Đề tài Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh

Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh. Đối với Giám đốc và các phòng dự án đấu thầu việc lựa chọn các phương án kinh doanh là hết sức khó khăn nếu như không có sự trợ giúp về thông tin của bộ phận văn phòng Công ty, văn phòng đưa ra những biện pháp xử lý cho ban lãnh đạo Công ty tham khảo, đóng góp ý kiến bổ sung sao cho ban lãnh đạo chọn được phương án tối ưu nhất. Ngoài ra văn phòng còn giúp lãnh đạo Công ty lập báo cáo công trình công tác hàng năm, hàng tháng, hàng quý đề xuất chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý cho Công ty. b. Công tác thông tin: Đây là một nhiệm vụ đặc biệt trong công tác quản trị văn phòng. Thông tin được coi là yếu tố quyết định có khả năng quyết định rất lớn đến kết quả của công việc, là cơ sở để ra các quyết định quản lý. Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh là doanh nghiệp đầu tư xây dựng nên thông tin được coi là đầu vào không thể thiếu để tiến hành các loại hoạt động đấu thầu. Hơn nữa yêu cầu của công tác thông tin còn phải chính xác, kịp thời bí mật đầy đủ và phải đơn giản dễ hiểu. Như vậy thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại đối với tổ chức, vì thông tin giữ vị trí quan trọng. Vì vậy, nên để đảm bảo công tác này đạt chất lượng và hiệu quả thì văn phòng Công ty nói riêng và Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói chung đã tiến hành thu thập và xử lý thông tin theo các bước sau: Xây dựng kế hoạch tổ chức công tác thông tin: Đây là bước đầu tiên trong hệ thống thông tin. Văn phòng xây dựng kế hoạch và xin ý kiến của ban lãnh đạo để: Dự kiến về tổ chức các bộ phận (các khâu) tham gia trong hệ thống thông tin Dự kiến nguồn lực vật chất và con người tham gia vào các công tác thông tin. Dự kiến môi trường của công tác thông tin. Thu thập thông tin: Văn phòng tiến hành thu thập các thông tin sau khi đã xác định được nguồn thu phù hợp với lĩnh vực và mục đích sử dụng. Thông tin còn được chuyển từ các phòng chức năng gửi lên, văn phòng tiến hành tổng hợp các thông tin thu được để chuyển sang giai đoạn xử lý. Một số nguồn thông tin mà văn phòng thu thập là: Các văn bản chỉ đạo của Giám đốc, ban Giám đốc Công ty, của sở xây dựng. Các thông tin từ hội nghị của ngành, liên ngành. Các văn bản pháp luật của Đảng và Nhà nước: các chế độ chính sách... của cơ quan cấp trên, của Nhà nước đối với Công ty. Các thông tin từ hệ thống báo cáo của các phòng ban, các đơn vị thành viên tổ, đội , xí nghiệp. Thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên chức, từ thị trường, từ đối thủ cạnh tranh. Phân tích và xử lý thông tin: Đây là khâu quyết định đến việc sử dụng thông tin trong Công ty. Mục tiêu của quyết định này xử lý thông tin nhằm đưa ra các giải pháp, các phương án tham mưu đề xuất và kiến nghị giúp ban Giám đốc quản lý và điều hành có hiệu quả hơn. Hơn nữa còn làm căn cứ cho lãnh đạo Công ty ra quyết định, mệnh lệnh, chỉ thị việc quản lý và điều hành hoạt động chung toàn Công ty. * Quá trình phân tích xử lý thông tin được chia làm hai công đoạn: Xử lý thô: Văn phòng Công ty tiến hành phân loại, sắp xếp sơ bộ thông tin thu được và kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của thông tin. Xử lý tinh: Thông tin thu được chuyển đến các đối tượng tiếp nhận để tiến hành xử lý. Những thông tin trong phạm vi quyền hạn của phòng xử lý được giữ lại và triển khai tại phòng để sớm có những phương án những dự thảo về sự phản ứng của thông tin. Văn phòng tiến hành tổng hợp thông tin sau khi đã xử lý tinh. Sử dụng và chuyển phát thông tin: Thông tin sẽ biến thành lợi ích khi nó được đưa vào sử dụng. Sau quá trình thu thập và xử lý, văn phòng sẽ cung cấp thông tin tới người sử dụng tin trong Công ty, đồng thời phòng cũng sử dụng chính những thông tin này để hoàn thành các nhiệm vụ được giao như: Xây dựng phương án, xây dựng các chương trình kế hoạch, dự thảo quyết định trình ban lãnh đạo. Văn phòng chuyển phát thông tin đến các đối tượng cần thiết với từng loại thông tin qua các phương tiện truyền thanh, bảng biểu, văn bản, và bảng tin... Bảo quản và lưu trữ thông tin: Thông tin không hẳn được sử dụng toàn bộ, có thể chỉ được sử dụng một phần phù hợp với vấn đề cần giải quyết, và thông tin cũng không chỉ được sử dụng một lần, mà còn đựợc tái sử dụng nhiều lần... do vậy cần phải bảo quản và lưu trữ thông tin. Văn phòng đảm nhận về công tác thông tin trong toàn Công ty, phòng có bộ phận chuyên về bảo quản và lưu trữ thông tin sau khi thông tin đã dược sử dụng hoặc chưa được sử dụng nhằm kéo dài các nguồn tin để phục vụ cho lãnh đạo và kiểm chứng thông tin. Văn phòng bảo quản và lưu trữ thông tin dưới hai hình thức: Phương thức truyền thống là bảo quản và lưu trữ bằng văn bản Phương thức mới và hiện đại được đưa vào sử dụng là bảo quản và lưu trữ bằng máy tính điện tử, bằng phim ảnh. 2. Tình hình tổ chức nhân sự trong văn phòng Công ty Nhìn chung tình hình phân công lao động ở văn phòng đã phần nào dựa trên cơ sở các tiêu chuẩn chung của cơ quan đồng thời kết hợp với việc phải đề ra những tiêu chuẩn cụ thể đối với từng chức danh, từng cá nhân và từng loại công việc. Trước đây, việc xét tuyển cán bộ nhân viên đã thông qua thi tuyển, kiểm tra năng lực và trình độ chuyên môn của họ, nên hiện nay có một số người đã không đảm nhận được quy định rõ ràng. Mỗi cán bộ phải tự xây dựng chương trình kế hoạch, công tác do công ty thiết lập nhằm đảm bảo cho mỗi nhân viên có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình. Đối với cán bộ quản lý được phân công theo chức danh, thẩm quyền và đúng chuyên môn của mình. Có nhiệm vụ bao quát mọi hoạt động hay các quy trình thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới. Đồng thời họ có trách nhiệm bố trí đúng người và đúng việc, giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc. Đào tạo nâng cao trình độ trong công việc cho nhân viên và mọi hoạt động khác. Đối với nhân viên cấp dưới ngoài nghĩa vụ và quyền hạn theo quy định của ban lãnh đạo thì cần phải chấp hành mọi yêu cầu và sự giao phó của lãnh đạo cấp trên. Trình độ kết cấu và kế hoạch đào tạo nhân viên trong văn phòng Công ty. Qua khảo sát thực tế thì kết cấu lực lượng lao động hiện nay của văn phòng Công ty dược thể hiện ở bảng sau: Thứ nhất về ttrình độ học vấn của cán bộ nhân viên trong văn phòng: Bộ phận Tổng Đại học Trung cấp PTTH Quản lý 4 3 1 Văn thư lưu trữ 2 2 Đánh máy soạn thảo 1 1 Lễ tân tạp vụ 1 1 LáI xe 4 2 2 Bảo vệ 3 3 Qua bảng ta thấy mặt bằng trình độ học vấn của đội ngũ cán bộ lao dộng trong văn phòng chưa cao. Số người tốt nghiệp trinh độ đại học chỉ chiếm 0, 4% trong tổng số lao động hiện có tại văn phòng Công ty, số còn lại mới chỉ ở trình độ trung cấp và hết phổ thông trung học, trong khi đó yêu cầu về chất lượng về công tác là rất lớn . Vì vậy, vấn đề đặt ra đòi hỏi văn phòng phải tổ chức thực hiện công tác đào tạo lại và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên cho đội ngũ lao động hiện có để đảm nhận được công việc chuyên môn một cách có hiệu quả, nhằm đảm bảo chất lượng công tác văn phòng. Thứ hai về tổ chức cán bộ công nhân viên trong văn phòng Bộ phận Tổng Biên chế Hợp đồng Quản lý 4 3 1 Văn thư lưu trữ 2 2 Đánh máy soạn thảo 1 1 Lễ tân tạp vụ 1 2 Bảo vệ 3 1 2 Cộng 11 7 5 Qua đây, nhận thấy rằng số lượng lao động trong văn phòng Công ty thuộc biên chế Nhà nước chiếm khoảng 0,63% trong tổng số lao dộng. Đó là điều kiện là cơ sở cho phép họ gắn bó lâu dài với Công ty và tạo động lực thúc đẩy họ làm việc với hiệu quả và chất lượng cao. Thứ ba về dộ tuổi của cán bộ, nhân viên trong văn phòng: Bộ phận Tổng Dưới 30 30 - 40 41 - 50 Trên 50 Quản lý 2 2 Văn thư lưu trữ 2 1 1 Đánh máy soạn thảo 2 1 1 Lễ tân tạp vụ 4 2 2 Lái xe 3 1 2 Bảo vệ 4 1 2 1 Cộng 17 3 7 6 1 Qua bảng thống kê trên ta có thể thấy rằng độ tuổi của cán bộ công nhân viên tại văn phòng thuộc vào độ tuổi trung bình, hầu hết nằm vào độ tuổi từ 28 tuổi đến 52 tuổi, trong dó người thấp tuổi nhất là 28 tuổi và người cao tuổi nhất là 52 tuổi. Điều đó cho thấy đội ngũ lao động tại văn phòng đều là những người có kinh nghiệm chuyên môn cao. Từ đó, họ dễ dàng nắm bắt được nội dung công việc, những phương pháp làm việc, có khả năng đối phó và nhậy bén trong việc xử lý các tình huống xảy ra. Tuy nhiên dựa vào bảng phân tích trên cho thấy số nhân viên có độ tuổi dưới 30 tuổi còn ít, nghĩa là văn phòng còn thiếu lực lượng lao động trẻ điều này cũng phần nào hạn chế tính năng động và linh hoạt trong công tác hoạt động văn phòng. Do vậy, văn phòng Công ty nên mạnh dạn đưa một số lao động trẻ vào làm việc tại văn phòng để không ngừng phát huy tính năng động, sáng tạo, giúp họ tích luỹ kinh nghiệm công tác, vì lực lượng trẻ là đội ngũ tiếp cận sau này. 3. Mối quan hệ giữa văn phòng với các đơn vị trong và ngoài Công ty Để đảm bảo cho hoạt động của mình đạt hiệu quả cao, văn phòng Công ty đã thiết lập mối quan hệ ngang dọc, trên dưới như mối quan hệ với cấp trên, mối quan hệ liên bộ phận, mối quan hệ nội bộ của mình. 3.1. Quan hệ công tác giữa trưởng phòng với lãnh đạo các phòng ban trong Công ty: Đây là quan hệ phối kết hợp tác, trưởng phòng thường xuyên làm việc với lãnh đạo các phòng ban khác để trao đổi tình hình phục vụ cho việc xây dựng chương trình công tác của Công ty, nhằm đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện của cấp trên được thống nhất, công việc được giải quyết kịp thời, nhanh chóng, chính xác. 3.2. Quan hệ công tác giữa văn phòng với các phòng ban đơn vị; Là quan hệ hợp tác trên lĩnh vực công tác. Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thực hiện các mặt công tác của Công ty mà các phòng ban đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện để phục vụ cho sự lãnh đạo, quản lý và điều hành của lãnh đạo công ty. Ngược lại các phòng ban đơn vị có trách nhiệm cung cấp thông tin, thông báo tình hình và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ. 3.3 Quan hệ công tác giữa văn phòng công ty với văn phòng các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc Là quan hệ giúp đỡ về mặt chuyên môn, nghiệp vụ. Văn phòng Công ty có trách nhiệm hướng dẫn văn phòng các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc về việc thực hiện chế độ công văn, lưu trữ tài liệu, chế độ thông tin báo cáo để nâng cao chất lượng công tác quản lý và điều hành của văn phòng với các xí nghiệp trực thuộc. Chương II Nhận xét hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty I- Nhận xét, đánh giá những mặt đã đạt được yêu cầu nhiệm vụ của Công ty 1. Nhận xét những mặt được về khả năng tổ chức, quản lý của cán bộ văn phòng. Người lãnh đạo văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính) là người đứng đầu có vai trò quản lý điều hành các hoạt động của văn phòng bên cạnh quyền lực của người lãnh đạo văn phòng còn có uy tín, sự tín nhiệm của nhân viên. Một lãnh đạo văn phòng có đầy đủ quyền lực thì chưa đủ, mà cần phải có uy tín, sự kính nể và yêu mến của nhân viên cấp dưới. Có như vậy thì vai trò của lãnh đạo văn phòng mới thực sự trở lên quan trọng, một lời nói hay ý kiến chỉ đạo đều được cấp dưới tôn trọng và nghiêm chỉnh thực hiện. Do vậy người lãnh đạo văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh trong những năm qua đã có những ưu điểm trong công tác tổ chức văn phòng. Lãnh đạo đã tổ chức nơi làm việc, sắp xếp dụng cụ bàn ghế hợp lý tạo ra bầu không khí làm việc dễ chịu, thông thoáng và tạo sự thoải mái. Sắp đặt bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hoá việc di chuyển trong trao đổi công việc. Tổ chức sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau, bố trí tất cả các thành viên thuộc bộ phận của văn phòng được làm việc trong cùng một phòng. Lãnh đạo đã thực hiện tốt trong khâu sắp xếp, bố trí và lên lịch làm việc của Tổng Giám đốc và của cán bộ nhân viên mà còn có những hình thức đón tiếp khách khoa học và văn minh. Hơn nữa, công tác quản lý văn thư đã từng bước đi vào nề nếp và có sự hợp lý, những vấn đề nhầm lẫn trong quá trình nhận và chuyển văn bản đã dần được khắc phục một cách có hiệu quả. Đồng thời lãnh đạo văn phòng Công ty đã đôn đốc các phòng ban tham gia ý kiến, báo cáo, xử lý công việc đã đạt đúng thời hạn quy định và đảm bảo chất lượng về hình thức, quy phạm văn bản. Nhận thức vai trò và tầm quan trọng của mình nên lãnh đạo văn phòng Công ty đã phối hợp với các phòng chuyên môn tổ chức và xây dựng hệ thống quản lý thông tin, từ đó phân tích lựa chọn các nguồn thông tin thích hợp nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết cho quá trình hoạt động. Bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng đã đưa ra được những chính sách và biện pháp cụ thể nhằm sàng lọc, xử lý và lựa chọn mọi nguồn thông tin đi và đến trong Công ty và sử dụng chúng một cách hữu hiệu nhất. Hàng năm được sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên, lãnh đạo Công ty đã phối hợp cùng với một số bộ phận ngành có liên quan làm công tác xây dựng và sửa chữa hệ thống các phòng làm việc, nhà xưởng kho bãi và nâng cấp cải tiến chất lượng các loại máy móc thiết bị đang phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh việc xây dựng và đưa ra các hình thức quy chế khác nhau thì lãnh đạo văn phòng đã có những kế hoạch, chính sách cụ thể trong việc thực hiện công tác hậu cần. Trong quá trình hoạt động người lãnh đạo văn phòng không những chỉ chịu trách nhiệm mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm, bàn ghế, trang thiết bị xây dựng cơ bản và sửa chữa quản lý cơ sở vật chất làm việc của cơ quan mà còn luôn luôn quan tâm tới công tác y tế, khám sức khoẻ, và tổ chức các cuộc họp lễ nghi, khánh tiết... tiếp khách rất khoa học và văn minh. 2. Nhận xét những mặt được về khả năng của cán bộ nhân viên trong văn phòng. Nhân viên văn phòng ở đây bao gồm toàn bộ các cá nhân làm việc trong văn phòng ngoại trừ người có cương vị lãnh đạo. Vì vậy nhân viên văn phòng trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã không ngừng làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Cán bộ nhân viên trong văn phòng có năng lực, trình độ giỏi nhiệt tình công tác, cho nên thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Công tác văn thư, quản lý văn bản đi và đến của cán bộ nhân viên trong văn phòng thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả, bên cạnh đó việc thu thập, xử lý thông tin kịp thời, chính xác, chuẩn bị các phương án, đề án trình ban lãnh đạo văn phòng trong quá trình ban hành quyết định. Trong công tác tổ chức hiện nay thì cán bộ nhân viên trong văn phòng vẫn tiếp tục giữ được tinh thần đoàn kết nội bộ, giúp đỡ lẫn nhau trong mọi công việc với tinh thần trách nhiệm cao. Đồng thời, việc mở rộng dân chủ, công khai hoá các hoạt động, các chủ trương, chính sách lớn đã được thực hiện thường xuyên và đem lại lòng tin sự phấn khởi cho nhân viên. Ngoài ra những công việc do lãnh đạo giao cho thì nhân viên trong văn phòng Công ty đã nhanh chóng thực hiện rất tốt như: việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu trên máy. 3. Nhận xét về những mặt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng Công ty 3.1. Công tác văn thư: Theo báo cáo tổng kết ba năm của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ CHí Minh thì phòng hành chính tổng hợp đã làm tốt công tác văn thư. Công văn đi, công văn đến trong Công ty luôn được thực hiện theo đúng quy chế ban hành. Dưới đây là số lượng văn bản mà công văn đã qua phòng hành chính quản trị xử lý và thực hiện được thể hiện rõ trong bảng sau: Bảng: tổng kết công tác công văn từ năm 1999-2000 (Đơn vị tính: công văn) Số lượng 1999 2000 2001 Tổng số Công văn đến 206 312 425 943 Công văn đi 579 814 999 2392 Tuy nhiên công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tại văn phòng vẫn còn chưa được thực hiện tốt và đảm bảo chất lượng. 3.2. Công tác tổ chức và quản lý trang thiết bị văn phòng: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Công ty, phòng tổ chức hành chính đã thực hiện tốt đã thực hiện tốt công tác quản lý cũng như công tác hậu cần của mình như: Nhà xưởng, máy móc và các trang thiết bị văn phòng không để xảy ra tình trạng hao hụt mất mát trong quá trình sử dụng. Dưới đây là bảng số liệu thống kê các trang thiết bị văn phòng trong mấy năm gần đây: Trang thiết bị Đơn vị tính 1999 2000 2001 Tổng Bàn ghế các loại Chiếc 250 205 113 568 Tủ tài liệu Chiếc 15 4 4 23 Máy fax Chiếc 3 0 1 4 Máy photo Chiếc 2 0 0 2 Máy tính Bộ 6 2 0 8 Máy điều hoà Bộ 6 2 0 8 ti vi Chiếc 2 1 0 3 Máy đếm tiền Chiếc 1 1 0 2 Bảng số liệu trên đã thống kê được các loại thiết bị phục vụ khối văn phòng Công ty mà phòng hành chính đã trang bị cho trụ sở chính Công ty kể từ khi thành lập cho tới cuối năm 2000. Qua đây ta thấy số lượng máy vi tính, máy fax và máy photocopy đã đáp ứng được yêu cầu hoạt động văn phòng Công ty rất có hiệu quả. II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng 1. Nhận xét những mặt hạn chế về tổ chức, quản lý lãnh đạo: Việc xác định vị trí, chức năng nhiệm vụ giữa các vụ chuyên môn và văn phòng chưa được cụ thể, chưa kết hợp được công việc trong cơ quan như: việc soạn thảo văn bản, các vụ thường tự làm lấy mà không đưa xuống phòng đánh máy, gây ra tình trạng văn phòng thiếu việc ngồi chơi. Trong khi các vụ lại bận những công việc không đúng chức năng của mình, các văn bản soạn thảo ra lại không đúng hình thức, lúc này phòng đánh máy lại phải chỉnh sửa lại khi đưa xuống phòng hành chính lấy số. Việc thực hiện quy chế văn phòng nhiều khi không được thực hiện đúng quy định như: giờ giấc làm việc, chế độ nghỉ đôi khi không được thực hiện đúng, có lúc nghỉ không báo trước gây nên tình trạng ách tắc trong công việc. Do không có người thay thế hoặc thay nhưng không thể thực hiện tốt vì không có nghiệp vụ. Sự thờ ơ của lãnh đạo văn phòng, thường thì những nhà lãnh đạo không nhận thức hết được tính năng và sự tiện lợi mà công nghệ tin học mang lại, họ cho rằng không nhất thiết phải đầu tư tốn kém vào thứ máy móc không mang lại lợi ích trước mắt, họ cũng không thấy hết được sự vất vả của những người làm công tác văn phòng trong việc thu thập và xử lý thông tin. Công tác đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty còn chưa được thực hiện tốt. Những công việc đòi hỏi phức tạp trong khi thực hiện. Hiện Công ty chưa có một chính sách nào quy định về việc này, đối với những cán bộ công nhân viên khi hoàn thành tốt công việc được giao. 2. Nhận xét những mặt hạn chế về trình độ khả năng của cán bộ công nhân viên văn phòng về giải quyết công việc được giao. Trình độ của nhân viên văn phòng: công nghệ thông tin đang được phổ biến rộng rãi nhưng không phải bất cứ nhân viên nào cũng sử dụng tốt máy vi tính. Những nhân viên văn phòng trước đây quen với công việc thủ công hoặc họ cảm thấy khó khăn khi sử dụng loại máy móc tin học hiện đại này. Đó cũng là một vấn đề nhức nhối vì khi đã có đầy đủ những công cụ cơ bản thì việc còn lại là thuộc về con người. Công việc này thực sự khó khăn khi mà những kiến thức về công nghệ tin học luôn được cập nhật. Khi chúng ta còn đang ngỡ ngàng về một hệ thống thiết bị hiện đại, thì đi kèm theo nó là một lượng kiến thức đồ sộ để vận hành và phát huy hết những tính năng ưu việt của nó thì những thành tựu mới liên tiếp được đưa ra giới thiệu trên thị trường quốc tế. Việc thu hồi văn bản để lưu trữ còn gặp khó khăn chưa đảm bảo được yêu cầu thu đủ, thu hết. Mặt khác chưa tạo được ý thức trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu đến hạn, nộp vào kho lưu trữ cho nên nhiều văn bản quan trọng không đuợc lưu trữ hoặc có lưu lại thì ở dạng không dấu, không số. 3. Những hạn chế khác Tuy nhiên trong quá trình công tác và vận hành văn phòng không thể tránh khỏi những nhược điểm nhất định. Vì vậy, ngoài việc hoàn thành tốt một số nhiệm vụ được giao, thì vẫn còn tồn tại một số vần đề cần khắc phục như: Đội ngũ cán bộ nhân viên trong bộ máy văn phòng chưa được đầy đủ và việc bố trí sắp xếp vào từng bộ phận cũng như nơi làm việc còn thiếu hợp lý. Đôi khi những công việc sự vụ đã có ảnh hưởng và hạn chế đến việc trợ giúp tham mưu của văn phòng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc. Công tác tổng hợp lưu trữ tư liệu chưa thực sự được khoa học, việc theo dõi xử lý văn bản của các đơn vị chưa được tiến hành thường xuyên. a. Công tác công văn giấy tờ: Trong qúa trình giải quyết và thực hiện công việc các văn bản, công văn có nội dung liên quan với nhau đã được văn phòng sắp xếp và lập vào hệ thống hồ sơ. Tuy nhiên công tác này chưa được tiến hành một cách thường xuyên và có quy chế rõ ràng, chính vì vậy đã gây khó khăn cho quá trình theo dõi, kiểm tra tiến độ thực thi công việc của mỗi bộ phận, phòng ban nói chung và mỗi cá nhân trong văn phòng nói riêng. Vì thế không những dẫn đến tình trạng thực hiện sai công việc không chấp hành đúng yêu cầu Công ty đã đặt ra mà còn làm ảnh hưởng tới quá trình ban hành văn bản không đúng thể thức, nội dung mà Nhà nước đã quy định. Mặt khác một văn bản đôi khi trình bày còn chưa thật sự khoa học và chưa đảm bảo yêu cầu của văn bản mẫu. b. Công tác lưu trữ: Việc thu văn bản để lưu trữ còn gặp không ít khó khăn chưa đảm bảo và đáp ứng được yêu cầu. Sự hạn chế đó là do một số cán bộ chuyên sâu ở lĩnh vực này còn thiếu kinh nghiệm, hơn nữa trong quá trình giao nhận còn chưa hợp lệ và đúng thời hạn quy định. Bên cạnh đó các phương tiện phục vụ soạn thảo chuyển phát còn thiếu và chưa được hiện đại hoá. Nơi lưu trữ tài liệu còn hạn hẹp không đồng bộ gây khó khăn cho việc tra tìm khi cần thiết. Công ty cũng như phần lớn các đơn vị trực thuộc chưa bố trí được kho để tài liệu lưu trữ và cán bộ làm công tác lưu trữ riêng, điều đó có ảnh hưởng lớn tới mức độ bảo mật và an toàn đối với những tài liệu của Công ty. c. Bộ máy văn phòng: Với thực tế hiện nay ta thấy văn phòng Công ty chưa xây dựng được một cơ cấu bộ máy tổ chức hoàn chỉnh và khoa học. Hơn nữa trong việc sắp xếp bố trí đội ngũ cán bộ nhân viên cũng như khả năng nhận thức của họ chưa thích hợp, chưa đúng với chuyên môn công tác và môi trường làm việc chưa thực sự phù hợp với điều kiện hoạt động chung trong Công ty. Do đó dẫn đến tình trạng vừa thừa lại vừa thiếu trong việc sử dụng nguồn lao động, gây lãng phí thời gian và đặc biệt là quá trình giải quyết công việc chưa đạt hiệu quả. Đó là một trong những nhược điểm còn tồn tại và có ảnh hưởng tới hiệu quả trong hoạt động văn phòng. 4. Nguyên nhân chủ yếu của những tích cực và những hạn chế: a. Nguyên nhân tích cực: Sự phát triển của khoa học công nghệ có tác động rất lớn tới năng suất và chất lượng hoạt động văn phòng. Nếu hệ thống máy móc trang thiết bị không có sự hiện đại hoá thì văn phòng sẽ khó có thể cập nhật nhanh nhất được mọi nguồn thông tin nhất là trong điều kiện hiện nay. Nhân tố con người là một trong những nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động văn phòng Công ty. Biểu hiện của nhân tố này chính là tinh thần làm việc của con người. Tinh thần làm việc của con người là nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng. Trong quá trình làm việc nếu được khuyến khích về tinh thần thì cán bộ công nhân viên sẽ phấn khởi với công việc và sẽ có nhiều sáng kiến mới trong công việc của mình. Đây cũng chính là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên trong từng nghiệp vụ. Tình trạng, trình độ máy móc thiết bị và công nghệ có ảnh hưởng to lớn tới hiệu quả hoạt động văn phòng. Đó là một yếu tố vật chất quan trọng, là điều kiện cho phép văn phòng có thể tiếp cận với mọi nguồn thông tin mới nhất trong và ngoài Công ty. b. Nguyên nhân hạn chế: Nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế là do ảnh hưởng của cơ chế kinh tế cũ vẫn còn tồn tại thói quen ỷ lại, không muốn học hỏi, sáng tạo, những nề lối làm việc cũ của cán bộ công nhân viên trong Công ty đã ăn sâu vào tiềm thức và trở thành thói quen rất khó thay đổi. Mặc dù chúng ta đã thực hiện theo đường lối, chủ trương đúng đắn của Đảng được hơn 10 năm nhưng vẫn chưa đủ để có thể xoá bỏ tất cả các thói quen cũ. Điều này đòi hỏi mọi công dân nói chung và các doanh nghiệp nói riêng cần phải nhanh chóng đổi mới thì nước ta mới thực sự hội nhập được với các nước phát triển trong khu vực và thế giới. Song đây chỉ là nguyên nhân khách quan tác động đến hoạt động văn phòng Công ty, còn nguyên nhân chủ quan là do ban lãnh đạo Công ty tuy có quan tâm đến công tác quản trị nhân sự nhưng vẫn chưa thực sự đánh giá đúng mức tầm quan trọng của công tác này. Do thể chế chính trị, một hệ thống luật pháp không rõ ràng mở rộng và ổn định sẽ là điều kiện, là nguyên nhân ảnh hưởng tới hoạt động của hệ thống văn phòng. Bên cạnh đó những chính sách của Nhà nước quy định về thể thức ban hành văn bản hay những quy chế hoạt động cũng ảnh tới hiệu suất trong công tác văn phòng nói riêng và toàn Công ty nói chung. Chương III Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty Từ thực tế công tác văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã nêu ở trên, trong phần này em xin đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh với lòng mong muốn xây dựng một văn phòng hoàn thiện đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan trong tình hình phù hợp với yêu cầu, nội dung trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Để bộ máy văn phòng hoạt động có hiệu quả liên quan tới nhiều yếu tố. Quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người, v