Đề tài Qui trình kiểm toán chu trình mua hàng - Thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam - VNFC thực hiệ

âm Kiểm toán Quốc gia Việt Nam khối Đầu tư XDCB Các văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Đại diện tại nước Cộng hoà Pháp Mặc dù VNFC chỉ mới đi vào hoạt động được hơn ba tháng nhưng điều kiện cơ sở vật chất rất đầy đủ và hiện đại, mỗi nhân viên trong công ty đều được trang bị một máy tính xách tay và các phương tiện làm việc khác. Hiện nay trong công ty có một đội ngũ hơn bốn mươi nhân viên. Mỗi nhân viên đều có trình độ, năng động và sáng tạo, hội tụ đầy đủ những phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng động đón đầu thời cơ, luôn luôn biết lắng nghe và thấu hiểu được nhu cầu của khách hàng từ đó cung cấp các dịch vụ chuyên ngành với lợi ích cao nhất, đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng. Phương châm hoạt động của VNFC là “Cùng hợp tác và phát triển với khách hàng”, cam kết của VNFC là cung cấp các dịch vụ một cách chuyên nghiệp với chất lượng cao đã trở thành giá trị và niềm tin của VNFC. Do vậy mà số lượng khách hàng của công ty đã không ngừng tăng lên, khách hàng của VNFC là tất cả các doanh nghiệp thuộc tất cả các thành phần kinh tế. Hiện nay, thị trường của VNFC đã được mở rộng trên tất cả các tỉnh thành trong cả nước. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. VNFC là công ty kiểm toán độc lập và cũng như mọi công ty kiểm toán khác hoạt động kinh doanh của nó là cung cấp các dịch vụ. Với sự thông hiểu về môi trường kinh doanh và luật pháp tại Việt Nam, kết hợp với việc mở rộng và phát triển các mối quan hệ với các tổ chức quốc tế để nâng cao chất lượng dịch vụ ngang tầm quốc tế, VNFC đã trở thành một trong những công ty hợp danh kiểm toán của Việt Nam cung cấp đa dạng các dịch vụ chuyên ngành với chất lượng quốc tế và mang lại hiệu quả cho khách hàng qua dịch vụ đã cung cấp. Hiện nay tại VNFC đang thực hiện cung cấp cho khách hàng các loại dịch vụ như sau: * Kiểm toán Báo cáo tài chính: Kiểm toán Báo cáo tài chính vì mục thuế và dịch vụ quyết toán thuế, Kiểm toán hoạt động, Kiểm toán tuân thủ, Kiểm toán nội bộ, Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành, Kiểm toán Báo cáo quyết toán dự án, Kiểm toán thông tin tài chính, Kiểm tra thông tin tài chính trên cơ sở các thủ tục thoả thuận trước. * Dịch vụ tư vấn thuế và hỗ trợ doanh nghiệp: Luật doanh nghiệp cũng như luật thuế tại Việt Nam còn đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện nên còn có nhiều những thay đổi về những quy định về thuế gây không ít lúng túng cho các doanh nghiệp, do đó các doanh nghiệp có nhu cầu được hỗ trợ bởi các chuyên gia có kinh nghiệm và năng lực là rất lớn. VNFC cung cấp cho khách hàng những thông tin thiết thực, những ý kiến tư vấn hợp lý nhằm đảm bảo rằng số thuế mà khách hàng nộp là thấp nhất được pháp luật cho phép. Tư vấn thuế bao gồm tư vấn các kế hoạch về thuế tuân thủ các luật thuế. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm và kiến thức, VNFC giúp khách hàng thực hiện những nghĩa vụ thuế của mình một cách tốt nhất. * Tư vấn tài chính: Tư vấn xác định giá trị tài sản doanh nghiệp phục vụ cho việc chuyển đổi hình thức sở hữu công ty, tham gia thị trường chứng khoán, góp phần liên doanh, hợp danh, hợp đồng hợp tác kinh doanh * Tư vấn nguồn nhân lực, Tư vấn quản lý tiền lương và nhân sự * Tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin * Tư vấn quản lý: Tư vấn thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, xây dựng quy chế tài chính cho doanh nghiệp, Tư vấn quản lý tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, Tư vấn lập dự án khả thi cho các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu, Tư vấn đầu tư lựa chọn phương án kinh doanh cho doanh nghiệp. Mục tiêu của VNFC trong lĩnh vực này là cùng hợp tác với các nhà đầu tư nhằm cải thiện hiệu quả kinh doanh bằng cách giảm chi phí hoặc tạo lợi nhuận. * Dịch vụ kế toán * Dịch vụ định giá tài sản * Dịch vụ bồi dưỡng, cập nhật kiến thức tài chính, kế toán, kiểm toán và cấp chứng chỉ đào tạo * Các dịch vụ liên quan khác về tài chính, kế toán, thuế theo quy định của pháp luật * Dịch vụ soát xét Báo cáo tài chính Theo Nghị định 105/NĐ-CP ngày 30/3/2004 của Chính phủ, Nhà nước khuyến khích tất cả các doanh nghiệp và tổ chức thuê doanh nghiệp kiểm toán thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính hàng năm hoặc Báo cáo quyết toán dự án đầu tư trước khi nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc trước khi công khai tài chính. Ngoài ra còn có các đối tượng chịu sự kiểm toán bắt buộc sau: 1) Báo cáo tài chính hàng năm của các doanh nghiệp và tổ chức dưới đây bắt buộc phải được doanh nghiệp kiểm toán kiểm toán: * Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; * Tổ chức có hoạt động tín dụng, ngân hàng và Quỹ hỗ trợ phát triển; * Tổ chức tài chính và doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm; * Riêng đối với công ty cổ phần, công ty TNHH có tham gia niêm yết và kinh doanh trên thị trường chứng khoán thì thực hiện kiểm toán theo quy định của pháp luật về kinh doanh chứng khoán; nếu vay vốn ngân hàng thì thực hiện kiểm toán theo quy định của pháp luật về tín dụng. 2) Báo cáo tài chính hàng năm của các doanh nghiệp và tổ chức dưới đây phải được doanh nghiệp kiểm toán theo quy định của Nghị định này: * Doanh nghiệp Nhà nước * Báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng của các dự án thuộc nhóm A 3) Các đối tượng khác mà luật, pháp lệnh, Nghị định và Quyết định của thủ tướng Chính phủ có quy định. 4) Doanh nghiệp Nhà nước, Quỹ hỗ trợ thành phố và dự án đầu tư đã có trong thông báo kế hoạch kiểm toán năm của cơ quan kiểm toán Nhà nước thì Báo cáo tài chính đó không bắt buộc phải được doanh nghiệp kiểm toán kiểm toán Trong khi đó tại Việt Nam số lượng các công ty kiểm toán tính đến nay chỉ khoảng 80 công ty. Do vậy mà thị trường của các công ty kiểm toán là đầy tiềm năng và rất rộng lớn. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho các công ty kiểm toán- đặc biệt là công ty kiểm toán mới thành lập trong việc gia nhập thị trường và tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên kiểm toán là một ngành có tính cạnh tranh khốc liệt và rủi ro nghề nghiệp rất cao, do vậy VNFC đã xác định rằng để có thể đứng vững và mở rộng thị trường thì công ty phải luôn cung cấp những dịch vụ có chất lượng tốt nhất và tuân thủ tuyệt đối phương châm hoạt động “ Cùng hợp tác và phát triển với khách hàng”. Để trở thành nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán hàng đầu Việt Nam, VNFC đã sớm định ra phương hướng hoạt động cho mình trong thời gian tới. Nội dung chính của phương hướng hoạt động đó là mở rộng quy mô hoạt động, đa dạng hoá các dịch vụ song song với nâng cao chất lượng hoạt động. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của VNFC VNFC là công ty hợp danh, được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp 1999. Bộ máy tổ chức của Công ty là tổ chức theo mô hình trực tiếp tham mưu. Đứng đầu là Hội đồng thành viên (bao gồm các thành viên góp vốn ) với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, tiếp theo là Ban Giám đốc thực hiện các chức năng của mình do Hội đồng thành viên giao cho. Còn các phòng ban thì chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc, thực hiện mọi nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao và chịu trách nhiệm về công việc mình làm trước Ban Giám đốc. Bên cạnh Ban Giám đốc còn có Hội đồng khoa học và Tổ chuyên gia nước ngoài có nhiệm vụ tư vấn cho Ban Giám đốc về chuyên môn nghiệp vụ. Sơ đồ số 02: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của VNFC Hội đồng thành viên Hội đồng khoa học Tổ chuyên gia nước ngoài Ban Giám đốc Ban ĐTTV Ban TT PC Ban CNTT Ban HTQT Ban QLCL Ban TCKT Ban HCTVăn phòng TP- Văn phòng số 2 Ban HC H Văn phòng số 2 HN Văn phòng TP-HCM : Ghi chú: Quan hệ phụ thuộc Quan hệ hỗ trợ HCTH: Hành chính tổng hợp HTQT: Hợp tác quốc tế CNTT: Công nghệ thông tin ĐTTV: Đào tạo tư vấn. TTPC: Thanh tra pháp chế QLCL: Quản lý chất lượng TCKT: Tài chính kế toán 3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý. Tại VNFC, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty tuân theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng thành viên. Nhiệm vụ của Ban Giám đốc. Ban giám đốc của công ty gồm một Tổng Giám đốc, và hai Phó tổng Giám đốc Tổng Giám đốc công ty do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo, tổ chức, điều hành mọi hoạt động của công ty nhằm đảm bảo sự trường tồn và phát triển công ty một cách toàn diện và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và trước pháp luật về hoạt động của công ty. Phó tổng Giám đốc cũng do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, Phó tổng Giám đốc có trách nhiệm thực hiện công việc do Hội đồng thành viên giao và thay mặt cho Tổng giám đốc lãnh đạo công ty trong thời gian Tổng giám đốc đi vắng. Từng trường hợp sẽ phụ trách từng mặt hoạt động, phụ trách từng trung tâm theo sự phân công của Hội đồng thành viên. Ban hành chính tổng hợp. Tổ chức và điều hành, phụ trách và thực hiện mọi hoạt động về hành chính tổng hợp đảm bảo tính tuân thủ và tính hiệu quả của công tác hành chính tổng hợp trong Công ty. Ban hành chính tổng hợp thực hiện bốn nhiệm vụ như sau: * Thực hiện việc quản lý về tổ chức và hành chính đối với mọi nhân viên trong Công ty * Quản lý công việc văn thư trong Công ty. * Quản lý công việc tạp vụ trong Công ty. * Quản lý và giám sát việc tuân thủ các Quy chế Công ty. Kiểm tra và duy trì nề nếp nội quy trong công ty. Ban thanh tra pháp chế Cập nhật, lưu trữ, cung cấp các văn bản pháp luật mới. Ban quản lý chất lượng. Ban quản lý chất lượng có trách nhiệm tổ chức thi tuyển để tuyển dụng nhân viên cho công ty, đào tạo các nghiệp vụ mới, cập nhật các chủ trương, chính sách mới của Nhà nước và phổ biến cho nhân viên của công ty. Ngoài ra Ban quản lý chất lượng còn có nhiệm vụ soát xét chất lượng, kiểm soát chất lượng các báo cáo kiểm toán đã được lập. Trợ giúp Trưởng ban và Phó ban hoàn thiện file kiểm toán và đảm bảo rằng các review note của Kiểm toán viên chính và Chủ nhiệm kiểm toán một cách hợp lý và đúng thời hạn. Ban hợp tác Quốc tế Ban hợp tác quốc tế có các chức năng trực tiếp phụ trách về mảng hoạt động đối ngoại trong Công ty. Duy trì và mở rộng mạng lưới khách hàng, quan hệ đối ngoại, hợp tác, liên doanh với nước ngoài. Đồng thời phụ trách và quản lý công việc thực hiện dịch thuật đối với các tài liệu chuyên môn tiếng nước ngoài để làm tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo tại Công ty. Ban Công nghệ thông tin. Ban công nghệ thông tin có nhiệm vụ cài đặt, bảo trì mạng máy tính của công ty, ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán và quản lý. Đào tạo và tư vấn Ban đào tạo và tư vấn có các chức năng nhiệm vụ sau: * Tổng hợp các sai sót trong các phần hành qui trình kiểm toán thường gặp trong các cuộc kiểm toán để đào tạo lại nhân viên một cách kịp thời vào mùa đào tạo trong năm. * Phụ trách công tác hướng dẫn, đào tạo nhân viên trong Công ty về chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ. * Xây dựng và thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhân viên của Công ty nhằm không ngừng nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ. * Lập kế hoạch nghiên cứu, thu thập, tổng hợp giáo trình học, kiểm soát tài liệu do văn phòng VNFC in ấn * Tổ chức giám sát và quản lý các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ trong Công ty và các lớp theo hợp đồng * Quản lý các thông tin về đào tạo nội bộ và đào tạo cho bên ngoài Ban tài chính kế toán. Ban hành chính kế toán trợ giúp và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc, Hội đồng thành viên và đại Hội đồng thành viên góp vốn về công tác chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động công tác kế toán, tổ chức , thống kê, hạch toán kinh tế, xây dựng các chính sách tài chính kế toán phù hợp với mô hình hoạt động của Công ty, quản lý sử dụng tài sản tiền vốn trong công ty, các chi nhánh và các văn phòng đại diện. Trong Ban Hành chính Kế toán của VNFC gồm có Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán chi tiết và thủ quỹ. Trong đó chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán viên cũng được phân chia hợp lý theo quy định của Hội đồng thành viên và Ban Giám đốc của Công ty. 4. Hệ thống kiểm soát chất lượng của VNFC. Tại VNFC có Ban kiểm soát chất lượng kiểm toán có nhiệm vụ quản lý toàn diện mọi mảng hoạt động kiểm toán. Bắt đầu từ khâu tuyển dụng nhân viên. Khi tuyển dụng nhân viên vào làm việc tại VNFC Ban Kiểm soát chất lượng kiểm toán rất quan tâm đến chất lượng đầu vào của các nhân viên này. Công ty luôn đẩy mạnh công tác tuyển dụng nhằm tuyển được những nhân viên có trình độ nghề nghiệp cao, năng động và sáng tạo, hội tụ đầy đủ những phẩm chất đạo đức nghề nghiệp và có khả năng chịu được áp lực công việc. Sau khi tuyển dụng xong, VNFC tự tổ chức đào tạo các nhân viên mới hoặc cho các nhân viên mới tham dự các chương trình đào tạo chuyên môn liên tục do Bộ Tài chính, các tổ chức Quốc tế và Trung tâm Đào tạo Tài chính kế toán Quốc tế. Do vậy, nhân viên của VNFC luôn cập nhật đầy đủ nội dung mới của các chuẩn mực về kế toán, kiểm toán, chế độ tài chính và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, VNFC sẽ tiến hành lựa chọn nhóm kiểm toán để thực hiện kiểm toán. Khi lựa chọn nhóm kiểm toán, VNFC luôn quan tâm đến trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các kiểm toán viên, đặc biệt Công ty luôn chú ý lựa chọn những người có kinh nghiệm về ngành nghề kinh doanh của khách hàng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. Song song với việc lựa chọn nhóm kiểm toán viên, VNFC luôn chuẩn bị đầy đủ điều kiện vật chất cho nhóm kiểm toán, tích cực xây dựng và hoàn thiện chương trình kiểm toán để giúp nhóm kiểm toán thực hiện cuộc kiểm toán đạt chất lượng tốt hơn. Kết thúc cuộc kiểm toán, kiểm toán viên sẽ lập Báo cáo kiểm toán và gửi Báo cáo kiểm toán cùng với toàn bộ hồ sơ kiểm toán cho kiểm toán viên cao cấp soát xét để đảm bảo các thủ tục kiểm toán, các chương trình kiểm toán đều được hoàn thành chính xác và ghi chép đầy đủ. Sau đó, toàn bộ hồ sơ kiểm toán sẽ được chủ nhiệm kiểm toán soát xét để đảm bảo rằng các bước lập kế hạch kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán đều được thực hiện tốt. Cuối cùng hồ sơ kiểm toán được chuyển tới Ban Giám đốc để soát xét lần cuối cùng để đảm bảo toàn bộ cuộc kiểm toán được thực hiện đảm bảo chất lượng. Song song với việc kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm toán như trên thì Ban Giám đốc của Công ty còn tiến hành đánh giá, chấm điểm cho từng người trong nhóm kiểm toán. Từ đó giúp cho kiểm toán viên nhận ra những thiếu sót của mình và cố gắng khắc phục đồng thời Công ty sẽ tổ chức các buổi đào tạo riêng cho những kiểm toán viên đó. Với cách thức quản lý khoa học và hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán như đã trình bày như trên thì dịch vụ do VNFC cung cấp cho khách hàng luôn luôn đạt tiêu chuẩn quốc tế. VNFC đang phấn đấu trở thành một công tư có quy mô lớn với nhiều chi nhánh nằm trên toàn quốc và chất lượng đứng đầu Việt Nam. II. THỰC TẾ CÔNG VIỆC KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI KHÁCH HÀNG CỦA VNFC. 1. Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chương trình kiểm toán. 1.1. Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng. VNFC là một công ty mới được thành lập nên việc tìm kiếm khách hàng là một công việc vô cùng quan trọng. Do đó vào đầu năm mới này Ban Giám đốc công ty và các nhân viên trong công ty đã tích cực tìm kiếm khách hàng, VNFC đã gửi thư chào hàng đối với mỗi khách hàng dù là khách hàng cũ hay mới để thông báo cho biết các loại hình dịch vụ mà VNFC có khả năng cung cấp cũng như quyền lợi mà khách hàng được hưởng từ các dịchvụ khách hàng của VNFC. Sau khi nhận được lời mời của khách hàng VNFC tiến hành khảo sát để đưa ra quyết định có nên chấp nhận hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán cho khách hàng hay không, đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán, lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên, rồi tiến đến ký kết hợp đồng. Công ty A là khách hàng đầu của VNFC, sau khi nhận được thư chào hàng của VNFC thì Công ty A đã đồng ý và gửi thư mời kiểm toán. VNFC xúc tiến gặp gỡ Ban Giám đốc khách hàng để trao đổi và đi tới thoả thuận ký kết hợp đồng kiểm toán. Kế hoạch tiến hành kiểm toán tại Công ty A từ ngày 24/01/2006 đến 06/02/2006 còn công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do kiểm toán viên Đ.P.D và trợ lý kiểm toán Đ.T.T.H thực hiện từ ngày 23/01/2006 đến 01/02/2006. 1.2. Tìm hiểu ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh của khách hàng. Công ty A là khách hàng năm đầu tiên nên việc thu thập thông tin không chỉ tiếp xúc, gặp gỡ Ban Giám đốc, thu thập tài liệu của khách hàng mà KTV còn nghiên cứu các tạp chí, sách báo về nghành nghề của khách hàng và tìm hiểu qua KTV tiền nhiệm. Các KTV thường thu thập các thông tin như sau: * Điều kiện thành lập. Công ty A là công ty cổ phần do Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối và hoạt động theo luật doanh nghiệp. Công ty A là Công ty con của Công ty Xuất nhập khẩu và chuyển giao Công nghệ Việt Nam (là Công ty nhà nước), và thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc. Được thành lập theo QĐTL số 99/QĐ-TCCB ngày 27/08/1999 của Công ty Xuất nhập tổng hợp và chuyển giao Công nghệ Việt Nam và văn bản cho phép đặt chi nhánh số 762/KTTH-CT ngày 22/09/1999 của UBND tỉnh Bắc Ninh. Công ty có trụ sở giao dịch chính ở thôn Nghĩa Lập, xã Phù Khê, huyện Từ Sơn, Bắc Ninh. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 312378 được cấp ngày 06/06/2000 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh thì doanh nghiệp được phép kinh doanh những ngành nghề sau: - Sản xuất phụ tùng, linh kiện và lắp ráp xe gắn máy, điện tử, điện lạnh. - Kinh doanh bán buôn, bán lẻ, đại lý nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá, vật liệu xây dựng, thiết bị máy móc. Kinh doanh con giống phục vụ nông nghiệp, tổ chức dịch vụ xuất nhập khẩu, ăn uống giải khát. Kinh doanh rau quả nông, lâm, hải sản, thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, may mặc, phương tiện vận tải và hàng tiêu dùng thiết yếu. * Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Tổ chức bộ máy quản lý- Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gồm có: - Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc sản xuất kinh doanh, 1 phó giám đốc kỹ thuật. Giám đốc do HĐQT Tổng Công ty bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT, Tổng giám đốc Tổng Công ty và trước pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền hành cao nhất trong công ty. Phó giám đốc do Tổng Giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc công ty. Phó giám đốc là người trợ giúp cho Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ Giám đốc phân công. - 4 phòng chức năng gồm: phòng marketing, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng thiết bị vật tư. Các phòng này có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc. - 10 đội sản xuất, 3 phân xưởng và các cửa hàng kinh doanh. Có chức năng sản xuất và kinh doanh theo quyết định của các cấp trên. Kế toán trưởng do Tổng giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc công ty. Kế toán trưởng là người trợ giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kính tế phát sinh của đơn vị. * Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức tập trung, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị có 6 người gồm: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và các kế toán viên phụ trách các phần hành. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc chung theo qui định. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 1141/TC/QĐ-CĐkiểm toán ngày 1/11/1995 và các văn bản bổ sung sửa đổi của Bộ tài chính, việc quy đinh chi tiết về hạch toán kế toán theo qui định chung của Công ty mẹ. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Công ty tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo qui định 167/2000/QĐ-BTC. Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch Đơn vị tiền tệ: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép và hạch toán là Việt Nam đồng (VNĐ), các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tệ (nếu có) được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá của hàng nhập kho được tính theo giá trị thực tế, giá xuất kho và hàng tồn kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền. Phương pháp tính các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho và mức độ giảm giá trên thị trường. Kế toán chu trình mua hàng- thanh toán. - Đối với nghiệp vụ mua hàng: Khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho kèm theo biên bản bàn giao, đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát chất lượng (nếu có) kế toán vật tư sẽ tiến hành đối chiếu với hóa đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng đã ký nhằm bảo đảm việc mua hàng được thực hiện đúng theo đơn đặt hàng. Sau đó, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. - Đối với nghiệp vụ thanh toán: Khi thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp kế toán Công ty căn cứ vào yêu cầu thanh toán trên hóa đơn mua hàng hoặc căn cứ vào các quy định của hệ thống KSNB về việc thanh toán của Công ty. Các khoản phải trả nhà cung cấp được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng. 1.3. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Vì khách hàng A là khách hàng được VNFC kiểm toán năm đầu tiên nên các giấy tờ tài liệu mà mà KTV yêu cầu công ty A cung cấp trước khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là các tài liệu của năm trước như Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm trước và các tài liệu của năm nay: - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Các biên bản đối chiếu công nợ - Bảng cân đối phát sinh công nợ - Sổ nhật ký mua hàng - Sổ Cái TK331, 152, 156; - Sổ chi tiết TK331, 152, 156; - Các hoá đơn chứng từ có liên quan. - Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh năm. - Biên bản họp của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc (BGĐ). - Các quy định về tạm ứng tại công ty. 1.4. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là một thủ tục kiểm toán rất hữu hiệu và được KTV sử dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán. Để đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV của VNFC thường dựa vào: - Kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV. - Phỏng vấn công nhân viên trong Công ty khách hàng: Công việc này giúp KTV thu thập được những thông tin ban đầu và những thay đổi (nếu có) trong chính sách của đơn vị. Các câu hỏi phỏng vấn đối với từng khách hàng khác nhau thì không hoàn toàn giống nhau và do bản thân của từng KTV đưa ra - Quan sát công việc của nhân viên trong đơn vị khách hàng: Nhằm đánh giá việc thực hiện các chính sách, quy định do Công ty đề ra - Kiểm tra tài liệu: Nhằm xem xét xem các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán có được hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng thiết kế hay không? Qua việc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng A thì Chủ nhiệm kiểm toán và KTV đưa ra kết luận là mặc dù Công ty đã có những quy định cụ thể về việc thu mua hàng hoá, hình thức và điều kiện thanh toán. Nhưng nhân viên công ty chưa tuân thủ tuyệt đối ví dụ như việc ghi sổ không được thực hiện kịp thời, một số khoản chi mua hàng chưa có hoá đơn. Công ty không có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm soát việc thực hiện các quy chế của Công ty. Vì vậy, KTV đưa ra kết luận hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động kém hiệu quả. Do đó KTV cho rằng phải thu hẹp các thử nghiệm kiểm soát ở mức hợp lý và mở rộng các thử nghiệm cơ bản khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty A. Tuy nhiên những công việc trên lại không được KTV trình bày trên giấy tờ làm việc để lưu vào file kiểm toán. 1.5. Thực hiện các thủ tục phân tích. Thủ tục phân tích là một trong những kỹ thuật thu thập bằng chứng được KTV sử dụng trong hầu hết các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Khi thực hiện thủ tục phân tích KTV tiến hành phân tích sơ bộ Báo cáo tài chính của công ty A dựa trên sự biến động của các số dư tài khoản trên Báo cáo tài chính của năm này so với năm trước (phân tích ngang) và tính toán các tỷ suất (phân tích dọc). Công ty A là đơn vị sản xuất kinh doanh đã hoạt động được nhiều năm nên KTV đã thực hiện thủ tục phân tích ngang đối với số dư của một số tài khoản sau: Bảng 02: Phân tích sơ bộ Bảng cân đối kế toán của Công ty A (Các khoản mục thuộc chu trình mua hàng và thanh toán) Khoản mục 31/12/2004 31/12/2005 Chênh lệch % chênh lệch I. TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 59 521 462 146 29 357 999 463 (30 163 462 683) (50,68) 1. Tiền 36,489,382 596,412,563 105 728 405 120,52 2. Đầu tư ngấn hạn - - - 3. Các khoản phải thu 13 609 545 445 12 513 303 548 (1 096 241 897) (8,05) 4. Hàng tồn kho 39 467 024 057 16 651 241 855 (22 815 782 202) (57,81) 5. TSLĐ khác 6 357 166 989 - (6 357 166 989) - II.TSCĐ, dầu tư dài hạn 58 704 314 345 18 989 061 048 (39 715 253 297) (67,65) 1. TSCĐ 58 704 314 345 11 988 203 717