Đề tài Sổ kế toán: Phân loại và liên hệ với hệ thống sổ của hình thức nhận ký chung

ĐỀ TÀI: SỔ KẾ TOÁN? PHÂN LOẠI SỔ KẾ TOÁN? LIÊN HỆ VỚI HỆ THỐNG SỔ CỦA HÌNH THỨC NHẬN KÝ CHUNG. Sổ kế toán Sổ kế toán Khái niệm: Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối lien hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tìa chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán. Ý nghĩa: Trong quá trình thu nhận và xử lý thông tin về hoạt động kinh doanh của các đơn vị, các chứng từ chỉ phản ánh thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế riêng biệt chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Cần tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên từng chứng từ vào sổ kế toán để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn. Như vậy, sổ chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính. Các tài liệu cần thiết cho quản lí thường được lấy từ sổ kế toán. Nội dung chủ yếu của sổ kế toán Ngày, tháng ghi sổ. Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dung làm căn cứ ghi sổ. Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Yêu cầu đối với sổ kế toán Xuất phát từ nhu cầu tập hợp và hệ thống hóa các thông tin trên cơ sở chứng từ gốc phục vụ cho công tác quản lý mà mẫu sổ kế toán được xây dựng với những kết cấu khác nhau. Việc xây dựng hệ thống sổ kế toán tại các đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau: Kết cấu sổ phải khoa học , hợp lý, đảm bảo thuận cho công việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm. Sổ kế toán cần được xây dựng thiết kế phù hợp với việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật. Đơn vị kế toán căn cứ vào hệ thông sổ kế toán do Bộ Tài Chính quy đinh để chọn một hệ thống sổ kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị mình. Các loại sổ kế toán Là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứngtừ gốc, sổ kế toán áp dụng ở các đơn vị cần có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của các đối tượng kế toán. Do sổ kế toán có kết cấu, nội dung phản ánh và hình thức biểu hiện khác nhau nên cần thiết phải phân loại sổ kế toán sổ kế toán dể sử dụng thuận lợi và có hiệu quả. Dựa vào đặc điểm khác nhau của sổ có thể chia sổ kế toán thành các loại sau: Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ để tiến hành phân loại sổ.Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia làm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp: Khái niệm: Là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổng quát. Trên sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin ở dạng tổng quát và chỉ sử dụng thước đo giá trị. Thuộc loại kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung (bảng 1) sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… Ví dụ mẫu sổ: Sổ nhật ký chung Năm……….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày …tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ kế toán chi tiết: Khái niệm: Là loại kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng ở dạng chi tiết, cụ thể theo cầu quản lý. Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau. Ví dụ : hàng hóa được mua về theo hóa đơn nào, của ai, thuộc loại hàng gì, đơn vị tính…. Ví dụ mẫu sổ: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số dư đầu năm Cộng Sổ chi tiết vật liệu(sản phẩm hàng hóa) Năm……….. Tài khoản….. Tên kho…….. Sổ kế toán tổng hợp chi tiết: Khái niệm: Là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết ,cụ thể về các nghiệp vụ , tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán. Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán…thuộc loại sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết trên các sổ nhật ký chứng từ số 3,4,5,9,10 trong hình thức kế toán nhật ký_ chứng từ Ví dụ mẫu sổ: SỔ CÁI Năm ……. Tên tài khoản…… Số hiệu…….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số Ngày Nợ Có Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Việc phân loại sổ kế toán theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ. Căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, sổ kế toán được phân thành các loại sổ sau: Sổ ghi theo hệ thống Khái niệm: Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt. Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng tài khoản kế toán. Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Ví dụ sổ cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: SỔ CÁI Năm ……. Tên tài khoản…… Số hiệu…….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có - Cộng PS tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Khái niệm: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thơi gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế toán có liên quan…. Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… Ví dụ mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm…….. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng tháng - Lũy kế đầu quý Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: Khái niệm: là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa hệ thống theo từng đối tượng kế toán. Sổ được mở để theo dõi cho từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được quy định phản ánh trên sổ. Ví dụ sổ cái các tài khoản theo hình thức nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, nhật kí sổ cái….. Mẫu sổ nhật ký sổ cái: NHẬT KÝ SỔ CÁI Năm……… TT dòng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK 131 TK511 TK.. Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số đầu năm - Cộng số PS - Số dư cuối tháng Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Việc phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ trong quá trình ghi chépcác nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán Phân loại theo cấu trúc sổ Sổ kết cấu kiểu một bên: Khái niệm: là loại sổ kế toán trên một trang sổ, được thiết kế một bên là phần thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn một bên phản ánh quy mô, sự biến động của đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản). Sổ kết cấu kiểu hai bên: Khái niệm: là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán. Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: Khái niệm: là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột, mỗi cột phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin nhất định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ VD: Nhật ký sổ cái Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: Khái niệm: là loái sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều dòng (ô bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về các đối tượng được theo dõi. VD: Nhật ký chứng từ số 8. Phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu số có cấu trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị. Phân loại theo hình thức tổ chức sổ Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ kế toán tại đơn vị, sổ kế toán được chia thành 2 loại: sổ tờ rơi và sổ đóng thành quyển. Sổ tờ rơi Khái niệm: là loại sổ kế toán , những tờ sổ được để riêng biệt độc lập với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán hàng tháng. Sử dụng sổ tờ rơi thuận tiện cho sự phân công lao động ghi sổ kế toán, tuy nhiên việc bảo quản khó khăn, dễ that lạc và phất sinh các hiện tượng tự tiện thay đổi các tờ sổ. Sổ đóng thành quyển Khái niệm: là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành quyển và được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế hoạc theo dõi cho nhiều cho nhiều đối tượng kế toán, sổ có thể mở hàng tháng hay hàng năm.Mỗi quyển sổ phải ghi rõ số trang , giữa các sổ phải có dấu giáp lai. Ví dụ: Sổ nhật ký các mở theo tháng, sổ cái của hình thức chứng từ mở theo năm. Phân loại theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ Với tiêu thức phân loại này những nghiệp vụ kinh tế có cùng một nội dung liên quan đến cùng 1 đối tượng kế toán sẽ dc tập hợp và phản ánh trên cùng 1 sổ Theo tiêu thức phân loại này sổ kế toán dc chia thành những loại sổ sau: Sổ tài sản bằng tiền: Được sử dụng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản bằng tiền trong đơn vị như số tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng… Sổ vật tư: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư trong đơn vị như sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm… Sổ tài sản cố định: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài sản cố định trong đơn vị như sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vô hình… Sổ công nợ: Được sử dụng để theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị như sổ công nợ phải thu ở khách hàng, sổ công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ công nợ thanh toán với ngân sách… Sổ thu nhập: Được sử dụng để tập hợp các khoản thu nhập về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và các khoản thu nhập khác đã thực hiện trong kì hoạt động của đơn vị như sổ doanh thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc hoạt đổng tài chính… Sổ chi phí: Được sử dụng để tập hợp toàn bộ các khoản chi phí đơn vị đã chi ra để tiến hành hoạt động trong kì như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí hàng bán, sổ chi phí quản lí… Sổ vốn-quỹ: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vốn chủ sở hữu trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quĩ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản… Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong quá trình xử lí thông tin và tổng hợp số liệu. Liên hệ với hệ thống sổ của hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ theo trình tự thời gianphats sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế. Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký chuyên dùng (sổ nhật ký đặc biệt): sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật lý mua hàng, sổ nhật ký bán hàng. Sổ cái Các sổ kế toán chi tiết Hệ thống sổ kế toán mà hình thức nhật ký chung áp dụng Sổ nhật ký chung Bộ, (Sở) : ………. Mẫu số : S03 a -H Đơn vị : ………… (Ban hành theo quy định số: 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ tài chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm……………. Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu tài khoản đối ứng SỐ PHÁT SINH Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau - Sổ này có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang….. - Ngày mở sổ :……………… Lập, ngày … tháng … năm … Người lập Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên:…….. Họ tên:…….. Họ tên:…….. Sổ nhật ký chuyên dung Sổ nhật ký thu tiền: SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng 6 Năm 2005 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK111 Ghi Có các Tài khỏan Số Ngày tháng 511 3331 131 311 Tài khoản khác Số hiệu Số tiền Cộng : Ngày 06 tháng 6 Năm 2005 Chủ DN Sổ cái SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm……………. Tài khoản:……... Số hiệu:………... Ngày tháng ghi sổ DIỄN GIẢI NHẬT KÝ CHUNG Số hiệu TK đối ứng SỐ TIỀN GHI CHÚ Số trang STT dòng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ Số phát sinh tháng Số dư cuối kỳ -Sổ này có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang….. -Ngày mở sổ :……………… Lập, ngày … tháng … năm … Người lập Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên:…….. Họ tên:…….. Họ tên:…….. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ chi tiết hoạt động Bộ (Sở) :........ Mẫu số S61a-H Đơn vị :........ SỔ CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG Nguồn kinh phí :............................... Chương :.........................Loại :.......................Khoản :....................... Từ ngày :.......…..Đến ngày :...................... Chứng từ Diễn giải Tiểu mục Ghi nợ TK 661 Ghi có TK 661 Số Ngày Lập, ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên, đóng dấu) Sổ chi tiết doanh thu Bộ, Sở : ………. Mẫu số: S51 -H Đơn vị : ………… (Ban hành theo quy định số: 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ tài chính) SỔ CHI TIẾT DOANH THU ( CÁC KHOẢN THU DO BÁN HÀNG ) Loại hoạt động :……………….………………….. Tên sản phẩm ( hàng hoá dịch vụ ) :..……... Đơn vị tính……. Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI DOANH THU BÁN HÀNG GHI CHÚ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 - Sổ này có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang….. - Ngày mở sổ :……………… Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký tên, đóng dấu) Họ tên:…….. Họ tên:…….. Họ tên:…….. Sổ chi tiết bán hàng SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Từ ngày.............Đến ngày..................... Mã hàng :...........................Tên hàng......................................... Ngày Số Loại Diễn giải Số lượng bán Đơn giá Thành tiền Giảm giá Số lưọng trả lại Giá trị trả lại Thuế trong doanh thu Giá vốn Cộng : Tổng cộng : Sổ chi tiết mua hàng SỔ CHI TIẾT MUA HÀNG Từ ngày.............Đến ngày..................... Mã hàng :...........................Tên hàng......................................... Ngày Số Loại Diễn giải Số lượng mua Đơn giá Thành tiền Giảm giá Số lưọng trả lại Giá trị trả lại Cộng Tổng cộng