Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty giống Miền Nam tại miền Bắc

ông ty. Do đặc thù công ty phải nhập nhiều sản phẩm từ miền Nam ra nên hạn chế trong việc đap ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, vì vậy phòng kinh doanh còn có chức năng tìm kiếm các nhà cung cấp tại chỗ để có thế đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty với chất lượng sản phẩm tốt, giá cả phù hợp. Phòng nghiên cứu - sản xuất: Trước đây công ty chỉ tiến hành kinh doanh các loại giống cây trồng và vật tư nông nghiệp nên việc nghiên cứu sản xuất không được coi trọng. Tuy nhiên, theo xu thế phát triển mạnh mẽ của công ty trong những năm gần đây và chiến lược kinh doanh lâu dài của công ty, phòng nghiên cứu - sản xuất ngày càng có vai trò quan trọng. Nhiệm vụ của phòng không chỉ gói gọn trong việc tiến hành các hội thảo trình diễn giống cây mới, tổ chức thí nghiệm trên các vùng thổ nhưỡng khác nhau, mà còn vươn rộng ra tiến hành nghiên cứu và khảo nghiệm các giống cây mới phù hợp với điều kiện khí hậu, đất đai đặc thù của miền Bắc. Mặt khác, với việc xây dựng và đưa vào vận hành nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội đặt tại Phố Nối, Hưng Yên, nhiệm vụ của phòng còn tăng thêm với việc điều hành hoạt động sản xuất tại nhà máy. Phần hai THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIỐNG MIỀN NAM TẠI MIỀN BẮC *** 1. Đặc điểm bộ máy kế toán: 1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần đạt được về hệ thống thông tin kế toán. Căn cứ vào điều kiện cụ thể của công ty, tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, trực tuyến. Theo cách thức tổ chức này, kế toán trưởng của công ty trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đợn vị. Hình thức tổ chức này làm cho bộ máy kế toán trở nên đơn giản, tinh gọn, có thể xử lý thông tin nhanh chóng và kịp thời. Bộ máy kế toán của công ty gồm nhiều người, được bố trí thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của công tác kế toán như sau: Kế toán trưởng: là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc công ty, đồng thời là giám sát viên kế toán - tài chính của Nhà nước đặt tại doanh nghiệp. Là người điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các Nhật ký - Chứng từ để ghi vào các sổ tổng hợp, giám sát và kiểm tra công tác hạch toán kế toán của các nhân viên kế toán khác. Định kỳ, căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương do phòng kế toán của công ty giống cây trồng Miền Nam chuyển ra để hạch toán chi phí phát sinh trong kỳ. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán của công ty để tiến hành ghi các sổ chi tiết thanh toán, cuối quý lập bảng kê thanh toán của công ty theo yêu cầu của ban giám đốc. Kế toán chi tiết công nợ kiêm kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ phát sinh trong kỳ của công ty để ghi vào các sổ chi tiết, đồng thời lập bảng kê theo dõi chi tiết các đối tượng công nợ hàng tháng. Kế toán còn tiến hành theo dõi biến động vật tư hàng ngày tại kho về cả mặt hiện vật lẫn giá trị. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho để xác định mức hao hụt cũng như giá trị còn lại của từng loại vật tư hàng hóa, cũng như kiến nghị biện pháp xử lý đối với từng loại vật tư nếu xảy ra hao hụt, mất mát. Kế toán chi phí kiêm kế toán doanh thu: có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp các loại chi phi phát sinh trong kỳ của công ty. Các loại chi phí này có thể do kế toán chi phí tự tính toán và phân bổ dựa trên tình hình hoạt động tại công ty hoặc do phòng kế toán của công ty giống cây trồng Miền Nam chuyển ra như chi phí hao mòn tài sản cố định, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán tiến hành theo dõi và tổng hợp doanh thu của công ty, các khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là chiết khấu thanh toán, các khoản hoa hồng phải trả cho đại lý. Sau khi tiến hành tổng hợp doanh thu và chi phí, kế toán sẽ thực hiện tính toán lợi nhuận trong kỳ của công ty. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán giá thành: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên quan đến tình hình biến động tiền mặt và tiền gửi tại các ngân hàng, thực hiện các gia dịch với ngân hàng và theo dõi các khoản vay, trả đối với ngân hàng. Do nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc công ty không thành lập bộ phận kế toán riêng nên các số liệu của nhà máy sẽ được tổng hợp tại phòng kế toán của công ty. Tại đây, sau khi thu thập đầy đủ số liệu sẽ tiến hành tính toán các loại chi phí để có thể tính chính xác giá thành của các sản phẩm được sản xuất tại nhà máy. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, khái quát theo sơ đồ sau đây: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán Bộ phận kế toán công nợ, kế toán vật tư Bộ phân kế toán chi phí, kế toán doanh thu Bộ phận kế toán tiền mặt và tiền gởi ngân hàng, kế toán giá thành Sơ đồ 2 Bộ máy tổ chức kế toán của công ty Một tổ chức kinh tế muốn quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi phải có thông tin về tình hình huy động, phân bổ, sử dụng tài sản và kiểm soát toàn bộ quá trình luân chuyển tài sản trong đơn vị. Để đạt được những thông tin hữu ích đó, bộ máy quản lý của công ty đã đặt ra những nhiệm vụ cơ bản của công tác kế toán như sau: Cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các tài liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng tài sản trong quan hệ với nguồn hình thành tài sản. Giám sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở pháp luật và các chế độ thể lệ hiện hành. Theo dõi tình hình huy động và sử dụng các nguồn tài sản 1.2. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung: Bộ máy kế toán là một phân hệ nằm trong bộ máy quản lý của công ty nhưng có tính độc lập tương đối. Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, thống nhất để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện hoạt động kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán luôn phải cung cấp các thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho bộ máy quản lý để có thể ra các quyết định đúng đắn. Để đạt được điều đó, kế toán luôn được tạo những điều kiện tốt nhất để thu thập, xử lý và trình bày các thông tin kế toán. Tuy nhiên, bộ máy kế toán luôn chịu sự quản lý và giám sát chặt chẽ của ban giám đốc để đảm bảo bộ máy kế toán hoạt động đúng theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Bộ máy kế toán trong công ty phải thỏa mãn các đòi hỏi về thông tin về tài sản và nguồn vốn của lãnh đạo một cách nhanh chóng, đúng đắn và đầy đủ nhất. Ngoài ra, theo chức năng quy định của pháp luật, kế toán của công ty còn phải đáp ứng yêu cầu của các đối tượng có liên quan như các cổ đông và ngân hàng với các thông tin trung thực và khách quan. Đây là lí do để bộ máy kế toán phải có tính độc lập tương đối với bộ máy quản lý. Nguyên tắc này được tuân thủ chặt chẽ ở công ty để đảm bảo hoạt động của bộ máy kế toán phù hợp với quy định của pháp luật. 2. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, căn cứ vào yêu cầu quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng kế toán và các trang thiết bị, đồng thời trên cơ sở xem xét nội dung, đặc điểm, cách thức ghi chép của các hình thức sổ kế toán, ngoài ra để đáp ứng yếu cầu thống nhất trong việc áp dụng chế độ kế toán với công ty giống cây trồng Miền Nam, công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 2.1. Chế độ chứng từ: Công ty là một đơn vị kinh doanh có nhiều hoạt động đa dạng nên các loại chứng từ được tổ chức khá phong phú để đáp ứng được nhu cầu thu thập tài liệu kế toán, lưu trữ các bằng chứng kế toán cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc tại công ty tuân thủ theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành về hình thức, cách thức lập, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tải sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động kinh doanh tại công ty. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được sử dụng trong nội bộ công ty. Các chứng từ này tùy thuộc vào hoạt động của công ty đã được thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù và thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Công ty đã dựa vào quy trình luân chuyển của chứng từ theo chế độ kế toán hiện hành và đặc điểm tổ chức quản lý các đối tượng kế toán của doanh nghiệp để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toàn phù hợp. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Bộ phận có nhu cầu Lập các chứng từ để nghị có liên quan Giám đốc đơn vị Ký duyệt các chứng từ Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ Kế toán phần hành Lập các chứng từ đặc trưng của các phần hành Kế toán trưởng Giám đốc đơn vị Ký duyệt các chứng từ Kế toán phần hành Ghi sổ kế toán chi tiết Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 3 Quy trình luân chuyển chứng từ 2.2. Chế độ tài khoản: Hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty là hệ thống tài khoản doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Một số tài khoản cấp hai được mở chi tiết theo các đối tượng quản lý đặc thù của công ty như các tài khoản theo dõi vật tư, hàng hóa của công ty. Việc mở thêm các tài khoản chi tiết cũng như hệ thống tài khoản đang được áp dụng đã tuân thủ các yêu cầu về tính thống nhất và hơp lý của chế độ kế toán. Do đặc thù của công ty là đơn vị kinh doanh nên kế toán sử dụng nhiều các loại tài khoản thuộc nhóm tài khoản 15: “Hàng tồn kho” để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của công ty. Trong đó kế toán vật tư thường xuyên sử dụng Tài khoản 155 - “Thành phẩm” và Tài khoản 156 - “Hàng hóa”. Các tài khoản này đều được hạch toán chi tiết theo từng sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu quản lý tại kho cũng như nhu cầu tính toán giá thành và doanh thụ cho từng loại sản phẩm. Công ty là một chi nhánh của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam nên công ty sử dụng nhiều các tài khoản hạch toán nội bộ là Tài khoản 136 - “Phải thu nội bộ” và Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ”. Tài khoản 136 - “Phải thu nội bộ” dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thành toán các khoản nợ phải thu của công ty cũng như các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà công ty có nghĩa vụ phải nộp với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ” dùng để phản ánh các khoản phải trả giữa công ty với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, được theo dõi chi tiết theo từng khoản phải nộp, phải trả. 2.3. Chế độ sổ sách: Theo hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ mà công ty đang áp dụng, kế toán sử dụng các loại sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Do công ty sử dụng kế toán máy nên các loại sổ kế toán được thiết kế không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay mà được thiết kế linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của công ty. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Căn cứ để ghi sổ là các chừng từ gốc và bảng phân bổ. Hằng ngày căn cứ vào các chừng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Cuối tháng khóa sổ, công số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết co liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ kế toán có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, the kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký - chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổ hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 4 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ 2.4. Chế độ báo cáo kế toán: Các báo cáo kế toán của công ty được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Kế toán trưởng của công ty là người chịu trách nhiệm lập và kiểm tra các báo cáo kế toán. Các báo cáo kế toán bao gồm bảng tổng hợp cân đối và bảng tổng hợp bộ phận. Bảng tổng hợp cân đối bao gồm các loại báo cáo tài chính sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Các loại báo cáo này được lập định kỳ vào cuối mỗi quý và cuối năm.Sau khi lập báo cáo, kế toán trưởng sẽ phải gửi lên giám đốc duyệt. Những báo cáo này không chỉ được gửi lên tổng công ty để phục vụ mục đích quản trị của doanh nghiệp mà còn được gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan đăng ký kinh doanh. Bảng tổng hợp bộ phận là các báo cáo quản trị phù hợp với các đối tượng hạch toán cụ thể trong công ty. Bao gồm các Báo cáo về lương và các khoản trích theo lương, Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước, các Báo cáo chi phí, Bảng tổng hợp giá trị hợp đồng và tình hình thực hiện hợp đồng, Bảng tổng hợp doanh thu, Bảng kê tiền mặt và tiền gửi, Bảng tổng hợp tình hình sử dụng vật tư,... Các loại báo cáo này không được lập định kỳ như bảng tổng hợp cân đối mà chỉ được lập khi có yêu cầu của nhà quản lý và chủ yếu phục vụ cho nội bộ công ty. Do đó, hình thức của loại báo cáo này được thiết kế phù hợp với nhu cầu của bộ máy quản lý. Các báo cáo cơ bản được lập tại công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm nhất định, được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và sắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý. Khi lập bảng cân đối kế toán, kế toán của công ty sử dụng nguồn số liệu sau: Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước, Sổ cái các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích, Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản lien quan khác như sổ chi tiết, bảng tổng hợp và chi tiết, bảng kê,… Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh (hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính) và hoạt động khác. Ngoài ra, công ty còn thường xuyên lập các báo cáo tổng hợp bộ phận phục vụ cho nhu cầu quản trị cũng như theo dõi tình hình tài chính của công ty như: Bảng tổng hợp các khoản phải thu, Bảng tổng hợp các khoản phải trả, Bảng kê tiền mặt và tiền gửi để cung cấp cho ban giám đốc tình hình công nợ, khả năng thu hồi vốn, tình hình và khả năng thành toán hiện tại của công ty, qua đó công ty co thể cân đối các khoản thu chi và công nợ để bảo đảm khả năng tài chính cũng như mức độ an toàn vốn của mình. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Bảng theo dõi tình hình tiêu thụ cho biết tình hinh luân chuyển thành phẩm, hàng hóa cũng như khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng để công ty có sự điều chỉnh hợp lý cho từng loại sản phẩm cụ thể. Bảng theo dõi các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước giúp cho kế toán theo dõi được tình hình thanh toán với các cơ quan chức năng, số thuế còn phải nộp, số thuế được khấu trừ để điều chỉnh cho hợp lý. 3. Đặc điểm phương pháp, quy trình hạch toán trên một số phần hành kế toán cơ bản: 3.1. Kế toán phần hành vật tư: 3.1.1. Đặc điểm Vật tư tại cơ sở: Do hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp hàng hóa nên các loại vật tư đóng vai trò rất quan trọng. Các loại vật tư chính của công ty bao gồm: Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60. Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10. Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1, Pac 807. Dưa hấu lai các loại: An Tiêm 95, An Tiêm 103, An Tiêm 107, 109, 111, 113. Dưa leo lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231. Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49. Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM1490, Jasmine 85, OM 3536. Các loại hạt giống rau đậu khác. Các loại vật tư của công ty được bảo quản tại kho của công ty. Do công ty chỉ nhập kho vật tư, hàng hóa khi đã ký kết đơn đặt hàng với người mua hoặc khi có nhu cầu sản xuất kinh doanh nên số lương vật tư, hàng hóa tồn kho không nhiều. Chính quá trình quản lý vật tư, hàng hóa hợp lý nên dù các sản phẩm chính là sản phẩm nông nghiệp dễ bị hao hụt mất mát, hư hỏng nhưng việc bảo quản tại kho của công ty không quá khó khăn phức tạp, tốn nhiều chi phí và công sức nhưng vẫn bảo đảm chất lượng vật tư hàng hóa dù hàng hóa chủ yếu được chuyên chở từ miền Nam ra. Vì vậy kế toán công ty không phải quan tâm nhiều tới định mức hao hụt của các loại hàng tồn kho. Việc tính giá xuất hàng tồn kho cũng gặp nhiều khó khăn do tình hình biến động của giá nông sản rất thất thường, khó dự báo trước, mặt khác, do quá trình luân chuyển hàng tồn kho nhanh nên số lượng rất lớn. Để việc tính giá sát với giá cả của thị trường, kế toán vật tư đã sử dụng phương pháp tính giá bình quán gia quyền theo từng tháng để tính giá xuất kho. Phương pháp này giúp cho việc ghi nhận doanh thu và chi phí chính xác và hợp lý. Công ty tiến hành kiểm kê kho mỗi tháng hai lần. Sau khi tiến hành kiểm kê, kế toán vật tư se đối chiếu với sổ của thủ kho để xem xét các số liệu. Nếu có hao hụt ngoài định mức thì kế toán phải tiến hành lập biên bản và tiến hành xử lý theo quy định của công ty. 3.1.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ: Các loại chứng từ sau được sử dụng trong quá trình hạch toán vật tư: Chứng từ nguồn nhập: giấy đề nghị nhập vật tư, chứng từ có liên quan Chứng từ nguồn xuất: phiếu đề nghị xuất vật tư Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập làm 3 liên theo quy định hiện hành Quy trình luân chuyển phiếu nhập (xuất) kho được khái quát qua sơ đồ sau: Người giao vật tư (người nhận vật tư) Lập: giấy đề nghị nhập vật tư (giấy đề nghị xuất vật tư) Giám đốc công ty Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư Kế toán trưởng Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư Kế toán vật tư Lập phiếu nhập (xuất) kho Kế toán trưởng Ký duyệt phiếu nhập (xuất) kho Thủ kho Kiểm nhập (xuất kho) vật tư Ghi thẻ kho Kế toán vật tư Ghi sổ kế toán chi tiết Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 5 Quy trình luân chuyển phiếu nhập (xuất) kho 3.1.3. Tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ: Hạch toán chi tiết: Công ty hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. Sau khi kế toán vật tư lập phiếu nhập, xuất vật tư, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp, thủ kho ghi thẻ kho theo dõi về mặt hiện vật. Sổ kế toán chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho định kỳ mỗi lần kiểm kê. Đến cuối tháng kế toán vật tư sẽ căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, và bảng này được sử dụng để đối chiếu với sổ tổng hợp kế toán. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này được minh họa theo sơ đồ sau: Phiếu nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập -xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất Sơ đồ 6 Quy trình ghi sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Hạch toán tổng hợp: Các tài khoản được sử dụng trong hạch toán tổng hợp vật tư tại công ty: Tài khoản 155 - “Thành phẩm”: do đặc thù của công ty là nhập các loại sản phẩm của công ty giống cây trồng Miền Nam sản xuất, hạch toán kế toán như một đơn vị phụ thuộc. Tài khoản 156 - “Hàng hóa”: dùng để hạch toán đối với các loại sản phẩm do công ty mua ở bên ngoài với mục đích kinh doanh trên thị trường. Các loại tài khoản trên được chi tiết theo từng loại vật tư, hàng hóa để xác định doanh thu, chi phí cho từng mặt hàng cụ thể. Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ”: dùng để phản ánh các khoản phải trả giữa công ty với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, được theo dõi chi tiết theo từng khoản mục phải nộp, phải trả. Quy trình ghi sổ phần hành kế toán vật tư được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu Bảng kê số 8 Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 10 Sổ chi tiết 331 Nhật ký - Chứng từ số 5 Bảng kê số 9 Sổ Cái tài khoản 155,156,336, 331 Nhật ký - Chứng từ số 8 Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sơ đồ 7 Quy trình ghi sổ tổng hợp phần hành kế toán vật tư 3.2. Kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương: 3.2.1. Cách tính lương và các khoản trích theo lương tại công ty: Kế toán của công ty không tính lương mà dựa vào bảng kê tiền lương do phòng kế toán của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam chuyển ra để xác định lương của nhân viên trong công ty. Hàng tháng, kế toán công ty tiến hành trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chế độ quy định. Căn cứ để trích các khoản theo lương là lương cơ bản, cụ thể: bảo hiểm xã hội trích 15%, bảo hiểm y tế trích 2% và kinh phí công đoàn trích 2%. Đồng thời kế toán tiền lương tiến hành trích 6% lương của cán bộ công nhân viên để lập các quỹ trên - bảo hiểm xã hội 5% và bảo hiểm y tế 1%. Hàng tháng công ty trả lương một lần vào cuối tháng sau khi đã trừ các khoản tạm ứng, đền bù thiệt hại và cộng các khoản bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên. 3.2.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ: Khi thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau: Bảng phân bổ tiền lương, Bảng kê bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn tính vào chi phí. Các chứng từ được luân chuyển theo sơ đồ sau: Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Giám đốc Nhận: Bảng tính lương Lập:Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào chi phí Bảng tổng hợp tiền lương của công ty Kiểm tra vào ký duyệt: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào chi phí Bảng tổng hợp tiền lương của công ty Kế toán tiền lương Ký duyệt Bảng tổng hợp tiền lương của công ty Ghi sổ kế toán Kế toán thanh toán Thanh toán tiền lương Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 8 Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương 3.2.3. Các tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 334 - “Phải trả người lao động”: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của công ty về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản 338 - “Phải trả, phải nộp khác”: dùng để phản ánh tình hình thanh toác các khoản phải trả và phải nộp khác ngoài các khoản đã phản ánh ở các tài khoản thanh toán nợ phải trả (từ Tài khoản 331 đến Tài khoản 337) như tình hình trích nộp và sử dụng kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; tình hình giá trị thừa chừ xử lý,; về doanh thu chưa thực hiện; về các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; khoản phải trả về cổ phần hóa doanh nghiệp và các khoản phải trả khác,… Kế toán công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: Tài khoản 3382 - “Kinh phí công đoàn”: phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn tại công ty. Tài khoản 3383 - “Bảo hiểm xã hội”: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội tại công ty Tài khoản 3384 - “Bảo hiểm y tế”: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế tại công ty. Quy trình ghi sổ kế toán phần hành lương và các khoản trích theo lương được khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê số 5 Báo cáo tài chính Nhật ký - Chứng từ số 7 Nhật ký - Chứng từ số 10 Sổ Cái tài