Đề tài Thực trạng và giải pháp Kế toán cho vay tại Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn Thanh Hoá

p với chu kỳ SXKD và khả năng trả nợ của khách hàng, nguồn vốn cho vay của NHNo nhưng tối đa không quá 12 tháng. Thời hạn cho vay trên từng giấy nhận nợ có thể không phù hợp với thời hạn hiệu lực của HMTD. Khi thu nợ có thể thu trực tiếp. Tức là đơn vị phải nộp tiền bán hàng trực tiếp vào bên có của TKCV để trả nợ ngân hàng. Kế toán hạch toán: Bên nợ :Tài khoản thích hợp. Bên có:TK cho vay theo HMTD. Khi thu nợ gián tiếp: Tiền thu bán hàng nộp vào TKTG của khách hàng, theo thoả thuận định kỳ ngân hàng trích TKTG để thu nợ cho khách hàng. Kế toán hạch toán: Nợ: Tài khoản thích hợp số tiền thu bán hàng. Có : TKTG doanh nghiệp số tiền thu bán hàng. - Khi thu nợ hạch toán: Bên nợ: TKTG doanh nghiệp Số tiền thu nợ. Bên có: TKCV theo HMTD Số tiền thu nợ. Đến ngày cuối tháng mà đơn vị vay không trả được nợ theo đúng kế hoạch, mà ngân hàng không cho chuyển thu tiếp tháng sau thì kế toán sẽ chuyển số nợ đó sang TK nợ quá hạn và hạch toán: Bên nợ: TK nợ quá hạn Bên có: TKCV Ngân hàng chỉ thu nợ số tiền mà khách hàng vay. Đối với đơn vị mở 2 TK thì chỉ thu nợ trong phạm vi dư nợ của tài khoản cho vay theo HMTD. Nếu trên TK đó có số dư bằng 0 thì chuyển tiền bán hàng của đơn vị sang TKTG Cho vay theo phương thức này khách hàng chỉ phải làm thủ tục ban đầu như: Xác định HMTD, ký HĐTD, lần sau vay chỉ cần gửi chứng từ thanh toán đến ngân hàng như: hợp đồng, hoá đơn, séc tiền mặt, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi ...Ngân hàng xem xét, nếu còn HMTD kế toán cho vay căn cứ vào chứng từ để giải quyết phát tiền vay. 3.2.3. Quản lí HMTD Ngân hàng nơi cho vay phải quản lí chặt chẽ HMTD, đảm bảo không vượt quá HMTD đã kí kết. Trong quá trình vay vốn, trả nợ, nếu việc sản xuất kinh doanh có thay đổi, khách hàng làm giấy đề nghị xác định lại HMTD dụng. Ngân hàng nơi cho vay xem xét nếu thấy hợp lí thì chấp thuận điều chỉnh HMTD và cùng khách hàng kí bổ sung HMTD. Ký kết HMTD mới trước 10 ngày khi HMTD cũ hết hạn, khách hàng phải gửi cho ngân hàng kế hoạch vay vốn kỳ tiếp theo. Căn cứ vào nhu cầu vay vốn của khách hàng và chu kỳ sản xuất kinh doanh kế tiếp ngân hàng nơi cho vay thẩm định để xác định HMTD và thời hạn cho vay mới. 3.2.4. Ưu, nhược điểm của phương thức cho vay theo HMTD * ưu điểm: - Thủ tục đơn giản, đáp ứng nhanh chóng kịp thời nhu cầu vay vốn của khách hàng. - Có thể cho vay được nhiều đối tượng vật tư, hàng hoá. - Tạo điều kiện cho ngân hàng kiểm soát được sự chu chuyển vốn vay và thu nhập của khách hàng. - Nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời của khách hàng vay vốn. - Biết được khả năng hoàn trả vốn của khách hàng. * Nhược điểm: - Việc xác định HMTD cố định của khách hàng, nếu hạn mức này cao khách hàng chưa vay hết đã ký hợp đồng với ngân hàng thì ngân hàng sẽ bị thừa vốn một cách giả tạo. Nếu ngân hàng thiếu vốn thì sẽ không đáp ứng nhu cầu của khách hàng gây khó khăn cho đơn vị. 3.3. Chiết khấu thương phiếu. 3.3.1. Khái niệm Chiết khấu là một nghiệp vụ tín dụng ngắn hạn của NHTM, trong đó khách hàng chuyển nhượng quyền sở hữu những thương phiếu chưa đến hạn thanh toán cho NHTM để nhận lấy một khoản tiền bằng mệnh giá trừ đi lợi tức và hoa hồng phí. 3.3.2. Nội dung của tài khoản cho vay chiết khấu thương phiếu Nợ: Phản ánh số tiền cho khách hàng vay Có: Phản ánh số tiền khách hàng vay trả nợ, số tiền chuyển nợ quá hạn. Dư nợ Phản ánh số tiền khách hàng còn nợ ngân hàng. 3.3.3. Quy trình hạch toán cho vay, thu nợ Để được vay chiết khấu khách hàng phải gửi hồ sơ cho ngân hàng gồm Đơn xin chiết khấu, bảng kê thương phiếu kèm các thương phiếu xin chiết khấu. Sau khi nhận được hồ sơ ngân hàng tiến hành thẩm định về tính hợp lệ, hợp pháp của các thương phiếu, xem xét mối quan hệ thương mại của các chủ thể có liên quan, đến thương phiếu, thời hạn thanh toán...Sau khi thẩm định ngân hàng sẽ loại những thương phiếu không đủ điều kiện chiết khấu và tính số tiền ngân hàng sẽ cho vay. Số tiền mà ngân hàng Cho khách hàng vay = Mệnh giá thương phiếu - Các khoản khấu trừ Các khoản khấu trừ gồm: - Phí hoa hồng - Lãi suất CK x Mệnh giá x Thời gian xin CK. Hạch toán: Nợ Tài khoản chiết khấu Số tiền NH cho khách hàng vay Có Tài khoản thích hợp Số tiền NH cho khách hàng vay Nhập ngoại bảng: Mệnh giá các giấy tờ có giá của khách hàng cầm cố Hạch toán thu nợ: Nợ :Tài khoản tiền mặt, tiền gửi khách hàng : Tổng số tiền Có :Tài khoản cho vay chiết khấu : Số tiền cho vay Có :Tài khoản thu lãi : Số tiền lãi Có :Tài khoản thu dịch vụ: Số tiền hoa hồng Xuất ngoại bảng: Các giấy có giá của khách hàng đưa cầm cố theo mệnh giá. 3.3.4. Ưu, nhược điểm của nghiệp vụ chiết khấu Chiết khấu là nghiệp vụ có khá nhiều ưu điểm đó là nghiệp vụ ít rủi ro, khả năng thu hồi nợ của ngân hàng khá chắc chắn. Đây là hình thức tín dụng khá đơn giản, ít phiền phức đối với ngân hàng. Chiết khấu không làm “đóng băng vốn” của ngân hàng vì thời hạn chiết khấu ngắn (dưới 90 ngày) và NHTM có thể khá dễ dàng xin tái chiết khấu thương phiếu ở NHTW. Tuy vậy trong nghiệp vụ chiết khấu, NHTM vẫn có thể gặp phải rủi ro do các nguyên nhân cơ bản sau Ngân hàng nhận chiết khấu những thương phiếu giả mạo. Người chịu trách nhiệm thanh toán thương phiếu mất khả năng thanh toán trước khi thương phiếu đến hạn thanh toán. 3.4. Cho vay theo hạn mức thấu chi Thấu chi tài khoản là loại hình tín dụng mà qua đó ngân hàng cho phép khách hàng được sử dụng vượt quá số tiền mà họ đã ký thác ở ngân hàng trên tài khoản vãng lai với 1 số lượng và thời hạn nhất định. Thực chất của thấu chi tài khoản là khoản cho vay của ngân hàng thuộc nghiệp vụ ngân quỹ, tín dụng đối với chủ tài khoản. * Quy trình hạch toán cho vay thu nợ. Khách hàng muốn được vay theo hạn mức thấu chi làm đơn xin vay gửi tới ngân hàng đồng thời nộp kèm theo các hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng. Sau khi thẩm định hồ sơ vay vốn ngân hàng cùng với khách hàng tính toán, thoả thuận HMTD. Khi đã xác định được HMTD thì ngân hàng cùng khách hàng ký kết HĐTD. Khi TK vãng lai hết tiền (dư có = 0) khách hàng vẫn được phép rút tiền nhưng chỉ được phép rút trong phạm vi HMTD đã ký kết. Kế toán hạch toán: Nợ Tài khoản vãng lai của khách hàng Có Tiền mặt, tài khoản thích hợp Trong quá trình hoạt động khi khách hàng có tiền thì nộp vào tài khoản vãng lai để trả nợ. Kế toán hạch toán ghi: Nợ Tài khoản thích hợp Có Tài khoản vãng lai. Với hình thức vay này thì ngân hàng thu lãi khi tài khoản vãng lai dư nợ, ngân hàng trả lãi cho khách hàng khi tài khoản vãng lai dư nợ và tiền lãi được tính theo phương pháp tích số. 4. Hạch toán thu lãi cho vay Hiện nay có 2 phương pháp tính và thu lãi cho vay đó là: + Thu lãi theo món áp dụng đối với cho vay từng lần. + Tính lãi theo tích số áp dụng đối với cho vay theo HMTD Cách tính: Thu lãi theo món số tiền lãi = Số tiền nợ tính lãi x Thời gian tính lãi tháng hay năm x Lãi suất áp dụng 30(hoặc 360) Thu lãi theo tích số Số tiền lãi = Tổng tích số tính lãi trong tháng x lãi suất tháng 30 Tổng tích số tính lãi trong tháng = S số dư nợ cho vay x Số ngày trong tháng duy trì cùng số dư nợ 4.1. Phương pháp hạch toán thực thu, thực chi Theo phương pháp này thì chỉ thực sự thu được lãi thì mới hạch toán. Nợ Tài khoản tiền mặt, tiền gửi của khách hàng Có Tài khoản thu lãi. Nếu đến kỳ mà khách hàng không trả lãi thì hạch toán ngoại bảng nhập TK lãi chưa thu được. 4.2. Phương pháp hạch toán phân bổ Theo phương pháp này thi thu lãi trước sau đó trích dần vào thu nhập. - Khi thu lãi trước: Nợ Tiền mặt, tiền gửi của khách hàng…. Có Các khoản phải trả. - Hàng tháng trích phân bổ dần vào thu nhập: Nợ Các khoản phải trả Có Thu lãi số lãi phân bổ 4.3. Phương pháp hạch toán dự thu dự chi Theo phương pháp này hàng tháng tính số lãi phải thu hạch toán vào TK tiền lãi cộng dồn dự thu, khi thu được hạch toán giảm tài khoản tiền lãi cộng dồn dự thu. Hàng tháng tính số lãi phải thu: Nợ: TK tiền lãi cộng dồn dự thu Có : TK Thu lãi - Khi thu được lãi: Nợ :TK tiền mặt, TG của khách hàng Có :TK tiền lãi cộng dồn dự thu. Trường hợp đến hạn nợ khách hàng không trả được lãi hoặc món nợ đó bị chuyển sang nợ quá hạn thì phải thoái thu số lãi đã hạch toán vào TK dự thu: Nợ Tài khoản thu lãi Có TK tiền lãi cộng dồn dự thu Đồng thời ghi nhập tài khoản ngoài bảng lãi chưa thu được. chương II Thực trạng hoạt động kế toán cho vay tại nhno&ptnt tỉnh thanh hoá I- Khái quát tình hình kinh tế xã hội trên địa bàn và hoạt động kinh doanh của nhno&Ptnt tỉnh thanh hoá Đặc điểm kinh tế xã hội. Thành phố Thanh Hoá là thành phố tỉnh lỵ của tỉnh Thanh Hoá - là trung tâm văn hoá, chính trị kinh tế của một tỉnh đông dân đứng thứ hai cả nước (sau thành phố Hồ Chí Minh)- là thành phố địa cầu của khu vực Bắc miền Trung , có đường quốc lộ 1A chạy dọc hơn 10 km qua trung tâm thành phố . Là một đô thị tỉnh lỵ với hơn 100 năm tuổi , thành phố Thanh Hoá là nơi tập trung các cơ quan chính trị - kinh tế đầu não của tỉnh ,lại có thế mạnh nằm trên trục đường giao thông Bắc - Nam gần biển, gần rừng, có sông, có núi dân cư tập trung đông đúc. Trình độ dân sinh, dân trí phát triển cao hơn nhiều so với mặt bằng chung toàn tỉnh: tốc độ phát triển kinh tế trong những năm gần đây của thành phố khá cao và tương đối ổn định vơí mức tăng trưởng GDP bình quân hàng năm trên dưới 10%, GDP đâù người cuối năm 2003 lên tới 660 USD. Thành phố có 11 phường nội thành và 6 xã ngoại thành với 1 nền kinh tế thị trường phong phú đa dạng và phát triển khá sôi động: trên địa bàn có 65 doanh nghiệp nhà nước, 303 doanh nghiệp ngoài quốc doanh (công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp tư nhân ) và 40 ngàn hộ SXKD với nhiều nghành nghề sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phong phú đa dạng có mặt ở hầu hết các nghành, các thành phần kinh tế. Đến nay, thành phố có hai khu công nghiệp đã và đang hình thành ở phía Bắc và phía Nam thành phố với hàng chục nhà máy xí nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh . Những năm gần đây cùng với sự chuyển mình của đất nước, Thanh Hoá đã có những chuyễn đổi tích cực theo định hướng chiến lược: Tăng tỉ trọng khu vực công nghiệp và xây dựng, giảm tỷ trọng khu vực nông, lâm nghiệp, thuỷ sản. Và cho triển khai thực hiện hàng loạt dự án lớn liên quan trực tiếp đến hoạt động của NHNo Thanh Hoá như : Dự án nhà máy đóng hộp rau quả Lễ Môn công suất 8000 tấn sản phẩm /năm. -Dự án xây dựng nhà máy nước dứa cô đặc Như Thanh cùng với vùng nguyên liệu 3000 ha . -Dự án nhà máy chế biến tinh bột sắn với vùng nguyên liệu 6.600 ha - 6 dự án xây dựng vùng nuôi tôm công nghiệp ở 5 huyện: Hoằng Hoá; Nông Cống ; Nga Sơn; Hậu Lộc;Tĩnh Gia. Qui mô từ 60 ha đến 200ha Ngoài các dự án trên, Thanh Hoá còn thực hiện hàng loạt trương trình phát triển kinh tế địa phương: Phát triển đàn bò thịt sữa; chăn nuôi lợn hướng nạc xuất khẩu, phát triển các vùng cói đay, dâu tằm ... + Cùng với những thuận cơ bản kể trên, nền kinh tế tỉnh Thanh Hoá nói chung và NHNo Thanh Hoá nói riêng còn gặp nhiều khó khăn như : Đã triển khai nhiều dự án song khi thực hiện còn nhiều vướng mắc, vì thị trường đầu ra một số sản phẩm vẫn không ổn định, người sản xuất thực sự không an tâm nên tiến độ triển khai chậm. Trình độ dân trí còn thấp việc triển khai các cơ chế mới phải có thời gian mới đi vào được cuộc sống. Địa bàn hoạt động của NHNo Thanh Hoá quá rộng, số hộ sản xuất vay vốn đông, các món vay nhỏ, dẫn đến quá tải trong công tác tín dụng và kế toán, đồng thời làm tăng chi phí đầu vào . Năm 2003 nhu cầu vốn đầu tư toàn quốc tăng mạnh, các nguồn vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế giảm thấp. Để tăng cường thu hút nguồn vốn các NHTM trên toàn quốc đều phải nâng lãi suất huy động, bên cạnh đó các tổ chức khác như: Kho Bạc, Bưu điện cũng tăng cường huy động với lãi suất cao dẫn đến việc cạnh tranh mở rộng huy đông vốn của NHNo gặp khó khăn . Những thuận lợi, khó khăn cơ bản trên đây gắn chặt với các hoạt động của các chi nhánh NHNo trên địa bàn Thành Phố Thanh Hoá. Nhưng NHNo & PTNT Thanh Hoá với sự nỗ lực vươn lên khắc phục những khó khăn, hạn chế của môi trường kinh doanh không nhiều thuận lợi từng bước đã góp phần đắc lực vào sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội của địa phương và chương trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá nền kinh tế trên địa bàn . 2. Tình hình kinh doanh của NHNo&PTNT tỉnh Thanh Hoá NHNo&PTNT tỉnh Thanh Hoá là chi nhánh thành viên thuộc hệ thống NHNo& PTNT Việt Nam được thành lập ngày 18/5/1988 theo quyết định số 31/QĐ-NHNN5 của Tổng Giám đốc (nay là Thống đốc NHNN Việt Nam) Qua 16 năm hoạt động, nguồn vốn huy động và đầu tư tín dụng liên tục có tốc độ tăng trưởng nhanh đã phục vụ đắc lực cho chương trình xoá đói giảm nghèo và sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội nói chung, sự nghiệp công nghiệp hoá-hiện đại hoá nông nghiệp-nông thôn nói riêng trên địa bàn. - Tổng nguồn vốn huy động tại địa phương đến 31/12/2003 đạt : 2.311 tỷ, chiếm 52% thị phần; tổng dư nợ đạt 3.397 tỷ, chiếm 60% thị phần hoạt động của các TCTD trên địa bàn. 2.1. Mô hình tổ chức của NHNo&PTNT Thanh Hoá Mô hình tổ chức hiện nay của NHNo&PTNT tỉnh Thanh Hoá với biên chế 1.020 cán bộ gồm: 01 Hội sở NHNo&PTNT tỉnh với 08 phòng chức năng và bộ phận trực Đảng uỷ + Công đoàn hoạt động theo mô hình kéo dài; 26 chi nhánh cấp 2 loại 4 (NHNo&PTNT huyện thị và tương đương), 09 chi nhánh cấp 2 loại 5 trực thuộc NHNo&PTNT tỉnh và 22 chi nhánh cấp 3 trực thuộc NHNo&PTNT huyện, thị xã. Hiện nay màng lưới hoạt động của NHNo&PTNT Thanh Hoá đã có mặt ở 26/27 huyện, thị, thành phố trong toàn tỉnh (trừ thị xã Sầm Sơn trực thuộc TTĐH), với 57 chi nhánh NHNo ở khắp các thị trấn, thị tứ, khu công nghiệp trong phạm vi toàn tỉnh. Hơn 70% CBNV sử dụng thành thạo máy vi tính và ứng dụng công nghệ tin học trong giao dịch hàng ngày phục vụ hơn 500 ngàn khách hàng vay và hơn 100 ngàn khách hàng giao dịch tiền gửi, thực hiện hoàn chỉnh dịch vụ thanh toán điện tử trên phạm vi toàn tỉnh và toàn hệ thống trong phạm vi cả nước. Trở thành một Ngân hàng TMQD lớn nhất, đóng góp đáng kể vào nhịp độ tăng trưởng kinh tế chung của tỉnh. 2.2. Về công tác huy động vốn Đơn vị tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 *Tổng nguồn vốn huy động 1.430 1.831 2.311 -Tiền gửi tiết kiệm 540 625 881 +Tiết kiệm không kỳ hạn 46 34 32 +Tiết kiệm có kỳ hạn 384 591 849 - Phát hành kỳ phiếu 203 438 433 - Tiền gửi các tổ chức kinh tế 439 481 540 - Tiền gửi các tổ chức tín dụng 58 93 288 - Tiền gửi ngoại tệ (quy đổi) 190 194 169 2.3. Về sử dụng vốn Chỉ tiêu Dư nợ Phân theo TPKT (năm 2003) 2001 2002 2003 DNNN DNNQD Tư nhân * Tổng dư nợ 1.974 2.718 3.397 318 371 2.708 - Ngắn hạn 757 1.200 1.495 118 205 1.172 - Trung, dài hạn 1.169 1.446 1.805 144 125 1.536 - Ngoại tệ (quy đổi) 48 72 97 56 41 0 * Dư nợ quá hạn 14 20,4 52,2 22,4 0,7 29,1 - Tỷ lệ nợ quá hạn(%) 0,70 0,75 1,54 7,04 0.2 1,07 Nguồn số liệu: Báo cáo Tổng kết hoạt động NHNo Thanh Hoá qua các năm II. Thực trạng kế toán cho vay tại nHNo&ptnt thanh hoá 1. Các văn bản hướng dẫn thực hiện cho vay tại NHNo&PTNT Thanh Hoá - Quyết định 1627 ngày 31/12/2001 của Thống đốc NHNN Việt Nam về việc ban hành quy chế cho vay của TCTD đối với khách hàng. - Quyết định 72/QĐ-HĐQT-TD ngày 31/03/2002 của Chủ tịch hội đồng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam quy định về việc cho vay bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ của NHNo&PTNT Việt Nam đối với khách hàng không phải là TCTD nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đầu tư phát triển đời sống. - Văn bản số 405/NHNN-CSTT của NHNN Việt Nam ngày 16/4/2001. Hướng dẫn thực hiện quy định về chuyển nợ quá hạn. - Văn bản số 1235 /NHNo -TD ngày 17/5/2002 của NHNo&PTNT Việt Nam “Hướng dẫn phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng”. - Văn bản số 1850/NHNo –TD ngày 11/6/2002 của NHNo&PTNT Việt Nam “Về việc hướng dẫn cho vay qua tổ vay vốn”. - Quyết định số 993/2001/QĐ-NHNN ngày 6/8/2001 của Thống đốc NHNN “Quy định mức cho vay không bảo đảm đối với NHTM Nhà nước, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam, công ty tài chính trong tổng công ty nhà nước và ngân hàng phục vụ Người nghèo”. - Quyết định 1788/NHNo-TCKT Ngày 29/06/2001 qui định phương pháp tính và hạch toán thu lãi, trả lã về nghiệp vụ cho vay, huy động vốn. 2. Quy định về hồ sơ và chứng từ trong nghiệp vụ kế toán cho vay. 2.1. Hồ sơ do khách hàng lập và cung cấp (QĐ72) 2.1.1. Đối với pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp doanh. * Hồ sơ pháp lý Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp, nếu thiết lập quan hệ tín dụng lần đầu phải gửi đến NHNo nơi cho vay các giấy tờ (bản sao có công chứng) sau: - Quyết định thành lập doanh nghiệp. - Điều lệ doanh nghiệp (Trừ doanh nghiệp tư nhân). - Quyết định bổ nhiệm chủ tịch HĐQT (nếu có). Tổng giám đốc (giám đốc), kế toán trưởng, quyết định công nhận ban quản trị, chủ nhiệm HTX. - Đăng ký kinh doanh. - Giấy phép hành nghề nếu có. - Giấy phép đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài). - Biên bản góp vốn, danh sách thành viên sáng lập (công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp doanh). - Các thủ tục về kế toán theo quy định của ngân hàng. *Hồ sơ kinh tế - Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ - Báo cáo kế hoạch sản xuất, kinh doanh kỳ gần nhất. * Hồ sơ vay vốn - Giấy đề nghị vay vốn - Dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đời sống. - Các chứng từ có liên quan (xuất trình khi vay vốn). - Hồ sơ bảo đảm tiền vay theo quy định. 2.1.2. Đối với hộ gia đình cá nhân tổ hợp tác. * Hồ sơ pháp lý. - Đăng ký kinh doanh đối với cá nhân phải đăng ký kinh doanh. - Hợp đồng hợp tác (đối với tổ hợp tác). - Giấy uỷ quyền cho người đại diện (nếu có). * Hồ sơ vay vốn - Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư, diêm nghiệp vay vốn không phải thực hiện bảo đảm bằng tài sản. + Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn. - Hộ gia đình, cá nhân, tổ hợp tác (trừ hộ gia đình được qui định tại điều trên). + Giấy đề nghị vay vốn. + Dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. + Hồ sơ đảm bảo tiền vay theo quy định. - Ngoài các hồ sơ trên đối với hộ gia đình, cá nhân vay thông qua doanh nghiệp, phải có thêm Hợp đồng làm dịch vụ. * Doanh nghiệp vay để chuyển tải vốn cho hộ gia đình, cá nhân phải có thêm. + Hợp đồng cung ứng vật tư, tiền vốn cho hộ gia đình cá nhân nhận khoán. + Danh sách hộ gia đình cá nhân đề nghị ngân hàng cho vay. 2.1.3. Đối với khách hàng vay nhu cầu đời sống + Giấy đề nghị vay vốn. Riêng khách hàng là người hưởng lương vay vốn nhu cầu đời sống phải có xác nhận của cơ quan quản lý lao động hoặc cơ quan quản lý chi trả thu nhập. NHNo nơi cho vay có thể thoả thuận với người vay vốn và các cơ quan quản lý nói trên về việc người vay uỷ quyền cho cơ quan, đơn vị trả nợ cho NHNo từ các khoản thu nhập của mình. + Hồ sơ đảm bảo tiền vay theo quy định (nếu phải thực hiện vay vốn có bảo đảm bằng tài sản). 2.2. Hồ sơ do ngân hàng lập. - Báo cáo thẩm định, tái thẩm định. - Biên bản họp hội đồng tín dụng (trường hợp phải họp HĐTD). - Các loại thông báo Thông báo từ chối cho vay, thông báo nợ quá hạn. - Sổ theo dõi cho vay, thu nợ dùng cho cán bộ tín dụng. 2.3. Hồ sơ do khách hàng và ngân hàng cùng lập. - Hợp đồng tín dụng (hoặc Sổ vay vốn). - Giấy nhận nợ. - Hợp đồng bảo đảm tiền vay. - Biên bản kiểm tra sau khi cho vay. - Biên bản xác định nợ rủi ro bất khả kháng (trường hợp nợ bị rủi ro). 2.4. Quy định về lưu trữ hồ sơ. Việc lưu trữ hồ sơ vay vốn được thực hiện theo quyết định 127 /NHNo –04 ngày 13/3/2001 của Tổng giám đốc NHNo Việt Nam. Các hồ sơ vay vốn đã thu hết nợ cả gốc và lãi được đóng thành tập riêng và được xắp xếp theo thứ tự ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Mỗi tập hồ sơ vay vốn đều phải có “Bảng kê hồ sơ vay vốn”. Mỗi hồ sơ vay vốn được xắp xếp thứ tự theo ngày trả hết nợ trong từng bộ hồ sơ vay vốn Hợp đồng vay vốn được xếp trên cùng, các giấy tờ khác được xếp liền kề. Tuỳ theo số lượng hồ sơ tập hồ sơ vay vốn có thể đóng theo ngày hoặc định kỳ 2 hoặc 3 ngày một tập. Các giấy tờ trong tập hồ sơ phải được đánh số thứ tự từ 01 trở đi, ngoài cùng tập hồ sơ phải có bìa ghi đầy đủ các yếu tố như Tên đơn vị ngân hàng, tên hồ sơ lưu trữ. Ngày …. . tháng……năm; số lượng chứng từ, họ tên chữ ký của người đóng chứng từ. 3. Quy trình hạch toán cho vay theo HMTD, cho vay từng lần 3.1. Qui trình hạch toán phương thức cho vay theo HMTD. 3.1.1. Hạch toán giai đoạn phát tiền vay Đối với khách hàng lần đầu vay vốn phải làm đơn xin vay kèm kế hoạch vay vốn ngân hàng. Sau khi xét duyệt kế hoạch vay vốn ngân hàng và khách hàng ký kết hợp đồng tín dụng trong đó xác định rõ hạn mức tín dụng. Sau đó mỗi lần vay khách hàng không cần phải làm đơn xin vay mà chỉ cần gửi đến ngân hàng các chứng từ thanh toán như : séc, uỷ nhiệm chi kèm giấy nhận nợ. Hồ sơ vay vốn sau khi được cán bộ tín dụng kiểm tra thẩm định, trình trưởng phòng tín dụng và giám đốc duyệt chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ sẽ tiến hành phát tiền vay trong phạm vi hạn mức tín dụng cho phép hạch toán. Nợ Tài khoản cho vay của khách hàng. Có Tài khoản thích hợp. (Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng có thể lĩnh bằng tiền mặt hoặc chuyển trả cho một khách hàng khác). 3.1.2. Hạch toán giai đoạn thu hồi nợ Đối với phương thức cho vay theo HMTD không thu một lần toàn bộ số tiền cho vay vào ngày cuối cùng của kỳ hạn nợ mà thu giải đều trong các kỳ kế hoạch trả nợ đã được thoả thuận giữa ngân hàng và khách hàng. Ngân hàng thực hiện thu nợ theo hai cách. Cách 1 Thu trực tiếp. Theo cách này số tiền trả nợ của khách hàng trả nợ được hạch toán thẳng vào bên có của tài khoản cho vay. Nợ Tài khoản tiền mặt, hoặc tài khoản thích hợp. Có Tài khoản cho vay (của khách hàng vay vốn) Cách 2 Thu gián tiếp Theo cách này thì ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi của khách hàng để thu hồi nợ. +Khi khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiền gửi Nợ Tài khoản tiền mặt, hoặc tiền gửi của khách hàng. Có Tài khoản tiền gửi của khách hàng. +Trích tiền gửi của người vay thu nợ Nợ Tài khoản tiền gửi của khách hàng Có Tài khoản cho vay của khách hàng. 3.1.3. Hạch toán thu lãi cho vay Khách hàng áp dụng cho vay theo hạn mức tín dụng là những khách hàng kinh doanh ổn định, vay trả thường xuyên nên ngân hàng Thạch Thành thực hiện thu lãi theo phương pháp tích số. Định kỳ thường vào ngày cuối tháng kế toán thực hiện tích lãi tích số và hạch toán thu lãi. Nợ Tài khoản tiền gửi của khách hàng. Có Tài khoản thu lãi Trường hợp khách hàng không có tiền để thu lãi khi nhập tài khoản ngoại bảng lãi chưa thu được. Trường hợp cụ thể : Ngày 15/11/2002 ngân hàng nhận được hồ sơ xin vay vốn của công ty Nguyên Phú xin vay vốn để kinh doanh phân bón. Kèm UNC đề nghị chuyển tiền cho công ty phân bón tổng hợp Thanh hoá. Sau khi cán bộ tín dụng thẩm định hồ sơ và cùng với khách hàng xác định hạn mức tín dụng là 100.000.000 đ thời hạn đến ngày 31/02/2003 với lãi xuất là 0, 85% tháng. Bộ hồ sơ được trình trưởng phòng kinh doanh, giám đốc duyệt sau đó chuyển xuống cho kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ đảm bảo đúng qui định, căn cứ vào yêu cầu lĩnh tiền vay của khách hàng hạch toán Nợ Tài khoản cho vay công ty Nguyên Phú 100.000.000 đ Có Tài khoản chuyển đi 100.000.000 đ Ngày 25/11/2002 Công ty Nguyên Phú nộp tiền bán hàng trả nợ số tiền 20.000.000 đ bằng tiền mặt. Sau khi thủ quỹ đã thu đủ tiền, kế toán hạch toán. Nợ Tài khoản tiền mặt 20.000.000đ Có Tài khoản cho vay công ty Nguyên Phú 20.000.000đ Ngày 28/11/2002 Công ty làm giấy nhận nợ đề nghị lĩnh tiền vay số tiền 15. 000. 000đ. Cán bộ tín dụng thẩm định ký duyệt trình trưởng phòng kinh doanh giám đốc duyệt sau đó chuyển sang bộ phận kế toán, số tiền vay đợt này công ty đề nghị được lĩnh bằng tiền mặt. Khế toán sau khi kiểm tra hồ sơ và chứng từ hợp lệ hợp pháp hạch toán. Nợ Tài khoản cho vay công ty Nguyên Phú 15.000.000đ Có Tài khoản tiền mặt 15.000.000đ Đến cuối ngày 30/11/2002 kế toán tiến hành tính lãi tích số và thu lãi tháng 11 năm 2002 của công ty Nguyên Phú. Bảng kê tính số tính lãi tháng 11/2002 tài khoản tiền vay số Tên đơnvị Công ty Nguyên Phú Tài khoản tiền gửi số………….. Tài khoản thu lãi số.....………… Ngày Số dư Ngày Số dư Ngày Số dư 1 11 21 100. 000. 000 2 12 22 100. 000. 000 3 13 23 100. 000. 000 4 14 24 100. 000. 000 5 15 100. 000. 000 25 80. 000. 000 6 16 100. 000. 000 26 80. 000. 000 7 17 100. 000. 000 27 80. 000. 000 8 18 100. 000. 000 28 95. 000. 000 9 19 100. 000. 000 29 95. 000. 000 10 20 100. 000. 000 30 95. 000. 000 Cộng 600. 000. 000 925. 000. 000 Tổng tích số 600.000.000 + 925. 000. 000 =1.525.000.000 Số lãi tính được 1. 25.000.000/ 30 x 0, 85% = 432. 083 Bằng chữ (Bốn trăm ba hai ngàn không trăm tám ba đồng chẵn) Kế toán Kiểm soát Giám đốc Căn cứ vào bảng kê tích số và kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi của công ty xem có còn số dư không. Nếu tài khoản tiền gửi của công ty còn số dư thì hạch toán thu lãi. Nợ Tài khoản tiền gửi của công ty Nguyên Phú 432. 083đ Có Tài khoản thu