Đề tài Thực trạng và giải pháp để hạn chế những tranh chấp khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng nông sản tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội

ác mối quan hệ với khách hàng và thị trường mới . Cụ thể : Hàng dược liệu ,gia vị xuất sang các nước Đông Nam A , Tây Nam A đạt 1.051.828 USD Gạo tẻ xuất sang Philippine đạt 222.936 USD Chè đen xuất sang Sec và Iraq đạt 317.399 USD Sang năm 2002 công ty đã khắc phục được khó khăn , đưa giá trị kim ngạch xuất khẩu nông sản tăng lên mức cao nhất trong 4 năm qua , đạt mức 2.427.315 USD chiếm tỷ trọng 52% trong kim ngạch xuất khẩu của công ty . Tuy giá trị kim ngạch xuất khẩu nông sản không tăng đều qua các năm nhưng nông sản lại là mặt hàng chủ lực của công ty , tỷ trọng xuất khẩu nông sản tăng đều qua các năm và đến năm 2002 thì nông sản chiếm 52% tỷ trọng xuất khẩu của công ty và ngay trong năm 2001 tuy kim ngạch xuất khẩu của công ty giảm sút mạnh thì xuất khẩu nông sản vẫn đạt giá trị là 1.682.486 USD chiếm tỷ trọng 56,5% kim ngạch xuất khẩu của công ty . Trong hoạt động xuất khẩu , công ty luôn xác định nông sản là một trong những mặt hàng chủ lực , đây là một mặt hàng có tiềm năng lớn , khả năng khai thác cao . Bước đầu công ty đã chuyển hướng kinh doanh hàng xuất khẩu từ thu gom sang đầu tư , liên kết thu mua , sản xuất chế biến hàng nông sản xuất khẩu như dược liệu , hạt điều ...công ty cũng đã xây dựng được mạng lưới thu mua với các vùng nguyên liệu như Hải Dương , Ninh Hiệp , Cần Thơ , Quảng Ngãi... Bảng 2 : Một số thị trường nhập khẩu nông sản chính của công ty STT Thị trường Xuất khẩu từ năm 1999 đến năm 2002 Số lượng ( MT ) Giá trị ( USD ) 1 Ân Độ 1300,741 2.093.252 2 Philippin 513,570 1.067.979 3 Hàn Quốc 299,868 506.647 4 Singapo 2134,691 983.860 5 Iraq 463,055 808.618 6 Các thị trường khác 1012,031 1.654.271 ( Nguồn : Phòng tổng hợp ) * Đặc điểm thị trường nhập khẩu chính của công ty Ân Độ : Nền kinh tế Ân Độ điển hình là nông nghiệp truyền thống , sản xuất hàng thủ công , có nhiều ngành công nghiệp hiện đại và nhiều loại hình dịch vụ đa dạng , thế mạnh của Ân Độ là ngành công nghệ thông tin . Ân Độ là một thị trường truyền thống của công ty , chủ yếu nhập khẩu chè , dược liệu . - Singapo : đây là một nền kinh tế thị trường tự do và phát triển nhanh , một môi trường kinh doanh mở cửa ,giá cả ổn định , GDP trên đầu người cao thứ 5 thế giới . Singapo cũng là một thị trường quen thuộc của công ty ,chủ yếu nhập khẩu dược liệu , quế . - Hàn Quốc : đây là một quốc gia có nền kinh tế mạnh với nền công nghiệp phát triển và thương mại đồ sộ . Đất nước này đã và đang là một trong những quốc gia có nền kinh tế phát triển mau lẹ nhất của khu vực Châu A -Thái Bình Dương , với tỷ lệ tăng trưởng hàng năm vào khoảng hơn 8% qua 3 thập kỷ .Hàn Quốc đang xếp thứ 13 thế giới về GDP . Hàn Quốc là một bạn hàng quen thuộc của công ty , chủ yếu nhập khẩu quế , dược liệu , hạt sen . - Philippin : năm 1998 kinh tế Philippin là một nền kinh tế hỗn hợp giữa nông nghiệp , công nghiệp nhẹ và dịch vụ – bị suy giảm do cuộc khủng hoảng tài chính châu A lan tràn và điều kiện thời tiết xấu .Chính phủ đã hứa sẽ tiếp tục cải cách kinh tế để giúp Philippin bắt nhịp với nhịp độ tăng trưởng của các nước công nghiệp mới ở Đông A . Philippin đã quan hệ với công ty trong một thời gian dài ,chủ yếu nhập khẩu : hạt tiêu ,hoa hồi , gạo tẻ . - Iraq : đây là một thị trường nhập khẩu chè đen của công ty với số lượng lớn ,tại Iraq do thực hiện theo chế độ phân phối từ Nhà nước ,nên cùng một lúc Iraq mua rất nhiều chè sau đó phân phát cho dân . Hiện nay do tình hình chiến tranh ở Iraq nên công ty cũng như tổng công ty chè Việt Nam đã mất đi một khách hàng lớn . - Công ty cũng đã thâm nhập được vào một số thị trường như Arap , Sudan , Đức , Mông Cổ, ..., và đặc biệt là thị trường Mỹ là một thị trường có sức tiêu thụ lớn nhưng lại có yêu cầu rất cao về phẩm chất sản phẩm .Tuy nhiên hiện nay số lượng hàng các thị trường này nhập khẩu vẫn còn ít , chủ yếu mang tính chất thăm dò sản phẩm cũng như khả năng cung ứng của công ty * Về công tác thị trường của công ty : Công ty có phòng Thị trường - pháp chế chịu trách nhiệm nghiên cứu , đề xuất biện pháp xây dựng ,củng cố và phát triển thị trường của doanh nghiệp ,theo dõi đầu mối bạn hàng nước ngoài , ... Công ty luôn cố gắng duy trì mạng lưới thương nhân và thị trường hàng xuất khẩu nông sản , mở rộng thêm thị trường xuất khẩu hàng thuỷ sản , hàng dệt may , thị trường nhập khẩu máy móc , thiết bị ... Công ty thường xuyên tham gia các cuộc hội thảo , tiếp xúc với các đoàn thương nhân nước ngoài để mở rộng và tìm kiếm thêm thị trường mới . Công ty cũng tham gia quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng , tạp chí kinh tế đối ngoại , làm lại catalogue. Hàng năm ,công ty cử cán bộ đi khảo sát thị trường nước ngoài để nghiên cứu thị trường cũng như để chào hàng và giới thiệu sản phẩm . Do thị trường khu vực Đông Nam A và Châu A nói chung đã giảm sút nên công ty đã tích cực thâm nhập các thị trường EU , Trung Đông . Trong năm 2001 , công ty đã tổ chức 4 đoàn tham dự hội thảo , hội chợ , triển lãm , nghiên cứu thị trường ở Singapo , Iran , Nga Trong tháng 4 năm 2003 , công ty cũng đã cử đoàn cán bộ sang Aicập để tìm hiểu thị trường , ký kết hợp đồng Công ty luôn có các ưu đãi về giá cả , phương thức thanh toán đối với các bạn hàng quen thuộc . Tuy nhiên ,công tác đầu tư xây dựng nguồn hàng xuất khẩu , xây dựng thị trường , đầu tư trong công tác xúc tiến thương mại là những vấn đề quan trọng hiện nay của công ty vẫn chưa có kế hoạch đầu tư thích đáng . * Đánh giá về thị trường hàng xuất khẩu của công ty: Tuy công ty có thị trường ở các nước trong khu vực ASEAN là tương đối ổn định trong hoạt động xuất khẩu hàng , nhưng lại có sự biến động mạnh mẽ trong từng quốc gia về cả khối lượng và giá trị hàng năm . Tính ổn định của thị trường này là không chắc chắn .Hơn nữa ở thị trường này tuy có thuận lợi về hàng rào thuế quan cũng như những quy định về chất lượng hàng hoá nhập khẩu thường không quá khắt khe như những thị trường khác song tính cạnh tranh ở thị trường này rất cao . Sản phẩm của công ty không chỉ cạnh tranh với sản phẩm của các doanh nghiệp Việt nam khác mà còn phải cạnh tranh với sản phẩm của các nước trong khu vực ..Công ty phải bảo đảm cho mức giá sản phẩm thấp , điều kiện giao hàng thuận lợi ...thì mới có thể đứng vững trên thị trường này . Với thị trường Tây Âu , hàng của công ty mới chỉ dừng lại ở mức thăm dò thị trường ,thực hiện những hoạt động đơn lẻ với giá trị chưa cao .Mặt khác ở thị trường này công ty vẫn chưa duy trì được sự có mặt một cách thường xuyên mà vẫn ở tình trạng “ năm được ,năm mất ” khi tham gia vào thị trường . Thị trường Tây Âu là một thị trường rất khó tính với hàng rào thuế quan chặt chẽ cũng như những quy định về chất lượng rất cao . Tuy nhiên đây lại là một thị trường cần vươn tới của công ty trong thời gian tới vì giá trị hàng xuất khẩu vào thị trường này thường cao và có khả năng mở rộng thị trường. Với các thị trường khác ở Châu A và Mỹ , công ty đã bắt đầu thâm nhập và duy trì mức phát triển , đối với thị trường Nhật Bản công ty vẫn duy trì được mức tăng trưởng nhưng trong thời gian tới công ty nên đẩy mạnh không những mặt hàng chè đen đang xuất khẩu mà còn đưa các mặt hàng mới thâm nhập vào thị trường này .Hàn Quốc là một thị trường quen thuộc của công ty trong nhiều năm qua với giá trị xuất khẩu lớn , tuy nhiên công ty không nên dừng lại ở các mặt hàng đang xuất khẩu mà nên mở rộng thêm tuyến sản phẩm cho thị trường này .Mỹ là một thị trường đầy hứa hẹn , công ty xuất khẩu sang Mỹ chủ yếu là mặt hàng hạt tiêu với giá trị cao , công ty cần nỗ lực hơn nữa để tiếp cận thị trường này cho những mặt hàng khác của công ty . Tóm lại , công ty UNIMEX khi đứng trước sự thay đổi nhanh chóng của nền kinh tế đã gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh . Các hoạt động về thị trường của công ty đã trải qua một quá trình biến đổi mạnh mẽ : từ chỗ gần như không quan tâm đến việc tìm kiếm thị trường đến việc phải tự xác định thị trường đầu ra cho sản phẩm của công ty .Hơn nữa do nhiều điều kiện khách quan , công tác mở rộng thị trường còn gặp nhiều khó khăn làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của công ty .Song với nỗ lực không ngừng của ban giám đốc, toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty nên thị trường của công ty đã được mở rộng và bước đầu đã đạt được một số kết quả kinh doanh đáng khích lệ . Bảng 3 : Tổng doanh thu - kim ngạch XNK trong năm 1999 - 2000 - 2001 - 2002 Năm Tổng doanh thu ( triệu đồng) % so KH năm Xuất khẩu ( USD ) % so KH năm Nhập khẩu ( USD ) % so KH năm 1999 72.374 102,8 4.372.900 73,6 2.133.000 74 2000 115.442 114,3 5.970.106 99,5 3.175.900 94 2001 89.180 105 2.978.924 43 2.994.023 103 2002 169.000 167 4.667.815 141 5.645.280 157 (Nguồn : Phòng tổng hợp ) Nhận xét * Trong hai năm 1999 – 2000 ,công ty hoạt động trong môi trường thuận lợi do các chính sách mở cửa của Nhà nước nhưng vẫn còn nhiều khó khăn do tình hình kinh tế trong khu vực chưa phục hồi hoàn toàn sau cuộc khủng hoảng tài chính năm 1997. Những ưu điểm , những thành công trong hai năm 1999 - 2000 : Công ty tiếp tục thực hiện chủ trương kinh doanh XNK tổng hợp , đa dạng hoá mặt hàng ,và phương thức kinh doanh , tăng tỷ lệ XNK trực tiếp .Công ty đã kết hợp giữa kinh doanh XNK và biện pháp sử dụng đồng vốn hợp lý nên đã tạo điều kiện doanh thu tăng , năm sau cao hơn năm trước , đảm bảo hiệu quả sử dụng đồng vốn . Công ty đã quan tâm đến việc củng cố và mở rộng thị trường trên cơ sở bước đầu xác định một số mặt hàng chính của công ty là nông sản thực phẩm và thủ công mỹ nghệ . Công ty đã mạnh dạn đầu tư một xí nghiệp chè Thủ Đô , phục vụ nhu cầu xuất khẩu và tiêu dùng trong nước , tích cực nghiên cứu xưởng chế biến gạo tại An Giang Những mặt còn tồn tại : Nhiều phòng kinh doanh còn chưa xác định được các mặt hàng chủ lực , thị trường chủ lực trong hoạt động XNK .Việc hợp tác liên kết tạo sự gắn bó lâu dài với các cơ sở cung cấp và tiêu thụ hàng hóa trong và ngoài nước còn thiếu vững chắc và thiếu tính ổn định . Công ty đã cố gắng trong việc xây dựng , bổ xung một số quy chế , song việc điều chỉnh cho phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà nước và yêu cầu kinh doanh trong cơ chế thị trường còn chậm . * Năm 2001 , kim ngạch xuất khẩu chỉ đạt được 43% kế hoạch đề ra , đây là một mức thấp nhất từ khi công ty hoạt động .Có nhiều nguyên nhân dẫn đến kết quả này : Nguyên nhân khách quan : Trong năm 2001 ,Nhà nước và thành phố đã ban hành nhiều chính sách khuyến khích hỗ trợ sản xuất kinh doanh XNK , xúc tiến thương mại , tạo môi trường kinh doanh cho các doanh nghiệp , đây là một thuận lợi cho công ty nhưng đồng thời cũng là một thách thức cho công ty do sức ép về cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh XNK , giá nông sản giảm liên tục . Nguyên nhân chủ quan : Công ty chưa chủ động về nguồn hàng nên có lúc không đảm bảo về số lượng ,chất lượng , thời gian giao hàng , giá thành cao ,do vậy sức cạnh tranh của hàng xuất khẩu trên thị trường yếu . Thiếu bạn hàng ở thị trường nước ngoài đối với một số mặt hàng công ty có tiềm năng . Trong việc chỉ đạo thực hiện chiến lược sản xuất kinh doanh , công tác thị trường , hoạt động xúc tiến thương mại và đối với một số sản phẩm có tiềm năng thì công ty chưa có sự đầu tư thích đáng. Công ty đã xây dựng chỉ tiêu kế hoạch cao , chưa sát thực tế , chưa phân tích đầy đủ mọi yếu tố tác động đến sản xuất kinh doanh . * Bước sang năm 2002 , công tác sản xuất kinh doanh của công ty đã đạt được kết quả khả quan , tất cả chỉ tiêu đều đạt vượt mức kế hoạch được giao , đạt được các kết quả trên là do : Ban giám đốc đã chỉ đạo định hướng kinh doanh lâu dài đối với từng phòng kinh doanh về hoạt động XNK . Một số mặt hàng được củng cố và phát triển như dược liệu ,gia vị , gạo . Công ty đã tiến hành xây dựng mặt hàng mới , thị trường mới . * Đánh giá chung về tình hình kinh doanh của công ty: Những mặt tích cực : - Kim ngạch xuất khẩu liên tục tăng qua các năm , tỷ lệ xuất khẩu cũng tăng đều qua các năm , điều đó chứng tỏ công ty đã chú trọng tập trung vào công tác xuất khẩu nông sản , thực sự coi nông sản là mặt hàng tiềm năng . Công ty cũng đã mở ra được một số thị trường tiềm năng nhập khẩu nông sản như Aicập , Iran ,Libi...và công ty cũng khôi phục đươc những thị trường truyền thống . Điều này chứng tỏ công ty đã tổ chức được công tác thị trường một cách hiệu quả . Việc tổ chức điều hành giám sát thực hiện hợp đồng của công ty đã được thực hiện tốt , thể hiện ở chỗ: + Công ty đã có kế hoạch và sự phân công cụ thể về trách nhiệm thực hiện từng hợp đồng , từng khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng .Khi hợp đồng ngoại thương được ký kết , các phòng kinh doanh sẽ cử nhân viên đi thực hiện các công việc cần thiết như kiểm tra L/C , thu gom hàng ,chuẩn bị các chứng từ , thuê phương tiện vận tải ...công việc được quy định đến từng người cụ thể và các nhân viên này sau khi thực hiện về đều phải báo cáo kết quả công việc cho trưởng phòng . + Công ty đã tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận thanh toán , bộ phận vận chuyển , bộ phận kinh doanh ...do đó trong hoạt động kinh doanh của công ty được kết hợp một cách nhịp nhàng tạo thuận lợi lớn cho công tác kinh doanh đạt hiệu quả cao . Những mặt yếu kém còn tồn tại : Hàng nông sản xuất khẩu của công ty được thu mua từ các hợp tác xã , cơ sở sản xuất chế biến và một số công ty chế biến mà công ty có đầu tư liên kết nên giá cả và chất lượng không ổn định . Do đó mà công ty chưa thể xây dựng được một chính sách giá cho các mặt hàng kinh doanh . Khi tham gia giao dịch buôn bán hàng hoá trên thị trường quốc tế , do hàng hoá của công ty là sản phẩm thô , mới chỉ qua sơ chế nên giá không cao . Số lượng xuất khẩu tuy nhiều nhưng giá trị lại không cao nên rất thiệt thòi cho công ty .Hơn nữa do hàng nông sản của Việt Nam không có được vị thế như hàng của các nước Braxin , EU nên giá hàng bán thường phụ thuộc vào giá thị trường thế giới và hay bị người mua ép giá . Chất lượng sản phẩm nông sản của công ty không đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế , chất lượng sản phẩm không ổn định do bị ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố như trồng trọt,bảo quản , công nghệ chế biến ...do đó trong thời gian tới công ty phải nỗ lực đầu tư vào công nghệ sản xuất chế biến , nâng chất lượng mặt hàng nông sản phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế , để có thể giữ được mức tăng trưởng như hiện nay và đi lên trong bối cảnh cạnh tranh trong nước và quốc tế . Trong công tác xúc tiến thương mại , công ty đã có rất nhiều hoạt động quảng bá sản phẩm và công ty nhưng chưa đủ , công ty còn thiếu một công việc rất quan trọng là xây dựng thương hiệu , đây là vấn đề cần phải được quan tâm đối với sự phát triển lâu dài của công ty . Công tác thương mại điện tử chưa được công ty quan tâm đầu tư , công ty chưa lập được một trang WEB giới thiệu về công ty và mặt hàng kinh doanh của công ty , đây là một khó khăn rất lớn cho công ty trong việc tìm kiếm bạn hàng , mở rộng thị trường trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay . Cho đến nay , công ty vẫn gặp khó khăn trong việc xây dựng chân hàng xuất khẩu ổn định và lâu dài . Công ty đã nhận thức được việc quan trọng cần phải có chân hàng ổn định và đảm bảo từ khi xác định nông sản là mặt hàng chủ lực trong xuất khẩu nhưng cho đến nay công tác xây dựng chân hàng xuất khẩu vẫn không thu được kết quả như mong đợi II . Thực trạng về các tranh chấp thường phát sinh khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty . Khảo sát quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản : Giục người mua mở L/C , kiểm tra L/C gốc khi nhận được Trước khi đến thời hạn hai bên đã thoả thuận , công ty sẽ tiến hành nhắc nhở đôn đốc người mua mở L/C đúng hạn thông qua điện thoại , fax , telex hay gặp trực tiếp đại diện đối tác ở Việt nam . Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C tại Ngân hàng VIETCOMBANK hay Ngân hàng THƯƠNG TIN SAI GON , công ty sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng L/C về các khía cạnh : Kiểm tra tính chân thực của L/C ( công việc này do ngân hàng đảm nhiệm ) . Kiểm tra nội dung L/C ( công việc này do công ty kiểm tra ) . Kiểm tra L/C là một khâu quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ , bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà công ty cứ nhận và tiến hành giao hàng theo hợp đồng yêu cầu thì công ty sẽ không đòi được tiền . Ngược lại , nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì lại vi phạm hợp đồng . Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng ngoại thương mà hai bên đã ký . Trong trường hợp kiểm tra L/C của một hợp đồng bổ sung , không những dựa vào hợp đồng bổ sung mà còn dựa vào hợp đồng gốc . Khi phát hiện thấy nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ ,tập quán của hai nước ,hoặc không có khả năng để thực hiện , công ty cần đề nghị người mua và ngân hàng mở L/C tu chỉnh L/C . 1.2 Chuẩn bị hàng để giao * Sau khi đã nhận được thông báo là L/C đã mở thì trưởng phòng kinh doanh sẽ cử cán bộ kinh doanh tiến hành thu mua hàng . Tại mỗi phòng kinh doanh của công ty thì mỗi mặt hàng xuất khẩu sẽ do một cán bộ kinh doanh phụ trách . Khi ký kết được hợp đồng xuất khẩu mặt hàng nào thì cán bộ phụ trách mặt hàng đó sẽ tiến hành mọi công việc để thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mà mình được phân công . Công ty huy động hàng từ nhiều nguồn như thu mua tại các vùng sản xuất ,các hợp tác xã , thu mua tại các cơ sở mà công ty có đầu tư-liên kết sản xuất ,chế biến. Dựa vào quy cách phẩm chất hàng hoá có ghi rõ trên L/C mà đối tác nước ngoài đã mở mà cán bộ kinh doanh sẽ thông báo cho người cung ứng hàng về mẫu mã , bao bì , yêu cầu chất lượng , thời điểm thu gom hàng . Với mặt hàng nông sản thì việc mua hàng và ký hợp đồng xuất khẩu hàng được giao cho phòng kinh doanh 1 thực hiện .Các phòng kinh doanh khác nếu tìm được nguồn hàng nông sản hay tìm được đối tác nước ngoài cũng có thể khai thác song phải được sự đồng ý của phó giám đốc 1 với điều kiện giá cả thu mua cũng như giá xuất khẩu phải tương ứng với mặt bằng giá chung giữa các phòng kinh doanh để tránh làm tổn hại đến lợi ích chung của công ty ,gây ra sự cạnh tranh không có lợi cho công ty . Đồng thời với việc chuẩn bị hàng thì các cán bộ kinh doanh sẽ tiến hành chuẩn bị Hoá đơn thương mại : trong hoá đơn này phải nêu được đặc điểm của hàng hoá , đơn giá , tổng giá trị hàng hóa , điều kiện cơ sở giao hàng , phương thức thanh toán , phương tiện vận tải . Hoá đơn thường được lập thành nhiều bản , để dùng trong nhiều việc khác nhau như xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng , xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm , Đối với mặt hàng chè do công ty có xí nghiệp sản xuất chè Thủ Đô nên chè búp tươi sau khi được thu hái sẽ được các hộ gia đình , các cơ sở tự vận chuyển đến kho của công ty hoặc cán bộ của công ty sẽ xuống tận nơi thu hoạch để thu mua , kiểm tra chất lượng theo các chỉ tiêu như : có bị dập nát , có được hái theo đúng quy định hay không ( chủ yếu kiểm tra theo phương pháp cảm quan ) rồi đưa về nhà máy để chế biến . Sau khi chè được chế biến xong , ở dạng bán thành phẩm , sẽ được kiểm tra chất lượng như lượng xơ cẫng , loại bỏ những lá vàng già , kiểm tra nồng độ và dư lượng hoá chất còn lại trên lá chè , độ ẩm , tạp chất ...sau giai đoạn này thì chè được đóng gói vào bao , chờ giao hàng . Đối với mặt hàng chè xuất thành phẩm thì công ty sẽ đưa vào chế biến tuỳ theo yêu cầu của khách hàng yêu cầu chè đen hay chè xanh , chè vàng . Còn đối với các loại nông sản khác như : lạc , hạt tiêu , cafê , quế ...thì công ty sẽ cử cán bộ xuống thu mua , kiểm tra sản phẩm tại nơi cung ứng ( mà các nhà cung ứng đã hoàn thành việc sấy khô, chế biến ...) , hàng nông sản sau khi thu gom sẽ để tại nơi sản xuất , không chở về kho của công ty để giảm chi phí . Đối với một số mặt hàng chủ yếu được trồng tại miền Nam như cafê ,hạt điều , hạt tiêu thì công ty sẽ cử cán bộ kinh doanh vào miền Nam kết hợp với chi nhánh của công ty tại đây sẽ tiến hành thu mua sản phẩm tại các vùng nguyên liệu . Tất cả sản phẩm sau khi được thu gom sẽ được để tại nơi chế biến để ổn định chất lượng và giảm chi phí vận chuyển . Đồng thời , cán bộ kinh doanh sẽ gửi đơn xin giám định chất lượng và số lượng nông sản xuất khẩu tới VINACONTROL nếu bên mua không chỉ định cơ quan nào tiến hành giám định , hoặc là SGS nếu bên mua chỉ định ( trong trường hợp này thì công ty thường yêu cầu bên mua hỗ trợ chi phí giám định ) . Công ty giám định chất lượng sẽ lấy mẫu nông sản về kiểm tra theo các chỉ tiêu như L/C yêu cầu .Sau khi kiểm tra xong thì công ty giám định sẽ cấp giấy chứng nhận chất lượng (C/Q ) nếu như nông sản đạt tiêu chuẩn . Bên cạnh giấy chứng nhận chất lượng C/Q thì cán bộ kinh doanh cũng phải xin giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan bảo vệ thực vật cấp xác nhận hàng đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch , nấm độc , cỏ dại..., giấy chứng nhận vệ sinh do cơ sở y tế địa phương nơi thu gom cấp , xác nhận hàng đã được kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng , giấy chứng nhận xuất xứ C/O của nông sản do Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp để xác định nơi sản xuất hàng hoá hoặc khai thác ra hàng hoá ( đối với mặt hàng cafê nhân xuất khẩu sang thị trường EU ,Nauy ,Canada thì bắt buộc phải có C/O còn các mặt hàng khác tuỳ theo điều khoản quy định trong hợp đồng ) * Bao gói hàng hóa : Vì đây là mặt hàng nông sản , dễ biến đổi chất lượng nên công tác bao gói sản phẩm rất được công ty chú trọng . Ngoại trừ mặt hàng cafê và hạt tiêu phải đóng trong bao tải đay , còn các mặt hàng khác thì tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà công ty thực hiện , còn chủ yếu công ty đóng hàng vào bao 2 lớp , lớp trong PE , lớp ngoài PP để giảm chi phí , mỗi bao thường có trọng lượng từ 50 kg - 60 kg / bao . * Kẻ kí mã hiệu : Khi nông sản đã được đóng gói vào bao bì thì công ty sẽ tiến hành kẻ kí mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận , bốc dỡ và bảo quản hàng hoá . Mục đích của kẻ kí mã hiệu là : Bảo đảm thuận lợi cho quá trình giao nhận Hướng dẫn phương pháp , kĩ thuật bốc dỡ , vận chuyển và bảo quản hàng hoá Kẻ kí mã hiệu trên bao bì phải đảm bảo được các yêu cầu sau : Nội dung thông tin của kí mã hiệu phải đáp ứng được các mục đích đề ra Kẻ kí mã hiệu phải đơn giản nhất quán , về mọi chi tiết chủ yếu ,cố gắng sử dụng tối đa các kí hiệu đã được tiêu chuẩn quốc tế hoá để mọi người dễ đọc , dễ hiểu . Kẻ kí mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa ,phải dùng vật liệu và kĩ thuật kẻ kí mã hiệu đảm bảo được chất lượng của các kí mã hiệu nhưng không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá . Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận và tên người gửi , trọng lượng tịnh , và trọng lượng cả bì , số hợp đồng , thành phần ,đăng kí chất lượng ,mã số và mã vạch hàng hoá... Thuê phương tiện vận tải : Trong trường hợp bán hàng theo điều kiện CIP,CIF của INCORTEM 2000 thì công ty sẽ tiến hành theo các bước sau : Công ty sẽ nghiên cứu lịch trình tàu chạy . Lịch này được đăng trên báo “Sài Gòn giải phóng .” ,từ đó công ty tiến hành chọn hãng tàu có uy tín và cước phí hạ .Hiện nay ở Việt Nam đã có trên 70 hãng tàu và đại lý nước ngoài và trên 30 công ty vận tải biển nội địa đang hoạt động , do đó có sự cạnh tranh rất lớn giữa các hãng tàu về cước phí .Công ty chủ yếu thuê tàu chợ để chở hàng do hàng hóa là đồng nhất và được chuyên chở trong container giảm cước phí bao bì . Sau khi đã chọn được hãng tàu , công ty sẽ liên hệ với công ty vận tải biển (chủ tàu) có tuyến mà công ty cần đi bằng cách gặp trực tiếp chủ tàu hoặc đại lý của chủ tàu , công ty sẽ lập bảng kê khai hàng ( Cargo list ) hay phiếu đóng gói ( Container packing ) là bằng chứng để chứng tỏ mình có hàng để xuất và uỷ thác cho công ty đại lý vận tải giúp giữ chỗ trên tàu . Nếu hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở thì công ty ký đơn xin lưu khoang (booking note ) với hãng đại lý, quy định thời gian giao hàng ,số container ,cước phí và điều kiện thanh toán , lúc này công ty sẽ đóng cước phí cho bộ phận thương vụ của phòng đại lý . Đồng thời ,đại lý cũng giao “ lệnh giao vỏ container ” và số Seal ( niêm chì ) cho công ty để đóng hàng vào container . Lúc này , công ty sẽ cử người làm giấy mượn vỏ container rỗng và đem lệnh giao vỏ container đến lấy container rỗng từ CY và cử người kiểm tra ( xem có mùi lạ và sạch sẽ không , có bị hở và chắc chắn không ) rồi đưa về nơi tập kết hàng ( nơi chế biến , thu gom hàng) .Cùng lúc công ty cũng mời hai nhân viên của hải quan sang nơi tập kết hàng để kiểm tra hàng , đồng thời chất hàng vào container dưới sự giám sát của hải quan , lập phiếu đóng gói (Packing list ) là bản kê khai tất cả hàng hoá đựng trong container , phiếu đóng gói bao gồm nội dung sau : tên người bán và người mua , tên hàng ,số hiệu hợp đồng , số L/C , tên tàu , ngày bốc hàng , cảng bốc , cảng dỡ , số thứ tự của kiện hàng , cách đóng gói , số lượng hàng hoá đựng trong container , trọng lượng hàng hoá , thể tích của container , số container . Phiếu đóng gói được lập thành 3 bản . Sau khi hải quan đã ký xác nhận về hàng