Đề tài Quá trình thực tập nhận thức tại công ty cổ phần kỹ nghệ thực phẩm Việt Nam

hơn ra thị trường quốc tế. Chính vì vậy, tôi đã đến thực tập tại Công ty để có dịp tìm hiểu về các hoạt động của Công ty và đặc biệt được tiếp cận với quy trình kế toán tại Công ty, từ đó hiểu rõ hơn công việc kế toán thực tế so với những kiến thức mà tôi đã học ở trường. Tuy nhiên, do thời gian và kiến thức hạn hẹp nên bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những sai sót. Chính những sai sót này sẽ đúc kết cho tôi nhiều kinh nghiệm trong tương lai mà tôi phải học hỏi thêm. Do vậy, tôi mong nhận được sự góp ý tận tình của Quý thầy cô, Ban lãnh đạo và tập thể cô chú, anh chị tại Công ty để bài báo cáo của tôi được hoàn chỉnh hơn. CHƯƠNG IGIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY VIFON Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Vifon Khái quát về công ty Vifon Tên công ty: Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Thực phẩm Việt Nam. Tên giao dịch: VIETNAM FOOD INDUSTRIES JOINT STOCK COMPANY. Tên viết tắt: VIFON. Logo: Lư đồng. Địa chỉ: 913 Trường Chinh, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: (08) 38153947 Fax: (08) 3853059 Website:  www.vifon.com.vn E-mail: vifon@hcm.vnn.vn Mã số thuế: 0300627384 Ngành nghề kinh doanh Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm ăn liền: phở, mì, bún... và các mặt hàng gia vị: bột canh, tương ớt, nước tương... Công ty đã đạt các chứng nhận ISO, HACCAP, IFS và được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao trong suốt 16 năm liền. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vifon Sự ra đời của Vifon Ngày 23/07/1963, 14 nhà tư sản người Việt gốc Hoa đã góp vốn ban đầu gồm 35.000 cổ phần để thành lập Công ty, cuối năm 1964 số vốn tăng 70.000 cổ phần , đến năm 1967 xây dựng hoàn thành 03 nhà máy có tên gọi: VIFOINCO, VILIHICO, VIKAINCO, trong đó VIFOINCO mang nhãn hiệu chung là Vifon. Những ngày đầu phát triển Nhà máy đi vào hoạt động Sản phẩm được Người tiêu dùng trong và ngoài nước đón nhận khá tốt, bao gồm: Mì ăn liền: với 3 dây chuyền sản xuất với công suất 30.000 gói/ca. Bột ngọt: với 3 dây chuyền sản xuất công suất 2.000 tấn/năm. Cùng với các sản phẩm như: Bột hồ, bột mứt, bánh kẹo, tàu vị yểu, cá hộp. Lực lượng lao động: 700 người (chủ yếu là người Hoa), đội ngũ Kỹ sư được đào tạo phần lớn ở Nhật Bản và Đài Loan. Máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ thuộc loại hiện đại bậc nhất Đông Nam Á lúc bấy giờ. Thành tựu đạt được Trong nước Là Công ty đầu tiên tại Việt Nam sản xuất sản phẩm Phở và các sản phẩm gạo ăn liền. Vifon tiên phong trong sản xuất "không sử dụng Phẩm màu tổng hợp" trong tất cả các sản phẩm để đáp ứng những  tiêu chuẩn về Vệ sinh ATTP tại các nước tiên tiến như: Hàn Quốc, Mỹ, Nhật Bản, Châu Âu, Úc...  Là công ty đầu tiên xuất khẩu Mì ăn liền của Việt Nam ra thị trường thế giới. Là công ty có sản phẩm  Phở ăn liền đứng số 1 tại  Việt Nam và top 10 trên toàn thế giới. Liên tục đạt danh hiệu xuất sắc, tiên tiến hàng năm của Bộ chủ quản, trong đó hai năm 1997, 1998 đạt cờ luân lưu của Thủ tướng chính phủ. Năm 2000, Vifon triển khai thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Là đơn vị đầu tiên trong ngành thực phẩm được cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002 vào tháng 1/2002 về hệ thống quản lý chất lượng và đã chuyển đổi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, 9001:2008. Năm 2005, Vifon đạt chứng chỉ HACCP - một chứng nhận rất cần thiết cho những đơn vị sản xuất mì ăn liền muốn vươn xa đến tầm thế giới.  Sản phẩm luôn được người tiêu dùng bình chọn vào top 10 hoặc top 100 hàng Việt Nam chất lượng cao hàng năm do Báo Sài Gòn Tiếp Thị tổ chức. Được Uỷ ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh xét công nhận Sản phẩm chủ lực của Thành phố năm 2007. Năm 2007, Vifon nhận chứng chỉ HACCP cho nhà xưởng Sản Phẩm Gạo, nhà xưởng Mì, nhà xưởng Gia Vị. Đồng thời Vifon cũng đạt chứng chỉ IFS cho nhà xưởng Mì – chứng nhận tiêu chuẩn thực phẩm Quốc tế dùng cho các nhà bán lẻ Châu Âu. Đạt danh hiệu “Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín năm 2007” do Bộ Công Thương trao tặng. Sản phẩm Vifon đạt danh hiệu “Hàng Vviệt Nam chất lượng cao” trong 16 năm liền (1997 – 2008) do người tiêu dùng bình chọn. Các sản phẩm của Vifon không sử dụng phẩm màu tổng hợp trong mọi sản phẩm nhằm đảm bảo sức khỏe của người tiêu dùng. Nước ngoài Là doanh nghiệp duy nhất của Việt Nam được tổ chức Foundition For Excellence in Business Practice (FEBP) Thụy Sỹ tặng huy chương vàng “Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất sắc “ ở nước ngoài. Thuận lợi và khó khăn Thuận lợi Hơn 30 năm tồn tại và phát triển, công ty đã xây dựng được thương hiệu có uy tín cao đối với người tiêu dùng trong và ngoài nước. Đây là tài sản rất lớn, ảnh hưởng đến sự nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty nằm ở gần trung tâm thành phố, gần cảng, gần sân bay, thuận tiện cho việc vận chuyển, xuất nhập khẩu hàng hóa; thuận lợi trong việc đưa đón công nhân viên. Diện tích mặt bằng công ty tương đối rộng, đó cũng là điều kiện thuận lợi cho công ty mở rộng quy mô sản xuất, đầu tư cơ sở hạ tầng, lắp đặt thiết bị nhà xưởng… Hiện nay, công ty đang duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000, đang hoàn thiện hệ thống HACCP. Điều đó càng chứng tỏ về chất lượng và uy tín của công ty, tự tin bước vào nền kinh tế hội nhập. Khó khăn Ngày nay cùng với sự ra đời và phát triển của nhiều đơn vị sản xuất thực phẩm ăn liền lớn cùng loại trên thị trường với thế mạnh về công nghệ thiết bị và nguồn tài chính. Công ty đang có sự cạnh tranh với các đối thủ về chất lượng, giá cả và mẫu mã. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Vifon Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG BAN PHÒNG HÀNH CHÁNH PHÒNG TIÊU THỤ PHÒNG TÀI CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG THIẾT KẾ PHÒNG MARKETING PHÒNG XUẤT KHẨU PHÒNG CUNG ỨNG PHÒNG KHO VẬN PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG PHÂN XƯỞNG PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG BỘ PHẬN IT PHÒNG KẾ HOẠCH MÌ GẠO GIA VỊ CƠ ĐIỆN Sơ đồ 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận Ban giám đốc Tổng giám đốc: là người trực tiếp lãnh đạo công ty, chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật và nghĩa vụ trước cơ quan Nhà nước, chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất, kinh doanh trước các cổ đông. Trực tiếp chỉ đạo Phòng Kế toán-Tài chính. Phó Tổng giám đốc phụ trách sàn xuất kỹ thuật, nghiên cứu: là người chịu trách nhiệm về mặt tổ chức sản xuất. Trực tiếp quản lý Phòng Kế hoạch đầu tư, Phòng Nghiên cứu trung tâm, Phòng Xuất nhập khẩu. Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh, nhân sự, hành chính: là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời, trực tiếp phụ trách Phòng Hành chính, Phòng Tổ chức lao động, Phòng Kế toán-Tài chính. Các phòng ban Phòng Hành chính: quản lý hành chính, ấn chỉ, lưu công văn, hồ sơ, lên lịch công tác, điều xe, quản lý nhà ăn. Phòng Kế hoạch, Cung ứng: theo dõi điều độ sản xuất, tồn kho và xuất nhập khẩu, cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất, lập kế hoạch sản xuất các sản phẩm, tính mức tiêu hao vật tư cho Phòng Kế toán. Phòng Tiêu thụ: quản lý, thúc đẩy hoạt động bán hàng của các đại lý, nghiên cứu thị trường, phân tích thị hiếu của khách hàng, cung cấp thông tin cho Phòng Nghiên cứu và quản lý chất lượng để phát triển sản phẩm mới. Phòng Kế toán: lập kế hoạch tài chính, tính định mức vốn huy động, cố tức, kế hoạch huy động và sử dụng vốn. Theo dõi ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Tính toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận. Thu thập và tổng hợp các số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. Phòng Nghiên cứu và quản lý chất lượng: lấy thông tin từ Phòng Tiêu thụ, từ đó nghiên cứu phát triển, có biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm mới. Phòng Xuất-nhập khẩu: cung ứng vật tư, nguyên liệu, máy móc, thiết bị nhập từ nước ngoài, xây dựng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm ở nước ngoài, đồng thời kết hợp với Phòng Nghiên cứu, quản lý chất lượng và Phòng Tiêu thụ tiếp cận thị trường. Phòng Tổ chức lao động: tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân sự, tổ chức quản lý lao động, theo dõi bảng chấm công và tính lương cho các bộ công nhân viên, tố chức công tác bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự, tài sản cho công ty. Phòng Kho vận: quản lý việc xuất nhập khẩu của các Kho gạo, mì, gia vị và quản lý việc vận chuyển hàng hóa ra vào các kho trên. 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 1.3.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung vì công ty có phạm vi hoạt động tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định. Có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban, các phân xưởng được nhanh chóng kịp thời. Các bộ phận phân xưởng, phòng ban chỉ có trách nhiệm tổ chức khâu ghi chép ban đầu cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán ở Phòng Kế toán. Tại Phòng Kế toán tập trung các công việc kế toán như phân loại, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, nhập dữ liệu, xử lý, in ra các sổ sách và báo cáo liên quan. Chứng từ kế toán ở các phân xưởng Chứng từ kế toán ở tại phòng kinh doanh Chứng từ kế toán tại bộ phận kho, bãi Chứng từ kế toán tại các bộ phận kỹ thuật, nghiệp vụ.khác PHÒNG KẾ TOÁN Sơ đồ 2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ KẾ TOÁN VẬT TƯ THỦ QUỸ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN GIÁ THÀNH KẾ TOÁN DOANH THU KẾ TOÁN TIỀN MẶT Sơ đồ 3. Sơ đồ bộ máy kế toán Tổ chức hệ thống sổ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị Sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Phần mềm kế toán FAST Chứng từ kế toán Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày: In số báo cáo cuối tháng, quý năm: Kiểm tra đối chiếu: Sơ đồ 4. Tồ chức hệ thống sổ kế toán tại công tyChức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, cách thức tổ chức sản xuất, kinh doanh của Công ty. Phân công, giám sát công việc đối với các nhân viên của Phòng Kế toán. Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn của Công ty. Tổ chức kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hóa tại Công ty. Phát hiện kịp thời hao hụt, mất mát đồng thời đề xuất biện pháp xử lý. Lập các báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty và Pháp luật về các số liệu báo cáo. Kiểm tra, xét duyệt các khoản chi phí. Tìm phương án huy động vốn và kiểm soát việc sử dụng vốn của Công ty có hiệu quả. Nghiên cứu, cập nhật và hướng dẫn cho nhân viên và các bộ phận khác các quy định của Nhà nước về chính sách, chế độ kế toán, tài chính, thuế. Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty nhằm đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định của lãnh đạo. Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ kế toán ngày càng đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc và sự phát triển của Công ty. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Phó phòng kế toán Đảm nhận công việc kế toán tổng hợp. Kiểm tra tính chính xác, hôp lý của các số liệu ghi chép trên hệ thống sổ sách kế toán theo từng tài khoản. Thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh để lập chứng từ ghi sổ. Lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ (tháng, quý, năm) theo quy định của Nhà nước và Công ty. Quản lý nhân viên và giải quyết công việc trong phòng khi Kế toán trưởng đi vắng và được ủy quyền. Kế toán giá thành Theo dõi, tập hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất thành phẩm. Phân bổ các chi phí chung cho từng sản phẩm. Định kỳ tính giá thành cho các thành phẩm, bán thành phẩm sản xuất tại Công ty. Phân tích, tìm hiểu nguyên nhân sự biến động của giá thành (nếu có). Lập báo cáo về giá thành theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu của cấp trên. Lưu trữ các chứng từ có liên quan. Kế toán tài sản cố định Theo dõi, quản lý tất cả tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong công ty. Thống kê, phân loại và có hồ sơ theo dõi chi tiết từng tài sản về nguyên giá, ngày tăng tài sản, hợp đồng, hóa đơn mua bán tài sản, số khấu hao lũy kế, giá trị còn lại… Nhập, xuất kho, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ. Tính khấu hao tài sản cố định để phân bổ chi phí. Làm báo cáo liên quan đến tài sản cố định. Kế toán công nợ phải thu Theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu khách hàng, tạm ứng của cán bộ công nhân viên, thu khác. Đôn đốc, thu hồi đầy đủ các khoản phải thu đúng thời hạn. Xét duyệt đơn hàng trước khi xuất bán. Kiểm tra, xét duyệt các khoản chi chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, hỗ trợ bán hàng, thưởng, chi phí vận chuyển cho khách hàng. Lập báo cáo công nợ phải thu theo định kỳ hoặc có yêu cầu của cấp trên. Kế toán công nợ phải trả Theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp. Theo dõi thời hạn thanh toán của từng khoản nợ để lập kế hoạch thanh toán công nợ báo cáo lãnh đạo công ty, cân đối tài chính thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp. Thường xuyên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. Lập báo cáo công nợ phải trả định kỳ hoặc có yêu cầu của cấp trên. Thủ quỹ Thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ chi, thu đã được duyệt, đảm bảo việc chi đúng, thu đủ. Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền. Kiểm kê số tiền tồn quỹ và báo cáo hằng ngày. Kế toán tiền gửi ngân hàng Làm thủ tục đăng kí và mở tài khoản giao dịch của công ty tại ngân hàng theo yêu cầu lãnh đạo công ty. Kiểm tra chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Lập chứng từ thanh toán qua ngân hàng, cập nhật đầy đủ, kịp thời các chứng từ ngân hàng vào sổ sách kế toán. Theo dõi các khoản vay ngân hàng, thời hạn trả lãi, trả gốc chi tiết theo từng hợp đồng, khế ước vay. Đối chiếu số liệu sổ sách với ngân hàng. Lập báo cáo liên quan đến tiền gửi ngân hàng định kỳ và khi có yêu cầu của cấp trên. Kế toán tiền mặt Kiểm tra chứng từ thanh toán tiền mặt. Lập phiếu thu, chi tiền mặt. Ghi chép, hạch toán đầu đủ, kịp thời chứng từ thu, chi tiền mặt vào sổ sách kế toán. Theo dõi, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, sổ quỹ và tồn quỹ thực tế. Lập các báo cáo liên quan đến tài khoản tiền mặt định kỳ và khi có yêu cầu của cấp trên. Kế toán doanh thu Kiểm tra các hóa đơn bán hàng do Phòng Tiêu thụ lập. Ghi nhận kịp thời, chi tiết các khoản doanh thu phát sinh theo từng loại doanh thu: thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… Phân tích, so sánh sự thay đổi doanh thu qua các kỳ (tháng, năm). Lập báo cáo về doanh thu theo định kỳ và khi có yêu cầu của cấp trên. Kế toán kho Theo dõi, quản lý các loại vật tư, hàng hóa nhập xuất tồn kho. Thường xuyên đối chiếu số liệu sổ sách và thực tế để phát hiện kịp thời chênh lệch nhằm tìm ra nguyên nhân và tìm hướng giải quyết. Báo cáo nhập xuất tồn định kỳ. Chính sách kế toán áp dụng Công ty áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Business.Net Công ty sử dụng kế toán chứng từ ghi sổ. Kỳ kế toán áp dụng: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho: theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. CHƯƠNG II CÔNG VIỆC THỰC TẬP NHẬN THỨC THỰC TẾ TẠI CÔNG TY Sắp xếp chứng từ Sắp xếp Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển Công việc : Sắp xếp, kiểm tra và đối chiếu số liệu của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển của các kho (phân xưởng Mì, kho Phòng nghiên cứu) so với số liệu đã được nhập ở phần mềm. Kinh nghiệm đạt được Cách vào phần mềm: click vào biểu tượng Fast à Tên đăng nhập: THUCTAP à Quản lý hàng tồn kho à Cập nhật số liệu à chọn Phiếu nhập kho (hoặc Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển) à chọn Mã kho, ngày hạch toán à Nhận à màn hình sẽ hiện ra nội dung và tất cả các mã chứng từ trong tháng đó. Kiểm tra tên các mặt hàng và số lượng ở các phiếu và trong phần mềm có khớp với nhau không. Nếu không khớp phải báo lại với người hướng dẫn công việc này. Phải sắp xếp theo ngày, tháng, năm; số phiếu theo thứ tự tăng dần tính từ trên xuống dưới. Phải kiểm tra tên hàng và số lượng tương ứng với tên hàng đó. Sắp xếp Phiếu phát sinh của tài khoản 131 Công việc: Sắp xếp Phiếu phát sinh tháng 10, 11, 12/2010 và đóng thành quyển để dễ quản lý và tìm kiếm. Kinh nghiệm đạt được Sắp xếp thứ tự các Phiếu phát sinh dựa theo Bảng tên khách hàng đã in ra. Ý kiến góp ý Cuối mỗi tháng, Kế toán công nợ phải thu nên sắp xếp các Phiếu phát sinh, như vậy cuối năm sẽ đỡ mất thời gian hơn. Sắp xếp các Phiếu nhập mua Công việc: Sắp xếp tất cả phiếu lại theo thứ tự rồi tách từng phiếu nhập mua làm 3 liên riêng biệt (1 liên gốc và 2 liên phụ). Kinh nghiệm đạt được Theo lời của Cô kế toán phụ trách về các Phiếu nhập mua thì liên gốc Phòng Kế toán giữ, 1 liên phụ khách hàng giữ và 1 liên phụ khác thủ kho giữ. Sau khi sắp xếp các phiếu theo thứ tự tăng dần tính từ trên xuống dưới, tách 3 liên riêng biệt. Kiểm tra và đối chiếu Các Hóa đơn thuế GTGT Công việc: Kiểm tra và đối chiếu nội dung ở Bảng kê hóa đơn GTGT với Hóa đơn GTGT đầu vào của Công ty. Kinh nghiệm đạt được Kiểm tra lại các thông tin: tên công ty, mã số thuế, ngày hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thực phải trả so với Bảng kê hóa đơn GTGT (các số liệu được in ra từ phần mềm). Nếu phát hiện có sai sót, phải ghi chú lại để kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó cô Kế toán chịu trách nhiệm về phần thuế này sẽ sửa lại trong phần mềm. Giá cước vận chuyển đường biển Công việc: Kiểm tra và đối chiếu giá cước vận chuyển đường biển tháng 06, 07/2011 ở Bảng kê thanh toán với giá cước trên Hợp đồng. Kinh nghiệm đạt được Phải lấy giá cước mới nhất trên Hợp đồng để kiểm tra. Kiểm tra lại các thông tin: nơi giao hàng-nơi nhận hàng và giá cước vận chuyển phụ thuộc vào từng nơi giao hàng-nhận hàng tương ứng. Nhập dữ liệu vào máy Nhập tên khách hàng công nợ vào excel Công việc: Nhập dữ liệu, tên các khách hàng công nợ vào excel để in ra. Kinh nghiệm đạt được Phải nhập thật chính xác tên khách hàng, mã khách hàng và số tiền tương ứng. Nhập và in ra sẽ giúp cho việc đối chiếu và theo dõi công nợ dễ dàng hơn. Nhập nội dung các Hợp đồng Công việc: Nhập nội dung chủ yếu của các Hợp đồng “Giai đoạn chuẩn bị đầu tư” và “Thực hiện đầu tư” của Công ty Vifon II vào máy. Kinh nghiệm đạt được Nhập ngày kí hợp đồng, số hợp đồng, tên công ty ký kết hợp đồng và nội dung chính của hợp đồng. Phải nhập thứ tự các Hợp đồng theo thứ tự như trong các Hợp đồng đã được sắp xếp trong tập hồ sơ để tiện cho việc quản lý và tìm kiếm. Nhập nội dung các văn bản Công việc: Nhập nội dung chủ yếu của các văn bản như: Tờ trình, Thông báo, Quyết định, Công văn đến vào máy. Kinh nghiệm đạt được Nhập ngày, tháng; số; nội dung chính của các văn bản. Phải nhập thứ tự các văn bản theo thứ tự như trong các văn bản đã được sắp xếp trong tập hồ sơ để tiện cho việc quản lý và tìm kiếm. Đánh máy phiếu kiểm kê Công việc: Đánh máy phiếu kiểm kê tài sản cố định của phân xưởng Mì để chuẩn bị cho việc kiểm kê các phân xưởng định kỳ của Công ty vào ngày 01/08/2011. Kinh nghiệm đạt được Kẽ các khung và nhập vào đó Mã tài sản, tên tài sản, thời gian sử dụng, phân xưởng của các tài sản cố định của phân xưởng Mì. Sau đó các phiếu này sẽ được in ra và dán vào từng tài sản cố định tương ứng để thực hiện việc kiểm kê. Copy dữ liệu các hóa đơn từ sheet tổng hợp paste qua sheet chi tiết Công việc: Dựa vào “Bảng báo cáo tổng hợp vận chuyển theo khách hàng”, copy dữ liệu các hóa đơn từ 1 sheet tổng hợp “Bảng phân tích bán hàng tháng 07/2011” đã được nhập trong máy sang từng sheet khác nhau theo tính chất của mỗi sheet (Theo khách hàng, theo tên công ty…) Kinh nghiệm đạt được Trong sheet tổng hợp, nhấn Ctrl+F để tìm mã hóa đơn giống trong “Bảng báo cáo tổng hợp vận chuyển theo khách hàng” Sau đó cut hàng dữ liệu của mã hóa đơn đó (Mã, tên khách hàng; số hóa đơn; số chứng từ; ngày chứng;…) paste qua sheet chi tiết theo yêu cầu. Công việc này dễ quản lý được các hóa đơn vận chuyển và để đối chiếu với bên công ty vận chuyển. Nhập dữ liệu các Hóa đơn thuế Công việc: Nhập dữ liệu của các Hóa đơn thuế tháng 07/2011 vào phần mềm. Kinh nghiệm đạt được Phải nhập thật chính xác số hóa đơn, số seri, ngày in trên hóa đơn, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp, tiền hàng, mã thuế, thuế suất, tài khoản thuế, tài khoản đối ứng, thuế. Sau khi được nhập vào phần mềm, các dữ liệu này sẽ được in ra để kiểm tra lại một lần nữa với các Hóa đơn thuế. Đánh máy Công việc: Đánh máy Biên bản bàn giao công việc từ Vifon I sang Vifon II. Kinh nghiệm đạt được Nhập tất cả các giấy tờ liên quan đến việc bàn giao công việc. Nhập dữ liệu Công việc: Nhập nội dung của các Phiếu chi năm 2011 vào excel. Kinh nghiệm đạt được Nhập dữ liệu vào các cột ngày, tháng; số chứng từ (2 cột này nằm trong cột chung Chứng từ chi); nội dung chi và số tiền chi. Tìm và sắp xếp Giấy đề nghị thanh toán Công việc: Sắp xếp Giấy đề nghị thanh toán theo từng nội dung của số phiếu chi tương ứng theo thứ tự tăng dần tính từ dưới lên trên và đóng thành tập để dễ quản lý. Kinh nghiệm đạt được Đối chiếu nội dung của Phiếu chi đã được nhập vào excel khi nãy với nội dung của Giấy đề nghị thanh toán để tìm ra số phiếu chi tương ứng, xếp theo thứ tự rồi đóng thành tập. Quyết toán Đoàn phí Công đoàn Bước 1 Công việc: Kiểm tra lại số liệu của Báo cáo quyết toán thu-chi ngân sách Công đoàn Quý I&II năm 2011 của các bộ phận: Kế hoạch-Cung ứng Kế toán-Xuất khẩu-Marketing-IT-Phân tích Kho vận Nghiên cứu Quản lý chất lượng Tiêu thụ Tổ chức-Hành chánh Phân xưởng Cơ điện Phân xưởng Gia vị Phân xưởng Mì Phân xưởng Gạo Kinh nghiệm đạt được Kiểm tra lại số liệu của: Nộp cấp quản lý trực tiếp = thu đoàn phí công đoàn * 70% Số dư cuối kì = thu ngân sách – chi ngân sách và nộp cấp trên Ý kiến đóng góp: Các bộ phận nên xem lại và kiểm tra thật kĩ số liệu trước khi đưa về cho người chịu trách nhiệm công việc này ở Phòng Kế toán. Bước 2 Công việc: Sau khi đã kiểm tra, nhập các số liệu chi ngân sách trong Báo cáo vào excel. Kinh nghiệm đạt được Nhập số liệu vào các cột: Quản lý Hành chính. Hoạt động phong trào. Thăm hỏi cán bộ, đoàn viên. Chi khác. Bước 3 Công việc: Nhập số liệu từ Bảng kê chi tiền đoàn phí Công đoàn (30%) cho các Công đoàn bộ phận vào Bảng tổng hợp đoàn phí Công đoàn từ tháng 12/2010 đến tháng 05/2011 trong excel. Kinh nghiệm đạt được Nhập các số liệu theo các bộ phận và chi làm 2 quý: Quý I (12/2010 à 02/2011), Quý II (03/2011 à 05/2011) Nhập vào cột Công ty thu hộ (Bảng tổng hợp lương tháng 01/2011). Nhập vào cột Chi 30% đoàn phí Công đoàn cho các Công đoàn bộ phận. Nhập vào cột Thu 70% đoàn phí Công đoàn của các Công đoàn bộ phận. Tính m3 cho các sản phẩm có đơn vị tính là thùng Bước 1 Công việc: Copy nội dung hóa đơn bán hàng tháng 07/2011 ở trong phần mềm ra excel (số hóa đơn dựa theo bảng phí vận chuyển hàng tháng 07/2011). Kinh nghiệm đạt được Fast à Kế toán công nợ phải thu à Cập nhật số liệu à Hóa đơn bán hàng à Ngày hạch toán, Mã khách hàng à Nhận à Chọn số hóa đơn à Ctrl E (nội dung của hóa đơn đó hiện ra trong 1 sheet excel) à Copy nội dung phần hóa đơn đó và các hóa đơn khác qua 1 sheet chung “Chi tiết hóa đơn Đại Tân”. Bước 2 Công việc: In sheet “Chi tiết hóa đơn Đại Tân” ra để dò m3 của các sản phẩm cộng lại xem có giống như trong “Bảng phí vận chuyển hàng tháng 07/2011” hay không. Kinh nghiệm đạt được Nhập số lượng các hàng hóa vào cột KM của tên hàng tương ứng à enter sẽ hiện ra m3 ngay (Công thức tính đã được cài sẵn). Cộng tất cả số m3 trong hóa đơn sẽ ra được tổng m3, sau đó đối chiếu với số m3 đã được kê trong “Bảng phí vận chuyển hàng tháng 07/2011” CHƯƠNG III NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN NHẬN XÉT Công ty Vifon áp dụng bộ máy kế toán tập trung, khép kín được tổ chức hợp lí, hiệu quả tương đối phù hợp với đác điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Cán bộ kế toán chuyên môn cao, có kinh nghiệm. Bộ máy kế toán nhìn chung khá gọn nhẹ, các nhân viên làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, có trình, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Hiện nay Công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán và hạch toán nên đã góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán, đảm bảo thông tin nhanh, chính xác, bí mật, tăng khả năng cạnh tranh, điều này giúp giảm số lượng công việc dồn vào mỗi tháng, cuối quý. Mối quan hệ giữa các phòng ban, các tổ chức với Phòng Kế toán rất chặt chẽ, gắn bó giúp cho việc luân chuyển chứng từ được nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời với việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ thực hiện đã giúp giảm tả