Đề tài Quản lý chi phí nguyên vật liệu tại công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh

4.839 95.842 147.602 3 Doanh thu Trđ 140.091 175.452 204.698 4 Lợi nhuận Trđ 6.498 10.304 82.072 5 Nộp ngân sách Trđ 10.559 13.039 13.071 6 Kim ngạch xuất khẩu USD 5.485.778 10.400.000 12.328.540 7 Thu nhập bình quân đ/ng/t 680.000 1.000.000. 1.150.000 8 Vốn cố định Trđ 19.435.876.325 38.829.654.931 87.287.331.452 9 Vốn lưu động Trđ 39.657.986.432 45.069.661.321 50.404.977.343 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh Nhìn vào bảng kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm của Công ty thấy tình hình phát triển của Công ty ngày một cụ thể: tỷ suất lợi nhuân, doanh thu tăng đều qua các năm. Kim ngạch xuất khẩu tăng đều, thu nhập của CBCNV cũng tăng đều qua các năm, sản xuất xuất khẩu trong 3 năm đều tăng. Với chủ trương của Giám đốc Công ty sẽ nâng Công ty thành mô hình Tổng Công ty với đà phát triển này Công ty sẽ ngày càng gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong hoạt động SXKD. 2. Đặc điểm quy trình công nghệ. Sơ đồ 1.Quy trình khai thác quặng thô. Cát quặng Máy khai thác cấp liệu Bơm cấp liệu Tuyển xoắn hoặc nhà máy Nguyên liệu thô Cát thải Quặng thô Lò sấy Nhà máy tuyển tinh Sản phẩm Cát thải Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất sản phẩm Sản phẩm của công ty là Ilmenite, Zircon, Rutinne.Để hoàn thành sản phẩm bước cuối cùng phải trải qua một quy trình công nghệ phức tạp. Chỉ một thay đổi trong chuỗi liên kết của quy trình sản xuất sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Nhìn trung ngoại trừ bộ phận khai thác nguyên liệu thô để cung cấp cho xi nghiệp khai thác quy trình công nghệ riêng, còn lại các xí nghiệp khác tuy quy mô sản xuất có khác nhau nhưng nhìn chung quy trình công nghệ tương đối giống nhau. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Sơ đồ 3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Giám đốc công ty P.Giám đốc kỹ thuật P.Giám đốc sản xuất P.Giám đốc Tài chính Phòng Kỹ thuật Phòng Mỏ Phòng KCS Phòng Kinh tế Phòng TC-LĐTL Phòng HQ-TH Phòng TC-KT VPĐD Hà Nội XN khai thác XN Thạch Hà XN Cẩm Xuyên XN Khai thác vàng XN Zircon XN Kỳ Anh Xưởng cơ khí Đội vận tải Đội kho cảng XN kinh doanh TM-TH KS Du lịch Thiên ý XN than XN man gan Công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh được thành lập và hoạt động theo nguyên tắc của doanh nghiệp nhà nước có ban giám đốc và bộ máy giúp việc. 3.1. Ban giám đốc Bao gồm 01 giám đốc, 03 phó giám đốc. - Giám đốc công ty: Điều hành hoạt động của công ty về tài sản và các nguồn lực khác mà nhà nước giao cho công ty. Giám đốc công ty là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp việc cho giám đốc công ty phụ trách mặt kỹ thuật của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền thay mặt cho giám đốc khi giám đốc đi vắng. - Phó giám sản xuất : là người giúp việc cho Giám đốc Công ty về mặt sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về nhiệm vụ được phân công uỷ quyền. - Phó giám đốc tài chính: là người giúp việc cho giám đốc Công ty phụ trách về tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc công tyvề nhiệm vụ được phân công. 3.2. Bộ máy giúp việc của giám đốc Công ty. 3.2.1. Các phòng ban chuyên môn a. Phòng tổ chức lao động tiền lương: Tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty về công ty về công tác tổ chức, lao động về tiền lương. Làm tốt công tác nhân sự, thực hiện tốt các chế độ chính sách đối với người lao động về tiền lương, BHXH, BHYT, tai nạn lao động, thôi việc, hưu trí… Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước mà Công ty đã ban hành ở các xí nghiệp. b. Phòng tài chính- Quản lý: Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực: Quản lý tài chính, hạch toán kinh tế trên cơ sở các nguyên tắc quản lý tái chính của Nhà Nước với các DNNN. c. Phòng kinh tế: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực: Kế hoạch sản xuất , CDCB,vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm … Xây dựng quy hoạch kế hoạch đầu tư dài hạn và ngắn hạn. Tổng kết đúc rút quá trình thực hiện. d. Phòng kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật công nghệ tuyên khoáng và quản lý kỹ thuật cơ điện ở tất cả các đơn vị trong toàn Công ty nhặm thực hiện các nhiệm vụ được giao. đ. Phòng mỏ: Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và các vấn đề liên quan trong hoạt động khai thác khoáng sản. Công tác môi sinh môi trường, phối hợp với các phòng chức năng, các xí nghiệp thực hiện các nhiệm vụ theo luật khoáng sản Nhà Nước. e. Phòng hành chính tổng hợp: Tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty về công tác hành chính tổng hợp. Thường xuyên kiểm tra giám sát chặt chẽ công tác hành chính tổng hợp ở Văn phòng Công ty các xí nghiệp. f. Phòng phân tích và kiểm soát chất lượng sản phẩm (KSC): Tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty vê công tác phân tích và kiểm soát chất lượng các loại sản phẩm. Phân tích kịp thời, chính xác quy trình các loại mẫu theo yêu cầu chất lượng chất lượng sản phẩm và quy định của Công ty. Giám sát kiểm tra, quản lý chất lượng các loại sản phẩm , xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm hồ sơ tài liệu, kết quả phân tích. g. Văn phòng đại diện Hà Nội: Thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng đại diện theo phân công của lãnh đạo Công ty. 3.2.2. Các xí nghiệp trực thuộc a. Xí nghiệp khoảng sản Cẩm Xuyên: Tổ chức, chế biến quặng Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng và chất lượng đã được duyệt. b. Xí nghiệp khoảng sản Kỳ Anh: Tổ chức khai thác nguyên liệu Ilmenite trên vùng mỏ kỳ khang theo kế hoạch qui hoạch và đình mức kinh tế kỹ thuật của công ty giao. Tổ chức chế biến quặng Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng và chất lượng đã được duyệt. c. Xí nghiệp khoáng sản Thạch Hà: Tổ chức chế biến quặng Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng và chất lượng đã được duyệt. d. Xí nghiệp khai thác: Tổ chức quản lý điều hành công tác khai thác và tuyển thô đảm bảo theo đúng quy hoạch, thiết kế đã được Nhà Nước phê duyệt. Đản bảo các chỉ tiêu về quặng khai thác tuyển thô về số lượng chất lượng và thời gian của Công ty. đ. Xí nghiệp chế biến Zircon: Tổ chức chế biến sản phẩm Ilmenite, Zircon, Monazit đảm bảo số lượng chất lượng theo quy định của Công ty. Phối hợp với Giám đốc các xí nghiệp, các phòng ban thực hiện tốt có hiệu qủa các phận hành được giao. e. Xưởng cơ khí: Tổ chức quản lý khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa vận hành các loại máy móc thiết bị phục vụ sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao. Tiến hành nâng cấp cải tiến làm mới gia công các máy móc thiết bị phục vụ nhu cầu sản xuất ở các xí nghiệp. Lập kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng thay thế các máy móc thiết bị ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. f. Đội kho cảng: Thực hiện đầy đủ các quy định của giám đốc công ty về kế hoạch nhập và xuất hàng tại các kho cảng. Đảm bảo số lượng, chật lượng, và thời gian theo kế hoạch, tổ chức kiểm tra theo dõi số lượng, chất lượng hàng hoá ở các kho để có kế hoạch giao nhận hàng và tham mưu cho giám đốc phù hợp. g. Xí nghiệp than: Tổ chức quản lý, khai thá, thu gom, chế biến than đạt tiêu chuẩn về chất lượng tiêu thụ nội địa và xuất khẩu. Tham gia công tác xây dựng qui hoạch, ké hoạch phát triển chiến lược và công tác thăm dò nâng cao mở rộng mỏ. h. Xí nghiệp Mangan: Tổ chức quản lý, khai thác , thu gom, chế biến Mangan đạt tiêu chuẩn về chất lượng tiêu thụ nội địa và xuất khẩu. Tham gia công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển chiến lược và công tác thăm do nâng cấp mở rộng mỏ. i. Xí nghiệp kinh doanh thương mại tổng hợp: Chịu trách nhiệm vê toàn bộ công tác quản lý và điều hành kinh doanh thương mại của xí nghiệp. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. k. Xí nghiệp khai thác vàng: Chịu trách nhiệm về công tác khai thác và phân kim vàng. 1. Khách sạn du lịch Thiên ý: Chịu trách nhiệm về kinh doanh dịch vụ nhà hàng, khách sạn và du lịch. m. Đội vận tải: Chịu trách nhiệm về vận chuyển các loại nguyên liệu, sản phẩm trong nội bộ Công ty và vận chuyển các sản phẩm của Công ty để tiêu thụ cho các khách hàng trong nước và xuất khẩu. II. Thực trạng công tác quản lý về chi phí NVL tại công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Bảng kê các loại NVL của doanh nghiệp TT Nguyên vật liệu 1 Quặng thô 2 Hoá chất 3 Xăng dầu 4 Than cám 5 Ga 1. Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khai thác mỏ và chế biến các sản phẩm từ sa khoáng tự nhiên, nguyên liệu chính chủ yếu của công ty là: quặng thô khai thác được. Do vậy chất lượng nguyên liệu chính phụ thuộc rất lớn vào đặc tính lý hoá của bản thân quặng, điều kiện địa lý tự nhiên của khu vực mỏ, quy trình công nghệ khai thác. Tuy nhiên cũng giống như tất cả các doanh nghiệp khác, vật liệu ở công ty cũng mang đặc điểm của yếu tố vật liệu nói chung, điều này được thể hiện trên hai mặt giá trị và hiện vật, cụ thể như sau: - Về mặt hiện vật: vật liệu tham gia toàn bộ vào quá trình sản xuất, được tiêu dùng toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị: giá trị của vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Vật liệu ở công ty được hình thành từ hai nguồn: tự khai thác và mua ngoài 2. Phân loại NVL và công tác quản lý 2.1. Phân loại vật liệu Căn cứ vào nội dung và tính chất kinh tế của vật liệu, vật liệu ở công ty được chia thành các loại sau: - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. NVL chính là quặng thô - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như hoá chất - Nhiên liệu: bao gồm các loại như xăng dầu, than cám, ga… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua sắm để thay thế, sửa chữa các loại máy móc 2.2. Công tác quản lý Vật liệu ở công ty được tổ chức quản lý theo hệ thống định mức nội bộ do phòng kinh tế kỹ thuật, quản lý tài vụ… xây dựng cho từng xí nghiệp trên cơ sở điều kiện thực tế của từng đơn vị. Cụ thể ta có thể xem xét một số chỉ tiêu định mức sau: Mẫu biểu 2: Chỉ tiêu sản xuất ilmenite Xí nghiệp Chỉ tiêu Cẩm Xuyên Thạch Hà kỳ Anh Quặng có tỷ trọng nén ướt (m3/TSP) 0.93 0.85 1.1 Điện (Kwh/TSP) 12.5 5 30 Than sấy (Kg/TSP) 32 Dầu (L/TSP) 4 7 Ngoài ra công ty còn ban hành quy chế xử lý các trường hợp thực hiện tốt hoặc vi phạm định mức chi phí nhằm gắn trách nhiệm và quyền lợi của người lao động với lợi ích tập thể. 3. Đánh giá vật liệu ở Công ty * Đối với NVL nhập kho NVL của công ty chủ yếu tự khai thác. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và giá NVL nhập kho được tính theo giá trị thực tế. Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu của công ty mà trị giá của chúng được xác định theo các cách khác nhau. * Giá vật liệu mua ngoài nhập kho = + Trong đó, giá mua ghi trên hoá đơn là giá không có GTGT. Chi phí vận chuyển bốc dỡ lô hàng phải trả cho bên thứ ba (trường hợp vận chuyển thuê ngoài, trả cho người bán nếu do bên cung cấp chuyên chở; trả lương và chi phí xăng dầu cho bộ phận vận tải nếu sử dụng đội xe của công ty. Ví dụ 1: Theo HĐ GTGT 000966 ngày 01/3/2003. Trị giá 6.000 lít dầu nhập kho = Giá dầu + Lệ phí giao thông = 21.600.000đ Biểu 03 Địa chỉ: Công ty xăng dầu nghệ tĩnh Hoá đơn GTGT (Liên 2: giao cho khách hàng) KH: NT/2002 N0: 000966 Mã số thuế: 2900326304 Ngày 01 tháng 03 năm 2005 Tên khách hàng: Công ty KS & TM Hà Tĩnh MST:3000100659-1 Hình thức thanh toán: thanh toán - CK STT Tên hàng hoá dịch vụ MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu điêzen Lệ phí giao thông 620 Lít 6.000 3.300 300 19.800.000 1.800.000 1. Cộng tiền hàng 19.800.000 2. Thuế GTGT (TS 10%) 1.980.000 3. Lệ phí giao thông 1.800.000 4. Tổng tiền hàng 23.580.000 Số tiền viết bằng chữ: hai ba triệu năm trăm tám mươi ngàn đồng chẵn Người mua Người bán Quản lý trưởng Thủ trưởng đơn vị Ví dụ 2: Theo HĐ GTGT số 74128 ngày 12/2/2005. Anh Võ Trí Lưu tạm ứng tiền công ty đi mua của chi nhánh vật tư Thái Nguyên 400m ống thép chịu lực giá trị ghi trên hoá đơn là: 16.000.000đ (Giá chi phí bốc xếp và vận chuyển về kho công ty do công ty chịu) Biểu số 4 Hoá đơn GTGT (Liên 2; giao cho khách hàng) Ngày 12 tháng 2 năm 2005 N0: 074128 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh vật tư Thái Nguyên Địa chỉ: Phổ Yên - Thái Nguyên Điện thoại: MST: 01001003360021 Họ và tên người mua: Võ Trí Lưu Đơn vị: Công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh Địa chỉ: Thị xã Hà Tĩnh Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 3000100659 -1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép chịu lực m 400 40.000 16.000.000 Cộng tiền hàng 16.000.000 Thuế suất GTGT 5% 800.000 Tổng thanh toán 16.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn Người mua Quản lý trưởng Thủ trưởng đơn vị Theo giấy biên nhân vận chuyển chi phí vận chuyển 400m ống thép đó là: 600.000đ Biểu số 5 Giấy biên nhận Tên tôi là: Vũ Mạnh Tuấn Lái xe số 20K - 3447 Ngày 12 tháng 2 năm 2005 có nhận chở cho anh Lưu ở công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh 400m thép từ chi nhánh vật tư Thái Nguyên về kho công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Số tiền vận chuyển là: 6.000.000 (Sáu trăm ngàn đồng chẵn) Ngày 12 tháng 2 năm 2005 Người trả tiền Võ Trí Lưu Người viết giấy Vũ Mạnh Tuấn Như vậy trị giá thực tế 400m ống thép nhập kho là: 16.000.000 + 600.000 = 16.600.000đ * Đối với NVL khai thác nhập kho Khi tiến hành nhập kho, giá thực tế của NVL nhập kho xác định theo công thức sau: = x Trong đó: = Tổng giá thành thực tế NVL = Tổng chi phí thực tế phát sinh Ví dụ 3: Quý I năm 2005 ở xí nghiệp khai thác có một số tài liệu sau: Căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng tháng (xem biểu 6). Quản lý kho lên bảng tổng hợp quý (xem biểu 7). - Khối lượng quặng khai thác được là: 4283m3 (xem biểu 7) Biểu số 6 Xí nghiệp khai thác Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu ilmenite Tháng 1 năm 2005 SL TK đầu kỳ SL SXtrong kỳ SL XK trong kỳ SL TK cuối kỳ 200 1.650 1.550 300 ngày 01 tháng 4 năm 2005 Đại diện công ty Đại diện xí nghiệp Biểu số 7 phòng Tài chính quản lý Biên bản tổng hợp kiểm kê nguyên liệu ilmenite xí nghiệp khai thác Quý I năm 2005 Diễn giải SL SXtrong kỳ SL XK trong kỳ SL tồn kho Tồn kho đầu kỳ 200 Tháng 1/2003 1.650 1.550 Tháng 2/2003 1.250 1.100 Tháng 3/2003 1.383 1.350 Cộng 4.283 4.000 Tồn kho cuối kỳ 483 Ngày 01tháng 4 năm 2005 Quản lý trưởng quản lý kho - Các chi phí phát sinh tại xí nghiệp (xem biểu 8) Biểu số 8 Phòng Tài chính quản lý Bảng tổng hợp chi phí xí nghiệp khai thác Quý I năm 2005 STT Khoản mục chi phí Số tiền Ghi chú 1 Chi phí nhân công 366.750.000 2 Chi phí nhân viên 172.089.000 3 Chi phí nhiên liệu 72.280.000 4 Chi phí sửa chữa bảo dưỡng 86.632.000 5 Khấu hao 160.026.000 6 Điện năng 192.256.000 7 Chi phí SCL TSCĐ 42.892.000 8 Chi phí dịch vụ mua ngoài 72.000.000 9 Chi phí bằng tiền khác 20.038.000 10 Chi phí vận chuyển 100.000.000 Tổng cộng 1.284.900.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Quản lý trưởng quản lý tổng hợp Căn cứ vào phiếu giao nhận quặng thô (xem biểu số 9), cuối tháng quản lý xí nghiệp tổng hợp lên bảng kê nhập kho nguyên liệu Ilmenite (xem biểu số 10). Cuối mỗi quý quản lý căn cứ vào các bảng kê hàng tháng để lên bảng tổng hợp quý (xem biểu 11). Khối lượng nhập kho quý I năm 2005 = 4000m3 Căn cứ vào số liệu ở bảng tổng hợp chi phí ta có: - Tổng giá thành thực tế của số quặng khai thác được là: 1.284.900.000đ - Giá thành đơn vị 1m3 quặng khai thác được là: 1.284.900.000 : 4.283m3 = 300.000đ Như vậy trị giá thực tế của số quặng nhập kho là: 4000m3 x 300.000đ = 1.200.000.000đ * Đối với NVL xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá NVL xuất kho = x = Biểu số 9 MITRACO Hà Tĩnh Số: 2036 Phiếu giao nhận nguyên liệu Ilmenite Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Xí nghiệp giao: Khai thác Xí nghiệp nhận: Cẩm Xuyên Tên và chủ phương tiện vận chuyển: Anh An - Lái xe số: 38H 1538 Tỷ trọng (Kg/lít) Khối lượng giao Khối lượng nhận Ghi chú 2.86 5.5 5.5 Năm khối năm Xí nghiệp giao Xí nghiệp nhận Biểu số 10 Xí nghiệp Cẩm Xuyên Bảng kê nhập nguyên liệu Ilmenite Tháng I năm 2005 Chứng từ Tên phương tiện vận chuyển Khối lượng (m3) Ngày Số SL giao SL nhận 1/1 2036 Anh An - 38H 1538 5.5 5.5 Tổng cộng 1.550 1.550 Biểu số 11 Phòng Tài chính quản lý Xí nghiệp Cẩm Xuyên Bảng tổng hợp nhập kho nguyên liệu Ilmenite Quý I năm 2005 Số TT Tháng nhập kho Khối lượng (m3) SL giao SL nhận 1 Tháng 1/03 1.550 1.550 2 Tháng 2/03 1.100 1.100 3 Tháng 3/03 1.350 1.350 Tổng cộng 4.000 4.000 Ví dụ 4: Theo biên bản kiểm kê tháng 1 (xem mẫu biểu số 12). Số lượng sản phẩm sản xuất là 1.559,14 tấn. Căn cứ vào định mức trên ta tính được nguyên liệu diezen tiêu hao như sau: - Nguyên liệu = 1.559,14 x 0,93 m3 /TSP = 1.450 m3 - Dầu diêzen = 1.559,14 x 4 L/TSP = 6.236,6 L Biểu số 12 Xí nghiệp Cẩm Xuyên Biên bản kiểm kê sản phẩm Ilmenite Tháng 1 năm 2005 ĐVT: Tấn SLTK đầu kỳ SPSX trong kỳ SPXK trong kỳ SLTK cuối kỳ 1.559,14 Ngày 01 tháng 2 năm 2005 Đại diện công ty Đại diện xí nghiệp Cuối mỗi quý quản lý kho căn cứ vào biên bản kiểm kê của các tháng trong quý lên bảng tổng hợp nguyên liệu tiêu hao và sản phẩm sản xuất trong quý để vào phiếu nhập kho sản phẩm và xuất kho nguyên nhiên vật liệu (xem mẫu biểu 13, 14, 15). Biểu số 13 Xí nghiệp Cẩm Xuyên Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu STT Tên vật tư, sản phẩm ĐVT Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ 1 Nguyên liệu Ilmenite m3 600 1.550 1.450 700 2 Dầu diêzen lít 1.000 8.000 6.236,6 2.763,4 Biểu số 14 Phòng Tài chính quản lý Biên bản tổng hợp kiểm kê NL Ilmenite Xí nghiệp Cẩm Xuyên Quý I năm 2005 Diễn giải SL NK trong kỳ SL XK trong kỳ SL tồn kho Tồn kho đầu kỳ Tháng 1/03 1.550 1.450 Tháng 2/03 … … Tháng 3/03 … … Cộng 4.000 4.100 Tồn kho cuối kỳ 500 Ngày 01 tháng 4 năm 2005 Quản lý trưởng Quản lý kho Biểu số 15 Phòng Tài chính quản lý Biên bản tổng hợp kiểm kê dầu Điêzen Xí nghiệp Cẩm Xuyên Quý I năm 2005 Diễn giải SLNK trong kỳ SL NK trong kỳ SL tồn kho XN tại XN Xuất khác Tồn kho đầu kỳ 1.000 Tháng 1/03 8.000 6.236,6 … Tháng 2/03 … … 100 Tháng 3/03 … .. … Cộng 20.000 17.634,4 1.865,6 Tồn kho cuối kỳ 1.500 Ngày 01 tháng 4 năm 2005 Quản lý trưởng Quản lý kho 4. Thủ tục nhập, xuất kho tại Công ty 4.1. Thủ tục nhập kho Như đã trình bày ở trên, vật liệu nhập kho ở Công ty gồm 2 nguồn chính: vật liệu mua ngoài và vật tư tự khai thác, ứng với mỗi nguồn thủ tục nhập kho được tiến hành theo trình tự và căn cứ khác nhau. Cụ thể ta xét các trường hợp sau: a. Vật liệu mua ngoài nhập kho ở Công ty vật liệu mua ngoài là những vật liệu chính như nhiên liệu, phụ tùng thay thế… quy trình nhạp kho như sau: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế (nếu có) hoặc phiếu báo giá được duyệt, hoá đơn GTGT, quản lý làm thủ tục nhập kho vào máy "phiếu nhập mua". Phiếu nhập mua phải có đầy đủ chữ ký và được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại fai nhập mua cuối quý chuyển sang quản lý tổng hợp. Liên 2: Giao cho thủ kho và sổ theo dõi Liên 3: Giao cho khách hàng. Ví dụ 5: Căn cứ vào tài liệu ở ví dụ 1. Trị giá nhập kho 6.000 lít dầu là 21.600.000đ quản lý kho và phiếu nhập mua (xem biểu số 16) Biểu số 16 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập mua Số: 10 Ngày 6/2/2005 TK ghi Nợ: 1523 TK ghi Nợ: 1331 TK ghi Có: 331 Họ và tên người giao nhận: Nguyễn Văn Hưng Đơn vị thanh toán: Chi nhánh Xăng dầu Hà Tĩnh Diễn giải: Nhập kho theo hoá đơn Nhập vào kho: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Dạng nhập: Phải trả người bán Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Dầu Diêzen Thuế GTGT 301 m 6.000 3.600 21.600.000 1.980.000 Tổng cộng 23.580.000 Bằng chữ: Hai mươi ba triệu, năm trăm tám mươi ngàn đồng chẵn. Giám đốc Quản lý trưởng Người giao Người lập phiếu Thủ kho Ví dụ 6: Căn cứ vào tài liệu ở ví dụ 2. Trị giá nhập kho 400m thép là 16.600.000 đ (xem biểu 17) Biểu số 17 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập mua Số: 15 Ngày 15/2/2005 TK ghi Nợ: 1524 TK ghi Nợ: 1331 TK ghi Có: 141 Họ và tên người giao hàng: Võ Trí Lưu Đơn vị thanh toán: Cán bộ kỹ thuật Công ty Diễn giải: Nhập kho theo hoá đơn 74178 của Chi nhánh Vật tư Thái Nguyên Nhập vào kho: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Dạng nhập: Hoãn tạm ứng. Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ống thép chịu lực Thuế GTGT 401 m 400 16.600.000 800.000 Tổng cộng 17.400.000 Bằng chữ: Mười bảy triệu, bốn trăm ngàn đồng chẵn Giám đốc Quản lý trưởng Người giao Người lập phiếu Thủ kho b. Thủ tục nhập kho vật liệu tự khai thác: Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập kho giao nhận quặng thô quản lý xí nghiệp tổng hợp theo dõi số lượng quặng thô nhập kho và chuyển về phòng kế toán kèm theo biên bản kiểm kê hàng tháng để quản lý kho và phiếu nhập kho (ghi số lượng) đến cuối quý quản lý tổng hợp tính giá thành mới ghi đơn giá nhập kho vào. * Phiếu xuất kho: được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư xuất cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên. Liên 1: Được lưu ở phòng quản lý Liên 2: Giao cho thủ kho Ví dụ 7: Căn cứ vào tài liệu ở ví dụ 3. Trị giá nhập kho 4.000m3 quặng tho là 1.200.000.000đ (xem biểu 18) Biểu số 18 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập kho Số: 25 Ngày 31/3/2005 TK ghi Nợ: 1521 TK ghi Có: 154 Đơn vị giao: Xí nghiệp khai thác Diễn giải: Nhập kho nguyên liệu khai thác phục vụ sản xuất Nhập vào kho: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Nguyên liệu Ilmenite 101 m3 4.000 300.000 1.200.000.000 Tổng cộng 1.200.000.000 Giám đốc Quản lý trưởng Người giao Người lập phiếu Thủ kho Biểu số 19 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập kho Số: 15 Ngày 31/3/2005 TK ghi Nợ: 621 TK ghi Có: 1521 Họ và tên người nhận: Dương Xuân Hoa Lý do xuất: sản xuất Ilmenite Xuất tại kho: Chị Thanh STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quặng thô 101 m3 4.100 Tổng cộng 4.100 Thủ trưởng đơn vị Quản lý trưởng Người nhận Thủ kho Ví dụ 9: Theo bảng tổng hợp kiểm kê nhiên liệu (mẫu biểu số 15), quản lý lập phiếu xuất kho dầu điêzen phục vụ sản xuất quý I/2003 (xem biểu 20) Biểu số 20 Công ty Mitraco Hà Tĩnh Phiếu nhập kho Số: 16 Ngày 31/3/2005 TK ghi Nợ: 627 TK ghi Có: 16 Họ và tên người nhận: Dương Xuân Hoa Lý do xuất: Đốt lò sấy phục vụ sản xuất Ilmenite Quý I/03 Xuất tại kho: Anh Dương STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Dầu Diêzen 301 Lít 17.634,4 Tổng cộng 17.634,4 Số tiền (bằng chữ): Thủ trưởng đơn vị Quản lý trưởng Người nhận Thủ kho Biểu số 21 Văn phòng Công ty Giấy xin cấp vật tư Kính gửi: - Các phòng ban liên quan - Ban giám đốc Công ty Hiện nay xe ô tô văn phòng Công ty 38H-1225 có kế hoạch đi công tác Hà Nội. Kính trình Công ty cấp dầu điêzen để đi công tác. Số lượng dầu xin cấp là: 100 lít. Ban giám đốc - duyệt CB phòng HCTH Quản lý Người đề nghị Biểu số 22 Xí nghiệp Zircon Giấy xin cấp vật tư Kính gửi: - Các phòng ban liên quan - Ban giám đốc Công ty Hiện nay nhà máy chế biến Zircon 7,5 T/h bị hỏng phần làm nguội. Vậy xí nghiệp kính trình Công ty cấp 300m thép chịu lực để thay thế kịp thời phục vụ sản xuất. Ngày 18 tháng 2 năm 2005 Ban giám đốc - duyệt CB phòng HCTH Quản lý Người đề nghị Biểu số 23 Đơn vị: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Tên kho: Chị Thanh Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/2005 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Quặng thô - Mã vật tư: 101 Đơn vị tính: m3 Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X SL nhập SL xuất SL tồn Xác nhận của quản lý Ngày Số Tồn 1/1/2005 600 Tháng 1 1.550 1.450 Tháng 2 1.100 1.200 Tháng 3 1.350 1.450 Tổng cộng 4.000 4.100 Tồn 31/3/05 500 Biểu số 24 Đơn vị: Xí nghiệp Cẩm Xuyên Tên kho: Anh Dương Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/02/2005 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Quặng thô - Mã vật tư: 301 Đơn vị tính: Lít Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X SL nhập SL xuất SL tồn Xác nhận của quản lý Ngày Số Tồn 1/1/2005 100 15/2 Anh Lưu nhập 400 … … … 18/2 Xuất SC buồng làm nguội 300 … Tổng cộng 1.500 1.300 Tồn 31/3/05 300 Biểu số 25 Thẻ kho (Sổ chi tiết vật tư) Từ ngày 01/01/03 đến ngày 31/3/03 Nguyên liệu Ilmenite: - Mã vật tư: 101 - Tồn đầu: 600m3 Thành tiền: 203.000.000đ Chứng từ Diễn giải SL nhập SL Xuất Giá Tiền nhập Tiền xuất Ngày Số 31/3 10 Nhập quý I 4.000 1.200.000.000 31/3 Xuất quý I 4.100 1.250.500.000 Cộng 4.000 4.100 1.200.000.000 1.250.500.000 Tồn cuối: 500m3 Thành tiền: 152.500.000đ Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Quản lý trưởng Người lập biểu Biểu số 26 Thẻ kho (Sổ chi tiết vật tư) Từ ngày 01/01/03 đến ngày 31/3/03 Kho: Anh Dương - XN Cẩm Xuyên Dầu Điêzen - Mã vật tư: 301 Tồn đầu: 1.000 lít Thành tièn: 3.390.000đ Chứng từ Diễ