Đề tài Quản lý đăng ký nhãn hiệu sản phẩm

Mã tác giả, tên tác giả, địa chỉ, số điện thoại, quốc tịch. Đơn khách : Mã đơn, mã khách, đồng tác giả. Chúng ta dùng chữ thường đậm để đặt tên cho thuộc tính của thực thể, các thuộc tính được mô tả bằng hình elip có tên bên trong và được nối với thực thể. Các khóa dự tuyển và khóa chính. a) Khoá dự tuyển (Candidate key) Mọi lớp thực thể phải có một hoặc tập các thuộc tính cho phép xác định duy nhất một bản thể và phân biệt rõ ràng bản thể này với các bản thể khác của cùng một lớp thực thể. Những thuộc tính này gọi là khoá dự tuyển. Khoá dự tuyển cho kiểu thực thể Tác giả là Mã tác giả. Đôi khi một thực thể có nhiều hơn một khoá dự tuyển. Vì vậy, có thể có nhiều cách chọn khóa khác nhau cho một thực thể. Ví dụ : Một khoá cho ĐƠN khách là Mã đơn và một khóa khác là Mã khách. b) Khoá chính (Primary key) Nếu có nhiều khoá dự tuyển thì người thiết kế phải lựa chọn một trong số các khoá dự tuyển đó một khoá làm khoá chính. Vậy khoá chính là một khoá dự tuyển đã được lựa chọn. Sau đây là một số gợi ý về điều kiện để chọn khoá chính: * Chọn khoá dự tuyển sao cho giá trị của nó sẽ không thay đổi trong suốt vòng đời của mỗi bản thể. * Chọn khoá chính phải đảm bảo để giá trị thuộc tính khoá của mỗi bản thể của lớp thực thể phải khác trống (NOT NULL). Nếu khoá là kết hợp của một số thuộc tính thì phải đảm bảo mọi thành phần của khoá phải có giá trị khác trống. c) Tránh sử dụng các khoá nhân tạo mà cấu trúc của nó có thành phần chỉ sự phân loại, địa điểm,.. Ví dụ : Nếu lấy thuộc tính Mã khách hàng làm khoá, trong đó 2 số đầu của thuộc tính dùng để chỉ vị trí của kho hàng, thì Mã khách hàng sẽ bị thay đổi khi vị trí kho hàng thay đổi. d) Cần xem xét để thay thế khoá có một thuộc tính đơn cho các khóa hợp thành từ một số thuộc tính. Ví dụ : Kiểu thực thể trò chơi có các thuộc tính : Đội nhà, Đội khách. Một thuộc tính Số hiệu trận đấu có thể được sử dụng thay thế cho thuộc tính khoá là kết hợp của hai thuộc tính Đội nhà, Đội khách. Các mối quan hệ (Relationships). Mối quan hệ là keo dính gắn kết các thành phần khác nhau với nhau trong mô hình E-R. Một mối quan hệ là sự kết nối giữa các bản thể của một hoặc nhiều thực thể được xem xét trong tổ chức. Ví dụ : Phòng đào tạo của một công ty mở những lớp huấn luyện cho những thành viên của công ty. Như vậy, một nhân viên phải hoàn thành một số khoá huấn luyện nào đó. Mối quan hệ hoàn thành là mối quan hệ tồn tại giữa kiểu thực thể lập trình viên và kiểu thực thể Khoá học. LẬP TRÌNH VIÊN HOÀN THÀNH KHOÁ HỌC Mỗi mối quan hệ được mô tả bằng một hình thoi. Một thực thể có thể được kết nối với một thực thể khác bằng một mối quan hệ nhiều-nhiều. Một bản thể của thực thể này có thể có quan hệ với nhiều bản thể của thực thể kia và ngược lại. Ví dụ : Một nhân viên có thể tham gia nhiều khoá học và một khoá học có thể được hoàn thành bởi nhiều người. II. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. A. Khái niệm chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. 1. Cơ sở dữ liệu (Database). Cơ sở dữ liệu là một trong những lĩnh vực được tập trung nghiên cứu và phát triển của công nghệ thông tin, nhằm giải quyết các bài toán quản lý, tìm kiếm thông tin trong những hệ thống lớn, đa dạng, phức tạp cho nhiều người sử dụng trên máy tính điện tử. Cùng với sự ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào đời sống xã hội, kinh tế do vậy việc nghiên cứu CSDL đã và đang phát triển ngày càng phong phú ,hoàn thiện hơn. Cơ sở dữ liệu là nguồn cung cấp dữ liệu cho một hệ thống thông tin bất kỳ do máy tính quản lý. Những thông tin này được lưu giữ một cách có cấu trúc theo một quy định nào đó. 2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( Database management system). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ chương trình có chức năng quản lý, tổ chức, lưu trữ, cho phép tạo lập các thuộc tính như là tìm kiếm, thay đổi, thêm bớt dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có vai trò rất quan trọng trong một hệ thống thông tin. Nó như một bộ diễn dịch (interpreter) với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp cho người sử dụng có thể sử dụng được hệ thống thông tin mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy tính. B. Mô hình quan hệ. Các mô hình cơ sở dữ liệu cơ bản. Trong quá trình thiết kế và xây dựng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta tiến hành xây dựng các mô hình dữ liệu. Mo hình dữ liệu phải thể hiện được các mối quan hệ bản chất của các dữ liệu mà các dữ liệu này phản ánh các mối quan hệ và các thực thể trong thế giới hiện thực. Có thể thấy mô hình dữ liệu phản ánh khía cạnh cấu trúc logic mà không đi vào khía cạnh vật lý của các CSDL. Khi xây dựng các mô hình dữ liệu cần phân biệt các thành phần cơ bản sau: - Thực thể (Entity) : Đó là đối tượng có trong thực tế mà chúng ta cần mô tả các đặc trưng của nó. - Thuộc tính : Đó là các dữ liệu thể hiện các đặc trưng của thực thể. - Ràng buộc : Đó là các mối quan hệ logic của các thực thể. Tuy vậy, ba thành phần cơ bản trên được thể hiện ở 2 mức: + Mức loại dữ liệu (Type) : Đó là sự khái quát hoá các ràng buộc, các thuộc tính, các thực thể cụ thể. + Mức thể hiện : Đó là một ràng buộc cụ thể, hoặc là các giá trị thuộc tính, hoặc là một thực thể cụ thể. Yếu tố quan trọng nhất của cấu trúc CSDL là dạng cấu trúc dữ liệu mà trong đó các mối quan hệ giữa các dữ liệu lưu trữ được mô tả. Có thể thấy rằng loại dữ liệu nền tảng của việc mô tả các mối quan hệ là loại bản ghi (Record type). Bởi vì các ràng buộc giữa các loịa bản ghi tạo ra bản chất cấu trúc của cơ sở dữ liệu. Vì thế, dựa trên việc xác định các ràng buộc giữa các loại dữ liệu được cho như thế nào mà chúng ta phân loại các mô hình dữ liệu. Có nghĩa là từ cách nhìn của người sử dụng việc mô tả các dữ liệu và các ràng buộc giữa các dữ liệu được thực hiện như thế nào. Việc tổ chức cơ sở dữ liệu có thể theo nhiều mô hình khác nhau. Trong đó có ba loại hình cơ bản là: + Mô hình phân cấp. + Mô hình mạng. + Mô hình quan hệ. Mô hình này có dạng hình cây, trong đó dữ liệu được đặt tại các nút. + Mô hình mạng ( Network model ) Các khái niệm của mô hình này là: Đơn vị dữ liệu (Data Item ): Thành phần dữ liệu nhỏ nhất được đặt tên. Nhóm dữ liệu (Data agreate ): Một nhóm có thứ tự các đơn vị dữ liệu có mang tên. Bản ghi (Record ): Là một bộ có thứ tự các đơn vị dữ liệu và nhóm dữ liệu. Liên kết ( Set ): Mô tả quan hệ giữa hai lớp bản ghi mà một lớp được khai báo là bản chủ còn lớp kia là bản ghi thanhf viên. Liên kết sẽ ứng với một bản ghi chủ với nhiều bản ghi thành viên. Để diễn tả cấu trúc chung của một cơ sở dữ liệu theo mô hình mạng người ta thường dùng đồ thị có hướng, với hướng đi từ bản ghi chủ đến bản ghi thành viên. Bản thân các cung cũng được đặt tên, đó chính là tên của liên kết. Tuỳ theo một bản ghi có bao nhiêu liên kết với các bản ghi khác, mà từ mỗi nút có bấy nhiêu con trỏ. + Mô hình quan hệ ( Relational model ). Mô hình này dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan hệ, đây là mô hình do E.Codd đưa ra vào năm 1970. Các dữ liệu được chuyển vào bảng hai chiều, mỗi bảng gồm các hàng và các cột, mỗi hàng xác định một bản ghi, mỗi cột xác định một trường dữ liệu. Các bảng có thể móc nối với nhau để thể hiện các quan hệ dữ liệu phức tạp. CHƯƠNG II BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÃN HIỆU SẢN PHẨM I. ĐẶT BÀI TOÁN A) Bài toán và các yêu cầu đặt ra Công ty tư vấn và chuyển giao công nghệ là nơi khách hàng nước ngoài cũng như trong nước đến uỷ quyền cho Công ty tư vấn làm đơn gửi Cục Sáng Chế. Vì vậy Công ty tư vấn là trung gian giữa khách hàng và cục. Khi khách hàng uỷ quyền cho Công ty tư vấn là người đại diện cho khách hàng làm đơn theo mẫu của khách hàng. Trong suốt quá trình từ khi công ty tư vấn bắt đầu làm đơn gửi cục cho đến khi khách hàng được cấp bằng nhãn hiệu sản phẩm là cả một tiến trình điễn ra như sau: 1. Chuẩn bị và nộp đơn a) Khách hàng gửi tài liệu yêu cầu công ty tư vấn nộp đơn. b) Công ty nhận tài liệu, tiến hành phân loại nhãn hiệu sản phẩm, xác định ngày ưu tiên và các deadline nộp đơn. Thông báo cho khách hàng những tài liệu còn thiếu trước ngày nộp đơn 1 tuần (7 ngày) và tiến hành nộp đơn. c) Cục sẽ nhận đơn và cho dấu biên nhận trong đó có số đơn hợp lệ và ngày nộp đơn. 2. Chờ xét nghiệm. Công ty thông báo nộp đơn cho khách hàng bao gồm (ngày nộp số đơn) thông báo những tài liệu còn thiếu cần bổ sung với thời hạn chính xác. Công ty ghi nhận vào sổ: + Số đơn + Ngày nộp đơn + Số tiền nộp cục Xác định các tài liệu bổ xung với thời hạn chính xác và ngày trả nợ cục. Cục sẽ tiến hành thanh toán phí nộp đơn cho công ty và phát giấy chứng nhận đã nộp lệ phí đơn. 3. Xét nghiệm hình thức (thời hạn 3 tháng). Công ty sẽ tiến hành thuê bản dịch mô tả nhãn hiệu sản phẩm (nếu cần và nộp bản mô tả nhãn hiệu sản phẩm vào trước thời hạn). Tham khảo các báo cáo tra cứu quốc tế để xác định khả năng đăng ký của đơn. Theo dõi việc xét nghiệm viên yêu cầu thanh toán tiền dịch hoặc tiền hiệu đính. Nếu cục yêu cầu sửa đổi bổ sung thì công ty phải: + Ghi nhận deadline trả lời cục và thông báo cho khách hàng deadline sửa đổi. + Trước thời hạn một tuần thì nhắc khách hàng. + Tiếp nhận trả lời của khách hàng, tiến hành làm công văn vào cục và theo dõi kết quả xét nghiệm sau một thời gian nhất định chưa có chấp nhận đơn hợp lệ phải hỏi cục. + Công ty sẽ dịch mô tả sáng chế và nộp mô tả sáng chế trước thời hạn 3 tháng của xét nghiệm hình thức. Nếu không có yêu cầu sửa đổi thì: + Hết thời hạn xét nghiệm hình thức mà không có chấp nhận đơn hợp lệ thì phải hỏi cục. + Có chấp nhận đơn hợp lệ tiến hành kiểm tra thông tin trên bằng. + Gửi công báo cho khách về chấp nhận đơn hợp lệ. + Theo dõi việc đăng công báo của cục lưu hồ sơ và gửi cho khách. 4. Xét nghiệm nội dung với thời hạn 18 tháng đối với nhãn hiệu sản phẩm và 9 tháng đối với hình thức. Theo dõi gần đến hết hạn xét nghiệm nội dung không có thông báo thì phải gửi đơn lên Cục. Nếu có yêu cầu sửa đổi bổ sung: + Ghi nhận deadline trả lời cục. Viết thư thông báo cho hkách hàng deadline. + Trước thời hạn deadline 1 tuần (7 ngày) thì nhắc khách hàng đồng thời có thể tư vấn về gia hạn trả lời nếu khách hàng chưa sẵn sàng trả lời. Tiến hành gia hạn (ghi nhận deadline mới). + Nhận trả lời của khách hàng và tiến hành làm công văn vào cục. Theo dõi kết quả sau 18 tháng. Nếu không có sửa đổi: + Đến hết thời hạn xét nghiệm nội dung mà chưa có thông báo cấp bằng thì gửi đơn lên Cục. + Nhận bằng và tiến hành kiểm tra lại các thông tin trên bằng. + Tiến hành dịch bằng nếu khách hàng là người nước ngoài. + Thông báo cho khách hàng có bằng và thông báo số tiền mà khách hàng phải đóng. Quy trình xử lý đơn sáng chế của công ty tư vấn là một quy trình khá phức tạp. Trong suốt quy trình là quá trình giao dịch qua lại giữa: Công ty tư vấn với khách hàng Công ty tư vấn và cục Sở Hữu Công Nghiệp (SHCN) *) Giao dịch giữa Công ty tư vấn và khách: Đó là những công văn đi từ công ty yêu cầu khách hàng nộp tài liệu, tài liệu bổ sung, những công văn liên quan khác. Những tài liệu công văn được gửi từ khách hàng tới Công ty tư vấn . *) Giao dịch giữa Công ty tư vấn và Cục: Đó là những công văn, tài liệu được gửi từ công ty tới cục và ngược lại từ cục tới Công ty tư vấn. Bài toán đặt ra là quản lý đơn và giao dịch qua lại trong suốt tiến trình từ khi nộp đơn đến khi cấp bằng độc quyền nhãn hiệu sản phẩm. 1) Giao dịch giữa công ty và khách hàng Công ty tư vấn sẽ nhận sự uỷ quyền của khách hàng về nhãn hiệu sản phẩm. Trong đó khách hàng phải gửi những tài liệu cần thiết để công ty tư vấn sẽ làm đơn theo mẫu nộp cho cục. +Trong quá trình khách hàng gửi những tài liệu cần thiết tới công ty. Công ty phải kiểm tra tài liệu đã nhận được đặc biệt là phải có tên và địa chỉ người nộp đơn. + Công ty phải xác định những tài liệu còn thiếu nào cần bổ xung trước khi nộp đơn , tài liệu nào có thể bổ xung sau khi nộp đơn và đưa ra thời hạn cho những tài liệu đó. + Công ty phải phân loại theo nhãn hiệu sản phẩm quốc tế và xác định ngày ưu tiên. (Ngày ưu tiên ở đây có nghĩa là với một khách hàng đã nộp đơn với cùng nhãn hiệu sản phẩm này ở nước khác, sau đó mới nộp đơn ở Việt Nam mà Việt Nam và nước đó có ký hiệp ước Paris hoặc có thoả thuận khác giữa hai nước thì khách hàng đó sẽ được hưởng quyền ưu tiên sớm và cục sẽ lấy ngày nộp đơn sớm đó để tiến hành xét nghiệm. Hoặc là cả hai khách hàng cùng nộp đơn với cùng một nhãn hiệu sản phẩm thì khách hàng nào đã nộp đơn tại quốc gia mà có cùng hiệp ước Paris hoặc thoả thuận khác thì khách hàng đó sẽ được hưởng quyền ưu tiên ) + Công ty xác định thời hạn nộp đơn tùy thuộc vào từng loại đơn với thời hạn khác nhau. + Sau khi nộp đơn cho cục thì Công ty sẽ phải có trách nhiệm thông báo cho khách hàng biết đã nộp đơn, thời hạn chờ xét nghiệm và thông báo các tài liệu còn thiếu cần bổ xung và thời hạn của nó. Vậy trong suốt quá trình công ty bắt đầu tiến hành làm các thủ tục cần thiết để nộp đơn và đến khi khách hàng được cấp bằng sáng chế là quá trình giao dịch qua lại giữa công ty và khách hàng bằng những : Công văn đi, công văn đến, những tài liệu và những công văn trả lời khác có liên quan. 2) Giao dịch giữa công ty và cục SHCN: Sau khi công ty tư vấn nộp đơn cho Cục. Nếu hợp lệ cục sẽ cho dấu biên nhận trong đó có số đơn và ngày nộp đơn còn nếu không hợp lệ cục sẽ gửi lại cho công ty sửa chữa lại đơn. + Công ty sẽ dịch mô tả nhãn hiệu sản phẩm và nộp bản mô tả nhãn hiệu sản phẩm trước thời hạn 3 tháng của XNHT + Cục sẽ phát giấy chứng nhận nộp đơn sau khi công ty đã thanh toán lệ phí nộp đơn. Tại cục các xét nghiệm viên sẽ hiệu đính bản mô tả (BMT), xem xét về mặt hình thức của đơn và ra thông báo chấp nhận đơn (CNĐ). + Công ty tư vấn sẽ thông báo cho khách hàng biết thời hạn xét nghiệm đồng thời theo dõi nếu quá hạn chưa có thông báo thì hỏi cục. Quá trình giao dịch giữa công ty và cục SHCN từ lúc nộp đơn cho đến khi được cấp bằng là quá trình trao đổi qua lại bằng các công văn, tài liệu, các thông báo thư từ.. Vì vậy quá trình giao dịch của công ty phải quản lý được các đối tượng sau: * Các công văn đi * Các công văn đến * Các trả lời đi * Các trả lời đến * Và các công văn khác có liên quan. 3) Quản lý đơn: Quản lý đơn là phải quản lý được số lượng đơn cũng như những nội dung có trong đơn. Đó là số hiệu nhận biết mỗi đơn ở Công ty tư vấn và chuyển giao công nghệ, số hiệu đơn khách và số hiệu đơn hợp lệ và ngày biên nhận mà cục cấp khi nộp đơn. Đơn có được quyền ưu tiên nộp sớm căn cứ vào: + Công ước Paris + Các thoả thuận khác + Xét nghiệm nhanh Mỗi đơn đều có sự chuyến đổi nếu sáng chế không đáp ứng được các yêu cầu tiêu chuẩn về trình độ sáng tạo như: + Khách hàng + Tài liệu + Tác giả + Chỉ dẫn ưu tiên + Phí lệ phí + Và các thông tin khác có liên quan đến cần có trong đơn.. b) Yêu cầu với đối tượng tác giả: Tác giả chính là người phát minh ra sáng chế. Phải biết được tác giả đồng thời là người nộp đơn không. Thực hiện lưu trữ các thông tin về tác giả cũng là điều cần thiết vì tác giả chính là người phát minh ra sáng chế, thông tin về tác giả bao gồm : + Họ tên + Địa chỉ + Số điện thoại + Các thông tin khác. Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới hoặc bổ sung tác giả mới. c) Yêu cầu với tài liệu: Trong mỗi đơn, tài liệu đóng vai trò rất quan trọng, thông tin liên quan đến phát minh sáng chế để công ty tiến hành làm đơn và cần thiết trong suốt qúa trình làm các xét nghiệm nội dung cũng như hình thức. Vì vậy công ty cần lưu trữ thông tin về tài liệu bao gồm: + Tên tài liệu + Mã đơn mà tài liệu có liên quan + Thời hạn + Ngày xử lý.. Khi cần có thể thực hiên các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về tài liệu hoặc xem các thông tin về tài liệu hoặc bổ xung tài liệu mới vào bảng danh sách tài liệu. d) Yêu cầu đối với phí lệ phí: Phí lệ phí là những khoản tiền nhất định khi nộp đơn đi đều phải đóng lệ phí nộp đơn. Vì vậy công ty cần phải lưu trữ các thông tin về phí lệ phí để biết từng đơn phải đóng là bao nhiêu tùy từng loại đơn cụ thể với những yêu cầu khác nhau: phí chuyển đổi đơn, phí ưu tiên sớm, phí xét nghiệm nhanh,.. e) Yêu cầu với chỉ dẫn ưu tiên: Yêu cầu quyền chỉ dẫn ưu tiên liên hệ với mỗi đơn, khi đó sẽ biết được đơn nào có ưu tiên với ngày nộp và nộp tại nước nào. Vì vậy việc lưu trữ thông tin về chỉ dẫn ưu tiên là điều cần thiết đối với công ty tư vấn. Các thông tin về chỉ dẫn ưu tiên bao gồm các thông tin sau: + Đơn được ưu tiên + Ngày nộp + Nước nộp Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về ưu tiên sớm của một đơn nào đó.. 1) Quản lý giao dịch và các yêu cầu đặt ra. 1. Quản lý giao dịch: Giao dịch là cả một tiến trình quan trọng trong suốt quá trình bắt đầu chuẩn bị làm đơn cho đến khi được cấp bằng sáng chế, phải quản lý được các công văn đi, công văn đến, các trả lời đi, trả lời đến,.. a) Yêu cầu đối với công văn đi: Công văn đi là những thông báo yêu cầu trả lời của công ty đối với khách hàng/cục hoặc trả lời đi của công ty đối với khách hàng/cục. Mỗi công văn đi đều có thời hạn cụ thể. Công văn gửi đi cho khách hàng là những công văn yêu cầu trả lời của công ty với khách hàng hoặc những trả lời của công ty cho khách hàng thắc mắc của khách hàng trong suốt quá trình xét nghiệm. Trả lời đi của công ty cho cục: Công ty phải gửi đi cho cục theo đúng thời hạn yêu cầu cũng như những tài liệu cần bổ sung cho cục trong quá trình xét nghiệm. Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về trả lời đi hoặc có thể bổ xung vào danh sách những thông tin về một trả lời đi mới. Công văn đi của công ty cho khách hàng : Là những công văn yêu cầu gửi tài liệu, những tài liệu nào đẫ nhận được,những tài liệu còn thiếu cần bổ sung trước khi nộp đơn và tài liệu nào có thể bổ sung sau khi nộp đơn với thời hạn, cùng những thông tin cần thiết khác trong suốt quá trình để được cấp bằng sáng chế. Công văn gửi đi tới cục: là những công văn về tài liệu đã gửi đi hoặc là những yêu cầu của công ty đối với cục hoặc khi hết hạn trả lời các xét nghiệm mà chưa thấy thông báo trả lời. Các thông tin về công văn đi: Số hiệu, ngày ký, người ký, địa chỉ nhận, trích yếu, nội dung, thời hạn. b) Yêu cầu đối với công văn đến: Công văn đến là những yêu cầu của khách hàng/cục gửi đến cho công ty tư vấn yêu cầu trả lời. Mỗi công văn đến đều có thời hạn yêu cầu công ty trả lời. Các công văn gửi đến từ khách hàng/cục cho công ty có thể là những tài liệu hay những yêu cầu của công ty mà khách hàng/cục đã trả lời hoặc những tài liệu công văn của khách hàng gửi đến và những yêu cầu của khách hàng/cục đối với công ty phải trả lời các yêu cầu đó. Các trả lời đến của khách hàng đối với công ty tư vấn: Các công văn trả lời đến của khách hàng có thể là những yêu cầu của công ty mà khách hàng phải trả lời theo đúng thời hạn hoặc những tài liệu nào có thể đáp ứng được ngay. Các trả lời đến của cục cho công ty tư vấn : Các công văn trả lời đến của cục gửi tới công ty có thể là những yêu cầu của công ty yêu cầu cục trả lời đã hết thời hạn xét nghiệm mà chưa có thông báo hay trả lời. Vì vậy công ty cần quản lý được thông tin chi tiết về những trả lời đến. Các công văn đến của khách hàng gửi tới công ty: Có thể là những yêu cầu trả lời của khách hàng đối với công ty. Các công văn đến của cục gửi đến công ty: Có thể là những yêu cầu của Cục cho công ty tư vấn phải trả lời như là những tài liệu chưa gửi đến hoặc những khoản lệ phí chưa được thanh toán. Vì vậy công ty cần phải quản lý được các thông tin chi tiết về các công văn đến đó và trả lơìo theo đúng thời hạn mà cục/khách đã gửi các yêu cầu đến. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU I.Thiết kế khái niệm 1.Mô hình thực thể Việc đầu tiên trong quá trình này là phải xác định các thực thể của hệ thống. Thực thể là một đối tượng tồn tại khách quan không phụ thuộc vào hoạt động của hệ thống thông tin. Mỗi thực thể được xác định một cách duy nhất. Công việc tiếp theo là xác định thuộc tính của mỗi thực thể cần cho hoạt động quản lý, thuộc tính là một chi tiết mô tả, phân loại, định lượng của thực thể. Mỗi thực thể cho ta biết các đặc trưng của đối tượng, nó thường có một tập hợp các thuộc tính, ta chỉ chọn các thuộc tính mà ta cần. Đối với mỗi thuộc tính cần xác định rõ thuộc tính đó mô tả cái gì, kiểu dữ liệu của nó là gì, độ dài tối đa là bao nhiêu, tần suất sử dụng.. Trong số các thuộc tính đó cần xác định thuộc tính nào là khoá chính, nhờ nó ta có thể biết được giá trị của các thuộc tính khác. Khi xác định được các thực thể cần phải xây dựng mối liên hệ giữa chúng. Sự liên kết giữa các thực thể xuất phát từ quan hệ thực tế giữa các đối tượng. II.Thiết kế _tổ chức chương trình 1) Chức năng của chương trình: Dựa vào quá trình phân tích về các thông tin nghiệp vụ ở trên thì hệ thống quản lý giao dịch đơn nhãn hiệu sản phẩm bao gồm các chức năng sau: Sơ đồ chức năng hệ thống: Công ty tư vấn TÌM KIẾM BÁO CÁO HỆ THỐNG CỤC SHCN Khách hàng + Hệ thống: Cho phép cập nhật tất cả các thông tin về đơn và các giao dịch cho phép người sử dụng thêm, sửa, xoá các thông tin. + Tìm kiếm: Theo một số chỉ tiêu để đưa ra báo cáo hoặc hiển thị các thông tin chi tiết có liên quan đến. + Báo cáo: Thống kê số đơn đã nộp, các công văn đi, các công văn đến, đơn thiếu tài liệu,.. 2) Các sơ đồ chức năng phân rã của chương trình: a. Chức năng hệ thống: Cập nhật công văn đến HỆ THỐNG Cập nhật khách Cập nhật đơn Cập nhật đơn Cập nhật phụ trợ đơn Cập nhật tài liệu bổ sung Cập nhật công văn đi + Cập nhật đơn phát minh độc quyền sáng chế: Cho phép người sử dụng có thể nhập thêm, sửa, xoá các thông tin trên đơn phát minh như : Đơn phát minh, tên sáng chế, người nộp đơn, ưu tiên, lệ phí, tác giả, tài liệu và xét nghiệm nội dung. + Cập nhật khách hàng: Cho phép người sử dụng có thể nhập thêm, sửa, xoá, tìm kiếm khách hàng theo mã khách, tên khách, địa chỉ,... + Cập nhật số liệu phụ trợ: Nhập, ghi, sửa, xóa các thông tin liên quan như: khách hàng, tác giả, đơn-tác giả. 3. Chức năng báo cáo: Chức năng này cho phép báo cáo hoặc thống kê các liên quan đến công văn như sau: Báo cáo Danh sách đơn Danh sách công văn đến Danh sách tài liệu Danh sách công văn đi Danh sách công văn đã được trả lời 4. Chức năng tìm kiếm: Tìm kiếm Tìm kiếm khách theo chỉ tiêu Tìm kiếm theo công văn đi chưa trả lời Tìm kiếm theo tài liệu hết hạn Tìm kiếm theo đơn Tìm kiếm theo công văn đi Tìm kiếm theo công văn đến Tìm kiếm theo tài liệu Tìm kiếm theo mã tác giả Tìm kiếm theo mã khách Tìm kiếm theo khách của đơn Tìm kiếm theo tác giả của đơn Tìm kiếm theo đơn thiếu tài liệu Tìm kiếm tổng hợp III Thiết kế dữ liệu: 1. Thiết kế dữ liệu: Các bước xây dựng một cơ sở dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ: + Xác định dữ liệu càn cho hệ thống. + Tổ chức dữ liệu theo các nhóm logic và chuẩn hoá (các bảng). + Xác định mối quan hệ giữa các bảng. 2. Dữ liệu: Hệ thống lấy thông tin đầu vào từ đơn phát minh sáng chế bao gồm các thông tin liên quan đến đối tượng như: thông tin về tác giả, về khách hàng, về công văn đi, công văn đến, tài liệu. 3.Tổ chức dữ liệu theo các nhóm và chuẩn hoá: Để đảm bảo tính thống nhất, toàn vẹn của dữ liệu Access cho phép tạo quan hệ giữa các bảng trên cơ sở cho phép cập nhật và xóa theo trường quan hệ. Dựa vào thực tế của bài toán nếu tách các thông tin từng mục ra thành nhiều bảng nhỏ và liên kết với bảng chính thông qua trường khoá, trên cơ sở cho phép cập nhật và xoá thì Access chỉ cho phép tạo tối đa là 20 quan hệ. Do vậy nếu tách cơ sở dữ liệu ra thành các bảng nhỏ sẽ không đảm bảo tính toàn vẹn, thống nhất giữa các bảng và việc quản lý cập nhật, sửa, xoá sẽ rất khó khăn. Căn cứ vào các bước phân tích dữ liệu ở trên và qua các bước chuẩn hoá, thông tin đầu vào được gộp lại để phù hợp với yêu cầu công việc và được lưu trữ theo các bảng như sau: Các kí hiệu dùng trong bảng: N: Number; D: Date/Time. 4. Thiết kế giao diện nhập liệu: Các mẫu biểu nhập liệu trong chương trình gồm: Đơn phát minh sáng chế, cập nhật khách hàng, cập nhật tác giả, công văn đi, công văn đến, tìm kiếm công văn. *Mẫu biểu cập nhật đơn nhãn hiệu sản phẩm. *Mẫu biểu cập nhật công văn đến. *Mẫu biểu cập nhật công văn đi. *Mẫu biểu tìm kiếm công văn: 7. Thiết kế các báo cáo: Các báo cáo trong chương trình: Báo cáo về danh sách đơn, danh sách công văn đi, danh sách các công văn đến, danh sách tài liệu, danh sách công văn đẫ được trả lời. * Báo cáo về danh sách các công văn đến: * Báo cáo về danh sách các công văn đi: CHƯƠNG IV XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH Mẫu biểu về form chính: Mẫu biểu về form bản quyền: CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH Option Compare Database Option Explicit Dim Db As Database, Rec As Recordset Private Sub DT_Click() On Error GoTo Err_DT_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = “DanToc” DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria Exit_DT_Click: Exit Sub Err_DT_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_DT_Click End Sub Private Sub CHSK_Click() On Error GoTo Err_HS_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = “TR