Đề tài Quản lý vật tư tại công ty cổ phần xi măng Bắc Giang

n phẩm, xây dựng phát triển thị trường mạng lưới đại lý bán hàng, giải quyết tốt mối quan hệ và tinh thần phục vụ khách hàng. Dự báo nhu cầu tiêu thụ và mọi biến động về thị trường tiêu thụ xi măng. Đề xuất chính sách giá cả khuyến mại chiết khấu thưởng cho mọi đối tượng mua hàng của công ty. Phòng Tài Vụ: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán thống kê quản lý kho vật tư thành phẩm của công ty. Lập kế hoạch tài chính theo đúng chế độ hạch toán thống kê tài chính. Lập báo cáo về nhập kho, tồn kho vật tư thành phẩm của công ty... hàng tháng quý năm. + Định kỳ báo cáo Giám Đốc công ty kết quả hoạt động kinh doanh cũng như công tác kế toán tài chính của công ty. + Phối hợp với các phòng ban chức năng tham gia xác định giá tiền lương và định mức tiêu hao cho đơn vị sản phẩm. Phòng kỹ thuật thiết bị công nghệ, thí nghiệm KCS, ISO: Chịu toàn bộ trách nhiệm vế chất lượng sản phẩm xi măng từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm cuối cùng và quản lý thiết bị vận hành tồt trong quá trình sản xuất. + Kiểm tra giám sát nhân viên KCS, nhân viên thí nghiệm kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu, sản phẩm của từng công đoạn sản phẩm và sản phẩm xi măng Poóc lăng hỗn hợp. + Thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lưọng theo TCVN ISO nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế trong công ty và nhu cầu thị trường. Phân xưởng cơ điện: Phụ trách việc sửa chữa bảo dưỡng toàn bộ thiết bị, phương tiện vận chuyển để phục vụ sản xuất kịp thời. Các phân xưởng sản xuất: Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất của phân xưởng và lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ được giao. Lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị theo tháng quý năm. Xí nghiệp gạch: Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của xí nghiệp và lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ được giao, lập báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất và mọi hoạt động của xí nghiệp cho công ty vào các tháng. Các phòng ban với các chức năng khác nhau nhưng đều hỗ trợ nhau trong công việc sản xuất kinh doanh của công ty. 1.2. Khảo sát và đánh giá hệ thống 1.2.1 Khái niệm và vai trò của vật tư Vật tư là một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên sản phẩm. Vật tư chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó được tiêu dùng toàn bộ và không giữ nguyên trạng thái ban đầu mà được chuyển toàn bộ vào giá trị của sản phẩm . Trong ba yếu tố của sản xuất thì tư liệu lao động và đối tượng lao động là hai yếu tố quan trọng nhất hai yếu tố này hợp thành tư liệu sản xuất. Sự phát triển của sản xuất là sự phát triển của các yếu tố hợp thành trong đó đối tượng lao động là yếu tố có ý nghĩa quyết định. Một trong các điều kiện để cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục là nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ hay nói cách khác đó chính là vật tư. Vật tư tham gia vào quá trình sản xuất và ảnh hưởng gián tiếp tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trong sản xuất chi phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong việc hình thành nên sản phẩm. Vì vậy việc tiết kiệm đến mức tối đa vật liệu trong qui trình sản xuất là một việc rất quan trọng vào việc hạ giá thành sản phẩm tăng doanh thu, lợi nhuận mở rộng thị trường của công ty. 1.2.2 Thực trạng của công tác quản lý vật tư của công ty Trong nền kinh tế thị truờng mang tính cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt và khốc liệt. Với đặc điểm của công ty là một doanh nghiệp sản xuất thì yếu tố đầu vào giữ vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất cấu thành nên sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất vật tư có vai trò rất quan trọng giúp các nhà quản trị xây dựng chính sách giá cả hợp lý thực hiện biện pháp sử dụng vật tư hợp lý góp phần hạ chi phí sản xuất tư đó có thể hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh số bán, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận cho công ty đó cũng một trong các chiến lược kinh doanh khá quan trọng trong kinh tế thị trường. Đặc biệt là cơ chế hoạt động của công ty cổ phần XI MĂNG BẮC GIANG là chuyên nhập nguyên vật liệu để sản xuất thành sản phẩm nên yếu tố vật tư giữ vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh việc tăng lợi nhuận hay mở rộng thị trường. Chính vì vậy mà công việc quản lý vật tư cần được quan tâm chú trọng. Qua khảo sát thực tế công tác quản lý của công ty được diễn ra như sau: Đầu tuần công ty họp giao ban các phong ban từ đó các phòng ban, bộ phận nhận các kế hoạch cụ thể từ ban lãnh đạo. Dựa vào kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của phòng kế hoạch - tiêu thụ, lãnh đạo phân công công việc cụ thể cho các bộ phận trong công ty. Trong đó bộ phận quản lý vật tư sẽ nhận các bản dự trù, cung cấp vật tư trong tuần theo kế hoạch đã định để từ đó có kế hoạch cung ứng vật tư phù hợp kịp thời với kế hoạch sản xuất của công ty đáp ứng yêu cầu của khách hàng: + Bộ phận đặt hàng có nhiệm vụ nhận các bản dự trù tổng hợp bản dự trù lựa chọn nhà cung cấp gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và bộ phận phát hàng: ( Mẫu đề nghị mua vật tư) Quy trình mua hàng theo TCVN ISO 9001: 9002 áp dụng cho công ty cp XI MĂNG Bắc Giang SỞ XÂY DỰNG BẮC GIANG CÔNG TY CP XI MĂNG BẮC GIANG *** CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : /KH- TH Hương Sơn, ngàyThángnăm. ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ BM :QT07.01 Lần ban hành :02 NBH :22.12.2005 Stt Loại vật tư Quy cách ĐVT Số lượng Để sử dụng vào việc *Ghi chú: Giám Đốc Duyệt NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (ký ghi rõ họ tên) Khi nhận được các bản dự trù bộ phận đặt hàng có nhiệm vụ tổng hợp các bản dự trù và bắt đầu công việc lựa chọn nhà cung cấp tuỳ thuộc vào từng loại mà công ty muốn nhập mua: - Đối với các loại vật tư chủ yếu và thuờng gửi cho nhà cung ứng được phê duyệt theo tiêu chí đánh giá của công ty CỔ PHẦN XI MĂNG BẮC GIANG và Xí Nghiệp Gạch. Trường hợp nhà cung ứng không có các loại vật tư cần mua thì lựa chọ nhà cung ứng theo các bước sau: gửi phiếu hỏi, nhận phiếu trả lời, chọn và phê duyệt. ( Mẫu phiểu hỏi): SỞ XÂY DỰNG BẮC GIANG CÔNG TY CP XI MĂNG BẮC GIANG *** CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : /KH- TH Hương Sơn, ngàyThángnăm PHIẾU HỎI ĐƠN VỊ CUNG ỨNG BM :QT07.03 Lần ban hành :02 NBH :22.12.2005 Kính gửi: Hiện nay, công ty chúng tôi đang cần một số vật tư nguyên nhiên liệu để phục vụ cho sản xuất xi măng như sau: Stt Tên vật tư ĐVT Số lượng Một số chỉ tiêu kỹ thuật Nếu đơn vị có các loại vật tư, nguyên liệu như trên để bán, đề nghị bán cho chúng tôi theo địa chỉ: Công ty cổ phần xi măng Bắc Giang. Xã Hương Sơn - Huyện Lạnh Giang - Tỉnh Bắc Giang. Hoặc gọi điện thoại : 0240.636.775 Fax :0240.636.707. Để liên hệ và ký kết hợp đồng giữa 2 đơn vị. Giám Đốc duyệt Người lập biểu (Ghi rõ họ tên) - Đối với loại vật tư không thường xuyên, không ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm thì sẽ quan hệ với nhà cung ứng thông qua thư ngỏ hay bằng điện thoại để có báo giá hoặc giấy chào hàng. - Đối với các loại đặc dụng thì sẽ lập phiếu đề nghị giám đốc cho mua để từ đó cử người đi mua ngoài thị trường. Khi đã xác định được các loại vật tư cần mua và nhà cung ứng bộ phận này sẽ lập đơn đặt hàng và gửi đơn đặt hàng cho đơn vị cung ứng còn một bản sẽ gửi cho bộ phận đối chiếu. (Mẫu đơn dặt hàng): SỞ XÂY DỰNG BẮC GIANG CÔNG TY CP XI MĂNG BẮC GIANG *** CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : /KH- TH Hương Sơn, ngàyThángnăm... ĐƠN ĐẶT HÀNG BM :QT07.03 Lần ban hành :02 NBH :22.12.2005 Kính gửi: Stt Tên vật tư ĐVT Số lượng Các chỉ tiêu kỹ thuật * Ghi chú: Giám Đốc duyệt Người lập biểu (Ký ghi rõ họ tên) Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến cùng với phiếu giao hàng bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư: Trong vòng từ 1- 3 giờ kể từ khi nhận được thông báo của phòng Kế Hoạch - Tiêu thụ có mặt tại nơi tập kết vật tư để kiểm tra sơ bộ về kích thước các thông số đo đếm, màu sắc, tạp chất độ đồng nhất trên cơ sở kinh nghiệm và các mẫu đã nhập trước. Sau khi đã có kết quả phân tích nếu đạt thì lập biên bản nghiệm thu chất lượng vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho và gửi hoá đơn nhập hàng cho bộ phận đối chiếu. Nếu không đạt tiêu chuẩn thì sẽ không nhập số hàng đó đồng thời lập biên bản thời gian chậm nhất là 24 giờ kể từ khi có kết quả kiểm tra và gửi cho bộ phận đối chiếu để trả lại cho nhà cung ứng. Công việc nhập kho do thủ kho tiến hành: Khi nhập kho thủ kho vẫn phải kiểm tra cân đo đong đếm chính xác đúng chủng loại và chỉ tiêu chất lượng yêu cầu đồng thời cần: - Lập phiếu nhập kho vật tư. - Cập nhập hoá đơn hàng về - Cập nhập tổng tiền của hoá đơn (Mẫu phiếu nhập kho): Đơn vị:................. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số:01-VT Địa chỉ:................. Ngày....tháng....năm200... TheoQĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 200. của bộ tài chính Nợ:...............Số:... Có: Họ tên người giao hàng: Theo..............Số.................Ngày........... Tháng......... Năm.......... của....... ........................................................................................................... ..................... Nhập tại kho: Số TT Tên, nhãn hiệu,quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Cộng thành tiền(bằng chữ): Nhập, ngày...tháng...năm200... Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký , họ tên) (ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (ký,họ tên)  Bộ phận đối chiếu sẽ tiến hành công việc của bộ phận mình khị được hoá đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và hoá đơn nhập hàng: + Nếu khớp thì gửi hoá đơn đến phòng tài vụ kế toán xí nghiệp thanh toán tiền hàng cho người bán hàng theo giá trị hàng thực nhập. + Nếu không khớp và những hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp. Công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán như là: Thanh toán bằng tiền mặt. Thanh toán bằng chuyển khoản. Công việc quản lý xuất vật tư do thủ kho đảm nhiệm: Căn cứ vào các bản dự trù đơn đặt hàng để xác định số lượng hàng cho từng phân xưởng. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư của giám đốc duyệt thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra tồn kho thông qua sổ theo dõi vật tư về nhập, xuất tồn đẻ làm thủ tục xuất kho cho phân xưởng: + Nếu vật tư trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì sẽ xuất vật tư trực tiếp từ kho và lập phiếu xuất kho. + Nếu trong kho không đủ số lượng vật tư cần xuất thì thủ kho báo với cấp trên chờ xử lý hoặc có thể xuất hết số vật tư trong kho sau đó tiến hành lập báo cáo về số lượng vật tư còn thiếu gửi ban giám đốc để có phương án xủ lý cụ thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. (Mẫu phiếu xuất kho: ) Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO số... Mẫu số:02-VT Địa chỉ Ngày.....tháng.....năm200 QĐ:1141TC/CĐKT Ngày 1-11-199 của BTC NỢ ............. CÓ ............. Họ, tên người nhận hàng địa chỉ , (bộ phận) . Lý do xuất kho Xuất tại kho Số TT Tên, nhãn hiệu quycách hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêucầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Hàng ngày thủ kho theo dõi kho vật tư hàng hoá trên các sổ kho của mình để cuối ngày tuần tháng quý năm tổng hợp số liệu làm cơ sở tiến hành lập các báo cáo: + Báo caó chi tiết vật tư + Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn Cho các nhóm loại vật tư về chủng loại số lượng lên ban giám đốc để có kế hoạch thu mua vật tư đảm bảo phục vụ quá trình sản xuất diễn ra liên tục Cuối ngày bộ phận quản lý vật tư tiên hành kiểm kê tổng hợp đưa ra danh sách các loại vật tư hàng hoá đã nhập xuất tiêu hao trong ngày, ghi nhận số lượng hàng nhập và chuyển đi. Để từ đó có căn cứ lập báo cáo chi tiết các loại vật tư đã nhập xuất tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lý. Đánh giá hệ thống quản lý vật tư Nhược điểm Trong thời đại kinh tế thị trường yếu tố cạnh tranh cũng là một trong các yếu tố quyết định thành bại của doanh nghiệp. Hơn nữa công ty ngày càng phát triển sản phẩm của công ty không chỉ được tiêu dùng trong tỉnh mà đã đuẹơc mở rộng ra các tỉnh bạn vì vậy số lượng sản phẩm ngày càng sản xuất với số lượng lớn. Để có thể góp phần kinh doanh thành công hơn nữa một trong các giải pháp đầu tiên đó là giảm thiểu tối đa chi phí quản lý. Chính vì vậy việc sử dụnh quản lý thủ công như ghi chép nhiều trên giấy tờ, tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, quản lý sổ sách đễ thất lạc không đảm bảo nhanh nhạy trong xử lý thông tin. + Việc theo dõi khối lưọng vật tư nhập xuất gặp nhiều khó khăn vì công ty luôn nhập vật tư với số lượng lớn. + Việc kiểm tra sổ sách lập các báo cáo về tình hình nhập xuất tồn gặp khó khăn mất thời gian + Việc theo dõi chi tiết từng chủng loại nhóm vật tư không thuận tiện... Dẫn đến chi phí quản lý lớn ảnh hưởng doanh thu chiến lược giá cẩ của công ty. có thể dẫn đến sai xót trong công tác quản lý vật tư ảnh hưởng lớn đến quá trình hạch toán tính giá thành sản phẩm của công ty. 1.2.3.2 Tính cấp thiết của đề tài Một doanh nghiệp phát triển toàn diện cả về chiều rộng và chiều sâu đòi hỏi có sự phối hợp phát triển của các hệ thống các khâu trong trong công ty tầm quan trọng của hệ thống quản lý vật tư và các hệ thống khác để tạo thành một thể thống nhất. Đáp ứng theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ thời đại đòi hỏi mỗi nghành nghề công việc phải có sự đổi mới về công tác tổ chức quản lý sản xuất đòi hỏi ngày càng tiến bộ hơn về tính chính xác kịp thời đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Tuy hệ thống cũ không quá phức tạp song nhiều khâu còn làm thủ công lạc hậu không theo kịp xu hướng phát triển thời đại. Sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm sẽ không được chính xác ảnh hưỏng gián tiếp đến công việc của nhà quản trị để xây dựng chính sách giá cả, tới doanh số bán của công ty đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Vì vậy công tác quản lý vật tư cần được coi trọng, cần có sự đổi mới về kĩ thuật nghiệp vụ, áp dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư là cần thiết cấp bách cần được giải quyết. Mục tiêu Tạo phần mền có tính chuyên môn cao giảm thiểu một vài nhược điểm của hệ thống cũ. Hệ thống mới cần tối ưu hoá các chức năng: + Quản lý vật tư theo nhóm chủng loại + Đưa ra các báo cáo nhập xuất tồn theo yêu cầu của nhà quản lý + Hệ thống phải xử lý thông tin nhanh chóng chính xác theo dõi khối lượng nhập xuất tồn vật tư giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý đúng đắn chính xác. + Hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý, hệ thống phải dễ sử dụng, đảm bảo tính khoa học. Để xây dựng hệ thống thông tin giúp các nhà quản lý quản lý toàn bộ về công tác vật tư trong doanh nghiệp một cách dễ dàng thuận tiện. Hệ thông quản lý vật tư có các chức năng sau: + Quản lý vật tư theo nhóm + Quản lý vật tư chi tiết + Quản lý kho vật tư + Quản lý chứng từ: nhập xuất + Quản lý đơn đặt hàng + Quản lý nhà cung cấp + In báo cáo, thống kê tổng hợp và chi tiết vật tư nhập xuất tồn. Chương 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Phân tích 2.1.1 Yêu cầu của quản lý vật tư Xuất phát từ những vai trò của vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp có biện pháp quản lý chặt chẽ vật tư ở mọi khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Quản lý thu mua nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả về mặt số lượng, giá cả và thời hạn cung cấp. Quản lý tốt để tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất, hạn chế hao hụt mất mát vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm.Phải có hệ thống kho tàng để cất giữ và bảo quản vật tư, nếu là vật tư đặc dụng thì phải có phương pháp bảo quản kho và phương tiện vận chuyển thích hợp. Xây dựng kế hoạch phân bổ vật liệu cho từng đối tượng sản xuất, từng đối tượng tập hợp chi phí, tránh tình trạng hàng hoá bị tồn đọng hay khan hiếm vật tư ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. 2.1.2 Nguyên tắc khi thiết kế hệ thống + Nguyên tắc tiếp cận hệ thống + Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy + Nguyên tắc thiết kế tuần tự và lặp lại + Nguyên tắc tính toán chi phí và hiệu quả + Nguyên tắc tập thể + Nguyên tắc phát triển liên tiếp 2.1.3 Các bước khi xây dựng một hệ thống quản lý. +Khảo sát + Phân tích + Thiết kế + Xây dựng + Chạy thử + Chuyển tiếp + Sản phẩm 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu Báo cáo CT quản lý vật tư QL nhập VT QL đặt hàng QL xuất VT Nhận bản d_trù Tổng hợn d_trù Lựa chọn NCC KT chất lượng Đối chiếu Ghi nhận VT về Nhận P. ĐN XVT Ktra tồn kho Lập PXK N_X_T Lập DDH Lập phiếu NK 2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh phiếu hỏi QUẢN LÝ VẬT TƯ NCC PX QL hàng phiếu giao hàng Đơn đặt hàng Thương luợng Trả lời Bản dự trù Vật tư Đề nghị xuất vật tư y/c báo cáo Báo cáo Hệ thống bao gồm 3 tác nhân ngoài tuơng ứng đó là: Phân xưởng, nhà cung cấp, nhà quản lý. Chú thích: Biểu diễn chức năng Biểu diễn kho dữ liệu Biểu diễn tác nhân ngoài Biểu diễn luồng dữ liệu 2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. khiếu nại QL đặt hàng Bản dự trù ĐN xuất VT Thương lượng P.hỏi DDH P.trả lời Vật tư PGH VT P.lĩnh VT y/cầu bc Báo cáo QL nhập hàng QL xuất hàng NCC PX BC BDT DDH PGH PNK PXK BC N_X_T 2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức duới đỉnh 2.2.4.1 QL đặt hàng Nhận bản dự trù Lựa chọn NCC Lập đơn đặt hàng Tổng hợp bản dự trù PX NCC BDT DDH Đề nghị mua VT d/s bản dự trù D/s bản dư trù đã duyệt D/s NCC dược Phê duyệt phiếu trả lời Đ DH Phiếu hỏi 2.2.4.2 Quản lý nhập vật tư: PGH Ktra chất lượng Lập phiếu NK Ghi nhận hàng về Đối chiếu NCC DDH-BDT PNK Hàng không khớp VT+PGH HĐ Biên bản hàng đủ tiêu chuẩn B.bản hàng ko đúng chất lượng 2.2.4.3 Quản lý xuất vật tư Nhận đề nghị xuất VT Lập phiếu Xuất kho Ktra tồn kho PX NQL PXK PNK PN_X BDT_DDH Đề nghị xuât vt Thông báo vật tư phiếu lĩnh vật tư Thông báo 2.2.4.4 Báo cáo Báo cáo Báo cáo Nhà QL PN_X BDT_DDH PXK PNK y/cầu báo cáo Chương 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.1.1. Phân tích dữ liệu hệ thống 3.1.1.1. Mô hình liên kết thực thể Trước hết ta cần thống nhất dùng những danh từ chỉ một số khái niệm cơ bản liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ cơ bản theo những quy ước sau: Mỗi bảng (Table) như bảng danh mục Nhà cung cấp (NCC), danh mục kho... về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể. Thực thể là một nhóm người đồ vật, sự kiện hiện tương hay sự kiện bất kỳ với đặc diểm tính chất cần ghi chép lại. mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta sẽ gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thường khồng chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu mà ta muốn lưu trữ . - Mỗi bảng có những dòng (Row), mỗi dòng gọi là một bảng ghi (Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể - Mỗi bảng có các cột (Colunm), mỗi cột còn được gọi là trường (Field), giao giữa dòng và cột còn được gọi là ô chứa mẫu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan đến nhau. Chẳng hạn tất cả các bảng liên quan đến tồn kho như Danh mục kho vật tư hàng hoá (DMK),DMVT,phiếu nhập, phiếu xuất... hợp thành cơ sở dữ liệu (CSDL). Một tập hợp các CSDL có liên quan đến nhau gọi là một hệ (DATABANK) viết tắt là NHDL. Mô hình liên kết thực thể: Phiếu nhập CT PN Vật tư Tồn kho Kho vật tư CT phiếu xuất Phiếu xuất Đơn đặt hàng NCC Phiếu chi CT đơn đặt hàng Vattu: mavt, tenvt, manhomvt, tennhomvt. Kho: makho, tenkho. Phieuxuat: sophieu, mapx,mavt, khoiluong. Chitietphieuxuat: mavt, tenvt, donvitinh, soluong, dongia, thanhtien. Phieunhap: sopn, ngaynhp, mancc, makho, mavt. Chitietphieunhap: mavt,tenvt, donvitinh, soluong, dongia, thanhtien. Phieuchi: soct, ngayct, mancc, sotien, mavt. PX: mapx, tenpx, mavt. NCC: mancc,tenncc, dienthoai, diachi, taikhoannh. Kho:makho, tenkho. Dondathang: soddh, mavt,sl,dongia. Ctdondathang: mavt, tenvt, donvitinh, sldat. 3.1.1.2. Chuẩn hoá quan hệ Quan hệ chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa giá trị nguyên tố tức là không phân nhỏ được nữa. Dạng chuẩn 1(1NF): Mọi quan hệ chuẩn hoá đều ở dạng thứ nhất ta nói rằng một mối quan hệ ở dạng chuẩn thứ nhất theo định nghĩa chặt nếu nó không thoả mãn ở dạng chuẩn cao cấp hơn. Dùng khái niệm phụ thụôc hàm và khoá ta có thể định nghĩa như sau: Một quan hệ là ở dạng chuẩn thứ nhất theo nghĩa chặt nếu thụôc tính của nó có sự tồn tại một sự phụ thuộc hàm mà nguồn của nó là một tập con của khoá quan hệ. Dạng chuẩn hai (2NF): - Nó ở dạng chuẩn thứ nhất. - Có tồn tại một thuộc tính là nguồn của một sự phụ thuộc hàm có đích là các thuộc tính khác của các quan hệ. Dạng chuẩn 2 theo định nghĩa chặt có tồn tại phụ thuộc hàm gián tiếp. Dạng chuẩn ba (3NF): - Nó là dạng chuẩn thứ 2. -Có tồn tại một thuộc tính là nguồn của một phụ thuộc hàm trực tiếp có đích lần lượt là các thuộc tính khác của quan hệ . Chuẩn Boyce_codd(BCNF): - Nó không thuộc dạng chuẩn thứ 3. - Nó không tồn tại 1phụ thuộc hàm nào khác có nguồn là một thuộc tính khoá và đích là một thuộc tính trong thành phần của khoá .Một quan hệ dạng chuẩn Boyce_codd đòi hỏi tất cả các thuộc tính không khoá đều phụ thuộc trực tiếp vào khoá chính .Trong mô hình quan hệ người ta đòi hỏi các quan hệ phải ở dạng chuẩn Boyce_codd .Ngoài ra còn có các dạng chủân ở mức cao hơn . Dạng chuẩn bốn (4NF): - Nó ở dạng chuẩn Boyce_codd nếu tồn tại một phụ thuộc hàm đa trị không tầm thường chỉ được biểu diễn qua một phụ thuộc hàm . Dạng chủân 5NF: Hệ quả từ các định nghĩa của phụ thuộc hàm ,một quan hệ chủân hoá có một khoá . Đối với dạng chuẩn BCNF,4NF,5NF ý chủ đạo là xác định một khoá là nguồn của tất cả các phụ thuộc giữa các thuộc tính quan hệ . * KHOÁ :là một quan hệ tập hợp các thuộc tính. là nguồn của các phụ thuộc hàm có đích là các thuộc tính khác của quan hệ. 3.1.1.3. Mã hoá dữ liệu 3.1.1.3.1. Khái niệm Mã hoá dữ liệu là cách thức để thực hiện các đối tượng quản lí, được sử dụng trong tất cả các hệ thống đặc biệt là hệ thống quản lí vật tư. 3.1.1.3.2. Các phương pháp mã hoá Thứ nhất là phương pháp mã hoá theo kiểu số: mã chỉ chứa các chữ số gồm: 0,1,2,3.9. Kiểu này đựơc sử dụng rộng rãi trong quá trình sử lí động. Thứ 2 là phương pháp mã hoá theo kiểu kí tự: Sử dụng các chữ số,chữ cái và các kí tự khác nhau ngoài ra còn dạng mã máy có thể đọc được như mã vạch. Thứ 3 là phương pháp mã hoá theo kiểu thứ tự: Dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hoặc giảm dần. Phương pháp này rất dễ sử dụng và nó được tổ chức dữ liệu trên cơ sở vị trí của chúng. Thứ 4 là phương pháp mã hoá theo kiểu phân cấp: Theo phương pháp này giá trị và vị trí của mỗi kí tự đều mang một ý nghĩa và mang một số kí tự nhất định đươc thừa kế cho mỗi một cấp tiếp theo Ở dạng phân cấp mã cần được xác định xem mã có bao nhiêu cấp và mỗi cấp có bao nhiêu mã. Nếu số mã của mỗi cấp cố định gọi là mã số phân cấp cố định, còn nếu số mã của mỗi cấp không cố định thì gọi là mã biến thiên. Thứ 5 là phương pháp mã hoá theo kiểu khối:Tức là sử dụng để sắp xếp các đối tượng vào nhóm và trong mỗi nhóm các kí tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp. Thứ sáu là phương pháp mã hoá theo kiểu gợi nhớ: mã kiểu này sử dụng một bộ các kí tự gồm các chữ cái và các chữ số theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã ngắn gọn. Kiểu mã này phù hợp với chế độ thủ công, so với kiểu mã số nó chỉ có tính gợi nhớ cao là làm người sử dụng hiểu được đặc tả của đối tượng cần mã hoá có thể mở rộng được. 3.1.1.3.3. Những vấn đề cần quan tâm khi thiết kế mã. Nhìn chung, khi thiết kế mã cân đạt được nhu cầu phân loại và tính năng động như mong muốn, vì các hệ thông luôn vận động. Điểm cần chú ý tiếp theo là sự tích hợp của dữ liệu. Một đối tượng phải được định danh duy nhất để được sử dụng trong nhiều tập dữ liệu có quan hệ với nhau. Cuối cùng là cần quan tâm khi thiết kế mã là độ dài của các mã, thực tế con người chỉ có thể làm việc dễ dàng với các mã có từ 05 đến 09 chữ số, nhưng khi lớn hơn thì các nhà thiết kế cần tách các khối hay các trường ra để đơn giản hơn trong sử lý thông tin. 3.2. Lựa chọn môi trường cài đặt Với một đề tài quản lý thì có nhiều lựa chọn môi trường cài đặt như SQL Server, MS Access, ExcellTuy nhiên để cho phù hợp với ngôn ngữ lập trình đã chọn và phổ thông ở đây chúng ta sẽ cài đặt cơ sỡ dữ liệu trên môi trường MS Access. Giới thiệu sơ lược về ngôn ngữ Microsft Access MS Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của Microsoft Office, Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windows dung để tạo và sử lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau nhiều lần trong những bảng dữ liệu khác nhau nhờ vào mối liên kết dữa các bảng dữ liệu, nhưng thông tin bổ xung cần thiết sẻ được tạo ra. Access con có tính năng mạnh là các thuật đồ có thể dung để tạo ra các bảng và các list câu hỏi và dể tuỳ biến theo kiểu biểu mẩu, báo biểu hoặc trong việc truy cập dữ liệu bằng cách sử dụng các phương tiện như