Đề tài Sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực

Sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực MỤC LỤC Khái quát chung 1.1, Dịch vụ thuê ngoài (oursourcing) và dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực (HR outsourcing) 1.2, Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm Nhược điểm Thực trạng sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực ở Việt Nam và trên thế giới . Giải pháp thực hiện . LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, các công ty đang phải đối mặt với rất nhiều áp lực từ thị trường. Những kẻ sống sót và thịnh vượng trên thị trường chính là những kẻ biết kinh doanh bằng phương pháp hiệu quả hơn đối thủ cạnh tranh, giảm chi phí kinh doanh trong khi vẫn đảm bảo chất lượng cao của hàng hóa hay dịch vụ. Một trong những mô hình kinh doanh hiện đại giúp không ít doanh nghiệp thành công hiện nay chính là mô hình outsourcing. Trong đó phải kể dịch vụ outsourcing được sử dung rộng rãi nhất hiện nay : dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực ( HR outsourcing ). Dịch vụ outsourcing nói chung và HR outsouring nói riêng đã đem lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh. Quá trình nghiên cứu đề tài : “Sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực ” sẽ cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về dịch vụ này cũng như giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả khi thuê các công ty bên ngoài đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ chức năng phòng nhân sự của doanh nghiệp mình. Với những hiểu biết hạn chế, việc thực hiện đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy để bài viết hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Nguyễn Thị Lan Anh 1, Khát quát chung 1.1, Khái niệm dịch vụ thuê ngoài ( outsourcing ) và dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực ( HR outsourcing ). Dịch vụ thuê ngoài (outsoutrcing ) là hình thức chuyển giao việc thực hiện một phần chức năng sản xuất kinh doanh nào đó ,bao gồm cả tài sản vật chất và và nhân lực cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên môn hóa trong lĩnh vức đó. ( Khái niệm tr 145, “tuần làm việc 4 giờ ” của Timothy Feriss ). Và nguyên tắc của outsourcing là: “tôi dành cho mình những công việc mà biết chắc sẽ thực hiện tốt hơn những người khác và chuyển giao cho bên thứ ba phần việc mà họ làm tốt hơn tôi và những người khác”.   Dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực ( HR outsoucing )là một biện pháp thay thế cho tuyển mộ trong đó các công ty sử dụng hay thuê công ty bên ngoài đảm nhiệm một phần hoặc toàn bô các nghiệp vụ liên quan đến nguồn nhân lực. HR outsourcing bao gồm các dịch vụ : Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên và các cấp quản trị Thương lượng và trả lương cho nhân viên Quản lý lợi nhuận và các kỹ năng mềm về huấn luyện và phát triển Gia công các phần mềm cơ bản sử dụng trong quản tri nguồn nhân lực Các chương trình phúc lợi dành cho nhân viên 1.2 , Ưu điểm và nhược điểm Ưu điểm Cũng giống như việc sử dụng mô hình outsourcing nói chung việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đây là một giải pháp hiệu quả đối với các doanh nghiệp mà khả năng tài chính thường có hạn. Doanh nghiệp sẽ không phải trả các chi phí liên quan đến việc duy trì nguồn nhân lực thường xuyên như : thuế thu nhập, bảo hiểm y tế, bảo hiêm xã hội, quỹ lương hưu cũng như các chi phí quản lý nhân viên, chi phí tuyển dụng và đào tạo… giúp doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh chính, phát triển các chiến lược kinh doanh, nghiên cứu sản phẩm mới, tăng giá trị dịch vụ… Thông thường, sự lựa chọn HRO sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ít nhất từ 10% đến 15% chi phí, trường hợp đặc biệt có thể lên từ 20% đến 30%. (Source: Robert H. Brown, "Gartner Research – Seven Critical Variables Reduce Costs in HR Outsourcing Deals, June 1, 2006) Bên cạnh đó, trong điều kiện môi trường kinh doanh luôn biến động, tổ chức có kích thước lớn không còn là một lợi thế cạnh tranh thì việc doanh nghiệp thuê công ty bên ngoài thực hiện toàn bộ chức năng của phòng nhân sự doanh nghiệp sẽ được giải phóng gần như hoàn toàn gánh nặng về quản lý nhân sự cho công ty. Điều này khiến cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trở nên gọn nhẹ hơn, giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt hơn trước những biến động của môi trường. Một thực tế đáng quan tâm, chủ các doanh nghiệp phải dành từ 7% đến 25% thời gian của họ để giải quyết các công việc bàn giấy liên quan đến người lao động. Thậm chí con số này tăng lên tới 35% đến 45% khi doanh nghiệp muốn dành thêm thời gian cho các nhiệm vụ ,chức năng về nhân sự (nguồn U.S. Small Business Administration ). Trong khi đó, nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn hóa trong lĩnh vực này, có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng. Quy trình này cũng đảm bảo công việc luôn được vận hành: Nhân viên làm việc toàn thời gian của doanh nghiệp có quyền lợi nghỉ phép, nghỉ ốm, trong khi doanh nghiệp cần đảm bảo khối lượng công việc được liên thông thì bên nhận dịch vụ outsourcing của doanh nghiệp có thể đảm bảo công việc luôn luôn được vận hành. Ngoài ra còn rất nhiều lợi ích khác như: giảm nghĩa vụ pháp lí, giảm thiểu rủi ro, có ngay nguồn nhân lực có trình độ thực hiện công việc… Nhược điểm Trước hết, các công ty phải ý thức được rằng việc sử dụng HRO dựa trên nguyên tắc là giúp giảm chi phí, nó không có khả năng giúp doanh nghiệp cải tiến công nghệ vì toàn bộ việc thực hiện cũng như những yêu cầu về công nghệ kĩ thuật đều do nhà cung cấp đảm nhiệm. Điều này cũng dẫn đến nguy cơ doanh nghiệp bị phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ, bị hạn chế hoặc mất khả năng kiểm soát với những chức năng được thuê ngoài. Bên cạnh đó, một số công ty cung ứng chỉ trú tâm đến giá trị hợp đồng, không chăm lo đến chất lượng nguồn lao động vì vậy nhân sự của các công ty cung cấp dịch vụ có thể không đáp ứng những yêu cầu về trình độ, kỹ năng của mảng công việc mà doanh nghiệp đang cần thuê dẫn đến chất lượng dịch vụ thuê ngoài không cao. Vì vậy yêu cầu đặt ra khi doanh nghiệp quyết định thuê ngoài : nên xem xét kĩ lưỡng trước khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ. Thêm vào đó, nhiều công ty cung cấp dịch vụ chưa có được những phương án hữu hiệu để giữ người lao động của họ tại doanh nghiệp khách hàng; hoặc không muốn cung cấp dịch vụ lâu dài khi nhận thấy thị trường biến động. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi doanh nghiệp đề ra các chiến lược trung và dài hạn. Một số khó khăn khác phải được cân nhắc đến khi quyết định sử dụng HRO như: giảm khả năng tích lũy kinh nghiệm, khó khăn trong việc trao đổi thông tin, sự bất mãn của nhân viên… 2, Thực trạng sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản tri nguồn nhân lực. Dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới bởi những lợi ích thiết thực mà nó đem lại cho các doanh nghiệp. Tháng 6/2006, Unilerer đã kí hợp đồng HRO trong 7 năm và được thức hiện ở 100 quốc gia. Đây là hợp đồng lớn nhất tính đến thời điểm đó. (Source: HRO TODAY, "HRO Boosts Unilever’s Brand Wagon", July/August 2006) Theo nghiên cứu của công ty IDC Việt Nam: Giá trị thị trường dịch vụ Quản Trị Nguồn Nhân Lực (HR) toàn cầu năm 2006 là 88,7 tỷ USD, tăng hơn 8% so với 2005. IDC dự báo chi tiêu cho dịch vụ liên quan đến HR toàn cầu đến 2011 sẽ đạt 132,1 tỷ USD, với mức tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 8,3% trong suốt giai đoạn 5 năm 2006-2011. Trong vài năm qua, các nhà cung cấp dịch vụ HR đã mở rộng sang lĩnh vực quản lý nhân tài (talent management). Dịch vụ HR BPO thuộc khu vực châu Á-Thái Bình Dương trừ Nhật Bản dự kiến sẽ tăng trưởng từ 1,4 tỷ USD năm 2006 lên 2,5 tỷ USD năm 2011 với mức tăng trưởng kép (CAGR là 13%). Dịch vụ đào tạo (Training BPO) thuộc khu vực này dự kiến sẽ tăng trưởng từ 700 triệu USD năm 2006 lên 800 triệu USD lên 1,4 tỷ USD năm 2011 với mức tăng trưởng kép (CAGR là 15%). (Nguồn IDC Việt Nam) Điều này không nằm ngoài xu thế chung của khu vực châu Á - Thái Bình Dương. Cũng theo nghiên cứu của IDC, dịch vụ HR – thuộc nhóm dịch vụ gia công qui trình DN (BPO), tại châu Á vẫn chủ ỵếu dừng ở mức độ “dịch vụ mang tính xử lý” (processing service). Lý do là các công ty châu Á còn tương đối bảo thủ , chỉ thuê bên ngoài làm những công việc mang tính chất tự động hóa, dựa trên số lượng công việc hay liên quan đến giao dịch thanh toán (transactional). Trong khi đó, ở các quốc gia phát triển nhất, các công ty đã chấp nhận thuê ngoài những dịch vụ HR mang tính chiến lược, thậm chí mang tính “cải tổ” DN (process re-engineering). Các công ty châu Á sẽ có thể tiếp tục gia tăng nhu cầu thuê ngoài dịch vụ Tiền Lương (Payroll) và Quản Trị Nhân Sự (Staffing), một khi họ đang dồn sức vào việc tìm kiếm, phát hiện và giữ chân, khuyến khích nhân tài cũng như tái cơ cấu tổ chức DN. Điều này đặc biệt đúng tại các thị trường đang cạnh tranh gay gắt về tuyển dụng như Ấn Độ, Trung Quốc, … Còn tại thị trường Việt Nam cũng đã manh nha hình thành dịch vụ này, nhưng chỉ ở bước đầu như trả lương qua thẻ ATM (tài khoản ngân hàng). Hiện nay, các công ty Accenture, ADP, Hevitt và IBM đang dẫn đầu trong những nhà cung cấp dịch vụ HRO trên thị trường HRO toàn cầu. Những nhà cung cấp dịch vụ này trên thế giới đã và đang chuyển hướng thị trường mục tiêu của mình từ đoạn thị trường gồm những doanh nghiệp trên 15000 lao động sang đoạn thị trường trung bình với những doanh nghiệp có từ 3000 đến dưới 15000 lao dộng. (Nguồn HRO - Global HRO Supplier Landscape - January 2009, HRO Report ) report?src=related_normal&rel=1207611) 3, Giải pháp Trước khi quyết định thuê ngoài doanh nghiệp cần phải xem xét quyết định thực hiện HR outsoucing đối với doanh nghiệp mình có thực sự đúng đắn hay không ?Để trả lời câu hỏi nàydoanh nghiệp sẽ tự trả lời 3 câu hỏi sau: Doanh nghiệp của bạn có cảm thấy thoải mái khi để một công ty khác thực hiện chức năng liên quan đến nguồn nhân lực của mình ? Doanh nghiệp đã có những người đại diện hoặc đủ nguồn lực để quản lý những nhu cầu HR của mình ? Doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán cho một công ty về HR outsourcing ? ( Nếu doanh nghiệp không cảm thấy thoải mái khi những chức năng về HR được giải quyết bởi một công ty khác thì sự lựa chọn HRO là không hợp lí. Nhưng nếu HRO là giải pháp tốt cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại thì nó cần làm gì để có được hiệu quả cao nhất? Có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp cần làm. Bước thứ nhất: phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp : mục tiêu cơ cấu tổ chức năng lực cốt lõi chuỗi giá trị chiến lược dài hạn Những thông tin về thị trường có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc lập kế hoạch như : giá, chi phí dịch vụ trên thị trường, lên danh sách nhà cung cấp, các yếu tố liên quan đến môi trường pháp lí, văn hóa... Công việc này rất quan trọng vì nó sẽ cung cấp những căn cứ giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp có uy tín và thiết lập các điều khoản trong hợp đồng khi kí kết với nhà cung cấp. Bước 2: lập kế hoạch. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu, những tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, tiêu chuẩn đánh giá kết quả chương trình, xác định rủi ro liên quan, ... Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đàm phán hợp đồng. Trong hợp đồng kí kết với nhà cung cấp, doanh nghiệp cấn xác định cụ thể các dịch vụ được thuê, tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ, thời hạn hợp đồng, thời điểm chấm dứt hợp đồng, giá,…hợp đồng phải có các điều khoản linh hoạt để có thể thay đổi trước nhũng biến động của môi trường. Bước 4 :chuyển giao các nguồn lực và quản lí các mối quan hê. Doanh nghiệp cần chỉ rõ các vấn đề liên quan : trao đổi thông tin trong thời gian thực hiện hợp đồng, vấn đề về nguồn nhân lực và các nguồn lực sản xuất khác, giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Kết luận: Như vậy việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực (HRO) đòi hỏi những phân tích, đánh giá của doanh nghiệp về nhu cầu, tình hình hiện tại của mình và những hiểu biết về thị trường để có thể đem lại hiệu quả cao nhất và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra.