Đề tài Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may Hà Nội

inh tÕ cña c«ng ty, ®ång thêi kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ chÊt l­îng c«ng t¸c cña c¸c kÕ to¸n viªn. §Æc biÖt, kÕ to¸n tr­ëng cïng mét phã Tæng Gi¸m §èc vµ 3 Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh, tæ chøc gióp Tæng Gi¸m §èc lùa chän ph­¬ng ¸n kinh doanh vµ ®Çu t­ cã hiÖu qu¶ cao. Trî lý cho kÕ to¸n tr­ëng lµ hai phã phßng; phã phßng kÕ to¸n tµi chÝnh vµ phã phßng kÕ to¸n. NhiÖm vô cña hai phã phßng lµ ®Þnh kú b¸o c¸o l¹i cho kÕ to¸n tr­ëng mét c¸ch chÝnh x¸c vµ kÞp thêi c¸c sè liÖu do c¸c kÕ to¸n viªn cung cÊp sau khi ®· kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c vµ hîp lý cña chóng.Cô thÓ, ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å d­íi ®©y: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng Phã phßng KT-TC Thñ quü KT CN KT TGNH KT TT Phã phßng KT KT TM KT TL KT TT KT GT KT NVL TK T. H KTXDCB 2.2.2 §Æc ®iÓm tæ chøc bé sæ kÕ to¸n. C«ng ty DÖt May Hµ Néi lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh h¹ch to¸n ®éc lËp trùc thuéc Tæng c«ng ty DÖt May ViÖt Nam. Niªn ®ä kÕ to¸n ®­îc ¸p dông t¹i c«ng ty b¾t ®Çu tõ ngµy 1/1 vµ kÕt thóc vµo ngµy 31/12. §¬n vÞ kÕ to¸n sö dông trong ghi chÐp lµ ®ång vµ h×nh thøc sæ mµ c«ng ty ¸p dông trong viÖc tæ chøc kÕ to¸n lµ h×nh thøc sæ NKCT.Theo h×nh thøc nµy , qui tr×nh h¹ch to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty DÖt May Hµ Néi sö dông c¸c chøng tõ vµ sæ s¸ch sau: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ ban ®Çu nh­: phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuÓn néi bé, biªn b¶n kiÓn nghiÖm vËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸, biªm b¶n kiÓm kª vËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸, phiÕu b¸o vÒ cßn l¹i cuèi kú, kÕ to¸n tiÕn hµnh vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu, sæ chi tiÕt thanh to¸n ng­êi b¸n vµ c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt. Dùa vµ c¸c b¶ng tæng hîp nhËp vËt liÖu ®Ó vµo cét h¹ch to¸n vµ c¨n cø vµo gi¸ tri ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ kh¸c thùc tÕ ph¸t sinh nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì ®Ó vµo cét thùc tÕ, kÕ to¸n tiªn hµnh lËp b¶ng kª sè 3. Trªn c¬ së b¶ng tæng hîp xuÊt vËt liÖu vµ b¶ng kª sè 3, cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp vµ ®­a ra b¶ng ph©n bæ vËt liÖu. B¶ng nµy ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng theo gi¸ thùc tÕ vµ ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng sö dông hµng th¸ng. B¶ng ph©n bæ sè 2 lµ c¬ së ®Ó tËp hîp cho phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, ®ång thêi lÊy sè liÖu ®Ó ghi vµo c¸c sè kÕ to¸n liªn quan nh­ b¶mg kª sè 4, sè 5, sè 6. Cuèi mçi liªn ®é, kÕ to¸n tËp hîp sè vËt liÖu vµo NhËt ký chøng tõ sè 1, sè 2, sè 4, sè 5, sè 7, sè 10 vµ vµo sæ c¸i tµi kho¶n 152. BiÓu 7: Qui tr×nh h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo h×nh thøc NhËt ký chøng tõ t¹i C«ng ty DÖt May Hµ Néi. Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu lu©n chuyÓn B¶ng kª sè 3 ThÎ kho Sæ chi tiÕt vËt liÖu B¸o c¸o Sæ c¸i TK 152 NKCT sè 7 B¶ng kª 4,5,6 B¶ng ph©n bæ sè 2 B¶ng tæng hîp xuÊt B¶ng tæng hîp N-X-T B¶ng tæng hîp nhËp NKCT sè 5 B¶ng kª xuÊt B¶ng kª nhËp Sæ chi tiÕt sè 2 ( TK 331) NKCT sè 1,2, 4,10 Chøng tõ gèc 2.3 H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty DÖt May Hµ Néi. C«ng ty DÖt May Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc cã qui m« s¶n xuÊt lín, s¶n phÈm ®Çu ra nhiÒu vÒ sè l­îng, ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i vµ mÆt hµng. Do vËy, vËt liÖu dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm còng rÊt ®a d¹ng. §Ó qu¶n lý chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶, c«ng ty ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt liÖu c¨n cø vµo vai trß t¸c dông cña vËt liÖu trong s¶n xuÊt. Cô thÓ, vËt liÖu cña c«ng ty ®­îc chia thµnh c¸c lo¹i sau: VËt liÖu chÝnh : Gåm c¸c lo¹i b«ng x¬, chñ yÕu nhËp tõ n­íc ngoµi nh­ x¬ PE ( Eslon ), x¬ PE ( Sunkyong ), b«ng Mü cÊp I, II, b«ng óc cÊp I, b«ng ViÖt Nam. VËt liÖu phô : C¸c lo¹i ghim, cóc, m¸c, chØ c¸c lo¹i, khuy, chun, phecm¬tuya, phÊn may, b¨ng dÝnh, ho¸ chÊt, thuèc nhuém Nhiªn liÖu : §iÖn, x¨ng (A 83, A92 ), dÇu c«ng nghiÖp Phô tïng thay thÕ : M¸y may, m¸y kÐo sîi, vßng bi, èc vÝt, thoi suèt, d©y curoa. V¨n phßng phÈm : GiÊy, mùc in, bót bi, m¸y tÝnhc¸c ®å dïng phôc vô cho c«ng t¸c v¨n phßng. VËt liÖu x©y dùng : S¾t, thÐp, xi m¨ng, kÝnh Bao b× ®ãng gãi : Bao t¶i døa, d©y buéc, d©y ®ai nylon, hßm carton PhÕ liÖu thu håi : S¶n phÈm háng, v¶i vôn, v¶i thõa ViÖc ph©n lo¹i vËt liÖu nh­ trªn t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc tæ chøc qu¶n lý mét c¸ch khoa häc vËt liÖu phôc vô cho viÖc më c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt nh»m kiÓm tra, gi¸m s¸t t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu trªn c¬ së ph©n lo¹i tØ mØ, chÝnh x¸c tõng thø vËt liÖu. VËt liÖu cña c«ng ty chñ yÕu ®­îc nhËp tõ n­íc ngoµi vµ tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Do vËy, gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho ®­îc x¸c ®Þnh theo tõng nguån nhËp, ®ång thêi tuú thuéc vµo tÝnh chÊt cña tõng lo¹i vËt liÖu mµ chóng ®­îc b¶o qu¶n ë c¸c kho kh¸c nhau: Kho b«ng x¬, kho ho¸ chÊt, kho x¨ng dÇu, kho thiÕt bÞ, kho vËt t­ bao gãi, kho phÕ liÖu, kho vËt liÖu x©y dùng. §èi víi vËt liÖu xuÊt kho, C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Hµng ngµy khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ xuÊt kho, kÕ to¸n chØ ghi sè thùc xuÊt. Cuèi th¸ng, sau khi tæng hîp ®Çy ®ñ vËt liÖu xuÊt kho, kÕ to¸n tÝnh gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho trong kú nh­ sau : §¬n gi¸ b×nh qu©n TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú = L­îng thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng §¬n gi¸ b×mh qu©n ´ Sè l­îng vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng = Nh­ng theo nguyªn t¾c kÕ to¸n, kÕ to¸n xuÊt kho vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh theo trÞ gi¸ thùc tÕ. V× vËy, ®Ó ®¬n gi¶n h¬n, t¹i c«ng ty, vËt liÖu chÝnh xuÊt kho ®­îc coi lµ theo gi¸ h¹ch to¸n. §Õn cuèi kú, kÕ to¸n tÝnh gi¸ thùc tÕ cña sè vËt liÖu ®· xuÊt kho trong kú trªn c¬ së hÖ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu, theo c«ng thøc sau : Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho HÖ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ TT vµ gi¸ HT Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu = ´ GTT vËt liÖu tån ®Çu kú + GTT vËt liÖu nhËp trong kú HÖ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ TT vµ gi¸ HT Gi¸ TT vËt liÖu tån ®Çu kú + Gi¸ TT vËt liÖu nhËp trong kú = Gi¸ HT vËt liÖu tån ®Çu + Gi¸ TT vËt liÖu nhËp trong kú Trong ®ã : Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ kh¸c thùc tÕ ph¸t sinh nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dìGi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n. Nh­ vËy, gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho ph¶n ¸nh ®­îc phÇn chi phÝ cã liªn quan ph¸t sinh cßn gi¸ h¹ch to¸n th× kh«ng, gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ thùc tÕ chØ kh¸c nhau nÕu cã c¸c chi phÝ kh¸c ph¸t sinh ngoµi ho¸ ®¬n tµi chÝnh. §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm vËt liªu, kho tµng cña c«ng ty vµ ®Ó c«ng t¸c kÕ to¸n ®¹t hiÖu qu¶ cao, C«ng ty h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p “thÎ song song”. C¸ch thùc hiÖn nh­ sau: 2.3.1. T¹i kho. §èi víi vËt liÖu nhËp kho: Dùa vµo phiÕu nhËp kho, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm nhËn vËt liÖu nhËp kho. Sau ®ã thñ kho sÏ ghi sè thùc nhËp vµo phiÕu vµ cïng ng­êi giao hµng ký vµo tõng liªn. PhiÕu nµy gåm ba liªn, mét liªn thñ khi giao cho ng­êi giao hµng kÌm víi ho¸ ®¬n b¸n hµng ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n, mét liªn dïng lµm c¨n cø ghi thÎ kho theo sè thùc nhËp vµ chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ kÕ to¸n, liªn cßn l¹i göi vÒ phßng s¶n xuÊt king doanh. Trong qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm, nÕu ph¸t hiÖn thiÕu hoÆc thõa vËt liÖu, vËt liÖu kh«ng ®óng qui c¸ch, mÉu m· ghi trªn phiÕu nhËp kho, thñ kho ph¶i cïng ng­êi giao hµng lËp biªn b¶n vµ b¸o ngay cho phßng s¶n xuÊt kinh doanh biÕt. BiÓu 3.1 Hãa ®¬n ( GTGT) MÉu sè 01- GTGT Liªn 2 (giao kh¸nh hµng) Ngµy 25/09/03 Sè 079733 §¬n vÞ b¸n: C«ng ty XNK DÖt May §Þa chØ: 57B – Phan Chu Trinh – Q. Hoµn KiÕn Hµ Néi Hä tªn ng­êi mua hµng: §Þa chØ: C«ng ty DÖt May Hµ Néi §Þa chØ giao hµng: 57B- Phan Chu Trinh – Q. Hoµn KiÕm Hµ Néi H×nh thøc thanh to¸n: TT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 ´ 2 1 B«ng Mü cÊp 3 Kg 160656 1875397 3012908886 Céng 3012908886 ThuÕ suÊt GTGT 10% 301290886 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 3314199774 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba tû, ba tr¨m m­êi bèn triÖu, mét tr¨m chÝn chÝn ngh×n, b¶y tr¨m b¶y t­ ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) ( ký, ®ãng dÊu, hä tªn) BiÓu sè 3.2 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ MÉu sè 05 – VT Ngµy 25/09/03 §¬n vÞ: C«ng ty DÖt May Hµ Néi . C¨n cø ho¸ ®¬n sè: 079733 ngµy 25/09/03 cña c«ng ty DÖt May Hµ Néi. Biªn b¶n kiÓm nghiÖm gåm: 1. KHTT- Tr­ëng ban 2. KCS – Uû viªn 3. Thñ kho- Uû viªn §· kiÓm nghiÖm c¸c lo¹i vËt t­ sau: Danh ®iÓm vËt t­ Tªn, nh·n hiÖu vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm SL theo chøng tõ KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm SL theo thùc tÕ kiÓm nghiÖm SL ®óng quy c¸ch SL kh«ng ®óng quy c¸ch 1 B«ng Mü cÊp 3 kg Kg 160656 160656 160656 0 KÕt luËn cña ban kiÓm nghiÖm vËt t­ : §¹t tiªu chuÈn nhËp kho. Tr­ëng ban Uû viªn Uû viªn ( §· ký ) ( §· ký ) ( §· ký) Tõ biªn b¶n kiÓm nghiÖm vµ ho¸ ®¬n lËp phiÕu nhËp kho. BiÓu 3.3 phiÕu nhËp kho MÉu sè 02 - VT Ngµy 25/09/03 Q§ liªn bé TCKT-TC Sè 583 LB ngµy 1/9/1967 §¬n vÞ b¸n: C«ng ty XNK DÖt May Chøng tõ sè: 079733 Nî NhËp t¹i kho : B«ng x¬ Cã.. Biªn b¶n kiÓm nghiÖm sè:. Tªn Quy c¸ch s¶n phÈm §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Ghi chó Theo CT Thùc nhËp B«ng Mü cÊp 3 Kg 160656 160656 1875397 3012908886 Céng 3012908886 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷ : Ba tû, kh«ng tr¨m m­êi hai triÖu, chÝn tr¨m lÎ t¸m ngh×n, t¸m tr¨m t¸m s¸u ®ång. Thñ kho Ng­êi nhËp Ng­êi phô tr¸ch kinh doanh ( §· ký ) ( §· ký) ( §· ký) §èi víi vËt liÖu xuÊt kho: Nh­ chóng ta ®· biÕt, trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, vËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu dïng cho s¶n xuÊt trùc tiÕp vµ phôc vô qu¶n lý qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®ã, ngoµi ra vËt liÖu cßn xuÊt b¸n. Tr­íc hÕt, ®èi víi vËt liÖu xuÊt kho cho s¶n xuÊt: Thñ kho c¨n cø vµo phiÕu xuÊt vËt t­ hay phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé do phßng s¶n xuÊt kinh doanh lËp . PhiÕu nµy gåm cã 3 liªn, thñ kho gi÷ hai liªn vµ bé phËn lÜnh gi÷ mét liªn ®Ó ghi l¹i sè thùc xuÊt vµo thÎ kho.V× khi ®i lÜnh vËt t­, ng­êi ®i lÜnh ph¶i mang theo phiÕu xuÊt vËt t­ xuèng kho. Cuèi th¸ng, thñ kho thu l¹i phiÕu xuÊt kho cña c¸c bé phËn, tÝnh tæng sè vËt t­ ®· xuÊt ®èi chiÕu víi sè ghi trªn thÎ kho råi ký vµo ba liªn, mét liªn thñ kho göi tr¶ l¹i phßng s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó l­u, mét liªn ng­êi phô tr¸ch vËt liÖu t¹i bé phËn nghiÖp vô s¶n xuÊt gi÷ ®Ó theo dâi, mét liªn thñ kho chuyÓn sang phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ kÕ to¸n. BiÓu sè 3.5 phiÕu xuÊt kho MÉu sè 02 - VT Sè 22 Nî .. Cã Ngµy 30/09/2003 Bé phËn sö dông: Nhµ M¸y Sîi Vinh Lý do xuÊt : S¶n xuÊt XuÊt t¹i kho : B«ng x¬ STT Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 X¬ NANLON kg 228000000 228000000 14457316 3296286048 2 B«ng Mü cÊp 1 kg 48416200 48416200 18915027 915739730 3 B«ng Mü cÊp 2 kg 12671000 12671000 18915027 239672307 Céng 412818300 412818300 6846240103 Céng thµnh tiÒn ( b»ng ch÷ ) : S¸u tû, t¸m tr¨m bèn s¸u triÖu, hai tr¨m bèn m­¬i ngh×n, mét tr¨m lÎ ba ®ång. Thñ kho Ng­êi nhËn Phô tr¸ch cung tiªu Phô tr¸ch bé phËn sö dông ( §· ký ) ( §· ký ) ( §· ký ) ( §· ký ) §èi víi vËt liÖu xuÊt b¸n: Thñ kho c¨n cø vµo “ Ho¸ ®¬n GTGT” do phßng s¶n xuÊt kinh doanh lËp ( dùa vµo nh÷ng tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng, phiÕu nµy ®­îc lËp thµnh ba liªn) tiÕn hµnh xuÊt giao vËt t­ cho kh¸ch hµng vµ cïng kh¸ch hµng ký vµo ba b¶n: Liªn mét l­u ë phßng thÞ tr­êng, liªn hai giao cho kh¸ch hµng, liªn ba thñ kho lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu lµm c¨n cø ghi sæ. BiÓu sè 3.6 Ho¸ ®¬n ( gtgt ) MÉu sè 01- GTGT Liªn 2 ( giao kh¸ch hµng) Sè 079734 §¬n vÞ b¸n : C«ng ty DÖt - May Hµ Néi. §Þa chØ : Sè 1- Mai §éng. Hä tªn ng­êi mua : §¬n vÞ: XÝ nghiÖp dÞch vu TM Ngµnh B«ng §Þa chØ : Lé I, 15-16-17 ®­êng D2-P25- Q. B×nh Th¹ch –TPHCM. H×nh thøc thanh to¸n : STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 ´ 2 1 B«ng ViÖt Nam cÊp 1 Kg 98 18300 1793400 Céng 1793400 ThuÕ suÊt GTGT 10% 179340 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 1972740 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷ : Mét triÖu chÝn tr¨m b¶y hai ngh×n b¶y tr¨m bèn m­¬i ®ång. Ng­êi mua. . KÕ to¸n tr­ëng. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( §· ký ) ( §· ký ) ( §· ký ) Tãm l¹i, tr×nh tù më thÎ kho cña thñ kho ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: Hµng ngµy khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho, thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý cña c¸c chøng tõ, s¾p xÕp ph©n lo¹i cho tõng thø vËt liÖu theo tõng kho vµ ghi sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt vµo thÎ kho. Mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng trªn thÎ kho. Cuèi ngµy, thñ kho ph¶i tÝnh ra sè l­îng tån kho cña tõng thø vËt liÖu trªn thÎ kho. §Þnh kú ( 10 ngµy ), thñ kho chuyÓn toµn bé chøng tõ ( phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt ®­îc s¾p xÕp theo tõng nhãm vËt t­ ) vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ. §Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña sè vËt liÖu tån kho, hµng th¸ng ph¶i ®èi chiÕu sè thùc tån cña tõng kho vµ sè tån trªn thÎ kho. Song ë c«ng ty viÖc nµy kh«ng diÔn ra th­êng xuyªn bëi v× vËt liÖu cña c«ng ty cã rÊt nhiÒu chñng lo¹i, viÖc kiÓm tra tèn rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. C«ng ty chØ tiÕn hµnh tæng kiÓm kª vµo cuèi n¨m. BiÓu sè 3.8 thÎ kho Tõ sè 15 Kho : B«ng x¬ VËt t­ : B«ng F1 - §¬n vÞ tÝnh : kg Tõ ngµy 01/09/03 ®Õn ngµy 30/09/03 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng nhËp Sè l­îng xuÊt Tån kho SH NT Tån ®Çu th¸ng 09/2003 3094563 21677 1/9 Nhµ M¸y Sîi Vinh 1347000 1747563 21678 3/9 Nhµ M¸y Sîi Vinh 661000 1086563 109 12/9 C«ng ty DÖt May VN-TPHCM 160000 1246563 Céng ph¸t sinh th¸ng 9/03 2409740 2008000 Tån cuèi th¸ng 3496303 Ngµy th¸ng n¨m KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( Ký tªn ) ( Ký tªn ) 2.3.2 T¹i phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty sö dông sæ chi tiÕt vËt t­ ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu. Sæ chi tiÕt vËt liÖu më cho tõng thø, lo¹i vËt liÖu t­¬ng øng víi thÎ kho cña thñ kho. Sæ chi tiÕt cã kÕt cÊu gièng thÎ kho nh­ng cã thªm c¸c cét ®Ó ghi chÐp theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Trªn sæ chi tiÕt, kÕ to¸n vËt liÖu tÝnh ra sè tiÒn cña mçi lÇn nhËp, xuÊt. Sè tiÒn cña mçi lÇn nhËp ®­îc tÝnh c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho. Sè tiÒn cña mçi lÇn xuÊt c¨n cø theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt vËt liÖu, kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho xem sè l­îng nhËp, xuÊt, tån cã khíp kh«ng, nÕu kh«ng khíp th× ph¶i kiÓm tra l¹i. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu chÝnh ®­îc ®ãng thµnh quyÓn cßn vËt liÖu phô ë d¹ng tê rêi. ( Sæ chi tiÕt vËt liÖu ®­îc trÝch ë trang sau, biÓu 3.9). §ång thêi,®Þnh kú nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp kho do thñ kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n vËt liÖu ph©n lo¹i x¾p xÕp theo sè thø tù cña phiÕu nhËp kho, c¨n cø vµo ®ã ®Ó kÕ to¸n lËp “b¶ng kª phiÕu nhËp kho “vËt liÖu vµ “b¶ng tæng hîp nhËp” vËt liÖu. ( biÓu 3.10). Cßn ®èi víi c¸c chøng tõ xuÊt kho, sau khi nhËn ®­îc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra vµ ®Þnh kho¶n, nhËp d÷ liÖu vµo m¸y vµ ®Õn cuèi ký m¸y sÏ tù tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo gi¸ h¹ch to¸n, Vµo cuèi th¸ng, m¸y sÏ in ra “ B¶ng chi tiÕt xuÊt vËt t­ “ cho tõng tµi kho¶n vµ “ B¶ng tæng tæng hîp xuÊt vËt liÖu” cho tõng kho BiÓu sè 3.9 Sæ chi tiÕt vËt liÖu th¸ng 09/03 Kho b«ng x¬ VËt t­: B«ng Mü cÊp 1 Chøng tõ Néi dông NhËp XuÊt Tån SH NT Sè l­îng §¬n gi¸ TT Sè l­îng §¬n gi¸ TT Sè l­îng ®g TT D­ ®Çu th¸ng 87 25/9 NhËp kho 288018500 1498555 4316116365 .. 22 30/9 XuÊt cho NM Sîi Vinh 48416200 18915027 915793730 Céng PS 297910600 5663896448 87230500 164997263 Tån cuèi th¸ng 210671100 4013929185 BiÓu 3.10 B¶ng kª phiÕu nhËp tõ 1/9/2003 ®Õn 30/9/2003 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng §¬n gi¸ mua TiÒn hµng §¬n gi¸ vèn Tæng tiÒn Ngµy Sè 23/09 PN 85 Nhµ M¸y Sîi Vinh NhËp x¬ 1521V X¬ NANLON kg 302418000 1499900 4535967528 1499900 4535967528 Tæng tiÒn hµng ThuÕ GTGT Tæng tiÒn thanh to¸n 4316116365 1498555 4316116365 25/09 PN87 ECOM USA NhËp b«ng 331H B«ng Mü cÊp 1 kg 288028500 1498555 4316116365 1498555 4316116365 Tæng tiÒn hµng 4316116365 4316116365 ThuÕ GTGT 431611683 Tæng tiÒn thanh to¸n 4747728048 Tæng céng tiÒn hµng 229215466467 Tæng céng thuÕ GTGT 1088596743 Tæng céng thanh to¸n 24010143210 BiÓu 3.11 B¶ng tæng hîp nhËp tõ ngµy 01/09/2003 ®Õn 30/09/2003 STT M· vËt t­ Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ trÞ 1 011MY1 B«ng Mü cÊp 1 kg 297901600 5663896448 2 011MY2 B«ng Mü cÊp 2 kg 89175790 2010024093 3 011MY3 B«ng Mü cÊp 3 kg 160656000 1785929270 . Céng 1426868090 22921546467 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy th¸ng n¨m (ký, hä tªn) Ng­êi lËp biÓu BiÓu 3.12 B¶ng kª xuÊt kho b«ng x¬ th¸ng 09/2003 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ngµy Sè 01/09 PX 21667 Nhµ m¸y Sîi Vinh – NM011 XuÊt b«ng 1521V 014 – B«ng F1 (kg) 1347000 5728000 7715616 013 – B«ng r¬i ch¶i kü (kg) 1105000 900000 9945000 Céng 2452000 17660616 .. 30/09 PX 22 Nhµ m¸y Sîi NM011 XuÊt b«ng 621H1 BXXN – X¬ NANLON kg 228000000 14457316 3296268048 011MY1 – B«ng Mü cÊp 1 kg 48416200 18915027 915793730 BXB 2M – B«ng Mü cÊp 2 kg 12671000 18915027 239672307 Céng 412818300 6846240103 Tæng céng 21060973490 Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn)BØÎu 3.13 B¶ng tæng hîp xuÊt kho tõ ngµy 01/09/2003 ®Õn ngµy 30/09/2003 STT M· vËt t­ Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Thµnh tiÒn 1 011MY1 B«ng Mü cÊp 1 kg 87230500 1649967263 2 011MY2 B«ng Mü cÊp 2 kg - - 3 011MY3 B«ng Mü cÊp 3 kg 160656000 2785929270 . Céng 1324133800 21060973490 Ngµy th¸ng n¨m ` Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) §èi víi vËt liÖu nhËn gia c«ng xuÊt khÈu, ë c«ng ty kh«ng thùc hiÖn kÕ to¸n gi¸ trÞ cña vËt liÖu do kh¸ch hµng göi ®Õn mµ chØ h¹ch to¸n ®Õn phÇn chi phÝ thùc tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Do ®ã, trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ phiÕu nhËp vËt t­, kÕ to¸n chØ theo dâi chØ tiªu sè l­îng cña vËt liÖu. ViÖc c«ng ty lËp ra b¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt liÖu cã t¸c dông n©ng cao kh¶ n¨ng n¾m b¾t vµ ®èi chiÕu t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu víi c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt trong th¸ng, thÓ hiÖn tÝnh s¸ng t¹o cña kÕ to¸n trong viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu. B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu ®­îc më cho tõng kho, chi tiÕt cho tõng lo¹i vËt liÖu. Trªn b¶ng nµy theo dâi c¶ vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån kho trong th¸ng. Sè liÖu trªn " B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu " víi sè liÖu trªn “ B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ xuÊt vËt liÖu” vµ “ B¶ng kª chi tiÕt c¸c chøng tõ nhËp vËt liÖu” ®­îc kÕ tín ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn thÎ kho cña thñ kho. 2.4.H¹ch to¸n tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng, gi¶m vËt liÖu t¹i C«ng ty DÖt May Hµ Néi. 2.4.1.Tµi kho¶n sö dông : C«ng ty DÖt May Hµ Néi lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt cã quy m« lín.Do vËy, vËt liÖu cã mét vÞ trÝ rÊt quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, chiÕm tû lÖ rÊt lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ gi¸ trÞ tµi s¶n dù tr÷. Còng chÝnh v× vËy, cho nªn muèn theo dâi ®­îc t×nh h×nh nhËp, xuÊt vËt liÖu cho tõng nhµ m¸y ®Ó s¶n xuÊt hay ®Ó b¸n vµ t×nh h×nh tån kho vËt liÖu t¹i mäi thêi ®iÓm, c«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p “ kª khai th­êng xuyªn” ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu. Phôc vô cho c«ng viÖc h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu, t¹i c«ng ty DÖt - May Hµ Néi sö dông chñ yÕu mét sè tµi kho¶n sau : - Tµi kho¶n 152 : Nguyªn vËt liÖu.TK 152 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i theo môc ®Ých kinh tÕ vµ yªu cÇu cña kÕ to¸n qu¶n trÞ, bao gåm : TK 1521 : Nguyªn vËt liÖu chÝnh TK 1522 : VËt liÖu phô TK 1523 : Nhiªn liÖu TK 1524 : Phô tïng söa ch÷a thay thÕ TK 1526 : Phô tïng kh¸c TK 1527 : PhÕ liÖu Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­ : 111, 112, 133, 331 2.4.2 Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: a. H¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu: Cïng víi viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nhËp vËt liÖu th× hµng ngµy kÕ to¸n còng ph¶i tiÕn hµnh h¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu. §©y lµ c«ng viÖc cÇn thiÕt vµ quan träng bëi v× qua ®©y kÕ to¸n míi cã thÓ ph¶n ¸nh ®­îc gi¸ trÞ thùc cña vËt liÖu nhËp vµo, tõ ®ã cã thÓ n¾m râ ®­îc sù lu©n chuyÓn cña tõng lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ. VËt liÖu sö dông t¹i doanh nghiÖp bao gåm rÊt nhiÒu thø, nhiÒu lo¹i nªn ®­îc thu mua tõ nhiÒu nguån cung cÊp kh¸c nhau. Do vËy, phÇn hµnh kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n chØ mang tÝnh ®éc lËp t­¬ng ®èi víi phÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu, vµ yªu cÇu ®Æt ra cho kÕ to¸n lµ ph¶i ph¶n ¸nh ®óng ®¾n, chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu còng nh­ t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Hµng ngµy, kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu vµ ph©n lo¹i chøng tõ nhËp vµ chøng tõ xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp kho, kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra, ®Þnh kho¶n råi ®­a d÷ liÖu vµo m¸y. Sau khi nhËp d÷ liÖu vµo m¸y, kÕ to¸n vËt liÖu göi phiÕu nhËp kho vµ ho¸ ®¬n ®á cho kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n vµ ®· thanh to¸n cho nhµ cung cÊp trªn " Sæ chi tiÕt sè 2 " vµ c¸c nhËt ký chøng tõ liªn quan kh¸c nh­ NKCT sè 1, sè 2, sè 4, sè 10. Mçi phiÕu ®­îc theo dâi mét dßng trªn " Sæ chi tiÕt sè 2 " víi ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin trªn ho¸ ®¬n vÒ nhµ cung cÊp, sè tiÒn ph¶i thanh to¸n. Ph­¬ng thøc thanh to¸n cña c«ng ty lµ cã thÓ tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt, sÐc, tr¶ tr­íc, bï trõ, tr¶ chËm theo hîp ®ång hay b»ng tiÒn t¹m øng. Nh­ng dï theo ph­¬ng thøc nµo kÕ to¸n vÉn tiÕn hµnh theo dâi trªn " Sæ chi tiÕt sè 2 ". Nguyªn t¾c më sæ chi tiÕt sè 2: Sæ nµy ®­îc më hµng th¸ng. §èi víi ng­êi b¸n cã quan hÖ th­êng xuyªn víi c«ng ty th× ®­îc më riªng mét sæ, cßn nh÷ng nhµ cung cÊp kh«ng th­êng xuyªn th× theo dâi qua mét cuèn sæ chung cña c«ng ty. - C¬ së sè liÖu : Tõ phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n. - Ph­¬ng ph¸p ghi : C¨n cø vµo phiÕu nhËp vËt t­, hãa ®¬n , kÕ to¸n ghi cét ngµy th¸ng, sè hiÖu chøng tõ. Cét néi dung : Ghi sè d­ ®Çu th¸ng cña tõng nhµ cung cÊp ®­îc lÊy tõ " Sæ chi tiÕt sè 2 " cña th¸ng tr­íc. Vµ ghi c¸c nghiÖp vô nhËp vËt t­ (Tªn vËt t­, sè l­îng nhËp, ®¬n gi¸ ), c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Cét tµi kho¶n ®èi øng : C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n mua vËt liÖu g× th× chi tiÕt theo tµi kho¶n cña vËt liÖu ®ã vµ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ghi phÇn thuÕ (TK 133). Thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo h×nh thøc nµo, ch¼ng h¹n thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt (TK 111), b»ng tiÒn göi ng©n hµng (TK 112), b»ng vay ng¾n h¹n (TK 311), vµ ®èi víi ng­êi b¸n cã mua hµng cña xÝ nghiÖp th× cã thÓ thanh to¸n bï trõ (TK 131) Cét ph¸t sinh : +Sè ph¸t sinh Cã : C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho vÒ sè vËt liÖu theo ho¸ ®¬n ®ã, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n c¸c néi dung : ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp vµ sè tiÒn vµo c¸c cét phï hîp theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 331 + Sè ph¸t sinh Nî : C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n tiÒn hµng, tuú theo h×nh thøc thanh to¸n, kÕ to¸n kiÓm tra x¸c ®Þnh sè tiÒn thanh to¸n víi tõng ng­êi b¸n cho tõng chuyÕn hµng ghi vµo c¸c cét phï hîp. NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt kÕ to¸n ghi : Nî TK 331 Cã TK 111 NÕu thanh to¸n b»ng ph­¬ng thøc hµng ®æi hµng kÕ to¸n ghi : Nî TK 331 Cã TK 131 NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn vay ng¾n h¹n ng©n hµng kÕ to¸n ghi : Nî TK 331 Cã TK311 Cét sè d­ : KÕ to¸n ph¶n ¸nh kho¶n c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n hoÆc c¸c kho¶n c«ng ty tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng trong th¸ng hµng ch­a vÒ hoÆc sè tiÒn c«ng ty tr¶ thõa cho ng­êi b¸n vµo cét sè d­. BiÓu sè 3.14: Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Kh¸ch hµng: C«ng ty XNK DÖt May th¸ng9/03 Chóng tõ Néi dung TK§¦ Ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng - 87 25/9 B«ng Mü cÊp 3 1521 3012908886 ThuÕ VAT 133 30129886 91 26/9 B«ng Mü cÊp 2 1521 2211594093 ThuÕ VAT 133 22115409,3 Céng 3557469274 Céng TK 1521 3234062979 Céng TK 133 323406295,3 Sè d­ cuèi th¸ng 3557469274 BiÓu sè 3.15 Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Kh¸ch hµng: ¤ng NguyÔn V¨n TuÊn tõ ngµy: 01/09/2003 ®Õn ngµy 30/09/2003 Chøng tõ Néi dung TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã Nî cã Sè d­ ®Çu th¸ng 32154314 111 4/12 T¹m øng mua bao t¶i døa 111 274000 130 30/12 DÇu c«ng nghiÖp 1523 133 440000 44000 Céng 274000 484000 Céng TK1523 440000 Céng TK 133 44000 Sè d­ cuèi th¸ng 32364314 Nh­ vËy, qua sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, ta thÊy ë c«ng ty viÖc thu mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng kh«ng theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 141 mµ khi c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu l¹i theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ngoµi sè trang më cho ng­êi b¸n cßn më cho tõng c¸n bé cung tiªu t¹m øng mua vËt liÖu. Khi ng­êi ®i mua vËt liÖu viÕt ®¬n xin t¹m øng ph¶i ghi râ lµ mua vËt liÖu g×, sè l­îng lµ bao nhiªu råi ®­a lªn phßng kÕ ho¹ch cung øng. Phßng kÕ ho¹ch cung øng sÏ xem xÐt vµ duyÖt ®Ó chuyÓn lªn phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt råi míi viÕt phiÕu chi vµ ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, trang sæ ghi tªn c¸n bé cung tiªu. Kho¶n t¹m øng nµy ®­îc ghi sæ chi tiÕt TK 331 theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 331 Cã TK 111 ViÖc ph¶n ¸nh nµy gièng nh­ tr­êng hîp øng tr­íc tiÒn hµng cho ng­êi b¸n. thùc chÊt ®©y kh«ng ph¶i lµ tiÒn øng tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng l¹i ®­îc theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 331 nh­ mét kho¶n tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n. §iÒu nµy ch­a ph¶n ¸nh ®óng ý nghÜa kinh tÕ cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Vµ khi ng­êi t¹m