Đề tài Thủ tục kiểm toán quy trình tồn kho

LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN THỰC HIỆN KIỂM TOÁN BÁO CÁO KIỂM TOÁN KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN CÁC KIẾN NGHỊ CỦA KTNB Tính trung thực của Ban điều hành Sự hữu hiệu trong hoạt động, thông tin trên BCTC đáng tin cậy đúng theo chuẩn mực về hàng tồn kho Tuân thủ các quy định pháp luật 1.1 Chuẩn bị kế hoạch: Hàng tồn kho Chứng từ hệ thống kế toán Bộ phận kế toán Bộ phận chịu trách nhiệm kho bãi Thực tế, đối chiếu sổ sách để xác lập mức trọng yếu, đánh giá rủi ro kiểm toán và làm cơ sở cho việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản Dựa trên kinh nghiệm kiểm toán, KTV dự đoán những sai sót trọng yếu có thể xảy ra và tìm cách xử lí kịp thời 1.2 Thu thập thông tin cơ sở về hệ thống kiểm soát nội bộ: Mục đích: Tìm hiểu HTKSNB để đánh giá các rủi ro và lấy căn cứ để thiết lập thử nghiệm kiểm soát cơ bản. + Mô hình, quy mô, đặc điểm nghành nghề công ty ( tham quan nhà xưởng, kho bãi bảo quản hàng tồn kho). + Hình thức sổ kế toán: nhật kí chung, nhật kí-sổ cái,chứng từ ghi sổ, nhật kí chứng từ, kế toán trên máy vi tính. + Phương pháp kế toán: kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kì. + Phương pháp tính giá hàng tồn kho: FIFO, LIFO, bình quân gia quyền, thực tế đích danh, bình quân sau mỗi lần nhập. + Năm tài khóa: tính theo năm (1/1 -31/12) + Áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15 của Bộ tài chính + Tìm hiểu các quy định, quy chế, điều lệ (thủ tục phê duyệt, lập chứng từ, lưu trữ chứng từ, luân chuyển chứng từ, bảo vệ tài sản, sử dụng tài sản, phân công phân nhiệm…) 1.3 Đánh giá rủi ro: Trong quy trình hàng tồn kho, có các nhóm rủi ro kiểm soát sau : - Rủi ro về kiểm kê - Rủi ro về công tác nhập, xuất hàng tồn kho - Rủi ro về ghi nhận & báo cáo hàng tồn kho Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Thực hiện các thủ tục phân tích Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, số dư HTK 2.1 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Đối với nghiệp vụ mua vật tư hàng hoá: Kiểm toán viên tiến hành các công việc sau: Xem xét có tồn tại một phòng độc lập chuyên thực hiện nghiệp vụ mua hàng nhưng không đảm nhiệm việc quyết định mua hàng, hoặc ít nhất phải có một người chịu trách nhiệm giám sát một cách hợp lý đối với tất cả các nghiệp vụ mua. Xem xét việc xử lý đơn đặt hàng có đúng theo quy trình hay không, kiểm tra sự hiện diện của chứng từ để đảm bảo tính có thật của các nghiệp vụ mua hàng và việc mua hàng là cần thiết, hợp lí. Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng, dấu hiệu kiểm soát nội bộ trên các hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, phiếu yêu cầu mua, đơn đặt mua hàng. Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua và báo cáo nhận hàng để đảm bảo các nghiệp vụ mua đều được ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ xuất kho vật tư hàng hoá Kiểm tra tính có thật của các yêu cầu sử dụng vật tư hàng hoá bằng việc kiểm tra lại các phiếu yêu cầu và sự phê duyệt đối với các phiếu yêu cầu đó. Kiểm tra số lượng trên phiếu xuất có khớp với yêu cầu sử dụng vật tư hàng hoá đã được phê duyệt không. - Kiểm tra các chứng từ sổ sách có liên quan đến việc hạch toán nghiệp vụ xuất vật tư hàng hoá như lệnh sản xuất, đơn đặt mua hàng, phiếu xuất kho và các sổ chi tiết, sổ phụ. - Kiểm tra các chữ ký nhận trên phiếu xuất kho vật tư hàng hoá hoặc bằng chứng của công tác kiểm tra đối chiếu giữa các sổ sách kế toán của đơn vị. - Xem xét tính độc lập của thủ kho và người giao hàng, người nhận hàng, nhân viên kế toán kho, sự độc lập của người làm nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng với người giao hàng và người sản xuất. Đối với các nghiệp vụ sản xuất và tập hợp chi phí sản xuất: Nghiệp vụ sản xuất được xem là nghiệp vụ trọng tâm trong chu trình hàng tồn kho. Để đánh giá hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ này, kiểm toán viên thường thực hiện các thử nghiệm kiểm soát sau: - Xem xét việc tổ chức quản lý và theo dõi sản xuất ở các phân xưởng, quy trình và cách thức làm việc của nhân viên thống kê phân xưởng, sự giám sát của quản đốc phân xưởng có thường xuyên và chặt chẽ không. - Xem xét việc ghi chép nhật ký sản xuất của từng bộ phận kiểm tra chất lượng ở phân xưởng và tính độc lập của bộ phận này với bộ phận kiểm nhận hàng nhập kho. - Xem xét quá trình kiểm soát công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp thông qua các dấu hiệu kiểm tra sổ sách kế toán chi phí và sự độc lập giữa người ghi sổ kế toán hàng tồn kho với người quản lý hàng tồn kho. - Xem xét quy trình, thủ tục kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang có tuân thủ tính nguyên tắc và nhất quán giữa kỳ này với kỳ trước không, đồng thời xem xét sự giám sát trong việc đánh giá và kiểm kê sản phẩm dở dang. ­ Đối với các nghiệp vụ lưu kho: Nghiệp vụ lưu kho cũng là một nghiệp vụ quan trọng trong chu trình hàng tồn kho do vậy việc đánh giá hệ thống kiểm soát đối với các nghiệp vụ lưu kho phải được thực hiện một cách đầy đủ và cẩn thận Phân tích tỉ trọng hàng tồn kho, vòng quay hàng tồn kho, các tỉ số tài chính liên quan đến doanh thu, giá vốn để tìm ra sự bất hợp lí trong việc khai tăng giá vốn, khai giảm giá hàng tồn kho Các thủ tục phân tích được kiểm toán viên sử dụng chủ yếu trong giai đoạn thực hiện kiểm toán bao gồm: phân tích dọc và phân tích ngang. Rà soát mối quan hệ giữa số dư hàng tồn kho với số hàng mua trong kỳ, lượng sản xuất ra, số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ nhằm đánh giá chính xác sự thay đổi hàng tồn kho. So sánh số dư hàng tồn kho năm nay với năm trước, số dư hàng tồn kho thực tế so với định mức trong đơn vị. So sánh chi phí sản xuất thực tế kỳ này với kỳ trước và với tổng chi phí sản đến sự thay đổi đó. - Chú ý đến việc sản xuất theo kế hoạch để thấy sự biến động của tổng chi phí sản xuất giữa các kỳ. - So sánh giá thành đơn vị thực tế của kỳ này với kỳ trước, so sánh giá thành thực tế và giá thành kế hoạch. Thủ tục này giúp kiểm toán viên phát hiện những biến động tăng giảm bất thường của giá thành sản phẩm sau khi đã loại bỏ sự ảnh hưởng của biến động giá cả nhằm tìm hiểu nguyên nhân dẫn - So sánh tỷ lệ hàng tồn kho trong tài sản lưu động của Công ty để xem xét xu hướng biến động Tỷ trọng HTK trong TSLĐ = - Để đánh giá tính hợp lý của giá vốn hàng bán và để phân tích hàng hoá hoặc thành phẩm để phát hiện những hàng tồn kho đã cũ, lạc hậu, kiểm toán viên có thể sử dụng chỉ tiêu: Tỷ suất lãi gộp = Tỷ lệ quay vòng HTK = Trị giá hàng tồn kho Tổng TS LĐ  Tổng doanh thu Tổng lãi gộp Tổng GVHB Số dư HTK bình quân 2.3.1 Kiểm toán chi tiết các nghiệp vụ: - Tính hợp lí của chứng từ, hợp lí và đúng với thực tế phát sinh, tính đầy đủ, chính xác của các nghiệp vụ. - Kiểm tra tính độc lập của người ghi sổ và quản lí kho. - Kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách: đối chiếu giá trị nguyên liệu xuất kho với giá trị trên tk chi phí, chú ý đinh mức tiêu hao của nguyên liệu sản xuất, đối chiếu khối lượng công việc hòan thành của 1 vài công nhân để xem xét tính hợp lí, xem cách tính khấu hao và trích chi phí vào 154 đã nhất quán và hợp lí chưa, phần kết chuyển sang 155... 2.3.2 Kiểm tra chi tiết soát kho và chọn mẫu: - Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho, xét lại kế hoạch kiểm kê, xem xét thời điểm, phương pháp, chú ý hàng hóa đặc biệt. - Xem xét các yếu tố cần thiết của nhân viên thực hiện kiểm kê, đồng thời chọn mẫu thích hợp để xác nhận tính hiện hữu của hàng tồn kho, thu thập các bằng chứng về việc khóa sổ kế tóan ngăn chặn việc thêm dữ liệu. - Làm rõ phần hàng hóa đang lưu ở kho khác nhận giữ hộ,xác đinh phần hàng lỗi, kém phẩm chất, thừa thiếu... tìm hiểu các phần nguyên nhân chênh lệch. - Đối chiếu kết quả kiểm kê với bảng tổng hợp HTK. - Kiểm tra chi tiết việc tính giá xuất nguyên vật liệu. Đối với quy trình kế toán thì thường KTNB phát hành cả ba loại báo cáo sau: Báo cáo bất thường Báo cáo từng cuộc kiểm toán Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm Khi nào phát hành? Khi có những vấn đề phức tạp phát sinh trong năm tài chính: - Những vấn đề rủi ro mà KTNB quan tâm, chú ý. - Bộc lộ, phát sinh sự yếu kém trong HTKSNB. - Phát hiện nghiêm trọng cần có sự chỉ đạo xử lý của Ban lãnhđạo. Nội dung gì? Các vấn đề phát sinh hoặc phát hiện cùng với những kiến nghị xử lý. - Sau khi kết thúc mỗi cuộc kiểm toán - Gửi cho cấp trên (Ban Giám đốc) và cho đơn vị được kiểm toán Nội dung: - Ngày, tháng lập báo cáo. - Người nhận Trưởng Ban Kiểm soát HĐQT, Tổng Giám Đốc. - Sao gửi Ban lãnh đạo và các thành viên quản lý khác có liên quan đến đơn vị được kiểm toán. - Căn cứ kiểm toán. - Kế hoạch kiểm toán. - Nội dung kiểm toán, phạm vi công việc. - Hoạt động kinh doanh của đơn vị, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của đơn vị. - Số liệu về hoạt động. - Phạm vi công việc: hoạt động, kỳ kiểm toán, cơ sở chọn mẫu, tỷ lệ % xử lý nghiệp vụ kiểm tra. - Kết quả về nội dung kiểm toán. - Những điểm mạnh cụ thể và những phát hiện mang tính tích cực. - Rủi ro, sai sót yếu kém trong hệ thống báo cáo, trong công tác quản lý rủi ro và giải trình. - Kiến nghị và đề xuất chỉnh sửa và khắc phục sai sót. - Kiến nghị cải tiến quy trình nghiệp vụ hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức đơn vị được KT. Không muộn hơn tháng 1 hàng năm, Ban Kiểm soát gửi báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch KTNB năm trước và kế hoạch KTNB năm tiếp theo lên HĐQT. Nội dung: - Công việc KTNB đã được thực hiện năm trước, các sai phạm đã được phát hiện. - Những vấn đề trọng yếu ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của DN. - Những yếu kém về phương pháp lập và về kết cấu của báo cáo quản lý, BCTC. - Các kiến nghị và việc thực hiện các kiến nghị của KTNB. - Những vấn đề quan trọng tác động, ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch KTNB năm trước. TIẾN HÀNH KIỂM TRA - Kiểm tra thời gian, nội dung, kết quả thực hiện các kết luận, kiến nghị kiểm toán; kết luận nào chưa được thực hiện phải kèm theo những bằng chứng cụ thể, xác định rõ nguyên nhân và đưa ra hướng khắc phục. - Kiểm tra các khuyến nghị nào không trả lời, đồng ý, đồng ý từng phần, không đồng ý, ý kiến trái ngược, từ chối. - Lập báo cáo theo dõi sau kiểm toán, gửi tới các bộ phận liên quan. KẾT THÚC KIỂM TRA - Báo cáo kết quả về việc đơn vị được kiểm toán thực hiện kiến nghị của KTNB lên cấp trên. - Trong trường hợp đối tượng kiểm toán không đưa ra các biện pháp chỉnh sửa thì KTNB phải yêu cầu làm rõ và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét.