Đề tài Thực trạng và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân

phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. Phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu vào chứng từ gốc của phòng kế hoạch kinh doanh vật tư. Một liên giao cho người lĩnh vật tư mang xuống kho để lĩnh vật tư. Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Ví dụ về nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu xuống xưởng cho sản xuất. Đơn vị: Công ty dệt Trí Nhân Phiếu xuất kho Ngày 03 tháng 12 năm 2003 Số: Nợ TK Có TK Họ tên người nhận hàng: Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Nguyên liệu STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực tế 1. 2. 3. Sợi 20/1 Sợi 21/1 Sợi 20/2 Kg Kg Kg 380 200 320 Xuất, ngày 03 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Tại kho, thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho rồi ghi số lượng xuất kho vào phiếu.Thủ kho mở thẻ kho theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu về mặt số lượng dựa trên phiếu nhập phiếu xuất nguyên vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng thẻ kho. Cuối tháng thủ kho cộng tổng số nhập xuất để tính ra số tồn trên từng thẻ kho và đối chiếu với kế toán chi tiết. Ví dụ: Thẻ kho lập theo dõi sợi Thẻ kho Tên vật tư: Sợi 20/1 công ty dệt Vĩnh Phú Đơn vị tính: kg Tháng 12 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Ngày Số lượng Xác nhậnkt SH NT Nhập Xuất Tồn 2/12 3/12 28/12 Tồn ĐT Nhập Xuất Nhập 2/12 3/12 28/12 350 200 380 50 Tổng cộng 550 380 220 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại, danh điểm vật tư theo từng kho. Vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau. Để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, bảo đảm phù hợp giữa số liệu ghi tren thẻ kho và số liệu ghi trên sổ kế toán chi tiết, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Để tiến hành ghi sổ , thủ kho và kế toán căn cứ vào chứng tư nhập xuất do phòng kế hoạch kinh doanh vật tư lập. Thẻ kho Sổ KT chi tiết C.Từ xuất C.Từ nhập BảngShợp NXT Sổ KT tổng hợp Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Kiểm tra đối chiếu. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Tại kho: Trên cơ sở các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập, xuất trên chứng từ rồi tính ra số tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất để phản ánh vào thẻ kho. Thủ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi chứng từ chỉ được ghi đúng một dòng trên thẻ kho. Số liệu trên thẻ kho được đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán về mặt số lượng. Định kỳ thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập xuất, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tính giá nguyên vật liệu theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng máy tính in ra các báo cáo cần thiết: Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Biểu 5. Công ty dệt Trí Nhân Sổ chi tiết vật liệu Tài khoản: 1521 Tên kho: vật liệu Tên vật liệu: Sọi 21/1 Tháng 12 năm 2003 Ngày tháng Diễn giải Đơn giá (Nhập,xuất) Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1/12 3/12 3/12 9/12 12/12 13/12 15/12 21/12 29/12 Dư đầu kỳ Nhập Xuất Nhập Xuất Nhập Nhập Xuất Xuất 23.600 26.200 25.000 25.840 25.000 25.630 24.175 25.000 25.000 4.120 6.152 6.668 5.112 107.944.000 158.967.680 170.900.840 123.582.600 7.463 5.754 7.156 2.321 186.575.000 143.850.000 178.900.000 58.025.000 5.810 9.930 2.467 8.619 2.865 9.533 14.645 7.489 5.168 137.116.000 245.060.000 58.485.000 217.452.000 73.602.680 244.503.520 368.086.120 189.186.120 131.161.120 Cộng 22.052 561.395.120 22.694 567.350.000 5.168 131.161.120 Biểu 6. Công ty dệt Trí Nhân Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Tên vật tư: Sợi Tháng 12 năm 2003 Tên VT Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Tơ bóng Polyster Sợi 15/1 Sợi 40/1 Sợi 37/1 90/3 tẩy trắng Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 2.513 0 5.810 1.358 867 0 0 0 0 5.164 0 55.032.348 0 137.116.000 37.667.124 18.296.372 0 0 0 0 123.936.000 0 10.253 681 22.052 2.071 10.125 11 2.184 1.155 15.971 10.387 24 301.111.356 23.541.554 561.395.120 64.023.110 261.940.370 740.250 190.371.070 28.503.028 434.066.992 250.216.955 1.708.907 10.348 242 22.694 3.429 10.719 11 2.184 1.155 15.971 12.847 24 269.411.750 8.356.435 567.350.000 101.699.234 272.477.582 740.250 190.371.070 28.503.028 434.066.992 308.328.000 1.708.907 2.418 439 5.168 0 273 0 0 0 0 2.704 0 86.731.954 15.185.119 131.161.120 0 7.759.160 0 0 0 0 65.824.955 0 Cộng 15.712 372.047.844 74.914 2.117.618.712 79.624 2.183.013.248 11.002 306.653.308 Công ty dệt Trí Nhân Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 1521 Tháng 12 năm 2003 Tên VT Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sợi Hoá chất hồ Hoá chất tẩy Hoá chất nhuộm Vật tư may Than Dầu diezel Vật tư khác Kg Kg Kg Kg Kg Lít 15.712 1.163 8.968 1.925 0 o 372.047.844 26.114.946 156.227.434 335.780.935 43.919.208 0 0 45.168.763 74.914 5.879 35.153 88 291340 4.300 2.117.618.712 32.833.554 137.622.918 29.588.000 44.683.408 207.733.600 17.316.495 56.354.798 79.624 5.425 26.861 121 291430 4.300 2.183.013.248 35.065.495 141.083.673 46.794.376 54.005.789 207.733.600 17.316.495 51.323.564 11.002 1.617 17.260 1.892 0 0 306.653.308 23.883.000 152.765.779 318.574.556 34.500.827 0 0 50.199.997 Cộng 979.259.130 2.643.751.485 2.736.336.240 886.674.375 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty. 5.1. Tài khoản sử dụng, hệ thống sổ và phương pháp hạch toán tại công ty dệt Trí Nhân . * Tài khoản sử dụng: Do đặc điểm sản xuất tại công ty là có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau cùng tham gia vào chu trình tạo ra sản phẩm. Do đó, tài khoản sử dụng phải đảm bảo chi tiết theo các loại nguyên vật liệu khác nhau để kế toán có thể theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Phục vụ công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu công ty đã sử dụng các tài khoản sau: Công ty sử dụng TK 1521 “ nguyên vật liệu” để theo tình hình biến động của nguyên vật liệu. Trong đó TK 1521 được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 1521-Sợi TK 1521-Hoá chất hồ sợi TK 1521-Tẩy TK 1521-Nhuộm TK 1521-Vật tư may TK 1521-Than TK 1521-Dầu diezel ... Như vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau sẽ mở một tiểu khoản riêng để theo dõi. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác liên quan như: TK 111, TK 112, TK 331... * Hệ thống sổ sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty . Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty sử dụng các loại sổ sau: Sổ cái TK 152. Các NKCT số 1, 2, 5, 7. Bảng phân bổ số 2. Bảng kê 3, 4, 5. Sổ chi tiết công nợ. * Phương pháp hạch toán tại đơn vị. Nguyên vật liệu của công ty là mua ngoài chủ yếu là trong nước, không có nhận vốn góp. Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn. Mặt khác các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất vật tư nhiều chính vì vậy để theo dõi được vật tư trong mọi thời điểm công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán và ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ. Khi mua nguyên vật liệu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 1521( chi tiết NVL) Nợ TK 133 ( 1331) thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,331: thanh toán với khách hàng Trường hợp NVL nhập kho do khách hàng trả nợ vay hạch toán vào TK 1368: Nợ TK 1521 Có TK 1368 Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm: Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có TK 1521 Truờng hợp xuất NVL cho sản xuất chung, bán hàng, quản lý: Nợ TK 627,641,642 Có TK 1521 - Công ty xuất nguyên vật liệu cho sửa chữa lớn tài sản hay những phụ tùng sau khi xuất xuống sử dụng vẫn có thể nhập lai kho để sử dụng tiếp: Nợ TK 1421: Chi phí trả trước Có TK 1521 Sau đó phân bổ dần vào chi phí sản xuất theo quý. Nợ TK 621(627) Có TK 1421 - Định kỳ, công ty tiến hành kiểm kê các loại vật tư ở các kho nhằm tránh thất thoát, mất mát tài sản đảm bảp số liệu kế toán được chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại các kho ở công ty. + Nếu thiếu so với kiểm kê: Nợ TK 1381: NVL thiếu chờ xử lý Có TK 1521: NVL thiếu + Nếu thừa so với kiểm kê: Nợ TK 1521: NVL thừa sau kiểm kê Có TK 3381 Sau đó bù trừ hai tài khoản đó cho nhau Nợ TK 3381 Có TK 1381 Nếu TK1381 dư thì kế toán sẽ hạch toán giảm giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 1381 Có TK 621(627) Nếu TK3381 dư thì kế toán sẽ hạch toán tăng giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 621(627) Có TK 1381 Qúa trình hạch toán thể hiện qua sơ đồ sau: TK 111,112,331,311 TK 1521 TK 621 NVL mua ngoài nhập kho Xuất cho sản xuất sản phẩm TK 1368 TK 1381 Khách hàng trả nợ vay Thiếu so với kiểm kê TK 3381 TK 632 Thừa khi kiểm kê Xuất bán nguyên vật liệu TK627,641,642 Xuất cho sx chung, BH,QL Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán NVL tại công ty dệt Trí Nhân. 5.2. Hạch toán tổng hợp quá trình nhập nguyên vật liệu . Nguyên vật liệu của công ty dệt Trí Nhân chủ yếu là mua ngoài. Ngoài ra, nguyên vật liệu của công ty nhập từ nước ngoài chiếm một phần đáng kể. Đối với nguyên vật liệu sử dụng không hết sẽ nhập lại kho, phế liệu thu hồi đem bán theo giá trị có thể bán được góp phần hạ giá thành sản phẩm. Việc cung cấp nguyên vật liệu do phòng kế hoạc kinh doanh vật tư đảm nhiệm. Căn cứ vào nhu cầu vật liệu phòng sẽ ký kết các hợp đồng mua và phải có ý kiến của ban giám đốc. Hợp đồng mua, hoá đơn đỏ, phiếu nhập kho phải chuyển và lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản và vào các sổ tổng hợp liên quan. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho 11 /12 /2003, số 24: Nhập 251,4 kg sợi 21/1đơn giá 26.200 đồng và thuế GTGT là 10%, kế toán ghi: Nợ TK 1521 ( Sợi 21/1): 6.586.680 Nợ TK 133: 658.668 Có TK 331: 7.245.348 Sau khi nhập số liệu vào sổ chi tiết, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và bộ phận cung tiêu gửi hoá đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết phải trả người bán là NKCT số 1 và NKCT số 2. Mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổ chi tiết phải trả người bán với tên nhà cung cấp và số tiền ghi trên hoá đơn đỏ. Để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, công ty sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán. Đối với nhà cung cấp thường xuyên và khác nhau thì kế toán mở riêng từng trang sổ để theo dõi riêng từng nhà cung cấp. Cuối mỗi tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu cho từng nhà cung cấp và lấy số liệu tổng hợp vào NKCT số 5. Mỗi dòng trên NKCT số 5 được ghi chi tiết cho từng người bán. * Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ chi tiết này được lập để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán với nhà cung cấp của công ty. Sổ này được mở theo nguyên tắc mở cho cả người bán thường xuyên và người bán không thường xuyên. Số lượng sổ chi tiết TK 331 phụ thuộc vào đối tượng mở sổ, nếu nhà cung cấp thường xuyên thì được mở riêng, ngược lại nếu nhà cung cấp vãng lai thì được mở chung. Mỗi hoá đơn chứng từ mua hàng được ghi thứ tự thời gian trên sổ chi tiết. Chứng từ về phòng kế toán được theo dõi đến khi thanh toán xong hoá đơn, chứng từ đó. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp để lấy số liệu vào Nhật ký chứng từ sô 5. Kết cấu sổ chi tiết tài khoản 331, cơ sở số liệu và cách ghi như sau: +Cột số dư đầu tháng: Số dư cuối tháng trước chuyển sang. +Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số hiệu, ngày tháng nhập, số lượng, đơn giá vào cột. Sau đó tính ra tổng số tiền phải thanh toán và số đã thanh toán cho người bán. +Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột Nợ TK 331 đối ứng với các TK liên quan. +Khoá sổ cuối tháng: Kế toán tiến hành cộng cột, tính ra số tiền còn phải trả và số đã thanh toán cho nguời bán. Sau đó kế toán xác định số dư cuối tháng bằng cách: Số dư cuối tháng = Số dư đấu tháng + Số phát sinh Có – Số phát sinh Nợ. *Nhật ký chứng từ số 5. Nhật ký chứng từ số 5 là sổ tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với toàn bộ nhà cung cấp của công ty. Công việc này được tiến hành vào cuối kỳ. Mỗi dòng trên Nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho từng người bán. Khi đã ghi hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 331, bên Có của TK 331 và tính ra số dư cuối kỳ. Và trên cơ sở số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cái. Kết cấu Nhật ký chứng từ số 5 như sau: +Tên đơn vị bán: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với công ty. +Cột số dư đầu tháng: Lờy số dư cuối tháng trước của TK 331( chi tiết từng người bán )để phản ánh. +Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK liên quan: Căn cứ vào các phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng. +Phần theo dõi thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi. +Cột dư cuối tháng: Lấy số liệu từ cột dư cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 chi tiết cho từng đơn vị. Biểu 8. Công ty dệt Trí Nhân. Sổ chi tiết phải trả người bán Tháng 12 năm 2003 Đối tượng thanh toán: Công ty dệt 8/3. Hợp đồng Phiếu nhập Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi có TK331, ghi Nợ TK Cộng Có TK331 Thanh toán (ghi NợTK331) Dư cưối tháng Nợ Có 1521 1331 Nợ Có 0564 0591 0605 0611 0618 0623 428 436 441 448 453 459 Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sọi 665.071.500 78.954.220 112.491.564 101.454.466 67.851.140 91.753.896 140.546.780 7.895.422 11.249.156 10.145.446 6.785.114 9.175.389 14.054.678 86.749.642 123.740.720 111.599.912 74.636.254 100.929.285 154.601.458 426.568.120 Cộng 593.051.866 59.305.186 652.357.052 890.820.432 Biểu 9. Công ty dệt Trí Nhân Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 – Phải trả người bán Tháng 12/2003 Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK331, ghi Nợ TK1521 Cộng có TK331 Thanh toán (Nợ TK331) Dư cuối tháng Nợ Có TK1521 TK1331 Nợ Có Công ty dệt 8/3 Ct dệt Vĩnh Phú Ct dệt Nha Trang Ct công nghệ số 1 ...... 665.071.500 0 370.242.000 314.047.476 ..... 593.051.866 1.147.571.763 377.307.000 124.469.580 59.305.186 114.757.176 37.730.700 12.446.958 ....... 652.357.052 1.262.328.839 415.037.700 136.916.538 ......... 426.568.120 825.140.000 525.000.000 420.158.000 ....... 890.820.432 437.188.839 260.279.700 30.806.014 ........ 1.796.356.763 2.068.367.546 206.836.754 2.275.204.300 1.563.364.758 2.508.196.305 Như ta thấy rằng sổ chi tiết phải trả người bán công ty sử dụng lại tương tự như Nhật ký chứng từ số 5. Điều đó giúp cho kế toán theo dõi, tồng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp. 5.3. Hạch toán tổng hợp quá trình xuất nguyên vật liệu . Nguyên vật liệu của công ty dệt Trí Nhân xuất dùng chủ yếu cho hoat động sản xuất kinh doanh. Hàng ngày kế toán thu thập các chứng từ xuất kho sau đó đối chiếu, kiểm tra và định khoản. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 215 ngày 16/12/2003, xuất 320,5 Kg sợi 21/2 với đơn giá 25.000 đ/kg cho phân xưởng dệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 6212( Dệt): 320,5* 25.000 = 8.012.500 Có TK 1521: 8.012.500 Gía trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ là giá bình quân cả kỳ dự trữ được tính vào cuối kỳ hạch toán. Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ này được lập vào cuối quý trên cơ sở là sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty dệt Trí Nhân Bảng phân bổ vật liệu Tháng 12 năm 2003 Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 1521 TK 6211 – Hồ 35.065.495 TK 6212 – Dệt 2.183.013.248 TK 6213 – Tẩy nhuộm 187.878.049 TK 6214- May 54.005.789 Cộng 2.432.962.581 TK 6271 – Hồ 11.792.853 TK 6272 – Dệt 125.364.649 TK 6273 – Tẩy nhuộm 37.316.495 TK 6274 - May 50.576.098 Cộng 225.050.095 TK 641 8.163.256 TK 642 15.652.369 TK 632 – Phế liệu 6.532.145 TK 632 – Vật tư 11.753.159 TK 3388 9.222.640 Cộng 51.323.569 Tổng 2.736.336.240 Công ty dệt Trí Nhân Nhật ký chứng từ số 7 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất toàn công ty (Tháng 12 năm 2003). STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK1521 … TK621 … Các TK ở NKCT khác Tổng cộngchi phí 1 154 … 2.432.962.581 … … 2.987.623.564 2 621 2.432.962.581 … … … 2.432.962.581 3 622 … … … 412.326.487 4 627 225.050.095 … … … 568.475.123 5 632 6.532.145 … … … 6 641 8.163.256 … … … 157.693.852 7 642 15.652.369 … … … 245.132.658 8 2412 … … … 450.167.854 … … … … … 9 Cộng A 2.688.360.446 … 2.432.962.581 … … 7.851.753.159 10 111 … … … 23.147.962 11 112 … … … 69.564.758 12 632 18.285.304 … … … 18.285.304 13 413 … … … 7.568.853 14 3388 9.222.640 … … … 14.586.327 … … … … 15 Cộng B 27.507.944 … … … 365.964.283 16 Tổng cộng A+B 2.736.336.240 ... 2.432.962.581 ... ... 8.217.717.442 Công ty dệt Trí Nhân Sổ cái TK 1521: Nguyên vật liệu Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ các TK này ... Tháng 11 Tháng 12 1.Ghi Có TK 111- NKCT 1 56.387.548 2.Ghi Có TK 1121- NKCT 2 240.849.081 3.Ghi Có TK 331- NKCT 5 2.275.204.300 4.Ghi Có TK 154 16.534.638 5.Ghi Có TK 141 35.238.456 6.Ghi Có TK 1388 19.537.462 Tổng phát sinh: Nợ Có (NKCT 5) 2.643.751.485 2.736.336.240 Dư cuối kỳ Nợ Có 979.259.130 886.674.375 5.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân . Kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân nhằm xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện có tại tring kho của công ty. Hơn nữa công việc này còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng và mất mát nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu tại công ty, đề cao công tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữa kế toán nguyên vật liệu và kế toán các phần hành khác. Nguyên vật liệu tại công ty có khối lượng lớn, chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm kê thường kéo dài. Vì vậy công tác kiểm kê được tiến hành mỗi năm một lần vào thời điểm cuối năm và phải lập biên bản kiểm kê. Công việc này được thực hiện một cách toàn diện cả về mặt số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho của công ty. Trước khi tiến hành kiểm kê kế toán tiến hành khoá sổ sách, xác định số dư tồn kho ở thời điểm kiểm kê. Sau đó đối chiếu số liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho. Sau quá rtình kiểm kê, ban kiểm kê lập “ Biên bản kiểm kê”, mọi kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản này. Biên bản kiểm kê Địa điểm: Kho sợi Thời gian 31/12 Ban kiểm kê: STT Danh mục vật tư Đơn vị Thực tế Sổ sách Chênh lệch Gía trị 1. 2. 3. Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 ....... 2.418 439 5.168 2.418 439 5.168 86.731.954 15.185.119 131.161.120 Cộng Cuối kỳ kiểm kê, báo cáo kiểm kê được gửi sang phòng kế toán để kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định số chênh lệch thừa thiếu cho từng thứ, từng loại vật tư. Chênh lệch thừa (thiếu) nguyên vật liệu = Số lượng nguyên vật liệu tồn thực tế - Số lượng nguyên vật liệu tồn sổ sách Căn cứ vào kết quả kiểm kê, đối chiếu giữa số liệu thực tế và sổ sách, xác định nguyên nhân thừa thiếu và có biện pháp xử lý: + Nếu thiếu so với kiểm kê: Nợ TK 1381: NVL thiếu chờ xử lý Có TK 1521: NVL thiếu + Nếu thừa so với kiểm kê: Nợ TK 1521: NVL thừa sau kiểm kê Có TK 3381 Sau đó bù trừ hai tài khoản đó cho nhau Nợ TK 3381 Có TK 1381 Nếu TK1381 dư thì kế toán sẽ hạch toán giảm giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 1381 Có TK 621(627) Nếu TK3381 dư thì kế toán sẽ hạch toán tăng giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 621(627) Có TK 1381 Qua kết quả kiểm kê tại kho Sợi cho thấy số lượng trên sổ sách và số lượng trên thực tế chênh lệch không đáng kể. Trong khi đó số lượng sợi của công ty là rất lớn và sự chênh lệch ở đây là nhỏ do sợi có sự hút ẩm trong không khí. Có thể nói công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của thủ kho và kế toán được kết hợp chặt chẽ, chính xác. Bên cạnh đó công ty còn có hệ thống kho tàng bảo quản tốt và đầy đủ, nguyên vật liệu được sắp xếp trong kho hợp lý, khoa học. Ngoài ra kho còn được bố trí gần nơi sản xuất nên thuận lợi cho công tác vận chuyển nguyên vật liệu tới nơi sử dụng. Tuy vậy, có một vấn đề cần được cân nhắc đó là tình hình tính giá nguyên vật liệu tăng giảm thất thường và không ổn định đặc biệt là giá các mặt hàng nhập khẩu song công ty rất ít khi đánh giá lại tài sản và không lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho của công ty. 5.5. Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân . Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu . Ta có tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu về mặt khối lượng của một số nguyên vật liệu chính như sau: STT Tên NVL ĐV tính Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ% Chênh lệch 1. 2. 3. 4. 5. Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Kg Kg Kg Kg Kg 10.400 700 22.000 2.000 10.000 10.253 681 22.052 2.071 10.125 98,5 97,3 100,2 103,5 101,3 147 19 52 71 125 Từ kết quả ở bảng trên ta thấy đối với sợi 21/1, 1/2, 16/1 việc thực hiện cung cấp sợi đều vượt kế hoạch. Trong khi đó sợi 20/1, 20/2 tuy thực hiện thấp hơn so với kế hoạch nhưng điều đó không ảnh hưởng lớn tới tình hình sản xuất của công ty. Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu. Để xem xét tình hình dự trữ nguyên vật liệu có đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể sử dụng hệ số đảm bảo: Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo = Số lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ Hệ số này được tính cho từng loại nguyên vật liệu . STT Tên NVL ĐV Tồn đầu kỳ Nhập Tổng Xuất Hệ số 1. 2. 3. 4. 5. Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Kg Kg Kg Kg Kg 2.513 0 5.810 1.358 867 10.253 681 22.052 2.071 10.125 12.766 681 27.862 3.429 10.992 10.348 242 22.694 3.429 10.719 1,23 2,814 1,227 0 1,025 Qua kết quả tính toán đối với một số loại nguyên vật liệu trên cho thấy: Nhìn chung các hệ số đều lớn hơn 1, điều này có nghĩa rằng nguyên vật liệu của công ty đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất khi công ty cần.Tuy nhiên đối với loại sợi 21/2 hệ số bằng 0, như vạy là không đảm bảo cung cấp cho quá trình sản xuất, công ty cần xem xét để tránh xảy ra hiện tương tương tự như trên điều đó không tốt cho tiến độ sản xuất chung của công ty. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Ta có số liệu về tổng sản lượng và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế hoạch và thực hiện. Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch ± % 1 2 3 4=3-2 5=(4/2)´100% CP NVLTT 2.100.000.000 2.432.962.581 332.962.581 15,85 Tổng sản lượng 3.100.000.000 3.768.456.327 668.456.327 21,56 Tỷ lệ % hoàn thành 2.432.962.581 Kế hoạch = ´ 100%= 95,3% 2.100.000.000 ´ 3.768.456.327 3.100.000.000 Số tuyệt đối: 3.768.456.327 2.432.962.581 - 2.100.000.000 ´ = -119.797.419 3.100.000.000 Từ kết quả phân tích cho thấy:Theo kế hoạch tổng chi phí nguyên vật liệu là 2.100.000.000 đồng, thực tế chi là 2.432.962.581 đồng. Như vậy tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế tăng lên 332.962.581 đồng hay tăng 15,85% so với kế hoạch. Nhưng thực tế không phải chi phí nguyên vật liệu tăng mà là do tổng sản luợng tăng. Theo kế hoạch, nếu hoàn thành 100% tức là để đạt được mức sản lượng là 3.100.000.000 đồng thì tổng chi phí nguyên vật liệu là 2.100.000.000 đồng, nhưng công ty hoàn thành kế hoạch thị trườngổng sản lượng là 121,56% tương đương mức nguyên vật liệu phải chi là 2.552.760.000 đồng nhưng công ty chỉ phải chi 2.432.962.581 đồng. Như vậy so với kế hoạch, công ty đã tiết kiệm được 119.797.419 đồng. Chương II. Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân . I.Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và yêu cầu hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân. 1.Đánh giá chung về kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt Trí Nhân . Cùng với sự nghiệp đổi mới toàn diện nền kinh tế, hạch