Đề tài Thực trạng công tác và giải pháp quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam

ịa (ICD) Lào Cai Dự án đầu tư xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai do công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam làm chủ đầu tư. Cảng được xây dựng mới hoàn toàn trên diên tích 18,2ha tại khu công nghiệp Đông Phố Mới – thành phố Lào Cai, với tổng mức đầu tư hơn 100 tỷ đồng. Nội dung cảng nội địa (ICD) Lào Cai. Cảng ICD Lào Cai là một địa điểm thông quan hàng hóa trong nội địa để hoàn tất các thủ tục xuất nhập khẩu, nhận gửi hàng bằng container. Đây là một đầu mối giao thông quan trọng trong hệ thống dịch vụ Logistics nói chung và chuyển tiếp hàng hóa giữa các phương thức vận tải “từ cửa tới cửa” cho các cơ sở sản xuất, tiêu thụ. Đầu mối giao thông này nhằm : - Phát huy vai trò vận tải đa phương thức, một dịch vụ trong và ngoài nước đang thực hiện có hiệu quả. - Thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hoá phục vụ phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Lào Cai và cả nước. - Thu hút hang hoá quá cảnh của Trung Quốc qua cảng Hải phòng và các cảng khác trong khu vực. Để thực hiện những dịch vụ này, cảng nội địa cần bố trí các trang thiết bị nâng chuyển, thong tin liên lạc, tổ chức hệ thống xếp dỡ hàng, xưởng sửa chữa, và có đủ các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành giúp cho các hoạt động khai thác ICD có hiệu quả. ICD Lào Cai có thể xem là một bộ phận của cảng biển nằm sâu trong nội địa để phục vụ bốc xếp vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, hoặc trung chuyển hàng hóa giữa các phương thức vận tải cho các chủ hàng trong vùng hấp dẫn. Một khối lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container thông qua các cảng biển Hải Phòng sẽ được gom, chất, rút vào container và hoàn tất các thủ tục hải quan, kiểm dịch hàng hóa trước khi đến cảng biển để xuất và giao trả hàng cho các chủ hàng nhập khẩu tại Lào Cai. Tiến trình đầu tư. Dự án được chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (2 năm đầu): giai đoạn đầu có tổng mức đầu tư là 78 tỷ đồng với diện tích khoảng 4,7ha (lô F9,F10) sẽ tiến hành đầu tư vào một số hạng mục sau: Bãi chứa: + Tổng diện tích sử dụng đất: GĐ1/GĐ2: 4,7/13,5ha+ Diện tích bãi: 3,1ha+ Tải trọng mặt bãi: 4-10T/m2, chất xếp container 4-5 tầng.+ Số chỗ xếp container trên các loại trên bãi 708slot+ Tổng diện tích đường bãi 21.715m2 Kho hàng CFS: + Diện tích: 3.528m2  (84m x 42m) + Kết cấu: khung thép tiền chế. + Chịu tải trọng Q=2,5T/m2 Khu văn phòng điều hành: + Nhà điều hành: 242m2 (22m x 11m), với trang thiết bị thông tin liên lạc đầy đủ và hiện đại (điện thoại, fax, internet, radio...) + Khuôn viên sân: 1.000m2 Công trình phụ trợ: + Trạm cân 80T + Hệ thống cấp điện; cấp, thoát nước và cứu hỏa được bố trí đồng bộ hiện đại. Trang thiết bị: + Thiết bị nâng RMG (02 chiếc), RTG, RSD loại 45T: 09 chiếc (trong đó 3-4RTG) + Xe nâng hàng 3-5T: 10 chiếc + Đầu kéo và Sơmi-rơmooc 20-40 feet: 17 chiếc + Ngoài ra còn đầu tư hệ thống quản lý khai thác bãi bằng công nghệ thông tin hiện đại với phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý, khai thác hàng hóa tại trung tâm, đảm bảo các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng. Nhằm đạt công suất đạt từ 60.000 đến 65.000 TEU/năm. Giai đoạn 2 (2 năm tiếp theo): tiếp tục hoàn tất các thủ tục cần thiết để kết nối đường sắt vào bãi, đầu tư hệ thống toa chuyên dùng vận chuyển container, tạo ra một chuỗi dịch vụ logistics hoàn chỉnh; đồng thời căn cứ vào nhu cầu thực tế tập trung nghiên cứu đầu tư phát triển để hoàn thiện và mở rộng các hạng mục còn lại tại lô F9’, F11, F12, xây dựng một trung tâm logistics hoàn thiện với tổng diện tích dự kiến 13,5ha, có khả năng thông quan hang hoá, đạt công suất từ 130.000 đến 300.000 TEU/năm. Ngày 15/1/2009, công ty đã khởi công xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạn 1. Hình thức quản lý dự án. Chủ đầu tư là công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam trực tiếp quản lý dự án thông qua một ban quản lý dự án ICD Lào Cai để triển khai công tác đầu tư theo các quy chế hiện hành Giải pháp về tiến độ. Do tính cấp bách của dự án, khối lượng công tác xây lắp tương đối lớn, để dự án nhanh chóng đi vào hoạt động, tiến trình đầu tư xây dựng các hạng mục công trình giai đoạn 1 được thực hiện đồng loạt ngay trong năm đầu thực hiện dự án. 1.2. Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, điều phối thực hiện dự án, giám sát. Sơ đồ 1. 2: Chu trình quản lý dự án Lập kế hoạch - Thiết lập mục tiêu - Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch Điều phối thực hiện - Bố trí độ thời gian - Phân phối nguồn lực - Phối hợp các hoạt động - Khuyến khích động viên Giám sát - Đo lường kết quả - So sánh kết quả - Báo cáo - Giải quyết các vấn đề 1.2.1.Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ. “Chu kỳ của một dự án đầu tư là các bước hoắc các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu tư khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động”. Các giai đoạn của chu kỳ dự án gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư. Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là vô cùng quan trọng. Nếu công tác chuẩn bị đầu tư được thực hiện tốt thì sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư ở giai đoạn thực hiện đầu tư (do dự án thực hiện được đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác...) và hành kết quả đầu tư. Đây cũng chính là cơ sở để quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư. Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng. Nhờ đó mà dự án đầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi. Ở phần này, em chỉ đề cập đến thực trạng quản lý dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, vì dự án xây dựng cảng nội địa Lào Cai đang trong quá trình xây dựng (thực hiện đầu tư), chưa hoàn thành để đưa vào vận hành, khai thác cảng nội địa.. 1.2.1.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Sau khi có quyết định số 110/QĐ – HĐQT ngày 10/02/2004 của hội đồng quản trị Tổng công ty hàng hải Việt Nam phê duyệt chủ trương đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai do cảng Hải Phòng làm chủ đầu tư; cảng Hải Phòng đã giao cho công ty CP tư vấn xây dựng công trình hàng hải lập báo cáo nghiên cứu khả thi cho dự án. Ngày 24/09/2007, Hội đồng quản trị Tổng công ty hàng hải Việt Nam đưa ra quyết định số 935/QĐ - HĐQT về việc chuyển chủ đầu tư dự án “đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai” từ cảng Hải Phòng sang Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Ban đầu dự án dự định có tổng mức đầu tư là 78 tỷ đồng, tổng diện tích là 47.457m2 với công suất từ 29.000 đến 65.000 TEU/năm. Giai đoạn 1 sẽ được tiến hành tư năm 2007- 2008 và đưa vào khai thác quí III năm 2008. Nhưng dựa trên thực tế, công ty CP xây dựng công trình hang hải đã lập lại báo cáo nghiên cứu tiền khả thi. Đến ngày 15/1/2009, dự án mới được khởi công xây dựng giai đoạn 1, với tổng vốn đầu tư lớn hơn so với dự kiến ban đầu là 100ỷ đồng (giai đoạn 1 là 78 tỷ đồng) trên diện tích 13,5 ha, công suất dự kiến là 130.000 đến 300.000 TEU/ năm. 1.2.1.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư. Xin cấp đất và giấy phép xây dựng: Sau khi dự án được Tổng công ty hàng hải Việt Nam phê duyệt dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã tiến hành thực hiện các thủ tục về xin cấp đất và giấy phép xây dựng. Các thủ tục đã tiến hành để được giao đất: + Trong khi tiến hành lập dự án khả thi, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam cùng với bên tư vấn là công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải xin phép cơ quan quản lý nhà nước tại tỉnh Lào Cai giới thiệu đất xây dựng. +Xác định chỉ giới đường đỏ các lô đất F9,F9’, F10,F11,F12 của khu công nghiệp Đông Phố Mới - tỉnh Lào Cạ, phê duyệt phạm vi quy hoạch. +Triển khai quyết định giao đất. Đây là khu đất đã được đền bù, giải phóng, san gạt hoàn chỉnh nên theo quyết định số 751/QĐ – UB ngày 13/12/2004 của UBND tỉnh Lào Cai về mức ban hành mức thu tiền đền bù, san tạo mặt bằng tại Khu công nghịêp Đông Phố Mới thì đơn giá đền bù cho các lô đất này là 9,8ÚD/m2. Như vậy tổng kinh phí phải nộp trong giai đoạn 1 là 7.441.257.600 đồng (tỷ giá: 1USD = 16.000 đồng). + Sau khi công ty hoàn tất thủ tục nộp tiền, giám đốc sở tài nguyên môi trường tỉnh Lào Cai đã cắm mốc chính thức, bàn giao mốc giới trên bản đồ và ngoài thực địa cho chủ đầu tư. Trình duyệt và phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán Sơ đồ 1.3: Quy trình trình duyệt, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán Tổng công ty hàng hải Việt Nam Phê duyệt Trình duyệt Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Trình duyệt Tư vấn Ban quản lý dự án có nhiệm vụ lập thiết kế kỹ thuật, tài chính và tổng dự toán; sau đó trình lên công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, tổng công ty hàng hải Việt Nam để chờ được phê duyệt. Công tác đấu thầu. Đấu thầu là một cách thức thực hiện hoạt động mua bán mà trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các quy định do người/tổ chức quản lý nguồn vốn sử dụng cho hoạt động mua bán này đề ra. Nhờ có hoạt động đấu thầu mà chủ đầu tư tìm được nhà cung cấp sản phẩm có chất lượng và giá cả hợp lý nhất, do đó đảm bảo chất lượng công trình và có thể tiết kiệm chi phí. Trong dự án này, chỉ có 1 gói thầu. Sơ đồ 1.4: Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu Lập kế hoạch đấu thầu Phê duyệt kế hoạch dấu thầu Lập hồ sơ mời thầu Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu Tổ chức lựa chọn nhà thầu Ký kết và thực hiện hợp đồng Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Tổ xét thầu (do chủ đầu tư lập) Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Sau khi báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã giao cho tổ tư vấn chọn thầu CONINCO lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu. Trong đó chỉ có 1 gói thầu xây lắp giai đoạn 1, tổng mức đầu tư là 28.557.718.811 đồng, hình thức đấu thầu là đấu thầu rộng rãi, phương thức là một túi hồ sơ. Sau khi kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, công ty đã tiến hành lập tổ chuyên gia xét thầu với sự tham gia thành viên trong công ty và đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO. Hồ sơ mời thầu bao gồm: + Thông báo mời thầu. + Mẫu đơn dự thầu. + Chỉ dẫn đối với các nhà thầu. + Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật. + Dự thảo hợp đồng + Mẫu bảo lãnh dự thầu. + Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng Sau khi phát hành hồ sơ mời thầu, tổ xét thầu nhận các hồ sơ dự thầu, mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu. Và sau thời gian tổ chức đấu thầu rộng rãi gói thầu xây lắp giai đoạn 1 - Cảng nội địa (ICD) Lào Cai, chủ đầu tư công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam cùng đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO đã quyết định lựa chọn liên danh nhà thầu CJSC – PHT thực hiện gói thầu. Ngày 03-01-2009, tại văn phòng Công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam đã diễn ra lễ ký hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với đại diện liên doanh nhà thầu CJSC- PHT, tổng giá trị hợp đồng lên đến 26 tỷ đồng. Theo đó, liên danh nhà thầu sẽ thực hiện các hạng mục công việc như sau: • Công trình giao thông: San lấp tổng mặt bằng, sân, đường nội bộ, bờ kè. • Công trình công nghiệp: Kho chứa hàng, nhà văn phòng kho 02 tầng. • Công trình dân dụng. • Công trình hạ tầng. Như vậy, công tác đấu thầu đã được thực hiện đúng tiến độ, và các văn bản pháp luật quy định về công tác đấu thầu như: Nghị định số 88/1999/NĐ – CP ngày 1 tháng 9 năm 1999, nghị định số 14/2000/NĐ – CP ngày 5 tháng 5 năm 2000 sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu của Chính Phủ, văn bản số 952/ CP – CN ngày 16 tháng 8 năm 2002 của Chính Phủ. 1.2.2. Thực trạng quản lý dự án theo nội dung. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được phê duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. 1.2.2.1. Quản lý chất lượng. Công tác giám sát tư vấn: Công tác tư vấn bao gồm các loại hình: tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, tư vấn thẩm định dự án, tư vấn lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công… Vì kết quả của công tác tư vấn ảnh hưởng đến toàn bộ chất lượng của dự án nên nhà tư vấn được lựa chọn phải có đầy đủ tư cách pháp nhân và được đánh giá qua các tiêu chí: trình độ đội ngũ cán bộ, khả năng tài chính, kinh nghiệm thực hiện các dự án có đặc điểm tương tự với dự án và nhà tư vấn phải cam kết sản phẩm tư vấn theo đúng hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư. Các đơn vị tư vấn tham gia vào dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai: Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải: khaor sát thu thập số liệu, lập báo cáo nghiên cứu khả thi; Khảo sát lập thiết kế kỹ thuật; Thiết kế bản vẽ thi công. Tổng công ty hàng hải Việt Nam: thẩm định hồ sơ thiết kế kỹ thuật, báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định tổng dự toán và tổng mức đầu tư. Mặc dù lựa chọn nhà tư vấn lập dự án và thiết kế kỹ thuật có đủ năng lực nhưng dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai vẫn phải điều chỉnh lại dự án do dự án mở rộng quy mô thực hiên. Việc điều chỉnh dự án đã làm chậm thời gian khởi công xây dựng dự án so với dự kiến ban đầu. Công tác xây lắp Công việc quản lý chất lượng xây lắp nhằm đảm bảo chất lượng công trình được thực hiện theo đúng thiết kế kỹ thuật đã được phê duyệt. - Bước1: chuẩn bi cho công tác xây lắp: công ty tổ chức đấu thầu cạnh tranh để lựa chọn nhà thầu thực sự có năng lực, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, về giá cả. Nhà thầu tham gia và trúng thầu phải thoả mãn các yêu cầu sau: + Các đơn vị xây lắp phải có tư cách pháp nhân, có chứng chỉ hành nghề xây dựng và phải chịu trách nhiệm về chất lượng công trình do mình thực hiện. + Đơn vị được chỉ định thầu thi công những công trình tương ứng với điều kiện và năng lực được xác nhận trong chứng chỉ hành nghề xây dựng và hợp đồng cho nhận thầu, phải chịu sự kiểm tra giám sát chất lượng của chủ đầu tư, cơ quan giám định chất lượng công trình xây dựng của nhà nước. - Bước 2: Thực hiện công tác xây lắp: Trong thời gian thi công công trình xây dựng cảng, công ty đã bố trí cán bộ kỹ thuật thực hiện giám sát chất lượng của cá vật tư vật lieu đầu vào, giám sát kỹ thuật xây dựng, đảm bảo các đơn vị thi công phải thực hiện đúng theo thiết kế kỹ thuật, chất lượng đã phê duyệt theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành của nhà nước và trong điều khoản hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa các bên tham gia. Đồng thời, cần thực hiện một số biện pháp sau: + Phải có nhật ký công trình, nhật ký phải được ghi chép đầy đủ khối lượng các công việc thực hiện từ khi công trình bắt đầu được khởi công. + Trong quá trình thi công cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, tiêu chuẩn từ vật tư đến thiết bị máy móc thi công… + Kết thúc các hạng mục thì phải có hồ sơ hoàn công để làm công tác nghiêm thu kỹ thuật cho công trình. Tuy nhiên công tác quản lý chất lượng còn một số tồn tại như: không thường xuyên có mặt tại công trường thi công, chưa có những biện pháp cương quyết đối với những sai phạm trong thi công công trình. Công tác nghiệm thu chất lượng công trình. Hiện nay, dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai đang trong quá trình xây dựng nên chưa đưa vào nghiệm thu sử dụng. Một số căn cứ để nghiệm thu chất lượng công trình: + Tài liệu thiết kế đã được duyệt. + Các quy chuẩn xây dựng, quy chuẩn chất lượng đã được bộ xây dựng ban hành. + Những điều khoản quy định về khối lượng, chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng. + Các kết quả kiểm tra, thí nghiệm khối lượng, chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng. 1.2.2.2. Quản lý chi phí. Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cáo về những thông tin chi phí. Công việc này đảm bảo hiệu quả dự án về mặt tài chính và tiết kiệm vốn cho chủ đầu tư. Phòng tài chính - kế toán kiểm tra chặt chẽ các chứng từ, hoá đơn đầu vào mà ban quản lý dự án đã thực hiện thanh quyết toán vốn cho đơn vị thi công và các nhà thầu sau khi các hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình được nghiệm thu. Phương thức tạm ứng, thanh quyết toán được áp dụng: để làm cơ sở cho việc thực hiện xây dựng cảng và thanh quyết toán quản lý chi phí, chủ đầu tư sẽ kí hợp đồng với nhà thầu thực hiên, trong đó phương thức tạm ứng và thanh toán sẽ được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. Quản lý chi phí theo hạng mục công trình: Để dự toán chi phí một cách chính xác nhất, dự án được chia thành các hạng mục nhỏ. Bảng1.3: Các hạng mục công trình ở giai đoạn 1 Đơn vị: ngàn đồng STT Hạng mục Dự toán (DT) Thực hiên(TH) TH/DT (%) I Chi phí xây dựng công trình 36.310.593 - 1 Gia cố nền giai đoạn 1 983.617 984.552 100,095 2 Gia cố nền giai đoạn 2 608.661 618.654 101,642 3 Kho hàng CFS 7.020.000 - - 4 Nhà thường trực - bảo vệ 22.400 - - 5a Cổng chính 60.000 65.021 108,368 5b Cổng đường sắt 40.000 40.541 101,353 6 Trạm cân 60T 70.000 72.352 103,36 7 Đường bãi nội bộ 5.720.839 5.724.235 100,059 8 Ốp đá ta luy chống xói 1.139.066 1.200.234 105,370 9 Kè đường góc đường sắt 5.032.078 5.052.451 100,405 10 Tuyến kè bảo vệ cao 10m 781.110 782.325 100,156 11 Tuyến kè bảo vệ cao 1 – 4m 948.480 950.211 100,283 12 Tuyến kè bảo vệ cao 1m 69.116 - - 13 Ray cần trục RMG 4.663.360 - - 14 Tường rào tạm 212.100 220.000 103,725 15 Tường rào xây mới 837.600 - - 16 Nhà vệ sinh công nhân 50.400 - - 17 Hạ tầng kỹ thuật 6.051.766 - - II Chi phí đất đai 7.441.258 7.441.258 100 III Chi phí thiết bị 22.701.534 - - 1 Thiết bị RMG 6.400.000 - - 2 Đầu kéo và móc 20-40 đã qua sdụng 3.000.000 - - 3 Thiết bị nâng RSD 45T đã qua sdụng 9.000.000 - - 4 Xe nâng 3-5 T 1.625.534 - - 5 Thiết bị cân xe 60T (đồng bộ) 650.000 - - 6 Máy bơm nước 26.000 - - 7 Thiết bị khác 2.000.000 - - IV Chi phí khác 4.650.340 - - V Chi phí dự phòng 7.110.372 7.110.372 100 Nguồn: Báo cáo thực hiện dự án ICD Lào Cai Qua bảng trên ta thấy hầu hết tất cả các hạng mục công trình đã hoàn thành đều có chi phí thực hiện lớn hơn dự toán. Hầu hết sự thay đổi này không phải là do công ty sử dụng nguồn vốn không đúng mục đích, phân bổ không hợp lý mà lý do chính là có sự thay đổi về giá trên thị trường giữa thời điểm lập dự toán và thi công công trình, cũng như sự thay đổi trong chính sách của nhà nước. Ngoài ra việc công ty khởi công xây dựng dự án xây dựng Lào Cai vào lúc diễn ra cuộc khủng hoảng thế giới.Đây là thực tế mà công ty không thể lường trước được. Do đó công ty cần có những biện pháp để hạn chế những rủi ro này. - Quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư: Quản lý chi phí dự án theo giai đoạn đầu tư giúp công ty có biện pháp phân bổ nguồn vốn hợp lý, và có các phương pháp quản lý riêng đối với từng giai đó. Bảng 1.4: Chi phí theo giai đoạn thực hiện dự án giai đoạn 1 Đơn vị: ngàn đồng STT Giai đoạn Dự toán(DT) Thực hiện(TH) DT/TH(%) 1 Thu thập số liệu, khảo sát địa hình phục vụ lập dự án công trình 92.841 90.564 97,547 2 Lập dự án đầu tư xây dựng công trình 168.070 166.252 98,918 3 Khảo sát phuc vụ thiết kế 500.000 450.000 90 4 Chi phí xây dựng 36.310.593 - - 5 Chi phí giải phóng mặt bằng 7.441.258 7.441.258 100 6 Chi phí quản lý dự án - - 7 Chi phí thiết bị 22.701.534 - - 8 Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành 41.464 41.464 100 9 Chi phí kiểm toán vốn đầu tư dự án hoàn thành 49.877 - - 10 Chi phí bảo hiểm công trình xây dựng 618.959 - - Nguồn: Báo cáo thực hiện dự án ICD Lào Cai Như vậy, nhìn vào bảng trên ta thấy, hầu hết các chi phí ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư đề thấp hơn so với dự kiến . 1.2.2.3. Quản lý thời gian và tiến độ dự án. Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Phương pháp lập mạng công việc. Trong dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, công trình được chia thành một số hạng mục công trình chính, bao gồm: san nền, kè bảo vệ bãi, đường bãi nội bộ, kho CFS, tuyến đường sắt làm hang, mạng công trình kỹ thuật (gồm mạng cấp điện, mạng cấp nước, mạng thoát nước). Do tính cấp bách của dự án nên các hạng mục công trình này sẽ được đồng loạt được khởi công. Để các công việc hạng mục không có sự chồng chéo và sự phức tạp về kỹ thuật nên trong quá trình quản lý tiến độ dự án, công ty đã chọn phương pháp lập mạng công việc theo biểu đồ Gantt. Thông qua biểu đồ gantt, chúng ta sẽ thấy được thời gian thực hiện các công việc, mối quan hệ giữa các công việc,tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm, trên cơ sở đó sẽ có các biện pháp đẩy nhanh tiến độ, tái sắp xếp lại nguồn lực… Xác định thời gian thực hiện từng công việc. Thực tế không thể dự báo được một cách chính xác thời hạn hoàn thành một dự án trước thời điểm nó bắt đầu vì thực tế trong quá trình thực hiện dự án dẽ có những tình huống xảy ra, mà khi lập dự án các nhà tư vấn không thể lường trước được. Mặc dù vây, việc ấn định thời gian hoàn thành các công việc vẫn cần được ấn định, bởi lẽ, đó sẽ là căn cứ cho việc quản lý tiến độ dự án. Thời gian thực hiện dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai như sau: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: từ tháng 8/2007 đến tháng 9/2008 Giai đoạn thực hiện đầu tư: từ tháng 1/2009 đến tháng 8/2010 Quản lý tiến độ thi công: Quản lý tiến độ thi công là một công việc rất qua trọng; đó là cơ sở giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. Thời gian thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh thêm các loại chi phí không có trong kế hoạch, có thể ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Ngược lại, nếu muốn đẩy nahnh tiến độ thi công, thực hiện dự án thì phải tăng chi phí thực hiện. Do đó, để đạt được hiệu quả trong công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án, cần có sự phối hợp giữa các bên liên quan, gồm: chủ đầu tư, tổ chức tư vấn và đơn vị thi công thực hiện dự án. Mặc dù có sự kết hợp chặt chẽ giữa các chủ thể tham gia song việc quản lý thời gian, tiến độ công trình là công việc khó khăn vì có nhiều sự cố có thể xảy ra trong quá trình thi công làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án. - Quá trình xin cấp đất: do dự án Xây dựng dự án cảng nội địa (ICD) Lào Cai được thực hiện tại khu công nghiệp Đông Phố Mới – Lào Cai đã được quy hoạch, san lấp, giải phóng mặt bằng, lại được sự quan tâm của UBND tỉnh Lào Cai nên thủ tục xin cấp đất, cắm mốc giới đã diễn ra nhanh chóng theo đúng kế hoạch đã dự tính. - Quá trình xây dựng thi công: Hiện tại, dự án đang trong quá trình xây dựng giai đoạn 1, chỉ mới có một số hạng mục công trình đã hoàn thành và đang chuyển sang thực hiện các hạng mục khác, bao gồm: + Gia cố nền giai đoạn 1: đúng tiến độ + Gia cố nền giai đoạn 2: chậm 5 ngày so với tiến độ + Cổng chính: đúng tiến độ + Cổng đường sắt: đúng tiến độ + Trạm cân 60T: chậm 10 ngày so với tiến độ + Đường, bãi nội bộ: chậm 7 ngày so với tiến độ + Ốp đá taluy chống xói: đúng tiến độ + Tuyến kè bảo vệ cao 10m: chậm tiến độ 3 ngày + Tuyến kè bảo vệ cao 1 – 4m: đúng tiến độ + Tường rào tạm: đúng tiến độ Hiện tại, công ty đang thực hiện xây dựng các hạng mục khác của dự án trong giai đoạn 1. 1.3. Đánh giá công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics 1.2.3. Những thành tựu đạt được. - Lập kế hoạch tổng quan: Việc lập kế hoạch tổng quan tốt đã giúp công ty phát hiện ra các yếu tố có thể phát sinh ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến việc thực hiện dự án, từ đó có những phương án điều chỉnh kịp thời mang lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. - Công tác quản lý chất lượng: + Hệ thống và phương pháp quản lý dự án của công ty ngày càng được hoàn thiện nhờ việc đúc rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý dự án và áp dụng những tiến bộ khoa học quản lý. + Thực hiện nghiêm túc theo quy định quản lý chất lượng do nhà nước ban hành. + Nhóm tư vấn giám sát công trình của công ty thường xuyên có mặt tại hiện trường thi công. - Công tác quản lý tiến độ: + Có sự kết hợp chặt chẽ và phân công phù hợp các công việc cho các bên tham gia thực hiện dự án, nhờ đó việc thực hiện dự án được tiến hành 1 cách khoa học. + Để hoàn thành đúng tiến độ các hạng mục cũng như toàn bộ dự án là hết sức khó khăn và phức tạp; tuy nhiên các hạng mục trong dự án đã được hoàn thành tương đối sát với kế hoạch tiến độ đã đề ra. Điều này cũng chứng tỏ rằng việc lập kế hoạch về thời gian thực hiện dự án