Đề tài Quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

một cách kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng. Do sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại vải bạt vì vậy nguyên phụ liệu sản xuất chính của Công ty chủ yếu là sợi và bông xơ và được nhập khẩu từ nước ngoài chiếm tới hơn 90%, nên chịu ảnh hưởng khá nhiều của các nước xuất khẩu nguyên liệu. Trong đó: Bông xơ chiếm 50% (Bông loại 1: 70%, loại 2: 30% ) Sợi chiếm khoảng 45% Vật tư và nguyên liệu khác 5% Thị trường trong nước chỉ cung cấp được khoảng 20% nguyên liệu bông cho Công ty còn phần lớn phẩi nhập từ nước ngoài như: Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Tây Phi, Ấn Độ… Nguồn cung sợi từ các nhà cung ứng trong nước như: sợi Huế, sợi 8/3, sợi Hà Nội, sợi Vĩnh Phú, Hà Nam. Sợi chủ yếu được dùng cho sản xuất là sợi cotton 100% ngoài ra còn có cả sợi Peco, sợi tổng hợp, sợi đay Do nguồn nguyên liệu phần lớn nhập từ nươc ngoài nên chịu ảnh hưởng bởi tỷ giá hối đoái, thông lệ quốc tế, trong khi đó gía cả không ổn định, thường xuyên tăng làm cho giá thành sản phẩm của Công ty tăng lên. Đây là điều bất lợi cho tiêu thụ sảm phẩm. Tuy nhiên trong những điều kiện hiện nay, khi nước ta chỉ mới cung ứng được 10% tổng sản lượng bông của toàn ngành, trong khi chất lượng cũng chưa thực sự được đảm bảo thì nhập khẩu nguyên liệu vẫn là những giải pháp ban đầu nhằm tăng thêm chất lượng của sản phẩm. Bảng 6: Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty STT Loại NL Chi Số 1 Maly Ne 21 Bông Mêxicô Ne 20 Bông BEMAX Ne 32 Môzambic Ne 16.5 TanZaNia Ne 24 Mỹ xơ ngắn Ne 30 Ne 15 Bông Mỹ Ne 16 Bông Nga Ne 23 Ne 19.5 OE Phế phẩm Hồi dầu thô Ne 8 OE Bông phế I Ne 10 OE Ne 15 OE Bông phế II Ne 16 OE Bông mẫu Ne 12 OE Bông mùn Ne 20 OE 2 Sợi Ne 20/1 cotton A5 Ne 20/1P/C (83/17) Ne 20/1 cotton A Ne 15/1 cotton A5 Ne 14/1 cotton A5 P/C Ne 20/1 (65/35)-A5 Ne 32/1 cotton A5 Ne 32/1 cotton 3 Vải 3925 0501 môc K160 Nguồn: Phòng vật tư - Công ty dệt 19/5 Hà Nội Do giá cả không ổn định dẫn đến việc Công ty phải đặt hàng với số lượng lớn nhằm giảm số lần đặt hàng, tiết kiệm chi phí kinh doanh đặt hàng và đảm bảo tính chắc chắn của việc cung cấp nguyên vật liệu. Tuy nhiên, lượng đặt hàng lớn lại dẫn đến lượng lưu kho lớn cần nhiều kho, cầu về vốn lưu động lớn. Điều này gây khó khăn đến khả năng thanh toán của Công ty, dẫn đến chi phí kinh doanh trả lãi về vốn cao, làm tăng chi phí kinh doanh liên quan đến thuê mướn hoặc mở rộng kho tàng, chi phí kinh doanh bảo quản cũng như bảo hiểm nguyên vật liệu. Mặt khác, đặt hàng lớn sẽ dẫn đến thời gian bảo quản dài làm tăng lượng nguyên vật liệu bị hư hỏng trước khi đưa vào sử dụng, làm cho quá trình quản trị nguyên vật liệu khó khăn, phức tạp. Như thế lượng đặt hàng lớn không đem lại hiệu quả kinh doanh cao. Với các thông số kỹ thuật, và các đặc điểm phức tạp của từng nguyên vật liệu, cùng với sự đa dạng về chủng loại làm cho việc cung ứng nguyên vật liệu của Công ty trở nên khó khăn từ việc thu ma, kiểm tra tiếp nhận, đến việc quản lý trong quá trình sản xuất và việc dự trữ bảo quản nguyên vật liệu trong kho sao cho nguyên vật liệu giữ được tính chất, phẩm chất của nó để việc chế tạo sản phẩm được hoàn thành cả về chủng loại và chất lượng 2- Đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1-Hình thức pháp lý Ngày 01/09/2005 theo quyết định số 2903/QĐUB của Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội ký ngày 28/05/2005 công ty dệt 19/5 Hà Nội chuyển sang công ty TNHH Nhà nước một thành viên dệt 19/5 Hà Nội với vốn điều lệ là 40 tỷ đồng. Công ty TNHH Nhà nước một thành viên dệt 19/5 Hà Nội là doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, có tư cách pháp nhân đầy đủ , được đăng ký và hoạt động theo luật doanh nghiệp, luật doanh nghiệp Nhà nước nước Cộng hoà xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty TNHH Nhà nước một thành viên được uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội phê duyệt. 2.2-Loại hình kinh doanh Kinh doanh các sản phẩm bông, vải, sợi, may mặc và giầy dép các loại, hàng dệt thoi, dệt kim, hàng thêu và các sản phẩm phụ trợ Sản xuất và cung cấp hơi nước, nước nóng Xuất nhập khẩu các sản phẩm của công ty và sản phẩm liên doanh liên kết Nhập khẩu và mua bán thiết bị, máy móc, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, hoá chất phục vụ nhu cầu sản xuất của công ty và thị trường lắp ráp và mua bán máy móc, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học,thiết bị viễn thông Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, cơ sở hạ tầng Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá Cho thuê nhà xưởng, nhà ở, văn phòng, siêu thị, trung tâm thương mại, kho tàng , bến bãi và máy móc thiết bị Kinh doanh các ngành nghề khác căn cứ vào năng lực của công ty, nhu cầu thị trường và được luật pháp cho phép. 3-Đặc điểm của thị trường nguyên vật liệu Do thị trường cung ứng nguyên vật liệu trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu cả về chất lượng và số lượng nên các nguyên vật liệu chính, phụ Công ty dùng để sản xuất là những nguyên vật liệu vừa được sản xuất trong nước vừa được nhập khẩu từ nước ngoài. Để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu, với chất lượng đảm bảo tiêu chuẩn của bộ ISO 9001-2000, tạo thế chủ động trong sản xuất, Công ty đã chủ động tìn kiếm ký kết hợp đồng ổn định với các doanh nghiệp cung cấp lâu dài trong và ngoài nước. Việc lựa chọn đơn vị cung ứng nguyên vật liệu của Công ty cần đảm bảo các yêu cầu: Chất lượng vật tư đảm bảo yêu cầu dịch vụ sản xuất Giá cả phù hợp với giá mặt bằng thị trường và phương thức thanh toán phải phù hợp với diều kiện tài chính của Công ty hay xí nghiệp thành viên. Đối với nhà cung ứng nước ngoài thanh toán bằng thư tín dụng, đối với nhà cung ứng trong nước thanh toán theo hình thức trả chậm hoặc mua lô sau trả tiền lô trước Có năng lực đáp ứng nhu cầu về vật tư phục vụ sản xuất của Công ty Công ty đã xây dựng đươc mối quan hệ với một số doanh nghiệp cung ứng nguyên vật liệu trong nước cũng như nước ngoài, trong nước có hai doanh nghiệp là nguồn cung ứng lớn nhất là công ty cổ phần dệt Vĩnh Phú và công ty dệt 8-3, nước ngoài chủ yếu là Châu Mỹ và Châu Phi Ngoài ra, Công ty còn tìm hiểu thêm thị trường ngoài về các vật liệu phụ liệu như: kim khâu vải, khổ dệt…Các bạn hàng lâu năm và những bạn hàng mà Công ty đang t ìm hiểu thêm ngoài thị trường đều là những doanh nghiệp có khả năng cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu dảm bảo chất lượng cho Công ty khi cần. Việc nguyên vật liệu của Công ty có tính chất đặc thù nên việc cung cấp sẽ gặp khó khăn do thiếu nguyên liệu khi cần, và việc đặt hàng ở mỗi đơn vị một loại nguyên vật liệu có thể dẫn đến bị ép giá, chi phí cao do không linh hoạt. Bảng 7: Những nhà cung ứng nguy ên vật liệu của Công ty STT Nhà cung ứng trong nước Nhà cung ứng nước ngoài 1 Cty da giày Việt Nam Mêxicô 2 Cty dệt Nha Trang Môzambic 3 Cty dệt lụa Nam Định TanZaNia 4 Cty cổ phần dệt Vĩnh Phú Mỹ 5 Cty TNHH sợi dệt Vĩnh Phúc Ấn Độ 6 Cty dệt Minh Khai Nhật Bản 7 Cty dệt 8-3 Nga Nguồn: Ph òng T ài v ụ - C ông ty d ệt 19/5 H à N ội Nhà cung ứng trong nước: Hầu hết các nhà cung ứng đầu vào của quá trình sản xuất vảI trong nước mức độ ảnh hưởng đối với Công ty là khong lớn, hầu hết các công ty trong lĩnh vực này vừa tiến hành sản xuất sợi, vừa tiến hành sản xuất vải. Mặt khác sản lượng sợi các doanh nghiệp trong nước sản xuất ra là còn ít vì nhập khẩu tơí 90% bông từ nước ngoài, do đó các doanh nghiệp này không tự làm tăng chi phí cho mình trong quá trình kinh doanh. Nhà cung ứng ngoài nước: Mức độ ảnh hưởng của dệt may Việt Nam nói chung và của Công ty nói riêng chịu ảnh hưởng bởi các nhà cung ứng nước ngoài rất nhiều. Nếu thị trường nguyên vật liệu thế giới có biến động thì sẽ gây biến động rõ rệt tới ngành dệt may Việt Nam nói chung và Công ty nói riêng. Mức độ cung ứng sợi trong nước không đáp ứng đủ, buộc Công ty phảI tìm đối tác nước ngoài cung ứng sợi ở nước ngoài vào thị trường Việt Nam như: Trung Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ…Do có nhiều nhà cung ứng nên việc cạnh tranh giảm đI, Công ty có thể lựa chọn các nhà cung ứng khác nhau, miễn là nhà cung ứng nào có giá thành hợp lý với chất lượng sản phẩm cung ứng. II-QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 19/5 HÀ NỘI 1-Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Công việc đầu tiên của mua sắm nguyên vật liệu là lập tiến độ mua sắm. Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải đảm bảo luôn luôn có đầy đủ chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất.Phải tính toán riêng từng loại nguyên vật liệu với số lượng chính xác và thời gian giao nhận cụ thể. Kế hoạch tiến độ cung cấp phải đảm bảo sử dụng hộ lý các phương tiện vận chuyển và kho tàng nhằm giảm chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản – lưu kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Riêng đối với Công ty dệt 19/5 Hà Nội trước khi lập tiến độ cung cấp nguyên vật liệu thì các tài liệu về số lượng, chủng loại, về việc phải mua những gì đã được xét duyệt đầy đủ và đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch. Cùng với các chỉ tiêu sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm hoặc của từng công việc, những chỉ tiêu này sẽ chỉ rõ số lượng cần mua là bao nhiêu Sơ đồ 4: Quy trình mua nguyên vật liệu Trách nhiệm Lưu đồ Lập nhu cầu vật tư Phòng vật tư Lựa chọn đơn vị cung ứng của Công ty Lập đơn đặt hàng Gửi đơn hàng Kí hợp đồng và mua hàng Kiểm tra Kiểm tra tồn kho Thủ kho Đủ, xuất Lập dự toán sản xuất Thiếu Phòng vật tư DuyÖt Phòng tài vụ TGĐ (hoặc PTGĐ) Công ty Không đạt Phòng Vật tư Phòng vật tư Duyệt Không đạt TGĐ Công ty Vật tư chủ yếu Đạt Vật tư khác Phòng vật tư Phòng vật tư (Chủ hàng) Không đạt Thủ kho Nhập kho Phòng kỹ thuật, chủ hàng Xử lý Trong quý IV n¨m 2006 kÕ ho¹ch mua s¾m b«ng cña C«ng ty nh­ sau: - XÝ nghiÖp cÇn 1000 tÊn b«ng ®Ó s¶n xuÊt. - HiÖn nay trong kho cßn 535 tÊn vµ 300 tÊn ch­a lo¹i t¹p chÊt - §Þnh møc tiªu hao b«ng cho 1tÊn b«ng ®· lo¹i t¹p chÊt lµ 1,2 tÊn. Þ Nh­ vËy l­îng b«ng cßn l¹i trong kho lµ: 535 + 300/1,2 = 535 + 250 = 785 (tÊn). Do ®ã l­îng cÇn ph¶i mua lµ: 1000 – 785 = 215 (tÊn). TrÝch ra mét phÇn sÏ lµ phÇn dù tr÷ b¶o hiÓm, nªn l­îng mua thùc tÕ cña C«ng ty sÏ xÊp xØ 250 tÊn. Víi c¸c nguyªn vËt liÖu kh¸c còng tÝnh t­îng tù nh­ vËy vµ ®­a ra mét b¶n kÕ ho¹ch c¸c chØ tiªu cÇn mua s¾m trong kú. KÕ ho¹ch mua vËt t­. §¬n hµng: 70.06, s¶n phÈm: Sîi Ne 32/1 cotton. Sè l­îng: 1000 m2 Stt NVL ĐVT Nhu cầu KH mua Tồn kho Ngày đặt hàng Ngày về dự kiến 1 Bông Kg 330 350 0 2/1 10/1 2 Cán kéo nối sợi Cái 15 18 0 2/1 10/1 3 Giấy gài quả sợi Kg 5,5 2 5 7/1 14/1 4 Lưỡi kéo nối sợi Cái 1230 1200 100 14/1 17/1 5 Ống côn giấy Cái 980 920 100 13/1 17/1 6 Nilon bọc quả bôngN Kg 20 15 13 22/1 28/1 7 … Nguồn: phòng vật tư-Công ty dệt 19/5 Hà Nội Ngoài ra, từ các hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu và các hợp đồng giao nộp sản phẩm cho khách hàng đã được ký kết.Từ các hợp đồng này xác định được tiến độ sản xuất và do đó xác định được thời hạn mua sắm nguyên vật liệu. Công ty cũng hiểu rằng thị trường là nơi chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố kinh tế-chính trị-xã hội khác nhau cho nên nó thường xuyên biến động và tạo ra những khó khăn và thuận lợi mới, tạo ra sức ép của bên bán sản phẩm và mua nguyên vật liệu. Điều mà doanh nghiệp không thể không tính đến và phải có sách lược thích hợp để đối phó với tình hình, có thể phải điều chỉnh cả kế hoạch mua sắm. Điều này càng chứng tỏ quan tâm thật tốt đến việc lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên vật liệu là đã gần đạt được mục đích đặt ra. Để hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu sao cho hợp lý Công ty đã áp dụng kỹ thuật MRP (Material Requyrement Planning).Kỹ thuật MRP là một kỹ thuật ngược chiều quy trình công nghệ để tính nhu cầu nguyên vật liệu. Nó bắt đầu từ số lượng và thời hạn yêu cầu cho những sản phẩm cuối cùng đã được xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất chính. Thông tin mà MRP cung cấp rất có ích trong việc hoạch định tiến độ vì nó xác định những ưu tiên tương đối giữa các đơn hàng nội bộ và đơn hàng mua sắm bên ngoài. Công ty đã áp dụng được phần nào kỹ thuật MRP vì việc áp dụng kỹ thuật MRP là rất cần thiết và đó gần như là phương pháp tối ưu. không những mang lại hiệu quả cho khâu hoạch định mua sắm nguyên vật liệu mà còn tác động trực tiếp đến tiến độ sản xuất, tiết kiệm chi phí, tận dụng hết khả năng đang có của Công ty mình. Tuy không thể đạt được hiệu quả 100% theo mô hình kỹ thuật MRP, nhưng đây là mô hình thích hợp với Công ty nhất Sơ đồ 5: Mô hình kỹ thuật MRP áp dụng trong Công ty Dệt 19/5 Hà Nội. KHKD Dù b¸o KHSX §K hiÖn thêi Ktra s¬ bé n¨ng lùc SX TiÕn ®é s¶n xuÊt KH nhu cÇu NVL Dù liÖu kü thuËt Sè liÖu tån kho N cÇu NVL mua ngoµi N cÇu SX néi bé N cÇu n¨ng lùc KH s¶n xuÊt chi tiÕt KiÓm so¸t c¸c H§SX §Æt hµng Ph¶n håi tõ nhµ cung cÊp 2-Tổ chức mua sắm nguyên vật liệu Mua sắm nguyên vật liệu là khâu rất quan trọng trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu. Vì vậy, chọn phương pháp mua sao cho có hiệu quả là một yếu tố quyết định. Trên thực tế có những phương pháp mua sắm sau: + Nhóm 1: Mua sắm không thường xuyên, số lượng ít, có giá trị bằng tiền nhỏ. + Nhóm 2: Mua sắm 1 lần hoặc không thường xuyên với số lượng lớn. + Nhóm 3: Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí phức tạp. Riêng đối với Công ty, trong công tác mua sắm cũng có những nét riêng biệt, tuy không theo một êkíp nhất định nào song áp dụng trong từng trường hợp cụ thể của Công ty thì không những không gây ảnh huởng mà còn tạo cho đội ngũ đảm trách công tác này có đợc sự linh hoạt và thích ứng nhanh với sự biến đổi của thị trường. Gắn với tình hình thực tế của Công ty, ta xét từng trường hợp cụ thể: * Đối với nhóm 1: Các chi phí đặt hàng có khi còn lớn hơn chi phí cho mặt hàng, nếu công ty nào theo đuổi chính sách đặt hàng nhóm này phải nắm rõ tình hình biến động của thị trường nguyên vật liệu và từ đó công ty có thể xây dựng các chính sách cho phép nhân viên mua hàng mua sắm một cách trực tiếp. Trong Công ty nhân viên đảm trách công tác mua sắm nguyên vật liệu và các hợp đồng mua bán là một phần của ban kế hoạch. Từ những kế hoạch sản xuất qua tính toán, dự đoán để đưa ra các chỉ tiêu cho kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu một cách chặt chẽ. Theo hình thức của nhóm 1, cần phải hoạt động hết sức linh hoạt, nhạy bén để tránh gây ảnh hưởng về thời gian đến các kế hoạch sản xuất khác. Xét về mặt nhân lực thì khả năng của Công ty khó có thể đáp ứng được phương pháp mua hàng theo nhóm 1. Hơn nữa, các đơn hàng của Công ty lại là những đơn hàng theo đơn, số lượng nhiều. Tuy vậy, Công ty cũng không thể bỏ qua mức độ linh hoạt và nhanh gọn trong phương pháp mua sắm nhóm 1. Do đó, trong những trường hợp cấp bách và đột xuất Công ty vẫn áp dụng hình thức này, vẫn rất kịp kế hoạch sản xuất, chi phí không quá cao mà lại không quá đòi hỏi nhiều về nhân lực, chi phí thời gian vừa phải. *Đối với nhóm 2 và 3: Với khối lượng mua lớn có thể giao cho người mua chuyên nghiệp hay công ty cung ứng được uỷ quyền. Xét trên phương diện quy mô, Công ty đã hình thành nên cho mình 1 êkíp thực hiện mua sắm chuyên nghiệp từ người tìm kiếm, tính toán, ký kết hợp đồng đến người thủ quỹ thanh toán và cuối cùng là người nhập kho và bảo quản. Công ty sẽ có lợi hơn nhiều khi tiến hành mua sắm theo nhóm 2 hoặc 3. Khối lượng cung ứng nhiều, cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Các đơn hàng lớn trong một thời gian dài, chưa cần xác định cụ thể thời gian giao hàng có thể rất có lợi trong việc tận dụng khả năng giảm giá, tạo điều kiện ổn định kinh doanh cho người cung cấp. Bộ phận mua sắm của Công ty luôn đặt hàng trước không những tận dụng sự hợp tác của nhà cung cấp mà đảm bảo an toàn cho kế hoạch sản xuất của chính mình. Nhưng không phải cứ đúng lý thuyết áp dụng vào thực tế là đạt được hiệu quả mong muốn mà thêm vào đó là sự linh hoạt, có năng lực của bộ phận mua sắm, không cứng nhắc theo một mô hình đã có mà tuỳ theo tình hình biến động của thị trường nguyên vật liệu, chính sách ưu đãi để lập ra cho mình một kế hoạch mua sắm đạt hiệu quả cao nhất. Mục tiêu quan trọng của bộ phận mua sắm trớc hết là đảm bảo cung cấp hàng hoá, nguyên vật liệu đúng quy cách đầy đủ về số lượng, chất lượng với giá cả hợp lý và hơn nữa duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng đảm bảo vị thế cạnh tranh lâu dài cho Công ty. Công ty thực hiện công tác mua sắm theo các bước sau: - Bộ phận mua sắm xác nhận các yêu cầu từ các bộ phận chức năng khác hay từ nhân viên hoạch định tồn kho. - Xác định các đặc trưng kỹ thuật và chủng loại thương mại cần phải đáp ứng. - Gộp nhóm các mặt hàng giống nhau hoặc có thể mua từ một người cung ứng. - Hỏi giá đối với nguyên vật liệu đặc biệt. - Đánh giá các mặt hàng về giá cả, chất lượng và về khả năng giao hàng. - Chọn nhà cung cấp. - Theo dõi xem các đơn hàng có đến đúng hạn không. - Theo dõi việc tiếp nhận để xem các đơn hàng đã đến và có đảm bảo chất lượng không. - Lưu trữ các tài liệu về sự đúng hẹn, giá cả, chất lượng làm cơ sở để đánh giá nghiệp vụ. Trong khâu mua sắm nguyên vật liệu còn phải phân tích giá trị của các loại nguyên vật liệu. Phân tích này nhằm làm giảm chi phí của các chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu được mua sắm.Trong công tác phân tích này có giai đoạn phân tích xem Công ty nên mua hay làm một loại nguyên vật liệu nào đó. Công ty có thể quyết định xem có thực hiện hoạt động chế tạo hay hợp đồng với đơn vị khác cung cấp về một chi tiết, bộ phận sản phẩm nào đó. Trong hoạt động sản xuất của mình Công ty đã mua những phụ kiện lắp ráp ngoài như linh kiện phụ tùng máy may công nghiệp, các chi tiết của máy sợi con và máy sợi thô… đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, giảm thiểu chi phí bằng tiền và thời gian. Nhìn chung trong công tác mua sắm Công ty cần phải xem xét: Mua nguyên vật liệu theo chế độ đúng thời điểm. Những điều ký kết trong hợp đồng. Đối tượng mua bán: Tên hàng, quy cách, kích cỡ. Số lượng. Hóa đơn, phiếu đóng gói, nhãn hàng, bảo hành. Điều khoản phẩm chất nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn nào: Sản phẩm cấp nào. Chất lượng. Kiểm tra (Toàn diện hay chọn lọcT). Điều kiện bao bì. Điều kiện giao hàng: Thời hạn. Địa điểm. Thời gian nguyên vật liệu trên đường. Thời gian làm thủ tục nhập kho. Điều khoản thanh toán: Trả tiền mặt (Việt nam hay ngoại tệ). Trả ngay. Trả dần. 3-Công tác bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu 3.1-Công tác bảo quản nguyên vật liệu Công tác tổ chức bảo quản kho tại Công ty luôn phải đáp ứng những yêu cầu chung là: - Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ sắp xếp phân loại nguyên vật liệu. - Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng quy định. Do nguyên vật liệu chính của Công ty chủ yếu là sợi và vải nên việc bảo quản nguyên vật liệu cần nhất là tránh việc tiếp xúc với mặt đắt và tường nhằm mục đích chống sự ẩm mốc, và tránh xa nơi có lửa. Vì thế cần có hệ thống giá đỡ bàng sắt cao và thoáng. Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. Tuy nhiên, do trang thiết bị bảo quản, trình độ và trách nhiệm của cán bộ quản lý kho còn hạn chế nên các quy định và yêu cầu trên thực hiện chưa thực sự tốt, số lượng nguyên vật liệu bị hỏng khi sản xuất và không đảm bảo đúng chất lượng vẫn còn. Dù hệ thống sổ sách rõ ràng song cũng không tránh khỏi những sai sót. Sổ theo dõi nhập vật tư TT Ngày nhập Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ký nhập Ghi chú 1 20/2/ 2006 Sợi Ne 20/1 cotton A5 Kg 10 14.000 140.000 Nguồn: phòng tài vụ – Công ty dệt 19/5 Hà Nội Sổ theo dõi xuất vật tư Ngày xuất Tên vật tư Đơn vị Số lượng Nơi đến Ký nhận 1/5/2006 Sợi Ne 20/1 cotton A5 Kg 02 Nhà máy sợi Hà Nội Nguồn: phòng tài vụ – Công ty dệt 19/5 Hà Nội Nguyên vật liệu hỏng hóc trong quá trình khai thác, vận chuyển và dự trữ trong kho. Phần hao phí này thường không thể thu hồi được và chiếm khoảng 0.1% trong quá trình lưu chuyển của nguyên vật liệu, do đó cũng ảnh hưởng không ít đến chi phí mua nguyên vật liệu. Khó khăn hơn cả là khâu bảo quản thành phẩm cuối cùng của Công ty. Trong giai đoạn này nguyên nhân dẫn đến sai hỏng là do bảo quản không tốt như không khí ẩm mốcK, ướt át gây hư hao. Chính phần này chiếm 1% trong tổng số dự phòng của Công ty và giá thành sản phẩm. Tỉ lệ hư hỏng nguyên vật liệu khi lưu kho còn tuỳ thuộc vào việc thời gian 3.2- Công tác cấp phát nguyên vật liệu. Công ty áp dụng hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo định mức nguyên vật liệu do phòng kế hoạch phụ trách. Theo hình thức này mọi sự cấp phát cho các nhà máy đều phải căn cứ và hệ thống định mức do phòng kế hoạch đưa ra. Từ đó cán bộ quản lý kho lập sổ sách theo dõi tình hình xuất kho cho các phân xưởng. Trường hợp nguyên vật liệu trong kho đã hết mà chưa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thì cán bộ phân xưởng làm báo hạn mức nguyên vật liệu bổ sung, yêu cầu cấp thêm nguyên vật liệu. Trường hợp còn thừa nguyên vật liệu coi như thành tích tiết kiệm và được khấu trừ vào phiếu hạn mức đơn hàng sau. Lượng tiết kiệm đó được lưu kho và dùng cho lô hàng khác. Bảng tổng hợp cấp phát vật tư theo định mức Sản phẩm: Sợi Ne 20/1 cotton A5 Số lượng: 1000 m2 TT Tên vật tư Đv Đm Thực xuất S Chênh lệch 12/1 14/1 17/1 21/1 29/1 5/2 1 Khổ dệt Cái /1000m 0.003 0.0005 0.0008 0.0007 0.0003 0.001 0.0033 0.0003 2 Bàn chảI cước nối sợi Cái 10 2 4 3 2 10 0 3 Chỉ 40/3 G/m 0.22 0.05 0.02 0.07 0.04 0.05 0,03 0.26 0.04 4 Sợi biên 20/2 G/m 1.2 0.6 0.4 0.1 1.1 -0.1 5 BA 216661 Cái 5 2 1 1 4 -1 6 Que hàn thép kg 0.5 0.2 0.16 0.1 0.14 0.6 0.1 7 … 8 Nguån: phßng vËt t­ – C«ng ty DÖt 19/5 Hµ Néi -Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu và các vật liệu mới để chế tạo sản phẩm do phòng kế hoạch xây dựng: Bảng 8: Định mức nguyên vật liệu chính Kí hiệu Khổ rộng Mật độ (sợi/in) Nguyên liệu dọc (g/m) Nguyên liệu ngang (g/m) cm in Dọc Ngang Ne TP TH Cả TH Ne TP TH Cả TH 0522-1 160 63,0 67 40 20/2 282,42 1,69 284,11 10/1.Kiểu 74,62 4,85 79,47 0,00 10/1.Kiểu 74,62 4,85 79,47 0522-2 160 63,0 67 40 20/2 282,42 1,69 284,11 10/1.OE 74,62 4,85 79,47 0,00 8,5/1.Kiểu 87,8 5,70 93,5 0529 160 63,0 108 56 15/1 308,08 1,54 309,62 15/1.OE 145,7 9,47 155,2 0522* 160 63,0 67 40 20/2 283,15 1,70 284,85 10/1.OE 74,62 4,85 79,47 … Nguồn: Phòng vật tư-Công ty dệt 19/5 Hà Nội -Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế và khả năng mở rộng của Công ty Bảng 9: Nhu cầu nguyên vật liệu quý I năm 2007 Đơn vị: 1000 đồng STT Tên nguyên liệu ĐVT Nhu cầu Đơn Giá Thành Tiền 1 Vải K120 len cỏ úa m 169.000 11,0 1.859.000 2 Vải K4260 len be vàng m 30.000 12,3 369.000 3 Vải K240 mạ non m 143.000 16,0 2.288.000 4 Vải Phin Pecô tráng m 148.400 14,3 2.119.260 5 Vải bạt cỏ úa K0,75 m 98.250 22,3 2.190.975 6 Bông tấm be K1.52 kg 87.000 8,5 739.500 7 Sợi Ne 32/1 cotton kg 28.800 8,6 247.680 8 Sợi P /C Ne 20/1 kg 115.200 9,2 1.059.840 9 Bông mùn Ne 20 OE kg 21.000 10,0 210.000 Nguồn: Phòng Kế hoạch -Công ty dệt 19/5 Hà Nội 4-Các hoạt động kiểm tra giám sát việc cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu 4.1- Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu. Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu bổ xung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu. Tại Công ty mọi nguyên vật liệu về đến Công ty đều phải qua khâu kiểm định chất lượng, công việc này thường là do đại diện phòng Kế Hoạch chịu trách nhiệm. Nguyên vật liệu nào không đảm bảo chất lượng sẽ không được nhập kho. Nếu nguyên vật liệu đúng yêu cầu thì thủ kho có trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng quy định đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng. Nguyên vật liệu thuộc kho nào thì thủ kho kiểm tra lượng thực nhập, so sánh với hoá đơn, hợp đồng, nếu có hiện tượng thiếu thì thủ kho phải báo ngay cho phòng Kế Hoạch và nhân viên chịu trách nhiệm mua bánn để giải quyết và có biên bản xác nhận việc kiểm tra, sau đó thủ kho ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhập kho, từ đó phòng tài vụ sẽ lập sổ theo dõi nhập kho nguyên vật liệu. Để đảm bảo số lượng nguiyên vật liệu trước khi nhập, một số dụng cụ và máy móc được đưa vào kiểm tra, nhưng bên cạnh đó còn có những phát sinh mà công cụ dụng cụ và máy móc không thể kiểm tra được mà phải dựa vào trình độ quản lý và kinh nghiệm của cán bộ quản lý kho. Vì vậy, thủ kho yêu cầu phải có bắng cấp, trình độ chuyên môn, hiểu biết về các loại nguyên vật liệu trong kho, hàng hóa thường lưu trong kho, bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm về khối lượng, chất lượng hàng hóa do mình quản lý trước thủ trưởng đon vị. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu được tiến hành theo các bước sau: Nhận chứng từ Nguyên vật liệu chính chính: bông, sợi, vải và các phụ kiện khác để sản xuất hàng hoá. Theo dõi bằng số sách, hóa đơn, nhập xuất hàng ngày. Công việc cụ thể mà một thủ quỹ phải làm: - Ghi lại số lượng báo cáo nhập hàng ngày Liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu để sắp xếp mặt bằng hợp lý. Ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập. Chuẩn bị mặt bằng Tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại nguyên vật liệu. Bố t