Đề tài Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần LICOGI 14

a Công ty luôn được tổ chức chặt chẽ, khoa học dựa trên sự phân công lao động. Dưới góc độ tổ chức một hệ thống thông tin quản lý, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tổ chức kế toán tập trung. Về phương thức tổ chức: Bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức tập trung, mọi công việc từ thu nhận thông tin, ghi sổ, xử lý thông tin, lập báo cáo,… tất cả các giai đoạn và phần hành kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán riêng chỉ bố trí nhân viên kế toán ở các đội thực hiện hạch toán ban đầu, cuối kỳ số liệu kế toán được gửi về phòng kế toán theo quy định. Về chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành, từng thành viên trong bộ máy kế toán: Sơ đồ 1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính kế toán Kế toán thanh toán và TSCĐ Kế toán vật liệu Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán Thống kê ở các đội - Kế toán trưởng – Trưởng phòng tài chính kế toán Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty. Giúp giám đốc Công ty chấp hành các chế độ chính sách, chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động, việc sử dụng quỹ tiền lương và quỹ phúc lợi…cũng như việc chấp hành chính sách tài chính. Ngoài ra kế toán trưởng còn giúp Giám đốc Công ty tập hợp số liệu về kinh tế, nghiên cứu cải tiến tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, phát hiện những khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thi hành và thực hiện chế độ hạch toán trong Công ty nhằm đảm bảo cho hoạt động của Công ty thu được hiệu quả cao. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp toàn bộ các chứng từ gốc và bảng kê ở các nhân viên kế toán khác để vào sổ nhật ký chung sau đó tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, đồng thời xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập báo cáo kế toán. - Kế toán thanh toán: Gồm có 3 người: Trong đó 01 người chịu trách nhiệm thanh toán với các đội sản xuất, 01 người thanh toán các chi phí của khối cơ quan và thực hiện kế toán vốn bằng tiền, theo dõi phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, Kinh phí công đoàn, 01 người theo dõi kế toán Ngân hàng về tiền gửi, tiền vay ngắn hạn, vay dài hạn, quan hệ giao dịch với ngân hàng, rút tiền mặt, chuyển tiền thanh toán theo nhu cầu của Công ty. - Kế toán vật liệu: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thanh toán vật tư tiêu hao ở các đội sản xuất, tình hình tăng giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình xuất vật tư để sửa chữa lớn TSCĐ. - Thủ quỹ Tiến hành các công việc thu chi tiền mặt, ngân phiếu trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp pháp và tính lương cho khối cơ quan và theo dõi công nợ Tài khoản 1411 ( Thanh toán tạm ứng ). - Các nhân viên kế toán thống kê ở các đội thi công Chịu trách nhiệm thu nhập các chứng từ phát sinh tại các công trường, các đội, theo dõi các hoạt động kinh tế ở các đội và cung cấp các chứng từ, số liệu về phòng tài chính kế toán Công ty để phục vụ cho công tác hạch toán tập chung cụ thể: Tổng hợp các bảng công, thanh toán lương, theo dõi khối lượng thi công và các chi phí nguyên vật liệu, các chi phí khác. Về phòng kế toán khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo sự phân công của các bộ phận tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, từ đó vào sổ kế toán để cung cấp thông tin cho công việc quản lý và phân tích hoạt động kinh tế của Công ty. 1.7.2. Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán 1.7.2.1. Chính sách kế toán áp dụng Chế độ kế toán: Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp.Việt Nam được ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tất cả các chứng từ kế toán đều phù hợp với đặc điểm nghiệp vụ phát sinh tại Công ty và yêu cầu quản lý tài chính nội bộ đồng thời tuân thủ các chế độ chung của Nhà Nước. Kỳ kế toán Kỳ kế toán của công ty là quý. Đơn vị tiên tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam “VND”, hạch toán theo phương pháp giá gốc, phù hợp với quy định của luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 và chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 – Chuẩn mực chung. Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và thong tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính. Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy ví tính, sử dụng phần kế toán CIC. Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ Một số chính sách kế toán quan trọng được áp dụng tại công ty Cổ phần LICOGI 14. – Tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn, tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn. Hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua và các chí phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho tại thời điểm và trạng thái hiện tại. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tính theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: là phương pháp kê khai thường xuyên. - Tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, được phản ánh trên bảng cân đối theo các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính và thông tư 203/2009/TT-BTC. Công ty khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng. - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản phải thu, phải trả: + Nguyên tắc xác định khoản thu khách hàng dựa vào Hợp đồng và ghi nhận theo hóa đơn bán hàng xuất kho cho khách hàng. + Khoản trả trước cho người bán được hạch toán căn cứ vào phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hợp đồng kinh tế. + Nguyên tắc xác định phải trả cho người bán dựa theo Hợp đồng, phiếu nhập kho và ghi nhận theo Hóa đơn mua hàng của bên mua. + Khoản người mua phải trả được ghi nhận vào hợp đồng, phiếu thu, chứng từ ngân hàng. – Nguyên tắc ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp: Chi phí thuế thu nhập hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế TNDN trong năm hiện hành. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại được xác định trên cơ sở số chênh lệch tạm thời được khấu trừ, số chênh lệch tạm thời chịu thuế và thuế suất thuế TNDN.Công ty áp dụng mức thuế suất 25% trên lợi nhuận chịu thuế. – Hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán được áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Do áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên các dữ liệu được lưu trong máy tính, khi có yêu cầu các báo cáo, sổ sách được in ra giấy và lưu trữ theo quy định hiện hành. Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty cũng được mở chi tiết cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh. – Hệ thống báo cáo được lập phù hợp với quy định hiện hành về nội dung, hình thức và thời gian. Cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu và lập các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN. + Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN 1.7.2.3 Hình thức kế toán sử dụng Công ty Cổ phần Licogi áp dụng hình thức kế toán máy vi tính xây dựng dựa trên hình thức Nhật ký chung. Đây là một hình thức kế toán hiện đại, mang lại nhiều lợi ích và đang dần được phổ biến trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Sơ đồ 1.4.Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán * Giải thích sơ đồ : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.5.: Quy trình kế toán theo hình thức kế toán máy Với hình thức kế toán máy, căn cứ vào các chứng từ, nghiệp vụ phát sinh, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm cài trên máy vi tính. Tùy thuộc vào tính chất của nghiệp vụ phát sinh, kế toán vào phân hệ tương ứng được thiết lập trong phần mềm để nhập liệu. Chương trình được thiết lập sẵn theo quy định hiện hành về kế toán sẽ tự động vào sổ đối với các dữ liệu được nhập. Cuối tháng hoặc định kỳ báo cáo, kế toán viên tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu và tiến hành kết xuất các báo cáo, sổ cái, sổ chi tiết … Phần mềm kế toán thường có thể xuất ra đầy đủ các loại sổ thuộc các hình thức kế toán. Doanh nghiệp sẽ chọn loại sổ sách thuộc một hình thức nhất định để sử dụng. Hiện tại, công ty Cổ phần Licogi 14 kết xuất các loại sổ sách theo hình thức Nhật ký chung. Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty, Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán CIC. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chung. Hình 1.1 Giao diện của phần miền kế toán CIC Đặc trưng cơ bản nhất của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ và phù hợp với các chuẩn mực, hệ thống kế toán, các quy định pháp lý có liên quan. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 14 2.1 Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty Licogi 14 2.1.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 131 - Các khoản phải thu khách hàng Các khoản phải thu của khách hàng kế toán thanh toán của công ty theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, theo khoản nợ và tùng lần thanh toán. Cụ thể ở công ty những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Phân loại nợ: nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi có thể trích lập dự phòng hoặc có những biện pháp đối với khoản nợ không đòi được. Trong quan hệ bán sản phẩm xây lắp, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ lao vụ sản phẩm theo sự thỏa thuận giữa công ty và khách hàng nếu không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu công ty giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao. Khoản phải thu về phí chờ quyết toán của từng công trình phải được theo dõi chi tiết theo từng công trình xây dựng, khoản phí này là căn cứ để tính số trích trước về chi phí bảo hành công trình xây dựng vào chi phí bán hàng. 2.1.2 Chứng từ, sổ sách kế toán Chứng từ - Hóa đơn Giá trị gia tăng - Hóa đơn bán hàng - Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu báo giá - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra ……….. Sổ sách kế toán - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết TK 131 - Sổ nhật ký chung ……………….. 2.1.3 Phương pháp hạch toán Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành vào sổ chi tiết TK 131 được mở riêng cho từng khách hàng. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết và nhật ký chung tiến hành vào sổ cái. Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, thường xuyên hay không thương xuyên. Tất cả trường hợp bán chịu, khách hàng ứng tiền trước hay thu tiền ngay đều được hạch toán qua TK 131. Kế toán thực hiện mã hóa khách hàng để hạch toán chi tiết ví dụ như sau: Phải thu khách hàng xăng dầu: XDTM Phải thu khách hàng xây lắp: T001 Phải thu khách hàng dự án Minh Phương: DAMP Phải thu khách hàng bán lẻ betông thương phẩm: BTTP Ví dụ 2.1 : Ngày 06 tháng 10 năm 2010 công ty hoàn thành khối lượng xây lắp khối lượng xây lắp hoàn thành Nhà ở chung cư sinh viên 9 tầng A. Công ty tiến hành lập hóa đơn thanh toán với Ban quản lý chung cư sinh viên – Sở xây dựng tỉnh Phú Thọ. Ví Dụ 2.2: Ngày 26 tháng 10 năm 2010 bà Hoàng Thi Thu An – Công ty Duyệt nộp tiền góp vốn đầu tư xây dựng hạ tầng ký thuật khu nhà ở và dịch vụ thương mại Minh Phương. Tổng số tiền là 316.800.000 đồng Quy trình nhập liệu trên máy tính: Để hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm, khi nhận được hóa đơn chứng từ gốc kế toán tiến hành cập nhật theo trình tự sau: Trong giao diện chính của phần mềm , vào phân hệ Chứng từ Chứng từ kế toán Nhập số liệu Lưu lại số liệu được tự động cập nhập vào sổ chi tiết TK 131, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 131. CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 14 CHI NHÁNH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 14.2 PHIẾU THÔNG BÁO THU TIỀN GÓP VỐN ĐÂU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG KỸ THUẬT KHU NHÀ Ở VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI MINH PHƯƠNG Số:1410B/TB-DA Kính gửi: Phòng Tài chính- Kế toán Công ty Cổ Phần LICOGI 14 Đề nghị Phòng Tài chính – Kế toán thu tiền góp vốn đầu tư Xây dựng hạ tằng Khu nhà ở và dịch vụ thương mại Minh Phương cụ thể như sau: 1.Hợp đồng góp vốn đầu tư số: 1410B/HĐGVĐT 10 tháng 10 năm 2010 Giữa một bên là: Công ty Cổ Phần LICOGI 14 Và một bên là Ông (Bà): HOÀNG THỊ THU AN Địa chỉ: Sóc Sơn – Hà Nội 2. Giá trị góp vốn đầu tư: - Tổng số tiền góp vốn theo hợp đồng: 633.600.000 đồng. ( Bằng chữ: Sáu trăm ba mươi ba triệu sáu trăm nghìn đồng./) Số góp vốn đợt 1 Lần này bằng 50% tương ứng với số tiền là: 316.800.000 đồng. (Bằng chữ: Ba trăm mười sáu triệu tám trăm nghìn đồng) Ngày 26 tháng 11 năm 2010 CHI NHÁNH ĐT&XD CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 14.2 TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY DUYỆT ( Ký, họ tên và đóng dấu) (Ký, họ tên và đóng dấu) HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3L GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:QQ/2010B Liên2: (Giao cho khách hàng) Số: 06970 Ngày 06 tháng 10 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần LiCOGI 14……………………................ Địa chỉ: 2068- Đại lộ Hùng Vương - TP Việt Trì - Phú Thọ……………. Số TK : 102 010 000 252 216 -Phòng giao dịch Gia Cẩm- Ngân hàng Công thương tỉnh Phú Thọ Điện thoại: ………………………………MS: 4600237174 Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Ban QLDA chung cư sinh viên- Sở XD tỉnh Phú Thọ Địa chỉ: Đường Nguyễn Tất Thành – Tân Dân - Tp Việt Trì - Phú Thọ Số TK: Hình thức thanh toán: …Chuyển khoản MS: 2600106256 STT Tên hàng hoá. dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1×2 1 Khối lượng xây lắp hoàn thành Đồng 5.019.834.550 Cộng tiền hàng: 5.019.834.550 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 501.983.450 Tổng cộng tiền thanh toán:5.521.818.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm tỷ, năm trăm hai mươi mốt triệu, tám trăm mười tám nghìn đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký.đóng dấu. họ tên) Hình 2.1.1: Giao diện phần miền kế toán CIC Hình 2.1.2 Giao diện chứng từ kế toán phản ánh doanh thu Hình 2.1.3 Giao diện chứng từ kế toán phản ánh Thuế VAT Hình 2.1.4 Giao diện phiếu thu Hình 2.1.5. Giao diện sổ chi tiết tài khoản 131 Hình 2.1.6. Giao diện sổ cái tài khoản 131 Biểu 2.1. Sổ cái tài khoản 131 Đơn vị: Công ty cổ phần Licogi 14 Mẫu S03b-DN Địa chỉ:2068 ĐL Hùng Vương (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC P.Nông Trang, TP Việt Trì ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI ( Trích) Tài khoản : 131 – Phải thu của khách hàng Từ tháng 10 năm 2010 đến tháng 12 năm 2010 Chứng Từ Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh trong kỳ Số cuối Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 22.930.696.220 25.734.644 ….. …… ……… 06/10 HĐ06970 Ban QLDA chung cư sinh viên- Sở XD tỉnh Phú Thọ TTXLHT thi công chưng cư SV nhà 9 tầng A(HĐ 06970) 511 5.019.834.550 …… …. …… 26/10 DA1410B Hoàng Thị Thu An – Nộp tiền góp vốn XDHTKT dự án Minh Phương theo HĐ ngày 10/10/2010 1113 316.800.000 ….. …… …… Cộng phát sinh tháng 12 61.312.762.091 49.554.133.028 2.803.948.193 Lũy kế từ đầu năm đến tháng 12 187.751.421 188.057.110.545 Cộng phát sinh trong kỳ 71.256.918.898 76.335.242.479 22.930.696.220 25.734.664.413 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.2. Kế toán thanh toán với người bán 2.2.1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 331 - Các khoản phải trả để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người cho vay người nhận thầu và các khoản phải trả khác do tạm giữ, tạm thu các quỹ tài chính phát sinh trong đơn vị. Đối với tài khoản phải trả người bán kế toán thanh toán của công ty theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng. 2.2.2. Chứng từ, sổ sách kế toán. Chứng từ -Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng. - Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chi..) - Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ - Phiếu nhập kho, phiếu bảo hành… - Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào. …………………….. Sổ sách kế toán - Sổ chi tiết TK 331 - Sổ cái TK 331 - Sổ nhật ký chung 2.2.3. Phương pháp hạch toán Nhà cung cấp của công ty tương đối nhiều vì đặc điểm riêng của công ty là khối lượng công trình nhiều. Kế toán thanh toán phải theo dõi tình hình thanh toán với người bán theo tường đối tượng và từng công trình xây dựng. Tùy theo từng đối tượng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thường thì bù trừ công nợ, chuyển khoản, phương phức phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế. Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp, đồng thời vào sổ nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết để tiến hành vào sổ cái TK 331. Kế toán thực hiện mã hóa người bán để hạch toán chi tiết ví dụ như sau: Phải trả dự án đầu tư Thủy điển Bảo Nhai: DA-BN Phải trả cho người bán dự án Minh Phương: DA-MP Phải trả dự án nhà ở chung cư Sinh Viên Minh Phương: DA-SV Phải trả dự án nhà ở chung cư sinh viên Minh Phương nhà 9 tầng B Phải trả khách hàng Xăng Dầu. Ví Dụ 2.3: Ngày 03/10/2010 Nhập kho Minh Phương nguyên vật liệu phục vụ cho công trình Minh Phương. Theo hóa đơn số 8651 ngày 07/03/2011 của Công ty cổ phần Tùng Ngọc. Thuế VAT là 10%. Tổng giá mua chưa thuế: 58.087.272 + Cát bêtông: 506 M3 đơn giá 110.000 đồng/m3. + Cát xây: 10M3 đơn giá 95.454 đồng/m3. + Sỏi 1x2: 9M3 đơn giá 163.636 đồng/m3. Quy trình ghi sổ : Người mua hàng xuất trình giấy đề nghị nhập kho và hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán lập → sau khi được bộ phận kiểm tra chất lượng xác nhận, kế toán vật tư lập phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho hàng hóa(sau khi được ký duyệt), kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào phần mềm.Ngày 03/11/2010: Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho hàng hóa, kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán. Công ty đã chưa thanh toán với người mua. HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3L GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:QQ/2010B Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: 83651 Ngày 03 tháng 11 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần vật liệu XD Sông Đáy Địa chỉ: Hà Nội Số TK : 102010000442903 NHCT Thành phố Hà Nội..................................... Điện thoại: ………………………………MS: 4600237174 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Đức Thắng Đơn vị: Công ty Cổ phần Licogi 14 Địa chỉ: 2068 - Đại lộ Hùng Vương - Tp Việt Trì - Phú Thọ Số TK:102 010 000 252 216 -Phòng giao dịch Gia Cẩm- Ngân hàng Công thương tỉnh Phú Thọ Hình thức thanh toán: …Chuyển khoản MS: 2600106234 STT Tên hàng hoá. dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1×2 1 Cát bê tông m3 506,0 110.000 55.660.000 2 Cát xây m3 10,0 95.454 954.545 3 Sỏi (1× 2) m3 09,0 163.636 1.472.727 Cộng tiền hàng: 58.087.272 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 5.808.728 Tổng cộng tiền thanh toán: 63.896.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi ba triệu, tám trăm chín mươi sáu nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký.đóng dấu. họ tên) Quy trình nhập liệu trên sổ chi tiết: Để hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm, khi nhận được hóa chứng từ gốc kế toán tiến hành cập nhật theo trình tự sau: Trong giao diện chính của phần mềm , vào phân hệ Chứng từ Phiếu nhập kho Nhập số liệu Lưu lại số liệu được tự động cập nhập vào sổ chi tiết TK 331, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 331. Hình 2.2.1 Giao diện phần miềm kế toán CIC Hình 2.2.2. Giao diện phiếu nhập kho Hình 2.2.3. Giao diện sổ chi tiết tài khoản331 Hình 2.2.4. Giao diện sổ cái tài khoản 331 Biểu 2.2.1. Sổ cái tài khoản 331 Đơn vị: Công ty cổ phần Licogi 14 Mẫu S03b-DN Địa chỉ:2068 ĐL Hùng Vương (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC P.Nông Trang, TP Việt Trì ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CÁI ( Trích) Tài khoản :331- Phải trả người bán Từ tháng 10 năm 2010 đến tháng 12 năm 2010 Chứng Từ Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 4.139.189.451 28.537.914 ….. …… ……….. 03/10 PN21 Công ty Cổ phần vật liệu XD Sông Đáy-HN Mua nguyên liệu khác- HDD8361 ngày 03/10/2010- CT Minh Phương 1524 58.087.272 25.257.004.907 03/10 PN21 Công ty Cổ phần vật liệu XD Sông Đáy-HN Mua nguyên liệu khác- Thuế VAT 1331 5.808.728 25.626.813.635 …… ….. …… Cộng phát sinh tháng 12 năm 15.305.245.959 21.654.363.342 28.139.936.279 Lũy kế từ đầu năm đến tháng 12 120.382.149.286 120.565.318.533 Cộng phát sinh trong kỳ 36.702.759.920 40.444.235.736 1.778.279.958 29.918.216.237 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.2.2. Sổ Nhật Ký Chung Đơn vị: Công ty cổ phần Licogi 14 Mẫu S03a-DN Địa chỉ:2068 ĐL Hùng Vương (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC P.Nông Trang, TP Việt Trì ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHUNG ( Trích) Từ tháng 10 năm 2010 đến tháng 12 năm 2010 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số phát sinh Ngày Số Hiệu Nợ Có Số trang trước chuyển sang 36.450.000 36.450.000 ...... .... .................... 03/10 PN21 Công ty Cổ phần vật liệu XD Sông Đáy-HN 331 63.896.000 Mua nguyên liệu khác- HDD8361 ngày 03/10/2010- CT Minh Phương 1524 58.087.272 Thuế VAT 1331 5.808.728 …… …. …… 06/10 HĐ06970 Ban QLDA chung cư sinh viên- Sở XD tỉnh Phú Thọ TTXLHT thi công chưng cư SV nhà 9 tầng A(HĐ 06970) 131 5.019.834.550 Doanh thu khối lượng xây lắp 511 5.019.834.550 ...... ...... ................... Cộng chuyển sang trang sau 101.234.659.550 101.234.659.550 2.3. Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của công ty LICOGI 14 Trong kinh doanh vấn đề làm cho các nhà kinh doanh lo ngại là các khoản nợ nần dây dư, các khoản phải thu không có khả năng thu hồi, các khoản phải trả không có khả năng thanh toán. Vì vậy doanh nghiệp phải duy trì một mức vốn luân chuyển hợp lý để đáp ứng kịp thời các khoản nợ ngắn hạn, duy trì các loại hàng tồn kho để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thuận lợi. Tại các nước trên thế giới theo cơ chế thị trường căn cứ vào luật phá sản doanh nghiệp có thể bị tuyên bố phá sản theo yêu cầu của các chủ nợ khi doanh nghiệp không có khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả. Hiện này luật doanh nghiệp Việt Nam cũng quy định tương tự như vậy. Do đó các doanh nghiệp luôn luôn quan tâm đến các khoản nợ đến hạn trả và chuẩn bị nguồn để thanh toán chúng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động cũng phải huy động thêm nguồn vốn để đảm bảo đủ vốn đầu tư cho các dụ án kinh tế. Công ty LICOGI 14 cũng nằm trong quy luật chung đó hiện tại công ty đang tham gia những dự án xây dựng lớn như Công trình thủy điện Bắc Hà- Lào Cai, Khu đô thị Minh Phương- Việt Trì…với số vốn đầu tư lớn. Khả năng thanh toán của công ty thể hiện qua các chỉ số thanh toán sau đây: Bảng 2.3.1 Tình hình tài chính của công ty năm 2008- 2009 Số TT Khoản mục Năm 2009 Năm 2008 I Tài sản ngắn hạn 189.476.975.207 146.552.834.279 Tiền và các khoản tương đương tiền 15.801.612.732 6.642.473.317 Các khoản tài chính ngắn hạn Các khoản phải thu ngắn 17.696.632.481 21.708.926.426 Hàng tồn kho 149.274.015.709 109.995.283.305 Tài ngắn hạn khác 6.704.714.285 8.206.151.231 II Tài sản dài hạn 34.727.680.647 34.684.595.747 Tài sản cố định 29.191.680.647 29.148.595.747 Các khoản phải thu dài hạn Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 5.036.000.000 5.036.000.000 Tài sản dài hạn khác 500.000.000 500.000.000 Tổng tài sản 224.204.655.854 181.237.430.026 Nguồn vốn I Các khoản nợ ngắn hạn 180.111.906.333 138.552.865.136 Các khoản vay ngắn hạn 30.585.524.938 40.256.801.513 Phải trả người bán 30.126.545.342 19.058.384.756 Người mua trả tiền trước 110.946.534.185 71.047.015.494 Chi phí phải trả 1.261.056.033 2.199.237.536 Nợ ngắn hạn khác 7.192.245.835 5.991.425.837 II Các khoản nợ dài hạn 11.087.436.120 10.315.391.038 Phải trả dài hạn 10.986.592.357 10.133.082.986 Dự phòng trợ cấp mất việc 100.843.763 182.308.052 III Vốn chủ sở hữu 33.005.313.401 32.369.173.852 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 28.800.000.000 28.800.000.000 Thặng dư cổ phần 840.689.000 840.689.000 Các quỹ 1.417.187.793 1.450.787.793 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 1.947.436.609 1.277.697.060       Tổng nguồn vốn 224.204.655.854