Đề tài Quản lý sinh viên phòng công tác sinh viên trường đại học An Giang

y là một engine có khả năng chứa data ở các quy mô khác nhau dưới dạng table và support tất cả các kiểu kết nối (data connection) thông dụng của Microsoft như ActiveX Data Objects (ADO), OLE DB, and Open Database Connectivity (ODBC). Ngoài ra nó còn có khả năng tự điều chỉnh (tune up). Ví dụ như sử dụng thêm các tài nguyên (resource) của máy khi cần và trả lại tài nguyên cho hệ điều hành khi một người dùng log off. Replication - Cơ chế tạo bản sao (Replica): Giả sử bạn có một database dùng để chứa dữ liệu được các ứng dụng thường xuyên cập nhật. Một ngày đẹp trời bạn muốn có một cái database giống y hệt như thế trên một server khác để chạy báo cáo (report database) (cách làm này thường dùng để tránh ảnh hưởng đến performance của server chính). Vấn đề là report server của bạn cũng cần phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo. Bạn không thể dùng cơ chế back up and restore trong trường hợp này. Thế thì bạn phải làm sao? Lúc đó cơ chế replication của SQL Server sẽ được sử dụng để bảo đảm cho dữ liệu ở 2 database được đồng bộ (synchronized). Data Transformation Service (DTS): Một dịch vụ chuyển dịch data vô cùng hiệu quả Analysis Service: Dịch vụ phân tích dữ liệu rất hay của Microsoft. English Query: Dịch vụ giúp cho việc truy vấn dữ liệu bằng tiếng Anh(plain English). Meta Data Service: Dịch vụ này giúp cho việc chứa đựng và "xào nấu" Meta data dễ dàng hơn. Meta data là những thông tin mô tả về cấu trúc của data trong database như data thuộc loại nào String hay Integer..., một cột nào đó có phải là Primary key hay không....Bởi vì những thông tin này cũng được chứa trong database nên cũng là một dạng data nhưng để phân biệt với data "chính thống" người ta gọi nó là Meta Data. SQL Server Books Online: Quyển “Kinh Thánh” không thể thiếu SQL Server Tools Enterprise Manager: Ðây là một công cụ cho ta thấy toàn cảnh hệ thống cơ sở dữ liệu một cách rất trực quan. Nó rất hữu ích đặc biệt cho người mới học và không thông thạo lắm về SQL. Query Analyzer: Ðối với một DBA giỏi thì hầu như chỉ cần công cụ này là có thể quản lý cả một hệ thống database mà không cần đến những thứ khác. Ðây là một môi trường làm việc khá tốt vì ta có thể đánh bất kỳ câu lệnh SQL nào và chạy ngay lập tức đặc biệt là nó giúp cho ta debug mấy cái stored procedure dễ dàng. SQL Profiler: Nó có khả năng "chụp" (capture) tất cả các sự kiện hay hoạt động diễn ra trên một SQL server và lưu lại dưới dạng text file rất hữu dụng trong việc kiểm soát hoạt động của SQL Server. Ngoài một số công cụ trực quan như trên chúng ta cũng thường hay dùng osql và bcp (bulk copy)  trong command prompt. 2.1.4 Công cụ hỗ trợ: Notepad ++, PowerDesigner 6 32-bit, Visual Paradigm, RationnalRose 2000. 2.1.5 Công cụ tạo tài liệu hướng dẫn: PowerCHM Phân tích thiết kế 2.2.1 Mô hình Mô hình là một dạng trừu tượng hóa của thế giới thực, là một hình ảnh (một biểu diễn) của một hệ thống thực, được diễn tả ở một mức độ trừu tượng nào đó, theo một quan điểm (hay góc nhìn) nào đó, bởi một hình thức diễn tả (văn bản, phương trình, đồ thị..) nào đó. Việc dùng mô hình để nhận thức và diễn tả một hệ thống được gọi là mô hình hóa. Như vậy quá trình phân tích và thiết kế hệ thống cũng được gọi chung là quá trình mô hình hóa hệ thống. 2.2.2 Mô hình quan niệm tổ chức DFD Mô hình dòng dữ liệu là một mô hình dùng để biểu diễn xử lý lẫn dữ liệu của hệ thống nhưng chú ý đến xử lý hơn là dữ liệu. Mô hình DFD gồm các khái niệm chính : Xử lý (Process), dòng dữ liệu (Data flow), kho dữ liệu (Data store) và đầu cuối (Terminator hay Actor) Sau đây là khái niệm và kí hiệu của mô hình DFD: Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa Xử lý Một trong các hoạt động bên trong của hệ thống Dòng dữ liệu Sự thay đổi thông tin giữa các xử lí. Kho dữ liệu Là vùng chứa thông tin Tác nhân đầu cuối Là một tác nhân bên ngoài hệ thống Mô hình dữ liệu Mô hình dữ liệu ER Mô hình thực thể kết hợp là sự trình bày chi tiết về dữ liệu cho một dơn vị tổ chức hoặc phạm vi nghiệp vụ xác định. Một mô hình thực thể kết hợp thường được thể hiện dưới dạng sơ đồ và được gọi là sơ đồ thực thể kết hợp (ERD - Entity Relationship Diagram). Các khái niệm chính Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa Thực thể Biểu diễn một lớp các đối tượng của thế giới thực. Mối kết hợp Biểu diễn sự kết hợp của hai hay nhiều thực thể Thuộc tính Biểu diễn các đặc trưng của thực thể hay mối kết hợp Ngoài các khái niệm chính đã nêu, còn có các khái niệm: thuộc tính kết hợp, phân cấp, tổng quát hoá, định danh… Mô hình UML UML là một ngôn ngữ dùng để Trực quan hóa Cụ thể hóa Sinh mã ở dạng nguyên mẫu Lập và cung cấp tài liệu UML là một ngôn ngữ bao gồm một bảng từ vựng và các quy tắc để kết hợp các từ vựng đó phục vụ cho mục đích giao tiếp. Một ngôn ngữ dùng cho việc lập mô hình là ngôn ngữ mà bảng từ vựng (các kí hiệu) và các quy tắc của nó tập trung vào việc thể hiện về mặt khái niệm cũng như vật lý của một hệ thống. Mô hình hóa mang lại sự hiểu biết về một hệ thống. Một mô hình không thể giúp chúng ta hiểu rõ một hệ thống, thường là phải xây dựng một số mô hình xét từ những góc độ khác nhau. Các mô hình này có quan hệ với nhau. UML sẽ cho ta biết cách tạo ra và đọc hiểu được một mô hình đươc cấu trúc tốt, nhưng nó không cho ta biết những mô hình nào nên tạo ra và khi nào tạo ra chúng. Đó là nhiệm vụ của quy trình phát triển phần mềm. Trong UML có 9 loại lược đồ chuẩn và có thể chia làm 2 nhóm: - Các loại lược đồ tĩnh: use case diagram, class diagram (lớp), object diagram (đối tượng), component diagram (thành phần), deployment diagram (triển khai) - Các loại lược đồ động: sequence diagram (tuần tự), collaboration diagram (hợp tác), statechart diagram (trạng thái), activity diagram (hoạt động) Biểu đồ Use case (Use Case Diagram) Biểu đồ Use case bao gồm một tập hợp các Use case, các actor và thể hiện mối quan hệ tương tác giữa actor và Use case. Nó rất quan trọng trong việc tổ chức và mô hình hóa hành vi của hệ thống Các kí hiệu: Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa Actor (Tác nhân) Một người hoặc cái gì đó bên ngoài tương tác với hệ thống Use case (Tình huống sử dụng) Một chuỗi các hành động mà hệ thống thực hiện, mang lại một kết quả quan sát được đối với một actor Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram) Là một dạng biểu đồ tương tác (interaction), biểu diễn sự tương tác giữa các đối tượng theo thứ tự thời gian. Nó mô tả các đối tượng liên quan trong một tình huống cụ thể và các bước tuần tự trong việc trao đổi các thông báo(message) giữa các đối tượng đó để thực hiện một chức năng nào đó của hệ thống. Các kí hiệu: Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa Actor (Tác nhân) Class (Lớp) Message (thông điệp) Ghi chú thông điệp: Kí hiệu Chú thích Thông điệp gởi từ frmChinh đến CXL_CSDL (màn hình frmChinh gọi lớp CXL_CSDL thực hiện hàm Backup(db_name, fullpath)) Một đối tượng gởi thông điệp đến chính nó (gọi một trong các thao tác của nó) PHẦN 3: PHÂN TÍCH 3.1 Phân tích hiện trạng 3.1.1 Hiện trạng Phòng Công tác Sinh viên a. Giới thiệu Phòng Công tác Sinh Viên được thành lập tháng 10/2000 trên cơ sở tách Bộ phận Quản lí sinh viên từ Phòng Tổ chức – Chính trị của trường Đại học An Giang. Hằng năm, Phòng CTSV đều tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân HSSV” vào đầu mỗi năm học. Phối hợp với Bộ môn Mác - Lênin và các phòng ban chức năng trong nhà trường thực hiện tốt công tác giáo dục tuyên truyền về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, để cho sinh viên kịp thời nắm được những chủ trương mới của trường, của ngành, tình hình thời sự của địa phương, trong nước và quốc tế. Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của sinh viên; tổ chức quản lí việc giáo dục tư tưởng, rèn luyện đạo đức tác phong, nếp sống văn minh, nội quy học đường. Phối hợp với các khoa trong công tác đánh giá điểm rèn luyện của HSSV. Quản lí việc thực hiện chính sách xã hội của HSSV; tham mưu cho BGH và Hội đồng học bổng về việc xét cấp các loại học bổng từ thiện, tài trợ cho sinh viên; tổ chức theo dõi, triển khai việc vay vốn tín dụng của sinh viên. Tổ chức các hoạt động hỗ trợ cho công tác dạy và học, công tác nghiên cứu khoa học trong sinh viên. Tổ chức quản lí các hoạt động ở cấp trường về phong trào sinh viên; các sinh hoạt ngoại khoá; các chuyên đề chính trị tư tưởng, đạo đức, pháp luật, mỹ học, văn hoá, văn nghệ, môi trường, dân số,… và phòng chống các tệ nạn xã hội xâm nhập vào nhà trường. Phối hợp với Đoàn TNCS HCM, Hội Sinh viên trong nhà trường tổ chức các hoạt động văn nghệ, TDTT, các hoạt động xã hội từ thiện, đền ơn đáp nghĩa,… định hướng các chủ trương công tác, các phương thức hoạt động,… cho công tác sinh viên của trường theo từng thời gian và chủ đề thích hợp. Cùng với phòng Hành chánh - Tổng hợp và Ban Quản lí Ký túc xá, chủ động phối hợp với chính quyền địa phương trong việc giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, nhất là trong quan hệ giữa HSSV của trường với nhân dân địa phương nơi trường đóng. Phối hợp xử lí nghiêm các vụ việc vi phạm quy tắc bảo vệ trật tự trị an. Được uỷ nhiệm của Hiệu trưởng để xác nhận sinh viên trong các trường hợp: tạm trú, tạm vắng, xin việc làm có tính thời vụ, xin thẻ đọc ở thư viện bên ngoài, xác nhận tư cách sinh viên về nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ lao động; phối hợp với BQL KTX xem xét việc bố trí chỗ ở cho HSSV trong KTX, kiểm tra HSSV trong việc chấp hành quy chế KTX; phối hợp với chính quyền địa phương quản lí số sinh viên ngoại trú; kiến nghị xử lí các trường hợp vi phạm. Triển khai thực hiện Nghị quyết của các Hội đồng cấp trường. Quyết định của Hiệu trưởng về các vấn đề liên quan thuộc nội dung công tác của phòng. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các dịch vụ tư vấn cho sinh viên. Tổ chức các đợt tiếp xúc, thu nhận ý kiến phản ánh, đóng góp của sinh viên, liên hệ các bộ phận liên quan giải quyết và hồi đáp lại cho sinh viên. Tổ chức giới thiệu việc làm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp và cho những HSSV nghèo có khó khăn ngay trong quá trình học tập. Hình 2: Sơ đồ tổ chức b. Phương hướng phát triển Theo kế hoạch xây dựng và phát triển của trường Đại học An Giang đến 2010 dự kiến Qui mô đào tạo của trường sẽ lên đến 6000-7000 sinh viên. Đến năm 2010, khoảng 10000 sinh viên chính quy do đó Phòng Công tác Sinh viên mở rộng năng cấp chương trình quản lí để đáp ứng nhu cầu. Dự kiến Phòng Công tác Sinh viên có thể chuyển công tác quản lí sinh viên qua mạng. 3.1.2 Mô tả hoạt động của hiện trạng Hàng năm, bên cạnh số lượng sinh viên hiện có trong trường còn có thêm một lượng lớn các tân sinh viên vào trường. Với số lượng sinh viên ngày càng đông thì công tác quản lí của Phòng Công tác Sinh viên sẽ gặp một số khó khăn về nhân lực, thời gian, độ chính xác và đồng nhất thông tin giữa các phòng ban…Do đó, để giảm bớt những khó khăn chung thì sự can thiệp của các hệ thống quản lí là rất cần thiết. Trong giới hạn phạm vi của đề tài này chỉ xét đến một số khía cạnh nhỏ trong công tác quản lí sinh viên chung của Phòng Công tác Sinh viên, đó là quản lí thông tin hồ sơ, quản lí đoàn viên, quản lí học bổng, quản lí vay vốn, quản lí chỗ ở, quản lí điểm rèn luyện của sinh viên, quá trình đào tạo và các chính sách ưu đãi cho sinh viên... Phòng Công tác Sinh viên phải theo dõi chặt chẽ để có thể kịp thời nắm bắt chính xác thông tin của từng sinh viên trong suốt khoảng thời gian theo học tại trường. Các thông tin về lí lịch, tình trạng và chính sách ưu tiên, tình trạng vay vốn, chỗ ở, điểm rèn luyện của từng sinh viên sẽ được cập nhật lại sau mỗi học kì của từng năm học. Đồng thời, Phòng Công tác Sinh viên cũng phải theo dõi cập nhật những trường hợp sinh viên buộc thôi học hoặc bị lưu ban… 3.1.3 Phê phán hiện trạng Sau khi khảo sát và đánh giá hoạt động về công tác quản lí thông tin hồ sơ sinh viên, quản lí đoàn viên, quản lí học bổng, quản lí vay vốn, quản lí chỗ ở, quản lí điểm rèn luyện của sinh viên của Phòng Công tác Sinh viên, có thể nhận định những thiếu sót của hiện trạng như sau : Thiếu : + Thiếu các công cụ hỗ trợ cho công tác lưu trữ, tra cứu + Thiếu các công cụ hỗ trợ các nghiệp vụ công việc. (Chủ yếu là tính tay, ghi sổ sách). + Thiếu sự nhất quán thông tin giữa các bộ phận, phòng ban trong quy trình công việc (vì mỗi người có một cách lưu trữ thông tin khác nhau, không đồng nhất với nhau). Kém hiệu lực, thiếu hiệu quả : + Mất nhiều thời gian làm báo cáo, báo biểu. + Các thông tin quản lí bằng sổ sách nhiều, phức tạp. + Khi cần truy xuất, tìm kiếm thông tin lưu trữ lâu. + Không đạt hiệu quả cao trong công việc. Tốn kém : + Chi phí giấy tờ cao. + Lãng phí thời gian công sức, tức lãng phí ngày lao động của các nhân viên để thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp số liệu, lập báo cáo… 3.2 Mô tả hoạt động của hệ thống Phần mềm quản lí sinh viên được chia thành nhiều phân hệ để phục vụ tối ưu trong công tác quản lí. Mỗi phân hệ có những chức năng khác nhau phù cho từng yêu cầu nghiệp vụ. Danh sách các phân hệ của phần mềm: 1.Quản lí hồ sơ sinh viên. 2.Quản lí đoàn viên. 3.Quản lí học bổng. 4.Quản lí chỗ ở. 5.Quản lí vay vốn tín dụng. 6.Quản lí điểm rèn luyện. 7.Thống kê. 8.Tra cứu. Chi tiết các phân hệ của phần mềm Quản lí Hồ sơ sinh viên - Hàng năm, khi một sinh viên mới nhập học, sinh viên phải điền đầy đủ thông tin vào phiếu lí lịch: Mã số sinh viên, họ tên sinh viên, CMND, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, lớp, ngành, khoa, hộ khẩu thường trú, dân tộc, tôn giáo, chính sách, đối tượng, khu vực, quốc tịch, tên cha mẹ, nghề nghiệp cha mẹ, dân tộc cha mẹ, quốc tịch cha mẹ, số điện thoại gia đình (nếu có)…Tất cả thông tin đã nêu trên đều được phần mềm lưu trữ. Chương trình còn cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật , tìm kiếm thông tin lí lịch sinh viên. - Trong suốt quá trình học tập, nếu sinh viên nào bị đưa vào danh sách sinh viên nghỉ học, người dùng sau khi đăng nhập vào hệ thống chỉ cần thêm thông tin Mã số sinh viên, họ tên, lớp , lí do nghỉ học, số quyết định nghi học, ngày quyết định nghỉ học thì hệ thống tự cập nhật toàn bộ thông tin có liên quan đến sinh viên đó đều được báo hiệu đỏ. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin sinh viên nghỉ học. - Sau khi đã lưu thông tin sinh viên vào danh sach sinh viên nghi học thì tất cả những thông tin khác có liên quan đến sinh viên đó không xóa bỏ khỏi hệ thống nhưng người dùng cũng không thể chỉnh sửa và cập nhật. Hoặc là những sinh viên lưu ban(chuyển xuống khóa sau) thì người quản lí sau khi đăng nhập vào hệ thống vào chức năng quản lí hồ sơ sinh viên cập nhật lại tên lớp thì toàn bộ thông tin sinh viên đó sẽ chuyển xuống lớp khác. Ví dụ : Sinh viên Nguyễn văn An Lớp DH6TH1 – bị lưu ban xuống DH7TH1 thì người dùng chỉ cần Cập nhật tên lớp DH6TH1 thành DH7TH1. Các chức năng Quản lí thông tin hồ sơ sinh viên 1.1Quản lí Lớp: Hệ thống sẽ lưu thông tin lớp như: Mã lớp, tên lớp, năm vào, sỉ số, sỉ số nữ. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin lớp. 1.2 Quản lí Ngành: Hệ thống sẽ lưu thông tin ngàng như: Mã khoa, mã ngành, tên ngành. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin ngành. 1.3 Quản lí Khoa: Hệ thống sẽ lưu thông tin khoa như: Mã khoa, tên khoa. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin khoa. 1.4 Quản lí Tỉnh: Hệ thống sẽ lưu thông tin tỉnh như: Mã tỉnh, tên tỉnh. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin tỉnh. 1.5 Quản lí Huyện: Hệ thống sẽ lưu thông tin huyện như: Mã tỉnh,mã huyện, tên huyện. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin huyện. 1.6 Quản lí Tôn giáo: Hệ thống sẽ lưu thông tin tôn giáo như: Mã tôn giáo, tên tôn giáo. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin tôn giáo. 1.7 Quản lí Đối tượng: Hệ thống sẽ lưu thông tin đối tượng như: Mã đối tượng, tên đối tượng. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin đối tượng. 1.8 Quản lí Chính sách: Hệ thống sẽ lưu thông tin chính sách như: Mã chính sách, tên chính sách. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin chính sách.1.8 Quản lí Chính sách: Hệ thống sẽ lưu thông tin chính sách như: Mã chính sách, tên chính sách. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin chính sách. 1.9 Quản lí Quốc tịch: Hệ thống sẽ lưu thông tin quốc tịch như: Mã quốc tịch, tên quốc tịch. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin quốc tịch. 1.10 Quản lí Chức vụ: Ngoài ra người dùng còn cập nhật chức vụ sinh viên (lớp trưởng, bí thư, phó đời sống…). Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin chức vụ. 1.11 Quản lí Dân tộc: Hệ thống sẽ lưu thông tin dân tộc như: Mã dân tộc, tên dân tộc. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin dân tộc. 1.12 Quản lí Khu vực : Hệ thống sẽ lưu thông tin khu vực như: Mã khu vực, tên khu vực. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin khu vực. 1.13 Quản lí Năm học: Hệ thống sẽ lưu thông tin năm học như: Mã năm học, tên năm học. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin năm học. 1.14 Quản lí Nghề nghiệp: Để thuận tiện cho việc quản lí thông tin cha mẹ của sinh viên. Hệ thống sẽ lưu thông tin nghề nghiệp của cha mẹ sinh viên như: Mã nghề nghiệp, tên nghề nghiệp. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin nghề nghiệp. Quản lí Đoàn viên - Hàng năm, bên cạnh số lượng đoàn viên hiện có còn thêm một lượng lớn đoàn viên mới vào trường. Số lượng đoàn viên này sẽ được quản lí theo từng đơn vị lớp. - Do đó, theo từng đơn vị lớp chương trình đã có sẵn danh sách sinh viên của lớp đó với thông tin Mã số sinh viên, họ tên sinh viên. Phần mềm sẽ quản lí đoàn viên theo 2 danh sách: Danh sách sinh viên vào đoàn bao gồm những thông tin: Mã số sinh viên, họ tên sinh viên,thông tin đoàn thể gán bằng true, ngày vào đoàn viên, nơi vào đoàn, số seri. Danh sách sinh viên chưa vào đoàn gồm: Mã số sinh viên, họ tên sinh viên, thông tin đoàn thể gán bằng false, thông tin ngày vào đoàn viên = null, thông tin nơi vào đoàn viên = null, thông tin số seri = null. - Nếu như sinh viên đã được kết nạp đoàn thì người dùng chỉ cần vào danh sách sinh viên chưa cập nhật lại thông tin Đoàn thể = true và ngày vào đoàn, nơi vào đoàn, số sơri. Sau đó, nhấn nút lưu lại thì hệ thống tự động sẽ cập nhật thông tin sinh viên đó danh sách sinh viên đã vào đoàn. - Ngược lại, nếu muốn bỏ sinh viên nào đó ra khỏi danh sách sinh viên đã vào đoàn người dùng chỉ cần cập nhật lại thông tin Đoàn thể = false và lưu lại thì thông tin sinh viên đó sẽ chuyển sang danh sách sinh viên chưa vào đoàn. - Ở phần quản lí đoàn viên chương trình chỉ cho phép người dùng cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin đoàn viên hoặc sinh viên chưa vào đoàn. Quản lí Học bổng Sau khi tiếp nhận thông tin học bổng của nhà tài trợ, Phòng Công tác Sinh viên sẽ lưu lại thông tin học bổng vào danh sách học bổng sau đó phân chia các xuất học về khoa. Những sinh viên nào đạt chuẩn nhận học bổng sẽ viết đơn xin nhận học bổng. Thông tin của các sinh viên làm đơn xin nhận học bổng sẽ được các cán bộ quản lí cập nhật vào danh sách sinh viên được xét học bổng theo từng khoa, từng đơn vị lớp. Sau đó cán bộ quản lí kiểm tra lại điều kiện nhận học bổng lại một lần nữa. Nếu sinh viên nào đủ điều kiện nhận học bổng thì cán bộ quản lí sẽ lưu lại thông tin như Mã số sinh viên, loại học bổng, năm học, số tiền, ngày nhận học bổng. Quản lí Chỗ ở Được sự phân công của nhà trường, Phòng Công tác sinh viên phải quản lí, theo dõi nắm bắt thông tin chỗ ở của sinh viên để tiện cho việc quản lí sinh viên trong quá trình học tập. Do đó sau khi thu thập thông tin chỗ ở của sinh viên, phần mềm cho phép người dùng cập nhật, thống kê, tìm kiếm thông tin chỗ ở của sinh viên. Quản lí Vay vốn tín dụng Hệ thống sẽ lưu thông tin vay vốn sinh viên như: Mã số sinh, tên sinh viên, năm học, số tiền được giải ngăn, số tiền chưa giải ngăn. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin vay vốn sinh viên. Quản lí Điểm rèn luyện Hệ thống sẽ lưu thông tin điểm rèn luyện sinh viên Đối sinh viên thuộc hệ cao đẳng hệ thống sẽ lưu thông tin điểm rèn luyện của 6 học kì. Đối sinh viên thuộc hệ đại học hệ thống sẽ lưu thông tin điểm rèn luyện của 8 học kì. Hệ thống cho phép người dùng cập nhật, tìm kiếm thông tin điểm rèn luyện của sinh viên theo từng khoa, từng đơn vị lớp. Thống kê Phân hệ này giúp cán bộ quản lí thống kê thông tin cần thiết: Thống kê thông tin lí lịch sinh viên toàn trường. Thống kê thông tin lí lịch sinh viên theo từng cá nhân. Thống kê tổng số lượng sinh viên của cả trường hoặc của từng ngành, từng khoa. Thống kê thông tin đoàn viên theo từng đơn vị lớp, theo khoa. Thống kê danh sách sinh viên nhận học bổng. Thống kê tổng số sinh viên vay vốn tín dụng. Thống kê thông tin điểm rèn luyện của sinh viên theo lớp. Lập báo cáo… Tra cứu Tra cứu lớp. Tra cứu khoa. Tra cứu ngành. Tra cứu đoàn viên. Tra cứu điểm rèn luyện. Tra cứu vay vốn. Tra cứu học bổng. - Tra cứu chỗ ở. Ngoài ra phần mềm quản lí sinh viên còn phân chia quyền cho người dùng: + Đối với người quản trị: - Sao chép dự phòng và phục hồi dữ liệu. - Tạo người dùng mới, phân quyền người dùng - Import dữ liệu từ file Excel. + Đối với cán bộ quản lí: - Chỉ được quản lí, tìm kiếm, thống kê, xuất ra file Excel những thông tin sinh vên theo phân quyền của mình. Mỗi cán bộ quản lí sẽ được người quản trị phân công quản lí thông tin của sinh viên theo từng khoa. - Ngoài ra cán bộ quản lí còn có thể tự thay đổi mật khẩu của chính mình. Ví dụ: Cán bộ quản lí Lê Thị Kim Chi được phân công quản lí khoa KT-CN-MT chỉ quản lí thông tin sinh viên của KT-CN-MT không tham gia quản lí thông tin sinh viên của các khoa khác như Nông Nghiêp, Sư phạm… 3.3 Phân tích yêu cầu 3.3.1 Các qui trình nghiệp vụ chính Quản lí Hồ sơ sinh viên Hàng năm trường thường có thêm nhiều lớp mới, số lượng sinh viên cũng gia tăng theo rất nhiều nên cán bộ quản lí có nhiệm vụ kiểm tra xác nhận lại thông tin sinh viên để lưu vào hồ sơ sinh viên của trường. Bên cạnh đó, trong suốt quá trình theo học tại trường các cán bộ quản lí còn có nhiệm vụ theo dõi các chính sách ưu đãi mà sinh viên đó được hưởng trong năm… Quản lí Đoàn viên Ngoài số lượng sinh viên vào đoàn, hằng năm trường còn phải kết nạp đoàn viên mới nên cán bộ quản lí có nhiệm vụ kiểm tra xác nhận lại thông tin đoàn viên. Phần mềm giúp cán bộ quản lí cập nhật và lưu lại, tìm kiếm những thông tin của đoàn viên. Quản lí Học bổng Sau tiếp nhận thông tin học bổng của nhà tài trợ cán bộ quản lí có nhiệm vụ kiểm tra xác nhận lại thông tin học bổng và phân công học bổng về từng khoa. Sau đó, từng Khoa gửi danh sách sinh viên đủ điều kiện nhận học bổng đến Phòng Công tác Sinh viên, lúc này cán bộ quản lí có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra thông tin này.Do đó hệ thống sẽ hỗ trợ cán bộ quản lí trong quá trình quản lí học bổng. Quản lí Chỗ ở Hằng năm, một số lượng lớn sinh viên phải thay đổi chỗ ở để tiện cho việc quản lí, phần mềm sẽ hỗ trợ cán bộ quản lí cập nhật và lưu lại, tìm kiếm thông tin chỗ ở sinh viên. Quản lí Vay vốn tín dụng Trong quá trình học tập ở trường sinh viên được hỗ trợ vay vốn tín dụng, do đó hệ thống giúp cho cán bộ quản lí thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin vay vốn tín dụng của sinh viên một cách chính xác và nhanh chóng. Quản lí Điểm rèn luyện Sau mỗi học kì của năm học, cán bộ quản lí sẽ tiến hành nhập điểm rèn luyện cho từng sinh viên. Hệ thống sẽ lưu lại điểm rèn luyện của sinh viên theo từng học kì để tiệm cho việc quản lí đánh giá khen thưởng của sinh viên. Các yêu cầu chức năng Hỗ trợ nghiệp vụ: Nhập, lưu trữ, quản lí thông tin lí lịch, đoàn viên, chỗ ở vay vốn, học bổng, điểm rèn luyện của các sinh viên. Hỗ trợ quản lí các thông tin khác của sinh viên. Hỗ trợ nhanh chóng, chính xác việc tra cứu thông tin của từng sinh viên. Kết xuất, báo cáo, in ấn các báo cáo biểu mẫu có liên quan đến thông tin lí lịch, đoàn viên, chỗ ở ,vay vốn, học bổng, điểm rèn luyện của sinh viên. 3.3.3 Các yêu cầu phi chức năng Người sử dụng phần mềm có thể không biết nhiều về máy tính do đó cần có trợ giúp dễ sử dụng. Cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng. Các người dùng có thể truy cập cơ sở dữ liệu đồng thời. Tốc độ thực hiện của hệ thống phải nhanh và chính xác. Ví dụ tra cứu, thống kê theo nhiều tiêu chí phải nhanh chóng đưa ra kết quả chính xác. Giao diện của hệ thống phải dễ dùng, trực quan, gần gũi với người sử dụng. Phần hướng dẫn sử dụng trực quan, sinh động. Phân tích dữ liệu 3.4.1 Mô hình quan niệm tổ chức DFD A. Mức 0 Hình 3: Mô hình DFD mức tổng thể B. Mức 1 Hình 4: Mô hình DFD mức 1 C. Mức 2 Phân rã mức ô xử lí (1): Quản lí Hồ sơ sinh viên Hình 5: Phân rã ô xử lí 1 Phân rã mức ô xử lí (2): Quản lí Đoàn viên Hình 6: Phân rã ô xử lí 2 Phân rã mức ô xử lí (3): Quản lí Học bổng Hình 7: Phân rã ô xử lí 3 Phân rã mức ô xử lí (4): Quản lí Vay vốn Hình 8: Phân rã ô xử lí 4 Phân rã mức ô xử lí (5): Quản lí Chỗ ở sinh viên Hình 9