Đề tài Thực trạng, giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may X19 - Công ty 247 - Quân chủng phòng không - không quân

- Thủ kho: theo dõi và báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn. Nguyên liệu, vật liệu của xí nghiệp. - Thống kê phân xưởng cắt: theo dõi chủng loại, số lượng nguyên liệu, vật liệu, đưa vào cắt bán thành phẩm theo từng ngày. Hàng ngày thống kê giao bán thành phẩm xuống ba phân xưởng may và theo dõi năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng cắt trong ngày. -Thống kê phân xưởng may: Tại mỗi phân xưởng may đều có 01 thống kê theo dõi tính năng xuất lao động của từng công nhân phân xưởng may trong ngày. Hàng ngày, nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt giao cho từng công nhân rồi cuối ngày giao thành phẩm xuống kho thành phẩm. - Thống kê kho thành phẩm và cửa hàng: Theo dõi toàn bộ số lượng, chủng loại sản phẩm, mặt hàng đã sản xuất ra trong kỳ và nhập kho thành phẩm còn tồn lại trong kỳ hạch toán. *Tại phòng kế toán: Phòng kế toán gồm có 01 trưởng phòng và 5 nhân viên. + Trưởng phòng kế toán (Kiêm kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp, điều hành công việc chung của phòng kế toán, xác định kết quả kinh doanh của xí nghiệp và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán. + Kế toán tổng hợp (Kiêm kế toán thanh toán): Chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp, theo dõi các khoản công nợ của xí nghiệp... + Kế toán NLVL - CCDC (Kiêm kế toán tiền lương): Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Ngoài ra, kế toán trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ NLVL - CCDC xuất ra trong kỳ. + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ): Có nhiệm vụ xây dựng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm. Ngoài ra, kế toán còn theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm và hạch toán tiêu thụ thành phẩm + Thủ quỹ: Quản lý các khoản vốn bằng tiền của xí nghiệp, phản ánh số hiện có tình hình tăng giảm vốn bằng tiền của xí nghiệp và tiến hành phát lương cho cán bộ công nhân viên xí nghiệp. Sơ đồ 04: Bộ máy kế toán tại xí nghiệp may X19 Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) Kế toán tổng hợp - Kế toán thanh toán Kế toán NLVL, CCDC - kế toán tiền lương Kế toán tập hợp CPSX, tính giá thành SP - TP và tiêu thụ thành phẩm Thủ quỹ Nhân viên thống kê PX và thủ kho Nhân viên thống kê kho TP và cửa hàng 3.2. Hình thức ghi sổ kế toán. Khi có các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ kế toán. Nghiệp vụ kế toán phát sinh nào liên quan đến các khoản thu- chi của xí nghiệp kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Những nghiệp vụ kế toán phát sinh khác, kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Sau đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Trên cơ sở nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản rồi từ đó tiến hành lập các bảng phân bổ, bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra II. tình hình Thực tế tổ chức công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp may x19 1. Hạch toán thành phẩm 1.1. Đặc điểm thành phẩm và các quy định về quản lý thành phẩm *Đặc điểm thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp là quần áo, trang phục đông hè được may đo theo đơn đặt hàng là chủ yếu. Thành phẩm chỉ được giao cho khách sau khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng, được chia thành nhiều loại tùy theo từng ngành và từng đơn đặt hàng. Vì vậy, xí nghiệp luôn có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. - Sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm đơn chiếc vì được đo, cắt, may cho từng người theo từng số đo nhưng việc tiêu thụ lại theo từng lô hàng, trong một số ít trường hợp lại tiêu thụ đơn chiếc (Khách hàng đặt may lẻ). - Thành phẩm của xí nghiệp khi sản xuất xong không nhập kho mà chỉ tạm thời đưa vào kho để quản lý trong thời gian chờ khách hàng đến lấy hoặc chờ giao cho khách. Vì vậy, việc hạch toán thành phẩm và quản lý thành phẩm ở xí nghiệp tương đối đơn giản. * Các qui định về quản lý thành phẩm: - Sản phẩm của xí nghiệp được đưa vào kho hoặc giao ngay cho khách khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng. - Sản phẩm của xí nghiệp luôn được KCS kiểm tra chặt chẽ, chất lượng sản phẩm luôn đảm bảo và ngày càng được nâng cao. - Phòng Kế hoạch kinh doanh chịu trách nhiệm giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho, dự trữ thành phẩm về mặt hiện vật. 1.2. Hạch toán chi tiết thành phẩm Việc hạch toán chi tiết thành phẩm về hình thức được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song, nhưng thực tế do xí nghiệp không tiến hành nhập kho thành phẩm nên việc hạch toán hết sức đơn giản. - ở kho: Hàng ngày khi nhập xuất kho thành phẩm thủ kho ghi chép vào một quyển sổ theo chỉ tiêu số lượng. Đồng thời, nhân viên theo dõi thành phẩm ở phòng kế hoạch - kinh doanh cũng phản ánh tương tự trên sổ kho. - ở Phòng kế toán: Căn cứ vào báo cáo tồn kho cuối tháng trước và tình hình nhập - xuất trong tháng, tính toán tổng số lượng Xuất - Nhập - Tồn và đối chiếu với số liệu trên sổ kho, lập bảng kê Xuất - Nhập - Tồn thành phẩm. Biểu số 03: Bảng kê xuất - nhập- tồn thành phẩm Tháng 2 năm 2004 Kho: Đ/c Nga STT Tên sản phẩm, hàng hóa ĐVT Số liệu thống kê Số liệu kế toán TĐK Phát sinh TCK TĐK Phát sinh TCK N X N X 1 áo hè lễ phục chiếc 851 120 400 571 851 120 400 571 2 áo len TT " 452 712 555 609 452 712 555 609 ... .... .... .... ... .... ..... .... .... .... ..... 141 Mũ mềm kaki xanh chiếc 53 0 49 04 53 0 49 04 142 Mũ kêpi picô AN " 63 0 60 03 63 0 60 03 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 1.3. Hạch toán tổng hợp thành phẩm. Để hạch toán thành phẩm, xí nghiệp không sử dụng TK 155 - Thành phẩm mà tiến hành hạch toán trực tiếp trên các tài khoản khác liên quan: TK 154 - Chi phí SXKD dở dang TK 632 - GVBH. * Đối với thành phẩm do xí nghiệp tự sản xuất ra: - Xí nghiệp có qui trình sản xuất đơn giản, khép kín, có nhiều loại sản phẩm khác nhau và không có sản phẩm làm dở dang nên xí nghiệp đã áp dụng hình thức tính giá thành giản đơn. Giá thành của sản phẩm sản xuất ra chính là tổng chi phí thực tế phát sinh để sản xuất ra số sản phẩm đó. Để thuận tiện cho việc xác định giá vốn hàng bán, xí nghiệp đã qui đổi tất cả sản phẩm sản xuất ra về một loại sản phẩm gọi là sản phẩm qui chuẩn: áo chiết gấu theo bảng qui đổi Trong tháng 2/2004, xí nghiệp đã sản xuất được 110.241 sản phẩm qui đổi và có bảng tính giá thành như sau:  Biểu số 04: Bảng tính giá thành sản phẩm SL: 110.241 ĐV: đồng TT Khoản mục Sản phẩm đầu tháng Chi phí sản xuất trong tháng Sản phẩm cuối tháng Tổng giá thành 1 Nguyên vật liệu trực tiếp - 747.938.856 - 747.938.856 2 Nhân công trực tiếp - 596.587.771 - 596.587.771 3 Chi phí sản xuất chung - 145.473.373 - 145.473.373 Cộng - 1.490.000.000đ - 1.490.000.000đ * Đối với số thành phẩm xí nghiệp thuê ngoài gia công: Khi nhập kho, xí nghiệp phản ánh trị giá thành phẩm nhập kho theo bút toán sau: Nợ TK 154 Có TK 331 * Đối với hàng hóa mua ngoài: Căn cứ vào các phiếu nhập kho hàng mua ngoài, kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 156 Có TK 331 Cuối tháng, căn cứ vào sổ nhật ký mua hàng để phản ánh vào sổ cái tài khoản 156. Sau khi xác định được giá thành của toàn bộ số hàng sản xuất trong tháng cùng với giá vốn của số hàng gia công và mua ngoài đã tiêu thụ, đồng thời căn cứ vào các hóa đơn bán hàng tập hợp được trong tháng kế toán sẽ xác định được giá vốn của số hàng tiêu thụ và phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 632 1.101.962.708đ Có TK 154 1.101.962.708đ Căn cứ vào Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản: TK 154, TK 632  Biểu số 05: Sổ cái Tên TK: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Số hiệu: TK 154 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Tháng 2/2004 233.597.849 28/2 X X Chi phí thuê ngoài sản xuất 02 331 43.012.200 X X Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu TT 03 621 747.938.856 X X Kết chuyển chi phí nhân công TT 03 622 596.587.771 X X Kết chuyển chi phí sản xuất chung 03 627 145.473.373 X X Kết chuyển GVBH 04 632 1.101.962.708 Cộng số phát sinh 1.533.012.200 1.101.962.708 DCK 664.647.341 Ngày..28. tháng..2.. năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Biểu số 06: Sổ cái Tên TK: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 20 5/2 Giá vốn hàng bị trả lại 04 154 8.946.000 28/2 X X Trị giá thực tế TP, hàng hóa tiêu thụ 04 154 156 1.101.962.708 288.037.292 X X Kết chuyển giá vốn hàng bán 04 911 1.381.054.000 Cộng PS 1.390.000.000 1.390.000.000 Ngày..28.. tháng.2... năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 2.1. Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm và các yêu cầu quản lý *Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm: Xuất phát từ phạm vi hoạt động, qui mô sản xuất và đặc điểm thành phẩm, quá trình tiêu thụ của xí nghiệp có những đặc điểm sau: - ở xí nghiệp, hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp thu tiền thanh toán sau một thời gian nhất định theo thoả thuận. - Thành phẩm của xí nghiệp được tiêu thụ chủ yếu ở thị trường miền Bắc theo các HĐKT ký kết. Việc bán hàng phát sinh ngay tại xí nghiệp. - Khi xuất giao thành phẩm cho khách, kế toán viết hóa đơn giá trị gia tăng đồng thời tổ chức giao hàng ngay tại kho của xí nghiệp và sau một thời gian nhất định khách hàng mới thanh toán hoặc cũng có thể khách hàng thanh toán ngay tiền hàng. - Trong một số trường hợp xí nghiệp tổ chức giao hàng tận nơi cho khách căn cứ vào hợp đồng. - Khách hàng của xí nghiệp là những khách hàng quen, có quan hệ lâu dài với xí nghiệp: Viện kiểm sát, quản lý thị trường, kiểm lâm... Nếu giá trị hợp đồng lớn thì khách hàng sẽ ứng trước tiền hàng. - Ngoài ra, xí nghiệp còn tổ chức vận chuyển thành phẩm vào tiêu thụ ở phía Nam thông qua chi nhánh và bán lẻ cho khách hàng thông qua cửa hàng tại xí nghiệp. - Để khuyến khích khách mua hàng, xí nghiệp có chế độ trích thưởng cho khách, mức trích căn cứ vào giá trị hợp đồng và phần chi phí này được hạch toán vào chi phí bán hàng. - Sản phẩm của xí nghiệp được kiểm tra chất lượng kỹ trước khi giao cho khách hàng nên trường hợp hàng bị trả lại rất ít khi xảy ra, chỉ phát sinh do sai số, viết phiếu đo không chính xác... - Các phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt, ngân phiếu, séc... - Kết quả SXKD của doanh nghiệp được xác định hàng tháng. *Các yêu cầu quản lý: Từ những đặc điểm trên, công tác quản lý quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Quá trình tiêu thụ được quản lý chặt chẽ từ khi ký kết hợp đồng tiêu thụ, giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và xác định các khoản phải nộp cho nhà nước, sau đó xác định kết quả kinh doanh. - Thường xuyên kiểm tra các hợp đồng tiêu thụ cũng như việc thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến tiêu thụ thành phẩm. - Để thúc đẩy tiêu thụ thành phẩm, xí nghiệp còn đề ra những chính sách hỗ trợ tiêu thụ như: Nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành... Việc tìm kiếm khách hàng được xí nghiệp quan tâm đặc biệt. 2.2. Hạch toán doanh thu bán hàng. Theo chế độ kế toán qui định, xí nghiệp may X19 sử dụng Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT làm chứng từ gốc, làm căn cứ để hạch toán doanh thu. Để phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản 511, 131. - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận được hàng thì hóa đơn được chuyển đến Phòng kế toán, thủ quĩ tiến hành thu tiền của khách, ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” vào tờ hóa đơn. Đây là căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền. - Trường hợp khách hàng mua chịu thì căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua. * Sổ nhật ký bán hàng: Được mở theo từng tháng đối với những khách hàng trả tiền chậm. Cuối tháng, căn cứ vào “Sổ nhật ký bán hàng”, kế toán lập “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra” để làm căn cứ xác định số thuế GTGT phải nộp. * Sổ nhật ký thu tiền: Được mở theo từng tháng, dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của xí nghiệp trong đó có nghiệp vụ khách hàng trả tiền ngay sau khi nhận hàng hoặc trong trường hợp khách hàng trả chậm. Căn cứ để ghi nhật ký thu tiền là các phiếu thu và được ghi hàng ngày khi có nghiệp liên quan phát sinh theo từng cột. * Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Do đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp là quân phục, đồng phục phục vụ cho các đơn vị. Mặt khác, sản phẩm của xí nghiệp có thể cùng lúc đáp ứng nhu cầu cho một đối tượng khách hàng ở các tỉnh khác nhau.Ví dụ: Một loại hàng là áo len VKS thì có thể cung cấp cho khách hàng là VKS Yên Bái, VKS Hải Dương...Nên để thuận tiện trong việc theo dõi quan hệ thanh toán với khách hàng, xí nghiệp mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (Sổ chi tiết TK 131). Sổ này được mở cho cả năm chi tiết cho từng loại khách hàng, mỗi tháng được theo dõi trên một hoặc một số trang sổ. * Sổ nhật ký chung: Xí nghiệp sử dụng sổ nhật ký đặc biệt và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày liên quan đến quá trình tiêu thụ thành phẩm, nên đến cuối tháng chỉ cần căn cứ vào dòng tổng cộng trên “Sổ nhật ký bán hàng” phản ánh vào sổ cái TK 511 và căn cứ vào “Sổ chi tiết thanh toán với người mua” phản ánh vào sổ cái TK 131. Vì xí nghiệp tiêu thụ thành phẩm do xí nghiệp tự sản xuất ra là chủ yếu, trị giá hàng hóa mua về bán không nhiều nên xí nghiệp không mở các tài khoản cấp 2: Doanh thu bán thành phẩm và doanh thu bán hàng hóa mà phản ánh gộp cả hai loại doanh thu này. Cuối tháng sau khi tập hợp chi phí phát sinh trong tháng cùng với trị giá hàng hóa mua về để bán, kế toán xác định giá vốn hàng bán và phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 632 1.390.000.000 Có TK 154 1.101.962.708 Có TK 156 288.037.292 * Sổ cái: Sổ cái được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong cả niên độ kế toán. Mỗi tài khoản được mở trên một số trang liên tiếp và được theo dõi trong từng tháng. Để phản ánh công tác hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán xí nghiệp mở sổ cái tài khoản: TK 511, TK 131. Biểu số 07: Sổ cái Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: TK 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 09 27/2 Doanh thu bán hàng 03 131 1.983.684.607 28/2 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 04 531 11.020.820 Kết chuyển giảm giá hàng bán 04 532 8.000.000 Kết chuyển doanh thu thuần 04 911 1.964.663.787 Cộng số phát sinh 1.983.684.607 1.983.684.607 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng Biểu số 08: Sổ cái Tên TK: Phải thu của khách hàng Số hiệu: TK 131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có DĐK 1.404.585.507 28/2 01 12/2 Thu TGNH của khách 02 112 628.406.418 28/2 02 12/2 TGNH trả khách 02 112 34.000.000 28/2 03 12/2 Khách hàng nộp TM 02 111 1.006.466.667 28/2 04 13/2 Khách hàng nhận lại TM 02 111 30.217.220 28/2 05 23/2 Khách hàng trả lại hàng bán 04 531 3331 12.122.902 28/2 09 27/2 Bán hàng trong tháng 04 511 3331 2.094.269.212 Cộng SPS 2.158.486.432 1.646.995.987 DCK 1.916.075.952 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.3. Hạch toán thuế giá trị gia tăng Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào khác, đồng thời với việc tiêu thụ thì xí nghiệp cũng phải nộp thuế tiêu thụ, thuế tiêu thụ mà doanh nghiệp phải nộp là thuế GTGT. Số thuế GTGT xí nghiệp phải nộp được tính theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất là 10%. Thuế GTGT phải nộp = (Giá đầu ra x thuế xuất) - (Giá đầu vào x thuế suất) Trên cơ sở bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán và được lập vào cuối tháng và căn cứ vào số thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua trong tháng, kế toán xác định số thuế GTGT phải nộp trên “Tờ khai thuế GTGT” theo Mẫu số 11/GTGT. Căn cứ vào các hóa đơn GTGT, Bảng kê của hàng hóa, dịch vụ mua vào và xác định số thuế GTGT được khấu trừ trong tháng và ghi vào dòng “Thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào”. Khi nộp thuế, kế toán phản ánh theo định khoản: Nợ TK 33311 Có TK 111, 112 Ngày 10/2/2004, nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng nộp thuế GTGT tháng 1 vào ngân sách nhà nước: Nợ TK 33311: 40.237.601 Có TK 112: 40.237.601 Cuối tháng, kế toán tiến hành ghi sổ cái tài khoản:133, 33311 Biểu số 09: Sổ cái Tên TK: Thuế GTGT đầu ra Số hiệu: TK 33311 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 10/2 172 10/2 DĐK: Nộp thuế GTGT T1/ 04 vào NSNN 112 40.237.601 40.237.601 4/3 02 2/3 Thuế GTGT của HHDV bán ra 131 110.584.605 4/3 02 2/3 Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại 131 1.102.082 10/3 Thuế GTGT được khấu trừ 133 70.833.158 Cộng số phát sinh 112.172.841 110.584.605 DCK 38.649.365 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.4. Hạch toán hàng bán bị trả lại. Thành phẩm của xí nghiệp đã được bộ phận KCS kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách nên việc xảy ra hiện tượng hàng hóa kém phẩm chất là gần như không có. Tuy nhiên, qui trình sản xuất của xí nghiệp trải qua nhiều khâu, từ khi đi đo cho khách, viết phiếu đo và phiếu đo này được luân chuyển theo trình tự của qui trình sản xuất do đó có thể dẫn tới hiện tượng sai lẫn hoặc thất lạc. Vì vậy, thành phẩm cuối cùng có thể không chính xác so với số đo ban đầu. Trong trường hợp này, xí nghiệp chấp nhận lại hàng và thường là sửa chữa sau đó giao lại cho khách. - ở kho: Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại hàng hóa nhận lại theo chỉ tiêu số lượng và qui cách, đồng thời nhân viên theo dõi tình hình nhập - xuất -tồn kho thành phẩm ở phòng Kế hoạch kinh doanh sẽ phản ánh vào sổ kho số lượng hàng hóa nhận lại. - ở phòng kế toán: Căn cứ vào cột thành tiền trên phiếu nhập kho, kế toán phản ánh vào “Sổ chi tiết thanh toán với người mua” phần giảm số phải thu của khách hàng (Bao gồm tiền hàng và thuế GTGT). Trình tự kế toán hàng bán bị trả lại đối với số hàng nhập lại kho theo phiếu nhập kho số 20 ngày 05/02 như sau: + Phản ánh doanh thu của số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 2.816.000đ Có TK 131 2.816.000đ + Phản ánh số tiền trả lại cho người mua về thuế GTGT của số hàng trả lại: (Trong trường hợp này vì khách hàng chưa thanh toán tiền hàng nên kế toán xí nghiệp đã ghi giảm số phải thu): Nợ TK 33311 281.600đ Có TK 131 281.600đ + Phản ánh giá vốn của số hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK 154 1.946.000đ Có TK 632 1.946.000đ (Xí nghiệp phản ánh giá vốn của số hàng bị trả lại nhập kho vào tài khoản 154 vì như trên đã trình bày: Xí nghiệp không sử dụng tài khoản 155 để hạch toán thành phẩm). Cuối tháng, tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh vào nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 33311 1.102.082 Nợ TK 531 11.020.820 Có TK 131 12.122.902 Căn cứ vào nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan: Biểu số 10: Sổ cái Tên TK: Hàng bán bị trả lại Số hiệu: TK 531 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 X X Hàng bán bị trả lại 04 131 11.020.820 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 04 511 11.020.820 Cộng số phát sinh 11.020.820 11.020.820 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.5. Hạch toán giảm giá hàng bán Trong quá trình tiêu thụ có thể phát sinh các khoản giảm giá hàng bán. Như trên đã trình bày, sản phẩm của xí nghiệp luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng nhưng đôi khi vì những lý do nhỏ sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra có thể không đúng yêu cầu của khách, trong trường hợp này xí nghiệp chấp nhận giảm giá. Đối với một số hợp đồng xí nghiệp có thể không đảm bảo thời gian giao hàng do những nguyên nhân về lao động, máy móc, nguyên vật liệu..., để giữ chữ tín và quan hệ lâu dài, xí nghiệp cũng chấp nhận giảm giá. Việc giảm giá được xí nghiệp và người mua thỏa thuận sau khi hóa đơn bán hàng đã viết, số giảm này không được ghi trừ trên hóa đơn. Kế toán khi thanh toán khoản giảm giá cho khách hàng, ghi vào sổ quỹ và nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 532 8.000.000đ Nợ TK 3331 800.000đ Có TK 111 8.800.000đ Cuối tháng kết chuyển sang TK 511 Nợ TK 511 8.000.000đ Có TK 532 8.000.000đ Căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ cái: Biểu số 11: Sổ cái Tên TK: Giảm giá hàng bán Số hiệu: TK 532 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 28/2 935 27/2 Trả bằng tiền mặt khoản giảm giá 02 111 8.000.000 28/2 Kết chuyển giảm giá hàng bán 04 511 8.000.000 Cộng số phát sinh 8.000.000 8.000.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.6. Hạch toán chiết khấu thương mại Xí nghiệp không có chiết khấu thương mại, nhưng để khuyến khích khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, xí nghiệp đã có chế độ trích thưởng hợp đồng kinh tế. Khoản thưởng này được tính vào chi phí bán hàng. Cụ thể: - Hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 100 triệu thưởng không quá 4% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 200 triệu thưởng không quá 3% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 300 triệu thưởng không quá 2% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị từ 300 - 700 triệu thưởng không quá 1% giá trị hợp đồng. - Hợp đồng kinh tế có giá trị trên 700 triệu thưởng không quá 0,5% giá trị hợp đồng. 2.7. Hạch toán chi phí bán hàng Tại xí nghiệp may X19, chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh từ khi hoàn thành thành phẩm đến khi giao cho khách. Chi phí bán hàng ở xí nghiệp được phản ánh và theo dõi trên TK 641 - Chi phí bán hàng. Khi phát sinh các khoản chi phí kế toán phản ánh vào “Sổ chi tiết TK 641” Chi phí bán hàng cuối tháng được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. *Có một số khoản chi phí phát sinh phục vụ cho công tác bán hàng nhưng xí nghiệp không hạch toán vào chi phí bán hàng như: - Chi phí tiền lương, Bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng. Các khoản chi phí này khi phát sinh được xí nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất sản phẩm. Chi phí tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng ở cửa hàng trong tháng 2/2004 là: 1.950.000đ, kế toán định khoản: Nợ TK 632 1.950.000đ Có TK 334 1.638.555đ Có TK 338 311.445đ - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định dùng phục vụ khâu tiêu thụ của xí nghiệp gồm: Nhà kho, cửa hàng. Chi phí khấu hao được hạch toán toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp cùng với chi phí khấu hao những tài sản khác: Nợ TK 642 18.944.842đ Có TK 214 18.944.842đ Kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản sau: Nợ TK 911 61.727.380đ Có TK 641 61.727.380đ Cuối tháng phản ánh vào sổ cái TK 641 như sau: Biểu số 12: Sổ cái Tên TK: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 28/2 04 23/2 Chi phí bán hàng bằng tiền mặt 04 111 58.592.380 06 19/2 Phân bổ nguyên vật liệu cho bán hàng 04 152 315.000 06 19/2 Phân bổ công cụ dụng cụ cho bán hàng 04 153 2.820.000 Kết chuyển CPBH 04 911 61.727.380 2.8. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản chi phí trên được phản ánh vào “Sổ chi tiết TK 642” Cuối tháng, kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 217.637.970đ Có TK 642 217.637.970đ Sau đó phản ánh vào sổ cái TK 642 như sau: Biểu số 13: Sổ cái Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: TK 642 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC Tài khoản đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 28/2 04 21/2 Chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tiền mặt 03 111 90.613.183 06 19/2 Xuất dùng nguyên vật liệu cho QLDN 04 152 2.582.600 07 20/2 Trích khấu hao TSCĐ cho QLDN 04 214 30.828.463 12 25/2 Điện mua ngoài cho QLDN 03 331 859.000 28/2 13 25/2 Tiền lương phải trả cho nhân viên QLDN 04 334 83.384.841 28/2 13 25/2 Các khoản bảo hiểm theo tiền lương 04 338 9.369.883 Kết chuyển chi phí QLDN 911 217.637.970 Cộng 217.637.970 217.637.970 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.9. Hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Cuối tháng, căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, xí nghiệp xác định kết quả kinh doanh, phản ánh vào sổ nhật ký chung. Căn cứ vào nhật ký chung phản ánh vào sổ cái TK 911. Biểu số 14: Sổ cái Tên TK: Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu: TK 911 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu