Đề tài Thực trạng và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền của công ty Viet Invest

ết đối với một DN. Đặc biệt đối với CÔNG TY CP Viet Invest, là một CÔNG TY hoạt động trong nghành xây dựng cần sử dụng một lượng lớn lao động nên đây là vấn đề quan tâm hàng đầu của CÔNG TY. Khi nói về lao động bao giờ cũng có 2 mặt chất lượng và số lượng. Nguồn lao động của CÔNG TY qua 2 năm được thể hiện trong bảng dưới đây: Bảng 1: Tình hình lao động của CÔNG TY qua 2 năm 2009-2010 (ĐVT : Người) Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 20010 Năm 2010/2009 SL % SL % SL (+/-) % Tổng số lao động 258 100 348 100 90 34,88 1. Phân theo giới tính Lao động nam 199 77,13 276 79,31 77 38,69 Lao động nữ 59 22,87 72 20,69 13 22,03 2. Phân theo trình độ Đại học 8 3,10 12 3,45 4 50 Cao đẳng. trung cấp 40 15,50 58 16,70 18 45 Phổ thông 210 81,40 278 79,89 68 32,38 3.Phân theo tính chất lao động Gián tiếp 27 10,47 35 10,06 8 29,63 Trực tiếp 231 89,53 313 89,94 82 35,50 (Nguồn:Phòng kế toán tài vụ ) Nhận xét: Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy tổng số lao LĐ của năm 2010 so với năm 2009 tăng 1 lượng đáng kể là 90 người tương ứng là 34,88 %. Đây là kết quả của quá trình mở rộng quy mô hoạt động, liên tiếp trúng thầu nhiều công trình xây dựng của CÔNG TY. - Về giới tính: LĐ nam và LĐ nữ có sự chênh lệch khá lớn. Kể cả 2 năm LĐ nam đều chiếm trên 70% và LĐ nữ chỉ chiếm dưới 30% .Nó thể thể hiện bản chất đặc thù của nghành xây dựng - LĐ chủ yếu là LĐ chân tay. LĐ nam và LĐ nữ đều tăng, cụ thể là: LĐ nam tăng 77 người tương ứng là 38,69% và LĐ nữ tăng 13 người tương ứng là 22,03%. Ta thấy tỉ lệ LĐ nam tăng nhiều hơn LĐ nữ, điều này càng chứng tỏ CÔNG TY hoạt động trong nghành xây dựng nên cần lao động chân tay. -Về trình độ: Với tính chất của nghành nên LĐ chủ yếu là LĐ phổ thông. Nhưng nhìn chung số LĐ có trình độ, bằng cấp tăng với tỉ lệ nhanh hơn LĐ phổ thông. Điều này chứng tỏ rằng số lượng LĐ của CÔNG TY ngày càng tăng không chỉ về số lượng mà cả chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của CÔNG TY. - Về tính chất LĐ: LĐ trực tiếp chiếm tỉ trọng chủ yếu trong tổng số LĐ, năm 2008 số lượng LĐ này chiếm 89,53% trong tổng số LĐ và năm 2009 cũng chiếm với tỉ lệ tương đương là 89,94%. Điều này cũng thể hiện bản chất đặc trưng của nghành xây dựng. Qua 2 năm LĐ trực tiếp cũng như LĐ gián tiếp đều tăng, trong đó LĐ trực tiếp tăng 82 người tương ứng là 35,5%; LĐ gián tiếp tăng 8 người tương ứng là 29,63%. Ta thấy LĐ trực tiếp tăng với tỉ lệ cao hơn LĐ gián tiếp cũng là đặc thù của CÔNG TY “có thể ít thầy nhưng không thể ít thợ”. Như vậy qua 2 năm 2009,2010 số lượng và chất lượng LĐ của CÔNG TY ngày càng tăng với tỉ lệ khá lớn. Thể hiện được khâu tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng các bộ công nhân viên đang được lãnh đạo CÔNG TY chú trọng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động SXKD của CÔNG TY. Các hoạt động kinh doanh nhà đất năm 2010 của công ty đã có nhiều cố gắng và đạt được một số chỉ tiêu, kết quả nhất định. Cụ thể của năm 2010 so với năm 2009 : Bảng 2: 1. Giá trị sản lượng - Tổng doanh thu - Số lượng hàng hoá thực hiện - số lương hàng hoá bán được Năm 2010 11.027.232.000 10.207.312.000 10.895.611.000 So với năm 2009 244 % 248 % 297 % 2. Tài chính - Lãi thực hiện - Các khoản nộp ngân sách, trong đó: + Thuế VAT + Thuế thu nhập + Thuế vốn - Các khoản nộp khác + BHXH + BHYT 52.000.000 456.709.000 245.705.000 10.000.000 6.934.000 197.070.000 156.000.000 26.900.000 520 % 517 % 3. Lao động tiền lương - Tổng số lao động trong danh sách - Tổng số lao động thực tế làm việc - Thu nhập bình quân đầu người 248 177 810.000/ng/thang 123 % 157 % Qua số liệu 2 năm, năm 2010 so với năm 2009 ta thấy quy mô hoạt kinh doanh của năm 2010 được mở rộng đáng kể, cụ thể: doanh thu tăng gấp 2 lần so với năm2009 điều này chứng tỏ công ty có những nguồn hàng ổn định và tổ chức tốt công tác bán hàng và mua hàng, áp dụng tiến bộ KHKT cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng phù hợp với thị hiếu của khách hàng. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty. - Đứng đầu công ty là giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, trước tập thể cán bộ CNVC của công ty về việc tồn tại và phát triển cũng như các hoạt động ký kết hợp đồng thế chấp, vay vốn, tuyển dụng nhân viên, bố trí, sắp xếp lao động. Giám đốc công ty có quyền tổ chức bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty. - Phòng kế hoạch vật tư làm tham mưu cho GĐ về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, duyệt kế hoạch với cấp trên, đề xuất các biện pháp tổ chức thực hiện thắng lợi. - Phòng kế toán, tài chính: tham mưu cho GĐ quản lý các mặt công tác tài chính, sử dụng nguồn vốn và khai thác khả năng vốn của công ty đạt hiệu quả cao, biện pháp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp đối với nhà nước và luôn luôn chủ động chăm lo bằng mọi biện pháp để có đủ vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh. - Phòng kỹ thuật - KCS tham mưu cho GĐ trong công tác xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật cao, các sản phẩm chất lượng năng xuất lao động, hạ giá thành hợp lý hoá kinh tế, cải tiến kỹ thuật và quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, duy trì và từng bước nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng để đủ sức cạnh tranh với các thành phần kinh tế khác. - Phòng nhân chính: làm công tác hành chính, tổ chức cán bộ, lập các phương án về tổ phù hợp với từng giai đoạn sử dụng lao động, cân đối lao động, phục vụ kinh doanh, tham mưu về thực hiện các chế độ chính sách, xã hội đối với công nhân viên, xây dựng và ban hành kịp thời các quy chế trên mọi lĩnh vực kinh doanh của công ty phù hợp với từng thời kỳ và phù hợp với chế độ chính sách của nhà nước. Sơ đồ bộ máy quản lý tổ chức của công ty CP Viet Invest Giám đốc Phòng kế hoạch vật tư Phòng kế toán, tài chính Văn phòng Phòng kỹ thuật Phòng nhân chính P. Tài vụ 1.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán Hình thức kế toán Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống tình hình biến động tài sản và nguồn vốn của CÔNG TY. Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, chế độ phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Để đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, CÔNG TY đã tổ chức bộ máy kế toán 1 cách hợp lý nhất. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Thủ quỹ Kế toán các đội Kế toán vốn bằng tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ♦ Kế toán trưởng: Có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong DN, tổ chức hướng dẫn và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán nội bộ, tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ, tài liệu. ♦ Thủ quỹ : Là người quản lý tiền mặt, trực tiếp thu chi tiền mặt theo các chứng từ hợp lệ của DN, chịu trách nhiệm bảo vệ và báo cáo lượng quỹ tồn trong ngày cho kế toán trưởng. ♦ Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác sự biến động của các loại vốn bằng tiền, thương xuyên đối chiếu với phần hành liên quan. ♦ Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và tình hình thanh toán với tất cả khách hàng cộng thêm cả phần công nợ phải trả. ♦ Kế toán các đội: tùy theo năng lực và đặc điểm kinh doanh của của từng đội mà sẽ được bố trí từ 1-3 kế toán viên có nhiện vụ theo dõi và phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị mình. Cuối mỗi tháng, quý, năm phải quyết toán với cấp trên. 1.1.4. Hình thức sổ kế toán. Diễn giải sơ đồ: - Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếpvào các NKCT hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi căn cứ vào các Bảng kê và NKCT có liên quan. - Đối với các NKCT được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào NKCT. - Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT từ ghi trực tiếp vào sổ cái. - Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc các thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng TK để đối chiếu với sổ cái. - Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NKCT, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán trên máy vi tính. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Phần mềm kế toán Máy vi tính Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, máy tính là một công cụ đắc lực giúp các CÔNG TY giảm thiểu tối đa thời gian, tiết kiệm được nhiều khoản chi phí. Đặc biệt, các chương trình phần mềm kế toán đã làm cho công việc của những nhân viên kế toán trở nên đơn giản nhưng lại hiệu quả hơn rất nhiều so với kế toán thủ công. Vì vậy CÔNG TY đã sử dụng phần mềm kế toán unesco accounting theo trình tự luân chuyển như sau: Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được tiến hành như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. 1.2. NỘI DUNG HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Vốn bằng tiền là một loại vốn có tính lưu động nhah chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất. Vốn bằng tiền bao gồm: - Tiền mặt: TK 111 - Tiền gửi ngân hàng: TK 112 - Tiền đang chuyển: TK 113 Vốn bằng tiền là loại vốn được xác định có nhiều ưu điểm nhưng đây cũng là lĩnh vực mà kế toán thường mắc thiếu sót và để xảy ra tiêu cực cho nên cần phải tổ chức quản lý chặt chẽ và có hiệu quả loại vốn này. 1.2.1. Nguyên tắc về kế toán vốn bằng tiền các nghiệp vụ thanh toán, vay ngân hàng * Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ: - Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định và chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước. - Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại vốn bằng tiền của đơn vị hàng ngày. - Kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt nam. - Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại vốn bằng tiền, ngoại tệ. * Hạch toán nguồn vốn tín dụng phải cần thuân thủ các nguyên tắc sau: - Mọi khoản vay ngoại tệ phải được phản ánh theo nguyên tắc tiền tệ và đồng Việt Nam. Trường hợp vay bằng vàng bạc, đá quý phải được phản ánh chi tiết theo từng loại về số lượng và giá trị. - Mọi khoản vay phải được theo dõi chi tiết theo các hình thức vay, vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn hoặc các đối tượng khác. Trong từng hình thức vay phải theo dõi cho từng loại vay. 1.2.2. Quá trình hạch toán nghiệp vụ * Kế toán vốn bằng tiền và tiền vay Vốn bằng tiền là một phần của vốn lưu động và vốn khác bao gồm: Tiền mặt: TK 111 Tiền gửi ngân hàng: TK 112 Tiền đang chuyển: TK 113 Quá trình hạch toán TK 112 được phản ánh dưới sơ đồ sau: Nguồn vốn tín dụng bao gồm + Vay ngắn hạn ngân hàng: TK 311, là loại tiền vay thời hạn không quá 9 tháng kể từ lúc nhận tiền vay đến lúc trả. Mức lãi tiền vay phải căn cứ vào các quy định của ngân hàng Nhà nước. Mọi khoản vay ngân hàng phải được phản ánh riêng biệt các khoản vay khác nhau. + Vay đối tượng khác: TK 341 Mức lãi tính theo sự thoả thuận. TK 311 và TK 341 đều được ghi vào NKCT số 4. Quá trình hạch toán vốn bằng tiền và tiền vay theo hình thức NKCT được thể hiện theo sơ đồ sau: 1.2.3. Nội dung hoạch toán vốn bàng tiền của công ty CP Viet Invest Kế toán quỹ tiền mặt Trình trự hoạch toán quỹ tiền mặt Sơ đồ hoạch toán quỹ tiền mặt b.Hạch toán tiền gửi ngân hàng Giấy nộp tiền Ngày 7 tháng 2 năm 2002TK có Số: 710 A. 00023 Số tiền: 36.000.000 Người nộp: Trịnh Hoài Anh Địa chỉ: công ty CP Viet Invest Người nhận: Địa chỉ: Nộp tại: Ngân hàng công thương Đống Đa Nội dung nộp: Trả nợ gửi Bằng chữ: Ba mươi sáu triệu đồng chẵn. Ngân hàng B gửi ngày 12/2 Trả tiền 14/2/2002 Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Kiểm soát (Ký, họ tên) Giấy nộp tiền Ngày 7 tháng 2 năm 2002TK có Số: 710 A. 00023 Số tiền: 36.000.000 Người nộp: Trịnh Hoài Anh Địa chỉ: công ty CP Viet Invest Người nhận: Địa chỉ: Nộp tại: Ngân hàng công thương Đống Đa Nội dung nộp: Trả nợ gửi Bằng chữ: Ba mươi sáu triệu đồng chẵn. Ngân hàng B gửi ngày 12/2 Trả tiền 14/2/2002 Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Kiểm soát (Ký, họ tên) Uỷ nhiệm chi Ngày 14 tháng 2 năm 2002 TK Nợ: 011B.00023 TK Có: 710A.00023 Số tiền bằng số: 36000000 36.000.000 Tên đơn vị trả tiền: Ngân hàng Công thương Đống Đa Số TK: 011B.00023 Tại : NHCT Đống Đa Tên người nhận: công ty CP Viet Invest Bằng chữ: Ba mươi sáu triệu đồng chẵn Đơn vị trả tiền Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngân hàng A Ghi rõ 12/2/2000 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngân hàng B Ghi rõ 14/2/2002 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phiếu chuyển khoản Nợ: 011B.00023 STK: 710A.00023 Có: STK: 011B.00023 Số tiền bằng số: 90.000.000 Ngày29/2/2000 Tên TK Nợ: Tổng Cty BCVT Việt Nam Tên TK có: Vay ngắn hạn Số tiền: Chín mươi triệu đồng Trích yếu: Thu nợ khế ước16/5/1999 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Kiểm soát (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc ngân hàng (Ký, đóng dấu) PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1. KHÁI NIỆM NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: 2.1.1. Khái niệm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm : Tiền mặt ( 111), TGNH( 112), Tiền đang chuyển (113). Cả ba loại trên đề có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả tiết kiệm và đúng mục đích. 2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao . Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển ( kể cả nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán. Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện các nghiệp vụ sau : - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có , tình hình biến động và sử dụng tiền mặt , kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt. - Phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình biến động tiền gửi, tiền đang chuyển, các loại kim khí quí và ngoại tệ, giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. 2.2. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN : Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của nhà nước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu và chi và tập trung nguồn tiền vào ngân hàng nhà nước nhằm điều hoà tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách, kế toán đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc sau: - Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lý tiền mặt. Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hàng nghiêm chỉnh các chế độ thể lệ quản lý tiền mặt của nhà nước. - Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng để hoạt động. - Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nào đều phải nộp hết vào ngân hàng trừ trường hợp ngân hàng cho phép toạ chi như các đơn vị ở xa ngân hàng nhất thiết phải thông qua thanh toán ngân hàng. Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, cho mượn tài khoản. 2.2.2. Kế toán tiền mặt. Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt tại CÔNG TY như sau: Chứng từ gốc (hoá đơn ,…) Phiếu thu Phiếu chi Sổ CT 111 Bảngkê số1 NKCT số 1 Sổ cái 111 Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt kế toán lập phiếu thu, phiếu chi. Căn cứ vào phiếu thu , phiếu chi kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 111(sổ chi tiết quỹ tiền mặt). Đồng thời thủ quỹ vào sổ quỹ. Từ phiếu thu kế toán vào bảng kê số 1, từ phiếu chi kế toán vào nhật ký chứng từ số 1. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu trên bảng kê số 1, nhật ký chứng từ số 1 để lên sổ cái tài khoản 111 đồng thời đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ và sổ chi tiết quỹ tiền mặt. Mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ. Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động của doang nhiệp và được ngân hàng thoả thuận. Để quản lý và hạch toán chính xác, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung bảo quản tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ. Thủ quỹ không được nhờ người làm thay mình. Không được kiêm nhiệm công tác kế toán, không được làm công tác tiếp liệu, mua bán vật tư hàng hoá. Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ, chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với sỗ liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhâ và kiến nghị biện pháp xử lý. Với vàng bac, đá quý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng và tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong. Có thể sử dụng mẫu sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ sau SỐ QUỸ TIỀN MẶT ( KIÊM BÁO CÁO QUỸ) Số hiệu chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Thu Chi Thu Chi .......... ............. Số dư đầu ngày FS trong ngày ................... Cộng FS Số dư cuối ngày .......... .......... ............ Ngày ... tháng ... năm Kèm theo . . . chứng từ thu. . . . chứng từ chi. Ngày . . . tháng . . .năm 2009 Thủ quỹ ký 2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp có thể và cần thiết phải gửi tiền vào ngân hàng kho bạc Nhà nước hoặc công ty tài chính để thực hiện các nghiệp thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành của pháp luật. Chứng từ để hạch toán TGNH là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi...) Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm, thông báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch (nếu có). Để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng kho bạc hoặc công ty tài chính, kế toán sử dụng TK112-TGNH *Kết cấu tài khoản 112 : - Bên Nợ : Các tài khoản tiền gửi vào ngân hàng. - Bên Có : Cá khoản tiền rút ra từ ngân hàng. - Số dư bên Nợ : Số tiền hiện còn gửi tại ngân hàng TK 112-Có 3 tài khoản cấp 2 TK 1121 : Tiền Việt Nam TK 1122-Ngoại tệ TK 1123-Vàng, bạc, lim loại quý * Phương pháp hạchv toán trên TK 112-TGNH : cũng tương tự như đối với TK 111-Tiền mặt. Đồng thời cần lưu ý một số nghiệp vụ sau : - Số lợi tức gửi được hưởng : Nợ TK 111, 112 : Nếu thu tiền Nợ TK 138 : Phải thu khác-nếu chưc thu được Có TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính - Số chênh lệch số liệu trên sổ của doanh nghiệp so với số liệu của ngân hàng vào cuối tháng chưa rõ nguyên nhân : + Trường hợp số liệu của ngân hàng lớn hơn số liệu trên sổ của doanh nghiệp: Nợ TK 112-TGNH Có TK 338-Phải trả, phải nộp khác (3388) Sang tháng sau, khi xác định được nguyên nhân sẽ ghi sổ theo từng trường hợp: Nợ TK 338 : Phải trả, phải nộp khác (3388) Có TK 112-TGNH (nếu ngân hàng ghi sổ nhầm lẫn) Hoặc Có TK 511-Doanh thu bán hàng ( nếu doanh nghiệp ghi thiếu Có TK 711-Thu nhập hoạt động tài chính Có TK 721-Thu nhập bất thường + Trường hợp số liệu của ngân hàng nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán của đơn vị: Nợ TK 138-Phải thu khác (1388) Có TK 112-TGNH Sang tháng sau khi xác định được nguyên nhân ghi : Nợ TK 112 (nếu ngân hàng ghi thiếu ) Nợ TK 511, 811, 812...(nếu do doanh nghiệp ghi thừa) Có TK138 (1388) : Số thừa đã xử lý 2.2.4. Kế toán đang chuyển : Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đã làm thủ tục chuyển từ TK tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tuền VN và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau : - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng - Chuyển tiền qua bưu điện trả cho đơn vị khác - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp, khách hàng và kho bạc Nhà nước Kế toán tiền đang chuyển được thực hiện trên TK 113-Tiền đang chuyển * Kết cấu - Bên Nợ : Các khoản tiền nội tệ, ngoại tệ, séc đã nộp vào ngân hàng hoặc đã chuyển vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng - Bên Có : Số kết chuyển vào tài khoản TGNH hoặc các khoản Nợ phải trả. - Số dư bên Nợ : Các khoản tiền đang chuyển. TK này có 2 tài khoản cấp 2 : TK 1131-Tiền Việt Nam TK 1132-Ngoại tệ * Phương pháp kế toán một số các nghiệp vụ chủ yếu sau : - Thu tiền bán hàng, thu nợ khách hàng bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng (không qua quỹ) ghi : Nợ TK 113-Tiền đang chuyển Có 511-Doanh thu bán hàng Có 131-Phải thu khách hàng - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng (đến cuối tháng) : Nợ TK 113-Tiền đang chuyển Có TK 111 (1111, 1112)-Tiền mặt - Làm thủ tục chuyển tiền từ TK ở ngân hàng để trả cho chủ nợ, cuối tháng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Nợ TK 113-Tiền đang chuyển Có TK 112-TGNH -Khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng séc, doanh nghiệp đã nộp séc vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có : Nợ TK 113- Tiền đang chuyển Có 131-Phải thu khách hàng - Ngân hàng báo trước các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị: Nợ TK 112-TGNH Có TK 113-Tiền đang chuyển - Ngân hàng báo về số tiền đã chuyển cho người bán, người cung cấp dịch vụ, người cho vay. Nợ TK 331-Phải trả cho ngươì bán Nợ TK 311-Vay ngắn hạn Nợ TK 315-Vay dài hạn đến hạn Có TK 113-Tiền đang chuyển SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN PHẦN 3 NHẬN XÉT VÀ ÐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN CỦA CÔNG TY 3.1. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN. Công ty CP Viet Invest Kinh doanh, xây dựng nhà đất. Với qui mô lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp, địa bàn kinh doanh lại rộng, phân tán nên việc phân cấp trong kinh doanh, trong quản lý là hợp lý, có thể phát huy được nhiều ưu điểm như: Kế toán sẽ được gắn với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh của các bộ máy nhân sự ở cấp trên; đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Sự điều hành của đơn vị cấp trên thông qua sự điều chế thu, nộp tài chính và qui chế ràng buộc tài chính khác; mặt khác, bằng sự kiểm soát, thanh tra nội bộ, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, các đơn vị cấp trên đã thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình vì hiệu quả tối đa của hoạt động chung. Doanh nghiệp sử dụng hình thức nhật ký chứng từ có nhiều ưu điểm là đảm bảo tính chuyên môn hoá cao