Đề tài Quy trình hỗ trợ tín dụng tại PG Bank chi nhánh Sài Gòn

cial Invoice - Packing list - C.O , C.Q ( nếu có ) 2.2.2.5.2. Hàng mua trong nước: - Hóa đơn gía trị gia tăng, hay UNC ( ghi rõ tên người mua, người bán, có đóng dấu, nếu người mua người bán là công ty ) - Hợp đồng mua bán - Tờ khai hải quan ( nếu có, nếu mua lại hàng nhập ) - Packing list - Bản vẽ C.O,Q.O(nếu có, nếu là máy móc thiết bị, nếu mua lại hàng nhập ) - Hợp đồng thuê kho 3 bên - Lệnh xuất nhập kho (khi mua hàng) - Biên bản kiểm kho 3 bên - Mua bảo hiểm toàn bộ lô hàng, người thủ hưởng là PGbank - HĐTD hạn mức - Hợp đồng cầm cố lô hàng - Đăng ký GDĐB - Thông báo rút vốn - Tờ trình giải ngân - Giấy nhận nợ (thời hạn trả trong vòng 6 tháng) - Biên bản kiểm kho định kỳ (ký 3 bên) 2.2.2.5.3. Giải chấp - Tờ trình giải chấp - Đơn yêu cầu giải chấp - In sao kê dư nợ - Giấy nộp tiền, UNC của khách hàng yêu cầu - Lệnh Xuất kho - Thông báo giải chấp gửi kho hàng - Đơn xóa đăng ký GDĐB (Fax) - Biên bản giao nhận chứng từ (người nhận phải có giấy giới thiệu của cty) 2.2.2.5.4. Lên hệ thống phần mềm IFlexCube - Xuất ngoại bảng (teller XKĐS) - Giảm tài sản trong colleterrall 2.2.2.6. Nghiệp vụ ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn 2.2.2.6.1. Trường hợp ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn là tổ chức tín dụng (TCTD) * Nghiệp vụ ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn giữa các TCTD: theo quy định hiện hành, các rủi ro do các nguyên nhân khách quan, chủ quan từ phía khách hàng gây nên không trả được nợ (gốc, lãi) do bên ủy thác chịu trách nhiệm xử lý, vì vậy, trong quan hệ ủy thác và nhận ủy thác cho vay vốn giữa các TCTD với nhau cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể. -Trường hợp PGBank là Bên ủy thác cho vay vốn: + Chuyển tiền cho TCTD nhận ủy thác: Căn cứ hợp đồng ủy thác, tài liệu, hồ sơ quy định trong hợp đồng ủy thác cho vay vốn về điều kiện rút vốn vay ( như giấy đề nghị rút vốn, tài liệu chứng minh mục đích sử dụng vốn vay) do bên nhận ủy thác chuyển đến. + Khi nhận được thông báo của bên nhận ủy thác về số tiền đã giải ngân cho khách hàng, và các chứng từ khác quy định tại hợp đồng ủy thác do bên nhận ủy thác chuyển đến và khi kiểm tra khớp đúng. + Định kỳ ( ngày, tháng) thực hiện tính và hạch toán lãi dự thu trên số tiền ủy thác cho vay vốn. + Đến kỳ thu nợ theo hợp đồng ủy thác, căn cứ vào báo có chuyển tiền của bên nhận ủy thác, hạch toán vào hệ thống. +Đến hạn trả nợ gốc, lãi, nếu khách hàng không trả được và không được ngân hàng gia hạn nợ, chi nhánh thực hiện chuyển và hạch toán nợ quá hạn theo quy chế tín dụng hiện hành. Tiền lãi khách hàng chưa trả được, chi nhánh chuyển hạch toán ngoại bảng lãi chưa thu.  + Thực hiện việc trích lập dự phòng rủi ro theo đúng quy định hiện hành của NHNN và hướng dẫn của PGBank + Đối với số phí ủy thác chi nhánh phải trả cho TCTD nhận ủy thác, căn cứ quy định trong hợp đồng ủy thác, định kỳ chuyển trả phí cho TCTD nhận ủy thác. -Trường hợp PG Bank là bên nhận ủy thác cho vay vốn + Nhận vốn ủy thác của TCTD ủy thác: Căn cứ hợp đồng ủy thác, khi nhận được số tiền ủy thác cho vay vốn do TCTD ủy thác chuyển đến. + Giải ngân cho khách hàng:Khi thực hiện giải ngân cho khách hàng phải căn cứ hồ sơ, chứng từ giải ngân. + Thu nợ gốc, nợ lãi: Định kỳ theo lịch trả nợ gốc, trả lãi quy định tại hợp đồng tín dụng, hợp đồng ủy thác, căn cứ chứng từ thu nợ gốc, nợ lãi của khách hàng. + Hạch toán phí: Căn cứ thỏa thuận về phí ủy thác giữa chi nhánh và TCTD ủy thác cho vay vốn, khi thu được phí ủy thác từ TCTD ủy thác. 2.2.2.6.2. Trường hợp bên ủy thác cho vay là các TCKT, các tổ chức chính trị, xã hội, cá nhân trong và ngoài nước: - Trường hợp hợp đồng ủy thác cho vay vốn có nội dung quy định về việc TCTD nhận ủy thác cho vay vốn phải chịu toàn bộ các rủi ro liên quan đến khoản cho vay các đối tượng khách hàng và phải hoàn trả bên ủy thác cho vay toàn bộ nguồn vốn ủy thác cho vay sau một khoảng thời gian đã quy định thì xử lý như sau: +Khi nhận được vốn ủy thác cho vay, căn cứ hợp đồng ủy thác, các chứng từ liên quan. +Khi thực hiện giải ngân tới các đối tượng khách hàng, căn cứ hồ sơ giải ngân, các chứng từ chuyển tiền liên quan.   + Khi thu nợ khách hàng vay, căn cứ chứng từ thu nợ. +Định kỳ (ngày, tháng) thực hiện hạch toán dự thu lãi trên số tiền đã giải ngân cho khách hàng. +Khi thu được tiền lãi cho vay, căn cứ vào hợp đồng tín dụng, chứng từ thu lãi.    + Khi đến hạn phải hoàn trả vốn ủy thác cho vay cho bên ủy thác. -Trường hợp hợp đồng ủy thác cho vay vốn quy định TCTD nhận ủy thác cho vay vốn không phải chịu các rủi ro liên quan đến cho vay khách hàng ( Các rủi ro này bên ủy thác chịu trách nhiệm xử lý) thì qui trình nhận tiền ủy thác cho vay và cho vay thu nợ đến đối tượng khách hàng quy định được thực hiện tương tư như trên. 2.2.2.6.3.Hồ sơ bao gồm: - Giấy đề nghị rút vốn - Hợp đồng ủy thác - Hợp đồng tín dụng - Thông báo rút vốn - Thông báo hoàn trả vốn - Giấy đề nghị hợp tác cho vay ủy thác - Thông báo đối tượng vay ủy thác - Giấy nhận nợ - Hồ sơ pháp lý: - CMND, hộ khẩu, và các giấy tờ liên quan khác 2.2.2.7. Nghiệp vụ bảo lãnh 2.2.7.1.Hoàn thiện hồ sơ bảo lãnh, soạn hợp đồng, văn bản - CV Bộ phận HTTD soạn thảo HĐBL và thư bảo lãnh. HĐBL và thư BL được lập theo mẫu. HĐBL được lập thành hai bản chính có giá trị như nhau, thư BL được lập thành một bản chính duy nhất. - Trưởng/phó bộ bận HTTD kiểm soát lại nội dung HĐBL, nội dung thư BL và ký nháy vào hợp đồng, thư BL trước khi trình BGĐ sở giao dịch/ chi nhánh ký hợp đồng và thư BL. - CV HTTD chuyển HĐBL cho khách hàng ký và thông báo khách hàng nộp đầy đủ phí, ký quỹ BL thông qua tài khoản cá nhân/tiền gửi của khách hàng hoặc một tài khoản khác thỏa thuận. - Đối với khách hàng chưa có tài khoản và ID tại PG Bank, Bộ phận KTGD & KQ thực hiện mở tài khoản và cấp ID cho khách hàng. * Hồ sơ bão lãnh bao gồm các văn bản sau: - Giấy tờ chứng minh mục đích BL - Hồ sơ pháp lý (chứng nhận đăng ký KD……….) - Biên bản họp hội đồng thành viên - Đề nghị BL - Tờ trình - Hợp đồng BL (3 bản) - Thông báo phí phát hành thư BL - Thông báo gửi …..(cục hải quan…..) - Đề nghị phong tỏa tiền ký quỹ - Các loại thư bảo lãnh: Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh vay vốn… 2.2.2.7.2.Phát hành thư bảo lãnh: * Ký kết hợp đồng, thư bảo lãnh: CV bộ phận HTTD trình HĐBL, thư BL cho Ban giám đốc chi nhánh ký kết đồng thời lưu hồ sơ BL kèm theo 01 bản photocopy thư BL dùng để nhập số liệu phát hành BL trên hệ thống phần mềm ngân hàng và lưu hồ sơ ** Hạch toán trên phần mềm ngân hàng: CV HTTD thực hiện hoạch toán phát hành thư BL trên phần mềm Ngân Hàng, thu tiền ký quỹ và các loại phí từ tài khoản tiền gửi/tài khoản cá nhân của khách hàng hoặc từ một tài khoản thỏa thuận khác. *** Chuyển thư bảo lãnh cho khách hàng: Sau khi bộ phận HTTD đã thực hiện hạch toán xong trên phần mềm Ngân Hàng, CV QHKH chuyển 01 liên bản HĐBL và thư BL cho khách hàng. 2.2.2.7.3.Theo dõi bảo lãnh - Sau khi hết thời hạn BL thì có: Đề nghị giải tỏa tiền BL, các giấy tờ liên quan ghi trong các điều khoản hợp đồng - Trong thời gian còn hiệu lực của BL, CV QHKH có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tình hình hoạt động của khách hàng, kịp thời phát hiện những biến động ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh, xem xét khả năng thực hiện nghĩa vụ mà PG Bank đã thực hiện bảo lãnh: Xem xét tình hình xét thầu, tiến độ- khả năng thực hiện HĐ, tình hình tài chính công nợ để đủ nguồn thanh toán… để tránh việc PGBank phải thực hiện nghĩa vụ trả thay bao lãnh. - Sau khi hết thời hạn BL thì có: đề nghị giải tỏa tiền BL, các giấy tờ liên quan ghi trong các điều khoản hợp đồng * Gia hạn hiệu lực - Sửa đổi – hủy bảo lãnh: + Trường hợp khách hàng muốn gia hạn bảo lãnh, sữa đổi hoặc hủy thư bảo lãnh đã phát hành, khách hàng cần gửi công văn đề nghị kèm theo hồ sơ chứng minh nhu cầu gia hạn hiệu lực- sửa đổi-hủy thư BL gửi PGBank trước ngày hết hạn hiệu lực của thư BL. Văn bản đề nghị và hồ sơ làm theo mẫu. + CV QHKH lập tờ trình gia hạn-sữa dổi-hủy thư BL và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. + Sau khi tờ trình đã được phê duyệt, CV HTTD soạn công văn gia hạn-sữa đổi-hủy BLvà Phụ Lục HĐBL (nếu có) trình BGĐ chi nhánh ký + Bộ phận HTTD lưu hồ sơ gia hạn-sữa đổi-hủy BL kèm theo tờ trình đã được phê duyệt, bản photocopy công văn gia hạn-sửa đổi- hủy BL và Phụ Lục HĐBL đồng thời thực hiện hạch toán. CV HTTD thực hiện hạch toán gia hạn- sữa đổi- giải tỏa BL đồng thời thu phí gia hạn- sửa đổi-hủy bảo lãnh và thu ký quỹ bảo lãnh bổ sung (nếu có) + Sau khi hạch toán gia hạn- sửa đổi- giải tỏa xong, CV QHKH chuyển công văn gia hạn- sửa đổi BL cho khách hàng ** Thực hiện nghĩa vụ BL: + PGBank thực hiện nghĩa vụ trả thay bảo lãnh khi khách hàng vi phạm các quy định trong phạm vi bảo lãnh PGBank đã cam kết. *** Giải tỏa BL: + Trường hợp giải tỏa trước hạn: khách hàng lập đề nghị giải tỏa BL kèm theo hồ sơ chứng minh việc giải tỏa gửi PG Bank. Chi tiết hồ sơ được hướng dẫn theo mẫu + CV HTTD có trách nhiệm theo dõi hiệu lực của BL. Khi BL hết hạn hiệu lực hoặc đề nghị giải tỏa trước hạn đã được phê duyệt, CV HTTD tiến hành giải tỏa tiền ký quỹ cho khách hàng, tất toán BL. CV HTTD thực hiện hạch toán trên phần mềm Ngân Hàng, chuyển tiền từ tài khoản ký quỹ cho BL của khách hàng sang tài khoản tiền gửi/tài khoản cá nhân của khách hàng đồng thời phối hợp với bộ phận KQ xuất kho tài sản đảm bảo bàn giao cho khách hàng. 2.2.3 Quy Trình Hỗ Trợ Tín Dụng Tại PGBank – Chi Nhánh Sài Gòn 2.2.3.1. Tra thông tin tín dụng trên hệ thống mail (CIC: Tình hình số dư nợ của khách hàng): - Tra CIC (Credit Information Center): Mục đích của việc tra CIC là nhằm biết hiện tại Khách hàng đang nợ tại tổ chức tín dụng nào để từ đó có hướng quản lý Khách hàng một cách hiệu quả. Cách tra: Vào trang web: Trước khi truy cập trang CIC này cần đăng ký User, Password Nhập thông tin Khách hàng cần tìm theo hướng dẫn của CIC Nội dung cần tìm : Họ Tên , CMND, đia chỉ - Tên Công ty, số Đăng ký kinh doanh, địa chỉ, tên Giám đốc … In bảng đã tìm kiếm lưu hồ sơ vay 2.2.3.2. Định giá: - Việc định giá căn cứ vào: + Quyết định 144/2007/QĐ-UBND ngày 27/12/2007 + Các bảng giá đất tại các Quận, Huyện trong TP.HCM + Giá thị trường tại thời điểm hiện tại (trên báo mua bán, các trang web…) - Tiến hành định giá: + Chuyên viên Tín dụng và Trưởng Phòng tín dụng cùng Chuyên viên Hỗ trợ tín dụng đi đến địa điểm nơi có tài sản thế chấp, dụng cụ mang theo: máy ảnh, photo giấy tờ tài sản thế chấp. + Định giá gồm có 2 phần : Phần diện tích đất và nhà (diện tích sử dụng, diện tích xây dựng ) + Tham khảo giá đất nhà nước, giá đất thị trường tại thời điểm hiện tại trên các Báo, trang Web nhà đất sáu đó tiến hành định giá và lấy 70% (có thể cao hoặc thấp hơn trong trường hợp đặc biệt) trên tổng định giá thị trường. + Các bên tham gia định giá ký vào biên bản định giá + Trình cấp lãnh đạo phê duyệt và ký 2.2.3.3. Soạn thảo các hợp đồng văn bản đi công chứng và Đăng ký giao dịch bảo đảm: - Dựa vào hồ sơ bên chuyên viên tín dụng đưa qua tiến hành soạn thảo các hợp đồng đi công chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo * Soạn thảo hợp đồng đi công chứng: Giấy giới thiệu, mẫu chữ ký của Giám đốc/Phó giám đốc Phiếu yêu cầu công chứng Văn bản xác nhận đối tượng công chứng Hợp đồng tín dụng (4 bản) Hợp đồng thế chấp (5 bản, 6 bản nếu là bảo lãnh bên thứ ba) Lời chứng của Công Chứng Viên Biên bản xác định tài sản thế chấp (3 bản ) Quyết định bổ nhiệm Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc, Kế Toán Trưởng (nếu là công ty) Giấy đăng ký kinh doanh nếu là Công Ty Biên bản hợp hội đồng thành viên nếu là Cty TNHH, biên bản họp hội đồng quản trị nếu là Cty CP Giấy tờ bản chính (Hộ khẩu, CMND, giấy đăng ký kết hôn, ly hôn, độc thân, chứng tử, khai sinh,Giấy tờ nhà,xe………) * Địa chỉ các phòng công chứng: + Công Chứng 1: 92 Pastuer, Quận 1, TP HCM (gồm: Quận 1,3,4,7, Phú nhuận) + Công chứng 2: 94-96 Ngô Quyền, Quận 5, TPHCM (gồm: Quận 5,6,8,11, Bình Tân) + Công chứng 3: 12 Thống Nhất, Phường Bình Thọ, Thủ Đức, TPHCM (gồm: quận 2,9, Thủ Đức) + Công Chứng 4: 25/5 Hoàng Việt, Phường 4, Tân Bình, TP.HCM (gồm: Quận 10, Tân Bình, Tân Phú) + Công Chứng 5: 278 Nguyễn Văn Nghi, Phường 7, Gò Vấp TP.HCM (gồm: Quận 12, Gò Vấp, Bình Thạnh) * Soạn thảo hợp đồng đi đăng ký giao dịch đảm bảo: Giấy giới thiệu Đơn yêu cầu đăng ký giao dịch đảm bảo (2 bản) Hợp đồng ủy quyền (nếu chủ tài sản là bên thứ ba không ra công chứng) Hợp đồng thế chấp đã công chứng Giấy tờ bản chính (giấy tờ nhà, thuế trước bạ…) Giấy tờ chính bản photo - Mục Đích: Ngăn việc khách hàng có thể sử dụng tài sản đã đảm bảo đi giao dịch, mua bán với người khác. 2.2.3.4. Tiến trình giải ngân: Sau khi công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm xong, Chuyên viên HTTD căn cứ vào hồ sơ vay vốn nếu đầy đủ hồ sơ thì tiến hành giải ngân, tiến trình như sau: 2.2.3.4.1. Ký khế ước nhận nợ: - Bộ phận HTTD thực hiện trình hồ sơ giải ngân khoản vay lên Ban giám đốc chi nhánh: + Ký duyệt giấy nhận nợ + Ký xác nhận lên các chứng từ rút tiền vay của khách hàng (Giấy rút tiền mặt (nếu khách hàng rút tiền vay bằng tiền mặt), ủy nhiệm chi (nếu khách hàng rút tiền bằng chuyển khoản), hoặc các chứng từ thanh toán quốc tế. 2.2.3.4.2. Cấp số CIF(mã số tài khoản của mỗi khách hàng), mở tài khoản cho khách hàng: CV QHKH phối hợp với phòng KTGD hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ tục mở tài khoản tại PG BANK và cấp CIF cho khách hàng (đối với khách hàng chưa có tài khoản tại PG BANK) Phòng KTGD thực hiện việc cấp CIF và mở tài khoản cho khách hàng theo đúng những quy định về thủ tục mở tài khoản. 2.2.3.4.3. Hình thức nhận giải ngân: * Khách hàng nhận giải ngân bằng tiền mặt: - Khách hàng viết giấy rút tiền mặt (nếu muốn rút bằng tiền mặt) và gửi cho chuyên viên HTTD hoàn thiện hồ sơ giải ngân cho khách hàng. * Khách hàng nhận giải ngân bằng chuyển khoản: - Khách hàng lập giấy ủy nhiệm chi theo hướng dẫn của chuyên viên tín dụng 2.2.3.4.4 Kiểm soát và hạch toán giải ngân trên Flexcube ( Phần mềm hệ thống CoreBanking ) * Kiểm soát hồ sơ giải ngân trên Flexcube: - Sau khi Ban giám đốc chi nhánh ký duyệt tờ trình giải ngân (nếu có), giấy nhận nợ, chuyên viên HTTD thực hiện kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ trước khi giải ngân cho khách hàng vay vốn, yêu cầu CV QHKH bổ sung các giấy tờ còn thiếu hoặc điều chỉnh các nội dung có sai sót. - Bộ phận HTTD kiểm tra về độ chính xác giữa số tiền được duyệt giải ngân theo giấy nhận nợ và số tiền khách hàng rút tiền vay theo chứng từ kế toán. Trong trường hợp kiểm soát thấy hồ sơ giải ngân không đảm bảo theo quy định, Bộ phận HTTD phải thông báo với phòng kinh doanh và báo cáo giám đốc chi nhánh ngay để quyết định giải pháp trước khi thực hiện giải ngân. ** Hoạch toán giải ngân trên phần mềm Flexcube: - Chuyên viên HTTD thực hiện nhập số liệu và hoạch toán giải ngân trên phần mềm Flexcube theo trình tự sau: + Đăng nhập hệ thống: Mỗi chuyên viên HTTD có User và Password riêng để đăng nhập hệ thống: + Sau khi đăng nhập thành công Phần mềm hệ thống IflexCube có giao diện tổng thể như sau: 1. Customer Maintenance ( cấp hạn mức cho khách hàng) Customer Sumary F7 % Fullname F8 Double Click Unlock Limit Duyệt (DoTrưởng/Phó Bộ Phận HTTD/Kiểm Soát Viên Bộ Phận HTTD duyệt sau mỗi bước giải ngân) * Customer : Mã số CIF của khách hàng * Overall Limit : Số tiền cấp hạn mức 2.Limits collaterals Limit Collaterals Detailed New Fields Duyệt * Liabilifi: Nhập số CIF của khách hàng * Collateral code: Mã số tài sản đảm bảo của khách hàng * collaterall value : Giá trị tài sản đảm bảo * Start Date: Ngày bắt đầu * Expiry Date: Ngày đáo hạn * description: Nhập ghi chú 3. Limit collateral pools Limit Pool Maintenance Detailed New Duyệt * Pool Code: Nhập mã pool * Linked Amount: Nhập số tiền vay theo hạn mức * Linked Amount: Số tiền vay 4. Limits template: Limit Lines Details New Duyệt *Line Code: Nhập mã line * Description: Nhập “ Line_tên khách hàng_số hợp đồng” *Bỏ chọn Revolving Line 5.Limits Limit Facillities Detials Duyệt * Line Code: Mã số line * Internal Remarks: Nhập “ Line_ten KH_mã HĐ” * Line Currency: Mã tiền tệ 6. Loan & Desposits ( lập hợp đồng vay: Số tiền vay, lãi suất, thời hạn vay…) Loan & Desposits Contract input Details Duyệt 7. Teller(Nhập ngoại bảng) Teller Retail Teller Detail New Duyệt - Trong Quá trình hạch toán giải ngân Trưởng/Phó Bộ Phận HTTD/Kiểm Soát Viên Bộ Phận HTTD kiểm soát lại các hồ sơ giải ngân đầy đủ, hợp lệ, các điều kiện vay của cấp xét duyệt được thực hiện, kiểm tra lại số tiền được duyệt giải ngân, số tiền theo chứng từ rút tiền vay của khách hàng và số tiền chuyên viên bộ phận HTTD đã hạch toán giải ngân trên hệ thống. Nếu khoản vay đầy đủ điều kiện được duyệt giải ngân, các số liệu đúng khớp thì trực tiếp duyệt giải ngân trên hệ thống phần mềm hệ thống (FlexCube) sau mỗi bước hạch toán. 2.2.3.4.5. Chuyển tiền giải ngân cho khách hàng: - Sau khi hạch toán giải ngân trên hệ thống, cán bộ HTTD chuyển Giấy nhận nợ đã được Ban Giám Đốc ký duyệt và các chứng từ giải ngân kèm theo (Giấy rút tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền nước ngoài…) cho phòng KTGD/phòng TTQT để thực hiện chuyển tiền giải ngân cho khách hàng. - Phòng KTGD/ phòng TTQT nhận chứng từ giải ngân, kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu trên chứng từ giải ngân, nếu khớp đúng với mẫu đăng ký tại ngân hàng thì thực hiện chuyển tiền giải ngân hoặc cho khách hàng rút tiền mặt theo đúng nội dung các chứng từ giải ngân kèm theo đã được Ban Giám Đốc phê duyệt - Trường hợp khách hàng muốn rút tiền, chuyển tiền tại các Phòng Giao dịch (PGD) của chi nhánh trong hệ thống PG BANK, cán bộ bộ phận HTTD tại các PGD chi nhánh thực hiện việc giải ngân sẽ Fax/Scan Giấy nhận nợ đã được phê duyệt cho PGD chi nhánh thực hiện việc rút tiền/chuyển tiền. Giao dịch viên tại PGD chi nhánh thực hiện việc rút tiền/chuyển tiền kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu trên chứng từ rút tiền/chuyển tiền của khách hàng, nếu khớp đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký thì thực hiện giao dịch cho khách hàng theo yêu cầu. * Trường hợp khách hàng xuất trình giấy rút tiền/chuyển tiền nhỏ hơn số tiền trên giấy nhận nợ, Giao dịch viên tại phòng KTGD hoặc cán bộ phòng TTQT có trách nhiệm thông báo lại cho bộ phận HTTD tại chi nhánh giải ngân để bộ phận này phong tỏa số tiền chưa sử dụng của khách hàng lại. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng tiếp số tiền còn lại, bộ phận HTTD sẽ giải tỏa để thực hiện giao dịch theo yêu cầu của khách hàng. - Sau khi GDV tại phòng kế toán giao dịch hoặc cán bộ phòng thanh toán quốc tế đã thực hiện xong việc chuyển tiền/rút tiền cho khách hàng, đóng dấu “đã thanh toán” lên chứng từ chuyển tiền hoặc rút tiền mặt và chuyển cho bộ phận HTTD một liên copy chứng từ thanh toán để bộ phận này lưu hồ sơ. 2.2.3.4.6. Lưu hồ sơ vay vốn: - Các bộ phận tham gia lưu hồ sơ vay vốn gồm: Phòng kinh doanh, Bộ phận HTTD, Phòng KTGD. Phòng HTTD chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ hồ sơ. Danh mục hồ sơ được phân loại chi tiết như sau: STT Tên Hồ sơ tín dụng HỖ TRỢ TÍN DỤNG Chuyên Viên QHKH Chuyên viên phòng KTGD Gốc Copy Gốc Copy Gốc copy A Khách hàng tổ chức 1 Hồ sơ khách hàng Hồ sơ tư cách pháp nhân (a) (a1) Hồ sơ liên quan đến tình tình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng * * 2 Hồ sơ hạn mức giao dịch Đề nghị cấp hạn mức giao dịch của khách hàng * Báo cáo thẩm định kèm theo phê duyệt * * Hợp dồng cung cấp HMGD ký với khách hàng, hợp dồng tài trợ/ủy thác đầu tư * Hồ sơ tài sản đảm bảo cho HMGD (b) (b1) Hồ sơ khác liên quan đến khách hàng, HMGD * 3 Hồ sơ các khoản vay Giấy đề nghị vay vốn của khách hàng * PAKD/Dự án đầu tư từ các giấy tờ liên quan * * HĐ/hóa đơn mua hàng/tài sản của khách hàng * * 4 Hồ sơ giải ngân theo các khoản vay Giấy nhận nợ * * Hợp đồng tín dụng(theo khoản vay) * * Báo cáo thẩm định kèm phê duyệt * * Tờ trình giải ngân * (b1) Hồ sơ tài sản đảm bảo cho khoản vay (b) * Chứng từ rút tiền vay của khách hàng * * Thông báo chuyển tiền của ngân hàng đầu mối * Chứng từ kiểm tra sử dụng vốn vay * B Khách hàng cá nhân 1 Hồ sơ khách hàng * 2 Hồ sơ nhu cầu vốn vay theo PAKD * 3 Hồ sơ giải ngân Giấy nhận nợ * * Hợp đồng tín dụng * Báo cáo thẩm định * Tờ trình giải ngân * Hồ sơ tài sản đảm bảo cho khoản vay * (b1) Các chứng từ rút tiền vay của KH * * Chứng từ kiểm tra sử dung vốn vay * - Hồ sơ phải được lưu trong tủ có khóa do chuyên viên có trách nhiệm quản lý. * Chú thích: (a) Hồ sơ tư cách pháp nhân của khách hàng (bản photocopy có công chứng) (a1) Hồ sơ tư cách pháp nhân của khách hàng theo quy định về hồ sơ mở tài khoản tại PGBank (b) Hợp đồng tài sản đảm bảo: Biên bản định giá tài sản, hợp đồng thế chấp/cầm cố/bảo lãnh, phiếu nhập kho tài sản đảm bảo, biên bản giao nhận hồ sơ tài sản đảm bảo (b1) Hợp đồng thế chấp/cầm cố/bảo lãnh, biên bản định giá tài sản, biên bản giao nhận hồ sơ tài sản đảm bảo và hồ sơ gốc chứng minh quyền sở hữu tài sản đảm bảo theo đúng quy định về quản lý tài sản đảm bảo lưu kho quỹ. *: Các hồ sơ được chọn lưu 2.2.3.4.7. Nhập kho tài sản đảm bảo: - Bộ phận HTTD phối hợp với CV QHKH để hoàn thiện thủ tục nhận tài sản đảm bảo. - Bộ phận HTTD tiếp nhận hồ sơ tài sản đảm bảo từ khách hàng và phối hợp với phòng KTGD thực hiện nhập kho tài sản theo đúng quy định về quản lý tài sản của PGBank: * Nhập kho tài sản đảm bảo bao gồm các loại: Tờ trình thẩm định Báo cáo đánh giá rủi ro độc lập Biên bản giao nhận Hơp đồng tín dụng Hợp đồng thế chấp Đăng ký giao dịch đảm bảo Biên bản định giá Phiếu hạch toán (nếu có) Bảng kê tài sản đảm bảo tiền vay (3 bản) Giấy tờ bản chính (Giấy tờ nhà, cavet xe, bảo hiểm xe………) Các giấy tờ khác * Chuyên viên HTTD, kiểm soát viên và thủ quỹ ký vào biên bản nhập kho tài sản đảm bảo.(3 bản) ( bộ phận kho quỹ giữ một bản) * Các chứng từ có một bản gốc phải photo lại lưu tại bộ phận HTTD 2.2.3.5. Giám sát hoạt động khách hàng, đôn đốc thu nợ gốc, lãi vay * Định kỳ vào ngày 26 tiến hành thu gốc, lãi - Ngày 20 in sao kê gốc lãi đến hạn thông báo cho chuyên viên tín dụng để thông báo cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị nguồn tiền thanh toán nợ đến hạn. - Khi khách hàng thanh toán nợ đến hạn, chuyên viên HTTD hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ tục thanh toán. - Nếu khách hàng đóng đúng gốc lãi thì hệ thống phần mềm FLexcube tự động thu - Nếu khách hàng đóng gốc trước hạn thì chuyên viên HTTD tiến hành thu tay trên hệ thống. * Các bước thu nợ gốc và lãi vay + Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt để trả gốc lãi: Bước 1: Hướng dẫn khách hàng lập Giấy nộp tiền vào tài khoản - CV HTTD tính toán số tiền lãi và gốc cụ thể khách hàng cần nộp để trả nợ và hướng dẫn khách hàng lập Giấy nộp tiền vào tài khoản. - Giao dịch viên ký vào phần kế toán trên giấy nộp tiền và hướng dẫn khách hàng nộp tiền mặt tại quỹ của chi nhánh Bước 2: Kiểm đếm tiền và hạch toán nộp tiền vào tài khoản của khách hàng: - Giao dịch viên kiểm đếm tiền của khách hàng nếu đủ thì ký và đóng dấu “đã nộp tiền “ lên Giấy nộp tiền và đồng thời ghi có vào tài khoản của khách hàng. Bước 3: Hạch toán và duyệt thu gốc, lãi vay - CV Bộ phận HTTD kiểm tra trên tài khoản của khách hàng đã có tiền chưa, nếu có tiến hành thu gốc lãi tiền vay. - CV HTTD in ra phiếu hạch toán thu nợ gốc, lãi vay từ hệ thống Flexcube ký vào phiếu hạch toán và chuyển cho trưởng/phó bộ phận HTTD hoặc kiểm soát viên duyệt và ký kiểm soát trên phiếu hạch toán, sau đó chuyển chứng từ hạch toán cho CV HTTD để thực hiện lưu hồ sơ + Trường hợp khách hàng có tài khoản tại PGBank và muốn chuyển tiền từ tài khoản để trả gốc, lãi tiền vay: Bước 1: Hướng dẫn khách hàng lập và kiểm tra nội dung UNC - CV HTTD tính toán số tiền lãi và gốc cụ thể khách hàng cần chuyển để trả nợ và hướng dẫn khách hàng lập UNC. Sau đó, CV HTTD kiểm tra nội dung UNC (chữ ký, dấu của công ty, số tiền chuyển trả…) Bước 2: Hạch toán và phê duyệt chuyển trả gốc và lãi vay của khách hàng Sau khi kiểm tra nội dung UNC nếu khớp đúng thì hạch toán chuyển khoản và thu nợ của khách hàng và ký vào UNC. CV HTTD in ra phiếu hạch toán và thu nợ gốc lãi tiền vay từ hệ thống (Flexcube), ký vào phiếu hạch toán và chuyển cho Trưởng/Phó bộ phận HTTD hoặc Kiểm Soát Viên duyệt và ký kiểm soát trên phiếu hạch toán, sau đó chuyển chứng từ hạch toán cho CV HTTD để thực hiện lưu hồ sơ + Trường hợp khách hàng chuyển tiền từ ngân hàng khác về tài khoản tiền gửi tại PGBank để trả gốc lãi tiền vay: Bước 1: Hạch toán ghi có vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tại PG BANK. Căn cứ trên nội dung chứng từ chuyển tiền liên ngân hàng, cán bộ KTGD khối tác nghiệp hạch toán ghi có vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tại chi nhánh liên quan, chuyển một liên copy chứng từ chuyển tiền liên ngân hàng cho cán bộ HTTD chi nhánh liên quan Bước 2: Hạch toán và phê duyệt thu gốc, lãi vay của khách hàng Cán bộ HTTD của chi nhánh liên quan kiểm tra trên tài khoản khách hàng đã có tiền ghi có, căn cứ vào nội dung chứng từ tiền vế để hạch toán thu nợ gốc, lãi vay của khách hàng. CV HTTD in ra phiếu hạch toán thu nợ