Đề tài Quản lý tài sản lưu động và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

hàng thực phẩm, đồ gia dụng,... thường tiêu thụ mạnh vào dịp cuối năm, do vậy một số doanh nghiệp tiến hành sản xuất, dự trữ hàng tết từ cuối quí III, đột nhiên do kinh tế suy thoái nên nhu cầu mua sắm, tiêu dùng của xã hội đột nhiên giảm hẳn khiến các nhà sản xuất, các nhà phân phối tồn kho lượng hàng hoá lớn hơn nhiều lần so với dự kiến gây ứ đọng vốn, ngưng trệ sản xuất, hiệu quả kinh doanh giảm. Cũng có khi một doanh nghiệp sản xuất một mặt hàng mới mà xã hội chưa quen, chưa chấp nhận nên hàng sản xuất ra chất đống trong kho không bán được nhưng sau một thời gian khi xã hội đã quen và ưa thích mặt hàng đó thì nhu cầu tiêu thụ tăng vọt, hàng tồn kho được bán hết, hiệu quả sử dụng tài sản tăng lên. Nhu cầu tiêu dùng của xã hội là yếu tố khách quan nên các nhà quản lý giỏi chỉ có thể dự đoán được xu hướng của nó để có thể tận dụng cơ hội kinh doanh hoặc giảm bớt rủi ro có thể xảy ra. - Tình hình cung ứng hàng hoá trên thị trường: Việc cung ứng hàng hoá trên thị trường cũng là yếu tố khách quan, ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Nhân tố này chỉ ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng TSLĐ khi thị trường trở nên khan hiếm một loại hàng hoá mà doanh nghiệp đang sử dụng. Chẳng hạn khi xảy ra chiến tranh vùng Vịnh, lượng dầu thô cung cấp cho thị trường Thế giới giảm đột ngột, đẩy giá dầu tăng vọt khiến nhiều nhà sản xuất chịu thiệt hại lớn, sản xuất bị ngưng trệ. Để giảm tác động của yếu tố này cần lựa chọn vài nhà cung cấp hoặc dự trữ trong kho một lượng hàng hoá nhất định. - Cơ sở hạ tầng xã hội: Đường sá, cầu cống, điện, thông tin liên lạc,...tuy có ảnh hưởng nhỏ nhưng cũng là một yếu tố khách quan ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp. - Tình hình cạnh tranh: Tình hình các đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm cạnh tranh có ảnh hưởng lớn tới tình hình sản xuất kinh doanh và do đó ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Nếu không nắm vững tình hình các đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm cạnh tranh sẽ dẫn tới các kế hoạch sản xuất và dự trữ hàng hoá không phù hợp với nhu cầu thị trường dẫn tới ứ đọng vốn hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. - Các chính sách điều tiết kinh tế vĩ mô của Nhà nước: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Chẳng hạn, các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp xe máy trong nước đã bị giảm sản lượng tiêu thụ, giảm lợi nhuận một cách nghiêm trọng khi Chính Phủ cho phép nhập khẩu bộ linh kiện xe máy dạng IKD về lắp ráp trong nước. Để giảm tác động tiêu thụ, tận dụng được cơ hội kinh doanh thì các nhà quản lý cần phải chú ý tới các chế độ chính sách Nhà nước sắp ban hành, những thông tin này thường được công bố thông qua các cơ quan phát ngôn của Nhà nước, Chính Phủ. 2. Nhóm các nhân tố chủ quan: là các nhân tố phát sinh từ doanh nghiệp, thuộc tầm kiểm soát và điều chỉnh của doanh nghiệp. - Trình độ đội ngũ CBCNV: Trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của mọi doanh nghiệp nên tất nhiên nhân tố này cũng ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng TSLĐ. Nếu doanh nghiệp có nhà quản lý giỏi, họ sẽ sử dụng các tài sản của doanh nghiệp với hiệu quả ngày càng cao. Còn với nhà quản lý có trình độ chuyên môn thấp thì tất nhiên việc quản lý và sử dụng các loại tài sản của doanh nghiệp sẽ không hợp lý, điều này sẽ dẫn tới hiệu quả sử dụng tài sản thấp. Do đó muốn nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ nói riêng, hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung thì các doanh nghiệp phải luôn chú ý đến công tác đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. - Các chính sách tài chính của doanh nghiệp: Các chính sách tài chính là câu trả lời cho những câu hỏi: Nên đầu tư dài hạn vào đâu cho phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh lựa chọn? Nguồn vốn tài trợ lấy từ đâu? Cách thức quản lý hoạt động tài chính hàng ngày như thế nào? Trả lời cho câu hỏi đầu tiên chính là chiến lược đầu tư dài hạn của doanh nghiệp, câu trả lời thứ hai nêu ra các chính sách tài trợ cho hoạt động của doanh nghiệp. Câu trả lời cho câu hỏi thứ ba chính là nội dung của các chính sách tài chính ngắn hạn, đó là việc quản lý dòng tiền vào - ra hàng ngày như thế nào, việc thu tiền từ khách hàng và trả tiền cho nhà cung cấp ra sao,... Các chính sách tài chính ngắn hạn có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu và hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp. - Các chính sách sản xuất và tiêu thụ hàng hoá: Các chính sách này là việc cụ thể hoá các chiến lược đầu tư dài hạn trong một thời kỳ nào đó. Các chính sách sản xuất hàng hoá sẽ ảnh hưởng tới lượng tiền mặt, lượng nguyên vật liệu tồn kho còn chính sách tiêu thụ sản phẩm sẽ ảnh hưởng tới tồn kho hàng hoá và các khoản phải thu. Chính sách sản xuất và tiêu thụ sản phẩm phù hợp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động, ngược lại nếu chính sách sản xuất và tiêu thụ sản phẩm không hợp lý không những sẽ làm giảm hiệu quả mà còn có thể dẫn tới thua lỗ. - Cơ sở vật chất của doanh nghiệp: Để cùng sản xuất ra một loại sản phẩm thì với máy móc, thiết bị hiện đại người ta sẽ cho ra đời những sản phẩm có chất lượng cao hơn, tinh xảo hơn, tiêu hao nguyên, nhiên liệu ít hơn và sản xuất với tốc độ nhanh hơn,...Góp phần tăng nhanh vòng quay của vốn, vòng quay dự trữ, nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chương II thực trạng quản lý và sử dụng tài sản lưu động ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng I. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 1. Lịch sử hình thành và phát triển. - Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được thành lập theo quyết định số 023A/BXD-TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh doanh độc lập thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam. - Tại quyết định số 445/BXD-TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng đã bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho công ty. Theo đó hoạt động kinh doanh của công ty được mở rộng, đó là việc công ty được phép tham gia các liên doanh nghiền xi măng. - Từ ngày 1/8/1995 để phù hợp với tình hình thực tế, các hoạt động liên doanh của Công ty được bàn giao lại cho các thành viên khác thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam. - Ngày 10/07/1996, Chủ tịch Hội đồng quản lý Tổng Công ty xi măng Việt Nam ra Quyết định số 833/HĐQL-TCTXMVN quyết định sáp nhập hai chi nhánh Hà Nội của Công ty xi măng Bỉm Sơn và Công ty xi măng Hoàng Thạch vào Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Công ty được giao nhiệm vụ tổ chức lưu thông, kinh doanh tiêu thụ và bình ổn giá cả xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội với hình thức là tổng đại lý tiêu thụ sản phẩm cho các doanh nghiệp sản xuất như: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Hải Phòng... Công ty sẽ được hưởng hoa hồng đại lý và phải chịu trách nhiệm tiêu thụ xi măng theo kế hoạch được giao. - Từ ngày 1/1/1998 Tổng Công ty xi măng Việt Nam quyết định mở rộng địa bàn hoạt động của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng ra các tỉnh Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La và chuyển đổi hình thức kinh doanh từ "Tổng đại lý tiêu thụ" sang hình thức mua đứt bán đoạn giữa Công ty vật tư kỹ thuật xi măng và các Công ty sản xuất xi măng theo giá cả được qui định bởi giá sàn và giá trần của Tổng Công ty xi măng Việt Nam. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty vật tư kỹ thuật xi măng: - Kinh doanh vật liệu xây dựng, chủ yếu là xi măng của các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam. Địa bàn hoạt động của công ty hiện nay là toàn bộ thành phố Hà Nội và 14 tỉnh phía Bắc như Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Vĩnh phúc,... - Bình ổn giá cả và số lượng xi măng trên địa bàn Công ty phụ trách trên cơ sở kế hoạch, chỉ tiêu của Tổng Công ty. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty: Sau nhiều lần sáp nhập, mở rộng địa bàn, tới nay biên chế Công ty vật tư kỹ thuật xi măng có 950 cán bộ công nhân viên công tác ở văn phòng Công ty, xí nghiệp vận tải trực thuộc Công ty, các cửa hàng bán lẻ, 6 chi nhánh của Công ty tại Hà Tây, Hoà Bình, Thái Nguyên, Việt Trì, Bắc Ninh, Lạng Sơn. Tuy địa bàn hoạt động rất rộng lớn nhưng bộ máy quản lý của Công ty khá gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. ở đây ta chỉ xem xét cơ cấu quản lý tổ chức tại văn phòng Công ty. Để thực hiện tốt nghiệm vụ của Tổng Công ty giao cho. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng có cơ cấu quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mối quan hệ giữa các bộ phận được mô tả trên sơ đồ sau: (Trang bên). Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được Bộ Xây Dựng, Tổng Công ty xi măng giao nhiệm vụ lưu thông kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội. Ngay từ mục tiêu đó đã rõ ràng mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là xi măng các loại. Mặt hàng xi măng của Công ty là xi măng sản xuất lò quay hiện đại của 4 Công ty xi măng lớn nhất nước ta: + Xi măng Hoàng Thạch của Công ty xi măng Hoàng Thạch. + Xi măng Bỉm Sơn của Công ty xi măng Bỉm Sơn. + Xi măng Hải Phòng của Công ty xi măng Hải Phòng. + Xi măng Bút Sơn của Công ty xi măng Bút Sơn. Bên cạnh đó, Công ty còn kinh doanh một số loại xi măng khác như: xi măng Chifon, xi măng X77, xi măng X78... nhưng khối lượng không đáng kể. Do yêu cầu nhiệm vụ Công ty tiến hành theo phương thức tổng đại lý hưởng hoa hồng vừa tổ chức bán lẻ vừa giao cho đại lý. Cho đến 12/1997 tổng số cửa hàng bán lẻ của công ty là 80 cửa hàng, tổng số đại lý bán hàng cho Công ty là 80 đại lý. Việc giao nhận hàng của Công ty được thực hiện thông qua đường thuỷ, đường sắt và đường bộ, Công ty chịu trách nhiệm vận tải xi măng từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ. Với số lượng mặt hàng, khối lượng cửa hàng, đại lý và với một địa bàn hoạt động rộng khắp như vậy thì việc giao nhiệm vụ cho các bộ phận trong Công ty cũng dựa trên chức năng của phòng ban đó. a. Ban giám đốc. - Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước cấp trên về công ty. Có quyền hành chỉ đạo mọi hoạt động của công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm điều hành kinh doanh. - Phó giám đốc vận tải: chịu trách nhiệm đơn vị vận tải hàng hoá bằng các phương tiện, vận chuyển hàng nội bộ doanh nghiệp và từ đầu nguồn. b. Các phòng ban chịu trách nhiệm các bộ phận công việc. - Phòng kinh tế kế hoạch: Lập các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, ký kết hợp đồng kinh tế. - Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài chính thông kê của đơn vị, quản lý vật tư, tài sản. - Phòng tổ chức lao động: quản lý về nhân sự, quản lý ngày công, quản lý con người, tính lương cho toàn thể CBCNV trong công ty. - Phòng thanh tra và quản lý thị trường: chịu trách nhiệm về mặt luật pháp và quản lý thị trường. - Phòng quản lý bán lẻ: tổ chức mạng lưới bán lẻ, quản lý các cửa hàng bán lẻ của công ty trên khắp địa bàn thành phố Hà Nội. - Phòng quản lý đại lý: Tổ chức cho đại lý và quản lý tất cả các đại lý của công ty bao gồm 80 đại lý trên địa bàn Thành phố Hà Nội và đại lý ở các tỉnh. - Phòng quản lý kho: Quản lý toàn bộ các kho của doanh nghiệp, phụ trách hàng nhập từ đầu nguồn về kho, bảo quản, dự trữ, xuất kho cho các đại lý, các cửa hàng. - Phòng điều độ giao nhận: Tổ chức nhập hàng, quản lý về kiểm nhận hàng, đảm bảo về mặt chất lượng, chủng loại xi măng. - Văn phòng công ty: là trụ sở của công ty gồm các phòng ban có nhiệm vụ tổ chức phục vụ... - Xi măng vận tải: Tổ chức vận chuyển xi măng về địa bàn và nội bộ. Dưới Xí nghiệp vận tải có các đội xe và xưởng sửa chữa. Đứng đầu mỗi phòng ban là trưởng phòng và phó phòng sẽ nhận chỉ thị từ các thành viên trong ban giám đốc tuỳ theo sự quản lý trực tiếp của các thành viên đó. 4. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng: a. Một số hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty vật tư kỹ thuật xi măng. * Công tác kế hoạch: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng chủ động xây dựng các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. Kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn diện được cấp trên là Tổng Công ty xi măng Việt Nam duyệt và cân đối các nhu cầu cần thiết. Công ty có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế với khách hàng. Ngoài việc thực hiện đầy đủ kế hoạch pháp lệnh căn cứ vào thị trường Công ty được quyền chủ động sản xuất liên doanh liên kết tiêu thụ sản phẩm bằng nguồn vật tư lao động được cân đối theo pháp lệnh hiện hành. Căn cứ vào kế hoạch đã được duyệt Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tự lựa chọn các phương thức bán, giao nhiệm vụ thích hợp cho các đơn vị nội bộ và ký kết các hợp đồng kinh tế với các cơ quan thuộc các thành phần kinh tế. * Công tác kỹ thuật và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức cá nhân, tập thể nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào kinh doanh sản xuất. Được phép sử dụng các quỹ để thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học để phục vụ kinh doanh sản xuất và quản lý Công ty. Công ty được quyền kiểm tra xử lý các trường hợp vi phạm quy trình quy phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh tế của Công ty, thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước về chất lượng sản phẩm. * Công tác cung ứng vật tư. Đảm bảo về tiêu thụ sản phẩm trên cơ sở các chỉ tiêu đã được Nhà nước cân đối. Công ty có trách nhiệm cung cấp đầy đủ vật tư kỹ thuật và các điều kiện vật chất khác để các đơn vị trực thuộc phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao. * Công tác tạo nguồn bán lẻ xi măng. Xi măng là loại vật tư hàng hoá mà Nhà nước độc quyền từ khâu sản xuất đến khâu lưu thông phân phối. Hoạt động kinh doanh xi măng của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng cũng như các đơn vị kinh doanh xi măng khác: địa bàn hoạt động, lượng mua vào bán ra theo kế hoạch của cấp trên đó là Tổng công ty xi măng. Trên cơ sở đó đồng thời căn cứ vào lượng tồn kho xi măng tại Hà Nội, nhu cầu tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố hàng năm, hàng quý, hàng tháng. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quy định lượng xi măng nhập về Hà Nội trong thời gian đó. Bên cạnh công việc bán hàng với mạng lưới bán lẻ rộng khắp Công ty còn đầu tư mở rộng các kho để đảm bảo dự trữ xi măng theo qui định và tổ chức vận tải xi măng từ đầu nguồn bằng đường sắt, đường thuỷ và đường bộ. b. Phương thức kinh doanh và các hình thức tiêu thụ của công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Việc triển khai thực hiện lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn Hà Nội theo mô hình tổng đại lý của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng cho các doanh nghiệp sản xuất xi măng được tiến hành theo hợp đồng ký kết giữa các đơn vị và theo phương thức: - Công ty xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn chịu trách nhiệm vận chuyển đưa xi măng đến ga, cảng tại địa bàn Hà Nội đủ số lượng kế hoạch của Tổng công ty xi măng. - Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tổ chức tiếp nhận, bán buôn, bán lẻ theo số lượng kế hoạch Công ty xi măng Bỉm Sơn, Hoàng Thạch đã được Tổng Công ty giao và được hưởng phí hoa hồng đại lý. Với phương thức trên cùng một mạng lưới các cửa hàng bán buôn bán lẻ và các đại lý xi măng thi việc phân phối xi măng của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được thựuc hiện dưới hình thức sau: - Bán trực tiếp cho những khách hàng có nhu cầu tiêu thụ với khối lượng thông qua việc ký kết hợp đồng (kênh phân phối trực tiếp). - Bán lẻ cho khách hàng thông qua mạng lưới các cửa hàng, các đại lý bán lẻ xi măng cho Công ty (kênh phân phối gián tiếp). Sơ đồ2 : Khái quát kênh phân phối xi măng của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Các công ty xi măng đầu nguồn Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Người tiêu dùng Cửa hàng bán lẻ xi măng Cửa hàng đại lý lại xi măng cho công ty c. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 1997. Trích báo cáo kế toán của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng năm 1997. Đơn vị: đồng Stt Chỉ tiêu Số tiền 1 Tổng doanh thu 65.046.270.217 - Doanh thu hoạt động kinh doanh 64.355.482.407 - Thu nhập khác 690.787.810 + Thu nhập hoạt động tài chính 626.138.736 + Thu nhập bất thường 64.649.074 2 Tổng chi phí 58.168.165.857 - Chi phí bán hàng 27.724.069.828 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.433.967.009 - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động khác 24.010.129.020 3 Tổng lợi nhuận thực hiện trong năm 6.021.093.302 - Lãi kinh doanh 5.374.308.692 - Lãi khác 646.784.610 4 Tổng số đã nộp ngân sách 3.750.000.000 5 Vốn kinh doanh và vốn khác 30.038.072.346 - Vốn cố định 21.827.311.143 - Vốn lưu động 6.761.965.484 - Vốn đầu tư XDCB 1.448.795.719 Chia ra: - Vốn ngân sách 10.196.084.656 - Vốn tự bổ sung 18.393.191.971 - Vốn khác 1.448.795.719 Như vậy tính đến tháng 12/1997 thì tổng giá trị tài sản của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là : 53.361.872.719 đồng. 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng: a. Mô hình bộ máy kế toán của công ty: * Hình thức kế toán, chức năng sổ sách sử dụng trong công tác hạch toán kế toán tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Về mặt lý luận, tổ chức hạch toán kế toán được đề cập đến như một trong những vấn đề cốt lõi của khoa học kế toán. Hạch toán kế toán là một hệ thống có mục tiêu, hướng đích thể hiện ở sản phẩm là những chỉ tiêu, những dự kiện phản ánh và kiểm soát quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Để thích hợp với loại hình kinh doanh của mình và phù hợp với việc thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính đang tiến hành tại Công ty, Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã tận dụng hình thức kế toán sổ Nhật ký chung và hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên. Như vậy Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã thực hiện hình thức sổ Nhật ký chung theo quy định và chế độ kế toán ban hành ngày 1/11/1995 trong quyết định số 1141 TC/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các sổ kế toán bao gồm: sổ cái tài khoản, sổ nhật ký chung, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Trình tự luân chuyển chứng từ là ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện ở sơ đồ 3. Trong đó: Sơ đồ 3: Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Chứng từ kế toán NHậT Ký CHUNG Sổ CáI bảN CÂN ĐốI Số PHáT SINH BáO CáO Kế TOáN NHậT Ký CHUNG Sổ HạCH TOáN CHI TIếT Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu so sánh b. Bộ máy kế toán của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. - Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình kế toán đồng thời chỉ đạo chung công tác kế toán của phòng tài chính kế toán Công ty. - Hai phó phòng kế toán: Một người chỉ đạo chung về kế toán bán hàng hoá và một người chỉ đạo phòng máy. - Bộ phận kế toán hàng hoá: Phụ trách kế toán mua hàng, bán hàng quản lý tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá, vật tư và thanh toán công nợ mua hàng. - Bộ phận kế toán thanh toán: Bao gồm kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm về tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ. Kế toán TGNH, vay ngân hàng chịu trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán thanh toán qua ngân hàng. - Bộ phận kế toán vật tư tài sản: theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định của Công ty như mua, bán, thanh lý..., bảng trích khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí kinh doanh, tập hợp chi phí kinh doanh. - Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính: Kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu, lập báo cáo, kế táon bộ phận máy tính lưu trữ số liệu trên cơ sở chứng từ nhập vào máy tính và máy sẽ tiến hành kết chuyển lên các sổ kế toán, cho ra các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu quản lý và báo cáo lên cấp trên. Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ ở các kho, các cửa hàng, đại lýnhân viên cửa hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho xi măng và thu tiền. Cuối ngày lập báo cáo bán hàng nộp lên phòng kế toán và đến ngân hàng để nộp tiền bán hàng. Các chứng từ, các báo cáo bán hàng của các cửa hàng bán lẻ, các đại lý đều được gửi lên phòng kế toán để các bộ phận tương ứng ghi sổ. II. Phân tích thực trạng quản lý và sử dụng tài sản lưu động ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 1. Khái quát về cơ cấu tài sản và nguồn vốn kinh doanh của công ty. Tình hình về tài sản và nguồn hình thành ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng trong 3 năm 1997, 1998, 1999 như sau: Bảng 1: Tình hình tài sản và nguồn vốn (ngày 31/12/N) Đơn vị tính: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Giá trị % Giá trị % Giá trị % I. Tài sản 53.361,87 100 72.547,2 100 108.337,887 100 1. TSLĐ&ĐTNH 32.041,70 60 47.250,97 65, 1 83.441,608 77 2. TSLĐ&ĐTDH 21.320,17 40 25.296,23 34,9 24.96,279 23 II. Nguồn vốn 53.361,87 100 72.547,2 100 108.337,887 100 1. Nợ phải trả 15.698,82 29,42 25.647,1 35,35 67.357,456 62,17 - Nợ ngắn hạn 9.154,70 17,16 22.213,7 30,62 63.742,367 58,83 - Nợ dài hạn - Nợ khác 5.544,12 12,12 3.430,4 4,73 3.615,089 3,34 2. Nguồn vốn CSH 37.663,06 70,58 46.903,1 64,65 40.980,431 37,83 Về qui mô tài sản của doanh nghiệp tăng với tốc độ khá cao. - Năm 1998 so với năm 1997 giá trị tài sản tăng. 72.547,2tr - 53.361,87tr = 19.185,33 triệu Về số tương đối tăng x 100 = 35,95% - Năm 1999 so với 1998 giá trị tài sản tăng: 108.337.887 tr - 72.547,2 tr = 35.790,687 Triệu. Về số tương đối tăng x 100 = 49,33% Để hiểu rõ nguyên nhân của tốc độ tăng trưởng qui mô tài sản với tốc độ "Chóng mặt" như trên ta sẽ phải đi sâu phân tích các khoản mục của "bảng cân đối kế toán". Nếu chỉ xét riêng về việc mở mang hoạt động sản xuất kinh doanh thì sự tăng trưởng về qui mô của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng như vậy là rất tốt. Tuy nhiên ở đây chưa thể kết luận bất kỳ điều gì mà ta hãy tiếp tục xem xét cơ cấu tài sản của công ty. Về cơ cấu tài sản, năm 1997 giá trị của TSLĐ và đầu tư ngắn hạn mới chỉ chiếm 60% tổng giá trị tài sản thì năm 1998 chiếm 65,1% và tới năm 1999 con số này là 77%. Trong khi đó tỷ trọng của TSCĐ và đầu tư dài hạn giảm theo các năm từ 40% năm 1997 xuống còn 34,9% năm 1998 và chỉ còn lại 23% trong năm 1999. Đối với một Công ty kinh doanh như Công ty vật tư kỹ thuật xi măng thì việc tăng tỷ trọng của TSLĐ là xu hướng tốt. Tuy nhiên nếu xem xét kỹ một chút ta thấy rằng từ năm 1998 sang năm 1999, trong khi qui mô hoạt động kinh doanh (qui mô tài sản) tăng tới 49,33% thì qui mô của tài sản cố định lại giảm đi về giá trị là: 25.296,23 - 24.896,28 = 399,95 (Triệu đồng) tương đương 1,58% Đây là vấn đề đáng lưu tâm bởi vì tài sản sản cố định của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng chủ yếu là hệ thống kho tàng và phương tiện vận tải lẽ ra nó cũng phải tăng lên để đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh nhưng thực tế lại giảm đi. Điều này có thể dẫn tới việc Công ty phải đi thuê phương tiện vận tải hoặc kho tàng, không chủ động được trong hoạt động kinh doanh. Cũng như tài sản về qui mô nguồn vốn ta sẽ không nghiên cứu thêm. ở đây ta sẽ xem xét sự biến động về cơ cấu nguồn vốn của Công ty qua các thời kỳ nghiên cứu (1997, 1998, 1999). Một điều tương đối lạ là Công ty vật tư kỹ thuật xi măng hiếm khi sử dụng các khoản vay ngân hàng. Đặc biệt trong ba năm 1997 1998, 1999 Công ty không hề sử dụng hình thức "tín dụng ngân hàng" mà chỉ sử dụng vốn chủ sở hữu và tín dụng thương mại. Căn cứ vào những số liệu thực tế được thể hiện trên Bảng 1 ta có thể thấy rằng năm 1997 và 1998, Công ty vật tư kỹ thuật xi măng hoạt động chủ yếu dựa trên nguồn vốn chủ sở hữu, năm 1997 vốn chủ sở hữu chiếm 70,58% tỷ trọng nguồn vốn, năm 1998 có giảm đi nhưng vốn chủ sở hữu chiếm tới 64,65% tỷ trọng nguồn vốn. Điều này cũng dễ hiểu bởi vì Công ty vật tư kỹ thuật xi măng mới được chuyển đổi cơ chế hoạt động từ cơ chế làm đại lý tiêu thụ xi măng cho các đơn vị sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam sang cơ chế hạch toán kinh doanh, mua đứt bán đoạn từ năm 1998. Do đó sau một thời gian làm quen với cơ chế hoạt động mới, Công ty đã khẳng định được vị trí, uy tín của mình nên đã được các nhà cung cấp tin tưởng cấp cho lượng tín dụng thương mại lên tới 63.742,367 triệu đồng (ngày 31/12/1999) chiếm tới 62,17% tỷ trọng nguồn vốn. Đây là một yếu tố rất thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vì nguồn tín dụng thương mại không phải trả lãi vay. Tuy nhiên sử dụng hình thức tín dụng thương mại cũng như một con dao hai lưỡi, nó có thể làm doanh nghiệp mất khả năng thanh toán nếu công tác tác quản lý tài chính không tốt. Điều này đã không xảy ra ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng vì như ta thấy trên Bảng một khoản mục "TSLĐ & Đàu tư tài chính ngắn hạn" luôn có số dư lớn hơn rất nhiều so với hạng mục "Nợ phải trả" bên nguồn vốn, nghĩa là trong thời kỳ nghiên cứu, Công ty vật tư kỹ thuật xi măng luôn duy trì được tình hình tài chính lành mạnh, đảm bảo khả năng thanh toán cho khách hàng. Tỷ trọng của "Nợ phải trả" trong nguồn vốn không ngừng tăng lên từ 29,42% năm 1997 lên 33,35% năm 1998 và vọt lên đến 62,17% vào năm 1999, đến nay là tất yếu vì đối với các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì uy tín của doanh nghiệp giúp nó được hưởng nhiều khoản tín dụng thương mại, và đối với những nhà quản lý tài chính giỏi thì việc sử dụng nợ sẽ có hiệu quả và được ưa thích hơn việc sử dụng vốn chủ sở hữu. Sự biến động nguồn vốn chủ sở hữu lại hơi khác biệt so với "Nợ phải trả". Từ năm 1997 sang năm 1998, nguồn vốn