Đề tài Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp

của Viện sau giờ làm việc như quần vợt, bơi lội, bóng bàn, bóng đá, cầu lông Trung tâm gia công áp lực Với định hướng nghiên cứu, thiết kế, chế tạo các thiết bị gia công không phoi, như các loại máy ép thủy lực, máy ép trục khuỷu, máy dập, các tủ điện điều khiển, trung tâm đang có những bước tiến vững chắc cùng sự phát triển chung của toàn Viện. Trung tâm Tư vấn và kỹ thuật môi trường: lĩnh vực hoạt động chủ yếu của trung tâm là nghiên cứu, chế tạo các thiết bị bảo vệ môi trường phục vụ các ngành cơ khí, thiết bị điện, thiết bị điện tử và chế biến nông lâm sản như các thiết bị lọc bụi tĩnh điện và lọc bụi túi vải điều khiển bằng PLC; các lò sấy chân không, lò nhiệt luyện, Trung tâm công nghệ cao: chuyên nghiên cứu, ứng dụng công nghệ cao để thực hiện tự động hóa các thiết bị cơ khí, chính thức được thành lập tháng 3 năm 2000 với nhiệm vụ và chức năng chính là: nghiên cứu ứng dụng các công nghệ cao trong ngành chế tạo máy công cụ; Nghiên cứu, thiết kế và chế tạo các thiét bị mới được điều khiển CNC, tạo ra các dây chuyền công nghệ có tính tự động hóa cao. Lĩnh vực hoạt động của trung tâm là sản xuất các sản phẩm cơ khí có độ phức tạp và chính xác cao phục vụ ngành sản xuất động cơ điện, động cơ nổ, máy nông nghiệp, dầm cầu thép, thép kết cấu và các thiết bị làm sạch bề mặt trên cơ sở nghiên cứu ứng dụng công nghệ cao trong tự động hóa các thiết bị, dây chuyền. Trung tâm Dự án và đầu tư: Khác với các trung tâm sản xuất khác, trung tâm Dự án và đầu tư không dựa vào các đơn đặt hàng sẵn có để thiết kế chế tạo và cung cấp cho khách hàng mà chủ động lập dự án mới trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu thị trường. Nắm bắt được nhu cầu của các đơn vị về một loại sản phẩm, dây chuyền công nghệ có những tính năng nhất định, trung tâm nghiên cứu và lập dự án đầu tư, từ đó tư vấn và mời gọi các đơn vị đầu tư thực hiện dự án. Đây là một trung tâm rất mới và có hướng đi hết sức mới mẻ. Sự ra đời của trung tâm là một minh chứng cụ thể cho sự chủ động, sáng tạo trong kinh doanh của Viện. Trung tâm Nghiên cứu công nghệ đặc biệt: Đây là trung tâm chuyên nghiên cứu để ứng dụng, triển khai các công nghệ đặc biệt vào sản xuất như công nghệ tia nước áp suất cao, công nghệ cắt plasma, công nghệ laser, Mỗi phòng ban, trung tâm đều có chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động riêng, song mục đích chung và cuối cùng là phục vụ lợi ích chung của toàn Viện. Do đó, nhiệm vụ của các phòng ban, trung tâm tựu chung là: Kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu, kế hoạch; nội quy và quy định của Viện và các chỉ thị, mệnh lệnh của ban lãnh đạo Viện. Phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của Viện. Đề xuất đối với ban lãnh đạo Viện những chủ trương, biện pháp giải quyết khó khăn trong sản xuất kinh doanh và trong quản lý của Viện. Như vậy, giữa ban lãnh đạo Viện và các phòng ban, trung tâm luôn luôn tồn tại mối quan hệ hữu cơ với nhau. Mối quan hệ này được ban lãnh đạo Viện không ngừng củng cố và phát huy để một mặt tạo môi trường tự chủ và độc lập nhất định cho các trung tâm trong quá trình hoạt động, mặt khác tăng cường sự quản lý thống nhất trong Viện. Sự đoàn kết, nhất trí, đồng lòng đồng sức của toàn bộ tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong Viện chính là một nhân tố quan trọng mang lại thành công của Viện hôm nay và cũng là nhân tố quan trọng đảm bảo những bước tiến vững chắc của Viện trong tương lai. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Viện 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để quản lý hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu để phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu. Bộ máy kế toán sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình tài sản và sự biến động của tài sản cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung bằng phương pháp khoa học riêng của kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế. Trước yêu cầu quản lý nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý nói chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Viện, bộ máy kế toán của Viện được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán tập trung của Viện. Các trung tâm chức năng của Viện không tổ chức hệ thống kế toán riêng mà bố trí các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán. Phòng kế toán của Viện gồm 8 nhân viên, được phân công bố trí nhiệm vụ như sau: Kế toán trưởng: Đứng đầu phòng Kế toán là Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán kế toán, thống kê của Viện; đồng thời hướng dẫn, cụ thể hóa kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà nước và của Bộ. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trưởng và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán vốn đầu tư dự án và nghiên cứu khoa học: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giám sát và kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán khác; tổng hợp giá thành toàn Viện xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời, theo dõi các chương trình nghiên cứu khoa học của Viện trên giác độ kế toán. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội kiêm Kế toán giá thành B3, B7 và kế toán doanh thu: Định kỳ, căn cứ vào các bảng chấm công, kế toán sẽ tính ra lương phải trả cho từng trung tâm, lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương; theo dõi doanh thu của các hợp đồng kinh tế; đồng thời tập hợp, theo dõi chi tiết chi phí phát sinh của các hợp đồng kinh tế do trung tâm B3, B7 làm chủ nhiệm đề tài, tính giá thành và xác định kết quả theo từng hợp đồng của B3, B7. Kế toán chi tiết công nợ kiêm kế toán TSCĐ, kế toán vật tư và thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ của toàn Viện; tình hình biến động vật tư hàng ngày tại kho; theo dõi biến động tài sản cố định qua sổ tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; đồng thời có trách nhiệm giữ tiền mặt cho Viện, thu chi tiền mặt căn cứ vào các Phiếu thu, Phiếu chi hợp lệ. Kế toán thanh toán kiêm kế toán giá thành B2, B6: Ngoài nhiệm vụ theo dõi chi tiết các khoản thanh toán của Viện, nhân viên kế toán này còn có nhiệm vụ tập hợp và theo dõi chi phí phát sinh chi tiết cho từng hợp đồng kinh tế của trung tâm B2, B6; tính giá thành và xác định kết quả của từng hợp đồng kinh tế đó. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên quan đến tình hình biến động tiền mặt, tiền gửi; thực hiện các giao dịch với ngân hàng và theo dõi các khoản vay, trả ngân hàng. Kế toán giá thành B1, B4, B5, B8: có nhiệm vụ tập hợp chi phí phát sinh chi tiết chi từng hợp đồng của các trung tâm B1, B4, B5, B8 đồng thời tính giá thành và xác định kết quả từng hợp đồng kinh tế đó. Kế toán chi phí giá thành của trung tâm nào đồng thời là kế toán phụ trách trung tâm đó. Bên cạnh việc theo dõi chi tiết chi phí gia thành của trung tâm, kế toán phụ trách trung tâm còn kiểm tra, phân loại mọi chứng từ liên quan đến trung tâm, trình kế toán trưởng và Viện trưởng ký duyệt rồi chuyển chứng từ sang kế toán các phần hành liên quan. Nhân viên thống kê trung tâm: Là các nhân viên có trình độ nghiệp vụ kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu; thu thập, kiểm tra chứng từ định kỳ gửi lên phòng kế toán tập trung của Viện. Mỗi trung tâm có một nhân viên thống kê, giúp cho bộ phận kế toán kế toán của Viện hạch toán chính xác chi phí liên quan đến từng trung tâm và từng hợp đồng kinh tế trên cơ sở theo dõi và cung cấp các số liệu liên quan đến số giờ công, số lượng vật tư sử dụng thực tế, số điện tiêu hao cho từng máy, cách phân bổ chi phí sản xuất chung cho các hợp đồng kinih tế một cách chính xác và hợp lý. Bộ máy kế toán của Viện được khái quát qua sơ đồ số 3 sau đây: Sơ đồ 3 – Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán tiền và các khoản trích theo lương Bộ phận kế toán TSCĐ, vật tư, và công nợ Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán vốn đầu tư & nghiên cứu KH Thủ quỹ Nhân viên thông kê trung tâm Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng song đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán. Đó là: - Phản ánh các chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong qua trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, trung thực, kịp thời theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ quy định; - Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp thông tin về hoạt động nghiên cứu cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của Viện; - Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cao tài chính, cung cấp cho các đối tượng sử dụng liên quan; - Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý kinh tế nói chung, chế độ kế toán nói riêng; - Tham gia phân tích thông tin kế toán tài chính, đề xuất kiến nghị hoàn thiện hệ thống kế toán tài chính; - Ngoài ra, bộ máy kế toán của Viện còn tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định. 4.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán. Chế độ kế toán Tại Viện áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 20/3/2006. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán; đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Viện máy và dụng cụ công nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kinh tế được tiến hành song song, việc kiểm tra, sử dụng số liệu được nhanh chóng, dễ dàng. Do vậy, công việc kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ phục vụ cho yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác và đảm bảo tiến độ công việc ở các khâu. Chế độ chứng từ Do Viện máy và dụng cụ công nghiệp là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn, các nghiệp vụ diễn ra rất đa dạng, vì vậy, các loại chứng từ kế toán được tổ chức tại Viện cũng rất đa dạng và phong phú, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Các chứng từ được lập tại Viện theo đúng quy định trong chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý. Bên cạnh hệ thống chứng từ thống nhất, bắt buộc, Viện còn sử dụng nhiều chứng từ hướng dẫn, đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán tại Viện. Các chứng từ sau khi đượcghi sổ và luân chuyển sẽ được lưu và bảo quản theo quy định hiện hành. Viện không có quy định cụ thể về thời gian lập mỗi loại chứng từ ghi sổ mà tiến hành lập chứng từ ghi sổ căn cứ vào số lượng chứng từ gốc liên quan. Kế toán sẽ tập hợp các chứng từ liên quan đến từng phần hành thành các tệp chứng từ. Mỗi tệp chứng từ gồm khoảng 15 – 20 chứng từ. Khi tập hợp được thành một tệp chứng từ, kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ và phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp. Các chứng từ tại Viện được kiểm tra chặt chẽ trong suốt quá trình luân chuyển. Quy trình luân chuyển chứng từ chung của Viện được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4 – Quy trình luân chuyển chứng từ chung tại Viện Nhân viên thống kê Tập hợp, kiểm tra các chứng từ hạch toán ban đầu Giám đốc đơn vị Ký duyệt các chứng từ Kế toán phụ trách đơn vị Kiểm tra, phân loại chứng từ Kế toán trưởng Viện trưởng Ký duyệt các chứng từ Kế toán phần hành Lập chứng từ đặc trưng của phần hành Kế toán trưởng Viện trưởng Ký duyệt các chứng từ Kế toán phần hành Lập chứng từ ghi sổ Kế toán tổng hợp Tập hợp thành tập chứng từ Ghi sổ kế toán tổng hợp Kế toán phần hành Ghi sổ kế toán chi tiết Bảo quản, lưu trữ Chế độ tài khoản Viện máy và dụng cụ công nghiệp sử dụng hệ tống tài khoản như hệ thống tài khoản của doanh nghiệp sản xuất. Một số tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể. Nhìn chung, hệ thống tài khoản của Viện đã đáp ứng được yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chế độ sổ sách Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu quản lý, kinh doanh, Viện áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. Mặt khác, với tình hình phát triển hiện nay của Viện, để phản ánh kịp thời các nghiệp vị phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép và dáp ứng yêu cầu quản lý, Viện đã áp dụng phền mềm kế toán máy từ năm 2006. Phần mềm được cài đặt tại Viện là phần mềm kế toán FAST ACCOUTING. Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 5 (được trình bày ở trang sau) Để thực hiên công tác kế toán tại Viện, phòng kế toán được trang bị 6 máy tính. Các thao tác ghi sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều do kế toán phị trách các phần hành trực tiếp thực hiện. Sau đó thông qua kế toán máy các số liệu được tổng hợp theo từng phần hành, cuối cùng máy tính sẽ cung cấp các báo cáo mà kế toán viên cần. Do áp dụng kế toán máy nên khâu quan trọng nhất là nhập dữ liệu vào máy tính thông qua phần mềm kế toán. Ngay sau khi nhập số liệu, kế toán viên có thể có được các sổ tổng hợp, sổ chi tiết hoặc các báo cáo tài chính mình cần. Theo hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ, tại Viện sử dụng mẫu riêng nhằm phù hợp và tiện lợi trong quá trình ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản. Mẫu Chứng từ ghi sổ được lập như sau: Biểu số 1: Mẫu Chứng từ ghi sổ được áp dụng tại viện CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày tháng năm Ghi Nợ TK./Có TK. STT Chứng từ Diễn giải Ghi Tổng TK TK . Tổng cộng Sơ đồ 5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiêt Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bản tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Nhập dữ liệu vào máy Máy xử lý các thao tác trên máy Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra B. Tình hình thực tế công tác kế toán tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp 1. Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại Viện. 1.1. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm. Các sản phẩm được sản xuất tại Viện có tính đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ nhưng kích thước lớn, giá trị cao, quá trình sản xuất chế tạo thường diễn ra trong thời gian dài và thường được đặt mua trước thông qua đấu thầu. Trong trường hợp thắng thầu, Viện và khách hàng có nhu cầu sẽ kí kết hợp đồng kinh tế. Việc nghiên cứu sản xuất để thực hiện hợp đồng được một trung tâm có chức năng tương ứng thực hiện. Do đặc điểm sản phẩm và sản xuất như vậy nên công tác kế toán chi phí sản xuất được tập hợp theo từng hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng. Mà khi tính giá thành của một hợp đòng kinh tế hay một đơn đặt ahngf người ta dựa trên 3 loại chi phí chính là : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung. Vì vậy để làm rõ đối tượng nghiên cứu là các hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hang ta sẽ đi sâu vào phân tích 3 loại chi phí trên. Căn cứ vào đối tượng hạch toán chi phí sản xuất, Viện xác định đối tượng tính giá thành là từng hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng. Giá thành của từng hợp đồng kinh tế được xác định khi sản phẩm hoàn thành, nghiệm thu và bàn giao. Tuy nhiên, do định kỳ hàng quý Viện phải báo cáo Bộ chủ quản về các mặt hoạt động, nên cuối mỗi quý, căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh của các hợp đồng, kế toán tính toán tổng chi phí sản xuất phát sinh trong quý và luỹ kế đến cuối quý của các hợp đồng, làm căn cứ lập “Bảng kê chi tiết chi phí sản phẩm dở dang” và “Báo cáo chi tiết chi phí các đề tài”. Đối với các hợp đồng đã hoàn thành và bàn giao, kế toán tính tổng giá thành và kết chuyển sang tài khoản xác định giá vốn. Đối với các hợp đồng chưa hoàn thành, kế toán tính tổng chi phí và coi tổng chi phí luỹ kế đến cuối quý là giá trị sản phẩm dở dang. 1.2. Đặc điểm các khoản mục chi phí và yêu cầu quản lý chi phí Mỗi hợp đồng kinh tế từ khi lập dự án đến khi thực hiện, bàn giao, bảo hành và thanh lý hợp đồng được mở riêng trên một hoặc một số trang liên tiếp của sổ chi phí sản xuất kinh doanh để tập hợp chi phí thực tế phát sinh. Chi phí sản xuất tại Viện được phân loại theo khoản mục, bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung. Đặc điểm các khoản mục chi phí và yêu cầu quản lý các khoản mục này cụ thể như sau: Về khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Các loại nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng trong sản xuất chế tạo sản phẩm rất đa dạng, tùy thuộc vào đặc trưng riêng của sản phẩm. Ngoài các vật tư dùng phổ biến là các loại thiết bị điện (rơ le, cầu nối, biến thế, giảm chấn,), mỗi loại sản phẩm lại sử dụng những loại vật tư đặc thù. Ví dụ, trạm trộn bê tông của trung tâm Chuyển giao công nghệ sử dung các loại vật tư như: Cối trộn, đầu đo lực, cảm biến đo lực, xi lanh SMC, các loại cân điện tử, cữ hành trình, bộ băng tải, xi lô, bộ máy tính PCL, trong khi đó, máy cắt kim loại CNC gas – plasma của trung tâm khuôn mẫu và máy công cụ CNC sử dụng các loại vật tư rất khác như máy tính điều khiển chuyên dùng, động cơ điều khiển và bộ điều khiển tự động điều khiển động cơ điện SERVO, thiết bị đo hành trình của các trục, bộ nguồn phát Plasma, Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Vật tư được cung cấp cho sản xuất từ ba nguồn cơ bản là xuất kho cho sản xuất, mua ngoài hoặc thuê chế tạo ngoài rồi xuất trực tiếp cho sản xuất không qua kho, nhập khẩu thiết bị xuất trực tiếp không qua kho. Các vật tư xuất kho cho các sản phẩm chủ yếu là các loại thiết bị điện, hoặc thiết bị sử dụng được cho nhiều loại sản phẩm; các thiết bị điều khiển hiện đại, công nghệ cao chủ yếu được nhập khẩu từ các nước phát triển như bộ nguồn plasma nhập khẩu từ Mỹ, máy tính điều khiển chuyên dùng nhập từ Mỹ và Đức,Nhiều loại thiết bị khác được mua ngoài hoặc thuê ngoài sản xuất rồi đưa vào lắp ráp không qua kho như các cối trộn bê tông kích thước nhỏ, hệ thống băng tải, con lăn,.. Khi nhận thực hiện một hợp đồng kinh tế, trung tâm tự dự tính số lượng các loại vật tư cần thiết dùng cho hợp đồng kinh tế đó làm cơ sở đề nghị Viện tạm ứng mua vật tư. Các vật tư được mua về này sẽ xuất thẳng vào xưởng sản xuất mà không cần qua kho. Do các loại vật tư Viện sử dụng đều có sẵn trên thị trường và giá cả hầu như không biến động trong thời gian dài, nên Viện không dự trữ nhiều vật tư. Tại các kho, vật tư chủ yếu được quản lý là các vật liệu điện, vật liệu thuộc phụ tùng thay thế, vật liệu phổ biến dùng được cho nhiều hợp đồng khác nhau. Hiện nay, toàn Viện có 6 kho, mỗi trung tâm sản xuất có một kho riêng với các loại vật tư mang tính đặc trưng cho các sản phẩm chuyên chế tạo tại trung tâm. Ví dụ, tại kho trung tâm Khuôn mẫu và máy CNC có các loại vật tư: thép làm khuôn, tôn tấm, vòng bi SKF, hộp số bánh răng, thép ray, nhựa PP,trong khi đó kho trung tâm Chuyển giao công nghệ lại quản lý các loại vật tư khác hẳn như: cảm biến đo lực, đầu đo lực, bộ khuyếch đại đo lường, xilanh SMC, Về khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp thường chiếm từ 10 – 20% tổng giá thành sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, đối với các hợp đồng sửa chữa máy móc thiết bị thì giá thành hợp đồng thì chủ yếu là chi phí nhân công. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương của công nhân viên trực tiếp nghiên cứu, sản xuất, chế tạo sản phẩm, lương khoán, tiền thuê nhân công bên ngoài và các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định của công nhân viên trực tiếp ở trung tâm. Đối với công nhân và kỹ sư trực tiếp tham gia vào quá trình nghiên cứu chế tạo sản phẩm, lương được tính theo thời gian công nghệ và bậc lương. Thời gian công nghệ là số ngày mỗi cá nhân được xác định căn cứ vào tính chất công việc và trình độ của mỗi cá nhân. Cụ thể Viện có 10 bậc lương với mức lương từng bậc như sau: Bậc 1: 800.000đ/1 tháng/1 người Bậc 6: 1.700.000đ/1 tháng/1người Bậc 2: 900.000đ/1 tháng/ 1 người Bậc 7: 2.000.000đ/1tháng/1người Bậc 3: 1.000.000đ/1 tháng/ 1 người Bậc 8: 2.300.000đ/1 tháng/1 người Bậc 4: 1.200.000đ/1 tháng/1 người Bậc 9: 2.600.000đ/1 tháng/1 người Bậc 5: 1.400.000đ/1tháng/1 người Bậc 10: 3.000.000đ/1tháng/1 người Khác với nhiều doanh nghiệp khác dùng hệ số K để tính ngày công đối với những ngày làm thêm (ví dụ: K = 1,5 nếu làm thêm giờ; K = 2 nếu làm việc ngày nghỉ, lễ, tết), Viện máy và dụng cụ công nghiệp không dùng hệ số K mà chỉ theo dõi các ngày làm thêm để làm căn cứ xét lương thưởng. Để đảm bảo tiến độ của các hợp đồng đã ký, các cán bộ công nhân viên của Viện có thể phải làm thêm một vài ngày. Trong trường hợp này, trung tâm sẽ theo dõi xem xét trong mối quan hệ với chất lượng và tiến độ công việc, từ đó tăng bậc lương được hưởng cho CBCNV làm thêm. Việc tăng bậc lương này cũng được áp dụng trong trường hợp CBCNV của đơn vị hoàn thành công việc hiệu quả, góp phần mang lại hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của đơn vị và của toàn Viện. Về khoản mục chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung phát sinh tại các trung tâm hoặc phân xưởng sản xuất được nhân viên thống kê tại các trung tâm theo dõi và tập hợp. Theo quy định tại Viện, toàn bộ các chi phí phát sinh tại trung tâm đều hạch toán vào giá thành sản xuất của các hợp đồng. Do đó, tất cả các chi phí phát sinh tại trung tâm trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp và chi phí đều được hạch toán vào chi phí sản xuất chung của trung tâm. Chi phí sản xuất chung được tập hợp cho từng trung tâm, bao gồm: - Chi phí nhân viên, - Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, - Chi phí khấu hao tài sản cố định, - Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Đối với những khoản chi phí tập hợp riêng cho từng hợp đồng, kế toán theo dõi riêng cho từng hợp đồng cụ thể, còn những khoản chi phí không tập hợp riêng được, kế toán theo dõi chung và phân bổ cho các hợp đồng theo tiêu thức phù hợp (theo đề nghị của trung tâm, theo chi phí lương của công nhân trực tiếp trong bảng tính lương hoặc phân bổ đều), phần lớn là theo tiêu thức chi phí lương của công nhân trực tiếp trong bảng tính lương. Mức phân bổ chi phí sản xuất chung được xác định như sau: Chi phí sản xuất chung phân bổ cho hợp đồng i = Chi phí sản xuất chung cần phân bổ x Chi phí lương chân công trực tiếp hợp đồng i Tổng chi phí lương nhân công trực tiếp 1.3. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đặc trưng của phần hành kế toán tập hợp chi phí sản xuất là sử dụng các chứng từ từ các phần hành khác đem đến. Các chứng từ được chuyển đến từ các phần hành liên quan - tiền lương và các khoản trích theo lương, vật tư, tài sản cố định, vốn bằng tiền - được sử dụng để ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh các khoản mục tương ứng. Sổ này được sử dụng làm căn cứ tính giá thành sản xuất sản phẩm và lập báo cáo chi phí: “Báo cáo chi tiết chi phí các đề tài” và “Báo cáo chi tiết chi phí sản phẩm dở dang” Quy trình luân chuyển chứng từ trong phần hành kế toán tập hợp chi phí sản xuất được khái quát qua sơ đồ 6 như sau: Sơ đồ 6 - Quy trình luân chuyển chứng từ tập hợp chi phí sản xuất Chứng từ lương - Bảng phân bổ lương - Hợp đồng thuê khoán - Bảng kê phí đào tạo Chứng từ vật tư - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Hợp đồng nhập khẩu ủy thác Chứng từ khác - Bảng phân bổ khấu hao - Phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn - Hóa đơn khác, Ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh các khoản mục tương ứng - Báo cáo chi tiết chi phí các đề tài - Báo cáo chi tiết chi phí sản phẩm dở dang Do Viện áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nên các tài khoản được sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất bao gồm: TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” TK 622: “Chi phí nhân công trực tiếp” TK 627: “Chi phí sản xuất chung” TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 7- Quy trình ghi sổ phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Chứng từ liên quan Chứng từ ghi sổ: ghi Nợ (Có) các TK 621, 622, 627, 154 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết các TK chi phí Sổ Cái các TK 621, 622, 627, 154 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Hàng ngày, căn cứ cào cấc chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất sản phẩm phát sinh trong kỳ, kế toán lập các chứng từ ghi sổ (ghi Nợ (C