Đề tài Quản lý thư viện trường T36

+ Tính toán cộng trừ nhóm hoặc tổng các tính toán khác + Bao hàm biểu mẫu, báo biểu con, đồ thị trong báo biểu + Trình bày dữ liệu dưới dạng hấp dẫn hơn Trong báo biểu dữ liệu có thể được lấy từ những bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn. Dữ liệu cũng có thể được tạo ra bởi những quy định tính toán. Đặc biệt công cụ Report Winzard giúp cho người sử dụng một vài dạng chuẩn để hiển thị dữ liệu. Tất nhiên người sử dụng hoàn toàn có thể tự tạo một báo biểu theo cách riêng của người sử dụng, nhưng thông thường nên dùng công cụ này trước rồi sau đó sửa lại theo ý mình, như vậy sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. - Các đối tượng trong báo biểu Các đối tượng điều khiển trong báo biều cũng tương tự như trong biểu mẫu. e. Macro: * Khái niêm và công cụ Macro: Macro là một lệnh hay một nhóm quy định sẵn để mỗi khi gọi ra thi hành (bằng cách bấm một phím quy định hay một nút chuột) nó sẽ giúp người sử dụng thực hiện liên tiếp một hay nhiều tác vụ cùng một lúc một cách tự động. Mỗi tác vụ mà người sử dụng quy định trong Macro để Microsoft Access thi hành được gọi là “một hành động” (Action) Microsoft Access cung cấp 47 Action để người sử dụng có thể lựa chọn mỗi khi người sử dụng muốn tạo ra một Macro trong cơ sơ dữ liệu của mình. Khi người sử dụng cho chạy một Macro, Microsoft Access sẽ thực hiện một hành động theo thứ tự mà người sử dụng đã quy định trong Macro, những hành động đó tác động lên những đối tượng dữ liệu cho chính người sử dụng quy định trong Macro. Trong một Macro người sử dụng cũng có thể thi hành một Macro khác. Macro cung cấp cho người sử dụng rất nhiều thuận lợi. Về nguyên tắc bất kỳ một tác vụ nào mà người sử dụng phải thực hiện, tốt nhất là nên dùng một Macro. Việc tự động hoá thi hành một tác vụ mà người sử dụng phải thực hiện sẽ nâng cao tính hiệu quả và sự chính xác của dữ liệu. Với Macro người sử dụng có thể: + Điều khiển các biểu mẫu và báo biểu hoạt động đồng thời + Tìm và lọc thông tin một cách tự động + Xác định giá trị của những ô điều khiển trong biểu mẫu. Người sử dụng có thể gán kết quả tính toán hoặc một dữ liệu từ một bảng dữ liệu khác cho ô điều khiển trong biểu mẫu. + Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu +Tự động hoá việc chuyển liệu +Tạo một môi trường sử dụng riêng cho người sử dụng khi dùng Microsoft Access người sử dụng có thể dùng một Macro để mỗi khi mở cơ sở dữ liệu áp dụng của mình thì sẽ tự động mở một loạt truy vấn, biểu mẫu, báo biểu. Có thể thấy Macro giống như một đoạn chương trình chứa các tệp lệnh tuần tự. Nhưng Macro trong Microsoft Access không đơn thuần là việc ghi lại các chuỗi, các phím tự động thực hiện các công việc lập lại, trong thực tế nó có thể thực hiện nhiều chức năng thay cho việc phải viết mã một đoạn chương trình. Sử dụng một Macro đôi khi có hiệu quả hơn việc viết mã nguồn để thực hiện cùng một lúc công việc vì Macro có tính chính xác cao hơn và tiết kiệm thời gian hơn so với việc viết chương trình. * Tạo một Macro: Người sử dụng có thể tạo một Macro bằng cách tạo một cửa sổ Macro trong cơ sở dữ liệu hoặc từ công cụ Menu Builder tại cửa sổ Macro chọn một hành động trong số các hành động được cung cấp tại mục Action của cửa số thiết kế Macro. Đối với mỗi hành động khác nhau thì tham số tương ứng khác nhau. Hành động ở đây là mở biểu mẫu (Open Form) với các tham số : tên biểu mẫu, dạng hiển thị, biểu thức lọc dữ liệu, điều kiện, chế độ dữ liệu và chế độ cửa sổ. Trong một số trường hợp người sử dụng chỉ cần thực hiện một hành động hoặc một chuỗi hành động thuộc Macro, nếu một điều kiện đặc biệt nào đó được thoả mãn. Với một Macro như thế này người sử dụng có thể mở một biểu mẫu mà chỉ giới hạn ở những bảng ghi cần thiết. Điều này rất có ít cho người sử dụng chỉ muốn xem thông tin về một loại sách nào đó mà thôi. Macro trên thực hiện mở một biểu mẫu với danh mục sách tương ứng với mã sách mà người sử dụng trong hộp combox. Các biểu thức điều kiện trong Macro là một biểu thức toán học Logic. Để thuận tiện theo yêu cầu của bài toán ta có thể tạo ra một nhóm các Macro có liên quan đến nhau để thực hiện một công việc nhất định. Mỗi Macro có thể có một tham số và những điều kiện khác nhau. Khi định nghĩa một nhóm Macro thì cửa sổ thiết kế có thêm mục Macro Name định nghĩa tên Macro. Khi thiết kế các đối tượng điều khiển hoặc các thuộc tính ta sẽ gọi các Macro con. * Một số ứng dụng của Macro: - Đối với biểu mẫu: Các Macro có nhiều ứng dụng trong các biểu mẫu như: + Đồng bộ hoá các biểu mẫu: Khi quan sát mối liên hệ giữa hai biểu mẫu hay giữa các bảng ghi trên hai biểu mẫu, chúng ta có thể dùng Macro để đồng bộ hoá hai biểu mẫu này. Khi tạo Macro chúng ta phải quyết định biểu mẫu nào quyết định tính đồng bộ của chúng và biểu mẫu nào là biểu mẫu liên hệ. Điều kiện này được áp dụng thông qua các thông số Filter Name và Where Codition. Ngoài ra Macro còn được sử dụng để hiển thị đồng thời hai biểu mẫu có liên quan tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật hay chỉnh sửa dữ liệu. + Macro dùng để cập nhật dữ liệu: Có thể sử dụng Macro để cập nhật dữ liệu một ô điều khiển của một biểu mẫu này bằng giá trị ô điều khiển của một biểu mẫu khác, hoặc có thể cập nhật ô điều khiển lệ thuộc vào một giá trị ô điều khiển của một giá trị khác. + Macro phản ứng theo điều kiện của biểu mẫu: Khi làm việc với một biểu mẫu Microsoft Access có thể nhận biết sự kiện nào đó đang xảy ra. Những sự kiện có thể có một đáp ứng thích hợp với nó như các điều kiện onclick, onchange sử dụng Macro là một phương pháp hiệu quả để đáp ứng với mỗi sự kiện đó. + Tự động chuyển đến một điều khiển: Để làm cho việc sử dụng biểu mấu trở nên dễ dàng và tăng tốc độ nhập liệu, ta có thể dùng Macro để tự động chuyển đến một điều khiển của biểu mẫu hiện thời. + Sử dụng Macro trong việc in dữ liệu: Chức năng in của Macro có thể sử dụng để in các biểu mẫu, các báo biểu và các bảng dữ liệu. Nó hỗ trở cả việc xác định bảng in, mật độ in, phạm vi bảng in. - Đối với cơ sở dữ liệu: Macro có thể dùng để: Lựa chọn các bảng ghi trong một số ứng dụng của cơ sở dữ liệu không phải lúc nào cũng cần xem xét tất cả các bảng ghi, đôi khi ta chỉ cần xem một số bảng ghi cần thiết.Khi đó việc lựa chọn một số bảng ghi là cần thiết. Có nhiều cách để lựa chọn bảng ghi, dùng Macro là một cách có hiệu quả. + Tìm kiếm bảng ghi. + Hợp thức hoá dữ liệu. Để đảm bảo thông tin của hệ thống phải có sự kiểm tra như: + Kiểm tra các thông tin nhập dữ liệu khi trùng trong hệ thống. + Kiểm tra quyền truy nhập vào hệ thống. Chương II Khảo sát thực tế. I. Hệ thống quản lý hiện tại của thư viện trường T36. Trường T36 được thành lập trong bối cảnh đất nước còn đang trong cuộc kháng chiến chống mỹ cứu nước với nhiệm vụ chính của trường là đào tạo cán bộ chiến sỹ có nghiệp vụ về cơ yếu, thông tin vô tuyến điện phục vụ công tác bảo vệ an ninh chính trị ở Miền Bắc và tăng cường cho chiến trường Miền Nam. Với hoàn cảnh đất nước trong chiến tranh còn gặp nhiều khó khăn nhưng nhiệm vụ học tập và rèn luyện vẫn được thầy và trò các khoá học viên đặt lên hàng đầu. Ban Giám Hiệu nhà trường qua các thời kỳ luôn quan tâm đến hệ thống thư viện của nhà trường vì đây là nơi để sinh viên nghiên cứu học hỏi trao đổi kiến thức qua sách vở để nâng cao trình độ nghiệp vụ. Thời kỳ đó để có một thư viện hoàn chỉnh và hiện đại thì quả thật không đáp ứng được, vì vậy những người quản lý trực tiếp thư viện và những người có trách nhiệm luôn tìm tòi và có những sáng kiến để nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu học tập của sinh viên, nhưng chủ yếu là những sáng kiến mang tính thủ công nặng nhọc, những người trực tiếp quản lý phải thường xuyên làm một khối lượng công việc khá lớn, hệ thống sổ sách quản lý cồng kềnh để theo dõi với nhiều loại biểu mẫu rờm rà, nếu không cẩn thận sẻ rất dể dẫn đến nhằm lẫn gây khó khăn cho công tác quản lý thư viện. Trong những năm gần đây thư viện trường T36 cũng đã được nhà trường quan tâm đổi mới phần nào để đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của bạn đọc là sinh viên nhưng nhìn chung còn rất hạn chế, thiếu sót trong quản lý. II. Nhu cầu cần xây dựng hệ thống quản lý thư viện mới ở trường T36. Cùng với sự phát triển của ngành, hệ thống các trường công an nhân dân cũng đang được Đảng, Nhà nước và ngành công an quan tâm đầu tư xây dựng, để đào tạo những cán bộ công an có đủ năng lực, phẩm chất phục vụ công tác bảo vệ an ninh trật tự cho tổ quốc trường T36 cũng không nằm ngoài chủ trương trên. Trong những năm qua lưu lượng học sinh, sinh viên hàng năm có đủ tiêu chuẩn nhập học ngày càng đông với nhiều ngành học khác nhau như mô hình liên kết đào tạo giữa trường T36 và trường ĐHBK Hà Nội là một điển hình. Như đã nói ở trên để tạo môi trường học tập thuận lợi, hệ thống thư viện nhà trường cũng cần đổi mới để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của sinh viên cũng như giảng viên trong nhà trường. Trong những năm gần đây hệ thống thư viện trường đã được quan tâm của cấp trên trang bị cho nhiều đầu sách về mọi lĩnh vực, vì vậy việc quản lý bằng phương pháp thủ công là rất khó khăn, nhất là giờ cao điểm có nhiều người cùng tham gia mượn trả. Từ thực tế nêu trên thư viện trường T36 Bộ công an có nhu cầu thực sự cần xây dựng một hệ thống quản lý thư viện cho trường T36, người xây dựng hệ thống quản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau: Rút ngắn thời gian tra cứu đáp ứng yêu cầu của bạn đọc. Giảm thiểu số lượng thao tác thủ công. Báo cáo thống kê về thư viện một cách nhanh nhất. Kiểm soát quản lý thư viện chính xác. Cung cấp thông tin đưa ra dữ liệu chính xác theo yêu cầu. III. Những thuận lợi và khó khăn của việc đưa tin học vào quản lý thư viện trường T36. Trong bối cảnh hiện nay ai cũng biết nếu áp dụng thành công tin học vào quản lý lĩnh vực nào đó thì hiệu xuất công việc rất cao, giảm bớt sức lao động của con người, mọi thông tin đầu vào, đầu ra được quản lý chặt chẽ, thống kê, xử lý chính xác, nhanh gọn, rõ ràng đem lại lợi ích cho người sử dụng. 1. Những thuận lợi: Dùng máy tính để tìm kiếm thông tin về sách, về tác giả, về độc giả sẽ rất nhanh chóng và chính xác, việc lưu trữ bằng máy tính sẽ trở nên rất thuận lợi gọn nhẹ giúp cho công việc bảo quản được tốt hơn. Lựa chọn phần mềm quản lý thư viện đáp ứng được yêu cầu về mặt thông tin đầy đủ giúp người quản lý đáp ứng được yêu cầu của độc giả một cách nhanh chóng chính xác. Hệ thống quản lý mới sẽ giảm bớt được số thao tác thủ công, vì vậy giảm bớt được số nhân viên, chỉ cần một số nhân viên nhất định được trang bị kiến thức khai thác, sử dụng hệ thống là đủ. 2. Những khó khăn. Để xây dựng hệ thống quản lý thư viện mới, bên cạnh những mặt thuận lợi kể trên, những người xây dựng hệ thống cũng còn gặp một số khó khăn sau: Phải tiến hành lập dự toán, dự trù kinh phí mua sắm thiết bị cho phù hợp và phải có hướng mở rộng hệ thống khi có nhu cầu cho tương lai, phải tiến hành đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức tin học cho số cán bộ là nhân viên làm trong thư viện. Phân loại, cập nhật số sách và tài liệu phục vụ học tập hiện có trong thư viện theo Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp do Bộ văn hoá thông tin - Thư viện quốc gia Việt nam phát hành, tiến hành sắp xếp lại hệ thống giá để sách, tủ đựng sách theo trình tự của hệ thống. Làm mới và sửa chữa lại hệ thống tủ đựng mục lục phân loại sách, sắp xếp theo trình tự các hộp phích để tiện cho việc người dùng tra cứu. Tiến hành phổ biến và hướng dẫn đăng ký việc làm thẻ thư viện cho độc giả theo yêu cầu và biểu mâũ quy định của hệ thống. Chương III Phân tích hệ thống Đây là bước quan trọng mà người phân tích thiết kế hệ thống phải đưa ra các chức năng của hệ thống và chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Qua giai đoạn này người phân tích thiết kế hệ thống xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. I. Mục tiêu của hệ thống. Xây dựng hệ thống quản lý thư viện: Giúp cho người quản lý thư viện truy xuất thông tin về sách ,về độc giả và các thông tin liên qua đến việc quản lý thư viện một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống phải đáp ứng được: Quản lý chi tiết về sách về tác giả, về nhà xuất bản, về độc giả, về mượn trả, về số lượng sách có trong thư viện và sử lý về mượn trả quá hạn, đúng hạn. Đối với người khai thác hệ thống: Khả năng truy nhập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, thống nhất về phương pháp làm việc tạo cho người sử dụng thao tác dể dàng. II. Phân tích chức năng của hệ thống. 1. Chức năng của hệ thống: * Cập nhập thông tin: - Cập nhập độc giả: + Nhập thông tin độc giả mới: Đây là chức năng dùng để cập nhật thông tin độc giả mới để được cấp thẻ thư viện và tham gia tìm hiểu sách trong thư viện. + Sửa xoá thông tin độc giả: Đây là chức năng dùng để sửa lại các thông tin còn thiếu sót trong quá trình cập nhật hay xoá bỏ thông tin độc giả khỏi thư viện khi không còn nhu cầu đọc sách hoặc sinh viên ra trường. - Cập nhập sách: + Nhập thông tin sách mới: Cũng như nhập thông tin về độc giả mục nhập thông tin về sách mới cũng cập nhật những đầu sách mà thư viện mới được bổ sung để kịp thời tăng thêm thông tin cho thư viện. + Sửa, xoá thông tin sách: Khi sách không còn được sử dụng hoặc sách bị mất, hỏng thì chức năng này sẽ đảm nhận vai trò huỷ thông tin về quyển sách đó.. * Xử lý mượn trả: - Xử lý mượn: Đây là chức năng xử lý thông tin về mượn sách của độc giả. Khi độc giả đến thư viện việc đầu tiên là đến hộp tủ đựng phích sách sau đó tìm loại sách mình cần mượn và đưa thẻ độc giả cùng với thẻ phích cho nhân viên thư viện để nhân viên thư viện kiểm tra và cập nhật những thông tin cần thiết vào hệ thống (Thông tin độc giả, thông tin sách, ngày mượn, ngày hẹn trả, số lượng mượn) và trả lời cho độc giả về việc mượn sách. - Xử lý trả: Khi độc giả đến trả sách thì chức năng này sẽ tìm độc giả đã mượn và sau đó cập nhật vào ngày trả và số lượng trả để xử lý thông tin trả sách của độc giả. - Xóa thông tin mượn trả: Khi độc giả đã trả sách và những thông tin mượn trả sách của độc giả không còn phù hợp với các yêu cầu về thống kê, báo cáo của thư viện thì sẽ được xoá khỏi hệ thống quản lý thư viện. * Tìm kiếm - Tìm thông tin độc giả: Tìm kiếm các thông tin liên quan đến độc giả như: Mã độc giả, tên độc giả. - Tìm thông tin sách: Tìm các thông tin về sách như: Tìm tên sách, loại sách, mã sách, tên tác giả và tên nhà xuất bản. * Thống kê - Thống kê độc giả: Đây là chương trình dùng để thống kê các thông tin về độc giả giúp cho người quản lý thư viện thống kê về số lượng độc giả được nhanh hơn và chính xác hơn. - Thống kê sách: Với hệ thống thư viện này mục thống kê sách có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra lại số lượng sách hiện tại và số lượng sách đang được mượn. - Thống kê tổng hợp. * Thoát - Về ACCESS: Trở về cơ sở dữ liệu. - Về Window : Thoát khỏi chương trình. 2. Phân tích nhiệm vụ của từng chức năng. a.Chức năng cập nhập thông tin: Có hai nhiệm vụ là Cập nhập độc giả và Cập nhập sách. Chức năng cập nhập độc giả có nhiệm vụ cập nhập độc giả, cập nhập thông tin về độc giả như : Mã độc giả, họ và tên, năm sinh, địa chỉ, giới tính, thẻ sinh viên (nếu có), ngày nhập; ngoài chức năng cập nhập thông tin mục này còn có nhiệm vụ sửa ,xoá thông tin về độc giả. Chức năng Cập nhập sách có nhiệm vụ nhập thông tin sách và sửa xoá thông tin về sách. Chức năng này khi nhập mã độc giả và mã sách vào hệ thống thì mã này sẽ được kiểm tra, nếu trùng mã do sự bổ sung thì hệ thống sẽ báo và người khai thác hệ thống sẽ chỉnh sửa thông tin đầu vào của từng mã cho chính xác. Khi cập nhập có thể sai hoặc thiếu thông tin nào đó của danh mục cập nhập thì hệ thống cho phép sửa lại tất cả các thông tin của bản tin đó. b. Chức năng xử lý mượn trả sách: Chức năng này có hai nhiệm vụ xử lý về mượn và trả sách. Trong chức năng có nhiệm vụ đưa ra những thông báo về mượn trả sách đúng hạn, quá hạn của độc giả để người quản lý thư viện biết được quá trình mượn trả sách của một độc giả nào đó và tình hình hoạt động của thư viện để có hình thức xử lý theo quy định của thư viện. c. Chức năng tìm kiếm Chức năng này có nhiệm vụ là tìm kiếm thông tin độc giả và tìm thông tin sách, để kịp thời phục vụ cho việc kiểm tra và đăng ký lại độc giả mới và sách mới để tránh trường hợp trùng lặp trong khi nhập. d. Chức năng thống kê Chức năng này có hai nhiệm vụ là thống kê độc giả và thống kê sách, có nhiệm vụ đưa ra những số liệu cụ thể về hoạt động của thư viện theo yêu cầu của cấp trên ví dụ như yêu cầu thống kê tình hình hoạt động của thư viện cho Ban giám hiệu nhà trường. e. Chức năng thoát Chức năng này cho phép khi đang ở chương trình chính có thể thoát về môi trường ACCESS để làm để tiếp tục làm việc với cơ sở dữ liệu hay cho phép thoát về môi trường Windows để làm công việc khác hoặc nghỉ việc. IV. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): Biểu đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quát của hệ thống quản lý thư viện. Nó chỉ ra những ràng buộc mà người viết chương trình phải thực hiện, xác định những gì mà hệ thống phải làm. * Phân rã chức năng cập nhật: + Cập nhật độc giả : có 2 chức năng, 1 kho thông tin và 1 tác nhân ngoài. V. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu : Các ký hiệu sử dụng trong mô hình luồng dữ liêu: * Chức năng xử lý: Biến đổi thông tin - Biểu diển: Là hình tròn ở trong ghi tên chức năng. *Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng: - Biểu diễn: Dùng các mũi tên có hướng, viết tên dọc theo mũi tên. *Kho dữ liệu: Là thông tin cần cất giữ để sau đó có một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng. Biễu diễn: Dùng hai đường thẳng song song ở giữa ghi tên thông tin * Thực thể: (Các tác nhân ngoài): là các tổ chức hoặc cá nhân nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. - Biểu diễn: Dùng hình chữ nhật bên trong ghi tên: 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích thiết kế hệ thống, được dùng để vạch ranh giới hệ thống và buộc quá trình thiết kế hệ thống các bước sau phải tuân thủ. Sơ đồ diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý. Hệ thống quản lý th viện Nhà xuất bản Độc giả B Giám Hiệu Hệ thống quản lý thư viện có các tác nhân ngoài là: + Nhà xuất bản sách + Độc giả + Ban giám hiệu * Hệ thống quản lý thư viện cần giao dịch với các tác nhân ngoài là độc giả để quản lý và thoả thuận những thủ tục của thư viện đề ra, như yêu cầu về mượn trả sách của độc giả và xử lý các thông tin khác liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của độc giả. * Khi hệ thống quản lý thư viện nhận được yêu cầu của độc giả (Tác nhân ngoài) hai bên có sự giao dịch trao đổi, nếu thành công thì hệ thống quản lý thư viện sẽ đáp ứng yêu cầu của độc giả. * Chức năng quản lý thư viện có nhiệm vụ báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám Hiệu về tình hình hoạt động của thư viện để Ban Giám Hiệu có kế hoạch và định hướng hoạt động cho thư viện. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Cập nhật Xử l ý mượn trả Báo cáo, thống kê Tìm kiếm B Giám Hiệu Độc giả Mượn trả Sách Độc giả Nhà xuất bản Độc giả Sách + Cập nhật gửi phiếu đặt sách cho tác nhân ngoài là nhà xuất bản, nhà xuất bản sẽ giao sách và phiếu nhập sách cho người quản lý thư viện, và người quản lý thư viện có trách nhiệm cập nhật sách vào hệ thống cụ thể như nhập mã sách, tên sách, tên tác giả v.v... vào hệ thống. + Tác nhân ngoài là độc giả yêu cầu đến mượn trả sách, người khai thác hệ thống nhận thông tin về độc giả và sử lý thông tin như thẻ độc giả, thẻ sinh viên và quá trình mượn trả sách của độc giả đó, nếu đảm bảo yêu cầu quy định của thư viện thì tiến hành cho mượn trả sách theo yêu cầu của độc giả đó. + Chức năng thống kê báo cáo: chức năng này lấy thông tin từ kho sách, kho độc giả, kho mượn trả gửi sang chức năng thống kê báo cáo. + Chức năng tìm kiếm: chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm theo yêu cầu của trên cụ thể như : Ban Giám Hiệu, của độc giả chức năng này lấy thông tin từ kho độc giả và kho sách. + Chức năng xử lý mượn trả: Chức năng này có nhiệm vụ xử lý mượn trả theo quy định của thư viện nếu độc giả quá hạn thì hệ thống sẽ đưa ra những thông báo để người quản lý thư viện kịp thời xử lý các độc giả này theo nội quy hoạt động của thư viện. 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Độc giả Độc giả Sửa, xoá thông tin độc giả Thêm thông tin độc giả mới * Phân rã chức năng cập nhật: + Cập nhật độc giả : có 2 chức năng, 1 kho thông tin và 1 tác nhân ngoài. + Chức năng thêm thông tin độc giả mới cần giao dịch với tác nhân ngoài là độc giả nếu thành công thì chức năng thêm độc giả mới sẽ gửi thông tin đến độc giả + Chức năng sửa, xoá thông tin về độc giả: . Sửa: có nhiệm vụ sửa những thông tin về độc giả khi người quản lý và độc giả có sự nhầm lẫn trong khi cập nhật. . Xoá: chức năng này có nhiệm vụ xoá độc giả khi độc giả không có nhu cầu về mượn trả như: Sinh viên ra trường hoặc sinh viên vi phạm những quy định của thư viện. + Cập nhật sách: Sách Nhà xuất bản Sửa, xoá thông tin Sách Thêm thông tin Sách mới - Trong sơ đồ này có 2 chức năng chính: + Chức năng thêm sách mới. + Sửa, xoá thông tin sách. - Tác nhân ngoài là: Sách. - Kho thông tin là: sách. - Chức năng thêm sách mới: chức năng này có quan hệ với tác nhân ngoài là sách, khi được cấp có thẩm quyền đồng ý về cho nhập sách mới, thì người quản lý yêu cầu nhà xuất bản cung cấp sách mới sau đó tiến hành các quy trình nhập tên sách, loại sách và nhập sách vào kho sách. - Chức năng sửa, xoá thông tin về sách: . Sửa: Chức năng này có nhiệm vụ sửa thông tin về sách khi người quản lý thư viện phát hiện trong quá trình nhập sách có sự nhầm lẫn cần sửa chữa lại. . Xóa: Chức năng này có nhiệm vụ xoá những thông tin về cuốn sách nào đó không còn tồn tại trong thư viện hoặc không còn sử dụng được nữa. - Phân rã chức năng tìm kiếm: + Tìm kiếm độc giả: Tìm theo tên độc giả độc giả Độc giả Tìm theo mã độc giả Ban giám hiệu Trong sơ đồ này: có 1 kho thông tin và hai tác nhân ngoài là độc giả và Ban giám hiệu - Có 2 chức năng chính: + Chức năng: . Tìm theo mã độc giả. . Tìm theo tên độc giả. - ở hai chức năng trên sẽ thực hiện việc tìm kiếm các thông tin về độc giả như tìm theo tên và tìm theo mã độc giả khi có yêu cầu dữ liệu được lấy ra từ kho thông tin độc giả, kho thông tin này sẽ cung cấp các thông tin về độc giả đã được lưu trong hệ thống quản lý thư viện. + Tìm kiếm sách: Tìm tên tác giả Sách B giám hiệu Tìm theo mã sách Tìm theo loại sách Tìm theo tên sách Độc giả Tìm tên nhà XB sách Sách Độc giả B giám hiệu - Trong sơ đồ tìm kiếm này thực hiện 5 chức năng chính: + Tìm theo mã sách. + Tìm theo tên sách. + Tìm tên nhà xuất bản. + Tìm theo loại sách. + Tìm tên tác giả. - Có 2 tác nhân ngoài: Độc giả, Ban giám hiệu. Dữ liệu được các chức năng lấy từ kho thông tin sách để phục vụ tìm kiếm theo các tiêu chí mà các chức năng đã định ra.  - Phân rã chức năng Xử lý mượn trả: Mượn trả Xử lý mượn, trả Xử lý quá hạn Độc giả Độc giả - Đây là sơ đồ dùng để biểu diễn các thông tin xử lý mượn trả của độc giả sơ đồ này gồm có hai chức chức năng chính: + Chức năng: xử lý mượn, trả. + Chức năng: xử lý quá hạn. Có 1 tác nhân ngoài là Độc giả. Khi độc giả đến thư viện yêu cầu mượn hoặc trả sách thì cán bộ thư viện kiểm tra độc giả này đã đăng ký với thư viện hay chưa dữ liệu này được lấy ra từ kho thông tin độc giả, nếu có thì sẽ xử lý thông tin về mượn trả. Tất các thông tin liên quan đến mượn hay trả đều được cập nhật hoặc lấy ra từ kho Mượn trả. Trong chức năng xử lý quá hạn thì thông tin về các độc giả mượn sách quá hạn chưa trả sẽ hiện ra và cán bộ thư viện sẽ in phiếu đề nghị các độc giả này trả sách. - Phân rã chức năng Thống kê: - Thống kê độc giả : Mượn trả Tk ĐG đang mượn B giám hiệu Độc giả Tk ĐG quá hạn - Trong sơ đồ này có hai chức năng chính: + Chức năng: Thống kê độc giả quá hạn. + Chức năng: Thống kê độc giả đang mượn. - Có 1 Tác nhân ngoài. - Có 2 kho dữ liệu được lấy ra. * Khi cần thống kế về số độc giả hay do yêu cầu của Ban giám Hiệu thì cán bộ thống kê sẽ thống kê được về số lượng độc giả đang mượn và số độc giả mượn quá hạn chưa trả để có biện pháp xử lý kịp thời. Tất cả dữ liệu được lấy ra từ kho thông tin Độc giả và mượn trả. - Thống kê sách: Giám hiệu Sách Tkê Sách bổ sung Tkê Loại sách Tkê sách đang mượn Tkê nhà xuất bản sách Tkê tên tác giả - Trong sơ đồ này gồm có 5 chức năng chính: + Chức năng thống kê sách bổ sung. + Chức năng thống kê loại sách. + Chức năng thống kê tên tác giả. + Chức năng thống kê sách đang mượn. + Chức năng thống kê nhà xuất bản. Có một tác nhân ngoài. Ban Giám Hiệu. * Tất cả các thông tin liên quan đến thống kê được lấy ra từ kho thông tin về sách. *