48 6 48 5 Kịp thời 5 7 35 8 40 6 30 6 Tin cậy 7 7 49 8 56 6 42 7 Thớch hợp 8 5 40 6 48 7 56 8 An toàn 8 7 56 8 64 7 56 9 Thăm dũ 3 4 12 7 21 8 24 10 Dễ sử dụng 5 6 30 4 20 6 30 11 Hợp lý, đẹp 5 4 20 5 25 7 35 12 Tổng 100 68 75 77 13 Tổng đỏnh giỏ 691 719 729 Chuyờn gia 2: Phương ỏn 1 Phương ỏn 2 Phương ỏn 3 STT Tờn chỉ tiờu Trọng số Điểm Đỏnh Giỏ Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ 1 Chi phớ 20 7 140 9 180 7 140 2 Thu nhập 21 7 147 8 168 5 105 3 Thời điểm hoà vốn 10 8 80 7 70 7 70 4 Đầy đủ 8 7 56 7 56 8   64 5 Kịp thời 5 8 40 8 40 9 45 6 Tin cậy 7 7 49 6 42 5 35 7 Thớch hợp 8 6 48 6 48 7 56 8 An toàn 8 7 56 8 64 6 48 9 Thăm dũ 3 6 18 7 21 8 24 10 Dễ sử dụng 5 6 30 6 30 6 30 11 Hợp lý, đẹp 5 4 20 5 25 7 35 12 Tổng 100 73 77 75 13 Tổng Đỏnh giỏ 684 744 652 Chuyờn gia 3: Phương ỏn 1 Phương ỏn 2 Phương ỏn 3 STT Tờn chỉ tiờu Trọng số Điểm Đỏnh Giỏ Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ 1 Chi phớ 20 6 120 9 180 8 160 2 Thu nhập 21 7 147 8 168 7 147 3 Thời điểm hoà vốn 10 7 70 8 80 7 70 4 Đầy đủ 8 5 40 6 48 7 56 5 Kịp thời 5 7 35 8 40 6 30 6 Tin cậy 7 9 63 7 49 5 35 7 Thớch hợp 8 5 40 6 48 7 56 8 An toàn 8 8 64 7 56 4 32 9 Thăm dũ 3 4 12 8 24 8 24 10 Dễ sử dụng 5 8 40 8 40 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 4 20 5 25 7 35 12 Tổng 100 70 80 71 13 Tổng Đỏnh giỏ 651 758 670 Chuyờn gia 4 : STT Tờn chỉ tiờu Trọng số Phương ỏn 1 Phương ỏn 2 Phương ỏn 3 Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ 1 Chi phớ 20 6 120 10 200 10 200 2 Thu nhập 21 7 147 9 189 10 210 3 Thời điểm hoà vốn 10 5 50 8 80 10 100 4 Đầy đủ 8 8 64 8 64 10 80 5 Kịp thời 5 8 40 8 40 9 45 6 Tin cậy 7 7 49 7 49 9 63 7 Thớch hợp 8 8 64 8 64 8 64 8 An toàn 8 7 56 7 56 8 64 9 Thăm dũ 3 8 24 8 24 5 15 10 Dễ sử dụng 5 8 40 7 35 7 35 11 Hợp lý, đẹp 5 8 40 8 40 5 25 12 Tổng 100 13 Tổng đỏnh giỏ 694 841 901 Chuyờn gia 5 : STT Tờn chỉ tiờu Trọng số Phương ỏn 1 Phương ỏn 2 Phương ỏn 3 Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ 1 Chi phớ 20 6 120 5 100 7 140 2 Thu nhập 21 7 147 5 105 7 147 3 Thời điểm hoà vốn 10 8 80 4 40 7 70 4 Đầy đủ 8 8 64 3 24 7 56 5 Kịp thời 5 5 25 3 15 8 40 6 Tin cậy 7 5 35 2 14 5 35 7 Thớch hợp 8 5 40 5 40 6 48 8 An toàn 8 5 40 5 40 6 48 9 Thăm dũ 3 5 15 7 21 5 15 10 Dễ sử dụng 5 8 40 5 25 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 5 25 5 25 5 25 12 Tổng 100 13 Tổng đỏnh giỏ 631 449 649 Chuyờn gia 6 : STT Tờn chỉ tiờu Trọng số Phương ỏn 1 Phương ỏn 2 Phương ỏn 3 Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ 1 Chi phớ 20 10 200 10 200 10 200 2 Thu nhập 21 10 210 9 189 10 210 3 Thời điểm hoà vốn 10 10 100 10 100 10 100 4 Đầy đủ 8 10 80 9 72 10 80 5 Kịp thời 5 5 25 9 45 9 45 6 Tin cậy 7 7 49 9 63 8 56 7 Thớch hợp 8 7 56 9 72 7 56 8 An toàn 8 7 56 7 56 7 56 9 Thăm dũ 3 8 24 8 24 5 15 10 Dễ sử dụng 5 8 40 8 40 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 9 45 8 40 5 25 12 Tổng 100 13 Tổng đỏnh giỏ 885 901 868 Chuyờn gia 7 : STT Tờn chỉ tiờu Trọng số Phương ỏn 1 Phương ỏn 2 Phương ỏn 3 Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ Điểm Đỏnh giỏ 1 Chi phớ 20 7 140 4 80 4 80 2 Thu nhập 21 8 168 5 105 4 84 3 Thời điểm hoà vốn 10 7 70 8 80 8 80 4 Đầy đủ 8 8 64 8 64 7 56 5 Kịp thời 5 8 40 8 40 5 25 6 Tin cậy 7 7 49 5 35 5 35 7 Thớch hợp 8 8 64 8 64 7 56 8 An toàn 8 7 56 8 64 5 40 9 Thăm dũ 3 8 24 5 15 7 21 10 Dễ sử dụng 5 8 40 8 40 5 25 11 Hợp lý, đẹp 5 7 35 7 35 7 35 12 Tổng 100 13 Tổng đỏnh giỏ 750 622 537 Tổng hợp điểm đỏnh giỏ của cỏc phương ỏn TT Tờn phương ỏn Đỏnh giỏ của chuyờn gia 1 Đỏnh giỏ của chuyờn gia 2 Đỏnh giỏ của chuyờn gia 3 CG 4 CG 5 CG 6 CG 7 Tổng điểm bỡnh quõn 1 Phương ỏn 1 691 681 651 694 631 885 750 4983 2 Phương ỏn 2 719 744 752 841 449 901 622 5028 3 Phương ỏn 3 729 652 670 901 649 868 552 5021 Kết luận : Căn cứ vào bảng tổng hợp cỏc đỏnh giỏ của cỏc chuyờn gia ta thấy phương ỏn 2 là phương ỏn tối ưu nhất. Đõy là phương phỏp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thụng tin mang tớnh chủ quan. Tuy nhiờn, nú lại được ưa sử dụng nhiều nhất. Tại sao vậy? Đơn giản chỉ là trong xu hướng quản lý hiện đại, cỏc nhà quản lý nhiều khi chỉ tin vào đỏnh giỏ của mỡnh để rồi đưa ra cỏc quyết định. Nếu họ cú tham khảo thỡ chắc chắn những chuyờn gia cú uy tớn sẽ là những người đầu tiờn họ sẽ lắng nghe. Vỡ vậy, đõy là phương ỏn trong thực tế được sử dụng nhiều nhất. Mặc dự vậy, phương ỏn này vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định. Đú là tớnh chủ quan của phương ỏn. Phương ỏn này chủ yếu dựa trờn sự đỏnh giỏ của cỏc chuyờn gia hoặc cỏc nhà quản lý, vỡ thế họ đó ỏp đặt sự chủ quan đỏnh giỏ của mỡnh vào đú. Cho nờn những quyết định đưa ra từ phuơng ỏn này thường khụng nhanh nhạy, kịp thời. Phương phỏp so sỏnh Phương phỏp này đem so sỏnh hệ thống thụng tin cần phải xem xột với hệ thống thụng tin tương tự hay hệ thống trừu tượng được chọn làm mẫu. Tư tưởng của phương phỏp này là ta cú hệ thống A. Hệ thống B là vật chuẩn thỡ 2 cõu hỏi được đặt ra là : Giỏ trị của hệ thống B là gỡ ? và Hệ thống B cú giỏ trị lớn hơn hay bộ hơn giỏ trị hệ thống A ? Việc trả lời cõu hỏi 2 bao giờ cũng dễ hơn cõu hỏi 1 và dễ hơn cõu hỏi trực tiếp về giỏ trị trực tiếp của hệ thống A. Cỏch tiếp cận này cú thể sử dụng để xỏc định phương ỏn cú lợi nhất và đảm bảo hệ thống được xem xột cú đủ lý do để biện minh cho cỏc chỉ tiờu đặt ra cho nú khụng ? í tưởng của phương phỏp này chớnh là sự “mổ xẻ” nội tạng của hệ thống để xem xột ưu nhược điểm của hệ thống, để xem xột hệ thống cú đủ mạnh để vượt qua rào cản do chớnh nú tạo ra hay khụng? Hệ thống quản lý chất lượng ISO chớnh là một hệ thống chuẩn mực để từ đú cỏc cụng ty mới tham chiếu hệ thống của mỡnh vào để xỏc định xem hệ thống của mỡnh đó hiệu quả chư, đó hoạt động nhịp nhàng chưa? Đú là những tiờu chuẩn bắt buộc mọi hệ thống thụng tin phải đạt được khi đi vào hoạt động. Phương phỏp này cũng thường xuyờn được ỏp dụng trong thực tế và cỏc tổ chức ỏp dụng phương phỏp này cũng đạt được những kết quả nhất định. KẾT LUẬN “Ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống thụng tin quản lý” là một phạm trự trong lý luận chung về phõn tớch & thiết kế một hệ thống thụng tin cho tổ chức. Cú rất nhiều phương phỏp ước lượng hiệu quả kinh tế của hệ thống mà cỏc tổ chức cú thể ỏp dụng. Mỗi phương phỏp cú một ưu nhược điểm riờng, trong những hoàn cảnh