Đề tài Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ - Dụng cụ và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội

t tư hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Phiếu xuất Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trên đây là những đặc điểm về nguyên vật liệu hiện có tại Công ty. Có thể nói công tác tổ chức các khâu bảo quản, mua sắm dự trữ của Công ty như vậy là rất tốt, đáp ứng được các yêu cầu để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu. 2. Đặc điểm và quản lý công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội: Công cụ - dụng cụ ở Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định. ở Công ty, công cụ - dụng cụ được hạch toán giống như nguyên vật liệu. Tuy nhiên, công cụ – dụng cảu Công ty có đặc điểm giống tài sản cố định. Công cụ - dụng cụ của Công ty tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị công cụ - dụng cụ cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị công cụ - dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hiện tại công cụ - dụng cụ tại Công ty được chia làm 2 loại: Công cụ - dụng cụ sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất kinh doanh. Bao bì luân chuyển sử dụng được nhiều lần để bao gói nguyên vật liệu mua vào hoặc sản phẩm bán ra. Sau mỗi lần luân chuyển bao bì sẽ được thu hồi lại. III. Hạch toán thu mua và nhập kho vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN: 1. Hạch toán thu mua nguyên vật liệu tại Công ty DVVT BĐHN: 1.1. Phương thức mua nguyên vật liệu: Dây thuê bao là sản phẩm đặc thù của nghành Bưu Điện, do đó nguyên vật liệu cần để sản xuất cũng phải đáp ứng được yêu cầu về tính chất, yêu cầu kỹ thuật do nghành quy định. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài thông qua tổ chức đấu thầu. Căn cứ vào kế hoạch đấu thầu, Công ty thành lập tổ chuyên viên giúp việc đấu thầu để tiến hành theo trình tự, thủ tục đấu thầu theo quy định của Nhà nước. Khi lựa chọn được nhà thầu, Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế mua vật tư trong đó quy định rõ các điều khoản số lượng, chất lượng, giá cả, thời hạn thanh toán, phương thức, địa điểm giao hàng, các điều kiện ưu đãi khác... Tổ chức tiến hành thu mua thông qua đấu thầu cho phép Công ty lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, địa điểm thời gian giao hàng theo yêu cầu của Công ty, phương thức thanh toán thuận lợi. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của nguyên vật liệu chuyên nghành nên chỉ có ít nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn hồ sơ mời thầu. Qua tìm hiểu thị trường, Công ty ký kết hợp đồng kinh tế với: Công ty Thương mại Dịch vụ nhựa, Công ty TNHH Tân Tiến Đạt, Công ty Xăng dầu Việt Nam, Cửa hàng 101 Hàng Chiếu,... Trong quá trình triển khai thực hiện các hợp đồng kinh tế, phòng Kế toán - Tài chính có nhiệm vụ thực hiện việc chuyển tiền theo điều khoản thanh toán đã ký kết trên cơ sở giấy đề nghị chuyển tiền của phòng Cung ứng. 1.2. Chứng từ và thủ tục nhập kho Theo hợp đồng kinh tế ký kết của Công ty với nhà cung cấp, khi nguyên vật liệu về đến kho của Công ty. Do yêu cầu cao về kỹ thuật, chất lượng của nguyên vật liệu nên bộ phận kỹ thuật kết hợp với kế toán vật tư, thủ kho phải tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu theo hoá đơn đặt hàng về số lượng, quy cách, phẩm chất... Sau đó, tiến hành so sánh những điều khoản liên quan đến hàng nhập kho trên hợp đồng và hoá đơn của người bán lập để lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Khi hoàn thành kiểm nghiệm cả chuyến hàng , căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” (do người bán lập ghi rõ số lượng, đơn giá và thành tiền), “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” phòng Cung ứng lập “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật”. “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật” là chứng từ Công ty sử dụng để nhập kho vật tư. Đây là mẫu phiếu nhập kho áp dụng thống nhất trong ngành Bưu Điện, được xây dựng trên cơ sở mẫu phiếu nhập kho mẫu 01 - VT do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 1141 - tài chính/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 trong đó có bổ sung một số mục như chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng... “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật” được lập thành 5 liên: Một liên lưu tại cuống của phòng Cung ứng Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho chi tiết Một liên gửi lên phòng Kế toán – Tài chính để kế toán vật tư ghi vào thẻ chi tiết vật tư Một liên gửi cho kế toán thanh toán Một liên chuyển cho kế toán máy để ghi vào máy số liệu vật tư. Biểu số 3.1 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 _ GTKT _ 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) AN/ 00 _B Ngày 20 tháng 11 năm 2002 No: 040492 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt Địa chỉ: 14/203 Tôn Đức Thắng Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100686223 Họ và tên người mua hàng: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Đơn vị: Địa chỉ: 811 - Đường Giải Phóng Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0100778869 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Dây xoắn đôi m 900,000 198 178,200,000 2 Dây sắt mạ kẽm kg 5,000 7273 36,365,000 3 Hạt nhựa PVC kg 8,000 12818 102,544,000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ : 317,109,000 Tiền thuế GTGT : 31,710,900 Tổng cộng tiền thanh toán : 348,819,900 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn tám triệu tám trăm mười chín nghìn chín trăm đồng Người mua hàng (đã ký) Người bán hàng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký, đóng dấu) Biểu số 3.2 Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm -------- (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày tháng năm 2002 Số: 21 Căn cứ vào Hoá đơn số 040492 ngày 20 tháng 11 năm 2002 của Công ty TNHH Tân Tiến Đạt và HĐKT số 62 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Nguyễn Quang Thành Trưởng ban Ông Nguyễn Minh Quang Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Dây xoắn đôi B0101 m 900.000 900.000 2 Dây sắt mạ kẽm B0102 kg 5.000 5.000 3 Hạt nhựa PVC B0103 kg 8.000 8.000 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Nguyên vật liệu đã được nhập kho đúng quy cách phẩm chất theo như hợp đồng đề ra. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nguyễn Minh Quang Lê Viết Phán Nguyễn Quang Thành (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Phiếu nhập vật tư kỹ thuật 1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu nhập kho: Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập kho, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi 1 dòng trên thẻ kho. Cuối kỳ, thủ kho tính ra số tồn kho. Biểu số 3.4: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Thẻ kho chi tiết Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Tên: Dây thép mã kẽm Mã số: 02 Đơn vị tính: m Hoá đơn Nội dung Nhập Xuất Số Ngày Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Dư đầu kỳ 964 7.273 7.011.172 873 28/11 Nhập CTy Tiến Đạt 5.000 7.273 36.365.000 872 28/11 Nhập CTy Tiến Đạt 2.927 7.273 21.288.071 2524 29/11 Xuất XVL 7.927 7.273 57.653.071 Cộng PS 7.927 57.653.071 7.927 57.653.071 Dư cuối kỳ 964 7.273 7.011.172 Tại phòng Kế toán: Khi nhận “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật”, kế toán chi tiết tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượng, giá mua, tổng giá trị hàng nhập trên “Hoá đơn bán hàng” của nhà cung cấp với “Phiếu nhập vật tư kỹ thuật”. Sau đó, phản ánh giá trị nguyên vật liệu nhập kho lên “Bảng kê chi tiết nhập vật tư”, mỗi bảng kê được lập cho một nhà cung cấp. Kết cấu “Bảng kê chi tiết nhập vật tư” được thể hiện ở biểu sau: Biểu số 3.5: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê chi tiết nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt Mã số: B070 Nợ TK 338 Có các TK ... Stt Chứng từ Nội dung Tổng số TK 331 Thuế GTGT Nhập vào kho Số Ngày 1 872 28/11 Nhập NVL 69.946.218 63.587.471 6.358.747 Cầu Diễn 2 821 28/11 Nhập NVL 348.819.900 317.109.000 31.710.900 Cầu Diễn Tổng cộng 418.766.118 380.696.471 38.069.647 Kế toán Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Từ các “Bảng kê chi tiết nhập vật tư”, kế toán chi tiết lập “Bảng kê tổng hợp nhập vật tư” để theo dõi tổng hợp hàng nhập, mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên Bảng kê. Kết cấu “Bảng tổng hợp nhập vật tư” như sau: Biểu số 3.6: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê Tổng hợp nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 338 Có các TK ... STT Nội dung Mã số Tổng cộng TK 331 TK Thuế GTGT 1 Công ty TNHH Tân Tiến Đạt B070 418.766.118 380.696.471 38.069.647 Tổng cộng 418.766.118 380.696.471 38.069.647 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) 1.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty DVVT BĐHN 1.4.1. Tài khoản sử dụng: Nguyên vật liệu tại Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này giúp cho nhà máy quản lý chặt chẽ về nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật tư kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho Bên có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho Dư nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ. TK 152 tại Công ty Dịch vụ được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 1521: Nguyên vật liệu xưởng TK 1522: Nhiên liệu Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như TK 111 “Tiền mặt” (Trường hợp mua vật liệu nhập kho thanh toán trực tiếp), TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”, TK 13635 “Thuế GTGT khối kinh doanh khác”, TK 331 “Phải trả người bán” (Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán với nhà cung cấp). 1.4.2. Trình tự hạch toán: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội được thể hiện qua hệ thống sổ sau: Cuối tháng căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập vật liệu”của từng loại nguyên vật liệu (Các bảng này được lập trên cơ sở các phiếu nhập kho). Kế toán vật liệu sẽ lập “Chứng từ ghi sổ” cho mỗi “Bảng tổng hợp nhập vật liệu”, từ “Chứng từ ghi sổ” nhập số liệu vào máy vi tính. Với Bảng kê tổng hợp nhập vật tư nêu trên kế toán ghi trên chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 3.7: Bưu Điện Hà Nội Số VT003/NVL Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Nhập NVL cho xưởng sản xuất dây thuê bao 1521 01.03 331 380 969 471 tháng 11/2002 Thuế GTGT 13635 14.07 331 38 069 647 đầu vào Cộng 418 766 118 Kèm theo chứng từ Phiếu nhập vật tư và chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Sau khi ghi vào Chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính. Kế toán khai báo các thông tin về nguyên vật liệu như: Mã vật tư, nơi bảo quản, đối tượng dùng,... và khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính. Máy sẽ tự xử lý và cho ra các sổ, báo cáo theo yêu cầu của kế toán. Tại Công ty Dịch vụ Vật tư, Sổ Cái các tài khoản được thể hiện dưới tên gọi Sổ chi tiết. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng tài khoản. Cùng với Chứng từ ghi sổ trên, ta có Sổ chi tiết tài khoản 1521 và như sau: Biểu số 3.8: Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết Công ty Dịch vụ Vật tư Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Số hiệu tài khoản: 1521 - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho SXKD Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Thống kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có Ngày CT Số CT 30/11/02 30/11/02 VT003/NVL Nhập NVL của CTy TTĐ 01.03 331 380.696.471 Dư đầu kỳ 7.900.719 Phát sinh 380.696.471 Luỹ kế phát sinh 4.228.149.616 3.860.932.504 Dư cuối kỳ 388.597.190 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sơ đồ 3.1: Khái quát quá trình luân chuyển chứng từ thu mua nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Người bán Bộ phận mua hàng Nhu cầu mua hàng Bộ phận nhận hàng Kế toán thanh toán với người bán Kế toán vật tư Kho 1 4 5 3 4 3 2 Chú thích sơ đồ: (1) - Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, Trưởng Đội kho vận chuyển yêu cầu vật tư kỹ thuật lên phòng Cung ứng( Bộ phận mua hàng). (2) - Bộ phận mua hàng (Phòng Cung ứng) soạn thảo hợp động, trình Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp: 1 bản chuyển cho nhà cung cấp; 1 bản cùng hồ sơ liên quan chuyển phòng KT - TC theo dõi thanh toán; 1 bản kế hoạch nhận hàng chuyển bộ phận nhận hàng và kho để chuẩn bị kế hoạch nhận hàng. (3) - Bộ phận hàng hoá (Phòng Cung ứng) kiểm tra khi nhận hàng, làm thủ tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho phòng kế toán. (4)- Thủ kho tiến hành nhập kho, ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thống kê vật tư. (5) - Kế toán thống kê vật tư ghi sổ chi tiết vật tư hàng hoá, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán với người bán. Kế toán thanh toán với người bán đối chiếu hoá đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho, vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK331) với từng nhà cung cấp. 2. Hạch toán thu mua Công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN: 2.1. Chứng từ sử dụng: Đối với công cụ- dụng cụ Công ty tiến hành mua trực tiếp. Phòng Cung ứng tìm các nhà cung cấp rồi lựa chọn thông qua, so sánh theo các tiêu chuẩn chất lượng,... Các chứng từ sử dụng của công cụ- dụng cụ cũng là các Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập vật tư kỹ thuật. Phiếu nhập vật tư kỹ thuật của công cụ- dụng cụ được lập thành 5 liên: Một liên lưu tại cuống của phòng Cung ứng Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho chi tiết Một liên gửi lên phòng Kế toán- Tài chính để kế toán vật tư ghi vào bảng kê chi tiết Một liên gửi cho kế toán thanh toán Một liên chuyển cho kế toán máy để ghi vào máy số liệu công cụ- dụng cụ Biểu số 3.9: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 _ GTKT _ 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) AN/ 00 _B Ngày 20 tháng 11 năm 2002 No: 061762 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt Địa chỉ: 14/203 Tôn Đức Thắng Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100686223 Họ và tên người mua hàng: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Đơn vị: Địa chỉ: 811 - Đường Giải Phóng Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: MS: 0100778869 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Tủ làm việc cái 6 1.272.727 7.636.362 2 Bàn làm việc cái 1 500.000 500.000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ : 8.136.362 Tiền thuế GTGT : 813.638 Tổng cộng tiền thanh toán : 8.950.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (đã ký) Người bán hàng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký, đóng dấu) Phiếu nhập vật tư kỹ thuật 2.2. Hạch toán chi tiết: ở kho: hàng ngày căn cứ vào các Phiếu nhập vật tư kỹ thuật để ghi vào thẻ kho theo từng thứ công cụ - dụng cụ. Cuối ngày, thủ kho xác định số tồn kho của từng thứ công cụ - dụng cụ để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho chi tiết. ở phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập kho để nhập số liệu vào Bảng chi tiết và Bảng tổng hợp vật tư. Cuối tháng kế toán xuống kho, nhận thẻ kho về để đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu tương ứng trên các Bảng kê. Biểu số 3.11: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê chi tiết nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty Tân Tiến Đạt Mã số: B026 Nợ TK 338 Có các TK ... Stt Chứng từ Nội dung Tổng số TK 331 Thuế GTGT Nhập vào kho Số Ngày 1 617 21/11/02 Nhập CC-DC 8.950.000 8.136.362 813.638 2 873 28/11/02 Nhập CC-DC 6.600.000 5.999.999 600.001 Tổng cộng 15.550.000 14.136.361 1.413.639 Kế toán Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Từ các “Bảng kê chi tiết nhập vật tư”, kế toán chi tiết lập “Bảng kê tổng hợp nhập vật tư” để theo dõi tổng hợp hàng nhập, mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên Bảng kê. Kết cấu “Bảng tổng hợp nhập vật tư” như sau: Biểu số 3.12: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Bảng kê Tổng hợp nhập vật tư Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 338 Có các TK ... STT Nội dung Mã số Tổng cộng TK 331 TK Thuế GTGT 1 Nhập vật tư TK 153 B026 15.550.000 14.136.361 1.413.639 Tổng cộng 15.550.000 14.136.361 1.413.639 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) 2.3. Hạch toán tổng hợp nhập kho công cụ- dụng cụ: 2.3.1. Tài khoản sử dụng: Nguyên vật liệu và công cụ- dụng cụ tại Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để theo dõi tình hình nhập kho công cụ- dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư kế toán sử dụng tài khoản 153 “Công cụ- dụng cụ” Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị công cụ- dụng cụ thực tế nhập kho Bên có: Phản ánh giá trị công cụ- dụng cụ thực tế xuất kho Dư nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ. TK 153 tại Công ty Dịch vụ Vật tư không chi tiết thành tiểu khoản. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như TK 111 “Tiền mặt” (Trường hợp mua công cụ- dụng cụ nhập kho thanh toán trực tiếp), TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”, TK 13635 “Thuế GTGT khối kinh doanh khác”, TK 331 “Phải trả người bán” (Trường hợp mua công cụ- dụng cụ chưa thanh toán với nhà cung cấp). 2.3.2. Trình tự hạch toán: Tương tự như trình tự hạch toán tổng hợp của vật liệu. Cuối tháng căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập công cụ- dụng cụ”của từng loại. Kế toán vật tư sẽ lập “Chứng từ ghi sổ” cho mỗi “Bảng tổng hợp nhập công cụ- dụng cụ”, từ “Chứng từ ghi sổ” nhập số liệu vào máy vi tính. Biểu số 3.13: Bưu Điện Hà Nội Số VT002/CC-DC Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Nhập CC-DC cho Xưởng VL tháng 11/2002 153 06.17 331 14.136.361 Thuế GTGT đầu vào 13635 14.07 331 1.413.369 Cộng 15.550.000 Kèm theo chứng từ Phiếu nhập vật tư và chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 3.14: Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết Công ty Dịch vụ Vật tư Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Số hiệu tài khoản: 153 _ Công cụ- dụng cụ Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Thống kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có Ngày Công ty Số CT 30/11/02 30/11/02 VT003/ CC-DC Nhập CC-DC 06.17 331 14.136.361 Dư đầu kỳ 13.739.526 Phát sinh 14.136.361 Luỹ kế phát sinh 77.879.487 Dư cuối kỳ 14.136.361 63.743.126 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) IV. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN: 1. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 1.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho: Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất kho để sản xuất dây thuê bao. Khi có nhu cầu dùng nguyên vật liệu để sản xuất, Xưởng vật liệu sẽ làm Giấy đề nghị xuất vật tư cho Xưởng Vật liệu. Giấy này sẽ được gửi lên phòng Cung ứng để phòng Cung ứng xem xét và trình Giám đốc phê duyệt. Khi có sự đồng ý của Giám đốc Công ty, phòng Cung ứng sẽ lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho khi nhận được “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sẽ tiến hành làm thủ tục xuất kho theo đúng khối lượng của nguyên vật liệu ghi trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và ghi số lương thực xuất vào phiếu. Phiếu này được lập thành 5 liên: 1 liên lưu ở cuống tại phòng Cung ứng 1 liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho 1 liên gửi lên phòng Kế toán để kế toán vật liệu ghi vào thẻ chi tiết vật tư 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán 1 liên chuyển đến cho kế toán máy để vào máy số liệu xuất nguyên vật liệu. Biểu số 4.1: Công ty Dịch vụ Vật tư Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xưởng Vật liệu Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------- Giấy đề nghị cấp vật tư Kính gửi: Ông Giám đốc Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội Đồng kính gửi: Phòng Cung ứng. Xưởng Vật liệu kính đề nghị quý phòng Cung ứng cung cấp vật tư phục vụ sản xuất gồm những loại sau: STT Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Số lượng 1 Hạt nhựa PVC kg 11.300 2 Dây xoắn đôi m 900.000 3 Dây mạ kẽm kg 7.927 4 Nhãn bao bì cái 3.605 5 Dầu nhờn lít 40 6 Dầu hoả lít 15 7 Mỡ kg 6 Ngày tháng năm 2002 Đội Trưởng Trương Xuân Hồng (Đã ký) Biểu số 4.2: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam Mẫu số :01/3L Mã số thuế: Seri: CA/2001 Ngày 29 tháng 11 năm 2002 Số: 002524 Liên 3: Nội bộ Tên đơn vị: Công ty Dịch vụ vật tư Bưu điện Thành phố Hà nội Địa chỉ: 811 - Đường Giải Phóng Kèm theo lệnh điều động số: không số ngày 18 tháng 10 năm 2002 Của: Giám đốc Công ty Dịch vụ Vật tư Về việc: Tên người vận chuyển: Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Kho Cầu Diễn Nhập tại kho: Xưởng Vật liệu STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá ) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Dây thép mạ kg 7.927 7.273 57.653.071 2 Hạt nhựa PVC kg 11.300 12.818 144.843.400 3 Dây xoắn đôi m 900.000 198 178.200.000 4 Màng PHươNG PHáP kg 43,5 20.455 889.792,5 Cộng: 381.586.263,5 Xuất, ngày 29 tháng 11 năm 2002 Nhập, ngày.....tháng... năm .... Người lập phiếu nhập Người kiểm soát Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) 1.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty DVVT BĐHN Kế toán chi tiết nguyên vật liệu khi nhận được “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính và in ra Bảng kê chi tiết xuất vật tư.Từ Bảng kê chi tiết, kế toán lập Bảng kê tổng hợp xuất vật tư. Kết cấu của các Bảng kê như sau: Biểu số 4.3: Công ty Dịch vụ Vật tư Bảng kê chi tiết xuất vật tư Từ ngày 1/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên: Xuất Xưởng Vật liệu Mã số: TV.14 Nợ TK ..., Có các TK ... Chứng từ Nội dung Tổng số TK 1521 TK ... TK ... Số liệu Ngày tháng 2524 29/11/2002 Xuất NVL cho Xưởng Vật liệu 381.586.264 381.586.264 Tổng cộng 381.586.264 381.586.264 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Biểu số 4.4: Công ty Dịch vụVật tư Bảng kê tổng hợp xuất vật tư Đối với khách hàng trong Bưu điện Hà Nội. Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 632, Có các TK .... TT Nội dung Mã số Tổng số TK 1521 TK ... TK ... 1 Xưởng Vật liệu TV.14 381.586.264 381.586.264 Tổng cộng 381.586.264 381.586.264 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) 1.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất kho: 1.3.1. Tài khoản sử dụng: Trong quá trình xuất nguyên vật liệu, ngoài việc sử dụng tài khoản 1521, Công ty còn sử dụng TK 15488 (Vật liệu thuộc Xưởng Vật liệu) 1.3.2. Trình tự hạch toán: Cuối tháng, căn cứ vào “Bảng tổng hợp xuất vật liệu” của từng loại (Bảng này được lập trên cơ sở các Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kế toán vật tư sẽ lập Chứng từ ghi sổ. Biểu số 4.5: Bưu Điện Hà Nội Số VT004/NVL Công ty Dịch vụ Vật tư Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Đơn vị tính: Đồng Diễn giải Nợ Có Số tiền T.Khoản T.Kê T.Khoản T.Kê Xuất NVL cho xưởng sản xuất dây thuê bao 1521 02.02.3 1521 380 969 471 tháng 11/2002 Cộng 380 969 471 Kèm theo chứng từ Phiếu xuất kho và Bảng kê Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Từ Chứng từ ghi sổ kế toán nhập số liệu vào may vi tính. Với Chứng từ ghi sổ trên ta có sổ chi tiết TK 1521 (hay Sổ Cái TK 1521): Biểu số 4.6: Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết Công ty Dịch vụ Vật tư Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Số hiệu tài khoản: 1521 - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho SXKD Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Thống kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có Ngày CT Số CT 30/11/02 30/11/02 VT003/NVL Nhập NVL 01.03 331 380.696.471 30/11/02 30/11/02 VT004/NVL Xuất NVL 01.03 15488 381.586.264 Dư đầu kỳ Phát sinh Luỹ kế phát sinh Dư cuối kỳ 7.900.719 380.696.471 4.228.149.676 7.010.926 381.586.264 4.242.518.768 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sơ đồ 4.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TK 111, 112 TK 1521 TK 15488 Mua vật liệu thanh toán bằng TM, TGNH Thuế GTGT đầu vào Xuất vật liệu cho XVL TK 331 Mua vật liệu chưa thanh toán với người bán Sơ đồ 4.2: Khái quát quá trình luân chuyển chứng từ xuất vật tư cho Xưởng vật liệu tại Công ty dịch vụ vật tư Bưu điện Hà nội Yêu cầu xuất vật tư Phòng Cung ứng Kho Phòng Cung ứng Kế toán chi tiết xuất vật tư Kế toán tổng hợp 1 2 3 3 Chú thích sơ đồ: Khi có nhu cầu về sản xuất dây thuê bao, Xưởng vật liệu lập Phiếu yêu cầu vật tư kỹ thuật gửi lên phòng Cung ứng. Phòng Cung ứng xem xét khả năng cung ứng vật tư của cơ quan sẽ trình lên Giám đốc duyệt. Sau khi dược sự đồng ý của Giám đốc, phòng Cung ứng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và chuyển một liên của phiếu này xuống kho. Thủ kho sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi vào thẻ kho chi tiết. Đồng thời kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vào các sổ tương ứng. 2. Hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ tại Công ty: 2.1. Chứng từ sử dụng: Tại Công ty Dịch vụ Vậti tư Bưu Điện Hà Nội, côn