Đề tài Thực tế tổ chức kế toán nguyấn vật liệu và tènh hènh quản lí sử dụng nguyấn vật liệu ở cễng ty bánh kẹo Hải Hà

1 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng. - Trong qu¸ tr×nh mua vËt liÖu, nÕu doanh nghiÖp thanh to¸n sím tiÒn hµng theo quy ®Þnh tho¶ thuËn gi÷a hai bªn, sÏ ®­îc h­ëng sè tiÒn chiÕt khÊu tÝnh theo tû lÖ % trªn gi¸ mua hoÆc hµng mua kÐm phÈm chÊt sÏ ®­îc bªn b¸n gi¶m gi¸ hay doanh nghiÖp tr¶ l¹i hµng mua. Tr­êng hîp nµy - kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (hoÆc TK 111, 112...) Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 721 - Thu nhËp bÊt th­êng (phÇn chiÕt khÊu mua hµng) Cã TK 133 - ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. - T¨ng NVL do doanh nghiÖp tù s¶n xuÊt gia c«ng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 154 - Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang. - T¨ng NVL do nhËn gãp vèn liªn doanh - kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 411 - Nguån vèn kinh doanh. - T¨ng NVL do ®· xuÊt ra sö dông nay kh«ng sö dông hÕt nhËp l¹i kho - kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 621 - Chi phÝ NVL trùc tiÕp. 3.1.3. KÕ to¸n gi¶m NVL Mäi tr­êng hîp gi¶m vËt liÖu ph¶i lËp ®Çy ®ñ thñ tôc chøng tõ ®Ó lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n. C¸c chøng tõ gi¶m vËt liÖu bao gåm c¸c chøng tõ b¾t buéc sau: - PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02-VT) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu 03-VT) - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ (mÉu 08-VT) Ngoµi ra cßn sö dông mét sè chøng tõ h­íng dÉn nh­ biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu 05-VT). KÕ to¸n gi¶m vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nh­ sau: - Khi xuÊt vËt liÖu sö dông trùc tiÕp cho chÕ t¹o s¶n phÈm, dÞch vô hoÆc cho c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp, kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ghi: Nî TK 621 - Chi phÝ NVL trùc tiÕp Nî TK 627 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung Nî TK 641 - Chi phÝ b¸n hµng Nî TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. - Khi xuÊt kho vËt liÖu ®Ó gãp vèn liªn doanh kÕ to¸n ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn gãp theo gi¸ Héi ®ång liªn doanh x¸c ®Þnh, phÇn chªnh lÖch gi÷a trÞ gi¸ vèn ghi sæ víi trÞ gi¸ vèn gãp ®­îc ph¶n ¸nh TK 412 - Chªnh lÖch do ®¸nh gi¸ l¹i: Nî TK 222 - Gãp vèn liªn doanh Nî TK 128 - §Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n Nî TK 412 - Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n (chªnh lÖch gi¶m) Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu. NÕu chªnh lÖch t¨ng ghi phÇn chªnh lÖch ®ã ë bªn cã TK 412 - Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n. KÕ to¸n NVL theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. §Ó ghi chÐp kÕ to¸n NVL theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, kÕ to¸n sö dông TK 611 - Mua hµng: Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cã cña hµng lu©n chuyÓn trong th¸ng. KÕt cÊu c¬ b¶n TK 611 nh­ sau: - Bªn Nî ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng mua nhËp kho. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn cña hµng tån kho cuèi kú tõ TK 152 sang. - Bªn Cã ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt kho. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng tån kho cuèi kú sang TK 152. Tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­ vµ gåm 2 tµi kho¶n cÊp 2. - TK 6111 - Mua nguyªn vËt liÖu - TK 6112 - Mua hµng ho¸. Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ë TK 611 - Mua hµng nh­ sau: - §Çu kú, kÕt chuyÓn trÞ gi¸ vËt liÖu ®ang ®i ®­êng vµ vËt liÖu tån kho cuèi kú tr­íc sang TK 611 - Mua hµng. Nî TK 611 - Mua hµng Cã TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu. - Trong kú, c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho ghi trÞ gi¸ vèn hµng nhËp (gi¸ ch­a cã thuÕ ®èi víi doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ GTGT vµ gi¸ thanh to¸n ®èi víi doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ trùc tiÕp trªn GTGT) - kÕ to¸n ghi: Nî TK 611 - Mua hµng Cã TK 111, 112, 331... PhÇn thuÕ GTGT ë ®¬n vÞ ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ ghi ë bªn Nî TK 133-ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. - Kho¶n tiÒn chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ vµ hµng mua tr¶ l¹i - ghi: Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Nî TK 111 - TiÒn mÆt .... Cã TK 611 - Mua hµng. - C¸c tr­êng hîp t¨ng vËt liÖu do nhËn vèn gãp liªn doanh - kÕ to¸n ghi: Nî TK 611 - Mua hµng Cã TK 411 - Nguån vèn kinh doanh. - Cuèi kú tÝnh gi¸ trÞ vËt t­ xuÊt kho sö dông cho s¶n xuÊt kinh doanh hoÆc göi b¸n - kÕ to¸n ghi: Nî TK 621 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Nî TK 641 - Chi phÝ b¸n hµng Nî TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Nî TK 157 - Hµng göi b¸n Cã TK 611 - Mua hµng. - TrÞ gi¸ vËt t­ kiÓm kª cuèi kú ®­îc chuyÓn sang TK 152. Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 611 - Mua hµng. 3.1.4. KÕ to¸n chi tiÕt NVL KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: - Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt ë tõng kho vµ ë bé phËn kÕ to¸n ë doanh nghiÖp. - Theo dâi hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña tõng lo¹i, nhãm, thø cña NVL c¶ chØ tiªu hiÖn vËt vµ chØ tiªu gi¸ trÞ. - §¶m b¶o khíp ®óng vÒ néi dung c¸c chØ tiªu t­¬ng øng gi÷a sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt víi sè liÖu h¹ch to¸n chi tiÕt ë kho; gi÷a sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt víi sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. - Cung cÊp kÞp thêi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt hµng ngµy, tuÇn kú theo yªu cÇu qu¶n trÞ hµng tån kho. Doanh nghiÖp cã thÓ h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau: 3.1.5. Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. - ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt l­u kho cña tõng danh ®iÓm vËt liÖu ë tõng kho theo chØ tiªu sè l­îng. ThÎ kho do kÕ to¸n lËp råi ghi vµo sæ ®¨ng ký thÎ kho tr­íc khi giao cho thñ kho ghi chÐp. ThÎ kho ®­îc b¶o qu¶n trong hßm thÎ hay tñ nhiÒu ng¨n, trong ®ã thÎ kho ®­îc s¾p xÕp theo lo¹i, nhãm, thø cña vËt liÖu, ®¶m b¶o dÔ t×m kiÕm khi sö dông. Hµng ngµy khi cã nghiÖp vô nhËp, xuÊt vËt liÖu thùc tÕ ph¸t sinh thñ kho thùc hiÖn viÖc thu ph¸t vËt liÖu vµ ghi sè l­îng thùc tÕ nhËp xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho thñ kho ghi sè l­îng thùc tÕ nhËp xuÊt vËt liÖu vµo thÎ kho cña vËt liÖu cã liªn quan. Mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng trªn thÎ kho, cuèi ngµy thñ kho tÝnh ra sè l­îng hµng l­u kho ®Ó ghi vµo cét "Tån" cña thÎ kho. Sau khi ®­îc sö dông ®Ó ghi thÎ kho, c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho ®­îc s¾p xÕp l¹i mét c¸ch hîp lý ®Ó giao cho kÕ to¸n. - ë phßng kÕ to¸n: Hµng ngµy hay ®Þnh kú 3 ®Õn 5 ngµy, nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho kiÓm tra viÖc ghi chÐp cña thñ kho, sau ®ã ký x¸c nhËn vµo thÎ kho vµ nhËn chøng tõ nhËp, xuÊt kho vÒ phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n, nh©n viªn kÕ to¸n hµng tån kho kiÓm tra chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng tõ råi c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ®Ó ghi vµo thÎ (sæ) chi tiÕt NVL, mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng. ThÎ (sæ) chi tiÕt NVL ®­îc më cho tõng danh ®iÓm NVL t­¬ng tù thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt l­u kho theo chØ tiªu sè l­îng vµ chØ tiªu thµnh tiÒn. Sè liÖu trªn thÎ (sæ) chi tiÕt ®­îc sö dông ®Ó lËp b¸o c¸o nhanh vÒ vËt liÖu theo yªu cÇu qu¶n trÞ hµng tån kho. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n céng sè liÖu trªn c¸c thÎ (sæ) chi tiÕt NVL. Sau ®ã c¨n cø vµo sè liÖu dßng céng ë thÎ (sæ) chi tiÕt hµng tån kho ®Ó ghi vµo b¶ng kª, nhËp, xuÊt, l­u kho theo thø, nhãm, lo¹i NVL ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp hµng tån kho. - ¦u, nh­îc ®iÓm vµ ®iÒu kiÖn ¸p dông: + ¦u ®iÓm: §¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu, ®¶m b¶o sù chÝnh x¸c cña th«ng tin vµ cã kh¶ n¨ng cung cÊp th«ng tin nhanh cho qu¶n trÞ hµng tån kho. + Nh­îc ®iÓm: Khèi l­îng ghi chÐp lín (®Æc biÖt tr­êng hîp doanh nghiÖp sö dông nhiÒu chñng lo¹i NVL), ghi chÐp trïng lÆp chØ tiªu sè l­îng gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho. + §iÒu kiÖn ¸p dông: ThÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i NVL, khèi l­îng c¸c NVL nhËp - xuÊt Ýt, ph¸t sinh kh«ng th­êng xuyªn, tr×nh ®é nh©n viªn kÕ to¸n ch­a cao. 3.1.6. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn - ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp gièng nh­ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho tõ thñ kho, kÕ to¸n thùc hiÖn kiÓm tra vµ hoµn chØnh chøng tõ. Sau ®ã thùc hiÖn tËp hîp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt theo tõng NVL (cã thÓ lËp b¶ng kª nhËp, xuÊt NVL ®Ó thuËn lîi cho viÖc theo dâi vµ ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn). Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®­îc kÕ to¸n më cho c¶ n¨m vµ ®­îc ghi vµo, cuèi mçi th¸ng sæ ®­îc dïng ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt, l­u kho cña tõng thø NVL c¶ vÒ chØ tiªu sè l­îng vµ chØ tiªu thµnh tiÒn. Mçi thø NVL ®­îc ghi mét dßng trªn sæ. Sau khi hoµn thµnh viÖc ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n thùc hiÖn ®èi chiÕu sè liÖu trªn thÎ kho vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. - ¦u, nh­îc ®iÓm vµ ph¹m vi øng dông: + ¦u ®iÓm: Víi ph­¬ng ph¸p nµy khèi l­îng ghi chÐp cã gi¶m bít so víi ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. + Nh­îc ®iÓm: VÉn trïng lÆp chØ tiªu sè l­îng gi÷a chi chÐp cña thñ kho vµ kÕ to¸n. NÕu kh«ng lËp b¶ng kª nhËp, xuÊt NVL th× viÖc s¾p xÕp chøng tõ nhËp, xuÊt trong c¶ th¸ng ®Ó ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn dÔ ph¸t sinh nhÇm lÉn. ViÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chØ ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng v× vËy h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra cña kÕ to¸n. Theo yªu cÇu cung cÊp th«ng tin nhanh phôc vô qu¶n trÞ hµng tån kho th× c¸c doanh nghiÖp kh«ng nªn sö dông ph­¬ng ph¸p nµy. 3.1.7. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ - ë kho: Ngoµi viÖc sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp t­¬ng tù 2 ph­¬ng ph¸p trªn, thñ kho cßn sö dông sæ sè d­ ®Ó ghi chÐp sè l­u kho cuèi th¸ng cña tõng thø NVL theo chØ tiªu sè l­îng. Sæ sè d­ do kÕ to¸n lËp cho tõng kho, më theo n¨m. Cuèi mçi th¸ng sæ sè d­ ®­îc chuyÓn cho thñ kho ®Ó ghi sè l­îng NVL trªn c¬ së sè liÖu tõ c¸c thÎ kho. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho cña thñ kho vµ trùc tiÕp nhËn chøng tõ nhËp, xuÊt kho. T¹i phßng kÕ to¸n, nh©n viªn kÕ to¸n kiÓm tra l¹i chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng tõ. Sau ®ã tæng hîp gi¸ trÞ (gi¸ h¹ch to¸n) cña hµng tån kho theo tõng nhãm, lo¹i hµng nhËp, xuÊt ®Ó ghi vµo cét "thµnh tiÒn" cña phiÕu giao nhËn chøng tõ. Sè liÖu thµnh tiÒn trªn phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp (xuÊt) NVL theo tõng nhãm, lo¹i hµng ®­îc ghi vµo b¶ng kª luü kÕ nhËp vµ b¶ng kª luü kÕ xuÊt NVL. C¸c b¶ng nµy më theo tõng kho hoÆc nhiÒu kho (nÕu c¸c kho ®­îc chuyªn m«n ho¸). Vµo cuèi th¸ng sau khi nhËn ®­îc sæ sè d­ tõ thñ kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n tÝnh gi¸ h¹ch to¸n cña hµng l­u kho ®Ó ghi vµo sæ sè d­ cét "thµnh tiÒn". Sau ®ã céng theo nhãm, lo¹i vËt liÖu trªn sæ sè d­, sè liÖu nµy ph¶i khíp víi sè liÖu cét "l­u kho cuèi th¸ng" cña nhãm, lo¹i vËt liÖu t­¬ng øng trªn b¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt l­u kho cïng kú. - ¦u, nh­îc ®iÓm vµ ®iÒu kiÖn ¸p dông. + ¦u ®iÓm: Gi¶m bít ®­îc khèi l­îng ghi chÐp do kÕ to¸n chØ ghi chØ tiªu thµnh tiÒn cña NVL theo nhãm vµ theo lo¹i. KÕ to¸n thùc hiÖn ®­îc viÖc kiÓm tra th­êng xuyªn viÖc b¶o qu¶n hµng trong kho. + Nh­îc ®iÓm: Do ë phßng kÕ to¸n chØ ghi chØ tiªu thµnh tiÒn cña nhãm vµ lo¹i hµng tån kho, v× vËy ®Ó cã th«ng tin vÒ t×nh h×nh nhËp, xuÊt hiÖn cßn thø vËt liÖu nµo ®ã ph¶i c¨n cø vµo sè liÖu trªn thÎ kho. Khi kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu, nÕu ph¸t hiÖn sù kh«ng khíp ®óng gi÷a sè liÖu trªn sæ sè d­ víi sè liÖu t­¬ng øng trªn b¶ng kª nhËp, xuÊt l­u kho th× viÖc t×m kiÕm tra cøu sÏ rÊt phøc t¹p. + §iÒu kiÖn ¸p dông: Nªn ¸p dông doanh nghiÖp sö dông nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu, sö dông gi¸ h¹ch to¸n, tr×nh ®é chuyªn m«n cña kÕ to¸n vµ thñ kho cao. 3.1.8. KiÓm kª, ®¸nh gi¸ l¹i vµ kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn kiÓm kª NVL KiÓm kª vËt liÖu lµ mét biÖn ph¸p nh»m bæ sung vµ kiÓm tra hiÖn tr¹ng cña vËt liÖu mµ c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ch­a ph¶n ¸nh ®­îc. Th«ng qua kiÓm kª, doanh nghiÖp n¾m ®­îc thùc tr¹ng cña vËt liÖu c¶ vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng, ng¨n ngõa hiÖn t­îng tham «, l·ng phÝ vËt t­, cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi nh÷ng hiÖn t­îng tiªu cùc, nh»m qu¶n lý tèt NVL. §¸nh gi¸ l¹i NVL th­êng ®­îc thùc hiÖn trong tr­êng hîp ®em vËt liÖu ®i gãp vèn liªn doanh vµ trong tr­êng hîp Nhµ n­íc quy ®Þnh nh»m b¶o toµn vèn kinh doanh khi cã sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶. Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý, kiÓm kª cã thÓ ®­îc thùc hiÖn theo ph¹m vi toµn doanh nghiÖp hay tõng bé phËn, ®¬n vÞ: kiÓm kª ®Þnh kú hay bÊt th­êng. Khi kiÓm kª doanh nghiÖp ph¶i thµnh lËp Héi ®ång hoÆc Ban kiÓm kª. Héi ®ång hoÆc Ban kiÓm kª ph¶i cã thµnh phÇn ®¹i diÖn l·nh ®¹o, nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vËt chÊt vÒ b¶o qu¶n NVL, phßng kÕ to¸n vµ c¸n bé nh©n viªn doanh nghiÖp. Khi kiÓm kª ph¶i thùc hiÖn c©n, ®ong, ®o, ®Õm vµ ph¶i lËp biªn b¶n kiÓm kª (mÉu 08-VT), x¸c ®Þnh chªnh lÖch gi÷a sè liÖu thùc kiÓm kª víi sè liÖu ghi trong sæ kÕ to¸n, tr×nh bµy ý kiÕn ®Ò xuÊt xö lý c¸c chªnh lÖch. KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn kiÓm kª vµ ®¸nh gi¸ l¹i vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nh­ sau: - C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm vËt liÖu, tr­êng hîp ph¸t hiÖn thõa ch­a râ nguyªn nh©n - kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 338 - Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c (3381) - Tr­êng hîp thiÕu vËt liÖu ch­a râ nguyªn nh©n - kÕ to¸n ghi: Nî TK 138 - Ph¶i thu kh¸c (1381) Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu - Tr­êng hîp kiÓm kª ph¸t hiÖn thiÕu vËt liÖu ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vËt chÊt ph¶i båi th­êng - kÕ to¸n ghi: Nî TK 138 - Ph¶i thu kh¸c (1388) Nî TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Cã TK 152. - Khi kiÓm tra nhËn vËt t­ mua vÒ nhËp kho, nÕu sè kiÓm nhËn thùc tÕ lín h¬n hoÆc nhá h¬n sè ghi trªn ho¸ ®¬n, Héi ®ång hoÆc Ban kiÓm nhËn ph¶i lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vµ x¸c ®Þnh nguyªn nh©n cô thÓ ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. + NÕu thõa víi khèi l­îng lín do bªn b¸n giao nhÇm kÕ to¸n ph¶i ghi vµo TK 002 - VËt t­, hµng ho¸ nhËn gi÷ hé, gia c«ng hé vµ ph¶i cã tr¸ch nhiÖm b¸o cho bªn b¸n biÕt ®Ó xö lý. Trong qu¸ tr×nh nµy doanh nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n sè vËt liÖu ®ã. + NÕu thõa hoÆc thiÕu víi khèi l­îng Ýt do tÝnh chÊt th­¬ng phÈm cña vËt liÖu g©y nªn, kÕ to¸n ph¶n ¸nh trong sæ kÕ to¸n gièng nh­ c¸c tr­êng hîp thõa thiÕu khi kiÓm kª ®· tr×nh bµy ë trªn. - Tr­êng hîp ®¸nh gi¸ vËt t­, doanh nghiÖp ph¶i thµnh lËp Héi ®ång hoÆc Ban ®¸nh gi¸ l¹i. C¨n cø vµo biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i vËt t­ - kÕ to¸n ghi sæ nh­ sau: + NÕu ®¸nh gi¸ l¹i lín h¬n gi¸ ghi sæ kÕ to¸n, phÇn chªnh lÖch ®­îc ghi vµo bªn Cã TK 412 - Chªnh lÖch do ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n: Nî TK 152 Cã TK 412 + NÕu ®¸nh gi¸ l¹i nhá h¬n gi¸ ghi sæ kÕ to¸n phÇn chªnh lÖch ®­îc ghi ë bªn Nî TK 412: Nî TK 412 Cã TK 152. PhÇn II Thùc tÕ tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty b¸nh kÑo h¶i hµ 1. Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty b¸nh kÑo h¶i hµ 1.1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ lóc ®Çu còng chØ lµ mét c«ng ty nhá s¶n xuÊt Ýt mÆt hµng, ®­îc thµnh lËp 2/7/1968 cho ®Õn nay th× c«ng ty thùc sù v÷ng m¹nh. C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ lµ mét ph¸p nh©n kinh tÕ ®Çy ®ñ, trªn c¬ së ho¹t ®éng vèn cña c«ng ty vµ vèn cña Nhµ n­íc, ®­îc h¹ch to¸n riªng, ®éc lËp vµ cã tµi kho¶n ë ng©n hµng, cã con dÊu riªng vµ chÞu mäi tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn vµ Nhµ n­íc. C«ng ty ®­îc ®Æt t¹i 29 - Tr­¬ng §Þnh - Hµ Néi, nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh chñ yÕu bao gåm (theo giÊy phÐp kinh doanh 25/4/1992): - Kinh doanh c¸c lo¹i b¸nh kÑo. - Kinh doanh m× ¨n liÒn. - Kinh doanh bét gia vÞ. - Kinh doanh s¶n phÈm n­íc uèng cã cån vµ kh«ng cån. - XuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp víi n­íc ngoµi nh÷ng mÆt hµng mµ c«ng ty kinh doanh. 1.2. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý vµ c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ XuÊt ph¸t tõ ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« võa, sè l­îng vµ chñng lo¹i mÆt hµng ®a d¹ng ®Þa bµn s¶n xuÊt tËp trung, c¸c ph©n x­ëng ë gÇn nhau vµ gÇn víi phßng kÕ to¸n. Do ®ã, hiÖn nay c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n tËp chung t¹i phßng Tµi vô (cßn gäi lµ phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n). T¹i c¸c ph©n x­ëng chØ cã c¸c nh©n viªn thèng kª lµm nhiÖm vô h­íng dÉn thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu thËp kiÓm tra chøng tõ ®Þnh kú göi vÒ phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n. ViÖc sö dông h×nh thøc kÕ to¸n nµy t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n chØ ®¹o nghiÖp vô, ph¸t huy ®Çy ®ñ vai trß, chøc n¨ng cña kÕ to¸n, t¹o ®iÒu kiÖn chuyªn m«n ho¸, n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cña nh©n viªn kÕ to¸n, ®¶m b¶o sù gi¸m s¸t tËp trung cña kÕ to¸n tr­ëng ®èi víi viÖc qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kÕ to¸n trong viÖc phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng, ban toµn c«ng ty. S¬ ®å 6: M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n c¸c PX KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh KÕ to¸n vËt liÖu KÕ to¸n thanh to¸n vµ tiÒn mÆt KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ ng©n s¸ch KÕ to¸n c«ng nî KÕ to¸n gi¸ thµnh (Phã phßng) KÕ to¸n theo dâi t×nh h×nh tiªu thô cña CHGTSP KÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Thñ quü KÕ to¸n tæng hîp Cô thÓ: T¹i c¸c ph©n x­ëng viÖc mua, nhËp NVL tuú thuéc vµo nhu cÇu s¶n xuÊt s¶n phÈm cña tõng ph©n x­ëng. ViÖc nhËp xuÊt vËt t­ cÇn ph¶i c©n, ®ong, ®o, ®Õm cô thÓ, tõ ®ã lËp c¸c phiÕu xuÊt kho ®Þnh kú göi lªn phßng kÕ to¸n ®Ó xin thanh to¸n. C¸c phiÕu nhËp xuÊt kho ®­îc tËp hîp l¹i cïng víi b¸o c¸o sö dông vËt t­ hµng th¸ng ®­îc lµm c¬ së cho viÖc lËp b¸o c¸o nhËp - xuÊt - tån vËt t­. C¸c ph©n x­ëng theo dâi t×nh h×nh lao ®éng cña c«ng nh©n dùa vµo b¶ng chÊm c«ng ®Ó lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng theo khèi l­îng s¶n phÈm hoµn thµnh vµ göi vÒ phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø cho viÖc h¹ch to¸n chi phÝ nh©n c«ng. T¹i phßng kÕ to¸n, sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ h¹ch to¸n ban ®Çu theo sù ph©n c«ng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kÕ to¸n tõ kiÓm tra, ph©n lo¹i, xö lý chøng tõ cho tíi viÖc ghi sæ, tæng hîp hÖ thèng ho¸ sè liÖu vµ cung cÊp th«ng tin phôc vô qu¶n lý, ®ång thêi dùa trªn c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®· lËp tiÕn hµnh ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ®Ó gióp l·nh ®¹o c«ng ty trong viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Phßng kÕ to¸n c«ng ty d­íi sù chØ ®¹o cña Ban gi¸m ®èc bao gåm 14 c¸n bé kÕ to¸n víi nghiÖp vô chuyªn m«n kh¸ thµnh th¹o gåm: 1 tr­ëng phßng kÕ to¸n, 1 phã phßng, 9 kÕ to¸n viªn vµ 3 thñ quü. 1.3. H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt, yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý, c«ng ty ®ang thùc hiÖn tæ chøc vµ vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n "NhËt ký chung" ®©y lµ mét h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp vµ thuËn tiÖn cho c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty, gióp kÕ to¸n gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc vµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn xö lý th«ng tin b»ng m¸y vi tÝnh, cung cÊp th«ng tin vÒ kÕ to¸n kÞp thêi, ®óng vµ ®ñ. S¬ ®å 7: Tr×nh tù kÕ to¸n ghi sæ theo h×nh thøc nhËt ký chung Sæ quü NhËt ký chung Sæ C¸i Chøng tõ gèc Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ tæng hîpsè liÖu chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o kÕ to¸n (1) Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ, lËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n råi ghi vµo sæ NhËt ký chung (theo thø tù thêi gian råi ghi vµo sæ c¸i liªn quan). (2) Tr­êng hîp c¸c chøng tõ cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× ghi vµo c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. (3) Cuèi th¸ng lËp b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt tõ c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. (4) Nh÷ng chøng tõ thu chi tiÒn mÆt ®­îc thñ quü ghi vµo sæ quü. (5) Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ quü kÕ to¸n ghi vµo c¸c tµi kho¶n phï hîp trªn sæ C¸i. (6) Tõ sæ C¸i, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh vµo cuèi th¸ng. (7) KiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ C¸i vµ b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt. (8) Cuèi th¸ng tæng hîp sè liÖu, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. 2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n NVL vµ tµi kho¶n ¸p dông. 2.1. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« t­¬ng ®èi lín, víi chñng lo¹i vËt liÖu sö dông ®a d¹ng, lu«n lu«n biÕn ®éng, ®Ó cã thÓ phï hîp víi ®iÒu kiÖn riªng cña m×nh vµ n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c kÕ to¸n, c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp hµng tån kho nãi chung vµ NVL nãi riªng. ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt NVL c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song. 2.2. Tµi kho¶n sö dông ®Ó h¹ch to¸n NVL t¹i c«ng ty §Ó ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn cho viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng ty sö dông c¸c tµi kho¶n sau: - TK 152: Nguyªn vËt liÖu - Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt. + TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh + TK 1522: Nguyªn vËt liÖu phô + TK 1523: Nhiªn liÖu + TK 1524: Phô tïng thay thÕ + TK 1525: ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n + TK 1526: Bao b× + TK 1527: VËt liÖu kh¸c - TK 3311: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n vËt liÖu, CCDC - TK 1421: Chi phÝ tr¶ tr­íc - TK 621: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt gåm: + TK 6211: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng b¸nh 1 + TK 6212: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng b¸nh 2 + TK 6213: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng b¸nh 3 + TK 6214: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng kÑo + TK 6215: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng bét canh. - §èi víi nh÷ng vËt liÖu mua ngoµi kh«ng nhËp kho mµ dïng trùc tiÕp vµo s¶n xuÊt, khi ®ã ph¸t sinh thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ, kÕ to¸n sö dông TK 133 - ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ (v× c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ h¹ch to¸n thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ). - TK 6272: Chi phÝ NVL dïng cho qu¶n lý ph©n x­ëng. - TK 6424: Chi phÝ NVL dïng cho qu¶n lý doanh nghiÖp. - TK 1111: TiÒn ViÖt Nam. - TK 112: TiÒn göi ng©n hµng. 3. T×nh h×nh tæ chøc kÕ to¸n NVL vµ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông NVL ë c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ 3.1. T×nh h×nh qu¶n lý NVL ë c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ 3.2. §Æc ®iÓm vËt liÖu cña c«ng ty Víi ®Æc ®iÓm cña c«ng ty: s¶n xuÊt b¸nh kÑo lµ chñ yÕu, v× vËy NVL thµnh phÇn chÝnh t¹o nªn s¶n phÈm rÊt ®a d¹ng vµ phøc t¹p. VËt liÖu cña c«ng ty võa ph¶i nhËp khÈu, võa mua trong n­íc. C¸c lo¹i vËt liÖu ph¶i nhËp khÈu nh­ bét mú, bao gãi s¶n phÈm,... ChÊt l­îng cña NVL ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm. V× vËy kh©u b¶o qu¶n NVL lµ c«ng viÖc rÊt quan träng, cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm, tõ ®ã ¶nh h­ëng ®Õn uy tÝn vµ viÖc tiªu thô s¶n phÈm cña c«ng ty trªn thÞ tr­êng. Do ®Æc ®iÓm NVL cña c«ng ty võa ®a d¹ng, dÔ bÞ h­ háng kÐm phÈm chÊt do t¸c ®éng cña ®é Èm, khÝ hËu. Do vËy hÖ thèng kho tµng rÊt ®­îc coi träng. HÖ thèng kho dù tr÷ cña c«ng ty ®­îc chia lµm 4 lo¹i gåm 6 kho: - Kho chøa nhiªn liÖu: than ®èt, x¨ng dÇu, phô tïng thay thÕ. - Kho chøa nguyªn vËt liÖu chÝnh: kho muèi, kho ®­êng vµ c¸c lo¹i kh¸c. - Kho vËt liÖu phô: tinh dÇu, bao gãi s¶n phÈm,... - Kho c«ng cô dông cô vµ vËt rÎ tiÒn mau háng. C¸c kho dù tr÷ cña c«ng ty ®­îc x©y dùng cÈn thËn, cao r¸o, kh«ng dét n¸t, bè trÝ gÇn c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt, thuËn tiÖn cho viÖc chuyªn chë vµ cung øng kÞp thêi. 3.3. Ph©n lo¹i vËt liÖu ë c«ng ty VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc theo dâi trªn 5 m¶ng: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh bao gåm: bét mú, ®­êng, s÷a bét, dÇu thùc vËt, bét s¾n,... riªng ®èi víi s¶n phÈm bét canh NVL chÝnh cña nã lµ muèi, m× chÝnh, ®­êng, h¹t tiªu, tái,... c¸c lo¹i vËt liÖu nµy chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm cña c«ng ty (kho¶ng 85%). ChÝnh v× vËy, ®ßi hái c¸c c«ng ty ph¶i theo dâi chÆt chÏ, qu¶n lý cô thÓ, s¸t sao qua c¸c kh©u ®Ó gãp phÇn tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. - VËt liÖu phô: chiÕm mét tØ lÖ nhá nh­ng l¹i lµ nh÷ng vËt liÖu kh«ng thÓ thiÕu ®­îc vµ lµm t¨ng gi¸ trÞ cña s¶n phÈm. §ã lµ: Tinh dÇu, NH4HCO3, NaHCO3, vani, phÈm mµu,... Chóng tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kÕt hîp víi vËt liÖu chÝnh ®Ó hoµn thiÖn n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, t¹o ra c¸c s¶n phÈm cã h­¬ng vÞ mµu cao. - Nhiªn liÖu vµ phô tïng thay thÕ: X¨ng dÇu, than KÝple, than cñi, vßng bi,... - Bao b× c¸c lo¹i lu©n chuyÓn mét lÇn: Hép cacton, tói bét canh, tói b¸nh, tói kÑo, khay b¸nh,... - VËt liÖu kh¸c, vËt liÖu x©y dùng c¬ b¶n. 3.4. Nguån cung cÊp nguyªn vËt liÖu cho c«ng ty Lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp c«ng ty ph¶i tù lo liÖu vÒ nguån hµng. Nhµ cung cÊp ®ãng vai trß rÊt quan träng ®èi víi viÖc æn ®Þnh nguån nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt còng nh­ chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, viÖc mua vËt liÖu t­¬ng ®èi thuËn lîi ®èi víi c«ng ty. Tuy nhiªn c¸c nhµ cung cÊp cña c«ng ty hÇu hÕt lµ b¹n hµng quen thuéc, quan hÖ trªn c¬ së ®«i bªn cïng cã lîi. VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc nhËp tõ c¸c nguån sau: · VËt liÖu mua ngoµi: §©y lµ nguån nhËp chñ yÕu cña c«ng ty. Nguån nµy gåm nh÷ng vËt liÖu ph¶i nhËp ngo¹i vµ c¸c vËt liÖu mua ë trong n­íc. VËt liÖu nhËp ngo¹i nhiÒu nhÊt lµ bét mú, tõ tr­íc ®Õn nay nguån nhËp chñ yÕu tõ c¸c n­íc: Anh, Ph¸p, Trung Quèc, Liªn X« (cò), Mü,... viÖc nhËp th«ng qua c«ng ty Th­¬ng m¹i B¶o Ph­íc, c«ng ty n«ng s¶n An Giang, c«ng ty l­¬ng thùc Th¨ng Long. Ngoµi ra c«ng ty còng nhËp cña t­ nh©n bu«n b¸n bét m×. C«ng ty còng ph¶i nhËp ngo¹i bao b× tõ c¸c c«ng ty cña NhËt, Singapore sau ®ã vÒ gia c«ng thªm, nhËp c¸c lo¹i h­¬ng liÖu nh­ h­¬ng hoa qu¶, dÇu chuèi cña Robeter nhËp qua H¶i Ch©u. C¸c lo¹i vËt liÖu mua trong n­íc: nh­ ®­êng do nhµ m¸y ®­êng Lam S¬n, nhµ m¸y ®­êng S«ng Lam, nhµ m¸y ®­êng V¹n §iÓm cung cÊp. DÇu ¨n mua cña c¬ së dÇu T­êng An - T©n B×nh - TP. Hå ChÝ Minh, dÇu Neptune. Muèi ¨n cña xÝ nghiÖp muèi Nam Hµ. Bao b× nhËp cña c«ng ty TNHH Hoµ B×nh, c«ng ty bao b× xuÊt khÈu I Phó Th­îng... · VËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn. Mét sè vËt liÖu cña c«ng ty nh­ bao b× ph¶i gia c«ng tr­íc khi sö dông th× c«ng ty thuª ngoµi gia c«ng. C¸c c¬ së gia c«ng quen thuéc lµ tæ hîp V¨n Ch­¬ng, xÝ nghiÖp in TiÕn Bé. C¸c nhµ cung cÊp ®Òu lµ b¹n hµng quen thuéc nªn c«ng ty cã thÓ mua hµng víi ph­¬ng thøc tr¶ chËm vµ chÊt l­îng ®¶m b¶o, ®­îc h­ëng gi¶m gi¸ chiÕt khÊu,... 3.5. TÝnh gi¸ vËt liÖu t¹i c«ng ty ViÖc tÝnh gi¸ vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îc tÝnh gi¸ thùc tÕ. §èi víi vËt liÖu nhËp kho, gi¸ ®Ó ghi sæ lµ gi¸ gèc trªn ho¸ ®¬n (gi¸ ch­a thuÕ GTGT) céng víi chi phÝ mua. Cô thÓ: §èi víi vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho. = + + §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: = + §èi víi vËt liÖu lµ phÕ liÖu thu håi, s¶n phÈm háng th× gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ cã thÓ b¸n hoÆc gi¸ ­íc tÝnh.