Đề tài Thực trạng hạch toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng

tra công tác đảng, công tác chính trị trong công ty. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Có nhiệm vụ: Tham mưu về kế hoạch bảo toàn quân số, tuyển dụng và đào tạo, sử dụng lao động trong toàn công ty. Xây dựng và trình duyệt đơn giá quỹ lương trong công ty.Tổ chức thi nâng bậc lương và xem xét chế độ khen thưởng, xử phạt. -Văn phòng công ty: Chịu trách nhiệm đón tiếp khách, bạn hàng trong và ngoài nước có quan hệ với công ty. - Các chi nhánh: Chi nhánh miền trung, miền nam điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ việc kinh doanh xây dựng quyết toán công trình vơí nhà nước ở miền Bắc, Trung, Nam. Như ta đã biết, mỗi phòng ban nghiệp vụ có một nhiệm vụ, chức năng riêng biệt nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động SXKD của công ty. Vị trí, vai trò của mỗi phòng ban là khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là sự sống còn của công ty và sự cạnh tranh phát triển tương lai của công ty với những tiềm năng sẵn có của mình mà hiện tại chưa khai thác hết. 4.2 Vai trò, nhiệm vụ của các xí nghiệp: Hàng năm, xí nghiệp phải xây dựng kế hoạch SXKD , báo cáo ban giám đốc công ty phê duyệt (trên cơ sở xí nghiệp tự kiếm việc làm và công ty giao việc). Các xí nghiệp tự chủ, tự hoạt động SXKD theo các chỉ tiêu cơ bản hàng năm như: doanh thu, lợi nhuận, thu nhập cơ bản, mức tích luỹ sản xuất, đóng góp xây dựng công ty, binh chủng, Bộ Quốc phòng. Các hoạt động SXKD của xí nghiệp phải đảm bảo đúng pháp luật của Nhà nước và quy chế của Bộ Quốc phòng. Cụ thể, với các công trình trực thuộc công ty mà công ty giao nhiệm vụ cho các xí nghiệp phụ trách, hoặc với các công trình mà xí nghiệp tự tìm kiếm, xí nghiệp đều hạch toán độc lập từ tập hợp chi phí đến xác định kết quả. Hàng nằm trích nộp 2% lợi nhuận cho công ty. Đồng thời với các công trình mà công ty giao việc cho các xí nghiệp thì xí nghiệp phải nộp lại toàn bộ chứng từ sổ sách về văn phòng công ty để công ty hạch toán cuối kỳ. Các xí nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý đất đai, nhà xưởng, trang bị, bảo toàn và phát triển vốn do công ty giao; chịu trách nhiệm báo cáo công ty về hoạt động SXKD theo chế độ báo cáo của công ty ban hành. Xí nghiệp phải tuân thủ chế độ hạch toán kế toán, chịu trách nhiệm trước công ty về pháp luật và các khoản thu chi của mình, hàng tháng duyệt chi phí và thực hiện quyết toán hàng năm với công ty. Tổ chức sản xuất của xí nghiệp phải tuân thủ các quy trình quy phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng của ngành và Nhà nước cũng như uy tín của công ty và quân đội. 5. Đặc điểm quy trình công nghệ hoạt động xây lắp và lắp đặt công trình: Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty mang đặc thù của công ty xây dựng thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ quy trình công nghệ sản phẩm xây lắp Đấu thầu công trình Lập kế hoạch khoản mục chi phí Khởi công công trình Mua NVL nhập kho Xuất NVL cho công trình Hoàn thành công trình Bàn giao công trình 6. Đặc điểm tổ chức sản xuất Do các công trình có đặc điểm thi công khác nhau, thời gian xây dựng thường kéo dài, mang tính chất đơn chiếc… nên lực lượng lao động của các xí nghiệp được tổ chức thành các đội sản xuất,mỗi đội sản phụ trách trọn vẹn một công trình hoặc hạng mục công trình. Trong mỗi đội thi công lại được tổ chức thành các tổ sản xuất, theo yêu cầu thi công tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công trong từng thời kỳ mà số lượng các đội công trình, các tổ chức sản xuất trong mỗi đội sẽ thay đổi phù hợp với điều kiện cụ thể. Thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức sản xuất Ban quản lí công trình Tổ sản xuất Tổ sản xuất …….. Tổ sản xuất Giữa ban quản lí công trình có quan hệ trực tiếp với các đội, giữa các đội với ban quản lí công trình có quan hệ gián tiếp và giữa các đội có quan hệ chức năng với nhau. Ban quản lí công trình gồm có: đội trưởng công trình hay chủ nhiệm công trình do phòng kế toán của công ty cử xuống và nhân viên kinh tế kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lí trực tiếp kinh tế kỹ thuật của công trình. Phụ trách từng tổ sản xuất là các tổ trưởng. Cách tổ chức lao động, tổ chức sản xuất như trên sẽ tạo điều kiện quản lí chặt chẽ về mặt kinh tế, kỹ thuật với từng đội công trình, từng tổ sản xuất. Cơ cấu tổ chức SXKD và bộ máy quản lý kinh tế của công ty là nòng cốt chỉ huy toàn bộ mọi hoạt động của công ty để đạt được hiệu quả kinh tế nhằm giải quyết đời sống cho cán bộ công nhân viên làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước. 7. Đặc điểm chung về bộ máy kế toán của công ty 7.1 Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty xây dựng Lũng Lô-Bộ Quốc phòng được tổ chức tại phòng tài chính kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty, trên cơ sở chế độ hiện hành về tổ chức công tác kế toán, phù hợp với tình hình thực tế về tổ chức sản xuất và quản lí sản xuất, công ty thực hiện tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và phân tán. Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Bộ phận kế toán công trường Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán TSCĐ và vật liệu Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Các đơn vị kế toán phụ thuộc Trưởng phòng kế toán ĐVPT Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Bộ phận kế toán công trường Bộ phận kế toán TSCĐ và vật liệu Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán (hay phần hành kế toán) được quy định trong điều lệ của công ty là như sau: a>Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền và thanh toán có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lí kế toán tài chính của DN. - Ghi chép phản ánh số hiệu chứng từ và tình hình biến động các khoản vốn bằng tiền (Tiền mặt tại quỹ, TGNH, tiền đang chuyển). - Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, nợ phải trả) và các nguồn vốn chủ sở hữu. - Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ về các khoản công nợ, về các nguồn vốn. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về quản lí cấp phát nhầm lẫn thiếu hụt và mất mát vì mọi lí do. b> Bộ phận kế toán TSCĐ, vật liệu có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết TSCĐ, công cụ dụng cụ tồn kho, NVL tồn kho. - Tính khấu hao TSCĐ, phân bổ công cụ dụng cụ, tính giá trị vốn vật liệu xuất kho. - Lập các báo cáo nội bộ về tăng giảm TSCĐ, báo cáo NVL tồn kho… - Theo dõi TSCĐ và CCDC đang sử dụng ở các bộ phận trong DN. - Tham gia hội đồng mua sắm, thanh lí và kiểm kê, chịu trách nhiệm về giá cả. c> Bộ phận kế toán tiền lương, thanh toán BHXH có nhiệm vụ: - Lấy kế hoạch cùng lương cho năm sản xuất. - Tính lương và BHXH phải trả cho người lao động trong DN. Quyết toán các chế độ chính sách ra quân, chuyển công tác và thương tật. - Ghi chép kế toán tổng hợp, tiền lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ. - Theo dõi thu hồi tạm ứng, tính thuế thu nhập cao nếu có. d> Bộ phận kế toán quyết toán, tập hợp chi phí công trường và tính giá thành có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết CPSX trực tiếp phát sinh trong kỳ và tính giá thành sản xuất của sản phẩm, đánh giá sản phẩm dở dang. - Kí duyệt chấp nhận chi phí vào từng chứng từ quyết toán, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của chứng từ trước kế toán trưởng, gia đình và pháp luật. - Ghi chép kế toán quản trị chi phí trực tiếp và tính giá thành sản xuất của từng loại sản phẩm và giá thành đơn vị sản phẩm. - Lập các báo cáo nội bộ phục vụ yêu cầu quản trị CPSX và giá thành sản xuất sản phẩm. - Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành phẩm tồn kho. - Ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu. - Ghi chép phản ánh và theo dõi thanh toán các khoản thuế ở khâu tiêu thụ như thuế TTĐB, thuế xuất khẩu và thuế GTGT. - Ghi chép kế toán và kế toán chi tiết CPBH, CPQL. - Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch CPBH, CPQL, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, mặt hàng tiêu thụ chủ yếu, báo cáo về thành phẩm tồn kho. e> Bộ phận kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: - Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưu phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên: hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. - Thực hiện các nghĩa vụ nội sinh, lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ. - Kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận kế toán khác chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán. - Lập bảng cân đối tài khoản (nếu cần), lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của DN. - Lập các báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. f> Phụ trách kế toán xí nghiệp trực thuộc, kế toán các ban công trường lớn trực thuộc: Có chức trách nhiệm vụ như kế toán trưởng, nhưng phụ thuộc vào phạm vi xí nghiệp công trường mình phụ trách. Phụ trách cùng với giám đốc xí nghiệp; trưởng ban, chỉ huy trưởng công trường; chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, giám đốc công ty và pháp luật toàn bộ hoạt động thu chi tài chính và hiệu quả sản xuất của đơn vị mình theo đúng quy chế và chế độ được duyệt. Để thực hiện được một khối lượng công tác kế toán lớn như vậy, phòng kế toán công ty được tổ chức thành một bộ máy trong đó có trưởng phòng và 8 nhân viên kế toán. Kế toán trưởng là người chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán. Phạm vi trách nhiệm của từng thành viên trong phòng kế toán được quy định như sau: Kế toán trưởng công ty chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công việc cho nhân viên kế toán thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc, cấp trên và nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trưởng bao quát và vô cùng quan trọng. - Thủ quỹ: Quản lí tiền mặt căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành xuất nhập quỹ và ghi vào sổ quỹ. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép theo dõi vào sổ kế toán vật liệu, tài sản cố định, các khoản công nợ và thanh toán với bên ngoài. - Một kế toán viên phụ trách về ghi chép các sổ chi tiết về tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép các sổ kế toán tiền lương lao động. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép về thu nhập, xác định và phân phối kết quả kinh doanh. - Một kế toán viên làm chức năng kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ kế toán, bảng biểu nhằm xác nhận tính chính xác, hợp lí các nghiệp vụ kinh tế. - Một kế toán viên thực hiện ghi chép các sổ kế toán liên quan đến tiền mặt, TGNH và thanh toán nội bộ. - Một kế toán viên phụ trách tổng hợp về mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp lên các bảng biểu tổng hợp cho từng đối tượng kinh tế. Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi trách nhiệm vủa từng nhân viên kế toán, kế toán trưởng còn quy định rõ các loại chứng từ, sổ sách được ghi chép và lưu giữ, trình tự thực hiện, thời hạn hoàn thành từng công việc của từng người, đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán có sự phân công và phối hợp chặt chẽ cùng nhau hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Các nhân viên kế toán, các bộ phận kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và do kế toán trưởng phân công, phân nhiệm. Tổ chức hạch toán và hợp lí công tác kế toán nói chung và bộ máy kế toán ở đơn vị nói riêng chẳng những đảm bảo được những yêu cầu của công việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ tốt các yêu cầu quản lí kinh tế tài chính, mà còn giúp đơn vị quản lí chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa được những hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị. 7.2 Công tác kế toán * Nhiệm vụ kế toán cụ thể cho các đối tượng: Tại công trình, các tổ sản xuất, công việc hạch toán kế toán là các việc về ghi chép chứng từ ban đầu. ở các đội công trình, việc cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu và kế hoạch cung cấp vật liệu của công ty cho các công trình. Việc nhập xuất vật tư đều phải cân đong đo đếm cụ thể; từ đó lập các phiếu nhập kho, xuất kho; định kỳ gửi các phiếu xuất kho, nhập kho vật tư lên phòng kế toán để ghi sổ chi tiết. Các nhập xuất kho được tập hợp ghi thẻ kho làm cơ sở cho việc kiểm tra cuối kỳ. Các công nhân điều khiển máy thi công hàng ngày theo dõi tình hoạt động của máy, tình hình cung cấp nhiên liệu cho máy để vào nhật trình của máy. Định kỳ gửi các chứng từ này lên phòng kế toán làm cơ sở cho việc hạch toán cho phí sử dụng máy thi công. Các đội trưởng, tổ trưởng sản xuất quản lí và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ họp bảng chấm công, bảng thanh toán tiền theo khối lượng thi công… sau đó gửi về phòng kế toán làm căn cứ cho việc hạch toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lí đội. Các chứng từ ban đầu nói trên ở các đội công trình sau khi được tập hợp, phân loại sẽ được tính kèm với giấy đề nghị thanh toán do đội trưởng công trình lập, có xác nhận của kỹ thuật xí nghiệp, gửi về phòng kế toán để xin thanh toán cho đối tượng được thanh toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu theo sự phân công thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loại, xử lí chứng từ, lập các nhật kí cho tới việc ghi sổ, tổng hợp hoá đơn số hiệu và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lí. Trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập, tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lí, điều hành hoạt động SXKD. Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi tiến độ các công trình do văn phòng công ty thực hiện và các công trình hay hạng mục công trình mà công ty giao nhiệm vụ cho các xí nghiệp. *Chế độ kế toán: Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán DN do bộ phận tài chính ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 quy định hệ thống tài khoản kế toán trong các DNXL, ngoài ra công ty còn mở thêm một số tài khoản chi tiết khác nữa phục vụ cho mục đích sử dụng của công ty. *Phương pháp áp dụng: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm. *Hình thức ghi sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh chi phí và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó. Từ đó lấy số liệu từ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. *Quy trình vào sổ: Hiện nay, phòng tài chính kế toán của công ty đã được trang bị hệ thống máy vi tính và đã thực hiện đồng bộ công tác kế toán trên máy vi tính. Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán CADS 2002. Quy trình thực hiện xử lí chứng từ, vào sổ, lên máy được tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ 8: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác (2b) (1) Bảng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng tù gốc cùng loại (3) Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật kí chung (6) (5) Sổ kế toán chi tiết (4) (7) Bảng cân đối tài khoản hoàn chỉnh (8) Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp số phát sinh Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kì Quan hệ đối chiếu II - thực trạng hạch toán NVL tại công ty xây dựng lũng lô 1. Phân loại và đánh giá NVL 1.1 Đặc điểm và phân loại NVL Với đặc thù là một công ty xây lắp nên NVL phục vụ cho công ty xây dựng rất phong phú và đa dạng, chủ yếu là các loại sắt, thép, tôn, gạch, ximăng... với khối lượng lớn nên dễ hao hụt, mất mát và hư hỏng. NVL của công ty được chia thành các loại sau: - Đối với vật liệu: công ty không chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà coi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng chủ yếu, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: ximăng, sắt, thép, gạch... trong đó mỗi loại được chia ra thành nhiều nhóm khác nhau. - Nhiên liệu là loại NVL mà khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ... Nhiên liệu tại công ty chủ yếu là các loại xăng, dầu. - Phụ tùng thay thế: là những loại NVL dùng để thay thế, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị như mũi khoan, săm lốp ôtô... - Phế liệu thu hồi: Tại công ty, NVL thuộc loại này gồm có các đoạn thừa của thép, tôn, gỗ, vỏ bao ximăng... Tuy nhiên các loại NVL này chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị NVL của công ty, thêm vào đó việc thực hiện thu hồi rất khó khăn. Trên cơ sở phân loại này giúp cho công ty theo dõi được số lượng, chất lượng của từng thứ, loại NVL, từ đó áp dụng hình thức hạch toán NVL phù hợp. 1.2 Đánh giá NVL Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng tại công ty là phương pháp khấu trừ thuế, NVL tại công ty được tính theo giá thực tế. * Đối với NVL nhập kho. Đối với NVL mua về nhập tại kho công trình, kế toán công ty tính giá mua thực tế của NVL theo công thức: Giá thực tế vật liệu nhập mua = giá mua ghi trên hoá đơn Tuy nhiên, do đặc điểm của một đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu nhập kho tại công ty thường có khối lượng lớn, cồng kềnh như đá, cát, sỏi... Những trường hợp như vậy, khi mua công ty thường thoả thuận với người bán là sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hoá đơn người bán và người bán có trách nhiệm vận chuyển và bảo quản vật tư về tới kho công trình. Do vậy, giá thực tế của vật liệu mua trong trường hợp này bao gồm cả chi phí thu mua. Đối với các loại vật tư có khối lượng không lớn lắm như các loại nhiên liệu sử dụng trực tiếp tại các công trình hay một số NVL khác thì khi phát sinh công việc vận chuyển, bảo quản, giá thực tế của NVL vẫn được tính theo công thức trên; các chi phát sinh trong quá trình bảo quản, vân chuyển, công ty không tính vào giá thực tế NVL nhập kho mà hạch toán toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua ngoài của công trình đó (TK6277). Những NVL mua về nhập kho công ty, nếu phát sinh chi phí thu mua thì chi phí này cũng được tập hợp vào TK6277, sau đó kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lượng NVL đã sử dụng cho công trình đó theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho công trình A ồ chi phí thu mua (tổng số nợ trên TK 627.7 Tổng lượng NVL sử dụng cho công trình A = * ồ lượng NVL mua vào trong kỳ * Đối với NVL xuất kho Đối với các loại xuất tại kho công ty, kho xí nghiệp và các công trình trực thuộc công ty, giá thực tế NVL xuất kho được tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước. Công ty tính giá mỗi loại vật tư xuất kho trên bảng kê tính giá NVL xuất kho. Bảng này được mở để tính giá từng loại NVL xuất kho trong tháng, nó là cơ sở để kế toán ghi đơn giá vào phiếu xuất kho. Biểu 1: Công ty xây dựng lũng lô - bộ quốc phòng địa chỉ: 162 - trường chinh bảng kê tính giá nguyên vật liệu xuất kho Tháng 02/2003 Tên vật tư: Ximăng trắng PC 200 Kho: A1 (đơn vị: 1000đ) Ngày N-X Nhập Xuất Tồn ĐG SL TT ĐG SL TT ĐG SL TT 1/2/2003 650 24 15.600 3/2/2003 640 58 37.120 650 640 24 58 15.600 37.120 5/2/2003 650 12 7.800 650 640 12 58 7.800 37.120 8/2/2003 650 640 12 8 7.800 5.120 640 50 32.000 11/2/2003 640 40 25.600 640 10 6.400 15/2/2003 635 30 19.050 640 635 10 30 6.400 19.050 20/2/2003 640 5 3.200 640 635 5 30 3.200 19.050 25/2/2003 640 635 5 2 3.200 1.270 635 28 17.780 2. Trình tự hạch toán NVL tại công ty xây dựng Lũng Lô 2.1 Chứng từ và thủ tục nhập xuất * Đối với quá trình nhập - Trường hợp thu mua vật tư do các xí nghiệp, các công trường trực thuộc công ty đảm nhận dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của xí nghiệp, các công trường và được phép của ban giám đốc cùng phòng vật tư. Trong trường hợp này, tại các xí nghiệp, các công trường trực thuộc công ty lập các bảng kê để theo dõi số lượng NVL mua về. - Trường hợp NVL nhập kho của công ty. Căn cứ vào kế hoạch xây dựng và các đơn đặt hàng, phòng kế hoạch vật tư xem xét tình hình vật tư trong kho rồi lập kế hoạch mua sắm vật tư, sau đó trình kế hoạch mua sắm vật tư cho ban giám đốc duyệt. Được sự đồng ý của ban giám đốc, phòng kế hoạch vật tư sẽ cử người đi báo giá ở nhiều nơi, sau khi báo giá xong sẽ chuyển đến kế toán trưởng duyệt. Nếu được duyệt phòng kế hoạch vật tư sẽ tiến hành mua vật tư và làm thủ tục nhập kho. Khi mua vật tư về nhập kho, công ty sẽ thành lập hội đồng kiểm duyệt vật tư bao gồm phó giám đốc phụ trách về vật tư (trưởng ban), đại diện phòng kỹ thuật thi công và thủ kho (uỷ viên) tiến hành kiểm tra vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của người bán (biểu 2) và biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu 3), phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho (biểu 4) gồm 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kế hoạch vật tư, liên 2 chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho, liên 3 chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lưu tại phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, kế toán vật tư tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho theo công thức: Thành tiền = số lượng * đơn giá Biểu 2: Hoá đơn GTGT Liên 2 (giao thủ kho) Ngày1tháng2năm 2003 Mẫu số 01 - GTKT - 3LL No: 0135674 AA/99 - B Đơn vị mua hàng: Công ty Xâu dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng Địa chỉ: 162 – Trường Chinh Đơn vị bán hàng: ông Thọ Địa chỉ: 67 - Láng Thượng Điện thoại: 8972657 STT Tên hàng hóa ĐV tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) A B C D 1 2 Xi măng trắng PC 200 Tấn 10 550.000 5.500.000 Cộng tiền hàng: 5.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế : 550.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.050.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triêu, không trăm, năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Biểu 3: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam độc lập - tự do - hạnh phúc biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho Ngày 01 tháng 02 năm 2003 - Căn cứ vào hoá đơn 0135674 ngày 01/02/2003 của ông Thọ - 67 Láng Thượng - Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Văn Vinh - Phó giám đốc (trưởng ban) 2. Ông Tạ Quốc Lập - Trưởng phòng Kế hoạch vật tư (uỷ viên) 3. Bà Nguyễn Ngọc Dung - Thủ kho (uỷ viên) - Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm vật tư nhập tại kho A1 của công ty, kết quả kiểm nghiệm như sau: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư MS ĐV tính Số lượng theo chứng từ Kết quả Ghi chú đúng yêu cầu Không đúng y/c A B C D 1 2 3 E 1 Ximăng trắng PC 200 Tấn 10 10 Không Đại diện kỹ thuật Tạ Quốc Lập Thủ kho Nguyễn Ngọc Dung Trưởng ban Nguyễn Văn Vinh Biểu 4 Công ty xây dựng Lũng lô - bộ quốc phòng Địa chỉ: 162 - Trường Chinh Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141/TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 2 năm 2003 Số:124/VL............................... Nợ:.......................................... Có:.......................................... Họ và tên người giao hàng: ông Cường.................................................……. Theo hoá đơn số 0135674 số..........ngày 1/2/2003......................................... Của ông Thọ - 67 Láng Thượng..................................................................... Nhập tại kho A1 – Kho công ty…………………………………………….. STT Tên, quy cách phẩm chất vật tư (SP,HH) MS ĐV tính Số lượng ĐG ((VNĐ) TT (VNĐ) Theo C.T Thực nhập Quy đổi kg A B C D 1 2 3 4 5 1 Ximăng trắng PC 200 Tấn 10 10 550.000 5.500.000 Cộng 5.500.000 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) * Đối với quá trình xuất: Xét trường hợp xuất tại kho công ty, khi có nhu cầu về xây dựng công trình hoặc căn cứ vào kế hoạch xây lắp (đơn đặt hàng) đã được duyệt thì các xí nghiệp và các phụ trách công trường trực thuộc công ty làm giấy đề nghị xin lĩnh vật tư lên phòng kế hoạch vật tư. Sau khi giấy đề nghị xin lĩnh vật tư được ký duyệt, người phụ trách xí nghiệp hoặc công trường trực thuộc công ty sẽ cử người xuống kho lĩnh vật tư. Căn cứ vào số lượng NVL tồn kho và giấy đề nghị xin lĩnh vật tư đã được ký duyệt, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất (biểu số 5) gồm 3 liên: liên 1lưu tại phòng vật tư, liên 2 giao cho bộ phận lĩnh vật tư, liên 3 giao cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chi tiết NVL... đồng thời lưu tại phòng kế toán. Đối với trường hợp xuất NVL tại các kho xây dựng tại các công trường đã được trình bày ở phần 7.2. Biểu 5 Công ty xây dựng Lũng lô - bộ quốc phòng Địa chỉ: 162 - Trường Chinh Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141/TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 5 tháng 2 năm 2003 Số:197/VL............................... Nợ:.......................................... Có:.......................................... Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Thái Địa chỉ: Xí nghiệp xây dựng dân dụng - Công ty Lũng Lô - Bộ Quốc phòng Lý do xuất: Xây dựng sườn đường hầm Đèo Hải Vân Xuất tại kho: A1 – Kho công ty STT Tên, nhãn hiệu MS ĐV tính Số lượng ĐG ((VNĐ) TT (VNĐ) Y/C T/N Quy đổi kg A B C D 1 2 3 4 5 1 Ximăng trắng PC 300 Tấn 12 650.000 7.800.000 Cộng 7.800.000 Giám đốc xí nghiệp (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Phiếu nhập kho, xuất kho là các chứng từ thiết yếu cho công tác hạch toá