Đề tài Thiết kế các cuộc khảo sát chi tiết số dư của các khoản phải thu trong kiểm toán các khoản phải thu của khách hàng

các cuộc khảo sát chi tiết của số dư các tàI khoản phảI thu khách hàng Sau khi kiểm toán viên đã hoàn tất việc nghiên cứu về cơ cấu kiểm soát nội bộ, đánh giá các rủi ro tiềm tàng của các khoản mục, rủi ro kiểm soát đối với chu kì bán hàng và thu tiền, đã thực hiện các cuộc khảo sát kiểm soát, các cuộc khảo sát chính thức về nghiệp vụ thì đã đến lúc thiết kế và thực hiện các thủ thục phân tích chung đối với chu kì bán hàng và thu tiền và thực hiện các cuộc khảo sát chi tiết số dư. 1. Các thủ tục phân tích đối với chu kì bán hàng và thu tiền Các kết quả của các thủ tục phân tích là một yếu tố quan trọng khi xác định các cuộc khảo sát chi tiết số dư. Tất cả các tài khoản trong chu kì bán hàng và thu tiền đều được khảo sát tính hợp lí. Việc phân tích này là cần thiết để nhận định các vấn đề bất thường, các khả năng sai sót có thể sảy ra đối với số dư tài khoản. Đây là một căn cứ quan trọng để xác định các cuộc khảo sát chi tiết số dư của các tài khoản có liên quan. Một trong những hình thức quan trọng của các thủ tục phân tích là việc sử dụng các tỉ lệ để so sánh năm nay với các năm trước và một số chỉ tiêu khác từ đó phán đoán ra các sai sót có thể sảy ra. Dưới đây là một số tỉ lệ chính, những so sánh của chu kì bán hàng và thu tiền và những sai sót tiềm tàng có thể nhận diện bằng các thủ tục phân tích. Thủ tục phân tích Sai sót có thể xảy ra So sánh tỉ suất lãi gộp hoặc tỉ suất hiệu quả kinh doanh (tổng số, từng loại hàng hoá…) của năm kiểm toán với năm trước. So sánh doanh thu theo tháng (tổng số, loại hàng hoá…) trong năm kiểm toán. So sánh tỉ lệ doanh thu bị trả lại, chiết khấu, giảm giá trên tổng doanh số cả năm kiểm toán với năm trước. So sánh số dư cá biệt của khách hàng mua cao hơn một số tiền đã định với các năm trước. So sánh tỉ lệ chi phí dự phòng nợ khó đòi trên tổng doanh thu qua các năm. So sánh số ngày của các khoản phải thu chưa thanh toán với các năm trước. So sánh các loại thời hạn qua tỉ lệ so với các khoản phải thu với các năm truớc. So sánh tỉ lệ dự phòng nợ phải thu khó đòi trên tổng doanh số các khoản phải thu với các năm trước. Báo cáo thừa hoặc báo cáo thiếu doanh thu. Báo cáo thừa hoặc báo cáo thiếu doanh thu. Báo cáo thừa hoặc báo cáo thiều các khoản phải giảm trừ (chiết khấu, hàng bán bị trả lại, giảm giá). Sai sót trong các khoản phải thu. Các khoản phải thu không thu được chưa được phê chuẩn có thể đã gia tăng. Báo cáo thừa hoặc báo cáo thiếu dự phòng đối với các khoản phải thu không thu được. Báo cáo thừa hoặc báo cáo thiếu dự phòng đối với các khoản phải thu không thu được. Báo cáo thừa hoặc báo cáo thiếu dự phòng nợ phải thu khó đòi. Ngoài ra kiểm toán viên còn phải đặc biệt chú‏‎ ý xem xét các khoản phải thu có số tiền quá lớn, các tài khoản chưa thanh toán trong một thời gian dài, các khoản phải thu từ các công ty, đơn vị thành viên và các khoản phải thu có số dư bên có…kiểm toán viên phải xem xét lại bảng kê các tài khoản vào ngày lập bảng cân đối kế toán để xác định tài khoản nào phải được điều tra thêm. 2. Thiết kế các cuộc khảo sát chi tiết số dư các khoản phải thu để thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù Các cuộc khảo sát chi tiết số dư của tài khoản phải thu được thiết kế gắn liền với các mục tiêu kiểm toán cho các khoản phải thu nhằm thoả mãn các mục tiêu này. Các kiểm toán viên sẽ đưa ra những thủ tục kiểm toán thích hợp cho các mục tiêu kiểm toán đặc thù để chúng được thoả mãn. a. Các khoản phải thu chính xác về mặt kĩ thuật. Để đạt được mục tiêu này, kiểm toán viên cần phải lập bảng cân đối thử theo thời gian đối với các khoản phải thu. Bảng cân đối thử theo thời gian là một bảng liệt kê các số dư trong số các khoản phải thu vào ngày lập bảng cân đối kế toán. Nó bao gồm tổng các số dư cá biệt chưa được thanh toán và sự phân tích của từng số dư theo thời gian qua giữa ngày bán hàng với ngày lập bảng cân đối kế toán. Ví dụ về một bảng cân đối thư theo thời gian như sau: Bảng cân đối thử theo thời gian các khoản phảI thu Công ty: XYZ Ngày 31/12/N Đơn vị: 1000VNĐ Số TT Số TK Tên khách hàng Phân tích theo thời gian ( ngày) Số dư 0-30 31-60 61-90 91-120 >120 1 2 3 4 5 6 … Công ty Rạng Đông XN Xây dựng số 2 Công ty ABC Nhà máy thuốc lá Thăng Long Công ty Vật liệu điện I Tổng công ty Hoà Bình …. 73.290 15.420 105.190 41.760 30.000 78.900 … 45.100 15.420 105.190 36.760 … 28.180 … 5000 … 30.000 … 78.900 … Tổng cộng … … … … … … Khảo sỏt tớnh chớnh xỏc về kĩ thuật cỏc thụng tin trờn bảng cõn đối thử theo thời gian là một thủ tục kiểm toỏn cần thiết. Điều này thường được làm trước bất kỡ cuộc khảo sỏt nào khỏc để đảm bảo với kiểm toỏn viờn rằng tổng thể được khảo sỏt phự hợp với Sổ cỏi , Sổ chi tiết về mặt số liệu, con số. Cỏc cột tổng cộng và cột miờu tả thời gian phải được thanh toỏn và số tổng cộng trờn bảng cõn đối thử theo thời gian phải được cõn đối với Sổ cỏi. Ngoài ra, một mẫu cỏc số dư cỏ biệt phải được đối chiếu với Sổ chi tiết hoặc với cỏc dữ kiện chứng minh khỏc để thẩm tra tờn khỏch hàng , số dư và thời hạn trả Phạm vi của quỏ trỡnh khảo sỏt tớnh chớnh xỏc phụ thuộc vào số lượng tài khoản liờn quan và mức độ mà theo đú bảng liệt kờ đó được kiểm toỏn viờn nội bộ hoặc người nào đú kiểm tra trước khi giao cho kiểm toỏn viờn b. Cỏc khoản phải thu cú căn cứ hợp lớ ( tớnh cú thật ) Thủ tục kiểm toỏn: Lấy xỏc nhận số dư của khỏch mua hàng là cuộc khảo sỏt quan trọng nhất của cỏc chi tiết số dư để xỏc định căn cứ hợp lớ của cỏc khoản phải thu. Trường hợp khỏch mua hàng khụng đỏp ứng quỏ trỡnh xỏc nhận thỡ kiểm toỏn viờn phải kiểm tra căn cứ ghi sổ cỏc nghiệp vụ phải thu thụng qua cỏc bằng chứng : Chứng từ giao hàng để chứng minh sự giao hàng là cú thực , cỏc chứng từ chứng minh sự thu tiền như cỏc phiếu thu, giấy bỏo cú…để xỏc định xem liệu cỏc khoản đú đó thu tiền hay chưa. Thường thỡ kiểm toỏn viờn xem xột cho bất kỡ tài khoản nào trong mẫu đó chọn được xỏc nhận, nhưng những chứng từ đú được dựng một cỏch rộng rói như những bằng chứng thay thế trong những trường hợp khụng cú phỳc đỏp. Dung lượng mẫu chọn tuỳ thuộc vào tớnh trọng yếu của tổng cỏc khonả phỉa thu, số lượng cỏc khoản phải thu và sự phõn phối về quy mụ cỏc khoản phải thu…. Lựa chọn cỏc phần tử để xỏc minh : Thường thỡ kiển toỏn viờn sử dụng phương phỏp phõn lớp để lựa chọn cỏc phần tử để đưa đi xỏc minh. Phương pháp này phân các số dư theo từng lớp dựa vào các tiêu thức nhất định như giá trị, thời hạn của các khoản phải thu. Cỏc xỏc nhận được tiến hành tốt nhất vào ngày gần với ngày lập bảng cõn đối kế toỏn. Khi đú cỏc bản xỏc nhận được gửi đến gần ngày lập bảng cõn đối kế toỏn là bằng chứng cú độ tin cõy cao. c. Cỏc khoản phải thu đó phỏt sinh đều được ghi chộp đầy đủ trờn sổ sỏch kế toỏn ( tớnh đầy đủ) Để kiểm tra xem cú khoản phải thu nào bị để ngoài sổ hay khụng, kiểm toỏn viờn cú thể thực hiện cỏc biện phỏp sau: Nếu mà cỏc khoản phải thu bị loại ra khỏi bảng cõn đối thử theo thời gian thỡ rất khú cú thể khảo sỏt đối với cỏc khoản phải thu đú, trừ khi kiểm toỏn viờn khảo sỏt dựa trờn bản chất tự cõn đối của tài khonả trờn Sổ chi tiết và Sổ cỏi. Cú nghĩa là số tổng cộng của tất cả cỏc Sổ chi tiết cũng như là số tổng cộng trờn bảng cõn đối thử theo thời gian của cỏc khoản phải thu phải khớp đỳng với Sổ cỏi. Như vậy, nếu giả sử khỏch hàng quyết định đưa ra bảng cõn đối thử theo thời gian khụng đưa vào đú một số khoản thu thỡ kiểm toỏn viờn cú thể phỏt hiện ra bằng cỏch cộng tổng số dư cỏc khoản phải thu và đối chiếu số dư đú với Sổ cỏi tài khoản phải thu. Nếu một doanh nghiệp khụng ghi sổ cả doanh thu và cỏc khoản phải thu thỡ sự bỏo cỏo thiếu này của cỏc khoản phải thu hầu như khụng thể phỏt hiện nhờ cỏc chi tiết của cỏc cuộc khảo sỏt chi tiết của số dư. Khi đú việc bỏo cỏo thiếu doanh thu và cỏc khoản phải thu được phỏt hiện dễ dàng bằng cỏc cuộc khảo sỏt nghiệp vụ : Như đối chiếu hoỏ đơn bỏn hàng và vận chuyển với sổ thu tiền và theo dừi cỏc khoản phải thu, và bằng cỏc thể thức phõn tớch. Dựng cỏc tỷ suất như: tỷ suất lói gộp, tỷ suất lói thuần hoạt động sản xuất kinh doanh trước thuế. d. Cỏc khoản phải thu trờn sổ là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Quyền sở hữu cỏc khoản phải thu thường khụng gõy vấn đề cho cuộc kiểm toỏn vỡ cỏc khoản phải thu thường thuộc về khỏch hàng, đơn vị được kiểm toỏn. Nhưng trong một số trường hợp thỡ cú một phần cỏc khoản phải thu cú thể được bỏn giảm giỏ, được chiết khấu hay đơn vị cú hàng bỏn bị trả lại, thỡ phần cỏc khoản phải thu đú sẽ khụng thuộc về doanh nghiệp. Núi chung thỡ cỏc khỏch mua hàng của cụng ty khỏch hàng khụng nhận thấy sự hiện diện của sự giảm giỏ, do đú lời xỏc nhận của cỏc khoản phải thu cũng sẽ khụng làm rừ được sự việc. Để xem xột và phỏt hiện ra cỏc trường hợp khụng cú quyền sở hữu đối với cỏc khoản phải thu thỡ kiểm toỏn viờn phải ỏp dụng tổng hợp cỏc khảo sỏt: Xem xột lại cỏc chớnh sỏch bỏn hàng của doanh nghiệp như chớnh sỏch cạnh tranh , tiếp thị, chớnh xỏc chiết khấu, giỏ bỏn. Thảo luận với cụng ty khỏch hàng, lấy lời xỏc nhận của ngõn hàng, xem xột cỏc hoỏ đơn , chứng từ liờn quan. Việc khảo sỏt này chỉ đặt ra khi doanh nghiệp cú chớnh sỏch và thực tế cú ỏp dụng khoản chiết khấu, giảm giỏ cho cỏc trường hợp bỏn hàng trả chậm. e. Cỏc khoản phải thu được đỏng giỏ đỳng đắn ( định giỏ) Để kiểm tra cỏc khoản phải thu trờn bảng cõn đối thử theo thời gian, trờn sổ sỏch cỏc khoản phải thu cú được tớnh giỏ đỳng đắn hay khụng ( cả về tổng số và riờng cỏc khoản cú thể thu được) thỡ quỏ trỡnh xỏc nhận về giỏ trị toàn bộ cõc khoản được lựa chọn từ bảng cõn đối thử theo thời gian là cuộc khảo sỏt thụng dụng nhấ. Kiểm toỏn viờn sẽ cho một số khỏch hàng từ bảng cõn đối thử cỏc khoản phải thu theo thời gian để khảo sỏt bằng việc thẩm tra trao đổi với cỏc nhà quản lớ bỏn chịu về khả năng thu tiền ở cỏc khoản quỏ hạn và đỏnh giỏ khả năng thu được tiền và lấy xỏc nhận của người mua về cỏc khoản phải thu cú quy mụ lớn, kết hợp với chọn điển hỡnh cỏc khoản phải thu cú quy mụ nhỏ. Nếu trường hợp mà cỏc xỏc nhận khụng được khỏch hàng mua phỳc đỏp phản hồi thỡ cỏc kiểm toỏn viờn phải xem xột lại cỏc chứng từ gốc về tớnh toỏn doanh thu, về cỏc chỉ tiờu như: Số lượng, đơn giỏ, chi phớ vận chuyển. Đối với cỏc khoản dự phũng phải thu khú đũi. Kiểm toỏn viờn phải xỏc định giỏ trị cú thể thực hiện được đối với cỏc số dư cũn cú hiệu lực, nghĩa là , số tiền mà cuối cựng cụng ty sẽ thu được. Cỏc cụng ty khỏch hàng ước tớnh tổng số tiền khụng thu được qua chỉ tiờu dự phũng cho cỏc khoản phải thu khụng thu được. Chỉ tiờu này là dự đoỏn cho tương lai nờn khụng thể chớnh xỏc được, mặc dự vậy thỡ điều cần thiết của kiểm toỏn viờn là đỏnh giỏ xem liệu dự phũng cú hợp lớ hay khụng, cú xột đến cỏc sự kiện sẵn cú chưa? Điểm bắt đầu của quỏ trỡnh đỏnh giỏ mức dự phũng cho cỏc khoản khụng thu được là xem xột lại kết quả của cuộc khảo sỏt cơ cấu kiểm soỏt nội bộ cú liờn quan tới chế độ tớn dụng của cụng ty khỏch hàng. Nếu chế dộ tớn dụng của cụng ty khỏch hàng vẫn giữ nguyờn khụng đổi và cỏc kết quả của cuộc khảo sỏt về chế độ tớn dụng và sự phờ chuẩn chế độ tớn dụng nhất quỏn với cỏc kết quả của năm trước thỡ biến động số dư dự phũng cho cỏc khoản phải thu khụng chỉ phản ỏnh cỏc biến động về điều kiện kinh tế và doanh số. Tuy vậy , nếu chế độ tớn dụng của cụng ty khỏch hàng hoặc mức độ mà theo đú nú vận hành đó thay đổi đỏng kể thỡ cũng rất thận trọng khi xem xột ảnh hưởng của những biến động này Cỏch đỏnh giỏ phổ biến tớnh chớnh xỏc của mức dự phũng là xem xột cẩn thận cỏc tài khoản ngoài niờn hạn trờn bảng cõn đối thử theo thời gian để xỏc định tài khoản nào đó khụng được thanh toỏn sau ngày lập bảng cõn đối tài sản. Qui mụ và thời gian của những số dư khụng được thanh toỏn sau đú cú thể đem so sỏnh với thụng tin tương tự của cỏc năm trước để đỏnh giỏ số tiền của cỏc khoản phải thu ngoài niờn hạn đang tăng lờn hay giảm đi theo thời gian. Cỏc kiểm toỏn viờn cũng cần thảo luận với ban giỏm đốc phụ trỏch tớn dụng, xem xột hồ sơ tớn dụng của khỏch hàng cũng cú thể cung cấp những hiểu biết bản chất của khả năng thu cỏc tài khoản, kiểm toỏn viờn nờn xem xột lại chớnh sỏch cạnh tranh và tiếp thị của doanh nghiệp, hiện doanh nghiệp cú ỏp dụng chế độ bỏn hàng cởi mở về tớn dụng hay khụng Kiểm tra lại cỏch ước tớnh nợ khú đũi mà doanh nghiệp đó ỏp dụng cho trớch lập dự phũng nợ khú đũi. Khi đỏnh giỏ mức dự phũng bằng việc xem xột lại cỏc số dư ngoài niờn hạn cỏ nhõn trờn bảng cõn đối thử theo thời gian thỡ cú hai hạn chế mà kiểm toỏn viờn cần chỳ ý là : Cỏc tài khoản trong niờn hạn được bỏ qua khi xõy dựng tớnh chớnh xỏc của mức dự phũng cho dự một số trong cỏc số tiền đú cũng cú thể trở thành cỏc khoản khụng thu được Rất khú so sỏnh kết quả của năm hiện hành với cỏc kết quả của cỏc năm trước trờn một căn cứ khụng cú kết cấu giống như vậy. Nếu cỏc tài khoản đang trở nờn ngày càng khụng thể thu được qua một kỡ vài năm thỡ sự kiện này cú thể bị bỏ qua. Một cỏch để trỏnh những khú khăn này là xõy dựng lịch sử của cỏc khoản xoỏ sổ do nợ khú đũi qua một kỡ thời gian như một bản tham chiếu để đỏnh giỏ mức dự phũng của năm hiện hành. Vớ dụ: Nếu trước đõy cú một tỷ lệ nhất định của từng loại kỡ hạn là khụng thể thu được thỡ việc đỏnh giỏ mức dự phũng cú đỳng đắn khụng là điều tương đối dễ. Nếu cú 2% cỏc tài khoản ngắn hạn, 10% cỏc tài khoản chậm trễ từ 30 đến 90 ngày, 35% của tất cả cỏc số dư trờn 90 ngày, cuối cựng là những khoản khụng thu được thỡ những tỷ lệ này đễ dàng được vận dụng vào cỏc số tổng cộng trờn bảng cõn đối thử theo thời gian của năm hiện hành và kết quả sẽ được so sỏnh với số dư của cỏc tài khoản dự phũng khụng thu được. Kiểm toỏn viờn cũng tuỳ từng trường hợp cụ thể để sửa đổi quỏ trỡnh tớnh toỏn cho phự hợp, Trờn cơ sở kiểm tra mức dự phũng cho nợ phải thu khú đũi, sự hài lũng của kiểm toỏn viờn về mức dự phũng này thỡ việc tớnh toỏn và kiểm tra chi tiết phớ dự phũng là điều dễ dàng. f. Cỏc khoản phải thu được phõn loại đỳng đắn Kiểm toỏn viờn tiến hành đối chiếu cỏc khoản phải thu trờn bảng kờ hoặc bảng cõn đối thử theo thời gian với chứng từ và sổ chi tiết. Điều tra qua tiếp xỳc với nhà quản lớ về cỏc khoản phải thu trờn cỏc chứng từ và sổ chi tiết để xỏc minh việc phõn loại. g. Cỏc khoản phải thu được ghi sổ đỳng kỡ phỏt sinh: Cỏc sai sút về thời hạn tớnh cú thể xảy ra đối với doanh số bị trả lại, được giảm giỏ và cỏc khoản thu tiền mặt. Chỳng xảy ra khi cỏc nghiệp vụ kinh tế của kỡ hiện hành được vào sổ ở kỡ sau hoặc cỏc nghiệp vụ ở kỡ sau được vào sổ ở kỡ hiện hành. Mục đớch của mục tiờu này là để kiểm tra xem cỏc nghiệp vụ xảy ra gần cuối kỡ kế toỏn cú được ghi sổ đỳng kỡ hay khụng. Mục tiờu này là một trong những điều quan trọng nhất trong kỡ về sai sút của thời hạn tớnh cú thể ảnh hưởng đỏng kể đến thu nhập của kỡ hiện hành, ảnh hưởng đến bỏo cỏo thu nhập. Khi xem xột tớnh thớch hợp của thời hạn tớnh cần làm theo ba bước sau: Quyết định tiờu chuẩn thớch hợp của thời hạn tớnh, đỏnh giỏ xem cụng ty khỏch hàng cú xõy dựng những thủ tục để đảm bảo thời hạn tớnh hay khụng khảo sỏt xem đó đạt được thời hạn tớnh hay chưa. Thời hạn tớnh của doanh thu: Tiờu chuẩn thớch hợp của thời hạn tớnh được hầu hết khỏch hàng dựng để xỏc định khi thương vụ xảy ra là sự giao hang, một số cụng ty thỡ ghi sổ cỏc hoỏ đơn vào lỳc quyền sở hữu sang tay. Việc sang tay quyền sở hữu cú thể xảy ra trước lỳc gửi hàng, vào lỳc gửi hàng, sau khi gửi hàng. Để đỏnh giỏ đỳng thu nhập của kỡ hiện hành thỡ phương phỏp phải phự hợp với cỏc nguyờn tắc kế toỏn hiện hành hoặc được chấp nhận rộng rói một cỏch nhất quỏn hay khụng . Phần quan trọng nhất của quỏ trỡnh đỏnh giỏ phương phỏp để cú được cỏc thời hạn tớnh đỏng tin cậy của khỏch hàng là xỏc định những thủ tục mà khỏch hàng đó sử dụng để xỏc định thời hạn tớnh. Nếu khỏch hàng phỏt hành cỏc chứng từ vận chuyển được đỏnh số trước một cỏch liờn tục thỡ việc đỏnh giỏ và khảo sỏt thời hạn tớnh sẽ rất dễ dàng. Việc tỏch rời trỏch nhiờm giữa chức năng giao hàng và thu tiền cũng đẩy mạnh khả năng ghi sổ đỳng kỡ. Tuy nhiờn, nếu hàng được giao thực hiện bằng xe của cụng ty, sổ sỏch giao hàng khụng đỏnh số, nhõn viờn của cỏc phũng giao hàng và tớnh tiền khụng độc lập với nhau thỡ rất khú cú thể đảm bảo cú một thời hạn tớnh chớnh xỏc. Khi cơ cấu kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng đầy đủ, thời hạn tớnh cú thể được kiểm tra bằng cỏc lấy số của chứng từ vận chuyển của lần giao hàng cuối cựng , thực hiện lỳc cuối kỡ và so sỏnh con số hay với doanh số của kỡ hiện hành hay kỡ sau. Vớ dụ : Giả sử số của chứng từ vận chuyển lần cuối cựng trong năm kiểm toỏn là 1350 thỡ tất cả cỏc doanh thu ghi sổ trước ngày cuối kỡ phải cú chứng từ vận chuyển trước con số 1350. Cũng khụng thể cú khoản doanh thu ghi sổ nào ở kỡ sau lại cú chứng từ vận chuyển trước con số 1350. Ta cú thể kiểm tra dễ dàng thụng qua việc so sỏnh doanh thu ghớ sổ với cỏc chứng từ vận chuyển của một ớt ngay sau cựng của năm hiện hành và ngày đầu tiờn của năm tiếp theo. Nếu cơ cấu kiểm soỏt nội bộ là khụng bỡnh thường hoặc khụng đầy đủ thỡ điều cần thiết là phải hiểu thấu đỏo trước khi xỏc định thời hạn tớnh. Trong những trường hợp cần thiết kiểm toỏn viờn cú thể quan sỏt vật chất hàng gửi và cỏc chứng từ kiểm soỏt gần ngày cuối năm. Thời hạn tớnh của doanh số bị trả lại và được giảm giỏ: Cỏc nguyờn tắc kế toỏn đó được thừa nhận quy định là doanh số bị trả lại và được giảm giỏ phải tương xứng với doanh số liờn quan nếu số tiền là trọng yếu. Khi kiểm toỏn viờn tin tưởng là tất cả cỏc khoản phải thu bị giảm giỏ và bị trả lại thỡ cỏc cuộc khảo sỏt thời hạn tớnh rất đơn giản và dễ hiểu. Kiểm toỏn viờn cú thể kiểm tra cỏc chứng từ chứng minh của một mẫu ngẫu nhiờn của doanh số bị trả lại và được giảm giỏ chưa vào sổ lỳc đầu kỡ của kỡ thực hiện kiểm toỏn thỡ cần xột đến một sự điều chỉnh. Nếu cơ cấu kiểm soỏt nội bộ của quỏ trỡnh ghi sổ doanh thu số bị trả lại và được giảm giỏ được đỏnh giỏ là khụng hiệu quả thỡ cần một mẫu lớn hơn để xem xột thời hạn tớnh. Thời hạn tớnh cỏc khoản thu tiền mặt : Ở hầu hết cỏc cuộc kiểm toỏn, thời hạn tớnh đỳng đắn của cỏc khoản thu tiền mặt khụng quan trọng bằng thời hạn tớnh của doanh số hoặc thời hạn tớnh của doanh số bị trả lại hay được giảm giỏ vỡ thời hạn tớnh khụng đỳng đắn của tiền mặt chỉ ảnh hưởng đến số dư tiền mặt và số dư cỏc khoản phải thu, khụng ảnh hưởng đến lợi tức. Tuy nhiờn, nếu cú sự bỏo cú sai lớn cú thể ảnh hưởng đến việc trỡnh bày trung thực cỏc tài khoản này, nhất là tiền mặt cú số dư nhỏ. Khảo sỏt sai sút về thời hạn tớnh của cỏc khoản thu tiền mặt bằng cỏch đối chiếu cỏc tài khoản thu tiền mặt ghi sổ với tiền gửi ngõn hàng ở kỡ tiếp theo trờn bảng kờ của ngõn hàng là điều dễ dàng. Doanh số nếu cú một sự chậm trễ vài ngày thỡ điều đú cú thể chỉ là sự sai sút về thời gian tớnh. Quỏ trỡnh xỏc nhận cỏc khoản phải thu cú thể dựa và ở một mức độ nào đú để phỏt hiện ra cỏc sai sút về thời hạn tớnh của doanh số, doanh số bị trả lại và được giảm giỏ và cỏc khoản thu tiền mặt, nhất là khi cú một khoảng cỏch dài giữa ngày mà nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh với ngày vào sổ. Tuy vậy, khi khoảng cỏch chỉ là vài ngày, việc chậm gửi thư cũng cú thể gõy ra nhầm lẫn cỏc sai sút về thời hạn tớnh với những chờnh lệch bỡnh thường trong quỏ trỡnh cõn đối. Thớ dụ, nếu một khỏch hàng mua hàng gửi và viết một phiếu chi cho cụng ty khỏch hàng để thanh toỏn một khoản chưa thanh toỏn vào ngày 31/12 và cụng ty được kiểm toỏn nhận được và ghi sổ số tiền đú vào ngày 2/1 năm sau, việc ghi sổ này của 2 tổ chức đú sẽ chờnh lệch nhau vào ngày 31/12. Đõy khụng phải là sai sút về thời hạn tớnh mà là một sự chờnh lệch cú thể cõn đối do thời gian chuyển giao, đối với kiểm toỏn viờn rất khú đỏnh giỏ sự kiện đú là một sai sút về thời gian tớnh hay là chờnh lệch bỡnh thường cú thể cõn đối đó xảy ra khi lời phỳc đỏp xỏc nhận là từ một nguồn thụng tin. h. Cỏc khoản phải thu được tiết lộ đỳng đắn Ngoài quỏ trỡnh khảo sỏt việc liệt kờ đỳng đắn số tiền trờn sổ cỏi tổng hợp, kiểm toỏn viờn phải xỏc định là thụng tin về số dư tài khoản cú từ chu kỡ bỏn hàng và thu tiền cú được trỡnh bày hợp lớ trờn bỏo cỏo tài chớnh hay khụng. Kiểm toỏn viờn phải quyết định cụng ty khỏch hàng đó kết hợp đỳng đắn cỏc số tiền và sự trỡnh bày của cỏc thụng tin của những thành phần cú liờn quan trong bỏo cỏo tài chớnh hay khụng? Để đỏnh giỏ tớnh đầy đủ của sự tiết lộ, kiểm toỏn viờn phải cú một sự hiểu biết thấu đỏo về cỏc nguyờn tắc kế toỏn đó được thừa nhận. Một số phần quan trọng của quỏ trỡnh đỏnh giỏ liờn quan tới việc quyết định liệu cỏc số tiền lớn cú được quy định phải tiết lộ riờng biệt cú thực tế được tỏch biệt trờn bỏo cỏo tài chớnh hay khụng. Sự tổng hợp đỳng đắn cỏc số dư trờn Sổ cỏi tổng hợp trong cỏc bỏo cỏo tài chớnh cũng đũi hỏi việc kết hợp cỏc số dư tài khoản mà khụng thớch hợp cho những người sử dụng bỏo cỏo ở ngoài cụng ty. Nếu tất cả cỏc tài khoản đưa vào Sổ cỏi tổng hợp được tiết lộ một cỏch riờng biệt trờn cỏc bỏo cỏo, hầu hết người sử dụng bỏo cỏo sẽ bị lẫn lộn nhiều hơn thay vỡ thấy rừ. Cỏc ghi chỳ cũng là một phần của sự tiết lộ, kiểm toỏn viờn cũng phải đỏnh giỏ tớnh đầy đủ của cỏc ghi chỳ này. Sự tiết lộ ở phần ghi chỳ bao gồm cỏc thụng tin về sự cầm cố, chiết khấu và sự phõn bổ cỏc khoản phải thu. Dĩ nhiờn, nhằm mục đớch đỏnh giỏ tớnh đầy đủ của những tiết lộ này, trước hết cần phải biết về sự hiện diện của chỳng và phải cú cỏc thụng tin đầy đủ về bản chất của chỳng. Điều này núi chung được nờu từ nhiều phần khỏc nhau của cuộc kiểm toỏn bằng những thủ tục như xem xột cỏc biờn bản, xem xột lại cỏc hợp đồng và cỏc thoả thuận , việc xỏc nhận cỏc tài khoản tiền gửi ngõn hàng và việc thảo luận với ban quản lý về tớnh cú thật của cỏc thụng tin cần được tiết lộ. III. Quy trình lấy xác nhận các khoản phảI thu Trong kiểm toỏn cỏc khoản phải thu, lấy xỏc nhận cú thể coi là một đặc thự riờng trong thực hiện cỏc mục tiờu và thủ tục kiểm toỏn cỏc khoản phải thu. Xỏc nhận cỏc khoản phải thu là thủ tục quan trọng nhất để thoả món cỏc mục tiờu hiệu lực, đỏnh giỏ kịp thời. 1. Lựa chọn hỡnh thức lấy xỏc nhận Cú hai hỡnh thức xỏc nhận thụng dụng được sử dụng xỏc nhận cỏc khoản phải thu đú là xỏc nhận khẳng định và xỏc nhận phủ định. Xỏc nhận khẳng định là một thụng bỏo gửi cho con nợ yờu cầu người đú cỏc nhận trực tiếp số dư được ghi trờn phần yờu cầu xỏc nhận là đỳng hay sai. Theo hỡnh thức xỏc nhận này thỡ mọi thư xỏc nhận được gửi đi đều cần được thu về khụng phõn biệt là người xỏc nhận cú đồng ý với thụng tin ghi trờn đú hay khụng Một thư xỏc nhận loại này cú hai dạng: Dạng ghi rừ số nợ phải thu và yờu cầu khỏch nợ xỏc nhận là đỳng hay bằng bao nhiờu. Dạng khụng ghi rừ số nợ phải thu mà yờu cầu khỏch nợ ghi rừ số nợ phải thu hoặc cú ý kiến khỏc. Theo dạng thứ nhất thỡ sẽ cung cấp được bằng chứng kiểm toỏn đỏng tin cậy hơn dạng hai. Mẫu thư xỏc nhận ( trang 20-21) Việc lựa chọn dạng yờu cầu xỏc nhận nào phụ thuộc vào từng trường hợp và sự đỏnh giỏ về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt của kiểm toỏn viờn. Xỏc nhận dạng thứ nhất thớch hợp hơn khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt được đỏnh giỏ là cao. Kiểm toỏn viờn cú thể kết hợp cả hai dạng xỏc nhận trờn khi tổng cỏc khoản phải thu bao gồm một số lượng hạn chế cỏc khoản phải thu lớn và một số lượng lớn cỏc khoản phải thu nhỏ thỡ kiểm toỏn viờn cú thể yờu cầu xỏc nhận theo dạng thứ nhất toàn bộ hay một số cỏc khoản phải thu lớn và chấp nhận xỏc nhận theo dạng thứ hai số lượng lớn cỏc khoản phải thu nhỏ. Hỡnh thức xỏc nhận phủ định: Là một thụng bỏo gửi cho con nợ những nú chỉ yờu cầu trả lời khi con nợ nhất trớ với số tiền được nờu trong thư Phụ lục số 01 (dạng A) ( Mẫu thư yờu cầu xỏc nhận số dư) Ngày… thỏng…năm… Kớnh gửi: Cụng ty ………………………….( khỏch nợ) Địa chỉ ………………………………………… Fax:……………………………………………. Thư: Yờu cầu xỏc nhận số dư Theo yờu cầu kiểm toỏn, chỳng tụi kớnh đề nghị Quý cụng ty đối chiếu số dư dưới đõy với số dư của cụng ty tại thời điểm ngày…………… và xỏc nhận số dư này( 1/cụng ty phải thu và 2/ cụng ty phải trả) là đỳng, hoặc bằng bao nhiờu. Thư xỏc nhận gửi trực tiếp hoặc fax cho kiểm toỏn viờn của chỳng tụi theo địa chỉ trờn mẫu xỏc nhận dưới đõy: 1/ Nợ phải trả:…………………( bằng chữ:…………………..) 2/ Nợ phải thu:…………………(bằng chữ:…………………..) Thư xỏc nhận này khụng phải là yờu cầu thanh toỏn mà chỉ nhằm phục vụ mục đớch kiểm toỏn. Cỏc khoản nợ và cỏc khoản thanh toỏn sau ngày núi trờn khụng bao gồm trong số dư xỏc nhận. Giỏm đốc hoặc người đại diện (đơn vị được kiểm toỏn) (Họ tờn, chữ kớ và đúng dấu) Kớnh gửi: Cụng ty kiểm toỏn:…………………………………………… (họ và tờn kiểm toỏn viờn:……………………………………) Địa chỉ:………………………………………………………. Fax:………………………………………………………….. Chỳng tụi xỏc nhận số dư trờn sổ sỏch kế toỏn ngày ………….của chỳng tụi là đỳng với số dư núi trờn, hoặc là: -…………………………….. - …………………………… Giỏm đốc hoặc người đại diện (Họ tờn, chữ kớ và đúng dấu) Phụ lục số 02 (Dạng B) ( Mẫu thư yờu cầu xỏc nhận số dư) Ngày… thỏng…năm… Kớnh gửi: Cụng ty ………………………….( khỏch nợ) Địa chỉ ………………………………………… Fax:……………………………………………. Thư: Yờu cầu xỏc nhận số dư Theo yờu cầu kiểm toỏn, chỳng tụi kớnh đề nghị Quý cụng ty căn