Đề tài Quy trình lập kế hoạch, vận dụng lập kế hoạch cho một cuộc họp và một chuyến đi công tác trong cơ quan

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 11/24/2010 ‹#› Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#›  Môn học : Quản trị hành chính văn phòng Quy trình lập kế hoạch. Vận dụng lập kế hoạch cho một cuộc họp và một chuyến đi công tác trong cơ quan Nhóm 8: Trương Văn Cường Nguyễn Quang Diệu Phạm Hồng Đức Đinh Xuân Đức Cáp Minh Dũng Đặng Thị Kim Ngọc Phan Nhất Quyết Trần Bảo Thiện Nguyễn Thanh Thiện Nguyễn Thành Trung. I. Một số khái niệm: Hội họp: Hội họp là một hình thức giao tiếp, đó là một nhóm người tậo trung nhau lại thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định về vấn đề nào đó. Kế hoạch: Là tập hợp những hoạt động được sắp xếp thep lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể… Hoạch định: Là một chức năng của nhà quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành mục tiêu đó. Xác định mục tiêu yêu cầu Xác định nội dung công việc Xác định công việc đó thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện Xác định phương pháp thực hiện Xác định phương pháp kiểm tra Xác định nguồn lực II. Quy trình lập kế hoạch: 1. Quy trình lập kế hoạch cho một cuộc họp: Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp Xác định nội dung công việc Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào Dự trù kinh phí cho từng hoạt động Lập chương trình kế hoạch cuộc họp Vận dụng lập kế hoạch cho cuộc họp: Tình huống: Chi nhánh mạng điện thoại Viettel – Thành phố Hồ Chí Minh, có kế hoạch tổ chức cuộc họp báo cáo kết quả kinh doanh trong 6 tháng đầu năm và đề ra kế hoạch cụ thể cho 6 tháng cuối năm, lấy ý kiến đóng góp về việc mở rộng thị trường tại các tỉnh miền Tây ( nhu cầu của người dân, tiềm năng kinh doanh, Công ty đã có đủ điều kiện về nhân lực-cơ sở vật chất để thực hiện chưa ?…) THỰC HIỆN 2 .Quy trình lập kế hoạch cho một chuyến đi công tác Tình huống: Ban giám đốc Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam (Viettinbank) trụ sở chính tại 108 Trần Hưng Đạo, Hà Nội có chuyến đi công tác vào TPHCM nhằm gặp gỡ đối tác để mở rộng mạng lưới khách hàng. Đoàn công tác gồm có: TGĐ Phạm Xuân Lập, PTGĐ Lê Đức Thọ, PTGĐ Võ Minh Tuấn và một số thành viên khác. Phác họa chuyến đi Mục đích: mở rộng mạng lưới khách hàng Nội dung: tham gia các hội thảo, ký hợp đồng với đối tác, thỏa thuận dự án đầu tư mới, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng Số lượng người đi công tác: 6 TGĐ Phạm Xuân Lập và thư ký, PTGĐ Lê Đức Thọ và thư ký, PTGĐ Võ Minh Tuấn và thư ký. Địa điểm: thành phố Hồ Chí Minh Ngày khởi hành: 25/11/2010 Ngày kết thúc: 27/11/2010 Phương tiện đi lại: máy bay, taxi Lập hồ sơ chuyến đi Mục Nội dung Xác nhận thực hiện Ghi chú Đăng ký trước - Vé máy bay Vietnam Airline - Taxi Mai Linh - Khách sạn Sheraton - Phòng hội nghị khách sạn Sheraton Các cuộc hẹn - Gặp gỡ ban lãnh đạo Techcombank - Gặp gỡ giám đốc công ty Du lịch Viettravel - Gặp gỡ ban lãnh đạo trường đại học Kinh tế-Luật ĐHQG TPHCM Tài liệu, phương tiện cần chuẩn bị - Thông tin về hệ thống ATM của Techcombank - Dự án đầu tư của Viettravel - Thông tin về chất lượng hoạt đông của trường Đại hoc Kinh tế-Luật TPHCM ĐHQG TPHCM - Các hợp đồng ký kết - Laptop Dự toán chi phí cho chuyến đi Tiền vé máy bay, tiền di chuyển bằng taxi, tiền ăn, tiền phòng khách sạn, tiền thuê phòng hội nghị,… Đối chiếu chính sách của cơ quan Xem xét các chính sách của cơ quan về các điểm như: ai có thẩm quyền cho phép đi công tác, thủ tục phải tiến hành ra sao, tiêu chuẩn cán bộ khi đi công tác, các quy định liên quan đến việc tạm ứng chi phí, quyết toán chi phí,… Đăng ký trước - Liên hệ và đặt trước vé máy bay cho đoàn: Hãng hàng không : Vietnam Airline Chuyến bay: Hà nội đến TP.HCM Giờ khởi hành: 8h ngày 25/11/2010 Giờ đến: 10h ngày 27/11/2010 - Gọi điện thoại đặt phòng: Khách sạn Sheraton Số phòng 404, 405, 406, 407, 408, 409 Ngày nhận phòng 25/11/2010 Đăng ký các bữa ăn tại khách sạn -Gọi điện đặt trước taxi Mai Linh -Gọi điện đặt trước phòng hội nghị khách sạn Sheraton Thời gian 13h-17h ngày 25/11/2010 Số lượng tham dự 15 người - Chuẩn bị giấy dự họp, giấy mời cho các thành viên. - Chuẩn bị các giấy tờ đi đường, giấy giới thiệu, xác nhận. Soạn thảo lịch trình chuyến đi Ngày Giờ Nơi Đến Nội dung Ghi Nhớ 25/11 7h00 Sân bay Nội Bài Làm thủ tục và lên máy bay 9h30 Sân bay Tân Sơn Nhất 10h00 Khách sạn Sheraton Nghỉ ngơi, ăn trưa 13h00 Phòng hội nghị khách sạn Sheraton Gặp mặt ban lãnh đạo Viettinbank TPHCM 15h00 Phòng hội nghị khách sạn Sheraton Gặp gỡ ban lãnh đạo Techcombank để bàn về việc hợp tác một số dịch vụ ATM 26/11 8h00 Công ty Du lịch Viettravel Gặp gỡ và xem xét dự án đầu tư của công ty Du lịch Viettravel 13h00 Trụ sở chính Viettinbank TPHCM Gặp một số khách hàng quan trọng của công ty 27/11 8h00 Trường đại học Kinh tế-Luật ĐHQG TPHCM Gặp gỡ ban lanh đao trường và bàn về dự án tài trợ một chương trình học bổng cho các sinh viên của trường. 13h00 Sân bay Tân Sơn Nhất Đáp máy bay về Hà Nội Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà Thông báo thời gian thủ trưởng vắng mặt: Từ ngày 2527/11/2010 - Ủy thác cho văn phòng và một số phòng khác quyền và trách nhiệm Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi Kiểm tra các giấy tờ, tài liệu cần thiết Kiểm tra xác nhận vé máy bay - Kiểm tra xác nhận đặt phòng Caùm ôn söï laéng nghe cuûa thaày vaø caùc baïn !