Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu ở xí nghiệp Long Giang

í nghiệp được soạn thảo căn cứ trên Thông tư 06 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn hợp đồng xây dựng. Một hợp đồng được soạn thảo đầy đủ, các điều khoản được qui định chặt chẽ sẽ giúp cho xí nghiệp tránh được một số rủi ro trong khi thực hiện hợp đồng. Vì vậy công tác soạn thảo và thương lượng về hợp đồng được giao cho những cán bộ có kinh nghiệm và trình độ lâu năm trong xí nghiệp, những cán bộ cốt lõi này cũng là người tham mưu cho Giám đốc xí nghiệp trong quyết định kí hợp đồng. Thực hiện hợp đồng Sau khi ký kết hợp đồng, xí nghiệp sẽ nhanh chóng tiến hành thi công công trình. Lúc này các cán bộ được phân công trong kế hoạch sẽ đảm nhận vai trò của mình trong công tác thực hiện xây dựng. Các cán bộ lập hồ sơ dự thầu là những người chịu trách nhiệm theo dõi về việc thực hiện hợp đồng, kịp thời thông báo cho xí nghiệp cũng như chủ đầu tư biết các vấn đề liên quan đến việc thi công đặc biệt là các vấn đề liên quan tới chất lượng, tiến độ và giá thi công công trình. Kết thúc gói thầu, họ có trách nhiệm bàn giao lại các giấy tờ liên quan và thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán đối với chủ đầu tư. Nhìn chung, xí nghiệp thực hiện khá tốt giai đoạn này. Chất lượng, tiến độ thi công đảm bảo đúng theo yêu cầu của chủ đầu tư. Trong quá trình thi công, xí nghiệp đã linh hoạt đề ra các biện pháp khuyến khích nâng cao năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công trình. Xí nghiệp thực hiện kiểm tra, giám sát chặt chẽ kỹ thuật, chất lượng công hình nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra. Mặc dù giai đoạn này không ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đấu thầu nhưng nó sẽ tạo uy tín cho xí nghiệp khi tham gia đấu thầu các công trình sau đó, do đó sau mỗi công trình xí nghiệp đều tổng kết để rút bài học kinh nghiệm.Với các dự án không trúng thầu, xí nghiệp tiến hành phân tích nguyên nhân để từ đó khắc phục ở những lần sau. Với những dự án trúng thầu, sau khi ký hợp đồng và đi vào thi công, những cán bộ lập Hồ sơ đấu thầu đánh giá lại xem đâu là điểm mạnh để tiếp tục phát huy, chỗ nào chưa hợp lý để điều chỉnh. Nội dung cơ bản của Hồ sơ dự thầu và phương pháp tính giá của xí nghiệp Chất lượng của Hồ sơ dự thầu là yếu tố quyết định lớn nhất tới khả năng thắng thầu của mỗi nhà thầu. Vì vậy xây dựng được một hồ sơ dự thầu có chất lượng tốt cũng chính là đảm bảo cho khả năng thắng thầu của xí nghiệp. Một hồ sơ dự thầu có chất lượng tốt trước hết phải đảm bảo đầy đủ nội dung mà bên mời thầu yêu cầu. Nội dung cơ bản của một Hồ sơ dự thầu bao gồm Nội dung cơ bản của Hồ sơ dự thầu TVợi dung về hành chính, pháp lỷ Đơn dự thầu. Văn bản bảo lãnh dự thầu Các thông tin chung về nhà thầu Bao gồm: Quyết định thành lập xí nghiệp Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao) Tên, địa chỉ, năm thành lập xí nghiệp Quyết định bổ nhiệm chức vụ của các cán bộ chủ chốt trong xí nghiệp. Bản sao các loại giấy chứng nhận khen thưởng, bằng khen mà xí nghiệp đã đạt được Các văn bản thoả thuận liên danh, giới thiệu về liên danh; quyền và nghĩa vụ của các bên ( Trong truờng hợp là nhà thầu liên danh) Hồ sơ kinh nghiệm của nhà thầu Số năm kinh nghiệm của xí nghiệp Bản kê các công trình đuợc thực hiện trong vòng 5 năm qua có tính chất t- uơng tự Danh mục các hợp đồng đang tiến hành thực hiện Biểu kê khai tình hình thực hiện các công trình tiêu biểu trong giai đoạn gần đây. Các chứng chỉ xí nghiệp đã đạt đuợc Trang thiết bị dự kiến áp dụng cho gói thầu Các thông tin về tình trạng tài chính của nhà thầu: số liệu tài chính trong 3 năm gần nhất: Tóm tắt tài sản nợ - có trên cơ sở báo cáo tài chính của, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , Bảng cân đối kế toán. Thông kê về nhân lực của nhà thầu Biểu kê khai cán bộ chuyên môn kỹ thuật Danh sách nhân sự dự kiến tham gia gói thầu Lý lịch các chuyên gia, kỹ su tham gia thực hiện gói thầu Các nội dung về kỹ thuật Trong Hồ sơ dự thầu nội dung về kỹ thuật sẽ bao gồm những vấn đề sau: Biện pháp và tổ chức thi công gói thầu Tiến độ thực hiện hợp đồng Đặc tính kỹ thuật và nguồn cung cấp vật tu xây dựng Các biện pháp đảm bảo chất luợng Các biện pháp đảm bảo an toàn lao động Đề xuất biện pháp và tể chức thi công đối với gói thầu Đề xuất biện pháp thi công Dựa vào các yêu cầu của bên mời thầu, các thông tin xí nghiệp đã thu thập đuợc về thực tế công trình trong giai đoạn chuẩn bị và hồ sơ thiết kế kỹ thuật có trong Hồ sơ mời thầu và năng lực của xí nghiệp mà cán bộ của ban kinh tế kĩ thuật sẽ phải đua ra biện pháp thực hiện công trình thích hợp. Đây là nội dung quan trọng của Hồ sơ dự thầu Đồ xuất kỹ thuật là bản mô tả năng lực kỹ thuật của nhà thầu và biện pháp cụ thể để thực hiện gói thầu. Nội dung của biện pháp kỹ thuật thi công bao gồm: Trình tụ - công nghệ thi công và các biện pháp thi công nhu biện pháp thi công tổng thể; các biện pháp thi công cụ thể nhu đổ bê tông, xây tuờng, đổ mái, hệ thống điện nuớc... Bên mời thầu sẽ xem xét đánh giá phuơng án thi công của từng nhà thầu và loại bỏ những hồ sơ có điểm kỹ thuật không đạt tiêu chuẩn. Vì vậy chất luợng của phần này sẽ quyết định xem hồ sơ dự thầu có thể đuợc xem xét tới nội dung về tài chính hay không. Muốn chất luợng phần kỹ thuật đuợc cao thì các biện pháp thi công phải đuợc đề cập đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng, thể hiện đuợc khả năng xây dựng đảm bảo chất luợng cao. Điều này đòi hỏi công tác chuẩn bị và nghiên cứu lập hồ sơ phải đuợc chuẩn bị tốt. Phương án tố chức thi công sẽ bao gồm công tác chuấn bị thi công và công tác đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường, phòng chảy chữa chảy Trong công tác chuẩn bị thi công, xí nghiệp sẽ phải trình bày trong Hồ sơ dự thầu những nội dung về bố trí mặt bằng thi công và tổ chức công truờng. Trong đó trình bày rõ phuơng án tổ chức công truờng, tập kết máy móc thiết bị và nguyên vật liệu. Các phuơng án đảm bảo sinh hoạt và an toàn vệ sinh cho nguời lao động. Trong công tác chuẩn bị thi công còn phải đề cập tới phuơng án huy động nhân lực, máy móc trong quá trình xây dựng và lập kế hoạch mua và tập kết nguyên vật liệu. Tuỳ theo đặc điểm của từng công trình và yêu cầu về thời gian mà cán bộ lập hồ sơ tính toán khối luợng máy móc, nhân công cần thiết huy động cho công trình sao cho đảm bảo hoàn thành công trình đúng tiến độ, lại vừa tận dụng đuợc máy móc lao động du thừa ở các công trình khác và lao động tại chỗ ở địa phuơng. Công tác đảm bảo an toàn lao động, an toàn giao thông phải được đề xuất trong Hồ sơ dự thầu. Tất cả các cá nhân khi tham gia thi công phải được phổ biến hướng dẫn về các biện pháp an toàn theo qui định của Nhà nước. Các phương pháp bảo vệ an toàn cho người lao động trong quá trình thi công công trình cần được trình bày rõ ràng trong hồ sơ. Tiến độ thi công Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bảng tiên lượng các công việc, yêu cầu về thời gian và chất lượng đòi hỏi khi hoàn thành công trình kết hợp với khả năng thực tế các nguồn lực xí nghiệp có thể huy động được để thực hiện công trình thì người lập hồ sơ có thể tính toán ra thời gian cần thiết để hoàn thành gói thầu. Tiến độ thi công dự kiến phải được đề cập ngay trong đơn dự thầu và có biểu đồ chi tiết về tiến trình thực hiện. Đặc tính về kỹ thuật và nguồn cung cấp vật tư xây dựng Các đặc tính kỹ thuật của vật tư dùng trong xây dựng quyết định phần lớn tới chất lượng của công trình. Do vậy việc trình bày trong Hồ sơ các thông tin về vật tư sử dụng trong thi công công trình là rất cần thiết. Trong phần này, bên mời thầu phải làm rõ được chủng loại vật tư, các tiêu chuẩn kỹ thuật mà vật tư phải thoả mãn như các chỉ tiêu về cơ học, hoá học, điện. Nguồn gốc của vật tư và các thông tin liên quan tới việc kiểm tra chất lượng vật liệu. Điều này giúp cho bên chấm thầu có thể thấy được chất lượng các loại vật tư sử dụng có phù hợp với yêu cầu của công trình hay không, các phương án sử dụng vật tư có hợp lý và tiết kiệm không. Các biện pháp bảo đảm chất lượng Yêu cầu của chất lượng công trình luôn được quan tâm trong quá trình lập hồ sơ mời thầu. Tuỳ theo tính chất của từng gói thầu mà yêu cầu về chất lượng gói thầu có thể khác nhau nhưng để hồ sơ dự thầu có chất lượng tốt thì phương án thi công đề ra phải chỉ rõ cho người chấm thầu thấy được các biện pháp nhằm đảm bảo chất lượng gói thầu như: có sự phân công giám sát theo dõi chặt chẽ trong quá trình thi công gói thầu và có kế hoạch báo caod định kì; có kế hoạch bố trí nhân lực có trình độ tay nghề và trách nhiệm cao; kiểm tra chất lượng các thiết bị vật liệu trước khi sử dụng, tuân thủ mọi yêu cầu kỹ thuật trong qua trình xây lắp và mọi quy định về quản lý chất lượng mà xí nghiệp đã đề ra. Các nội dung vê thương mại, tài chính Nội dung về thương mại và tài chính có tính chất quan trọng nhất đối với gói thầu xây lắp. Đối với doanh nghiệp xây dựng có qui mô nhỏ thì việc cạnh tranh thông qua tính ưu việt của các biện pháp kỹ thuật là không khả thi, cạnh tranh về giá chính là chiến lược thường được sử dụng để nhà thầu có thể thắng thầu. Hồ sơ dự thầu được chọn thường là hồ sơ có phần kỹ thuật đảm bảo yêu cầu cơ bản của gói thầu và phần giá dự thầu tốt nhất. Nội dung về thương mại tài chính bao gồm Giá dự thầu có kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết Điều kiện về tài chính Điều kiện về thanh toán Giá dự thầu là yếu tố được quan tâm nhất trong phần này. Giá dự thầu được tính toán trên nhiều cơ sở. Trước hết là dựa vào bảng tiên lượng có trong hồ sơ mời thầu cán bộ lập Hồ sơ dự thầu sẽ tiến hành bóc tách khối lượng công việc cần làm. Bảng tiên lượng chỉ có tính chất tham khảo, nên mọi thiếu sót của bảng tiên lượng nếu không được phát hiện và điều chỉnh sẽ ảnh hưởng tới công tác xác định giá dự thầu hoặc gây thiệt hại cho đơn vị trong quá trình thực hiện gói thầu. Vì vậy cần phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý trong thông tin của bảng tiên lượng. Muốn vậy, xí nghiệp cần phải tăng cường công tác khảo sát thực địa, nghiên cứu kĩ bảng vẽ kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng trong công tác tính giá. Căn cứ vào bảng tiên lượng, xí nghiệp sẽ áp dụng phương pháp tính giá của mình và căn cứ vào tình hình thực tế để đưa ra giá dự thầu hợp lý. Bên cạnh xây dựng một mức giá dự thầu hợp lý, xí nghiệp còn kèm theo thư giảm giá trong Hồ sơ dự thầu. Thư giảm giá thường được bổ sung vào hồ sơ dự thầu khi xí nghiệp xét thấy có nhiều đối thủ cạnh tranh, nó có tác dụng làm tăng khả năng trúng thầu. Tuỳ từng gói thầu mà xí nghiệp có thể tính toán và đưa ra một mức giảm giá phù hợp kèm theo giá dự thầu đầy đủ. Trong trường hợp được chấp nhận, giá dự thầu chính thức sẽ là giá dự thầu đầy đủ sau khi trừ đi phần giảm giá. Hiện nay thư giảm giá của xí nghiệp thường khoảng từ 5 - 10 % giá chính thức và giảm đều cho tất cả các hạng mục công trình. Căn cứ vào tình hình thực tế, ban giám đốc sẽ đưa ra quyết định về mức giảm giá thích hợp. Điều này lại phụ thuộc vào mức độ cạnh tranh của gói thầu và khả năng phản ứng của xí nghiệp trước những luồng thông tin trong thời gian chờ mở thầu. Thư giảm giá được đưa ra căn cứ vào các yếu tố như: Năng lực về máy móc thiết bị của xí nghiệp - các thiết bị đã sử dụng hết khấu hao nên có thể tiết kiệm chi phí máy thi công; tận dụng nguồn nguyên liệu mua được với giá rẻ; lực lượng công nhân lành nghề, có năng suất lao động cao; chi phí cho hoạt động quản lý thấp. Có thể thấy nội dung Hồ sơ dự thầu của xí nghiệp được lập tương đối chi tiết, đầy đủ. Tuy nhiên chất lượng của hồ sơ trong một vài gói thầu chưa thực sự cao. Đặc biệt là phương pháp tính giá còn chưa sát với thực tế. Vì vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động dự thầu của xí nghiệp, cần phải làm rõ phương pháp xây dựng biểu giá của xí nghiệp. Phương pháp tính giá dự thầu Trong công tác lập Hồ sơ dự thầu, vấn đề xác định giá dự thầu có ý nghĩa quan trọng nhất. Đối với xí nghiệp Long Giang, giá dự thầu được lập căn cứ vào các tài liệu sau: Hồ sơ thiết kế công trình, bảng tiên lượng, đơn giá xây dựng do Bộ xây dựng ban hành. Kết hợp với giá trong nội bộ và năng lực của xí nghiệp mà cán bộ lập hồ sơ tính toán và đưa ra mức giá dự thầu. Đe tính toán được giá dự thầu, đội ngũ lập hồ sơ phải thực hiện những công việc sau: Bước 1: Kiểm tra khối lượng công việc trong Hồ sơ mời thầu Căn cứ vào hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, xí nghiệp tiến hành bóc tách các mảng công việc cần thực hiện, làm rõ số lượng và khối lượng từng loại công việc mà gói thầu cần thực hiện. Bước 2: Xác định đơn giá dự thầu Đơn giá dự thầu được xây dựng dựa trên hướng dẫn chung về lập giá xây dựng theo thông tư số kết hợp với điều kiện cụ thể của xí nghiệp và giá cả thị trường. Bước 3: Lập tống dự toán Dựa trên kết quả của hai bước trên, cán bộ lập hồ sơ dự thầu tiến hành lập tổng dự toán. Từng hạng mục công trình sẽ được tính toán một cách chi tiết trong bảng dự toán dự thầu theo mẫu sau: Bảng 2.2. Bảng dự toán dự thầu STT Số hiệu đơn giá Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền Vật liệu Nhân công Máy Vật liệu Nhân công Máy Tổng cộng Nguồn: Hồ sơ dự thầu Kết quả tính toán của bước này cho biêt giá thành thi công của từng nội dung công việc và tổng giá thành nguyên vật liệu, nhân công, máy móc để thực hiện gói thầu. Bước 4: Tính bù chênh lệch giá Chi phí vật liệu đã được tính trong tổng dự toán nhưng giữa đơn giá mà xí nghiệp áp dụng và đơn giá do chủ đầu tư đưa ra có thể có sự chênh lệch cần được tính đến trong quá trình xác định giá dự thầu để giá dự thầu sát với thực tế hơn. Cách thức tính chênh lệch giá nguyên vật liệu được thực hiện theo mẫu sau: Bảng 2.3. Bù chênh lệch giá STT Vật liệu Đơn vị Khối lượng Giá 1641- CIII Giá HTAY Giá chênh lệch Thành tiền Tổng Bước 5: Tỉnh giá dự thầu Giá dự thầu được tính toán theo công thức sau n Gdth — SQì x DGi i= 1 n: Số lượng công việc cần thực hiện do chủ đầu tư xác định lúc mời thầu Gdth : Giá dự thầu Qi: Khối lượng công tác xây lắp thứ i do bên mời thầu cung cấp căn cứ vào kết quả bóc tách tiên lượng từ bản vẽ thiết kế kỹ thuật. DGi: đơn giá đấu thầu công tác xây lắp thứ i do nhà thầu lập ra theo hướng dẫn chung về lập día xây dựng căn cứ vào điều kiện cụ thể của xí nghiệp và giá cả thị trường. Giá dự thầu của xí nghiệp sẽ được tổng hợp trong bảng tổng hợp kinh phí sau: Bảng 2.4. Bảng tổng hợp kỉnh phí STT CHI PHÍ CÁCH TÍNH GIÁ TRỊ Kí HIỆU I CHI PHÍ THEO ĐƠN GIÁ Chi phí vật liệu Chênh lệch vật liệu Chi phí nhân công Chi phí máy xây dựng CHI PHÍ TRỰC TIẾP A CLVL B c 1 Chi phí vật liệu (A + CPVL)*1.01 VL 2 Chi phí nhân công B* 3.36 NC 3 Chi phí máy xây dựng Cộng c*1.4 M 4 Chi phí trực tiếp khác Cộng chỉ phí trực tiếp 1.5%*(VL+ NC+M) VL+NC+M+TT TT T II CHI PHÍ CHUNG T*6% c III THU NHẬP CHỊU THUẾ TÍNH TRUỚC (T+C)*5.5% TL Giá trị quyết toán xây lắp trước thuế T+C+TL G IV THUẾ GTGT ĐẦU RA G*Txdgtgt(10%) GTGT GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN XÂY LẮP G+GTGT Gxdcpt SAU THUẾ CHI PHÍ LÁN TRẠI LÀM TRÒN 1% *Gxdcpt LT Nguồn: Hồ sơ dự thầu Như vậy, giá dự thầu là yếu tố đặc biệt quan trọng mà bất cứ một đơn vị tham giá dự thầu nào cũng phảo quan tâm. Một hồ sơ dự thầu được soạn thảo kỹ càng, có nội dung về kỹ thuật đảm bảo