Đề tài Quản lý vật tư trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Phần 1 . Đặt Vấn đề Trong những thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bước tiến nhảy vọt. ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy còn non trẻ nhưng tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người. Một trong các vấn đề đang rất được quan tâm trong tình hình hiện nay là vấn đề giao thông vận tải . Bài toán thiết kế cơ sở dữ liệu “ quản lý vật tư “-trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS được đưa ra với mong muốn giúp cho người làm công tác quản lý vật tư có thể xử lý và kiểm soát thông tin với độ chính xác cao , nhanh gọn và tiện lợi hơn. Phần 2 . Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu . I ) Chức năng của chương trình . 1 ) Hệ thống quản lý vật tư bao gồm các chức năng chính sau : Chương trình chính Tìm kiếm In báo cáo Cập nhật a ) Chức năng cập nhật : b ) Chức năng tìm kiếm : Theo các thông tin khác nhau để đưa ra các báo cáo hoặc hiển thị các thông tin chi tiết có liên quan . c ) Chức năng In báo cáo : Cho phép người dùng đưa ra các thông tin khác nhau về vật tư. 2 ) Các sơ đồ chức năng phân rã của chương trình . a ) Chức năng cập nhật . Cập nhật Cập nhập về máy tính Cập nhật về máy tính Cập nhật về máy tính Œ Cập nhậtmáy tính: Cho phép người sử dụng có thể nhập thêm ,sửa , xoá các thông tin chính trong bảng dữ liệu về máy tính như : số thứ tự , mã may tinh, tên máy tính, người người sử dụng, người quản lý , loại máy tính, .. .  Cập nhật các thông tin về máy tính:cho phép người sữ dụng thực hiện các thao tác về sữa , thêm , xoá thông tin trong bảng Ž Cập nhật thông tin về các loại t : cho phép cập nhập , bổ sung , thay thế các loại máy tính , mã số máy tính , ... b ) Chức năng tìm kiếm . Tìm kiếm Tìm kiếm các thông tin theo tên người sử dụng máy tính Tìm kiếm theo mã số máy tính Tìm kiếm thông tin chính về từng loại máy tinh Tìm kiếm theo mã số người sử dụng Œ Tìm kiếm thông tin chính về từng máy tinh: Thông tin chính về máy tinh bao gồm có : số thứ tự , mã máy tính, tên máy tính, ngày mua , ngay sử dụng , ngườisử dụng,  Tìm kiếm thông tin theo tên người sử dụng: Thông tin về may tinh va người sử dụng máy như : tên người sư dụng ,mã số SV ,tên máy tính , mã máy tính..... Ž Tìm kiếm thông tin theo mã số máy tính: Cho phép người sử dụng có thể tìm thong tin về may tính và thông tin liên quan đến máy tinh như :tên tên máy tinh , máy còn sư dụng tốt không hay hỏng va hong bộ phan nào,...  Tìm kiếm thông tin theo mã số SV sư dụng máy tính: chức năng này giúp người sử dụng có thể xem thông tin liên quan đến máy tính va người sử dụng máy tính,... c ) Chức năng In báo cáo. In báo cáo In ra thông tin ve người sử dung máy tính In ra thông tin về các thiết bị da hỏng cần được sửa chữa In ra thông tin chính về máy tính In ra các thông tin khi tìm kiếm Œ In thông tin chính về máy tính: sau khi thực hiện tìm kiếm thông tin chính vềmáy tính, người quản lý có thể sử dụng chức năng In thông tin để in ra bản thống kê ,báo cáo về máy tính đó. Chức năng này còn cho phép người quản lý in ra các thông tin chính của tất cả các máy tính trên cùng 1 bản thống kê .  In thông tin về người sử dụng máy tính: Cho phép người quản lý có thể in ra báo cáo tổng kết trong từng quý Ž In thông tin về các thiết bị cần đươc sử chữa: Cho phép người quản lý In ra thông tin về các thiết bị dang hỏng, ..  In thông tin tìm kiếm : Chức năng này giúp người quản lý in ra thông tin khi tìm kiếm cần in ra .. II ) Thiết kế cơ sở dữ liệu 1 ) Thiết kế các Bảng ( Table ) :Để lưu giư thông tin của chương trình. a) Bảng “QL máy tính”dùng để lưu trư thông tin về máy tính như:mã máy tính,tên may tính. b)Bảng “QL ngày sử dụng: Dùng để lưu trư thông tin như: ngay sử dung ,mã phòng. c) Bảng “QL người trông” dùng để lưu trư thông tin về : mã pong , người trông , thời gian trông ,thiết bị, hỏng hay không ,… Bảng “QL sv sd1” dùng để lưu trư thông tin về:mã sinh viên , họ tên , lớp , mã máy tính sử dụng . Bảng “QL thiết bị” dùng để lưu trư thông tin về: mã máy tính, tên thiết bị, Này mua, đơn giá. Mối liên hệ : 2> Tạo ra các truy vấn : Để tạo một Query : chọn Object là queries - New - Design ,sau đó chọn các bảng hay query để tạo query mới , kích phải vào các trương cần chọn , đặt thuộc tính cho các trường ... a)Truy vấn theo mã máy tính : Tạo ra truy vấn “ TEN NGUOI SU DUNG” dùng để tìm kiếm họ tên ,lớp mã sinh viên ,mã máy sử dụng này sử dụng,… b) Tạo ra truy vấn “ THEO MA MAY TINH” để tìm kiếm tên máy tính , mã phòng, tên thiết bị, hỏng,mát… c) Tạo ra truy vấn “ THEO MSSV” để tìm kiếm lơp, ngày sinh viên sử dụng máy tính,tên phòng,tên máy tính… d) Tạo ra truy vấn THEO TEN MAY để tìm kiếm mã máy tính, ten phong, ngày sử dụng… 4 ) Tạo các mẫu biểu ( Forms ) . a )Tạo mẩu biểu QL NGUOI TRONG để nhập dữ liệu ( gồm có : mã phòng thời gian, người trông ,kiểm tra, mã máy, tên thiết bị…: b)tạo mẫu biểu QL SV SU DUNG dể nhập dữ liệu(gồm có : mã số sinh viên , ho tên mã máy sử dụng) : c) Tạo mẫu biểu THIET BI để ghi dư liệu( gồm có : mã may tính, tên thiết bị, ngày mua…) : d) Tạo mẫu biể NGAY SD1 để nhập dữ liệu : Tạo ra cỏc mẩu biểu sau để nhập dữ liệu : d)Tạo mẫu biểu KT 1 để kiểm tra theo tên người sử dung máy tính : 5) Tạo ra cac Reports : a) In dư liệu ra theo QL NGUOI TRONG (quản lý người trông) : b) In ra theo thiết bị cần thiết (bao gồm tên thiêt bị mã may tính,ngày mua ,đơn giá) c) In ra theo Bảng người sử dụng (bao gồm họ tờn , lớp, tờn mỏy tớnh,..) d) In ra theo tên máy tính : . Phần 3 . Kết luận đánh giá chương trình . Trên đây là toàn bộ chương trình được ứng dụng bằng ngôn ngữ Microsoft Access vào “quan lý vật tư “. Công việc chính của chương trình chủ yếu là việc nhập số liệu ,thông tin về các cơ quan vật tư , sau đó có thể thực hiện tìm kiếm thông tin rồi đưa ra các báo cáo tổng hợp.Về nội dung , chương trình này đã : + Đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại. + Sử dụng dữ liệu đã có sau một số lần nhập liệu. + Chưa đưa ra được đầy đủ các báo cáo chi tiết. Vì thời gian có hạn nên chương trình mới chỉ nhập thử một số dữ liệu để chạy thử, cần tiếp tục được bổ sung và hoàn thiện .Khi có những yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý vật tư , chương trình có thể phát triển thêm để đáp ứng được yêu cầu của người quản lý . Trong thời gian tìm hiểu và thực hiện đề tài ,em đã cố gắng hoàn thành nghiêm túc công việc . Tuy nhiên, do khả năng ,tầm hiểu biết của bản thân còn hạn chế và thời gian có hạn nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót ,chưa thực sự đáp ứng đúng tầm cỡ của công việc. Em rất mong được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè để chương trình này có thể đạt hiệu quả cao hơn.