Đề tài Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không

hàng sau khi hoàn tất thủ tục hải quan. Công việc kiểm tra hàng hóa sẽ được tiến hành trước mặt người khai, cán bộ kiểm tra sẽ căn cứ trên tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói kèm theo để xác định số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và xác nhận hàng đã áp dụng mức thuế đúng hay sai. Người nhập khẩu xuất trình hàng hóa và chịu tất cả chi phí trong quá trình nhận hàng. Sau khi kiểm hoá xong nhân viên Hải quan sẽ ký xác nhận vào tờ khai Hải quan kết quả kiểm hóa một cách rõ ràng, nhân viên CTG sẽ ký vào tờ khai sau đó. Các chứng từ trong quá trình kiểm hóa này sẽ được chuyển qua phòng tính giá và tính thuế và sau cùng chuyển qua lãnh đạo của Hải quan ký. Sau khi kiểm hóa, Hải quan sẽ trả lại cho người nhận hàng một tờ khai hải quan và cấp giấy thông báo thu thuế. Người giao nhận sẽ đến Hải quan thanh lý tờ khai Hải quan, ra Hải quan cổng trình tờ khai và phiếu vận chuyển xe đã hoàn tất cả chuyển hàng hóa về địa điểm của người nhập khẩu. 3. Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Hợp đồng xuất khẩu Gốm sứ số PTCXAI- 081108 Giữa Công ty PHÚC THỊNH và XOAI ASIA INC ( có đính kèm theo Phụ lục hợp đồng) Trong hợp đồng này, người nhập khẩu và người nhận hàng khác nhau vì đây là phương thức mua bán có chỉ định Các bên: Bên A. Người xuất khẩu: PHUC THINH TRADING PTE. COMPANY Địa chỉ: Ấp Hòa Lân, xã Thuận Giao, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dương Bên B. Người nhập khẩu: XOAI ASIA INC Địa chỉ:1101 tòa nhà Liberty Center,104 H.V. de la Costa St. Salcedo Village, thành phố Makati, M. Manila- Philippines Điều khoản tên hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng tiền (như hợp đồng đính kèm) Đóng gói: Trong thùng carton và trong container Giao hàng: không trễ hơn 30 tháng 4 năm 2010 Giao hàng từng phần được phép Cảng giao hàng: Cảng Hồ Chí Minh Người nhận và cảng nhận hàng: theo thỏa thuận( theo hướng dẫn giao hàng cuả IKEA TRADING LTD) Người nhận chính thức: 353- STO-1, IKEA Napoli, Via E.Berlinguer 2 Localita ,Cantariello 80021 Afragola (NA), Italy Người gom hàng : 1710-COM-1, IKEA Italia Distribution s.r.1 Stada Provinciale 208 n3 20061 Carugate( MI), Italy Người thông báo 1: 236-DT-1 IKEA Distr. DC2 Piacenza (PC) Strada Torre della Razza 29122- Piacenza (PC), Italy Người thông báo 2: 353- STO-1 IKEA Napoli Via E.Berlinguer 2 Localita Cantariello 80021 Afragola (NA), Italy Thanh toán: bằng phương thức chuyển tiền người bán hưởng Số tài khoản: 001-009448-141 tại Ngân hàng HSBC chi nhánh Hồ Chí Minh, địa chỉ 235 Đồng Khởi,Q1,TPHCM, Việt Nam Thời hạn thanh toán: không trễ hơn 60 ngày sau khi nhận được vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu tại cảng Hồ Chí Minh Chứng từ xuất trình: 01 bộ (3/3) bản vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu hoặc giấy gửi hàng đường biển được lập theo lệnh của người mua và ghi chú: “ cước phí trả sau” 03 bản kê chi tiết hàng hóa 03Hóa đơn thương mại đã ký 02 Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp. Nhìn chung hợp đồng này đã đầy đủ và khá chặt chẽ. Hợp đồng mang tính thực tế và cụ thể đối với mặt hàng thích hợp, khác nhiều với lý thuyết. Ngoài ra cho thấy không thể áp dụng một cách máy móc lý thuyết vào thực tế được. 3.1 Quy trình xuất khẩu bằng container đối với hợp đồng trên Sau khi đàm phán và ký kết hợp đồng trên, Công ty tiến hành các quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Đây là khâu rất quan trọng góp phần rất lớn trong việc tạo uy tín và cơ sở cho những hợp đồng tiếp theo được ký kết. Đồng thời, đây là khâu đảm bảo thành quả cuối cùng của hợp đồng là được thanh toán tiền hàng của Công ty, do đó việc thực hiện khâu này được chú trọng và quan tâm nhiều. 3.1.1 Giấy phép xuất khẩu Xin một lần cho nhiều lần xuất 3.1.2 Chuẩn bị hàng hóa để xuất Sau khi nhận được sự đồng ý của khách hàng nước ngoài về hóa đơn chiếu lệ, công ty xúc tiến chuẩn bị hàng xuất khẩu, kiểm tra và đẩy nhanh tiến trình sản xuất để cho ra sản phẩm cuối cùng đúng như yêu cầu và kịp thời gian giao hàng cho khách hàng nước ngoài. 3.1.3 Kiểm tra hàng xuất khẩu BỘ PHẬN KIỂM TRA HÀNG LẦN CUỐI NHÂN VIÊN 1 NHÂN VIÊN 2 TRƯỞNG NHÓM GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT Sơ đồ nhóm kiểm tra hàng lần cuối Nhóm trưởng - Tổ chức công việc kiểm tra hàng lần cuối dựa theo lịch xuất hàng - Báo cáo kết quả kiểm tra hàng lần cuối với Giám đốc Nhân viên 1: - Thực hiện kiểm tra, ghi kết quả kiểm tra - Báo cáo kết quả kiểm tra với nhóm trưởng - Chịu trách nhiệm về việc di dời hàng hoá sau khi kiểm tra Nhân viên 2 - Chuẩn bị biên bản kiểm tra container/ truck - Thực hiện việc kiểm tra container trước khi đóng hàng, kết luận xem container có đủ điều kiện đóng hàng xuất khẩu hay không. Nếu không đủ điều kiện đóng hàng xuất khẩu, phản ánh lại sự việc với hãng tàu để có biện pháp khắc phục và kết luận xem hàng hoá lên container/ truck có đủ điều kiện xuất khẩu hay không - Tóm tắt kết quả kiểm tra hàng lần cuối và quá trình lên hàng bằng văn bản (1) Nhận lịch xuất hàng (2) Chuẩn bị kiểm tra (4) Kiểm tra cấp 1 (8) Lưu kho chờ xuất (14) Lưu kho chờ xuất (15) Kiểm tra lên hàng (18) Xuất hàng (3) Chọn Mẫu (7) Kiểm tra cấp 2 Kiểm tra chứng từ (9) Nhận container (11) Sữa chữa Kết Thúc (6) Kiểm tra 100% sửa chửa (5) Lô hàng bị giữ (10) Kiểm tra cont, truck (10) Kiểm tra cont, truck (12) Kiểm tra Trả lại nhà cung cấp Sơ đồ giao nhận hàng từ nhà máy (1) Nhận lịch xuất hàng Công việc kiểm tra hàng lần cuối được tiến hành khi người kiểm tra hàng lần cuối nhận được lịch xuất hàng từ Giám đốc hay các bộ phận có liên quan. (2) Chuẩn bị kiểm tra (3) Chọn mẫu Số lượng mẫu dựa theo tiêu chuẩn ISO 2859 AQL 2.5 Mẫu được chọn ngẫu nhiên Ví dụ: Đối với việc giao hàng bình thường của một lô hàng là 1250 cái, số mẫu cần lấy để kiểm tra là 50 cái và mức độ kiểm tra cấp 1 được tiến hành. Nếu số lượng không hợp quy cách là 3 cái hoặc ít hơn thì lô hàng đó được chấp nhận Nếu số lượng không hợp quy cách là 4 cái hoặc nhiều hơn thì lô hàng đó không được chấp nhận và phải thực hiện kế hoạch khắc phục hàng không đạt chất lượng. Sau khi lô hàng được khắc phục thì mức độ 2 sẽ được sử dụng. Trong 1250 cái thì 125 mẫu sẽ lấy ra để kiểm tra. Nếu số lượng không phù hợp quy cách là 5 cái hoặc ít hơn thì lô hàng chấp nhận được (4) Kiểm tra Kiểm tra từ ngoài vào trong theo thứ tự lần lượt từng sản phẩm + Kiểm tra bên ngoài: kiểm tra thùng carton, pallet, nhãn FP( cả mã vạch), kích thước carton, pallet, đóng gói… + Kiểm tra bên trong: kiểm tra cách gói chi tiết, đảm bảo cách thức đóng gói bảo vệ sản phẩm và đúng yêu cầu kỹ thuật. + Kiểm tra chi tiết: kiểm tra số lượng, nhãn hàng, kích thước, màu sắc, bề mặt, men rạn nứt… (5) Lô hàng bị giữ Lô hàng bị giữ lại khi số lỗi được phát hiện trong quá trình kiểm tra vượt quá lỗi cho phép của AQL 2.5. Treo bảng:” Hàng chờ xử lý”. (6) Kiểm tra 100% chờ sửa chữa Trên cơ sở biên bản kiểm tra hàng lần cuối, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra lại toàn bộ lô hàng bị giữ đó, lập kế hoạch khắc phục hàng không đạt chất lượng và tiến hành kiểm tra, sửa chữa hoặc thay thế sản phẩm mới. Tiến hành đóng kiện lại để tiến hành kiểm tra sản phẩm theo AQL 2.5 mức độ 2. (7) Kiểm tra sản phẩm cấp 2 Được tiến hành tương tự như kiểm tra sản phẩm theo cấp độ 1 (8) Lưu kho chờ xuất Nếu lô hàng kiểm tra được chấp nhận, người kiểm tra phải treo bảng” hàng kiểm đạt” Hàng phải được di chuyển đến:” khu vực kiểm hàng đạt” Bộ phận xuất hàng sẽ tiến hành sắp xếp các kiện hàng sao cho thuận tiện lên hàng và di chuyển đến khu vực chờ xuất. (9) Nhận container/ truck Khi nhận lịch xuất hàng, nhân viên giao nhận sẽ book container/ truck ở hãng tàu vả nhận container/ truck rỗng. Khi container/ truck vận chuyển đến doanh nghiệp, nhân viên công ty tiến hành kiểm tra container/ truck, seal, nếu đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành nhận. (10) Kiểm tra container/ truck rỗng Người có trách nhiệm trong bộ phận kiểm tra hàng lần cuối sẽ tiến hành xác nhận loại container , số container, số seal. Tiến hành kiểm tra theo thứ tự từ ngoài vào trong theo yêu cầu của các bản kiểm tra và phải kết luận cho biết có đủ điều kiện đóng hàng xuất khẩu hay không. (11) Sửa chữa Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có những tiêu chuẩn không đạt yêu cầu cho việc xuất hàng, người kiểm tra phải yêu cầu bên cấp container/ truck tiến hành sửa chữa để đảm bảo yêu cầu cho việc xuất hàng (12) Kiểm tra lại Sau khi tiến hành sửa chữa, người kiểm tra container sẽ tiến hành kiểm tra lại theo yêu cầu của bản kiểm tra và kết luận container có đủ điều kiện xuất hàng hay không (13) Trả lại Khi container/ truck không đạt được các tiêu chuẩn trong bản kiểm tra mặc dù đã qua sửa chữa. Trong trường hợp này, bên hãng tàu phải tiến hành cấp container/ truck khác cho doanh nghiệp hoặc có những biện pháp thỏa thuận, giải quyết khác. (14) Lên hàng Sau khi kiểm tra container/ truck đạt yêu cầu cho việc xuất hàng, người phụ trách lên hàng hướng dẫn người lái xe di chuyển đến khu vực hàng xuất để tiến hành lên hàng. Người phụ trách lên hàng phải tiến hành sắp xếp các pallet sao cho có thể lên hàng một cách dễ dàng và chất được các loại hàng theo yêu cầu của packinglist. Chuẩn bị xe nâng, nhân sự phục vụ cho việc lên hàng. Tiến hành lên hàng theo thứ tự từ trong ra ngoài container. Đối với hàng carton, người phụ trách lên hàng hướng dẫn các nhân viên chất lên các pallet và dùng dây bụôc lại để đảm bảo hàng hóa an toàn trong quá trình vận chuyển. (15) Kiểm tra lên hàng Người kiểm tra lên hàng phải thực hiện các công việc sau: + Ghi lại hàng hóa, vị trí lên hàng trên container. + Kiểm tra xe trong quá trình lên hàng, hàng có bị chèn gây vỡ, bể hay làm hư hỏng bao bì hay không. + Kiểm tra điều kiện thời tiết lên hàng. Tuy nhiên, với mặt hàng Gốm sứ và điều kiện lên hàng trong nhà thì điều kiện thời tiết không ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và tiến trình lên hàng. + Kiểm tra các pallet lên hàng có bị nghiêng hay không, nếu nghiêng phải yêu cầu nhân viên khắc phục mới cho phép tiếp tục lên hàng. + Kết luận quá trình lên hàng (16) Kiểm tra chứng từ Để đảm bảo cho việc xuất hàng, người kiểm tra hàng lần cuối phải tiến hành kiểm tra chứng từ: packinglist, container, biên bản bàn giao xem có đầy đủ hay không. (17) Sửa chữa Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu phát hiện có sai sót gì, người kiểm tra phải yêu cầu sửa chữa hay làm lại cho phù hợp với yêu cầu xuất hàng. (18) Xuất hàng Sau khi lên hàng, kiểm tra chứng từ và có kết luận của người kiểm tra đồng ý cho xuất hàng thì tiến hành vận chuyển hàng đến cảng 3.1.4 Đóng gói bao bì, ký mã hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở Đóng gói và nhãn Giao hàng Vô thùng Đóng gói Dán nhãn, barcode, logo…lên sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng Dán nhãn Dán đáy thng, đánh số thứ tự v đưa về điểm tập kết Sắp xếp sản phẩm vô thùng theo bộ, hoặc theo mã hàng…Các sản phẩm được lót giấy hoặc bằng lớp carton…một cách chắc chắn, cố định, không xê dịch trong lúc vận chuyển. Kiểm tra lần cuối các chi tiết đóng gói, sau đó dán kín miệng thùng và lên pallet. Kiểm tra lần cuối: quy cách thùng, quy cách đóng gói, pallet…hoàn tất quy trình đóng gói. Bao bọc sản phẩm bằng PE, màng PP. Lồng bộ sản phẩm và giấy chèn carton, mút xốp… để ngăn ngừa sự va chạm, gây hư hại sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Ra thùng Các pallet được sắp xếp riêng biệt theo tứng mã hàng, đơn hàng theo thứ tự thời hạn giao hàng…và sẵn sàng cho công việc lên container khi cần thiết Quy trình đóng gói sản phẩm Đối với mặt hàng gốm sứ, theo yêu cầu của khách hàng nước ngoài thì phải đóng trong thùng carton có nhiều lớp lót nhằm tránh sự trầy xước hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Tất cả các sản phẩm đóng kiện phải được tiến hành kiểm tra các yêu cầu: + Nhãn pallet: sử dụng máy đọc mã vạch để biết được: * Kích thước pallet có đạt yêu cầu không? * Số lượng hàng trong 1 pallet * Phía trên pallet có đủ cardboard, bọc plastic không ? * Có sử dụng kí hiệu tái sinh không? + Cách thức đóng: số dây đai đã đóng có đảm bảo sự chắc chắn của kiện hàng hay không? + Các tiêu chuẩn khác( nếu có) thì người kiểm tra phải ghi bổ sung vào bản kiểm tra hàng lần cuối. *Nhãn hàng, mã vạch: phải rõ ràng, dễ đọc Ví dụ: loại Mynta N Plant Pot 25 Blue, article number là 90056974, mã vạch = mã sản phẩm + mã nhà cung cấp + 9 Khi dùng máy đọc mã vạch ta được dòng chữ: 90056974165849, trong đó + 90056974 là tên của sản phẩm + 16584 là mã nhà cung cấp Tuần sản xuất: được đóng trên nhãn, xem và ghi vào bản kiểm tra. Nhãn hàng : xem và kiểm tra với bản kiểm tra. Kích thước: sử dụng mẫu và các tài liệu có liên quan, kiểm tra xem có đúng kích thước hay không Sau khi đóng gói sản phẩm thì tiến hành ký mã hiệu hàng hóa, ký mã hiệu phải được thể hiện rõ ràng, dễ đọc, dễ thấy và phải dùng mực đen như hầu hết các khách hàng nước ngoài yêu cầu. Ký mã hiệu phải thể hiện những nội dung sau: + Tên hàng : + Sản xuất : Việt Nam + Kích thước : + Trọng lượng tịnh : + Trọng lượng bì : + Các ký hiệu hướng dẫn : dễ vỡ, tránh mưa, tránh va đập. 3.1.5 Xuất hàng tại cảng Quá trình xếp hàng tại cảng cũng tương tự tại kho, tuy nhiên xếp hàng tại cảng thì rắc rối và phức tạp hơn về một số thủ tục yêu cầu. Theo như lý thuyết ta đem Booking đi đổi lấy Booking confimation( xác nhận lệnh ) và nhận seal hãng tàu, nhưng trong thỏa thuận đàm phán của hợp đồng và công ty bán theo chỉ định nên sau khi ký hợp đồng xong, người nhập khẩu sẽ gửi 1 bản Transport Confirmation cho Công ty trong đó thể hiện chi tiết + Số shipment ID ( mã số người mua): 041-TS0-S99553 + Số, loại container: container 20 feet, cont khô + Người chuyên chở: Maersk Sealand Pte.,Ltd, 26 Phùng Khắc Hoan, Q1, TPHCM, Vietnam Số điện thoại: +8488243252 Số Fax: +8488231395 + Nơi nhận cont: Cảng Cát Lái( Sài Gòn), Việt Nam + Ngày cắt máng:8h sáng ngày 13 tháng 1 năm 2010 + Người gửi hàng( shipper): XOAI ASIA INC, VIET NAM, BINH DUONG, HOA LAN- THUAN GIAO- THUAN AN ( bán theo chỉ định) +Người nhận ( Consignee): IKEA ITALIA DISTRIBUTION SRL, ITALY,20061 CARUGATE ( MI), STRADA PROVINCIALE 208 N.3 + Người thông báo 1: IKEA DISTR. DC2 PIACENZA, IT, 29100 PIACENZA, Via Torre della Razza + Người thông báo 2: IKEA NAPOLI, IT,80021 Afragola (NA), Via E.Berlinguer 2, Loc. Cantariello + Cảng bốc: cảng Hồ Chí Minh + Ngày dự kiến tàu khởi hành: 15 tháng 1 năm 2010 + Cảng dỡ: Salerno, Italy + Ngày dự kiến tàu đến: 10 tháng 2 năm 2009 +Tên con tàu vận chuyến: MAERSK ABERDEEN + Số chuyến: 0906 + Số B/L: 527266751 + Số booking ( Car Ref) :527266751 ( ở hãng tàu MAERSK, số này trùng với số B/L) Vì Doanh nghiệp bán theo điều kiện FOB tức là người nhập khẩu có nghĩa vụ thuê tàu và trả cước phí. Điều này đồng nghĩa với lô hàng doanh nghiệp xuất đi được chỉ định bởi hãng tàu nào. Công ty sẽ đảm nhận việc liên hệ với đại lý giao nhận để hỏi về thời gian, lịch trình tàu chạy . Sau khi nhận được Transport Confirmation từ người nhập khẩu, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ đến hãng tàu được chỉ định như trên Transport Confirmation để đổi lấy Booking confirmation xác nhận lại những thông tin trên từ hãng tàu nhưng trong Booking confirmation này có thể hiện rõ lịch trình tàu chạy .Nhân viên của công ty đến địa chỉ ghi trên Booking confimation là CY để kiểm tra container : sàn, vách, nóc, góc trong, bên ngoài. Container phải sạch, vật liệu chèn lót phải phù hợp. Nếu kiểm tra container đạt các tiêu chuẩn nói trên thì nhân viên công ty tiến hành kéo container về kho để đóng hàng Việc kiểm tra cần được tiến hành ngay lúc người điều hành chuyên chở giao container. Khi phát hiện container không đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định phải thông báo ngay cho người điều hành chuyên chở, tuyệt đối không chấp nhận, hoặc yêu cầu hoàn chỉnh hay thay đổi container khác. Nếu kiểm tra thiếu chu đáo, tiếp nhận container không đạt yêu cầu kỹ thuật, trong quá trình chuyên chở có tổn thất xảy ra do khiếm khuyết của container, người gửi hàng phải tự gánh chịu mọi hậu quả phát sinh. Tất cả yêu cầu giữ chỗ ( booking) với Maersk Line đều được tiến hành dựa trên thỏa thuận về giá và phải được thể hiện bằng văn bản gửi cho Maersk Line qua fax, email, hoặc qua mạng( website). Công ty sẽ nhận được thông tin xác nhận yêu cầu của mình từ Maersk Line bằng email ngay sau khi Công ty gửi yêu cầu qua mạng( website) Công ty sẽ nhận được xác nhận yêu cầu giữ chỗ ( booking confirmation) trong vòng 2h làm việc tính từ lúc Maersk Line nhận được yêu cầu giữ chỗ của Công ty qua hệ thống tự động và trong vòng 4h làm việc tính từ lúc nhận được yêu cầu giữ chỗ của Công ty qua fax.Việc này được thực hiện nhanh chóng nhất qua mạng internet hoặc email so với qua máy fax. Booking Confirmation số 527266751 ngày 24 tháng 12 năm 2009 do hãng tàu Maersk Line cấp Lịch trình tàu chạy: + Từ cảng Cát Lái đến cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas : Tàu MAERSK ABERDEEN chuyến 0906, ETD: 15-1-2010, ETA: 17-1-2010 + Từ cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas đến cảng Gioia Tauro : Tàu CLIFFORD MAERSK chuyến 0904, ETD: 22-1-2010, ETA: 05-2-2010 + Từ cảng Gioia Tauro đến cảng Salerno: Tàu JRS CARINA chuyến 0907, ETD: 09-02-2010, ETA: 10-02-2010 Vì lý do Công ty chưa chuẩn bị hàng kịp để giao theo như lịch trình trên nên đến ngày 12-1-2010, nhân viên công ty phải cầm Booking confirmation đến hãng tàu để đổi lấy Booking Amendment trong đó có điều chỉnh lại tên tàu, số chuyến,ngày tàu dự kiến khởi hành và tàu đến. +Từ cảng Cát Lái đến cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas: Tàu MAERSK ABERDEEN chuyến 0908, ETD: 22-1-2010, ETA: 24-1-2010 + Từ cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas đến cảng Gioia Tauro : Tàu MAERSK SURABAYA chuyến 0902, ETD: 29-1-2010, ETA: 12-2-2010 + Từ cảng Gioia Tauro đến cảng Salerno: Tàu K-STREAM chuyến 0907, ETD: 16-02-2010, ETA: 17-02-2010. Sau khi đổi được Booking Amendment , nhân viên công ty sẽ đến phòng thương vụ cảng để đóng chi phí bốc xếp tại cảng, container sẽ do hãng tàu cấp thông qua điều độ cảng và được cấp dựa trên giấy giới thiệu và bản sao giấy xác nhận giữ chỗ. Hãng tàu sẽ cung cấp số container, số seal và vị trí container để nhân viên công ty dễ dàng biết và kiểm tra được vị trí container rỗng nằm đâu. Nhân viên giao nhận phải kiểm tra tình trạng container trước khi ký vào Biên bản bàn giao để xác nhận container rỗng được giao trong điều kiện tốt: sạch và có khả năng đi biển, nếu có trục trặc gì thì báo với điều độ cảng để đổi. Công ty được miễn phí lưu container trong vòng 48h để phục vụ cho việc đóng hàng Sau khi việc đóng hàng hoàn tất, container phải được niêm phong kẹp chì theo đúng số chì do hãng tàu Maersk đã cấp theo container rỗng. Vì lý do an toàn, số chì trên container không được thay đổi. Trong trường hợp Công ty cẩn mở container vì bất cứ lý do gì sau khi container đã niêm phong kẹp chì, liên hệ với Maersk để đổi số chì và thể hiện số chì mới trên tất cả chứng từ. Trong trường hợp Công ty không thực hiện như trên, container của Công ty có thể gặp rủi ro bị trễ tàu hoặc không được xếp lên tàu theo lệnh của Cơ quan Điều độ Cảng. Làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng xuất với hải quan Cảng - Báo hải quan giám sát bãi cảng, nếu hàng thuộc danh mục hàng miễn kiểm thì chỉ cần khai báo hải quan là đã xếp hàng tại cảng là được, nếu hàng thuộc danh mục hàng cần kiểm tra thì sau khi xếp hàng xong, công ty tiến hành đăng ký hải quan và khai báo để kiểm tra. - Tùy yêu cầu khách hàng nước ngoài, công ty tiến hành đóng hàng vào container như thế nào. Hàng hóa phải được đóng vào đúng container đã được cấp theo Xác nhận đặt chỗ và biên bản bàn giao container. Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi về số hiệu container và số booking sau khi tàu chạy hoặc sau khi chi tiết làm vận tải đơn được gửi cho Maersk do người gửi hàng đóng chéo container, chi phí đóng chéo container là 22USD/container. - Trong quá trình xếp hàng vào container, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi quá trình xếp hàng. Khi hàng đã xếp xong, nhân viên giao nhận sẽ khóa container bằng ổ khóa riêng ,vận chuyển và giaocontainer cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp. - Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên. Hiệp hội hãng tàu các nước có quy định đối với những công ty xuất khẩu hàng hóa theo giá FOB sẽ trả thêm chi phí bốc xếp dỡ tại cảng THC( terminal handling charge) là 65 USD/DC20’ VÀ 98 USD/DC40’. 3.1.6 Mua bảo hiểm Vì hàng hóa được xuất theo điều kiện FOB nên việc mua bảo hiểm do bên mua thực hiện. Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hàng và làm thủ tục chứng từ rồi thông báo cho khách hàng biết những thông tin về lô hàng đó để khách hàng chuẩn bị làm thủ tục mua bảo hiểm( tùy khách hàng nếu mua hoặc không). 3.1.7 Làm thủ tục hải quan Nếu xuất hàng ở cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container vừa hạ. Nếu xuất hàng tại kho thì khi giao hàng xong sẽ mở tờ khai làm thủ tục hải quan Khai báo hải quan Mở tờ khai hải quan Thủ tục mở tờ khai ở cảng Cát Lái yêu cầu bộ hồ sơ khai báo hải quan.Để thực hiện việc đăng ký hải quan được nhanh chóng, dễ dàng, công ty đã có sự chuẩn bị về mặt chứng từ sau: + Giấy giới thiệu của công ty(01 bản): trên đó sẽ ghi tên nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp làm việc với nhân viên hải quan( nếu ở Cát Lái thì cần phải có phụ lục tờ khai, còn ở khu vực IV yêu cầu cần có hóa đơn, phụ lục Tiếng Anh). + Giấy tiếp nhận hồ sơ(02 bản, do hải quan cấp): 01 bản lưu hải quan. 01 bản trả lại cho người khai hải quan. + Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu : 02 bản theo mẫu + Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao + Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói: 02 bản, 01 bản chính và 01 bản sao Về nguyên tắc thì Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói phải làm riêng từng loại. Nhưng trên thực tế hải quan vẫn chấp nhận làm chung, miễn sao thể hiện đầy đủ nội dung của mỗi loại Đăng ký tờ khai Đăng ký viên căn cứ vào tờ khai của Doanh nghiệp để nhập thông tin khai báo của Doanh nghiệp, cho số tờ khai, trình lãnh đạo hải quan và ký thông quan. Khi kiểm tra, kiểm tra viên in ra một tờ giấy cho Doanh nghiệp về mức độ kiểm tra của lô hàng đó, khi lãnh đạo ký tên thông quan nếu hàng miễn kiểm sẽ là luồng xanh mức 1, nếu thấy có trục trặc hoặc nghi ngờ sẽ tiến hành kiểm tra trên lô hàng đó, lúc này trên tờ khai sẽ thể hiện là luồng đỏ hoặc vàng, tùy theo mức độ kiểm tra lô hàng Trên tờ khai hải quan ở phần dành cho người khai hải quan kê khai gồm các nội dung Tờ khai hàng hóa xuất khẩu số 3991/xk/KD/KVI-CL kê khai tại chi cục hải quan Cảng Sài Gòn KVI- Cát Lái thuộc Cục Hải quan TPHCM Ngày đăng ký: 16-1-2010 Số lượng phụ lục tờ khai:01 + Ô số 1: Người xuất khẩu MST: 3700364713 : Tên Doanh nghiệp: DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SX-TM PHÚC THỊNH Địa chỉ Ấp Hòa Lân, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương Đt: 0650-3747864 Fax: 0650-3747865 +Ô số 2: Người nhập khẩu XOAI ASIA INC Địa chỉ: 1101 Liberty Center Building,104 H.V. de la Costa St. Salcedo Village, Makati city, M. Manila- Philippines + Ô số 3,4: để trống + Ô số 5: Loại hình Kinh doanh, không thuế + Ô số 6: Giấy phép Số 4601000147 ngày 02/11/2000 +Ô số 7: Hợp đồng : Số PTCXAI-081108 ngày 08/11/2009 Ngày hết hạn: 01/05/2010 + Ô số 8: Nước nhập khẩu :ITALY Mã nước : IT + Ô số 9: Cửa khẩu xuất hàng : Cảng SG-KVI( CÁT LÁI) Tên tàu :MAERSK ABERDEEN 0908 + Ô số 10: Điều kiện giao hàng : FOB-HCM + Ô số 11: Đồng tiền thanh toán : USD + Ô số 12: Phương thức thanh toán :TTR + Ô số 13: Tên hàng, quy cách phẩm chất: Sản phẩm Gốm sứ các loại( Sx tại Việt Nam, mới 100%) +Ô số 14: Mã số hàng hóa 6914900000 + Ô số 15:Số lượng 730 cái +Ô số 16: Đơn vị tính: Cái +Ô số 17,18: Đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ: 2,924.00 + Ô số 22: Đại diện Doanh nghiệp Khi hoàn tất thủ tục mở tờ khai, nhân viên giao nhận đi mở tờ khai ký tên vào + Ô 23,24,25 để trống + Ô 26: Xác nhận đã làm thủ tục hải quan Hải quan ký tên đóng dấu xác nhận khi đã hoàn tất thủ tục mở tờ khai Khi nộp bộ hồ sơ mở tờ khai, hải quan sẽ xem xét bộ hồ sơ, nếu thiếu chứng từ hoặc không hợp lệ, Hải quan sẽ trả lại bộ hồ sơ để bổ sung và sửa chữa thích hợp, nếu hợp lệ Hải quan sẽ dựa trên bộ hồ sơ và hệ thống máy tính cấp số tự động, có mã vạch để kiểm tra và quản lý, sau đó in ra một bản lệnh hình thức, mức độ kiểm tra Hải quan để luân chuyển nội bộ và lưu cùng bộ hồ sơ hải quan. Lệnh này được lãnh đạo chi Cục duyệt, quyết định và cho ý kiến lãnh đạo để có mức độ kiểm tra hàng hóa cụ thể. Lúc này, Hải quan sẽ cấp số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ điền số tờ khai vào cả hai bản chính tờ khai và phụ lục tờ khai hàng xuất, sau đó nộp lại cho Hải quan vả đóng tiền lệ phí tờ khai một bộ hồ sơ là 30.000đ rồi nộp lại hóa đơn màu tím cho hải quan khi nhận lại tờ khai Hải quan( người khai Hải quan lưu) có đóng dấu làm thủ tục Hải quan. Đóng phí Gồm phí thủ tục hải quan Lấy tờ khai Hải quan sẽ ghi số container , seal vào mặt sau tờ khai , phần dành cho hải quan sau khi doanh nghiệp đóng phí và gởi lại cho doanh nghiệp Số container MAEU78464 Số seal 0544487 Sau khi đã làm xong thủ tục mở tờ khai, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ xuống kho giám sát đóng hàng khi đóng hàng tại kho riêng .Đóng hàng xong, container sẽ được kéo từ kho về cảng để làm thủ tục thanh lý với Hải quan. Thanh lý với tờ khai