Đề tài Quản trị dự án: Hoàn thiện nội thất thư viện

mục lục Trang Lời mở đầu 2 Phần I : Đưa ra ý tưởng dự án: “ Hoàn thiện nội thất thư viện”.......................................................................................................................... 3 I.Đề xuất ý tưởng........................................................................... 3 II. Thành lập các ban dự án.......................................................... 4 III. Tổ chức họp ban dự án và phân chia công việc...................... 4 1. Ban quản lý tài chính........................................................ 4 2. Ban quản lý nguồn nhân lực............................................. 4 3. Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị............................... 4 4. Ban thu thập nguồn tư liệu, tài liệu..................................... 4 5. Ban thiết kế và bài trí thư viện............................................ 5 6. Ban môi trường.................................................................. 5 7. Ban kiểm tra, giám sát và xúc tiến dự án............................ 5 8. Ban thẩm định kết quả dự án............................................. 5 Phần II : Lập kế hoạh cụ thể cho các ban dự án ............................. 6 I. Kế hoạch chi tiết......................................................................... 6 1.Phòng tự học....................................................................... 6 2. Phòng đọc sách.................................................................. 6 3. Phòng báo và tạp chí.......................................................... 6 4. Phòng luận văn................................................................... 6 5.Phòng tài liệu quý hiếm....................................................... 6 II. Lập bảng phân tách công việc( WBS )........................................ 7 Phần III. Sơ đồ mạng toàn dự án và Bảng khái toán.................. 9 I. Sơ đồ mạng của toàn dự án ...................................................... 9 II. Lập bảng khái toán................................................................. 11 Phần IV: Kiểm tra kết quả, nghiệm thu và rút kinh nghiệm.. 12 I. Đánh giá kết quả ...................................................................... 12 II. Nghiệm thu công trình .............................................................. 12 III. Tổng kết và rút kinh nghiệm quá trình thực hiện dự án....... 12 Phần V : Quy định về an toàn và quản trị rủi ro ........................ 13 I. Quy định về phòng cháy chữa cháy............................................ 13 II. Quản trị rủi ro............................................................................ 13 Kết Luận................................................................................................................. 14 Lời mở đầu Hiện nay, có những công trình kém chất lượng, những dự án tiêu tốn hàng tỉ đồng của Nhà nước mà vẫn chưa hoàn thành. Đó là do những người chịu trách nhiệm về nó không có kiến thức quản trị dự án. Quản trị dự án tuy là môn học chưa được phổ biến ở nước ta nhưng lại rất thiết thực với cuộc sống hàng ngày. Học quản trị dự án không những chỉ để quản trị những công trình to lớn, kiên cố, nhiều kinh phí đầu tư mà còn có thể quản trị cho chính mình, cho những gì gần gũi xung quanh mình.0 Đề tài quản trị dự án: “ Hoàn thiện nội thất thư viện ” gồm 4 phần : Phần I: Đưa ra ý tưởng dự án: “ Hoàn thiện nội thất thư viện” Phần II: Lập kế hoạh cụ thể cho các ban dự án Phần III: Sơ đồ mạng cho toàn dự án và Bảng khái toán. Phần IV: Kiểm tra kết quả, nghiệm thu và rút kinh nghiệm Phần V: Quy định về an toàn và quản trị rủi ro Phần I Đưa ra ý tưởng dự án : Hoàn thiện nội thất thư viện I. Đề xuất ý tưởng. Trong tương lai, trường ĐH Thăng Long ngày càng mở rộng và hiện đại hoá môi trường giáo dục,sinh viên Thăng Long cũng sẽ ngày một đông, có thể không chỉ là 3000 hay 4000 sinh viên như hiện nay mà sẽ gấp đôi hoặc gấp ba. Cùng với sự tăng lên đó là nhu cầu nâng cao tri thức, hoàn thiện bản thân ngày càng cao hơn. Vì vậy, sinh viên Thăng Long sẽ mong muốn có một nơi yên tĩnh, rộng rãi, phong phú, đa dạng về sách vở để nghiên cứu và học tập. Do đó, việc mở rộng thư viện ra nhiều phòng và mỗi phòng có một chức năng riêng là điều tất yếu, là “món quà “ quý giá cho những “ anh mọt sách “ , những sinh viên say mê nghiên cứu khoa học một cách nghiêm túc. Mục tiêu: Mục tiêu ngắn hạn: Đáp ứng nhu cầu học, đọc và nghiên cứu của sinh viên trong trường. Mục tiêu dài hạn: Góp phần nâng cao chất lượng đầu ra của sinh viên. Từ đó, uy tín của trường cũng dần được khẳng định. Địa điểm: Thư viện nằm ở tầng 5 của khu nhà A, bao gồm 5 phòng : + Phòng tự học. + Phòng đọc sách báo và tạp chí + Phòng ngoại văn + Phòng luận văn + Phòng tài liệu quý hiếm Nhóm quản lý dự án chọn địa điểm này vì nó có thuận lợi và ưu điểm như sau: Thư viện ở trên cao sẽ thoáng mát, yên tĩnh, không bị ảnh hưởng khi sinh viên chuyển tiết nghỉ giải lao. Nếu sinh viên đã đến thư viện thì học nhiều thời gian hơn vì trang thiết bị đầy đủ và tư tưởng ngại đi lên, xuống mất thời gian. Khu nhà A theo hướng Đông_Nam nên thư viện sẽ không bị nắng nóng vào mùa hè và tránh gió hút vào mùa đông, tạo điều kiện đảm bảo sức khoẻ cho sinh viên. Phạm vi: Thiết kế và bài trí các phòng của thư viện . Thời gian hoàn thành: Vì cuối tháng 8 năm 2004 mới xây xong trường nên việc hoàn thiện nội thất cho thư viện vào đầu tháng 9 năm 2004 đến cuối tháng 11 năm 2004 để kịp cho học kì tiếp theo của năm học. Thời gian của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc là khoảng 3 tháng . Chi phí: Tổng kinh phí nhà trường cấp là 300 triệu đồng. II. Thành lập các nhóm dự án để và phân chia công việc . Sau khi đã đưa ra những ý tưởng, trưởng Dự án lập ra các ban Dự án sau để thực hiện từng phần các công việc. Gồm có 8 ban : + Ban quản lý tài chính + Ban quản lý nguồn nhân lực + Ban thu thập nguồn tư liệu, tài liệu + Ban thiết kế và bài trí thư viện + Ban môi trường + Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị + Ban kiểm tra, giám sát và xúc tiến dự án + Ban thẩm định kết quả dự án * Mỗi một Ban lại có một Trưởng Dự án của ban đó, chịu trách nhiệm về mọi mặt trước Trưởng Dự án và trước pháp luật. * Khi trưởng dự án giao nhiệm vụ cụ thể cho ban , nhóm dự án đều phải cụ thể hoá bằng văn bản , có ký tên đóng dấu và xác nhận của các bên tham gia . III. Tổ chức họp nhóm dự án và phân chia công việc cho các ban. Sau khi đã thành lập các ban Dự án, Trưởng Dự án triệu tập các trưởng dự án của các ban để lấy ý kiến đóng góp và bổ sung phần đưa ra ý tưởng và những điều kiện ràng buộc, bàn bạc và thảo luận để đi đến thống nhất. Sau đó, từng ban dự án lại họp lại với nhau để thấu hiểu và thông suốt công việc sắp tới phải làm của từng cá nhân là gì. 1. Ban tài chính: Gồm có 2 người Thực hiện việc quản lý tài chính bằng hoá đơn chứng từ , xuất tiền một cách hợp lý. Ghi đầy đủ số lượng trang thiết bị và số tiền đã chi. Lập báo cáo cho từng tháng và hạch toán khi kết thúc dự án. 2. Ban quản lý nguồn nhân lực: gồm 3 người Chịu trách nhiệm thuê thợ lắp đèn trang trí, lắp kệ, giá sách, lắp đặt máy tính, camera, điều hoà nhiệt độ, Tivi.Thuê thợ mang, vác đồ từ tầng 1 lên tầng 5 3.Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị: Gồm có 4 người : Chịu trách nhiệm về mua sắm trang thiết bị đảm bảo chất lượng tốt, vận chuyển đến tận nơi an toàn, không để thất thoát, và phải có hoá đơn chứng từ đầy đủ. Mua đúng yêu cầu, không mua quá nhiều hoặc quá ít. 4.Ban môi trường: gồm có 3 người Thực hiện các công tác hỗ trợ trong quá trình thực hiện dự án như : điện, nước uống, nơi ăn uống cho thợ. . . Bảo đảm dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ trong và sau khi hoàn thành dự án. Ngoài ra, ban môi trường cũng phải có kế hoạch cho việc phòng cháy chữa cháy. 5.Ban thu thập nguồn tư liệu, tài liệu: gồm 3 người Trong khi hoàn thiện thư viện về mặt hình thức thì việc tìm nguồn tư liệu là rất quan trọng.Ba người phải chia nhau đi thu thập thông tin, tìm nguồn rẻ và chất lượng, có thể quyên góp từ sinh viên, giáo viên trong trường. Tìm nguồn trên internet vì thư viện phục vụ cho sinh viên không chỉ sách thông thường mà còn cả sách báo điện tử. Sau đó, báo cáo lại với trưởng nhóm dự án, nếu có khó khăn trong việc tìm kiếm thì đề nghị được giúp đỡ nhờ mối quan hệ của trưởng dự án và các thành viên của ban, nhóm khác. 6.Ban thiết kế và bài trí thư viện: gồm 2 người ( 1 kiến trúc sư, 1 hoạ sĩ) _ Kiến trúc sư chịu trách nhiệm thiết kế từng phòng phù hợp, thuận tiện cho sinh viên và thủ thư. _ Từ bản thiết kế của kiến trúc sư, hoạ sĩ bài trí phòng sao cho hợp lí, quang cảnh học tự nhiên không gò ép. 7.Ban kiểm tra , giám sát và xúc tiến hoàn thành dự án : gồm 4 người Thay phiên nhau thường xuyên giám sát , kiểm tra việc thực hiện dự an để tránh sai sót, bỏ quên. Đôn đốc, động viên anh em làm việc hăng hái, chăm chỉ, thưởng phạt hợp lý. 8. Ban thẩm định kết quả của dự án khi kết thúc dự án: gồm 3 người Sau khi hoàn thành công trình, trưởng dự án và các trưởng nhóm của các ban tiến hành thẩm định kết quả. Họp lại toàn bộ nhóm dự án và rút kinh nghiệm: khen , chê, thưởng, phạt . Sau đó giao lại công trình cho trường Thăng Long Phần II Lập kế hoạh cụ thể cho các ban dự án . I. Kế hoạch chi tiết Mỗi phòng có: _ Một điều hòa nhiệt độ _ Một đồng hồ treo tường _ Một camera nối với ti vi theo dõi. _ Bàn học bằng gỗ ép, khổ to _ Ghế bọc da, đồng bộ màu xanh _ Rèm cửa màu vàng để tránh nắng _ Những lẵng hoa giả được bố trí hợp lý ở một số điểm nhấn 1.Phòng tự học. _ Phòng tự học có sức chứa 200 người _ Kê bàn làm nhiều dãy dài, mỗi bên xếp 15 ghế sao cho tận dụng tối đa diện tích mặt bàn trống. 2. Phòng đọc sách, báo và tạp chí _ Phòng có sức chứa 100 người _ Diện tích để giá sách, báo và tạp chí chiếm một phần ba diện tích phòng, còn lại kê bàn ghế _ Bàn thủ thư để 1 tivi theo dõi, 1 máy tính _ Trong phòng có dịch vụ phôto tại chỗ. 3. Phòng ngoại văn _ Có 5 máy tính được kết nối mạng internet _ 3 ti vi để sinh viên xem phim phụ đề tiếng nước ngoài. _ 5 tủ sách nhiều thứ tiếng _ Cùng nhiều giá đựng băng video và CD phục vụ cho việc học tập của sinh viên 4. Phòng luận văn _ Không chỉ có luận văn của các sinh viên khoá trước trong trường mà còn có luận văn, tiểu luận, đề tài nghiên cứu khoa học của các trường bạn. _ Ngoài ra còn có các đề tài của các thạc sĩ, tiến sĩ, giáo sư đã bảo vệ thành công ở trong nước cũng như nước ngoài. _ Có 2 máy vi tính để sinh viên tìm nhanh tài liệu mình cần 5.Phòng tài liệu quý hiếm. _ Có nhiều đầu sách quý đã thất truyền hoặc không còn tái bản. _ Có 2 máy vi tính để tra cứu. II. Lập bảng phân tách công việc( WBS ). Tổng thời gian cho phép hoàn thành công việc là : 90 ngày Thời gian dự tính hoàn thành công việc là : 72 ngày. Thời gian dự phòng là : 18 ngày Cơ cấu phân tách công việc (Work Breakdown Structure) STT WBS Nội dung công việc Thời gian 1 Dọn vệ sinh 3 ngày 1.1 Lau sàn nhà 1.2 Lau cửa kính 2 Mua trang thiết bị 7 ngày 2.1 Điều hoà nhiệt độ 2.2 Camera 2.3 Ti vi 2.4 Máy tính 2.5 Bàn, ghế, kệ, giá sách 2.6 Điện thoại 2.7 Hoa giả 2.8 Cửa phát tín hiệu 2.9 Máy photo 2.10 Máy lọc nước 2.11 Rèm cửa 2.12 Đồng hồ 2.13 Tủ đựng cặp 2.14 Sách, báo cũ, mới, luận văn 2.15 Đĩa CD + băng video 2.16 Khung nhôm kính 3 Tìm nguồn tư liệu, tài liệu 7ngày 3.1 Nguồn Sách báo cũ, mới 3.2 Nguồn Báo + Tạp chí cũ, mới 3.3 Nguồn Luận văn 3.4 Nguồn sách điện tử 4 Lắp đặt trang thiết bị 15 ngày 4.1 Kí hợp đồng điện thoại 4.2 Lắp điều hoà 4.3 Lắp camera 4.4 Treo đồng hồ 4.5 Rèm cửa sổ 4.6 Giá sách 4.7 Lắp máy tính 4.8 Làm phòng kính nhỏ (phòng photo) 5 Chuyển tài liệu, tư liệu vào kho 3ngày 5.1 Sách giáo khoa 5.2 Sách tham khảo 5.3 Báo + Tạp chí 5.4 Luận văn 5.5 Đĩa CD + băng video 6 Phân loại tư liệu, tài liệu 10 ngày 7 Kiểm tra trang thiết bị 1 ngày 8 Trang trí 2 ngày 9 Chuyển đồ vào phòng 7 ngày 9.1 Bàn, ghế 9.2 Kệ, tủ, giá sách 10 Xếp sách báo vào giá, tủ 8 ngày 11 Chuyển trang thiết bị văn phòng vào 6ngày 11.1 Tivi theo dõi 11.2 Máy tính 11.3 Cửa báo động 11.4 Đặt máy lọc nước ở đầu hành lang 12 Dọn vệ sinh 3 ngày 12.1 Lau bàn, ghế 12.2 Thu dọn nguyên vật liệu thừa Phần III Sơ đồ mạng cho toàn dự án và Bảng khái toán I. Sơ đồ mạng của toàn dự án . II. Lập bảng khái toán Sau đây là bảng khái toán chi phí đã được nhóm dự án cùng đại diện trường Thăng Long thảo luận và thống nhất. Bảng khái toán này được phê duyệt, kiểm tra kĩ lưỡng và có chữ kí của hai bên, kèm với bản gốc là bản photo. STT Các khoản chi Đơn giá dự tính 1 Chi phí lương cho trưởng nhóm dự án và các thành viên 35 2 Tiền công cho thợ 65 3 Mua sắm trang thiết bị cho Phòng tự học 15 Phòng đọc sách báo và tạp chí 26 Phòng ngoại văn 52 Phòng luận văn 26 Phòng tài liệu quý hiếm 26 4 Chi phí khác 9 5 Chi phí phát sinh 10 6 Quỹ dự phòng 30 Tổng kinh phí và quỹ dự tính 300 Phần IV Kiểm tra kết quả, nghiệm thu và rút kinh nghiệm I. Kiểm tra kết quả _Sau khi kết thúc dự án, nhóm dự án đã kiểm tra cẩn thận và đa phương và chắc chắn rằng tất cả công việc đã được hoàn thành đầy đủ. _ Các trưởng ban dự án viết báo cáo sau khi công việc của ban mình đã hoàn tất. _ Nhóm dự án liệt kê các tài sản bàn giao cho trường Thăng Long II . Nghiệm thu công trình . _ Sau khi xem xét toàn bộ nội thất thư viện, trường Thăng Long ra văn bản khẳng định sự chấp nhận cuối cùng để tránh tranh chấp sau này. _ Trường Thăng Long phê chuẩn việc nhóm dự án đã hoàn thành dự án bao gồm cả việc giải quyết những phát sinh. _ Trường Thăng Long nhận lại đầy đủ các dụng cụ, thiết bị đã cho dự án thuê hoặc mượn. III. Tổng kết và rút kinh nghiệm quá trình thực hiện dự án _ Tổ chức họp lại một lần nữa các ban dự án để tổng kết và rút kinh nghiệm những gì mình làm tốt và chưa tốt. _ Khen thưởng hoặc kỉ luật đối với những cá nhân hoàn thành suất sắc công việc được giao và cá nhân lơ là công việc của mình. Phần V Quy định về an toàn và quản trị rủi ro I. Quy định về phòng cháy chữa cháy. Công tác phòng cháy chữa cháy. _ Hướng dẫn cơ bản cho cách phòng cháy chữa cháy _ Yêu cầu không mang đồ dễ cháy nổ vào thư viện _ Ra về tắt nguồn điện điện _ Dọn vệ sinh sạch sẽ các phế liệu thừa dễ cháy. II. Quản trị rủi ro. _ Tai nạn lao động ( điện giật, ngã ...) _ Mất điện dài ngày, chập điện. Đối với hai rủi ro trên, ban môi trường sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dây điện được đặt gọn gàng, đúng chỗ, phải có bảng hiệu thông báo nguy hiểm. Nếu mất điện dài ngày hoặc chập điện phải có ắc quy thay thế. _ Trang thiết bị kém chất lượng, hỏng hóc. _ Mất trộm tài sản. Ban quản lý và mua sắm trang thiết bị sẽ chịu trách nhiệm nễu hàng mua kém chất lượng, phải đổi, trả lại hoặc đòi giảm giá. Ngoài ra, cũng phải cử người bảo vệ trông giữ vật tư để tránh tình trạng thất thoát, mất trộm. _ Cá nhân thâm hụt ngân quỹ _ Chi tiêu vượt quá ngân sách Để giải quyết hai rủi ro trên, người trưởng dự án khi bắt đầu chia ban, nhóm dự án phải chọn những người tin cậy nhất, trung thực nhất, có kinh nghiệm nhất vào ban quản lý tài chính. _ Tiến độ chậm hơn so với dự tính Ban xúc tiến dự án sẽ chịu trách nhiệm đôn đốc công việc để dự án có thể hoàn thành sớm hơn so với dự kiến nếu tiến độ vẫn bị chậm phải bố trí tăng ca, tăng nhân công, thuê hoặc mua thêm thiết bị hỗ trợ. Nhưng không được đốt cháy giai đoạn. Kết Luận Không thể phủ nhận rằng, tri thức đối với con người là bất tận và vô cùng quan trọng trong quá trình hội nhập. Ngoài tivi, đài, báo sinh viên luôn đến thư viện để học, đọc và bổ sung kiến thức. Hay nói cách khác, thư viện chính là “ bộ mặt “ của trường bởi lẽ những trang thiết bị, thái độ phục vụ của thủ thư chính là đIều chứng tỏ sự quan tâm của nhà trường tới sinh viên, tầng lớp trí thức tương lai của đất nước.Việc chọn đề tài: Quản trị dự án Hoàn thiện nội thất thư viện chính là mong mỏi của rất nhiều sinh viên hiện nay. Cùng với việc xây dựng Thăng Long hiện đại hơn, tiện nghi hơn thì việc đầu tư trang thiết bị đầy đủ cho thư viện là điều cần thiết hơn bao giờ hết.