Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC

lượng lao động tăng trung bình là 7 người, tương đương 8% so với năm 2007; thu nhập bình quân năm người lao động giảm nhẹ, khoảng 1.38 triệu đồng/năm, tương đương 3% so với năm 2007. Chỉ tiêu hệ số tài trợ vốn chủ sở hữu qua cả 3 năm đều dưới 20%, điều này chứng tỏ Công ty thiếu tính tự chủ trong sử dụng vốn, nói cách khác là mức độ độc lập về tài chính của doanh nghiệp chưa cao, nguồn vốn đa phần là vốn đi vay và chiếm dụng. Tuy vậy, xét trên quy mô vốn và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp là Công ty lắp đặt thì hệ số này tương đối ổn định qua các năm, tăng nhẹ trong năm 2008 là dấu hiệu khá khả quan. Hệ số tài trợ TSDH từ Vốn CSH có nhiều biến động do tình hình khó khăn, Công ty hạn chế các khoản đầu tư dài hạn trong năm 2008. Hệ số này tăng tới 73% trong năm 2007 nhưng lại giảm 2% trong năm 2008. Chỉ tiêu hệ số thanh toán tổng hợp trong cả 3 năm đều ổn định ở mức 1,2, doanh nghiệp thừa khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả, là nhân tố làm tăng tính tự chủ trong hoạt động tài chính, góp phần thúc đầy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển. Hệ số LNST/doanh thu (chỉ tiêu ROS) có chiều hướng giảm qua các năm. Chỉ tiêu này của năm 2007 giảm 21% so với năm 2006 chứng tỏ hiệu quả tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp chưa tốt, một phần cũng là do các chi phí đầu vào tăng. Đến năm 2008, chỉ tiêu này giảm mạnh tới 48% so với năm 2007 mà nguyên nhân chủ yếu là do sự biến động của nền kinh tế trong nước làm gia tăng các khoản chi phí của doanh nghiệp, dẫn tới mức độ kiểm soát đối với chi phí của Công ty giảm. Qua một số phân tích khái quát, cho thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp là tương đối khả quan. Đặc biệt trong tình trạng khó khăn của nền kinh tế, Công ty vẫn đạt mức độ tăng doanh thu, ổn định việc làm cho cán bộ nhân viên trong Công ty. Điều này chứng tỏ sự nỗ lực vượt bậc về tài chính và sự chủ động khắc phục, giải quyết khó khăn của Công ty. Ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh chính, Công ty còn tham gia hoạt động đầu tư từ các nhà máy. Hiện tại Công ty đang đầu tư góp vốn vào: nhà máy bia Phương Nam- Công ty Cổ phần Hoàng Quỳnh tại TP. Hồ Chí Minh; nhà máy Bao bì Hải Phòng; Tổng Công ty Bia-Rượu-NGK Hà Nội; Như vậy, có thể nói Công ty DKNEC đã có những bước phát triển không ngừng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong giai đoạn nền kinh tế trong nước và thế giới đang có nhiều biến động, Công ty vẫn tiếp tục vượt qua khó khăn thử thách, nắm bắt cơ hội để khẳng định mình trong lĩnh vực điện- tự động hóa. 1.3. Đặc điểm hoạt tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Do là một Công ty có tư cách pháp nhân, tổ chức hạch toán độc lập và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của mình trong khuôn khổ nguồn vốn kinh doanh. Vì thế, Công ty cần tổ chức bộ máy quản lý thích hợp nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra. Để đảm bảo đạt hiệu quả cao cũng như tính khoa học trong hoạt động quản lý, bộ máy quản lý của Công ty DKNEC được tổ chức theo kiểu trực tuyến thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty DKNEC TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH – KINH DOANH doaDOANH PHÒNG THIẾT KẾ KỸ THUẬT PHÒNG DỰ ÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH TRUNG TÂM GIẢI PHÁP PHẦN MỀM Đứng đầu Bộ máy quản lý là Ban Giám đốc Công ty gồm có Tổng Giám đốc và 2 Phó Giám đốc: Tổng Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi cã quyÒn cao nhÊt vµ còng ®ång thêi lµ ng­êi chÞu mäi tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, trực tiếp đưa ra các quyết định quan trọng cuối cùng của Công ty như về mặt tổ chức quản lý, chiến lược kinh doanh, quyết định đầu tư, hợp tác, chế độ kế toán áp dụng trong Công ty, phô tr¸ch chuyªn s©u vÒ tæ chøc, lao ®éng, kü thuËt, Phã gi¸m ®èc tài chính - kinh doanh và Phó Giám đốc kỹ thuật: lµ ng­êi hç trî trực tiếp cho gi¸m ®èc, chịu tr¸ch nhiệm chÝnh trong phạm vi quản lý của mình. Các phó giám đốc có trách nhiệm quản lý cũng như chủ động đề ra những phương án sản xuất kinh doanh, chỉ đạo kỹ thuật tới các phòng ban theo quy định của Công ty. Trực thuộc Ban Giám đốc là các phòng ban với các chức năng, nhiệm vụ riêng. Hiện tại, Công ty có 5 phòng ban bao gồm: Phòng Thiết kế-Kỹ thuật, Phòng Dự án, Phòng Hành chính-Kế toán, Phòng Kinh doanh, Trung tâm giải pháp phần mềm. Mỗi phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng trực tiếp dưới sự quản lý của Ban Giám đốc Công ty, phụ trách giám sát điều hành mọi hoạt động và quản lý nhân viên trong phòng ban của mình. Chức năng của các phòng ban trong Công ty được khái quát như sau: Phòng Kỹ Thuật: Là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Công ty. Hiện nay phòng có đội ngũ kỹ thuật giỏi, có tính chuyên nghiệp cao. Phòng chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt kỹ thuật cho các dự án, hợp đồng. Các kỹ sư đảm nhiệm việc thiết kế các sơ đồ kỹ thuật phục vụ cho các dự án, hợp đồng cần hoàn thành; sau đó phối hợp cùng các bộ phận khác trong Công ty triển khai, tiến hành lắp đặt các công trình và nghiệm thu kỹ thuật cũng như chịu trách nhiệm bảo hành sau khi kết thúc công trình. Phòng Dự Án: Có nhiệm vụ lập, quản lý dự án, tham gia dự thầu. Theo các bản thiết kế của phòng kỹ thuật, Phòng dự án trực tiếp tìm hiểu, lựa chọn nguồn nguyên vật liệu để cung cấp cho các công trình; đưa ra các dự toán chi phí cũng như doanh thu, lợi nhuận sẽ đạt được; dự báo các rủi ro có thể xảy ra và các phương án dự phòng; Phòng kinh doanh: Giữ một nhiệm vụ rất quan trọng là tìm kiếm và mở rộng thị trường, trực tiếp giới thiệu các sản phẩm Công ty kinh doanh tới các doanh nghiệp đang có nhu cầu. Theo đó, Phòng Kinh doanh còn có trách nhiệm quản lý Showroom của Công ty – nơi trưng bày và bán các sản phẩm, thiết bị được nhập từ các hãng có uy tín trong và ngoài nước. Phòng Hành Chính-Kế toán được phân thành hai bộ phận: + Bộ phận Hành chính nhân sự: thực hiện tất cả các công việc liên quan đến công tác hành chính trong Công ty như: quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, thực hiện đầy đủ, chính xác các thủ tục, giấy phép, đơn từ, phối hợp với các phòng ban tìm kiếm, tuyển dụng, quản lý nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng và phù hợp với Công ty. + Bộ phận Kế toán: thực hiện chức năng quản lý về mặt tài chính của toàn Công ty; tổ chức hạch toán kế toán; thu thập và quản lý lưu trữ các chứng từ, hợp đồng đã ký của phòng Dự án; quản lý mọi hoạt động tài chính trong Công ty; lập báo cáo kết qủa kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo yêu cầu của Cơ quan thuế quản lý. Bên cạnh đó, phòng có nhiệm vụ cung cấp các thông tin, báo cáo tình hình tài chính theo yêu cầu để Ban giám đốc lên kế hoạch và đưa ra các quyết định hợp lý, đúng đắn, kịp thời, Trung tâm giải pháp phần mềm: đảm nhiệm việc mang đến các sản phẩm phần mềm tự động hóa hiện đại và ưu việt cho hệ thống điều khiển tự động hóa tại các tại các công trình Nhà máy Bia-NGK mà Công ty đang thực hiện. Có thể nói đây là bộ phận quan trọng không thể tách rời của Công ty. Với 12 thạc sỹ, kỹ sư chuyên nghiệp và đầy sáng tạo, Trung tâm giải pháp phần mềm của Công ty DKNEC không chỉ đóng góp vào thành công của Công ty mà góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của ngành Tự động hóa còn non trẻ ở nước ta. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, lắp đặt - Tổ chức sản xuất, lắp đặt Giám đốc Nhà máy Chế tạo Lắp ráp Cơ khí Tự động hóa và đội trưởng các đội thi công chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành, đôn đốc các đội thi công dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty. Các đội thi công ngoài việc sản xuất, cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ còn có nhiệm vụ cung cấp thông tin, báo cáo tình hình hoạt động của đội lên cấp trên, đồng thời phối hợp với các phòng ban chức năng khác để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay Công ty có 8 đội thi công với đội ngũ 15 kỹ sư nhiều kinh nghiệm, 40 công nhân có tay nghề cao thạo việc, có tiềm năng Bên cạnh đó, do đặc tính của công việc và để phù hợp với sự linh động của các công trình lớn nhỏ khắp mọi miền đất nước, Công ty còn có đội ngũ cộng tác viên trên nhiều lĩnh vực ở cả ba miền: Bắc, Trung, Nam. Tất cả như một sự đảm bảo cho sự hoạt động liên tục, phát triển bền vững của Công ty, cũng như việc đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của thị trường đề ra. Phương thức tổ chức hoạt động sản xuất, lắp đặt của Công ty có thể được khái quát bằng sơ đồ sau : Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty DKNEC TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY CHẾ TẠO LẮP RÁP CƠ KHÍ TỰ ĐỘNG HÓA ĐỘI THI CÔNG SỐ 1 ĐỘI THI CÔNG SỐ 2 ĐỘI THI CÔNG SỐ 3 ĐỘI THI CÔNG SỐ 4 ĐỘI THI CÔNG SỐ 5 ĐỘI THI CÔNG SỐ 6 ĐỘI THI CÔNG SỐ 8 ĐỘI THI CÔNG SỐ 7 - Quy trình sản xuất, lắp đặt Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ quy trình sản xuất lắp đặt Nhận thầu Tổ chức thực hiện lắp đặt Hoàn thành nghiệm thu Bàn giao công trình Hoạt động lắp đặt là một ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt mang tÝnh chÊt c«ng nghiÖp cã ®Æc ®iÓm kh¸c víi ngµnh s¶n xuÊt kh¸c. VÒ tæ chøc s¶n xuÊt lắp đặt th× ph­¬ng thøc nhËn thÇu ®· trë thµnh ph­¬ng thøc chñ yÕu. S¶n phÈm cña c«ng ty lµ kh«ng di chuyÓn ®­îc mµ cè ®Þnh tại các công trình. §¨c ®iÓm nµy buéc Công ty ph¶i di chuyÓn m¸y mãc, vật tư, thiÕt bÞ, nh©n c«ng tíi n¬i tæ chøc s¶n xuÊt lắp đặt. Quá trình nhận thầu hay còn gọi là công tác chuẩn bị ban đầu bao gồm ký hợp đồng sau khi nhận thông báo trúng thầu với chủ đầu tư. Sau đó lên dự toán và thiết kế các sơ đồ kỹ thuật. Dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, tiến hành nhập các máy móc, thiết bị cần thiết, đạt tiêu chuẩn theo dự toán và bản vẽ để tập kết tại chân công trình. Trong quá trình tổ chức thực hiện thi công lắp đặt tại công trình luôn ph¶i so s¸nh víi dù to¸n và sơ đồ thiết kế, lÊy đó lµm th­íc ®o. Lượng tiªu thô ®­îc x©y dùng theo gi¸ dù to¸n hoÆc gi¸ tho¶ thuËn víi chñ ®Çu t­. Quá trình tổ chức thực hiện sản xuất lắp đặt bao gồm nhập vật tư hoặc chế tạo, sản xuất thiết bị để chuyển đến công trình, lựa chọn và tập hợp nhân công lắp đặt hệ thống. Sau khi hoàn thành quá trình lắp đặt theo hợp đồng đã thỏa thuận, khi hệ thống hoạt động đạt tiêu chuẩn đã đề ra, hai bên tiến hành nghiệm thu và Công ty bàn giao lại hệ thống lắp đặt cho đơn vị sử dụng. Do đặc thù là công ty lắp đặt các hệ thống điện tự động hóa, các sản phẩm lắp đặt của Công ty đều phải được bảo hành sau lắp đặt. Cũng vì thế mà sản phẩm lắp đặt của Công ty luôn phải đảm bảo chất lượng tốt để đảm bảo uy tín và tránh việc hư hỏng của thiết bị trong thời gian bảo hành. PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN ĐO LƯỜNG TỰ ĐỘNG HOÁ DKNEC 2.1. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tư động hóa DKNEC Vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với điều kiện cụ thể tại doanh nghiệp về mặt tổ chức, quy mô hoạt động kinh doanh, sự phân cấp quản lý, Do đó, việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán nào (tập trung hay phân cấp) đều xuất phát từ yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Tại Công ty DKNEC, công tác kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, mọi công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty, từ việc thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán mà Công ty nắm được toàn bộ thông tin để từ đó đánh giá, cung cấp kịp thời các thông tin tài chính cho Ban Giám đốc. Ngoài ra, hình thức này còn là điều kiện thuận lợi cho việc xử lý thông tin trên máy tính và mọi nhân viên kế toán đều được điều hành trực tiếp từ kế toán trưởng. Hiện tại, Phòng Kế toán của Công ty có 8 nhân viên đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau, tuy vậy mỗi người có thể kiêm nhiệm hai hay nhiều công việc kế toán khác nhau bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn Công ty. Cơ cấu và phân công lao động kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty DKNEC Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán lương, TM Kế toán Ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán CP- Giá thành Kế toán TSCĐ-VL CCDC Kế toán tổng hợp Do nhận rõ được tầm quan trọng của công tác kế toán nên vấn đề nhân sự của phòng kế toán luôn được Ban Giám đốc Công ty xem xét kĩ lưỡng cũng như quyết định thận trọng trong tuyển dụng. Vì vậy, các nhân viên Phòng Kế toán của Công ty đều là những người có năng lực, được đào tạo chuyên ngành và bài bản. Trong đó chức năng, nhiệm vụ của mỗi người như sau: Kế toán trưởng : + Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ phụ trách chung, đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ kế toán do nhà nước ban hành. + Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như mọi hoạt động khác của Công ty liên quan tới công tác kế toán- tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. + Là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo. + Tổ chức trình tự luân chuyển chứng từ, công tác kế toán, thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ quản lý tài chính của Công ty. Kế toán Tổng hợp : + Kiểm tra tổng hợp các chứng từ, số liệu báo cáo của các kế toán bộ phận, lên toàn bộ các Bảng kê có liên quan, vào sổ tổng hợp, + Lên các báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm nộp lên các cơ quan cấp trên theo đúng quy định, + Lên báo cáo tài chính cuối năm theo đúng quy định nộp cho các cơ quan có thẩm quyền, + Thực hiện công tác kế toán tổng hợp để trình lên kế toán trưởng khi có nhu cầu thu thập thông tin. Kế toán Công nợ : + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ trước khi thanh toán. + Theo dõi các khoản công nợ với người bán, + Kiểm tra các dự toán thanh quyết toán các công trình và hạng mục công trình đảm bảo nguyên tắc, thủ tục theo đúng quy định của nhà nước, + Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, giá trị từng hợp đồng cũng như thời gian, tiến độ thanh toán của từng khách hàng, từng công trình. Kế toán Ngân hàng: + Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ, theo dõi từng lần nhận nợ, định kỳ tính toán các khoản lãi vay phải trả ngân hàng, các món đáo hạn vay và lên kế hoạch trả nợ từng món vay tại từng ngân hàng, + Thực hiện các giao dịch thanh toán, nhận nợ, bảo lãnh, chuyển tiền và các hoạt động khác liên quan đến giao dịch ngân hàng, làm các thủ tục vay vốn ngân hàng. Kế toán tiền lương và tiền mặt: + H¹ch to¸n vµ kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn quü l­¬ng, lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng, thanh to¸n b¶o hiÓm x· héi, tiÒn th­ëng, phân bổ tÝnh to¸n l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho c¸n bé nh©n viªn trong C«ng ty, + Theo dõi các khoản tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán tiền tạm ứng đi công tác với các cán bộ nhân viên trong Công ty, + Theo dõi chi tiết các khoản thu chi, vào sổ quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu định kỳ với thủ quỹ, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: + Tập hợp theo dõi tổng quát tất cả các khoản chi phí phát sinh trong toàn Công ty, + Tính giá thành sản phẩm xây lắp. Kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, CCDC: + Chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả các loại nguyên vật liệu, hàng tồn kho, + Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty và thực hiện kiểm kê kho Công ty định kỳ theo quy định, theo dõi nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo số liệu từ các công trình gửi về, + Theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định, tính toán khấu hao, giá trị còn lại của tài sản; định kỳ kiểm tra tình trạng của tài sản, theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn, tình hình sử dụng CCDC tại Công ty cũng như tại các công trình, Thủ quỹ: + Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thu, chi tiền, + Căn cứ vào chứng từ thu, chi đã được ký duyệt, thủ quỹ tiến hành thu, chi theo phiếu thu, phiếu chi, nộp và rút tiền ngân hàng, cùng với kế toán tiền mặt quản lý quỹ tiền mặt của công ty. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán và chính sách kế toán Hiện tại, Công ty DKNEC đang sử dụng hệ thống kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đặc điểm là doanh nghiệp lắp đặt, sản xuất và kinh doanh, Công ty đã vận dụng một cách linh hoạt, hợp lý, phù hợp với quy mô và đặc thù riêng biệt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2.1. Một số đặc điểm chế độ kế toán áp dụng tại Công ty DKNEC: Kỳ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng Hình thức kế toán áp dụng: trên máy, hình thức Nhật ký chung Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: giá trung bình + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ _ Giá trị hàng xuất kho trong kỳ + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: khấu hao đường thẳng Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Thanh toán định kỳ lãi vay cho bên cho vay, Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: doanh thu được theo dõi riêng biệt theo từng loại doanh thu. Trong từng loại được chi tiết theo từng khoản doanh thu nhằm phục vụ cho việc xác định doanh thu theo yêu cầu quản lý hoạt động SXKD của doanh nghiệp. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, được chi tiết theo từng đối tượng, mỗi đối tượng lại được chi tiết theo trường hợp cụ thể sao cho phù hợp, tiện cho việc theo dõi, lập báo cáo cũng như đánh giá kết quả hoạt động trong Công ty. Có thể lấy một số ví dụ với tài khoản 112 tại Công ty như sau: hiện tại Công ty có 5 tài khoản tại năm ngân hàng để tiện cho việc giao dịch, tài khoản của doanh nghiệp được chi tiết như sau: + TK 1121-1: Tiền gửi VNĐ NH No&PTNT – CN Thăng Long + TK 1121-2: Tiền gửi VNĐ NH No&PTNT – CN Hoàng Quốc Việt + TK 1121-3: Tiền gửi VNĐ NH Sài Gòn Thương Tín + .. Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu các thiết bị điện, tự động hóa, để thuận tiện cho việc thanh toán, chuyển tiền ra nước ngoài, Công ty đã mở cả tài khoản VNĐ và USD tại một số ngân hàng, theo đó tài khoản 112 lại được chi tiết thêm thành các tiểu khoản cấp 3 – tiền gửi USD (ngoại tệ) tương ứng với từng ngân hàng như: + TK 1122-1: Tiền gửi USD NH No&PTNT – CN Thăng Long + TK 1122-2: Tiền gửi USD NH No&PTNT – CN Hoàng Quốc Việt + TK 1121-3: Tiền gửi USD NH Sài Gòn Thương Tín + Một ví dụ khác là tài khoản 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” tại Công ty. Do đặc điểm là doanh nghiệp vừa sản xuất, lắp đặt và thương mại, tài khoản 511 được áp dụng chi tiết với các tiểu khoản để theo dõi doanh thu từng mảng hàng hóa dịch vụ của Công ty: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5118: Doanh thu khác. Tuy nhiên do chưa tìm ra phương pháp hạch toán, phân bổ hợp lý nên tài khoản 632- “Giá vốn hàng bán” tại công ty không được chi tiết theo từng mảng hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty cũng không sử dụng tài khoản 413- “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”, tài khoản 159- các khoản dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho, 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hình thức kế toán Hình thức kế toán Công ty DKNEC đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung trên kế toán máy. Tuy hình thức này có nhược điểm là ghi trùng sổ sách, nhưng với quy mô vừa của doanh nghiệp, hình thức này là phù hợp bởi dễ theo dõi, gọn nhẹ, tiện sử dụng trên phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng. Hình thức Nhật ký chung Công ty áp dụng gồm có các loại sổ kế toán sau đây: Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt: Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được theo dõi một cách chặt chẽ, khoa học phù hợp với đặc điểm phát sinh nghiệp vụ thì ngoài sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng: + Sổ Nhật ký thu tiền + Sổ Nhật ký chi tiền + Sổ Nhật ký mua hàng: chi tiết mua trong nước và nhập khẩu + Sổ Nhật ký bán hàng Sổ Cái: Được mở chi tiết cho các TK 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 152, 154, 331, 338, 333, 511, 632, 642, 711, 811, 911,. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, Công ty mở một số sổ và thẻ kế toán chi tiết như sau: Sổ tài sản cố định; Sổ chi phí kinh doanh; Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Hàng ngày bộ máy kế toán của Công ty đã giải quyết nhanh chóng, chính xác và khoa học công việc kế toán của Công ty. Ta có thể thấy rõ hơn trình tự hạch toán của Công ty qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự Hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty DKNEC Chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết Sổ NKC Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi Hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu: 2.2.4. Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán Cuối kỳ kế toán, kế toán viên tiến hành lập báo cáo tài chính phản ánh trung thực và chính xác hoạt động kinh doanh trong kỳ của Công ty theo mẫu ban hành của Bộ Tài chính, bao gồm : - Bảng Cân đối kế toán Mẫu số B01-DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DNN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN - Bảng Cân đối tài khoản Mẫu số F01-DNN Kỳ lập báo cáo tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Công ty phải lập báo cáo tài chính năm và gửi cho cơ quan thuế, nơi đăng ký kinh doanh và cơ quan thống kê chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán 2.3.1. Đặc điểm Kế toán phần hành vốn bằng tiền 2.3.1.1. Các chứng từ và tài khoản sử dụng: Các chứng từ chủ yếu Công ty sử dụng trong kế toán phần hành tiền mặt và TGNH: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán cùng với hóa đơn mua, bán hàng, Giấy báo nợ, báo có, sổ phụ ngân hàng, giấy nộp tiền vào ngân hàng, Trong phần hành này thì Công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 111- Tiền mặt: Dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tại quỹ tiền mặt của Công ty Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty tại các ngân hàng. 2.3.1.2. Thủ tục lập, trình tự luân chuyển chứng từ vốn bằng tiền Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập phiếu thu, phiếu chi. Phiếu thu, chi kế toán được lập thành 2 hoặc 3 liên tùy từng trường hợp, thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu, 1 liên giao cho người nộp hoặc nhận tiền (nếu có). Cuối ngày, kế toán tập hợp toµn bé các phiÕu thu, chi vµ chøng tõ gèc để ghi Sổ quỹ tiền mặt, Sổ Nhật kí thu, chi tiền mặt; đồng thời vào sổ Tổng hợp phát sinh. Cuối ngày hay định kỳ tùy vào mật độ phát sinh, căn cứ vào sổ phụ, giấy báo nợ, báo có, của Ngân hàng, kế toán vào Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ Nhật ký thu, chi tiền gửi ngân hàng. Sau đó đối chiếu từ Nhật ký thu, chi tiền với sổ Tổng hợp phát sinh TK 111, 112 khớp số liệu với nhau và tiến hành ghi Sổ Cái, từ Sổ Cái kế toán lập bảng cân đối phát sinh và căn cứ vào đó để lập báo cáo tài chính. Có thể khái quát quy trình trên qua sơ đồ sau: Sổ Cái TK 111,112 Chứng từ gốc Nhật ký thu/ chi tiền Bảng cân đối PS Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ của Kế toán phần hành vốn bằng tiền Tổng hợp PS 111,112 2.3.1.3. Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền tại Công ty C«ng ty DKNEC sö dông ®¬n vÞ tiÒn tÖ thèng nhÊt lµ ViÖt Nam §ång (VN§). Khi h¹ch to¸n c«ng t¸c chuyÓn ®æi c¸c ®ång tiÒn kh¸c ph¶i theo tû gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n liªn ng©n hµng do ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam th«ng b¸o t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô. TiÒn mÆt cña c«ng ty ®­îc tËp trung t¹i quü. Mäi nghiÖp vô cã liªn quan ®Õn thu, chi tiÒn mÆt, qu¶n lý vµ b¶o qu¶n tiÒn mÆt thñ quü chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn. 2.3.2. Đặc điểm kế toán hạch toán chi phí bán hàng Hiện tại, chi phí bán hàng của Công ty thường bao gồm các khoản chi phí sau : Chi phí bảo hành sản phẩm: sản phẩm của Công ty DKNEC là những hàng hóa có hàm lượng công nghệ cao vì vậy chi phí bảo hành sản phẩm cũng chiếm một phần quan trọng trong chi phí bán hàng của Công ty. Bảo hành tốt hàng hóa sẽ giúp đảm bảo uy tín của Công ty đối với các bạn hàng , từ đó nhằm tăng lượng khách hàng đến với Công ty. Việc bảo hành sản phẩm của Công ty thường được tính , trích cho từng hợp đồng cụ thể và chỉ ghi nhận vào chi phí bán hàng khi thực sự phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bảo hành sản phẩm của Công ty. Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các dịch vụ liên quan đến bán hàng khác như : chi phí thuê xe vận chuyển vật tư, thiết bị sửa chữa đến cho