Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần nhựa y tế mediplast

học kinh tế quốc dân hệ tại chức chuyên ngành kế toán. Ông Phạm Ngọc Quang, phụ trách kế toán thuế đồng thời theo dõi tình hình công nợ, thanh toán với khách hàng. Ông Phạm Ngọc Quang nguyên là sinh viên Học viện Tài chính hệ chính quy chuyên ngành kế toán. Bà Hoàng Linh Ngân, phụ trách chi phí giá thành và tiền mặt. Bà Hoàng Linh Ngân nguyên là sinh viên trường Cao đẳng Tài chính kế toán Hưng Yên, hiện đang theo học năm thứ ba chuyên ngành kế toán hệ tại chức trường Đại học Kinh tế quốc dân. Như vậy bộ máy kế toán của công ty được bố trí một cách khoa học. Việc phân công đảm nhiệm các phần hành khá hợp lý và phù hợp với năng lực của từng người. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hóa của cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được tổ chức theo phương thức tổ chức trực tuyến. Một bộ máy kế toán làm việc hiệu quả sẽ đảm bảo phán ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin, từ đó tham mưu cho cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đưa ra những quyết định đúng đắn. Để đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán kịp thời chính xác, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức tập trung. Do vậy bộ máy kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán bao gồm các thành viên: Kế toán trưởng là cấp quản lý cao nhất của phòng kế toán, phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên trong phòng kế toán đồng thời thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và theo quy định của Pháp luật. Giúp việc trực tiếp cho kế toán trưởng gồm có các nhân viên trực tiếp theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các kế toán phần hành bao gồm: kế toán hàng tồn kho; kế toán thanh toán và thuế; kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ; thủ quỹ. Cụ thể chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân được xác định như sau: Kế toán trưởng: phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên đồng thời đảm nhận công tác kế toán tổng hợp, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và quy định của pháp luật. Kế toán hàng tồn kho: một nhân viên, theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng tồn kho của đơn vị. Chịu trách nhiệm nhập số liệu từ các phiếu nhập kho, xuất kho của công ty. Kết chuyển phân bổ cuối tháng. Kế toán thanh toán và thuế : một nhân viên. Kế toán thanh toán và nguồn vốn đảm nhận việc theo dõi, tính toán, đối chiếu thực hiện các khoản công nợ, các khoản thanh toán với ngân hàng, thuế và các khoản thanh toán bằng tiền mặt khác. Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn theo dõi nguồn vốn trong công ty. Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ: một nhân viên, bộ phận này phụ trách việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi số hiện có, tình hình biến động TSCĐ trong công ty. Thủ quỹ: một nhân viên, theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán tiền mặt tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty. Như vậy chức năng nhiệm vụ được phân chia rõ ràng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận hạch toán. Bộ máy của kế toán của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán thanh toán và thuế Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Thủ quỹ 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN. 2.2.1 Khái quát chung. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là một đơn vị khá non trẻ trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế nhưng với bề dày kinh nghiệm và đội ngũ quản lý đang dần được trẻ hóa để thích ứng với nền kinh tế thị trường sau khi chuyển sang cổ phần hóa thì hiện nay công ty đã và đang cung cấp rất nhiều các chủng loại sản phẩm phục vụ cho y tế khác nhau trên khắp mọi miền đất nước đồng thời công ty cũng có nhiều lĩnh vực kinh doanh khác như: kinh doanh bất động sản, cho thuê nhà ởtuy nhiên hoạt động chính của công ty là sản xuất các sản phẩm bơm tiêm. Do đặc thù của lĩnh vực sản xuất nên công ty đã vận dụng công tác kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán công ty nhận chứng từ tiến hành phân loại chứng từ, hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế theo chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Hiện nay, công ty đang áp dụng phần mềm kế toán KTSYS của công ty INFOBUS, phần mềm này được đưa vào sử dụng từ năm 2000. Kế toán viên sau khi tập hợp và phân loại chứng từ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động chạy vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ bằng máy như sau: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Sổ kế toán: sổ tổng hợp và sổ chi tiết Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và Sổ nhật ký chung, tổng hợp và ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của đơn vị. Đồng thời công ty cũng áp dụng các chính sách kế toán khác phục vụ cho công tác kế toán bao gồm: - Niên độ kế toán: Được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: theo tháng . - Chế độ kế toán: Áp dụng theo quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. - Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá vốn xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: thực hiện việc tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Hình thức trả lương: Đối với lao động trực tiếp sản xuất: áp dụng trả lương theo sản phẩm. Đối với lao động gián tiếp: trả lương theo doanh thu. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Hiện nay công ty áp dụng những quy định về chứng từ tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Theo quyết định này công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài Chính phát hành và thực hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công ty. Cụ thể những chứng từ sử dụng tại đơn vị bao gồm: Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy đi đường, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Biên bản thanh lý ( nghiệm thu ) hợp đồng, Bảng phân bổ tiền lương và trích lập các quỹ. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, Sổ tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định. Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, Bảng phân bổ nguyên liệu. vật liệu, công cụ, dụng cụ Chứng từ bán hàng: hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao và quyết toán hợp đồng, Hoá đơn GTGT Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm kê quỹ Chứng từ tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng. Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 2.2.3 Đặc điểm tổ chức vận dụng tài khoản kế toán. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty và dựa trên Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngày 20/03/2006 Công ty đã lựa chọn và đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định. Tuy nhiên có một số tài khoản công ty không sử dụng đến như: tài khoản 129, 229 “Dự Phòng giảm giá đầu tư tài chính”; tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”; tài khoản 352 “Dự phòng phải trả”. Công ty hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp KKTX nên không sử dụng TK 611 Bên cạnh đó, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện tốt công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi. Ví dụ, tài khoản 112 được chi tiết như sau: Biểu 3: Một số tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 Số hiệu TK Tên tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 112101 TGNH VNĐ NH Ngoại Thương Việt Nam - VIETCOMBANK 112102 TGNH VNĐ NH phát triển nhà Hà Nội - HABUBANK . .. 1122 Ngoại tệ 11221 Ngoại tệ NH Ngoại thương HN chi nhánh Thành Công 11222 Ngoại tệ NH phát triển nhà Hà Nội . .. 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Công ty còn sử dụng tài khoản 141 (dùng để phản ánh tình hình thanh toán đối với các nhân viên trong công ty) trong đó chia ra các tiểu khoản rất đặc biệt gồm: TK 141U – Theo dõi tạm ứng. TK 141T – Theo dõi mua hàng. Khi tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi mua vật tư thì kế toán viết phiếu chi với nội dung: chi tạm ứng đi mua vật tư và hạch toán khoản tạm ứng này vào TK41U – theo dõi tạm ứng, theo bút toán như sau: Nợ TK141U Có TK 111 – số tiền chi tạm ứng. Khi thanh toán, kế toán sẽ viết phiếu thu với nội dung: hoàn tạm ứng theo phiếu chi tất toán cho chi tiết TK 141U, sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn chứng từ có liên quan, kế toán sẽ viết phiếu chi, chi số tiền hàng thực mua. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT để hạch toán nhập kho vật tư mua về nhập kho theo bút toán: Nợ TK 152 – giá chưa có thuế GTGT Có TK 141T – theo dõi mua hàng Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng. PThu: hoàn tạm ứng TK 141U PC: chi tạm ứng TK 111 PC:Chi thanh toán TƯ TK 141T PNK,HĐ:NKNVL TK 152 Do đó, việc thanh toán phải thông qua nhiều tài khoản trung gian, thủ tục thanh toán phức tạp, không cần thiết nhất là trong điều kiện áp dụng phần mềm máy tính vào công tác kế toán. 2.2.4 Hệ thống sổ sách kế toán. Công ty đã thực hiện đầy đủ các quy định về sổ kế toán theo Luật kế toán dùng để ghi chép,hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến công ty. Cụ thể Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung để phù hợp với đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất của đơn vị. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hiện nay công tác kế toán tại công ty được thực hiện hầu hết trên máy. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm KTSYS, việc xử lý dữ liệu kế toán được thực hiện thông qua phần mềm này. Đặc điểm nổi bật của phần mềm này là hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nghiệp vụ nội dung phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá cài đặt trong phần mềm theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và sổ nhật ký chung, máy sẽ tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. 2.2.5 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của công ty đã cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của đơn vị đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty, cơ quan Nhà nước cũng như nhu cầu hữu ích của người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Hiện nay, công ty áp dụng chế độ về báo cáo kế toán được ban hành kèm theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế được lập vào cuối niên độ kế toán căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Công ty lập các báo cáo tài chính bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán ( Mẫu sổ B01 – DN); - Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu sổ B02 – DN); - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu sổ B03 – DN); - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu sổ B09 – DN). Ngoài ra, bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước (ví dụ như: Cục Thống Kê,) công ty có thể cung cấp các báo cáo khác nhằm phục vụ các công tác khác (ví dụ như công tác thống kê, dự báo) như: - Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm; - Báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; - Báo cáo về tình hình doanh thu trong một số năm; - Báo cáo về tổng số nộp ngân sách; - Báo cáo về mức tăng trưởng cổ tức; .. 2.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÊN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU. 2.3.1 Kế toán tiền mặt. Tại công ty cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty. Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt sổ này được viết bằng tay. Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân ngay, thường là do lỗi của máy tính trong quá trình vào sổ, hoặc là do lỗi ghi chép của kế toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung. Trên thực tế, do có sự đối chiếu hàng ngày giũa Kế toán tiền mặt và Thủ quỹ nên ít có chênh lệch xảy ra. Tuy nhiên, trong mỗi lần xuất quỹ đều có sự chênh lệch giữa số thực chi và số chi trên sổ sách do mệnh giá tiền VNĐ không đủ để chi ra. Những chênh lệch nhỏ này sẽ cộng dồn vào cuối năm tài chính khi tiến hành kiểm kê, theo quy định của luật pháp để hợp lý hoá sai lệch này cũng như tránh tham ô, công ty đặt ra một mức sai lệch có thể chấp nhận được. Kết quả kiểm kê có sai lệch nằm trong mức này thì được coi là hợp lý và được chấp nhận. Kế toán quỹ tiền mặt được tổ chức thực hiện như sau: Thứ nhất, tổ chức chứng từ: bao gồm phiếu thu và phiếu chi tiền mặt. Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc các văn bản, quyết định có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra trên cơ sở lệnh thu kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ, trực tiếp thu tiền vào quỹ, ghi vào sổ quỹ và đóng dấu “Đã thu tiền” lên phiếu thu. Sau đó chuyển lại cho kế toán tiền mặt ghi sổ, kế toán trưởng ký duyệt, cuối cùng kế toán tiền mặt kẹp chứng từ và lưu trữ. Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt theo như sau: Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu thu: Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền KT tiền mặt: Lập phiếu thu Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền mặt: Lập phiếu thu Thủ quỹ: Thu tiền Kế toán trưởng: Ký phiếu thu KT tiền mặt: Lưu trữ KT tiền mặt: Ghi sổ Còn khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghi tạm ứng) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Phiếu thu được chuyển trả lại kế toán tiền mặt để hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình : Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển phiếu chi Đề nghị chi tiền KT trưởng: Duyệt chi KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi KT tiền mặt: Ghi sổ KT tiền mặt: Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ Thứ hai, tài khoản sử dụng. Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán tiền mặt ghi vào bên nợ, giảm tiền mặt ghi vào bên có TK này. Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ thì kế toán phần hành kế toán tiền mặt tiến hành hạch toán quỹ tiền mặt. Do thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty là khối lượng thanh quyết toán lớn do đó mọi giao dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng, các nghiệp vụ thường xuyên làm tăng quỹ tiền mặt chủ yếu là: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, vay ngắn hạn nhập quỹ Quỹ tiền mặt của công ty dùng để chi những nhu cầu thường xuyên như chi mua văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng giá trị nhỏ, chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, chi tiếp khách, hội họp, chi tiền điện, điện thoại.Ngoài ra, khi trên TK TGNH không đủ để chi trả thì cũng có thể xuất quỹ tiền mặt, thường trong những trường hợp: trả lãi ngân hàng, trả phí chuyển tiềnvà các khoản chi khác. Về tổ chức sổ kế toán công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, tuy nhiên do có sử dụng phần mềm kế toán nên khi nhận được chứng từ tiền mặt, kế toán tiền mặt nhập số liệu vào máy và phần mềm kế toán tự động hạch toán vào các tài khoản liên quan và lên sổ kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt như sau: Sơ đồ 8: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt Chứng từ tiền mặt Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 111 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 111 Sổ cái các TK liên quan Sổ quỹ 2.3.2 Kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách. Công tác phân loại nguyên vật liệu liên quan đến kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và công tác quản lý nguyên vật liệu do đó công ty rất chú trọng đến việc phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý nhất. Nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: để hình thành nên các sản phẩm, công ty phải sử dụng một lượng lớn các loại nguyên vật liệu chính, phần làm nên thực thể của các sản phẩm gọi chung là nguyên vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152.1. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành trên phần mềm kế toán KTSYS bằng việc mã hóa theo từng nguyên liệu. Cụ thể: các loại nguyên vật liệu chính của công ty: Nhựa hạt; Kim; Gioăng. - Vật liệu phụ: là các loại sản phẩm dùng để hoàn thiện và bao gói sản phẩm, được hạch toán vào tài khoản 152.2. Các loại vật liệu phụ như: hộp đựng nhỏ duplex (hộp đựng 100 bơm tiêm); thùng đựng lớn carton (thùng đựng 100 hộp duplex); mực in; giẻ lau; các vật liệu khác như băng keo, đề can - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: dầu Diezen, ga.. dùng để tiệt trùng bơm tiêm. Nhiên liệu được công ty hạch toán vào tài khoản 152.3 - Phế liệu: phế liệu sau quá trình sản xuất: như nhựa cục bẩn, các phế phẩm từ bán thành phẩm hoặc phế phẩm từ thành phẩm. Phế liệu được công ty theo dõi trên tài khoản 152.6. Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập xuất kho. Nguyên tắc đánh giá vật tư: - Nguyên tắc giá gốc: vật tư được đánh giá theo giá gốc, tức là toàn bộ chi phí mà công ty đã bỏ ra để có được vật tư ở trạng thái và địa điểm hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Thực hiện nguyên tắc thận trọng công ty có trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Nguyên tắc nhất quán: Phương pháp hạch toán vật tư nhập xuất kho được công ty áp dụng thống nhất trong niên độ kế toán. Ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài hoặc do thu hồi phế liệu. Do đó, để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá. - Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: Trị giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, thuế không được hoàn lại ( nếu có). Nếu chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho chỉ bao gồm: + Trị giá mua – là giá bán ghi trên hóa đơn (giá chưa có thuế GTGT) + Thuế không được hoàn lại (nếu có). + Chi phí mua hàng( chi phí vận chuyển bốc dỡ....) + Trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu nếu có. Đối với các chi phí mua mà liên quan đến nhiều loại vật tư hàng hóa, kế toán tiến hành phân bổ theo giá mua của từng loại hàng hóa. - Giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho: là giá ước tính có thể bán được của phế liệu tại thời điểm nhập kho (giá trị thị trường tại thời điểm nhập kho), đối với những phế liệu nhập kho không có khả năng bán được thì coi giá trị nhập kho bằng 0, chỉ nhập đơn thuần về mặt số lượng. Còn nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, cũng có những trường hợp xuất kho NVL để bán nhưng những nghiệp vụ đó xảy ra không thường xuyên, ngoài ra còn có xuất phế liệu đem bán. Trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Phần tính giá vốn xuất kho được tiến hành tự động trên phần mềm kế toán. Cuối tháng, sau khi nhập hết tất cả số lượng và đơn giá của nguyên vật liệu nhập kho và số lượng của từng nguyên vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành tính giá vốn xuất kho. Kế toán phải tiến hành sắp xếp lại các mục trong sổ chứng từ gốc, từ màn hình chức năng, ấn phím F8 để sắp xếp cố định bảng theo danh sách cột, theo thứ tự: loại chứng từ, ngày chứng từ, số chứng từ... Sau đó, tiến hành chạy đơn giá xuất kho, chon mục: “nhập dữ liệu từ chứng từ gốc và xử lý” , sau đó từ màn hình vừa hiện ra chọn: ‘công cụ tiện ích cho nhập dữ liệu”, từ màn hình sẽ cho một danh mục các công cụ, chọn “ xử lý lại đơn giá các bút toán xuất kho” , chương trình sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi: “ có sửa đơn giá thành tiền trong sổ chứng từ gốc không?” chọn “ Có”, chương trình sẽ tự động tính đơn giá xuất kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hoá tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung, công ty quy định trình tự và thủ tục nhập kho và xuất kho, và kiểm soát quá trình thực hiện chặt chẽ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến việc nhập xuất NVL đều phải có các chứng từ kế toán kèm theo theo quy định của BTC, các chứng từ này là căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán NVL và ghi sổ kế toán tại đơn vị. Hiện nay công ty áp dụng các chứng từ kế toán để hạch toán NVL bao gồm các chứng từ sau: - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Hoá đơn bán hàng (GTGT) - Thẻ kho Trình tự và thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như sau: * Thủ tục nhập kho Trong kỳ căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, căn cứ vào kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, hoặc căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết mà phòng kinh doanh tiến hành đặt mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khi nguyên vật liệu mua về đến công ty, bộ phận KCS ( kiểm tra chất lượng) tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách sản phẩm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như yêu cầu trong đơn đặt hàng hoặc trong hóa đơn GTGT. Các bên tham gia kiểm nhận vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa” để làm căn cứ nhập kho. Vật tư sau khi được kiểm định thì phải được tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào hóa đơn GTGT do cán bộ thu mua mang về công ty và biên bản kiểm nghiệm nhập kho của hàng mua, phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn và viết “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên bằng giấy than, có chữ ký của người giao hàng và cán bộ phòng kinh doanh. Sau đó vật tư được chuyển vào kho, thủ kho nhận hàng và ký vào cả 4 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký thì được lưu giữ ở các bộ phận khác nhau. Một liên : Được lưu ở phòng kinh doanh. Một liên : Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Một liên : Gửi lên phòng kế toán để kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ. Một liên: g