Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà

t động chế biến và xuất khẩu, Công ty còn tham gia vào xây lắp các công trình dân dụng và hạng mục công trình công nghiệp. Đặc điểm sản phẩm của quá trình xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất, xây dựng kéo dài. Sản phẩm được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm không được thể hiện rõ ràng. Sản phẩm được tiến hành xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các phương tiện, nhân công máy móc, thiết bị... phải di chuyển theo địa điểm do vậy làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản phức tạp. Hơn nữa do thời gian xây lắp kéo dài, quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn và chịu ảnh hưởng rất lớn của các nhân tố môi trường, do đó tác động rất lớn đến công tác quản lý đảm bảo chất lượng công trình. Ngoài các sản phẩm trên, Công ty cũng tiến hành các hoạt động sản xuất vật liệu xây dựng, kinh doanh dịch vụ và kinh doanh bất động sản nhưng không phải là hoạt động chủ yếu của Công ty. 1.2.3 Đặc điểm nguyên vật liệu Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là chế biến, kinh doanh lương thực và xây dựng dân dụng, công nghiệp. Phục vụ cho hoạt động chế biến và xuất khẩu gạo, Công ty tiến hành thu mua gạo các loại ở các vùng trong nước, sau một dây chuyền chế biến, tinh chế, phân loại, bao gói trở thành gạo chất lượng cao và được đưa đi tiêu thụ. Đối với hoạt động xây lắp, nguyên vật liệu bao gồm các loại vật liệu xây dựng như sắt, thép, xi măng.. ., các thiết bị kèm theo vật kiến trúc. Các nguyên vật liệu được mua toàn bộ ở thị trường hoặc một phần có thể do doanh nghiệp tự sản xuất cung ứng. Đối với các công trình xây lắp thì các thiết bị kèm theo vật kiến trúc được chủ đầu tư uỷ quyền cho Công ty tự thu mua lắp đặt hoặc chủ đầu tư tự mua và chuyển xuống cho Công ty lắp đặt. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh 1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Trong tình hình và điều kiện kinh doanh mới của doanh nghiệp, Công ty CPXD & CBLT Vĩnh Hà đã và đang từng bước kiện toàn bộ máy quản lý để thực hiện việc quản trị hiệu quả hơn. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình phân tán và phương thức trực tuyến tham mưu về mọi hoạt động sản xuất. Bộ máy quản lý Công ty gồm : - Hội đồng quản trị (HĐQT): Bao gồm 5 thành viên. Đây là Bộ phận quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty căn cứ theo điều lệ và quy chế hoạt động của Công ty. - Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Công ty Nguyễn Đình Thi: Là người có quyền lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT, tổ chức thông qua quyết định, giám sát quá trình thực hiện và các quyết định của HĐQT, chủ toạ Đại hội đồng cổ đông. Đồng thời trên cương vị là Giám đốc Công ty, thực hiện điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. -Ba phó Giám đốc: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong việc điều hành và quản lý Công ty. Trong đó : -Một phó Giám đốc phụ trách kinh doanh -Một phó Gíám đốc phụ trách sản xuất -Một phó Giám đốc phụ trách nhân sự -Giám đốc các bộ phận trực thuộc: Là những người chịu trách nhiệm thực hiện điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Các bộ phận, chịu sự giám sát của HĐQT và Giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT, Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có thể hình dung qua sơ đồ sau : *Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó giám đốc nhân sự Phó giám đốc tài chính Giám đốc các bộ phận trực thuộc Các phòng ban 1.3.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Toàn Công ty có 8 bộ phận hoạt động độc lập - phụ thuộc : Khối văn phòng Xí nghiệp chế biến nông sản thực phẩm Vĩnh Tuy. Trung tâm lương thực Gia Lâm. Trung tâm lương thực Thanh Trì. Trung tâm lương thực Cầu Giấy. Trung tâm giới thiệu sản phẩm Vĩnh Hà Xí nghiệp xây dựng. Xí nghiệp thuỷ sản Vĩnh Hà. Các bộ phận này được giao tài sản và nguồn vốn riêng. Các bộ phận trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh. Công ty thực hiện hai cấp quản lý, các bộ phận chịu sự quản lý chung của Công ty nhưng độc lập về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tổ chức kinh doanh của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau : *Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà Công ty CP XD&CBLT Vĩnh Hà Xí nghiệp chế biến nông sản thực phẩm Vĩnh Tuy Xí nghiệp thuỷ sản Vĩnh Hà. Trung tâm lương thực Cầu Giấy V.V(Các bộ phận, đơn vị trực thuộc) Phần 2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà 2.1 Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán Phòng kế toán của Công ty có 5 người bao gồm: kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán, 2 kế toán phần hành và một thủ quỹ. Các thành viên trong phòng đều có trình độ chuyên môn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đang thực hiện. Cụ thể : -Kế toán trưởng: Tốt nghiệp Học viện tài chính kế toán chuyên ngành kế toán (Trước đây là Đại học tài chính kế toán ) hệ chính quy, đã có 25 năm kinh nghiệm. -Kế toán phó: Tốt nghiệp Học viện tài chính kế toán hệ chính quy chuyên ngành kế toán, đã có trên 10 năm kinh nghiệm. - Hai kế toán phần hành : Tốt nghiệp Học viện tài chính hệ chính quy chuyên ngành kế toán, đã có trên 10 năm kinh nghiệm. -Thủ quỹ: Tốt nghiệp Trung cấp tài chính, đã có 30 năm kinh nghiệm. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán trong Công ty được thực hiện theo phương thức trực tuyến tham mưu và mô hình phân tán. Các bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp có bộ máy kế toán hạch toán độc lập phụ thuộc và sau đó báo cáo về Công ty theo chế độ báo cáo một cấp. Từ báo cáo đó bộ phận kế toán của Công ty mới lập các báo cáo cần thiết của toàn Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty có thể khái quát theo sơ đồ sau: *Sơ đồ 3 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà Phó phòng kế toán Kế toán lao động, tiền lương, công nợ Kế toán thuế và tài sản cố định Thủ quỹ Kế toán xí nghiệp chế biến nông sản - thực phẩm Vĩnh Tuy Kế toán trung tâm lương thực Gia Lâm V.V.....(Kế toán các đơn vị trực thuộc ) Trưởng phòng kế toán kiêm Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp Chức năng nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán như sau : -Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán của Công ty, là người giúp giám đốc Công ty tìm hiểu công tác hoạt động tài chính và chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc và Pháp luật về các hoạt động của phòng kế toán. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổ chức phòng tài chính của Công ty sao cho gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, điều hành chung các hoạt động cụ thể, hướng dẫn và chỉ đạo các kế toán viên trong việc chấp hành theo đúng chế độ, thể lệ kế toán ban hành. Đồng thời kế toán trưởng kiêm nhiệm kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tập hợp các chi phí phát sinh trong quý, năm của các phần hành kế toán trong phòng để vào sổ sách tổng hợp. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán phần hành bán hàng, tiền gửi, tiền vay: Có nhiệm vụ giúp việc cho kế toán trưởng và phụ trách các mảng phần hành bán hàng, tiền gửi, tiền vay, theo dõi các hợp đồng mua bán, tập hợp các chi phí để tính doanh thu, giá vốn cho từng lô hàng xuất khẩu hoặc tiêu thụ nội địa. Từ đó lập các báo cáo doanh thu, tiền gửi tiền vay cho đơn vị. - Kế toán thanh toán, tiền mặt, thuế : Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán, lập các báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. Đồng thời lập các chứng từ kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu, phiếu chi, tiền mặt, ghi sổ chi tiết tiền mặt...kịp thời phát hiện các khoản chi không đúng chế độ, sai nguyên tắc, lập báo cáo thu chi tiền mặt. Đối với mảng thuế thì dựa vào các hoá đơn thuế GTGT đầu vào và theo dõi các nghiệp vụ, hoá đơn bán hàng để tình thuế GTGT đầu ra, từ đó lập bảng kê báo cáo thuế. -Kế toán lương, bảo hiểm và tài sản cố định(TSCĐ): Có nhiệm vụ lập các chứng từ tiền lương cho các bộ phận, phòng ban. Đồng thời tính toán các khoản trợ cấp, phụ cấp, các khoản trích theo lương như Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT) cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty theo đúng chế độ hiện hành. Đồng thời kế toán TSCĐ ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu chính xác kịp thời về số liệu, hiện trạng giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm, di chuyển TSCĐ trong nội bộ Công ty và phản ánh kịp thời hao mòn trong quá trình sử dụng, tính toán phân bổ chính xác số khấu hao các đối tượng sử dụng. -Thủ quỹ: Là người có trách nhiệm bảo quản số tiền mặt hiện có tại Công ty. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ thu chi tiền mặt phản ánh vào sổ sách để theo dõi. Đối với kế toán ở các bộ phận trực thuộc (Kế toán xưởng và bộ phận) có nhiệm vụ giúp Giám đốc các phân xưởng xây dựng và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán của đơn vị theo chế độ kế toán hiện hành, quy chế quản lý chi phí của Tổng Công ty và kế toán chịu trách nhiệm trước giám đốc đơn vị, bộ phận và kế toán cấp trên về toàn bộ công tác tại đơn vị mình. Đồng thời lập các báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm trình Giám đốc và kế toán trưởng Công ty. 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán 2.2.1 Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty hiện đang sử dụng được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hầu như mọi chứng từ của Công ty đều tự in theo mẫu của Bộ Tài chính, riêng hoá đơn Giá trị gia tăng (GTGT), giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước hay sec là Công ty phải mua sẵn để về sử dụng. Các chứng từ tự in hầu như đều tuân theo nhũng nội dung được quy định theo chế độ, chỉ chỉnh sửa đôi chút về mặt trình bày nhưng nhìn chung vẫn phản ánh đầy đủ nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.2.2 Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán Về cơ bản hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng hiện nay là hệ thống tài khoản được Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và các văn bản bố sung, chỉ khác phần chi tiết tài khoản cho phù hợp với đặc điểm của Công ty. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Công ty mở hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 3 để theo dõi chi tiết. tỉ mỉ tình hình tài chính và những nghiệp vụ xảy ra trong đơn vị. 2.2.3 Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán Căn cứ vào quy mô dặc điểm tổ chức quản lý, sản xuất và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, Công ty thực hiện công tác kế toán bằng thủ công và áp dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sách như sau : *Sổ tổng hợp: -Chứng từ ghi sổ: Được mở theo nội dung kinh tế, nghiệp vụ ; - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ; - Sổ cái ; *Sổ chi tiết : -Sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 131, 334, 338, 632, 511,. .. *Quy trình ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào Sổ quỹ, vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc sau đó vào Chứng từ ghi sổ và Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết. Từ các Chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Định kỳ, kế toán dựa vào các chứng từ ghi sổ để vào Sổ cái các tài khoản phát sinh. Đồng thời từ Sổ (thẻ)kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản. Cuối kỳ kế toán, kế toán Công ty lập Bảng cân đối số phát sinh từ các số liệu đã có ở Sổ cái. Dựa vào số liệu ở Bảng cân đối và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập các Báo cáo kế toán. Có thể khái quát quy trình ghi sổ của Công ty theo sơ đồ sau : Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo Cáo Tài Chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ *Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến Lương thực Vĩnh Hà ●Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Ghi đối chiếu 2.2.4 Đặc điểm vận dụng Báo cáo kế toán Niên độ kế toán của Công ty từ 1/1 đến 31/12. Hàng năm phòng kế toán Công ty lập theo quý và năm gửi lên Tổng Công ty các báo cáo theo chế độ tài chính bao gồm : -Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh -Bảng cân đối tài chính -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ -Thuyết minh báo cáo tài chính Các Báo cáo này được lập theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành và được cung cấp cho Cơ quan thuế, HĐQT, các cổ đông. Đồng thời kế toán cũng tiến hành lập các báo cáo do Tổng Công ty quy định. -Báo cáo phí lưu thông -Báo cáo kho kinh doanh -Báo cáo tăng giảm vốn -Báo cáo tăng giảm quỹ xí nghiệp -Báo cáo tăng giảm tài sản cố định -Báo cáo khấu hao tài sản cố định -Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh ngoài lương thực -Bảng kê chi tiết thu nhập hoạt động khác -Bảng kê chi tiết tình hình tài chính các đơn vị phụ thuộc -Bảng phân phối lợi nhuận -Bảng kê chi tiết tăng giảm tài sản cố định -Bảng kê chi tiết công nợ khó đòi -Bảng kê chi tiết công nợ phải thu, phải trả 2.3 Đặc điểm kế toán trên một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1 Kế toán tiền mặt *Chứng từ: Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt tại Công ty bao gồm Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi, Biên bản kiểm kê quỹ -Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian phản ánh nghiệp vụ thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập trung của Công ty. -Phiếu thu: Phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào quỹ tập trung của Công ty. Phiếu thu được lập 3 liên, liên 1lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán. Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập. -Phiếu chi : Phản ánh nghiệp vụ chi tiền từ quỹ tập trung của Công ty. Phiếu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 dùng luân chuyển cho đơn vị cấp trên. *Quy trình ghi sổ: Từ các chứng từ tiền mặt, kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, vào sổ quỹ, sổ chi tiết quỹ tiền mặt và chứng từ ghi sổ tiền mặt. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái tài khoản 111. Cuối kỳ từ sổ cái vào Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác. Quy trình ghi sổ các chứng từ kế toán tiền mặt được thể hiện qua sơ đồ sau : *Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt Chứng từ tiền mặt Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chi tiết quỹ tiền mặt Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại ●Ghi chú : Ghi hàng ngày: : Ghi cuối tháng: Ghi đối chiếu: ●Ví dụ : Cửa hàng văn phòng phẩm tiến hành giao hàng theo định kỳ cho Công ty. Số tiền hàng là 3.500.000 đồng.Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt. *Biểu số 5: Đơn vị : Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà Địa chỉ : 9A Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội PHIẾU CHI Quyển số: 02 Ngày 22 tháng 5 năm 2008 Số: 23 NỢ : TK642 CÓ : TK111 Họ tên người nhận tiền: Lê Thuỵ Hải Địa chỉ: Cửa hàng văn phòng phẩm, số 34B Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng Lý do chi: Thanh toán mua văn phòng phẩm Số tiền:. .....3.500.000.... đồng ( Bằng chữ): Ba triệu năm trăm nghìn đồng Kẻm theo :. .........01...chứng từ gốc........................................................ Ngày 22 tháng 5 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu năm trăm nghìn đồng.. +Tỷ giá ngoại tệ(vàng , bạc, đá quý):................................................... +Số tiền quy đổi:..................................................................................... *Biểu số 6 : Sổ quỹ tiền mặt Ngày tháng ghi sổ Ngày tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Thu Chi Thu Chi Tồn A B C D E 1 2 3 G 22/5 22/5 23/02 Thanh toán mua văn phòng phẩm 3.500.000 ................................. Ngày 30 tháng 05 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc *Biểu số 7 : Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Tài khoản : 111 Năm: 2008 Đơn vi tính: Đồng Ngày tháng ghi sổ Ngày tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số tồn Ghi chú Thu Chi Nợ Có A B C D E F 1 2 3 G 22/05 22/05 23/02 Thanh toán mua văn phòng phẩm 642 3.500.000 ..... ........................ Cộng phát sinh trong ....... ............. Số dư cuối kỳ ....... .............. *Biểu số 8 : Chứng từ ghi sổ Số 31 Ngày 30 tháng 05 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Thanh toán mua văn phòng phẩm 642 111 3.500.000 . ....................................... ......... ........ ................ Cộng 110.546.200 Kèm theo. ... chứng từ gốc Ngày 30 tháng 5 năm 2008 *Biểu số 9 : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT 31 30/05 110.546.200 . ............ ............... . ................ Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý . ........................................ .............................................. Ngày 30 tháng 05 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc *Biểu số 10 : Sổ cái TK 111 Tiền mặt Đơn vị tính: Đồng NTGS CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có .............................................. 30/05 031 30/05 Chi thanh toán mua văn phòng phẩm 152 3.500.000 .................................... Cộng phát sinh Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.2 Kế toán tài sản cố định Các chứng từ sử dụng trong kế toán tài sản cố định tại Công ty bao gồm: - Biên bản giao nhận tài sản cố định -Thẻ tài sản cố định -Biên bản thanh lý tài sản cố định -Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành -Biên bản kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định -Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ *Hạch toán chi tiết: Để hạch toán chi tiết tình hình biến động TSCĐ, Công ty sử dụng các loại sổ chi tiết sau : -Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng: Căn cứ vào chứng từ tăng giảm TSCĐ khi TSCĐ tăng kế toán ghi thêm 1 dòng vào sổ chi tiết theo dõi các chỉ tiêu như nước sản xuất, nguyên giá, thời gian bắt đầu sử dụng, hao mòn luỹ kế. Trường hợp giảm TSCĐ kế toán xoá tên TSCĐ trên sổ. -Sổ TSCĐ: Dùng theo dõi số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ trong phạm vi toàn Công ty.Căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ khi TSCĐ tăng, kế toán ghi thêm 1 dòng trên sổ, khi giảm TSCĐ kế toán xoá tên TSCĐ trên sổ. *Hạch toán tổng hợp: Quá trình hạch toán tổng hợp TSCĐ tại Công ty được thực hiện như sau : Từ chứng từ gốc về tăng giảm TSCĐ, kế toán vào Chứng từ ghi sổ liên quan tới các tài khoản (TK) 211, 213, 214, 241. Từ Chứng từ ghi sổ vào Sổ cái các TK 211, 213, 214, 241 và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Từ Sổ cái các TK này, cuối kỳ vào Bảng cân đối số phát sinh. Từ Bảng cân đối số phát sinh và Sổ cái vào Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán khác. Quy trình ghi sổ có thể minh hoạ qua sơ đồ sau: *Sơ đồ 6 : Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ Chứng từ gốc về TSCĐ Chứng từ ghi sổ (TK 211, 213, 214, 241) Sổ cái (TK211, 213, 214, 241) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán khác Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ TSCĐ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ●Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ : Ghi đối chiếu : *Ví dụ1: Ngày 03 tháng 5 năm 2008, Công ty tiến hành thanh lý hai máy tính văn phòngcủa phòng kinh doanh đã cũ. Nguyên giá 18.246.460 đồng .Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý là 15.968.258 đồng. Chi phí thanh lý là 300.000 đồng. *Biểu số 11 Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Số: 15 Căn cứ quyết định số 358TCKT/QĐ ngày 28 tháng 4 năm 2008 của Giám đốc Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà về việc thanh lý TSCĐ. I. Ban thanh lý TSCĐ gồm : Ông(Bà): Đặng thị Ánh Thu.Đại diện : Phòng TCKT trưởng ban Ông(Bà): Nguyễn Thanh Quang. Đại diện : Phòng Kinh doanh uỷ viên Ông(Bà): Nguyễn Thị Hiền. Đại diện : Phòng TCKT uỷ viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : 2 Máy tính TB24 Nước sản xuất : Việt Nam Năm đưa vào sử dụng : 2003 Nguyên giá TSCĐ : 18.246.000đ Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý là : 15.968.258đ Giá trị còn lại của TSCĐ : 2.277.74đ III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ Máy đã cũ, dung lượng nhỏ, hỏng hóc nhiều cần thanh lý để tái đầu tư trang bị thiết bị mới. Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Trưởng ban thanh lý (Ký, họ tên) IV.Kết quả thanh lý TSCĐ: Chi phí thanh lý TSCĐ: 300.000 đồng(viết bằng chữ): Ba trăm nghìn đồng Giá trị thu hồi:2.500.000(viết bằng chữ) Hai triệu năm trăm nghìn đồng Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng *Biểu số 12 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3 Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Ký hiệu: AA/98 Số: 01852 Đơn vị bán hàng Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà. Địa chỉ : 9A Vĩnh Tuy – Hai Bà Trưng – Hà Nội số TK Điện thoại : ................... MS: 01 00120830 Họ tên ngưòi mua hàng : Vũ Đình Lai. Đơn vị : Địa chỉ : Số 7/659 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Số TK: Hinh thưc thanh toán : Tiền mặt. MS: STT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐVT Số lưọng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 01 Máy vi tính TB24 Bộ 02 1.250.000 2.500.000 Cộng tiền hàng Thuế GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 125.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.625.000 Số tiền viết băng chữ : hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng *Biểu số 13 PHIẾU THU Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Quyển số :05 Số:023 Nợ TK 111 Họ và tên người nộp tiền : Vũ Đình Lai. Có TK 711,3331 Địa chỉ : số 7 Ngõ 659 Phố Minh Khai – Hai Bà Trưng - Hà Nội. Lý do nộp : Mua máy vi tính TB24. Số tiền: 2.625.000đ (viết bằng chữ): hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp *Biểu số 14 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:156 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Thanh lý máy vi tính TB24 214,811 211 18.246.000 Chi phí thanh lý 811 111 300.000 Thu từ thanh lý 111 711 2.500.000 ............................... ............. ........ .......................... .................... Cộng Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng *Biểu số 15 SỔ CÁI Năm 2008 Tên tài khoản: Tài sản cố định Số hiệu:211 Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đồi ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G -Số dư đầu năm ...................... 15/5/2008 156 15/5/2008 -Thanh lý máy vi tính TB24. 214,811 18.246.000 ..................... ............ .............. ......................... ............. ............... ............ ........ +Cộng số phát sinh tháng +Số dư cuối tháng +Cộng luỹ kế từ đầu quỹ *Ví dụ : Người nhận thầu bàn giao công trình sửa chữa lớn mang tính kéo dài tuổi thọ toà nhà văn phòng theo giá phải trả (cả thuế GTGT là 10%) là 23.650.000. Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. Việc sửa chữa tài sản cố định này tiến hành theo kế hoạch. *Biểu số 16 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH Ngày 02 tháng 01 năm 2008 Số: Nợ: Có: Căn cứ quy định số 57TCKT/QĐ ngày 02 tháng 01 năm 2008 của giám đốc Công ty CPXD&CBLT Vĩnh Hà. Chúng tôi gồm: Ông(bà) : Phạm Thị Hằng đại diện : Phòng kĩ thuật đơn vị sửa chữa. Ông(bà) : Đặng Thị Ánh Thu đại diên : Phòng TCKT đơn vị có TSCĐ Đã kiểm nhận việc sửa chữa tài sản cố định như sau: Tên, ký, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : toà nhà văn phòng số hiệu TSCĐ số:........... số thẻ:................ Bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ: Thời gian sửa chữa từ ngày 02 tháng 01 năm 2008 đến ngày 05 tháng 02 năm 2008. Các bộ phận sủa chữa gồm có: Tên bộ phận sửa chữa nội dung(mức độ) sửa chữa Giá dự đoán Chi phí thực tế kết quả kiểm tra  B 1 2 3 Mái lợp 19.500.000 21.500.000 Tốt Cộng: 19.500.000 21.500.000 Kết luận:............................................................................................................ Kế toán trưởng Đơn vị nhận Đơn vị giao *Biểu số 17 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 012 Ngày 15 tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Tài sản sửa chữa lớn hoàn thành 211 2413 21.500.000 Thanh toán cho người nhận thầu 331 111 21.500.000 .................. .......... .......... ......................... .................. *Biểu số 18 SỔ CÁI TK 211 Năm 2008 Tên tài khoản: Tài sản cố định Số hiệu:211 Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đồi ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G -Số dư đầu năm ...................... 15/01/2008 012 15/01/2008 -Sửa chữa nâng cấp TSCĐ hoàn thành 2143 21.500.000 18.246.000 ..................... ............ .............. ......................... ............. .