Đề tài Quy trình xuất hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải mặt trời 2011

phần mềm ứng dụng mới. Quản lý hệ thống mạng nội bộ công ty, khắc phục các sự cố liên quan đến máy tính hàng ngày. 1.1.4.4 Bộ phận kế toán: Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu cho Ban Giám đốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, các quyết định về kinh tế, tài chính. Quản lý tiền vốn, nguồn vốn, tài sản, vật tư hàng hóa, bảo toàn và phát triển vốn. Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước, hoạch toán kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh của công ty hàng năm. Đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ, hướng dẫn và thực hiện chế độ kiểm tra, chế độ thống kê các loại tài sản kinh doanh. Tiến hành các hoạt động quyết toán thuế theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.5 Bộ phận nhân sự Xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của công ty. Thực hiện việc tiếp nhận, điều động, bố trí, sắp xếp, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định của công ty phù hợp với Luật Lao động Việt Nam. Đánh giá chất lượng nhân viên. Hoạch định các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Chịu trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của nhân viên về mặt tiền lương và các chế độ ưu đãi về bảo hiểm cho người lao động theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.6 Bộ phận chứng từ: Chuẩn bị các loại chứng từ gồm cả tờ khai Hải quan cho nhân viên Bộ phận giao nhận hiện trường. Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề trong lĩnh vực Hải quan. Thực hiện việc thanh lý sản xuất xuất khẩu và gia công cho khách hàng. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu để khai Hải quan. Liên lạc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không thực hiện việc booking mỗi ngày đối với hàng xuất khẩu. Thực hiện quy trình xuất nhập khẩu kể cả đối với loại hàng hóa được xuất nhập khẩu qua bưu điện hay các đại lý chuyển phát nhanh. Theo dõi giấy phép và xin giấy phép xuất nhập khẩu. 1.1.4.7 Bộ phận kinh doanh & tiếp thị: Chịu trách nhiệm về kế hoạch kinh doanh, mở rộng thị trường, nghiên cứu chiến lược thị trường, phát triển dịch vụ mới, duy trì và gia tăng giá trị thương hiệu. Chăm sóc khách hàng thân thiết, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Phát triển thị trường nội địa theo chiến lược công ty. Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty. 1.1.4.8.Bộ phận giao nhận hiện trường: Phụ trách các khâu nghiệp vụ từ lúc mở tờ khai đến lúc kiểm hóa và giao hàng cho khách hàng. Bảo đảm giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hóa từ lúc tiếp nhận hàng đến khi giao cho khách hàng. Theo dõi, giám sát quá trình đóng hàng xuất khẩu, kiểm tra nhập kho quá trình nhập khẩu. 1.1.5. Tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây Khách hàng hiện nay của công ty là các doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, chủ yếu là quần áo gia công, đồ nội thất bằng gỗ, giày dép cao cấp, nước uống đóng chai, trang thiết bị gia đình…(đường biển), mỹ phẩm, hoa quả đông lạnh, quần áo thời trang, thực phẩm tươi sống…(đường hàng không). Những mặt hàng này được xuất hay nhập khẩu từ khắp nơi trên thế giới, chủ yếu là Singapore, Hongkong, Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc, Mỹ, Canada, các nước Mỹ Latin, New Zealand, Trung Đông, Đức, Hà Lan, Đan Mạch, Ai Len, Pháp, Tây Ban Nha… Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mục tiêu hàng đầu của nhà kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tối đa với chi phí tối thiểu và cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho khách hàng của mình. Để đạt được mục tiêu đó, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên đã nổ lực không ngừng và đạt được kết quả khả quan. ĐVT: VND CHỈ TIÊU NĂM 2008 2009 2010 Tổng Doanh thu 7.849.428.765,00 9.574.846.257,00 10.763.238.790,00 Tổng Chi phí 7.506.243.309,76 9.111.572.988,60 9.986.992.775,20 Tổng Lợi nhuận 343.185.456,24 463.273.269,40 776.246.014,80 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010- Bộ phận Kế toán) Bảng 1.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010 CHỈ TIÊU NĂM 2008 2009 2010 Tổng Doanh thu 7.849.428.765,00 9.574.846.257,00 10.763.238.790,00 Doanh thu từ hoạt động giao nhận 7.647.454.440,00 9.342.406.257,00 10.420.593.790,00 Tỷ trọng % 97.43% 97.57% 96.82% ĐVT: VND Bảng 1.3 Bảng doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty Nhận xét: Qua 2 bảng số liệu trên, ta thấy kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm qua đều tăng về doanh thu, lợi nhuận. Doanh thu tăng từ 7.849.428.765,00 (2008) đến 7.849.428.765,00 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 121,98% và tiếp tục tăng đến 10.763.238.790,00 (2010) đạt tỷ lệ tăng 121,41%. Lợi nhuận tăng từ 343.185.456,24 (2008) đến 463.273.269,40 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 134,99% và tiếp tục tăng đến 776.246.014,80 (2010) đạt tỷ lệ tăng 167,56%. Giao nhận giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tỉ lệ đóng góp của hoạt động giao nhận năm 2008 chiếm 97,43%, đến năm 2009 tăng lên 97, 57%. Tuy nhiên năm 2010, tỷ trọng này giảm xuống 96,82%, nguyên nhân là do khủng hoảng kinh tế thế giới ảnh hưởng đến các ngành sản xuất và dịch vụ, mặt khác, năm 2010 lại xảy ra nhiều thiên tai biến cố thiên nhiên gây thiệt hại cho hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty. Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm cho thấy Sun VN Việt Nam đang dần ổn định, Ban Giám đốc vẫn tiếp tục duy trì chính sách mở rộng giao dịch với khách hàng, mở rộng quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đồng thời ổn định chất lượng dịch vụ. Đây là yếu tố giữ chân khách hàng cũ đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng. Với thế mạnh thương hiệu hiện có cùng đội ngũ nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm, Sun VN Việt Nam sẽ tiếp tục phát triển trên thị trường dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu. 1.1.6. Định hướng phát triển trong thời gian tới Công ty tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực giao nhận vì đây là định hướng của công ty. Định hướng lớn nhất của công ty là tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường trong bối cảnh ngày càng có nhiều công ty giao nhận ra đời, sự cạnh tranh gay gắt không chỉ về giá mà còn về chất lượng dịch vụ. Ban Giám đốc đã xác định được tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên luôn chú trọng tìm kiếm những biện pháp và xây dựng kế hoạch kinh doanh để công ty luôn đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt. Khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu nhằm giữ vững mối quan hệ thân thiết, tạo sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng cũ. Áp dụng thêm một số biện pháp hỗ trợ khách hàng thực hiện giao dịch tận nhà, giao nhận trọn gói. Sun VN lấy phương châm “Nhanh chóng, đúng hẹn và an toàn” để phục vụ khách hàng. Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh của công ty đến khách hàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động. Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiến thức pháp luật, kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu cho toàn nhân viên nhằm thúc đẩy công ty khai thác tốt hơn các dịch vụ khác. 1.2. Quá trình làm chứng từ hàng xuất khấu bằng đường biển của công ty Sun VN 1.2.1. Lấy booking : Nhận chi tiết booking từ sales liên hệ hãng tàu để lấy booking, sau khi nhận được booking sẽ gửi booking cho khách hàng. Theo dõi quá trình đóng hàng của khách hàng để lấy số container và số seal gữi cho hãng tàu trước closing time khoảng 3 tiếng. Hình 1.4 Hình 1.5 1.2.2. Xuất Bill Nhận chi tiết bill từ khách hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ. Cách xuất bill bằng phần mền SMS: Sau khi đăng nhập SMS màn hình sẽ có dạng như hình bên dưới Để tạo một bill mới chúng ta chọn như hình sau Màn hình sẽ có giao diện như sau (mặc định lúc này ở General) General: sử dụng để tạo MBL File’s document: tạo HBL Sau khi chúng nhập hết các thông tin MBL và SAVE lại sau đó mới có thể nhập được các thông tin HBL o button Files’s document 1.2.2.1. General 1.2.2.1.1 File no: sẽ có tổng cộng 14 kí tự 3 kí tự đầu: SUN 3 kí tự kế tiếp: là loại hàng FCL hoặc LCL, ở hình bên dưới lấy ví dụ LCL Kí tự tiếp theo là E (export) 2 kí tự kế tiếp sẽ là 2 số cuối của năm (ở trường hợp này là năm 2010) 5 kí tự cuối cùng sẽ là số FILE theo dõi 1.2.2.1.2 H/Agent Nhập vào agent se handle lô hàng này Trường hợp dữ liệu đã có trên SMS thì chúng ta chỉ cần nhập tên vào và nhấp tab thì đã xem như nhập xong Nếu agent chưa có trên SMS thi chúng ta phải tạo mới. Việc tạo mới agent sẽ được tiến hành bằng cách nhấp vào biểu tượng như trên hình Bất cứ việc tạo mới nào sẽ được tiến hành tương tự như nhau bằng cách nhấp vào biểu tượng trên. Một cửa sổ mới sẽ được hiện lên như sau: Nhấp vào NEW để tạo data agent mới. Man hình se hiện lên cửa sổ mới như sau Hình trên chúng ta bắt buộc phải điền những ô đánh dấu. Ở phần Group of Agent’s name chúng ta chọn bất kì agent nào bên dưới (nếu không chọn phần này SMS sẽ không cho chúng ta SAVE). Agent ID: là tên viết tắt của agent, chúng ta phai đặt cho dễ nhớ. Điều nay giúp chúng ta dễ dàng hơn cho những lần làm bill sau trong việc tìm kiếm tên agent ACC code: có thể viết tương tư Agent ID. Sau khi đã nhập xong hết chúng ta bấm SAVE để luư lại dữ liệu Sau khi save chúng ta trở ra H/agent để load agent đã nhập. Nhập tên agent cần thiết vào như trên hình. Tên của agent mà chúng ta đã nhập sẽ hiện lên chỉ cần nhấp chọn. Ấn TAD để qua phần khác 1.2.2.1.3 Carrier: Cũng tương tự như H/Agent. Chúng ta sẽ chọn tên carrier đối với FCL va tên FWD nếu chúng ta coload hàng. Nếu data chưa có chúng ta sẽ tạo mới giống như H/agent 1.2.2.1.4 Feeder: Nhập tên tàu, bao gồm có ETD, ETA , và số chuyến Nếu chưa có tên tàu. nhấp vào hình như bên dưới để tạo tên tàu mới Nhấp chọn New để tạo tên tàu mới. Màn hình sẽ hiện lên như sau Chúng ta sẽ nhập những thông tin cần thiết như hình bên dưới sau đó nhấp Save Ở Terminal: chúng ta bất kì phần nào cũng được, mục đích là đề SAVE lại Các chi tiết còn lại nhập như trên hình Loại hàng là LCL Service và DDC mặc định như đã chọn Cảng đi: HCM Cảng đến: SYD Crt.type: hàng LCL thường không cần nhập phần này nhưng chúng ta bắt buộc phải nhập thì mới SAVE được. Phần MBL no chúng ta căn cứ vao MBL de nhập vào Nhấp SAVE để luu lai. Hình 1.6 1.2.2.2. File’s document Sau khi nhấp vào button File’s document thì trên màn có dạng như sau 1.2.2.2.1 HBL Detail Chúng ta nhấp NEWàH/BL như trên hình để tạo HBL Để tạo HBL chúng ta cần nhập tất cả các ô đánh dấu như hình trên B/L no: nhập vào số HBL# SYD100610A Shipper: Nếu shipper chưa được tạo trên SMS thì chúng tao tạo mới như sau Chọn NEW Chúng ta nhập các thông tin cần thiết như hình trên sau đó nhập SAVE Sau khi đã tạo data của shipper. Lúc này chỉ cần điền tên của shipper vào mục shipper để load dữ liệu. Chỉ cần nhấp chọn và nhấp TAB Connee Tiến hành tương tự như nhập shipper Notify Party Quotation: để nhập Quotation chúng tiến hành nhấp theo hình sau Chúng ta nhấp vào New Quot Tuỳ theo FCL hoặc LCL mà chúng ta chọn, trường hợp này chúng ta chọn LCL. Màn hình sẽ thể hiện như sau: Trước tiên chúng ta xóa 2 dòng H-OCEAN FREIGHT và REFUND TO CLIENT vì lúc làm bill chưa có order. Xóa bằng cách nhấp chuột vào dòng đó và nhấn DELETE Effective date: tính từ lúc làm bill Expire date: cách effective 30 days Wgt Constraint: 1000 (1000 kgs/CBM) Ref: Nobill (no bill fee) Nhấp SAVE để lưu lại quotation vừa tạo. chúng ta nhấp MORE điền tên dest và tên shipper sau đó nhấp Searchàclick đúp vào quotation vừa search ở bên dưới để load Nhập tất cả các số liệu còn lại như hình trên 1.2.2.2.2 Discription of goods Nhấp vào button Description of goods màn hình sẽ thể hiện như sau Nhập hết các số liệu cần thiết vào. Sau đó nhấn ADD. Lưu ý ở phần cont/seal do hàng LCL đôi khi không có cont seal, nhưng để lưu được HBL chúng ta để một dấu chấm vào để lưu được 1.2.2.2.3 Freight charge & Print status Ở button này điền đầy đủ các thông tin như hình trên. Sau đó nhấp SAVE H/BL để lưu HBL Sau khi đã save HBL chúng ta tiến hành in HBL đó bằng càch nhấp vào button Print bên dưới Màn hình sẽ hiện thị như sau: Nhấp vào biểu tượng có hình bao thư để chuyển sang file word, lúc này chưa thể chỉnh sửa trực tiếp trên bill được Chọn như trên hình và nhấp ok, bill sẽ được chuyển sang word, lúc này chúng ta có thể chỉnh sửa trực tiếp sang bill Hình 1.7 1.2.3. Giao Bill cho khách hàng Gửi bill cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Nếu khách hàng lấy Original Bill, sau khi xuất trình giấy giới thiệu và thanh toán, giao OB/L cho khách hàng. Nếu khách hàng sử dụng Surrendered Bill, sau khi khách hàng thanh toán, sẽ làm điện giao hàng (T/R) cho HB/L. Đồng thời, yêu cầu hãng tàu làm T/R cho MB/L. Sau đó gửi T/R cho HB/L & MB/L đến đại lí. PHẦN 2: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HỌAT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SUN VN TRANSPORT CORPORATION 2.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự: Công ty Sun VN ở Việt Nam nổi tiếng về lĩnh vực vận chuyển giao nhận và thương mại nên đối với công ty việc tuyển dụng nhân sự, huấn luyên, đào tạo cho từng bộ phận là rất quan trọng . Đưa ra các tiêu chuẩn thích hợp cho từng bộ phận sau đó qua những hình thức tuyển chọn khắt khe đề tìm ra những người thích hợp cho từng vị trí. Vị trí đầu tiên quan trọng nhất trong công ty là giám đốc, là người có thể đưa ra những quyết định, tính toán, điều hành đưa ông ty phát triển đúng hướng và tốt nhât. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đặc biệt là nhân viên phòng kinh doanh rất năng động giúp công ty trong việc tìm kiếm thêm khách hàng mới, và bộ phận chăm sóc khách hàng duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với tất cả khách hàng. Đội ngũ nhân viên giao nhận làm việc nhiệt tình, tích cực, mặc dù làm việc ở bên ngoài nhưng không lãng phí thời gian của công ty. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ- ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao cả về nhận thức, tư tưởng và trách nhiệm. Tổ chức biên chế gọn nhẹ, hiệu quả. 2.2. Các họat động chức năng của doanh nghiệp 2.2.1. Công tác quảng bá, tìm kiếm khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ: 2.2.1.1 Nâng cao chất lượng phục vụ, dịch vụ cho khách hàng Trong lĩnh vực giao nhận hiện nay tại Việt Nam, ngoài những tổ chức giao nhận trong nước có thâm niên như Viettrans, Saigontran,… còn có nhiều tổ chức quốc tế tham gia giành thị phần. Điều này đã tạo ra cạnh tranh gay gắt gây khó khăn cho công ty. Khách hàng hiện nay đã bắt đầu lựa chọn đối tác để mang lại hiệu quả cho mình. Do đó để cạnh tranh với các đối thủ của mình, thì uy tín và chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng phải được đặt lên hàng đầu. Uy tín ở đây bao gồm sự lanh lẹ, chính xác, hợp lý, an toàn và hiệu quả. Chẳng hạn như luôn bảo vệ an toàn cho hàng hóa, cho tàu trong quá trình đóng gói, bố và vận chuyển, luôn chỉ cho khách hàng thấy phương thức thực hiện của mình là tối ưu, có uy tín với cơ quan, ban ngành có liên quan và cung cấp các dịch vụ tuyệt vời nhằm giao nhận hàng hóa với thời gian nhanh nhất, đảm bảo kịp thời đối với lô hàng gấp. Trong quá trinh bán sản phẩm dịch vụ của mình, nhân viên của công ty phải thu thập thông tin, ý kiến để phục vụ khách hàng tốt hơn. Giá cước xuất, nhập của Sun VN có thể nói rất cạnh tranh trên thị trường. Các công tác booking hiện nay ở Sun VN Việt Nam chủ yếu vẫn được thực hiện qua giấy và điện thoại, khiến cho nhân viên booking rất bận rộn và mất nhiều thời gian để thỏa thuận với khách hàng. Trong khi một cổng thương mại điện tử đã được xây dựng cho các đại lý khác của Sun VN hỗ trợ việc booking trực tuyến, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. 2.2.1.2 Đẩy mạnh và hoàn thiện công tác Marketing: Giao nhận là hoạt động nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản phẩm của sản phẩm vô hình. Vì vậy đòi hỏi đội ngũ nhân viên Marketing của công ty phải có những chiến lược tiếp thị quảng cáo cho sản phẩm của mình, phải kết hợp nhiều phương thức quảng cáo trên thị trường tiềm năng. Riêng lĩnh vực giao nhận đòi hỏi Marketing phải nắm thật vững nhiệm vụ của mình như: Lịch trình của hàng Địa điểm cần thiết của hàng để chọn hàng, tạo uy tín đối với khách hàng Giá cước và sự biến động của giá Trình tự khai báo, thủ tục giấy tờ liên quan Cước phi bốc dỡ Có thể hướng dẫn cho khách hàng một cách rõ ràng, từng bước thực hiện như một người giao nhận Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng Ngoài ra, công ty nên có biểu cước linh hoạt cho từng khách hàng cũng như khối lượng hàng chuyên chở mà công ty đưa ra biểu giá thích hợp. Cần có chinh sách đãi ngộ thỏa đáng cùng với chất lượng dịch vụ cao sẽ là yếu tố hàng đầu để thu hút khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ góp phần tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 2.2.1.3 Mở rộng hoạt động tìm kiếm khách hàng: Muốn thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm năng công ty cùng lúc cần phải đầu tư phát triển nhiều mặt, nhiều khâu, không xem nhẹ hoặc xem thường khâu nào. Cụ thể phải xây dụng mở rộng quan hệ rộng rãi với các hãng tàu để tìm kiếm nguồn hàng vì bất cứ một hàng nào cũng cần phải vận chuyển để phục vụ kinh doanh xuất nhập khẩu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hơn nữa các chủ hàng và chủ tàu luôn muốn thông qua đại lý, môi giới để giải quyết công việc nhằm có thời gian tập trung chuyên môn vào sản xuất kinh doanh. Vì vậy chúng ta cần có mặt kịp thời để quảng cáo cho các dịch vụ của mình 2.2.1.4 Mở rộng lĩnh vực hoạt động giao nhận vận tải Công ty nên đầu tư mở rộng và phát triển các lĩnh vực dịch vụ mới như: tư vấn khách hàng, kiểm kiện giám định, môi giới… mở rộng liên doanh liên kết với công ty giao nhận,đại lý trong và ngoại nước…nếu hoạt động có hiệu quả thì sẽ tăng nguồn vốn cho công ty . Vì môi giới là hoạt động không bao giờ lỗ, mức lợi nhuận của nó phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm khách hàng và những mối quan hệ của công ty với khách hàng của mình 2.2.1.5 Giám sát chặt chẽ việc thực hiên hợp đồng: Điều kiện quyết định sự thành công trong công việc thực hiện một thương vụ kinh doanh là giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng và đưa ra những quyết định quản lý kịp thời. Việc giám sát sẽ được tổ chức trên các điều khoản của hợp đồng vì các điều khoản hay các điều kiện trên hợp đồng sẽ định rõ thời hạn mà bên đối tác sẽ hoàn thành. Việc giám sát cũng nên thực hiện một cách chặt chẽ trên các loạt thông báo về lô hàng như: thông báo của nhà cung cấp sẵn sàng gửi hàng, thông báo đến, thông báo nhận chứng từ và các chứng từ khác. Từ đó công ty biết được sự cần thiết phải làm công việc khác có thể được xúc tiến. Ví dụ: kho thông báo hàng đến mà đơn vị chuẩn bị đầy đủ các chứng từ để nhận hàng thì các chi phí cho việc lưu kho bãi sẽ tăng lên 2.2.2. Công tác kế tóan, tài chính của công ty Khả năng sử dụng và bảo toàn vốn rất có hiệu quả, làm tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. Việc quản lý ngoại tệ của công ty cũng hợp lý giúp cho hoạt động thanh toán các hợp đồng nhập khẩu dễ dàng hơn. Hầu hết các hợp đồng đều được trao đổi qua Fax, việc gặp mặt trao đổi trực tiếp giữa cán bộ của công ty và nhà cung cấp được hạn chế và tối thiểu hóa, điều này khiến cho công ty giảm được chi phí cho hoạt động đi lại, làm việc… rất tốn kem tại nước ngoài Chính sách quản lý ngoại tệ của Chính phủ cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động nhập khẩu nói chung và khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu, nguồn ngoại tệ các doanh nghiệp thu về thông qua hoạt động giao nhận, xuất nhập khẩu. 2.2.3. Quản trị nhân sự của công ty 2.2.3.1. Công tác tuyển dụng, bố trí nhân lực của công ty Sun VNlà một bộ phận thuộc tập đoàn Geodis, nhân viên ở Geodis được tuyển chọn từ những người giỏi nhất, có kiến thức cũng như tay nghề và kinh nghiệm thực tế, am hiểu được nhiều mặt hàng cho nên có thể giải quyết khéo léo được các vấn đề phát sinh trong quy trình xuất nhập khẩu hàng Môi trường làm việc trực tiếp với các đại lý ở khắp nơi trên thế giới đòi hỏi nhân viên có tác phong làm việc công nghiệp, đáp ứng kịp thời các yêu cầu từ khách hàng cũng như đại lý nước ngoài. Từ khâu chuẩn bị đến khâu xuất hàng được thực hiện một cách hiệu quả, đúng lúc, đúng thời điểm, tạo uy tín cho công ty. Sun VN đã có những phương pháp tuyển dụng nhân viên vừa chặt chẽ vừa hữu ích để tìm ra những nhân viên, những nguồn lực thích hợp cho từng vị trí trong công ty đặc biệt là những vị trí then chốt, chẳng hạn như các vị trí quản lý, trưởng phòng. 2.2.3.2. Công tác đào tạo, phát triển nhân lực Công ty luôn tìm cách để đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên. Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng các chính sách nhân sự hợp lý quan tâm đến từng cán bộ công ty nhân viên và trong công ty, các chế độ ưu đãi nhân viên khuyến khích nhằm phát huy ưu điểm và tính sáng tạo, lòng nhiệt tình của từng cá nhân, tạo môi trường thuận lợi cho họ phát huy được khả năng của mình. Đối với những nhân lực thiếu kinh nghiệm hoặc chưa đủ trình độ trong các bộ phận, công ty sẽ có các kế hoạch cho họ học tập các khóa đào tạo nhân sự, nâng cao kỹ năng làm việc cũng như ý thức đối với công việc của họ. Nhờ vậy mà Sun VNluôn đảm bão có một đội ngũ nhân viên có kỹ năng tốt trong công việc . Ngoài ra, đối với những nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc ở Sun VNmà còn có khả năng phát huy thêm những năng lực tiềm ẩn trong công việc, họ sẽ được gửi về công ty mẹ để được đào tạo thêm, nâng cao trình độ chuyên môn của họ để sau đó trở thành những nhà lãnh đạo tài năng giúp cho việc phát triển tập đoàn Geodis Wilson. 2.2.3.3 Công tác thu hút nguồn nhân lực Công ty Sun VNcòn xây dựng các dự án, các chính sách để thu hút nhân tài như: giáo sư, thạc sĩ, tiến sĩ trong các ngành kinh tế, xuất nhập khẩu giao nhận vận tải. Các chính sách để thu hút các sinh viên ngành kinh tế tốt nghiệp loại giỏi về “đầu quân” cho công ty chẳng hạn như các khoảng trợ cấp, ưu đãi hỗ trợ cho các sinh viên mới ra trường, cho các giáo sư, tiến sĩ ,v..v.. 2.3. Nhận xét tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây 2.3.1. Cơ cấu thị trường Sự ra đời ngày càng nhiều các công ty giao nhận tạo nên xu thế cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng gay gắt, công ty đã gặp không ít những khó khăn đặc biệt có thể mất một số khách hàng trong lĩnh vực giao nhận Thị trường sản xuất và tiêu thụ cả nội thương và ngoại thương của công ty có chiều hướng phát triển tốt, thương hiệu của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường. Trong những năm gần đây, đời sống người dân trong nước ngày càng cao, do đó ngoài những sản phẩm thông dụng, nhu cầu về sử dụng những sản phẩm mới lạ và cao cấp ngày càng tăng. Vì vậy, việc tìm kiếm nhu cầu nội địa về các sản phẩm đang có nhu cầu cao đưa đến công ty nhiều cơ hội hơn nữa trong việc mở rộng hoạt động tự doanh. Công ty có thể thông qua cửa hàng bán lẻ và các công ty khác nhờ xuất khẩu ủy thác, để nắm bắt nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng nội địa, giúp cho việc nghiên cứu thi trường tiến hành thuận lợi. 2.3.2. Tính thời vụ của họat động giao nhận Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hóa xuất nhập khẩu chính là đối tượng của hoạt động giao nhận. Tuy vậy trong khi nước ta đang ngày càng hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì sự lưu thông hàng hóa sẽ ngày càng được đẩy mạnh. Dù có lúc lượng hàng hóa có sụt giảm nhưng không phải là không có hàng, nếu biết khai thác tốt, Sun VNvẫn có thể ổn định được nguồn hàng, tiến tới chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn hạn chế được ảnh hưởng của tính thời vụ, Sun VNphải có sự tín nhiệm của khách hàng, hoặc phải ký được những hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Đây là một công việc đòi hỏi phải có chiến lược lâu dài. 2.4 Công tác của phòng IT: Hệ thống RED GLOBAL, SMS hỗ trợ rất nhiều trong quá trình làm House B/L giúp quản lý tốt các file, tiết kiệm thời gian. Hệ thống cơ sở vật chất công ty tương đối ổn định, sẵn sàng cho việc kết nối hệ thống mạng với Hải quan, dễ dàng trong việc đăng ký hải quan bằng điện tử Công ty rất đầu tư thiết kế trang website. Wesite là một công cụ hỗ trợ đắc lực, quan trong nhằm quảng bá doanh nghiệp đến các đối tác, khách hàng tiềm năng cũng như thu hút nguồn nhân lực về cho công ty. Một website hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức sẽ giúp doanh nghiệp được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp của mình. Phát triển công nghệ cho ngành, chủ yếu là công nghệ thông tin như các hệ thống IT, phần mềm TMS (Transort management system,) hoặc WMS (warehouse management system) . Các hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh 2.5. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 2.5.1 Những ưu điểm Nhu cầu thông tin đối với doanh nghiệp là rất quan trọng, với xu thế bùng nổ thông tin như hiện nay, doanh nghiệp nào bắt được thông tin trước sẽ có nhiều lợi thế hơn, nhiều cơ hội hơn trong kinh doanh. Đối với Sun VN thì việc tìm kiếm những thông tin liên quan đến tiến trình xuất nhập khẩu nói riêng, cho từng bộ phận hoạt động kinh doanh nói chung rất quan trọng. Các nguồn thông tin cần thiết bao gồm những thông tin về sự phát triển về nền kinh tế trong nước, thông tin liên quan đến các lĩnh vực ngành, phát triển về nền kinh tế toàn cầu. Hoạt động của một doanh nghiệp không thể thiếu thông tin. Do đó, bộ phận nghiên cứu thị trường của công ty luôn tự nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách mở rộng nguồn thông tin nghiên cứu, tuy nhiên cần phải khai thác có chọn lọc n