Đề tài Thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty may Đức Giang

ong tÊt c¶ ®Òu ph¶i tr¶i qua c¸c giai ®o¹n nh­ c¾t, may, lµ, ®ãng gãi...Riªng ®èi víi nh÷ng mÆt hµng cã yªu cÇu giÆt mµi hoÆc thªu th× tr­íc khi lµ vµ ®ãng gãi ph¶i tr¶i qua nhiÒu giai ®o¹n giÆt mµi hoÆc thªu ë c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt kinh doanh phô. Ta cã thÓ thÊy ®­îc quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm ë c«ng ty May §øc Giang nh­ sau: (S¬ ®å sè 6) S¬ ®å sè 6: S¬ ®å quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm Lµ NhËp kho Ph©n x­ëng hoµn thµnh ®ãng gãi, ®ãng kiÖn KCS Thªu GiÆt mµi Nhµ may May cæ may tay GhÐp thµnh s¶n phÈm Nhµ c¾t Tr¶i v¶i gi¸p mÉu ®¸nh sè c¾t nhËp kho nhµ c¾t Nguyªn vËt liÖu (V¶i) 2.1.2.2 §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt. Lµ mét doanh nghiÖp chuyªn s¶n xuÊt vµ gia c«ng hµng may mÆc theo quy tr×nh c«ng nghÖ khÐp kÝn tõ c¾t, may, lµ, ®ãng gãi...b»ng c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ c«ng nghÖ tiªn tiÕn, hiÖn ®¹i chuyªn dïng víi sè l­îng s¶n phÈm t­¬ng ®èi lín. Nguyªn vËt liÖu chÝnh ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ v¶i víi mét sè nguyªn phô liÖu nh­ cóc, khuy, kho¸...TÝnh chÊt s¶n xuÊt cña c¸c lo¹i hµng trong c«ng ty lµ s¶n xuÊt phøc t¹p kiÓu liªn tôc, lo¹i h×nh s¶n xuÊt hµng lo¹t, sè l­îng lín, chu kú s¶n xuÊt ng¾n. §iÒu nµy ¶nh h­ëng ®Õn tæ chøc SX vµ tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty. C«ng ty May §øc Giang ®· tæ chøc 6 xÝ nghiÖp may chÝnh phï hîp víi ®Æc ®iÓm quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm. Trong mçi xÝ nghiÖp may l¹i chia thµnh 2 bé phËn lµ bé phËn c¾t vµ bé phËn may. Ngoµi c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt chÝnh, c«ng ty cßn tæ chøc bé phËn SXKD phô gåm mét xÝ nghiÖp giÆt mµi, mét ph©n x­ëng thªu ®iÖn tö, ®éi xe,ban ®iÖn vµ ban c¬ . Ta cã thÓ thÊy ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt qua s¬ ®å sau. ( s¬ ®å sè 7) 2.1.3 §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty May §øc Giang. §Ó ®¶m b¶o s¶n xuÊt cã hiÖu qu¶ vµ qu¶n lý tèt s¶n xuÊt, c«ng ty May §øc Giang tæ chøc qu¶n lý theo 2 cÊp: * Trªn cã c«ng ty vµ ban gi¸m ®èc c«ng ty : l·nh ®¹o vµ chØ ®¹o trùc tiÕp tõng xÝ nghiÖp, gióp cho ban gi¸m ®èc, c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ nghiÖp vô ®­îc tæ chøc theo yªu cÇu cña viÖc qu¶n lý kinh doanh chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña ban gi¸m ®èc. Trong ®ã, tæng gi¸m ®èc c«ng ty lµ ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y l·nh ®¹o cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm chØ huy toµn bé bé m¸y qu¶n lý. Gióp viÖc cho tæng gi¸m ®èc gåm 3 phã tæng gi¸m ®èc, mét kÕ to¸n tr­ëng vµ c¸c tr­ëng phßng ban chøc n¨ng. C¸c phßng ban chøc n¨ng cña c«ng ty bao gåm: - V¨n phßng tæng hîp: cã nhiÖm vô tæ chøc, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty nh­ tuyÓn dông lao ®éng, giao dÞch, tiÕp kh¸ch, héi häp c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña c«ng ty. - Phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­: cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kÕ ho¹ch tiªu thô s¶n phÈm, qu¶n lý thµnh phÈm, viÕt phiÕu nhËp, xuÊt kho, ®­a ra c¸c kÕ ho¹ch ho¹t ®éng ®Çu t­ cho ban gi¸m ®èc. - Phßng xnk: cã nhiÖm vô giao dÞch c¸c ho¹t ®éng xnk liªn quan ®Õn vËt t­, hµng ho¸, giao dÞch ký kÕt hîp ®ång xnk trong c«ng ty víi c¸c ®èi t¸c n­íc ngoµi. - Phßng kü thuËt: cã chøc n¨ng chØ ®¹o kü thuËt s¶n xuÊt d­íi sù l·nh ®¹o cña phã tæng gi¸m ®èc ®iÒu hµnh kü thuËt, chän lùa kü thuËt hîp lý cho mçi quy tr×nh, kiÓm tra ¸p dông kü thuËt vµo s¶n xuÊt cã hîp lý hay kh«ng, ®Ò xuÊt ý kiÕn ®Ó tiÕt kiÖm nguyªn liÖu mµ vÉn ®¶m b¶o yªu cÇu s¶n xuÊt. -Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: cã nhiÖm vô ghi chÐp, ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty th«ng qua chØ tiªu gi¸ trÞ cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p cho l·nh ®¹o c«ng ty cã ®­êng lèi ph¸t triÓn ®óng ®¾n vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. - Phßng ISO: Cã nhiÖm vô qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn cña hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng ISO 9000 (ISO 9002). - Phßng thêi trang vµ kinh doanh néi ®Þa: cã nhiÖm vô nghiªn cøu nhu cÇu thÞ tr­êng vÒ thêi trang, nghiªn cøu thiÕt kÕ mÉu m· chµo hµng FOB, x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn phô liÖu cho tõng mÉu chµo hµng, qu¶n lý c¸c cöa hµng ®¹i lý vµ cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm cña c«ng ty. * D­íi c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn cã ban gi¸m ®èc xÝ nghiÖp gåm gi¸m ®èc vµ phã gi¸m ®èc xÝ nghiÖp. Ngoµi ra, ®Ó gióp viÖc cho ban gi¸m ®èc xÝ nghiÖp cßn cã c¸c tæ tr­ëng s¶n xuÊt, c¸c nh©n viªn b¸o sæ. . .D­íi c¸c trung t©m vµ c¸c cöa hµng cã c¸c cöa hµng tr­ëng vµ c¸c nh©n viªn .C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: (S¬ ®å sè 8) 2.1.4. §Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty may §øc Giang : C«ng ty May §øc Giang ®· dùa trªn c¬ së chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu cña nhµ n­íc vµ ho¹t ®éng kinh tÕ cña m×nh mµ x©y dùng bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung vµ tiÕn hµnh c«ng t¸c kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ, ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n mµ c«ng ty ¸p dông lµ ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: - Bé phËn kÕ to¸n hµng tån kho: Cã nhiÖm vô h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp nh÷ng nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn hµng tån kho. - Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n: ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng nh­: ph¶i thu cña kh¸ch hµng, ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n. . . - Bé phËn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: H¹ch to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt nh÷ng nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn vèn b»ng tiÒn. - Bé phËn kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh: Cã nhiÖm vô tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh cho tõng lo¹i s¶n phÈm cña c«ng ty c¨n cø vµo c¸c chøng tõ, sæ s¸ch liªn quan, lµ c¨n cø cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n sau nµy. S¬ ®å sè 09: Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty May §øc Giang KÕ to¸n tr­ëng BP KÕ to¸n chi phÝ vµ gi¸ thµnh SF BP KÕ to¸n tiÒn l­¬ng BHXH BHYT BP KÕ to¸n hµng tån kho BP KÕ to¸n thanh to¸n BP KÕ to¸n tæng hîp BP KÕ to¸n doanh thu vµ x¸c ®Þnh KQBH BP KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn BP KÕ to¸n khu CN cao Nh©n viªn KT ë c¸c bé phËn trùc thuéc : Quan hÖ cung cÊp sè liÖu : Quan hÖ chØ ®¹o - Bé phËn kÕ to¸n doanh thu b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng: Cã nhiÖm vô x¸c ®Þnh chÝnh x¸c doanh thu b¸n hµng, lµ c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh ®óng ®¾n kÕt qu¶ b¸n hµng. - Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng: KiÓm tra c¸c b¶ng l­¬ng cña c¸c xÝ nghiÖp göi lªn vµ lËp b¶ng tæng hîp tiÒn l­¬ng, ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng. - Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp: Cuèi quÝ ( th¸ng, n¨m) kÕ to¸n tæng hîp tËp hîp sè liÖu t¹i phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ®Ó lËp BCTC. Ngoµi ra, cßn chÞu tr¸ch nhiÖm mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c. 2.2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n doanh thu b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty May §øc Giang. 2.2.1 §Æc ®iÓm nghiÖp vô b¸n hµng vµ c«ng t¸c qu¶n lý doanh thu b¸n hµng ë c«ng ty May §øc Giang Hµng ®em b¸n ë c«ng ty May §øc Giang chñ yÕu lµ thµnh phÈm ë giai ®o¹n cuèi, sau khi tr¶i qua qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ gia c«ng theo ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng. Ngoµi ra c«ng ty cßn cã bé phËn SX kinh doanh phô còng cung cÊp mét sè dÞch vô cho bªn ngoµi nh­ dÞch vô vËn t¶i cho kh¸ch hµng, tËn dông phÕ liÖu nh­ c¸c lo¹i v¶i vôn, b«ng c¾t thõa, vËt t­ thõa do tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu... §Ó kÝch thÝch qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm, ®ång thêi ®Ó phï hîp víi kh¶ n¨ng thanh to¸n cña moÞ kh¸ch hµng ®Õn víi c«ng ty, c«ng ty May §øc Giang ®· sö dông nhiÒu ph­¬ng thøc thanh to¸n tiÒn kh¸c nhau nh­ng chñ yÕu lµ c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng thu tiÒn ngay vµ b¸n hµng tr¶ chËm. Ngoµi viÖc s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng c«ng ty cßn nghiªn cøu më réng thÞ tr­êng tiªu thô nh­ b¸n s¶n phÈm ë c¸c ®¹i lý víi h×nh thøc thanh to¸n ®Þnh kú b¸n ®­îc bao nhiªu hµng tr¶ tiÒn bÊy nhiªu, nÕu kh«ng b¸n ®­îc hµng c«ng ty chÊp nhËn viÖc tr¶ l¹i hµng cña c¸c ®¹i lý. §Ó hç trî cho viÖc b¸n hµng, c«ng ty cßn tæ chøc qu¶ng c¸o, chµo hµng, giíi thiÖu s¶n phÈm ë nhiÒu n¬i, nhÊt lµ triÓn l·m, më quÇy giíi thiÖu s¶n phÈm nh»m thu hót kh¸ch hµng ë mÉu m·, chÊt l­îng c¸c lo¹i ¸o Jacket, s¬ mi... C¸c kh¸ch hµng ®Õn víi c«ng ty May §øc Giang ®Òu cã ®­îc s¶n phÈm víi chÊt l­îng cao, phï hîp víi ®iÒu kiÖn ng­êi tiªu dïng, gi¸ c¶ hîp tói tiÒn vµ cã thÓ lùa chän h×nh thøc thanh to¸n thÝch hîp nhÊt. MÆt kh¸c, víi c¸c kh¸ch hµng th­êng xuyªn c«ng ty cho phÐp mang hµng ®i, khi b¸n ®­îc míi ph¶i thanh to¸n vµ nÕu hµng bÞ kÐm phÈm chÊt hoÆc lçi thêi cã thÓ ®em tíi c«ng ty ®æi lÊy hµng míi hoÆc tr¶ l¹i. Víi c¸c ®¹i lý hîp ®ång dµi h¹n sÏ ®­îc h­ëng chÝnh s¸ch ­u tiªn nh­ h­ëng % hoa hång vµ cã th­ëng nÕu b¸n ®­îc nhiÒu hµng. VÒ c«ng t¸c qu¶n lý doanh thu b¸n hµng, c«ng ty lu«n chó ý ®óng møc mét sè ®iÓm nh­ sau: * VÒ quy c¸ch phÈm chÊt s¶n phÈm: Tr­íc khi cho nhËp kho, thµnh phÈm ®· ®­îc bé phËn thu hãa ë xÝ nghiÖp kiÓm tra vµ ®­a ®Õn cho bé phËn KCS cña c«ng ty kiÓm tra l¹i mét c¸ch nghiªm ngÆt vÒ chÊt l­îng vµ quy c¸ch, kiªn quyÕt kh«ng cho nhËp nh÷ng thµnh phÈm kh«ng ®¹t yªu cÇu. C«ng ty ®Æc biÖt chó träng nguyªn t¾c s¶n xuÊt ph¶i g¾n liÒn víi thÞ tr­êng, cho phÐp nhËp kho nh÷ng thµnh phÈm ®­îc thÞ tr­êng chÊp nhËn vµ cã thÓ b¸n ®­îc, ®Æc biÖt lµ ph¶i ®óng mÉu m·, kÝch cì mµ phÝa gia c«ng ®Æt hµng, kh«ng ®­îc thiÕu hôt hay v­ît qu¸ kiÓu c¸ch mµ kh¸ch hµng yªu cÇu. Khi giao hµng cho kh¸ch hµng, c«ng ty cö ng­êi kiÓm tra kü l­ìng chÊt l­îng, qui c¸ch s¶n phÈm s¶n xuÊt so víi chøng tõ xuÊt kho. * VÒ khèi l­îng thµnh phÈm xuÊt b¸n: Phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­ ®¶m nhËn viÕt lÖnh xuÊt kho (phiÕu xuÊt kho) vµ h¹ch to¸n chi tiÕt thµnh phÈm do phßng kÕ to¸n lµm. Do ®ã, phßng kÕ to¸n vµ phßng kÕ ho¹ch n¾m ch¾c t×nh h×nh hiÖn cã cña tõng lo¹i, tõng thø thµnh phÈm lµ c¬ së ®Ó ký kÕt hîp ®ång b¸n hµng viÕt lÖnh xuÊt gióp kh¸ch hµng cã thÓ nhËn hµng mét c¸ch dÔ dµng, nhanh chãng, kh©u thanh to¸n tiÒn hµng vµ giao nhËn hµng kh«ng g©y phiÒn hµ g× cho kh¸ch hµng. * VÒ gi¸ c¶: C«ng ty sö dông gi¸ b¸n ®éng, tøc lµ gi¸ b¸n ®­îc x¸c ®Þnh trªn c¬ së gi¸ thµnh s¶n xuÊt thùc tÕ vµ sù biÕn ®éng cña cung cÇu thÞ tr­êng. Do cã sù thay ®æi th­êng xuyªn vÒ gi¸ b¸n nªn t¹i phßng kÕ to¸n lu«n cã b¶ng th«ng b¸o gi¸ b¸n ®Ó mäi kh¸ch hµng tíi mua hµng ®Òu biÕt. Trªn b¶ng th«ng b¸o cã ghi râ gi¸ b¸n cho tõng lo¹i, tõng thø s¶n phÈm vµ thêi h¹n cã hiÖu lùc cña gi¸ ®Ó kh¸ch hµng tiÖn theo dâi. §Æc biÖt, khi cã lÖnh gi¶m gi¸ cña Tæng gi¸m ®èc c«ng ty cho bÊt kú mÆt hµng nµo th× phßng kÕ ho¹ch sÏ th«ng b¸o l¹i cho kh¸ch hµng cã liªn quan. C«ng ty thùc hiÖn ®óng tr¸ch nhiÖm vÒ gi¸ b¸n víi c¸c hîp ®ång ®· ký kÕt trong khi ®· t¨ng gi¸ ë c¸c hîp ®ång kh¸c. 2.2.2 KÕ to¸n doanh thu b¸n hµng S¶n phÈm cña c«ng ty May §øc Giang ®a d¹ng, phong phó vÒ chñng lo¹i, mÉu m· bao gåm c¸c lo¹i ¸o jacket, ¸o gilª, ¸o s¬ mi, ¸o m¨ng t«, quÇn soãc, ¸o v¸y, quÇn ©u, hµng jeans, quÇn ¸o trÎ em... NghiÖp vô b¸n hµng diÔn ra th­êng xuyªn, liªn tôc. Ngoµi viÖc b¸n c¸c s¶n phÈm s¶n xuÊt ra c«ng ty cßn b¸n c¶ phÕ liÖu nh­ giÊy trong cuén v¶i, v¶i vôn, b«ng vôn...vËt t­ thõa do tiÕt kiÖm nguyªn liÖu hoÆc kh«ng dïng ®Õn ®Ó gi¶i phãng l­îng vèn l­u ®éng bÞ ø ®äng, t¹o ®iÒu kiÖn quay vßng vèn nhanh . HiÖn nay, qu¸ tr×nh b¸n hµng ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn theo hai nghiÖp vô chñ yÕu: b¸n hµng néi ®Þa vµ tr¶ hµng gia c«ng cho kh¸ch, t­¬ng øng víi doanh thu b¸n hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ: doanh thu b¸n hµng néi ®Þa vµ doanh thu tr¶ hµng gia c«ng cho kh¸ch. * Chøng tõ vµ tµi kho¶n sö dông: Chøng tõ mµ c«ng ty sö dông lµ: hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, hãa ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng, vµ Invoi trong tr­êng hîp tr¶ hµng gia c«ng xuÊt khÈu. Nh­ng kÓ tõ ngµy 01/01/1999 theo sù thay ®æi cña chÕ ®é kÕ to¸n th× khi c«ng ty xuÊt tr¶ hµng gia c«ng xuÊt khÈu hoÆc xuÊt b¸n trùc tiÕp trong n­íc th× phßng kÕ ho¹ch c«ng ty kh«ng viÕt hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho n÷a mµ nay sö dông ngay hãa ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng ®Ó ghi vµo c¸c sæ cã liªn quan. KÕ to¸n doanh thu b¸n hµng ë c«ng ty sö dông c¸c tµi kho¶n chñ yÕu lµ: - TK 511: Doanh thu b¸n hµng, trong ®ã chi tiÕt: + TK 5111 - Doanh thu gia c«ng hµng xuÊt khÈu + TK 5112 - Doanh thu b¸n hµng néi ®Þa + TK 5113 - Doanh thu b¸n vËt liÖu + TK 5114 - Doanh thu tiÕt kiÖm + TK 5115 - Doanh thu bao b× - TK 131: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng, trong ®ã chi tiÕt: + TK 1311 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng gia c«ng + TK 1312 - C«ng nî ®¹i lý - TK 531 - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i - TK 532 - Gi¶m gi¸ hµng b¸n - TK 333 - ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép nhµ n­íc vµ c¸c TK liªn quan kh¸c. KÕ to¸n doanh thu b¸n hµng ë c«ng ty më c¸c sæ kÕ to¸n vµ b¶ng sau: - Sæ chi tiÕt b¸n hµng - Sæ chi tiÕt TK131: “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng” (më theo dâi riªng tõng kh¸ch hµng n­íc ngoµi vµ trong n­íc) - Sæ chi tiÕt thuÕ GTGT - B¶ng kª sè 11 - B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh TK 511 - B¶ng tæng hîp tiªu thô - B¶ng tæng hîp c¸c tµi kho¶n - Sæ c¸i c¸c TK S¬ ®å sè 10: Tr×nh tù ghi sæ b¸n hµng ë c«ng ty May §øc Giang Ho¸ ®¬nGTGT vµ c¸c chøng tõ b¸n hµng B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh TK 511 Sæ chi tiÕt b¸n hµng B¶ng tæng hîp tiªu thô Sæ chi tiÕt TK 131 B¶ng tæng hîp c¸c TK B¶ng kª sè 11 Sæ c¸i Ghi hµng ngµy Ghi vµo cuèi quÝ Hµng ngµy khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô b¸n hµng sÏ ®­îc ghi trùc tiÕp vµo hãa ®¬n GTGT. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ b¸n hµng (hãa ®¬n GTGT, Invoi xuÊt hµng) kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt b¸n hµng. Sæ chi tiÕt b¸n hµng ®­îc më theo tõng quý. V× mÆt hµng s¶n xuÊt cña c«ng ty rÊt ®a d¹ng nªn kh«ng më chi tiÕt cho tõng lo¹i s¶n phÈm mµ theo dâi theo tõng hãa ®¬n b¸n hµng( doanh thu hµng gia c«ng, doanh thu hµng néi ®Þa, doanh thu b¸n vËt liÖu, doanh thu tiÕt kiÖm vµ doanh thu bao b×). Sæ nµy chØ ph¶n ¸nh doanh thu ch­a cã thuÕ GTGT ®Çu ra, sè thuÕ GTGT ®Çu ra ®­îc ph¶n ¸nh ë sæ chi tiÕt thuÕ ®­îc ®Ò cËp sau. VÝ dô: Khi b¸n hµng néi ®Þa vµ xuÊt tr¶ hµng gia c«ng, kÕ to¸n viÕt ho¸ ®¬n GTGT nh­ sau: BiÓu sè 1 ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 1: L­u MÉu sè: 01 GTKT-3LL Ngµy 29 th¸ng 03 n¨m 2002 N0: 002850 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty May §øc Giang §Þa chØ: Gia L©m - Hµ Néi Sè tµi kho¶n: 710A-00015 §¬n vÞ mua hµng: SEIDENTICKER. §Þa chØ: §øc H×nh thøc thanh to¸n: Theo hîp ®ång gia c«ng Stt Tªn hµng ho¸ dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 HR 410/960508 chiÕc 13.650 1,0 13.650,00 2 HR 410/960509 chiÕc 1.050 1,05 1.102,50 Tû gi¸: 14.520 VND/USD Céng tiÒn hµng: 214.206.300 ThuÕ suÊt thuÕ GTGT: 0% TiÒn thuÕ GTGT: 0 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 214.206.300 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai tr¨m m­êi bèn triÖu hai tr¨m linh s¸u ngµn ba tr¨m ®ång ch½n BiÓu sè 2 ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 1: L­u MÉu sè: 01 GTKT-3LL Ngµy 21 th¸ng 01 n¨m 2002 N0: 002750 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty May §øc Giang §Þa chØ: Gia L©m - Hµ Néi Sè tµi kho¶n: 710A-00015 Hä tªn ng­êi mua hµng: §oµn TÊt TÜnh §Þa chØ: Cöa hµng sè 115 §éi CÊn H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 QuÇn soãc chiÕc 20 15.000 300.000 2 QuÇn nhung con gièng chiÕc 35 15.000 525.000 3 QuÇn PANRIN chiÕc 10 50.000 500.000 4 S¬ mi néi ®Þa céc chiÕc 15 25.000 375.000 Céng tiÒn hµng: 1.700.000 ThuÕ suÊt thuÕ GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 170.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 1.870.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét triÖu t¸m tr¨m b¶y m­¬i ngµn ®ång ch½n Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ C¨n cø vµo c¸c hãa ®¬n GTGT trªn vµ c¸c ho¸ ®¬n kh¸c liªn quan, kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt b¸n hµng quý I/2002 nh­ sau: Sæ chi tiÕt b¸n hµng- quÝ i/2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Doanh thu Sè Ngµy 5111 5112 5113 5114 5115 007401 2/1 §¹i lý chÞ H­¬ng 1111 5.763.608 007402 2/1 §¹i lý Phóc 1111 2.822.790 . . . 007407 21/1 Anh TÜnh §éi CÊn 1312 1.700.000 . . . 007438 27/2 §¹i lý Thµnh H­ng 1111 690.510 007439 27/2 S¬n nép tiÒn phÕ liÖu 1111 690.840 . . . 007541 29/3 Doanh thu SEIDEN 1311 214.206.300 . . . §èi víi c¸c nghiÖp vô b¸n hµng néi ®Þa: §ång thêi víi viÖc ghi sæ chi tiÕt b¸n hµng, kÕ to¸n thuÕ GTGT còng c¨n cø vµo hãa ®¬n GTGT ®Ó ghi vµo sè chi tiÕt thuÕ GTGT nh­ sau: Sæ chi tiÕt thuÕ - Qói I/2002 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Doanh thu ThuÕ GTGT Sè hiÖu Ngµy 007401 2/1 Doanh thu §L chÞ H­¬ng 1111 5.763.608 5763.360 007402 2/1 Doanh thu §L Phóc 1111 2.822.790 282.279 . . . . . 007407 21/1 Doanh thu CH anh TÜnh 1312 1.700.000 170.000 . . . . . 007425 5/2 Doanh thu qu¶ng c¸o SF 641 872.720 87.272 . . . . . Trong tr­êng hîp hµng cña c«ng ty ®· ®­îc coi lµ tiªu thô nh­ng kh¸ch hµng míi chÊp nhËn thanh to¸n tiÒn hµng mµ ch­a thanh to¸n, hoÆc míi chØ thanh to¸n mét phÇn th× kÕ to¸n më sæ chi tiÕt TK131- “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng” theo tõng ®èi t­îng thanh to¸n. Hµng ngµy, c¨n cø vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng vµ c¸c hãa ®¬n GTGT cã ghi chó lµ ch­a thanh to¸n kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua theo tõng ®èi t­îng thanh to¸n Sæ chi tiÕt TK 131 ®­îc më theo dâi c«ng nî ®èi víi tõng kh¸ch hµng theo tõng quý. Mçi hãa ®¬n mua chÞu cña kh¸ch hµng ®­îc ghi trªn mét dßng vµ theo dâi cho ®Õn khi kh¸ch hµng thanh to¸n kho¶n nî ®ã. Cuèi quý, kÕ to¸n céng sæ mét lÇn, sè liÖu céng nµy lµ c¬ së ®Ó lËp B¶ng kª sè 11- “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng” VÝ dô c¨n cø vµo hãa ®¬n GTGT tr­êng hîp c«ng ty b¸n hµng tr¶ chËm (theo biÓu sè2) vµ c¸c ho¸ ®¬n kh¸c liªn quan, kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt theo dâi c«ng nî cña anh TÜnh nh­ sau: sæ chi tiÕt ph¶i thu cña kh¸ch hµng quÝ i/2002 Tªn kh¸ch hµng: §oµn TÊt TÜnh Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 28.229.000 Ph¸t sinh trong kú 007407 21/1 Doanh thu b¸n hµng 5112 1.700.000 ThuÕ GTGT 3331 170.000 . . . . . . . . . . 098 30/3 Thanh to¸n 1111 8.500.000 Céng ph¸t sinh 7.172.000 8.500.000 Sè d­ cuèi kú 26.901.000 T¹i C«ng ty May §øc Giang, ®èi víi nghiÖp vô b¸n hµng néi ®Þa th× chñ yÕu lµ c«ng ty b¸n th«ng qua c¸c ®¹i lý. Khi xuÊt hµng cho c¸c ®¹i lý phßng kÕ ho¹ch viÕt phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. BiÓu sè 3: phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé Ngµy 20 th¸ng 01 n¨m 2002 QuyÓn sè: 294 Liªn 1: L­u N0: 04481 C¨n cø lÖnh ®iÒu ®éng sè ... ngµy .... th¸ng .... n¨m 2002 Hä tªn ng­êi vËn chuyÓn: Anh Tu©n Hîp ®ång sè XuÊt t¹i kho: C« DÇn NhËp t¹i kho: §¹i lý HiÖp KH Stt Tªn nh·n hiÖu, qui c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Thùc nhËp Thùc xuÊt 1 S¬ mi Seiden dµi tay chiÕc 30 60.000 1.800.000 2 ¸o 2 líp T.N 99 chiÕc 70 110.000 7.700.000 Céng 100 9.500.000 Ng­êi lËp phiÕu Thñ kho xuÊt Ng­êi vËn chuyÓn Thñ kho nhËp Lóc ®ã hµng vÉn ch­a ®­îc coi lµ tiªu thô. V× vËy, kÕ to¸n ph¶i sö dông TK157 “ hµng göi b¸n” ®Ó theo dâi tõng lÇn xuÊt kho cho c¸c ®¹i lý. ChØ khi nµo c¸c ®¹i lý nép tiÒn hµng th× míi ®­îc coi lµ ®· tiªu thô. ë c«ng ty May §øc Giang ®Ó t¨ng c­êng ®­îc l­îng hµng b¸n ra ®· khuyÕn khÝch kh¸ch ®¹i lý b¸n hµng ®i ®Õn ®©u nép tiÒn vµo ®Õn ®ã. Khi nhËn ®­îc tiÒn hµng cña c¸c ®¹i lý, c¨n cø vµo phiÕu thu, hãa ®¬n GTGT cã ghi chó lµ ®· thanh to¸n, kÕ to¸n doanh thu ghi sæ chi tiÕt b¸n hµng vµ sæ chi tiÕt thuÕ ( nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn) §Ó theo dâi chÆt chÏ tõng ®¹i lý, cuèi quý kÕ to¸n “hµng göi b¸n” còng lËp b¶ng theo dâi cho tõng ®¹i lý, ghi râ cô thÓ tõng lÇn xuÊt hµng cho ®¹i lý vµ tõng lÇn tr¶ tiÒn hµng cho c«ng ty. Nh×n vµo b¶ng nµy ta cã thÓ biÕt ®­îc tæng l­îng xuÊt trong quý vµ sè l­îng s¶n phÈm tiªu thô ®­îc trong quý theo tõng ®¹i lý. VÝ dô theo dâi ®¹i lý HiÖp KH Quý I/2002 ta cã b¶ng sè 1 . C¨n cø ghi b¶ng nh­ sau: - Cét “tån ®Çu kú” c¨n cø vµo cét tån cuèi kú cña b¶ng theo dâi ®¹i lý HiÖp KH quÝ IV/2001 - Sè liÖu ngµy th¸ng xuÊt tr¶ hµng trong b¶ng c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho do thñ kho cung cÊp. Sè thanh to¸n tõng lÇn c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu thu do kÕ to¸n thanh to¸n cung cÊp. Cßn phÇn tr¶ c«ng ty c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho thµnh phÈm cã ghi chó lµ “ nhËp l¹i hµng ®¹i lý” ®Ó ghi. - Cét “tån cuèi”: ®­îc tÝnh b»ng c«ng thøc sau: Tån cuèi kú = Tån ®Çu kú + tæng nhËp - thanh to¸n - tr¶ c«ng ty B¶ng theo dâi tõng ®¹i lý trªn kÕ to¸n chØ theo dâi phÇn gi¸ thanh to¸n bao gåm c¶ thuÕ GTGT. §¹i lý cña c«ng ty b¸n ®óng gi¸ cña c«ng ty quy ®Þnh vµ ®­îc h­ëng hoa hång cho c«ng ty tÝnh tr¶ riªng b»ng 2% tiÒn b¸n hµng cña ®¹i lý ( tÝnh trªn tæng doanh thu b¸n hµng bao gåm c¶ thuÕ GTGT cña ®¹i lý) Tõ b¶ng kª chi tiÕt cho tõng ®¹i lý, cuèi quý kÕ to¸n lËp b¶ng c©n ®èi nhËp-xuÊt-tån TK 157 (phô lôc sè 1). Tõ b¶ng c©n ®èi nhËp xuÊt tån c«ng ty sÏ biÕt ®­îc l­îng hµng b¸n ra trong kú, l­îng cßn tån ë c¸c ®¹i lý cuèi kú, tõ ®ã cã biÖn ph¸p vµ h­íng gi¶i quyÕt l­îng hµng tån ®äng trong c¶ c«ng ty.§ång thêi, còng c¨n cø vµo b¶ng theo dâi tõng ®¹i lý, kÕ to¸n hµng göi b¸n ghi b¶ng “ Theo dâi c«ng nî ®¹i lý” ®Ó cã thÓ theo dâi tæng qu¸t t×nh h×nh cña tõng ®¹i lý ( phô lôc sè 2) Cuèi quÝ, c¨n cø vµo b¶ng c©n ®èi nhËp xuÊt tån ®¹i lý, kÕ to¸n lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh TK 157, lµ c¨n cø ®Ó lËp b¶ng tæng hîp TK sau nµy (B¶ng sè 2) §èi víi nghiÖp vô xuÊt tr¶ hµng gia c«ng: Kh¸ch ®Õn tr¶ hµng gia c«ng chñ yÕu lµ ng­êi n­íc ngoµi. Khi xuÊt hµng cho kh¸ch th× hµng xuÊt coi nh­ ®· tiªu thô trong kú. §Æc ®iÓm cña c«ng ty May §øc Giang lµ khi cã kh¸ch hµng muèn ®Æt hµng t¹i c«ng ty, th­êng lµ kh¸ch hµng giao vËt t­ (v¶i), mÉu m· kü thuËt, cïng víi doanh thu gia c«ng c«ng ty ®­îc h­ëng, ngµy giê nhËn hµng, thanh to¸n tiÒn hµng ®· ®­îc ghi râ trong hîp ®ång. Còng cã tr­êng hîp kh¸ch hµng chØ ®Æt hµng theo yªu cÇu kü thuËt, mÉu m· mµ kh«ng giao vËt t­, do vËy c«ng ty ph¶i tù mua NVL ®Ó chÕ biÕn. C«ng ty chñ yÕu s¶n xuÊt theo c¸c ®¬n ®Æt hµng gia c«ng vµ doanh thu gia c«ng chñ yÕu lµ phÝ gia c«ng mµ c«ng ty ®­îc h­ëng. ViÖc tr¶ tiÒn th­êng sau khi giao hµng nªn kÕ to¸n doanh thu gia c«ng ph¶i më sæ theo dâi tõng c«ng nî ®èi víi tõng kh¸ch hµng trªn TK 131 “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng”. Chøng tõ h¹ch to¸n doanh thu gia c«ng bao gåm: PhiÕu xuÊt kho tr¶ hµng gia c«ng ( Ho¸ ®¬n GTGT), Invoice xuÊt hµng, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng. . Tr×nh tù ghi sæ doanh thu gia c«ng nh­ sau: Hµng ngµy, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT cã ghi xuÊt tr¶ hµng gia c«ng, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK 131 phÇn ph¸t sinh bªn nî. Khi kh¸ch hµng tr¶ tiÒn, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n (giÊy b¸o cã cña ng©n hµng, phiÕu thu tiÒn mÆt . . .) ®Ó ghi vµo bªn sè ph¸t sinh cã TK 131. Cuèi quÝ tÝnh ra sè cßn ph¶i thu cña kh¸ch hµng theo c«ng thøc: Sè d­ cuèi quÝ = Sè d­ ®Çu quÝ + Sè ph¸t sinh nî - Sè ph¸t sinh cã NÕu sè d­ cuèi quÝ > 0, ghi vµo d­ nî NÕu sè d­ cuèi quÝ < 0, ghi vµo d­ cã VÝ dô c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ( biÓu sè1) vµ c¸c ho¸ ®¬n xuÊt tr¶ hµng gia c«ng kh¸c, kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt TK 131 “Ph¶i thu cña kh¸ch hµng” cho h·ng Seidenticker. Sæ chi tiÕt tk 131 “ph¶i thu cña kh¸ch hµng QuÝ I/2002 Tªn kh¸ch hµng: seidenticker Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 118.200.000 Sè ph¸t sinh trong kú 007501 10/1 Tr¶ hµng gia c«ng 5111 57.306.900 007516 15/2 Tr¶ hµng gia c«ng 5111 175.057.050 007541 29/3 Tr¶ hµng gia c«ng 5111 214.206.300 RM107 29/3 Thanh to¸n 1122 317 090 500 Céng ph¸t sinh 446.570.250 317.090.500 Sè d­ cuèi kú 247.679.750 §ång thêi, kÕ to¸n còng ph¶n ¸nh doanh thu vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng phÇn doanh thu gia c«ng ( TK 511) ë c«ng ty May §øc Giang, c¸c kh¸ch hµng ®Æt hµng gia c«ng chñ yÕu lµ ng­êi n­íc ngoµi, do vËy, khi xuÊt hµng tøc tr¶ hµng gia c«ng th× c«ng ty chÞu møc thuÕ suÊt GTGT 0% ®èi víi hµng nµy. V× vËy, trªn ho¸ ®¬n GTGT sè thuÕ GTGT ph¶i nép sÏ b»ng 0. KÕ to¸n kh«ng cÇn më sæ chi tiÕt thuÕ GTGT ®Ó theo dâi ®èi víi nghiÖp vô xuÊt tr¶ hµng gia c«ng. Vµo cuèi mçi th¸ng, c¨n cø vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ chi tiÕt thuÕ GTGT ( ®èi víi hµng néi ®Þa), kÕ to¸n lËp b¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra (phô lôc sè 3). C¨n cø vµo b¶ng nµy, kÕ to¸n thuÕ lËp tê khai thuÕ GTGT Cuèi quÝ, c¨n cø vµo sè liÖu trªn c¸c sæ chi tiÕt “ ph¶i thu cña kh¸ch hµng” cña c¶ hai ph­¬ng thøc: b¸n hµng néi ®Þa vµ gia c«ng xuÊt khÈu ®Ó ghi vµo b¶ng kª sè 11 “ Ph¶i thu cña kh¸ch hµng” ( B¶ng sè 03 ). Trªn b¶ng kª sè 11, t×nh h×nh thanh to¸n cña mçi kh¸ch hµng ®­îc viÕt trªn mét dßng ph¶n ¸nh sè tæng céng. Cuèi quÝ, kÕ to¸n tËp hîp sè liÖu trªn b¶ng kª sè 11 ®Ó ghi vµo b¶ng tæng hîp c¸c TK lµm c¨n cø ghi sæ c¸i. §ång thêi cuèi quÝ, c¨n cø vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng vµ c¸c chøng tõ kh¸c liªn quan, kÕ to¸n lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh TK 511 cho tõng lo¹i doanh thu, MÉu biÓu doanh thu néi ®Þa nh­ sau: (B¶ng sè 04) B¶ng sè 04 b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh tk 5112 quÝ I/2002 STT DiÔn gi¶i TK ®èi øng QuÝ I/2002 Nî Cã D­ ®Çu kú 1 Doanh thu néi ®Þa = TM 1111 821.132.879 §¹i lý chÞ H­¬ng 1111 5.763.608 . . . . . . . . . . 2 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 1312 118.135.371 Cöa hµng anh TÜnh 1312 6.520.000 ChÞ H¹nh 1312 11.789.237 . . . . . . . . . . 3 Chi phÝ b¸n hµng 641 39.836.140 4 KÕt chuyÓn DT thuÇn 911 979.104.390 Céng ph¸t sinh 979.104.390 979.104.390 §Ó ph¶n ¸nh tæng hîp doanh thu cña tõng ho¹t ®éng b¸n hµng trong quÝ, cuèi quÝ kÕ to¸n lËp b¶ng tæng hîp tiªu thô c¨n cø vµo b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh TK 511. ë c«ng ty May §øc Giang, c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu bao gåm hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ gi¶m gi¸ hµng b¸n. §Ó theo dâi c¸c kho¶n gi¶m doanh thu , kÕ to¸n kh«ng më sæ chi tiÕt mµ c¨n cø vµo c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn kho¶n gi¶m doanh thu trong quÝ, cuèi quÝ kÕ to¸n tæng hîp vµo b¶ng tæng hîp tiªu thô (ghi nî TK 511, ghi cã TK 531, 532 ) (B¶ng sè 05) C¨n cø ghi b¶ng: - PhÇn ghi cã TK 511, ghi nî TK liªn quan c¨n cø vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng, b¶ng kª sè 11 vµ c¸c chøng tõ liªn quan - PhÇn ghi nî TK 511