Đề tài Thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Báo Cáo Thực Hành Môn :Hệ Quản Trị CSDL Nâng Cao GV:Nguyễn Thái Hà SV:Trần Trọng Trực Lớp: CĐ08QTCSDL1 Mục đích Thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác thủ công trong việc quản lý khách sạn. Do phạm vi hoạt động của khách sạn rất lớn nên bài tập này chỉ khảo sát trong giới hạn hoạt động của bộ phận lễ tân bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin về khách, quản lý thông tin phòng .v.v. Đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Quá trình xây dựng gồm các bước như sau : - Khảo sát hệ thống - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng - Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu - Xây dựng mô hình dữ liệu - Chuẩn hóa mô hình dữ liệu - Thiết kế các bảng vật lý I. Khảo sát hệ thống 1. Đánh giá hệ thống Qua khảo sát thực tế ta thấy công việc quản lý ở rất nhiều các khách sạn còn thực hiện khá thủ công. Do vậy mục đích của đề tài này là giảm tới mức tối thiểu các công việc thủ công để đảm bảo tính chính xác, tin cậy của công việc. Tuy nhiên, do tính chất của công việc, trong hệ thống này vẫn phải cần đến sự thực hiện của con người, cụ thể là của nhân viên lễ tân. Phần này sẽ trình bày cụ thể các công việc thủ công và các công việc thực hiện bằng máy tính. Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dưới đây đều được thực hiện bằng máy tính chỉ có một số công việc đã nói đến phải thực hiện thủ công. Công việc thực hiện thủ công: Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng. Thông báo cho tổ dịch vụ các dịch vụ mà khách hàng đã yêu cầu. Chức năng “Sửa thông tin khách hàng”. Chức năng “Sửa thông tin trạng thái phòng”. Chức năng “Sửa thông tin dịch vụ”. Công việc thực hiện bằng máy tính: tất cả các chức năng còn lại của hệ thống đều thực hiện tự động. 2. Mô tả hoạt động của hệ thống Đưa ra các chức năng chính - Quản lý thông tin khách hàng - Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng - Quản lý thông tin trạng thái phòng - Quản lý dịch vụ - Quản lý thanh toán : thanh toán trả phòng và thanh toán định kỳ - Báo cáo thống kê : báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo tổng hợp 3. Yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống - Nhập dữ liệu : về khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ. - Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa - Tìm kiếm và tra cứu thông tin - - Quản lý trạng thái phòng để sắp xếp đặt phòng cho phù hợp - Quản lý về thanh toán cho khách - In thống kê tài chính - In báo cáo tổng hợp. 4. Các nội dung thông tin cần quản lý - Thông tin phòng - Thông tin khách hàng - Quản lý giao dịch - Thông tin dịch vụ - Thông tin thanh toán II. Phân tích hệ thống theo chức năng xử lý 1. Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý khách hàng Sửa TT khách hàng Xoá TT khách hàng Tìm kiếm thông tin khách hàng Thuê phòng Đặt phòng trước Thanh toán trả phòng Cung cấp dịch vụ Thêm dịch vuj Xoá dịch vụ Báo cáo tài chính Báo cáo tổng hợp QUẢN LÝ KHÁCH SẠN (Bộ phận lễ tân) Quản lý TT trạng thái phòng Quản lý giao dịch Quản lý dịch vụ Báo cáo, thống kê Xem trạng thái phòng Sửa TT trạng thái phòng Thanh toán định kì Sửa thông tin dịch vụ Đổi phòng Xóa TT trạng thái phòng 2. Đặc tả chức năng. 2.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”. a. Sửa thông tin khách hàng: Vì một lý do nào đó thông tin của khách hàng nhập không chính xác thì chức năng này cho phép sửa đổi những thông tin khôngchính xác đó trong cơ sở dữ liệu để không gây những phiền hà, bất tiện trong công tác quản lý. Tuy nhiên cũng cần lưu ý, chức năng này chỉ cho phép một số người mới được quyền thực hiện. b. Xoá thông tin khách hàng: Chức năng này sẽ xoá hoàn toàn thông tin của khách hàng trong cơ sở dữ liệu nhằm tránh hiện tượng thiếu bộ nhớ. c. Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù của công tác quản lý khách sạn, việc tìm kiếm khách hàng diễn ra khá thường xuyên. Chức năng tìm kiếm khách hàng này của hệ thống sẽ giúp việc tìm kiếm được thực hiện vô cùng chính xác và nhanh chóng. Ta có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng minh nhân dân của khách hàng, ngày nhận phòng…hay cũng có thể tìm danh sách khách hàng theo mã số phòng cho trước nào đó. 2.2 Chức năng “Quản lý thông tin trạng thái phòng”. a. Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt phòng tại khách sạn thì công việc đầu tiên mà nhân viên lẽ tân phải thực hiện là kiểm tra trạng thái của tất cả các phòng trong khách sạn. Trạng thái phòng ở đây là: phòng trống, phòng đã có khách, phòng đang sửa chữa, phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt hay phòng thường. Chức năng này được thực hiện một cách đơn giản bằng một bảng hiển thị tất cả các thông tin trạng thái vừa nói trên của tất cả các phòng trong khách sạn. b. Sửa thông tin trạng thái phòng: Chức năng này giúp nhân viên lễ tân sửa đổi thông tin trạng thái phòng một cách tiện lợi. Ví dụ như phòng có hảng hóc đã sửa chữa xong, phòng thường được nâng cấp thành phòng đặc biệt… c. Xóa thông tin trạng thái phòng: do nhu cầu sử dụng phòng của khách sạn hoặc vì một lí do nào đó đôi khi phải xóa bỏ thông tin trạng thái của một hay nhiều phòng trong khách sạn. Nhân viên lễ tân có thể thực hiện công việc này một cách dễ dàng 2.3 Chức năng “Quản lý giao dịch”. a. Đặt phòng trước: Khách hàng có thể đặt phòng trước tại khách sạn nếu cần. Có thể đặt trực tiếp tại khách sạn hoặc có thể gọi điện tới yêu cầu. Ngoài các thông tin cá nhân cần phải cung cấp như họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân… khách hàng còn phải đặt trước tiền cho khách sạn. Trong trường hợp khách hàng ở xa và là khách hàng thường xuyên thì chỉ cần gọi điện yêu cầu khách sạn. b. Thanh toán trả phòng: Khi hết thời hạn ở khách sạn thì khách hàng sẽ thực hiện trả phòng lại cho khách sạn. Chi phí mà khách hàng cần thanh toán bao gồm : tiền phòng, tiền các dịch vụ đã sử dụng, tiền bồi thường nếu xảy ra hỏng hóc. Chức năng này sẽ thực hiện tính tổng tiền của khách hàng đó và in hoá đơn thanh toán cho khách hàng. c. Thanh toán định kì: Trong trường hợp khách hàng ở lại lâu dài tại khách sạn, tức là không biết rõ ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn thì sau một khoảng thời gian cố định nào đó ( thường là 3 ngày ) thì khách hàng phải thanh toán tiền trước cho khách sạn một lần. Chức năng thực hiện lên danh sách các khách hàng ở lâu dài trong khách sạn đã đến hạn cần phải thanh toán trước. Hình thức thanh toán có thể là bằng tiền mặt, bằng thẻ, hay bằng sec. d. Thuê phòng: Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng tại khách sạn thì sẽ cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến sẽ ở lại khách sạn… Lúc này hệ thống sẽ tự động thêm thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu. Nếu thông tin khách hàng đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu rồi thì không cần phải thêm vào nữa. e. Đổi phòng: do nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể yêu cầu khách sạn cho đổi phòng. Việc đổi phòng trong các khách sạn diễn ra khá phổ biến vì vậy chức năng này rất quan trọng, nó giúp tránh cho khách hàng những phiền toái không đáng có và giúp cho khách sạn tránh được những thiệt hại do nhầm lần trong thao tác của nhân viên lễ tân. 2.4 Chức năng “Quản lý dịch vụ” a. Cung cấp dịch vụ: Ngoài việc cung cấp phòng cho khách hàng thì khách sạn còn cungcấp cho khách hàng một số các dịch vụ khác như: ăn uống, phương tiện đi lại, điện thoại..Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ khác như: cho thuê hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc…Chức năng này của hệ thống sẽ cung cấp tên dịch vụ, chi phí của các dịch vụ tương ứng và sẽ lưu lại thông tin của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ đó để phục vụ cho việc thanh toán sau này. b. Thêm dịch vụ: Theo xu thế phát triển của xã hội cũng như để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng thì hệ thống còn cung cấp chức năng “Thêm dịch vụ”. Chức năng này thực hiện thêm vào hệ thống thông tin của các dịch vụ chưa có trong danh sách các dịch vụ đã có. c. Xoá dịch vụ: Với các dịch vụ lâu ngày không có khách hàng nào yêu cầu hoặc số người yêu cầu là rất ít thì hệ thống sẽ lên danh sách để gửi lên ban giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ này. Chức năng này sẽ thực hiện công việc đó và khi được chấp nhận thì sẽ huỷ bỏ thông tin của các dịch vụ đó trong cơ sở dữ liệu. d. Sửa thông tin dịch vụ: Do thay đổi của thị trường, sẽ có thời điểm cần phải thay đổi thông tin của các dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp. Chức năng này sẽ giúp thực hiện được điều này một cách dễ dàng. 2.5 Báo cáo , thống kê. a. Thống kê tài chính: chức năng này thực hiện thống kê tổng số tiền mặt thu được trong ngày hoặc trong một đơn vị thời gian nào đó. Đồng thời cũng cung cấp khả năng xem lại tổng số tiền thu của một ngày nào trước đó. b. Báo cáo tổng hợp: chức năng này thực hiện tổng kết tất cả các khoản thu được, các khoản phải chi phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng khách hàng đến thuê phòng tại khách sạn, …trong tháng vừa qua. III. Sơ đồ luồng dữ liệu 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. 3.1 Phân rã chức năng “Quản lý khách hàng”. 3.2 Phân rã chức năng “Quản lý giao dịch”. 3.3 Phân rã chức năng “Quản lý dịch vụ”. 3.4 Phân rã chức năng “Quản lý trạng thái phòng”. 3.5 Phân rã chức năng “Báo cáo thống kê”. IV. Mô hình dữ liệu Xây dựng mô hình thực thể liên kết Hóa đơn Phòng Sử dụng dịch vụ MaHD MaP MaKH TenP MaKH Sotien MaDV NgayTT LoaiP NgaySD HinhthucTT Trangthai GiaVN GiaNN Khách hàng Dịch vụ Sử dụng phòng MaKH MaDV TenDV HotenKH MaKH DongiaVN Dc MaP DongiaNN Tel CMND SoHC PloaiKH Thuê phòng Đổi phòng Đặt phòng MaKH MaKH MaKH Ngaydoi Ngayden Ngayden MaPcu Tiendat Ngaydi MaPmoi Thanhtoan V. Chuẩn hóa mô hình dữ liệu 1 Xác định các thực thể. Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ tân), ta có thể xác định được các thực thể sau: Khách hàng. Phòng. Dịch vụ. Hóa đơn. 2. Danh sách các thuộc tính - MaKH - MaDV - HotenKH - TenDV - Dc - DongiaVN - Tel - DongiaNN - CMND - MaHD - SoHC - Sotien - PloaiKH - NgayTT - MaP - HinhthucTT - TenP - LoaiP - Ngayden - Ngaydi - Trangthai - Thanhtoan - GiaVN - Tiendat - GiaNN - Ngaydoi - MaPcu - NgaySD - MaPmoi 3.. Xác định các thuộc tính tương ứng cho các thực thể. Khách hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH. Với: MaKH: mã khách hàng. HotenKH: họ tên của khách hàng. Dc: địa chỉ của khách hàng. Tel: số điện thoại của khách hàng. CMN.D: số chứng minh nhân dân của khách hàng (nếu khách hàng là người Việt Nam). SoHC: số hộ chiếu của khách hàng (nếu khách hàng là người nước ngoài). PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng là người Việt Nam hay là người nước ngoài. Phòng: MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, giaVN, giaNN. Với: MaP: mã phòng. TenP : tên của phòng. LoaiP : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt, phòng thường). Trangthai:trạng thái của phòng (đã có khách, phòng trống, phòng đã đặt trước, phòng đang sửa chữa ). giaVN: giá phòng áp dụng cho khách hàng là người Việt Nam. giaNN: giá phòng áp dụng cho khách hàng là người nước ngoài. Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN. Với: MaDV: mã dịch vụ. TenDV: tên của dịch vụ. DongiaVN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người Việt Nam. DongiaNN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người nước ngoài. Hóa đơn: MaHD, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT. Với: MaHD: mã hóa đơn. SotienTT: số tiền khách hàng đã thanh toán. NgayTT: ngày thanh toán. HinhthucTT: hình thức thanh toán của khách hàng (bằng tiền mặt hay bằng sec/thẻ tín dụng). 4. Mô hình quan hệ. Sau khi chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ta thu được cơ sở dữ liệu ở dạng chuẩn 3 như sau : Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH) Phòng (MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, GiaVN, GiaNN) Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN) Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT) Thuê phòng (MaKH, Ngayden, Ngaydi, Thanhtoan) Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat) Đổi phòng (MaKH, Ngaydoi, MaPcu, MaPmoi) Sử dụng dịch vụ (MaKH, MaDV, NgaySD) Sử dụng phòng (MaKH, MaP) Các thuộc tính được gạch chân là khóa chính. VI. Thiết kế các bảng vật lý. Từ phân tích trên ta có các bảng mô tả dữ liệu (Cơ sỏ dữ liệu thiết kế trên MSACCESS 2000) 1. Bảng Khách hàng : Chứa thông tin về khách hàng Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaKH Text Mã khách hàng Khóa HotenKH Text Họ tên khách hàng Tel Number Điện thoại Dc Text Địa chỉ CMND Number Số chứng minh thư nhân dân SoHC Text Số hộ chiếu PloaiKH Text Phân loại khách Việt Nam hay nước ngoài 2. Bảng Phòng Chứa các thông tin về tên phòng, loại phòng, trạng thái ... Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaP Text Mã phòng Khóa TenP Text Tên phòng LoaiP Text Loại phòng Trangthai Text Trạng thái phòng GiaVN Number Giá áp dụng cho khách người Việt nam GiaNN Number Giá áp dụng cho khách người nước ngoài 3. Bảng Dịch vụ Chứa các thông tin về dịch vụ, đơn giá... Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaDV Text Mã dịch vụ Khóa TenDV Text Tên dịch vụ DongiaVN Number Giá dịch vụ áp dụng cho khách người Việt Nam DongiaNN Number Giá dịch vụ áp dụng cho khách người nước ngoài 4. Bảng Hóa dơn. Chứa các thông tin về hóa đơn, ngày thanh toán... Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaHD Text Mã hóa đơn Khóa MaKH Text Mã khách hàng Sotien Number Số tiền thanh toán NgayTT Date Ngày thanh toán HinhthucTT Text Hình thức thanh toán 5. Bảng Thuê phòng Chứa các thông tin về thuê phòng Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaKH Text Mã khách hàng Khóa Ngayden Date Ngày đến Khóa Ngaydi Date Ngày đi Thanhtoan Number Thông tin về thanh toán 6. Bảng Đặt phòng Chứa các thông tin về đặt phòng Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaKH Text Mã khách hàng Khóa Ngayden Date Ngày đến Khóa Tiendat Number Tiền đặt 7. Bảng Đổi phòng Chứa các thông tin về đổi phòng. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaKH Text Mã khách hàng Khóa Ngaydoi Number Ngày đổi phòng Khóa MaPcu Text Mã phòng cũ MaPmoi Text Mã phòng mới 8. Bảng Sử dụng dịch vụ Chứa các thông tin về sử dụng dịch vụ Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaKH Text Mã khách hàng Khóa MaDV Text Mã dịch vụ Khóa NgaySD Date Ngày sử dụng Khóa 9. Bảng Sử dụng phòng Chứa các thông tin về sử dụng phòng. Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Chú thích MaKH Text Mã khách hàng Khóa MaP Text Mã phòng Khóa