Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện qui trình nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị tại Công ty Cổ phần Tổng Bách hoá - Bộ Thương mại

động ra hiệu chưa cú văn bản thỡ sau đú phải làm văn bản xỏc nhận sau khi đó thoả thuận bằng miệng hay ra hiệu. Theo luật Thương mại Việt Nam qui định hỡnh thức của hợp đồng nhập khẩu bắt buộc phải là văn bản. Khi soạn thảo hợp đồng cần tuõn theo quy tắc 5 “C” đú là: Clear: Rừ rang Complete: Đầy đủ, hoàn chỉnh Consise: Ngắn gon, xỳc tớch Correct: Chớnh xỏc về chớnh tả và thụng tin Courteous: Lịch sự Trong phần nội dung của hợp đồng cần ghi rừ nội dung của cỏc điều khoản hợp đồng. Cỏc điều khoản chủ yếu của hợp đồng bao gồm: Tờn hàng Số lượng Quy cỏch, chất lượng Giỏ cả Phương thức thanh toỏn Địa điểm và thời gian giao nhận hàng Ngoài ra cũn cú thể cú cỏc điều khoản khỏc như: điều khoản trọng tài, khiếu nại, bất khả khỏng,. Phần kết thỳc hợp đồng cần nờu rừ số bản hợp đồng, ngụn ngữ sử dụng để ký, giỏ trị phỏp lý của bản hợp đồng, thời hạn hiệu lực của hợp đồng, chữ ký và dấu của cỏc bờn tham gia hợp đồng. 1.2.3 Giai đoạn Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng cần xỏc định rừ trỏch nhiệm, nội dung, trỡnh tự cụng việc phải làm, trỏnh và hạn chế tối đa cỏc sai sút. Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp cần làm cỏc cụng việc sau: Một là, Thuờ phương tiện vận tải Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng, việc ai thuờ tàu, thuờ tàu theo hỡnh thức nào được tiến hành dựa vào cỏc căn cứ sau: Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu Khối lượng hàng hoỏ và đặc điểm của hàng hoỏ Điều kiện vận tải Ngoài ra cũn căn cứ vào cỏc điều kiện khỏc trong hợp đồng nhập khẩu như: Qui định mức tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ,. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DEQ, DDU, DDP thỡ người xuất khẩu phải tiến hành thuờ phương tiện vận tải. Cũn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thỡ người nhập khẩu phải tiến hành thuờ phương tiện vận tải. Tuỳ theo đặc điểm hàng hoỏ kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn phương thức thuờ phương tiện vận tải cho phự hợp như: thuờ tàu chợ, tàu chuyến hay tàu bao. Nếu nhập khẩu thường xuyờn với khối lượng lớn thỡ nờn thuờ tàu bao, nếu nhập khẩu khụng thường xuyờn nhưng với khối lượng lớn thỡ nờn thuờ tàu chuyến, nếu nhập khẩu với khối lượng nhỏ thỡ nờn thuờ tàu chợ. Hai là, Mua bảo hiểm hàng hoỏ Hàng hoỏ chuyờn chở trờn biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vỡ thế bảo hiểm hàng hoỏ đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mỏt, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đó thoả thuận gõy ra, với điều kiện người mua bảo hiểm đó mua cho đối tượng đú một khoản tiền gọi là phớ bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm cú thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến. Khi mua bảo hiểm bao, doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ đầu năm cũn đến khi giao hàng xuống tàu xong doanh nghiệp chỉ gửi đến cụng ty bảo hiểm một thụng bỏo bằng văn bản gọi là “ Giấy bỏo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến doanh nghiệp phải gửi đến cụng ty bảo hiểm một văn bản gọi là: “ Giấy yờu cầu bảo hiểm”, trờn cơ sở giấy yờu cầu bảo hiểm này doanh nghiệp và cụng ty bảo hiểm đàm phỏn và ký kết hợp đồng bảo hiểm. Bờn cạnh hỡnh thức bảo hiểm, doanh nghiệp lựa chọn điều kiện bảo hiểm loại A, B hoặc C. Để lựa chọn điều kiện bảo hiểm thớch hợp, doanh nghiệp cần căn cứ vào tớnh chất, đặc điểm của hàng hoỏ, thời tiết, khả năng vận chuyển, bốc dỡ, đặc điểm quóng đường, Sau khi đó lường trước được cỏc nhõn tố trờn thỡ doanh nghiệp thoả thuận với cụng ty bảo hiểm sẽ ký kết hợp đồng bảo hiểm với điều kiện bảo hiểm nào và khi đú điều kiện bảo hiểm này là qui định của hợp đồng, do đú dự muốn hay khụng cỏc bờn cũng phải tuõn theo. Ba là, Làm thủ tục hải quan Hàng hoỏ đi ngang qua biờn giới quốc gia để nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan gồm cú 3 nội dung chủ yếu sau: Thứ nhất, khai bỏo hải quan: Chủ hàng phải khai bỏo chi tiết về hàng hoỏ vào tờ khai hải quan một cỏch trung thực và chớnh xỏc. Đồng thời chủ hàng phải tự xỏc định mó số hàng hoỏ, thuế suất, giỏ tớnh thuế của từng mặt hàng nhập khẩu, tự tớnh số thuế phải nộp của từng loại thuế trờn tờ khai hải quan. Tờ khai phải được xuất trỡnh cựng một số chứng từ khỏc bao gồm: Giấy phộp nhập khẩu, hoỏ đơn, vận đơn, phiếu đúng gúi, Thứ hai, xuất trỡnh hàng hoỏ: Hải quan được phộp kiểm tra hàng hoỏ nếu thấy cần thiết. Hàng hoỏ nhập khẩu phải được sắp xếp trỡnh tự, thuận tiện cho việc kiểm tra. Chủ hàng chịu chi phớ nhõn cụng về việc mở, đúng cỏc kiện hàng. Thứ ba, thực hiện cỏc quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra cỏc giấy tờ và hàng hoỏ, hải quan đưa ra quyết định cho hàng được phộp qua biờn giới ( thụng quan) hoặc cho hàng đi qua với một số điều kiện kốm theo hay hàng khụng được chấp nhận cho nhập khẩu.chủ hàng phải thực hiện nghiờm chỉnh cỏc quy định của hải quan. Bốn là, Nhận hàng Để nhận hàng hoỏ nhập khẩu từ nước ngoài thỡ doanh nghiệp nhập khẩu cần phải thực hiện cỏc cụng việc sau: - Ký kết hợp đồng uỷ thỏc cho cơ quan vận tải về việc nhận hàng - Xỏc nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoỏ về lịch tàu, cơ cấu hàng hoỏ, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận. - Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng như: Vận đơn, lệnh giao hàng nếu tàu biển khụng giao những tài liệu đú cho cơ quan vận tải. - Theo dừi việc giao nhận, đụn đốc cơ quan vận tải lập biờn bản (nếu cần) về hàng hoỏ và giải quyết trong phạm vi của mỡnh những vấn đề phỏt sinh trong việc giao nhận. - Thanh toỏn cho cơ quan vận tải cỏc khoản phớ tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoỏ nhập khẩu. - Thụng bỏo cho cỏc đơn vị đặt hàng chuẩn bị tiếp nhận hàng - Chuyển hàng hoỏ về kho của doanh nghiệp hoặc trực tiếp giao cho cỏc đơn vị đặt hàng. Năm là, Kiểm tra hàng hoỏ nhập khẩu Hàng hoỏ nhập khẩu về qua cửa khẩu dược kiểm tra. Mỗi cơ quan tiến hành kiểm tra theo chức năng, quyền hạn của mỡnh. Nếu phỏt hiện thấy dấu hiệu khụng bỡnh thường thỡ mời bờn giỏm định đến lập biờn bản giỏm định. Cơ quan giao thụng kiểm tra niờm phong, kẹp chỡ trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Đơn vị nhập khẩu với tư cỏch là một bờn đứng tờn trong vận đơn cũng phải kiểm tra hàng hoỏ và lập dự thư, dự khỏng nờu nghi ngờ hoặc thật sự hàng hoỏ cú tổn thất, thiếu hụt hoặc khụng đỳng theo hợp đồng. Sỏu là, Làm thủ tục thanh toỏn Thanh toỏn là khõu quan trọng trong thương mại quốc tế. Do đặc điểm buụn bỏn quốc tế rất phức tập nờn thanh toỏn trong thương mại quốc tế phải thận trọng, trỏnh xảy ra tổn thất. Cú nhiều phương thức thanh toỏn như: thanh toỏn bằng tiền mặt, thanh toỏn bằng phương thức chuyển tiền, thanh toỏn bằng phương thức nhờ thu, thanh toỏn bằng thư tớn dụng ( L/C), Việc thanh toỏn theo phương thức nào cần phải được qui định rừ cụ thể trong hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ. Doanh nghiệp phải tiến hành thanh toỏn theo đỳng qui định trong hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ đó ký. Bẩy là, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phỏt hiện thấy hàng hoỏ bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mỏt khụng đỳng như trong hợp đồng đó ký thỡ doanh nghiệp cần lập hồ sơ khiếu nại. Đối tượng khiếu nại cú thể là bờn bỏn, người vận tải, cụng ty bảo hiểm,. tuỳ theo tớnh chất tổn thất thực tế. Bờn nhập khẩu phải viết đơn khiếu nại và kem theo cỏc bằng chứng về việc tổn thất như: Biờn bản giỏm định, hoỏ đơn, vận đơn đường biển, hợp đồng bảo hiểm,. Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà người nhập khẩu và bờn bị khiếu nại cú cỏc cỏch giải quyết khỏc nhau. Nếu khụng tự giải quyết được thỡ làm đơn gửi đến trọng tài kinh tế hoặc toà ỏn kinh tế theo quy định trong hợp đồng. Chương 2: Thực trạng qui trỡnh nhập khẩu hàng hoỏ tại Cụng ty Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ - Bộ Thương mại 2.1 Khỏi quỏt chung về Cụng ty Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ - Bộ Thương mại 2.1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ - Bộ Thương mại. 2.1.1.1 Cơ sở hỡnh thành Cụng ty Hiện nay đất nước ta đang trong quỏ trỡnh chuyển đổi nền kinh tế sang hoạt động theo cơ chế thị trường trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, chớnh vỡ vậy cần thiết phải đổi mới cơ cấu tổ chức cũng như hỡnh thức quản lý của Cụng ty từ Doanh nghiệp Nhà nước sang hỡnh thức Cụng ty Cổ phần và một số hỡnh thức khỏc để phự hợp với hoạt động của nền kinh tế thị trường. Trong đú Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch húa là doanh nghiệp được chuyển đổi theo hỡnh thức Cổ phần húa từ Cụng ty Bỏch húa I thuộc Bộ Thương Mại, được hoạt động theo giấy phộp kinh doanh số 0103005116 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội cấp ngày 19 thỏng 8 năm 2004. 2.1.1.2 Cỏc giai đoạn hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch húa cú tiền thõn từ Cụng ty Bỏch húa I trực thuộc Bộ Thương Mại được thành lập từ năm 1957. Cỏc giai đoạn phỏt triển của Cụng ty. - Từ năm 1986 trở về trước ( đến năm 1957): Cú tờn là Cục Bỏch húa ngũ kim trực thuộc Bộ Nội Thương. Cú chức năng nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh hàng kim khớ, điện mỏy, thiết bị phụ tựng, kinh doanh vật liệu xõy dựng, vật tư nụng nghiệp, lương thực, nụng sản, vật tư nguyờn liệu phục vụ sản xuất. - Từ năm 1986 đến năm 1995: Cú tờn là Tổng Cụng ty Bỏch húa - Bộ Thương Mại. Tổng Cụng ty Bỏch hoỏ cú chức năng kinh doanh tổng hợp, kinh doanh hàng bỏch hoỏ và được mở rộng hơn so với giai đoạn trước đú, cú thờm kinh doanh kho và vận tải, kinh doanh hàng bỏch húa, văn húa phẩm, thuờ đất xõy dựng kho, xõy dựng nhà mỏy quy mụ vừa và nhỏ sản xuất hàng tiờu dung. - Từ ngày 10 thỏng 3 năm 1995: Theo quyết định số 156/ TM- TCCB ngày 10/03/1995 của Bộ Thương Mại, về việc hợp nhất Văn phũng Tổng cụng ty Bỏch húa, Cụng ty Văn húa phẩm, Cụng ty Bỏch húa Văn Điển, Cụng ty Bỏch húa Hải Phũng thành Cụng ty Bỏch húa I trực thuộc Bộ Thương Mại. Từ đõy Cụng ty đó mở rộng thờm cỏc ngành kinh doanh mới như kinh doanh Thuốc lỏ, nguyờn liệu sản xuất thuốc lỏ, kinh doanh tài chớnh, kinh doanh cầm cố, kinh doanh bất động sản, xõy dựng và kinh doanh nhà, siờu thị, khỏch sạn, kinh doanh xuất - nhập khẩu. - Ngày 19 thỏng 8 năm 2004 theo giấy phộp kinh doanh số 0103005116 do sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội cấp đó thành Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch húa. Trong thời gian này Nhà nước đang tiến hành cải cỏch hỡnh thức quản lý kinh doanh của cỏc Doanh nghiệp Nhà nước. Khối doanh nghiệp nhà nước đó đựơc sắp xếp lại và cần phải đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý của cỏc Doanh nghiệp Nhà nước sang hỡnh thức Cổ phần húa và một số hỡnh thức khỏc. Hiện nay Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch húa cú Trụ sở : 38 Phan Đỡnh Phựng, Ba Đỡnh, Hà nội. Điện thoại : 04- 8456986 Fax: 04- 8452997 Vốn điều lệ : 14.000.000.000 đ ( Mười bốn tỷ đồng). Tài khoản số : 43110102117 Chi nhỏnh NH No & PTNT Thanh Trỡ-Hà Nội Diện tớch đất : 62.155 m2 Diện tớch văn phũng: 3.748 m2 Diện tớch kho, xưởng sản xuất: 30.001 m2 + Tại Hà nội: 26.001 m2 + Tại Hải phũng: 4.000 m2 Tổng số cỏn bộ cụng nhõn viờn: 207 người 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ mỏy, chức năng của cỏc bộ phận và mối quan hệ giữa cỏc bộ phận của Cụng ty. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cỏc doanh nghiệp núi chung phụ thuộc rất lớn vào tớnh hợp lý trong việc tổ chức bộ mỏy quản lý, một trong những nhõn tố quan trọng để một cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả là việc sắp xếp bố trớ cụng nhõn viờn trong cơ cấu tổ chức phự hợp với năng lực và sở trường của họ. Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch húa là một cụng ty cổ phần cho nờn cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Cụng ty phải theo mụ hỡnh cơ cấu tổ chức của Cụng ty Cổ phần. Cơ cấu Bộ mỏy tổ chức của Cụng ty được thể hiện bằng sơ đồ dưới đõy. Sơ đồ 2: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ ĐẠI HỘI CỔ ĐễNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHềNG TỔ CHỨC HC PHềNG KẾ TOÁN TC PHềNG ĐT KD T.CHÍNH PHềNG KD KHO ĐT XÂY DỰNG PHềNG KD TỔNG HỢP I PHềNG KD TỔNG HỢP II T. TÂM KD TỔNG HỢP T. TÂM KD THUỐC LÁ T. TÂM VĂN HOÁ PHẨM TRUNG TÂM BÁCH HOÁ TỔNG KHO 6 TỔNG KHO HẢI PHềNG CHI NHÁNH TBH HẢI PHềNG CHI NHÁNH TBH TP. HCM CỬA HÀNG VĂN PHềNG PHẨM I CỬA HÀNG VĂN PHềNG PHẨM II BAN KIỂM SOÁT \ Nguồn: Phũng Hành chớnh Tổng hợp Ghi chỳ: Quan hệ lónh đạo, quản lý Quan hệ kiểm soỏt Quan hệ hợp tỏc, nghiệp vụ Cơ cấu tổ chức của Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ gồm cỏc bộ phận sau: Đại hội cổ đụng Đại hội cổ đụng là bộ phận đứng đầu Cụng ty, được họp thường niờm mỗi năm một lần bao gồm cỏc Cổ đụng của Cụng ty nhằm đỏnh giỏ tổng kết kết quả hoạt động của Cụng ty, bàn bạc và đưa ra những phương hướng phỏt triển Cụng ty, bổ nhiệm cỏc vị trớ trong hội đồng quản trị. Đại hội cổ đụng cú quan hệ quản lý đối với Hội đồng quản trị và Ban kiểm soỏt của Cụng ty và cỏc phũng ban của Cụng ty. Hội đồng quản trị Bao gồm 05 người, đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị đưa ra những phương hướng, mục tiờu chiến lược cho cụng ty cũng như quyết định những chiến lược phỏt triển của Cụng ty. Hội đồng quản trị cú nhiệm vụ bổ nhiệm Ban Tổng giỏm đốc, bổ nhiệm chức Tổng giỏm đốc, phú Tổng giỏm đốc của Cụng ty. Ban Kiểm Soỏt Ban kiểm soỏt là do Đại hội cổ đụng lập ra gồm 03 người. Ban kiểm soỏt Cú chức năng nhiệm kiểm soỏt, giỏm sỏt cỏc hoạt động của tất cả cỏc phũng ban, cỏc đơn vị trực thuộc của Cụng ty kể cả Hội đồng quản trị. Ban Tổng giỏm đốc Ban Tổng giỏm đốc gồm cú 02 người do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Ban Tổng giỏm đốc điều hành quản lý tất cả cỏc phũng ban và cỏc trung tõm, đơn vị trực thuộc Cụng ty. Ban Tổng giỏm đốc quyết định toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trực tiếp trước Hội đồng quản trị của Cụng ty và Nhà nước về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, về bảo toàn và phỏt triển vốn, sử dụng hiệu quả nguồn vốn. Cỏc phũng ban chức năng, Cụng ty cú 6 phũng chức năng. Phũng tổ chức hành chớnh Cú chức năng nhiệm vụ giỳp Ban Tổng giỏm đốc về tổ chức quản lý, nhõn sự, lao động tiền lương và chế độ, khen thưởng và kỷ luật, bảo quản hồ sơ cỏn bộ cụng nhõn viờn. Phũng kế toỏn tài chớnh Cú chức năng nhiệm vụ giỳp Ban Tổng giỏm đốc về cụng tỏc kế toỏn tài chớnh của Cụng ty, quản lý nguồn vốn, hàng húa, tài sản của Cụng ty, thực hiện cỏc cụng tỏc tớn dụng, cõn đối thu chi, thanh quyết toỏn đối với khỏch hàng và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Tham gia xõy dựng giỏ bỏn hàng thực hiện đầy đủ chế độ bỏo cỏo tỡa chớnh theo chế độ của luật kế toỏn. Phũng Đầu tư kinh doanh tài chớnh Cú chức năng nhiệm vụ là đầu tư kinh doanh tài chớnh, giỳp Ban Tổng giỏm đốc trong lĩnh vực kinh doanh tài chớnh của Cụng ty. Phũng kinh doanh kho đầu tư xõy dựng Tổ chức tiếp nhận hàng nhập, xuất kho hợp lý, tổ chức bảo quản hàng nhập kho, vận chuyển hàng húa theo hợp đồng với khỏch hàng, tổ chức thuờ đất xõy dựng kho, cho thuờ kho, Phũng kinh doanh tổng hợp I Cú chức năng nhiệm vụ tổ chức kinh doanh thương mại tại thị trường trong nước, nghiờn cứu sản phẩm, dịch vụ chào hàng, tỡm hiểu nắm bắt nhu cầu khỏch hàng, kinh doanh kho cận liờn doanh, liờn kết, đàm phỏn với khỏch hàng ký kết hợp đồng trong phạm vi cho phộp. Phũng kinh doanh tổng hợp II Cú nhiệm vụ tỡm hiểu thị trường trong và ngoài nước, khai thỏc nguồn hàng xuất, nhập khẩu. Trực tiếp thực hiện xuất và nhập khẩu hoặc ủy thỏc xuất nhập khẩu đối với hàng húa theo quy định của Cụng ty, tổ chức bỏn hàng húa nội địa, dịch vụ theo quy định của Cụng ty. Sỏu phũng ban chức năng này điều chịu sự lónh đạo và quản lý trực tiếp từ Ban Tổng giỏm đốc và chịu sự kiểm soỏt của Ban kiểm soỏt. Trong đú phũng tổ chức hành chớnh, phũng kế toỏn tài chớnh, phũng đầu tư kinh doanh tài chớnh, phũng kinh doanh kho đàu tư xõy dựng cú mối quan hệ hợp tỏc, nghiệp vụ với nhau. Cỏc đơn vị trực thuộc, Cụng ty cú 8 đơn vị trực thuộc. Trung tõm bỏch húa Trụ sở : 15 Bớch Cõu - Quận Đống Đa - Hà Nội. Trung tõm kinh doanh thuốc lỏ Trụ sở: 23b Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuõn – Hà nội Trung tõm kinh doanh Tổng hợp Trụ sở: 38 Phan Đỡnh Phựng – Ba Đỡnh – Hà nội Trung tõm văn húa phẩm Trụ sở: 15 Bớch Cõu - Đống Đa – Hà nội. Chi nhỏnh Hải Phũng Trụ sở: 23 Điện Biờn Phủ - Ngụ Quyền - Hải Phũng. Chi nhỏnh Thành phố Hồ Chớ Minh Trụ sở: 241 Cỏch mạng thỏng tỏm - Quận 3 – TPHCM. Tổng kho 6 Trụ sở: Thị trấn Văn Điển – Thanh Trỡ – Hà nội. Trạm kho Hải Phũng Trụ sở: Nam Sơn – An Dương – TP Hải Phũng. Cỏc đơn vị trực thuộc này cú quan hệ hợp tỏc nghiệp vụ với nhau. Mỗi đơn vị trực thuộc chuyờn kinh doanh một số mặt hàng, đồng thời kinh doanh tổng hợp tất cả cỏc ngành hàng Cụng ty cú chức năng kinh doanh. 2.1.1.4 Cơ cấu tổ chức nhõn sự Cơ cấu nhõn sự của Cụng ty được phõn theo giới, trỡnh độ học vấn, độ tuổi được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.1: Bảng cơ cấu nhõn sự của Cụng ty Chỉ tiờu Số lượng ( người) Tỷ trọng (%) Tổng số CBCNV 207 100 Phõn loại theo giới: - Nữ 120 58 - Nam 87 42 Phõn loại theo trỡnh độ: - Thạc sĩ 2 0,96 - Đại học 68 32,85 - Cao đẳng, trung cấp 39 18,84 - Lao động phổ thụng 98 47,35 Phõn loại theo tuổi: - Tuổi 30 - 40 70 33,8 - Tuổi 41 - 50 100 48,3 - Tuổi 51 - 55 37 17,9 Nguồn: phũng hành chớnh tổng hợp năm 2005 Từ bảng trờn cho thấy rằng tỷ trọng lao động là nữ giới lớn hơn nam giới nhưng khụng lớn. Cụ thể tỷ lệ nữ giới chiếm 58%, nam giới chiếm 42%. Về trỡnh độ học vấn, số cụng nhõn viờn cú trỡnh độ từ đại học trở lờn chiếm trờn 33% , cao đẳng và trung cấp chiếm 18,84%, lao động phổ thụng chiếm 47,35%. Cho thấy số lượng lao động phổ thụng của Cụng ty tương đối cao. Về độ tuổi, chủ yếu là độ tuổi từ 41- 50 chiếm 48,3% trong tổng số lao động của Cụng ty. Độ tuổi từ 30-40 chiếm khoảng 33,8%, đõy lực lượng lao động trẻ năng động, cú thể thớch nghi, nắm bắt nhanh trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Lao động ở độ tuổi 51-55 chiếm khoảng 17,9%, đõy là đội ngũ lao động cú nhiều năm kinh nghiệm trong hoạt động của Cụng ty. Trụng tổng số lao động của Cụng ty được phõn bổ theo cỏc đơn vị trực thuộc của Cụng ty. Sự phõn bổ lao động trong cỏc đơn vị trực thuộc được thể hiện qua bảng dưới đõy. Bảng 2.2: Sự phõn bổ lao động tại cỏc đơn vị trực thuộc của Cụng ty. STT Đơn vị Số lao động ( Người) Thu nhập bỡnh quõn (Đồng/ thỏng) 1 Văn phũng Cụng ty 111 2.142.000 2 Trung tõm KDTH 29 1.100.000 3 Trung tõm VHP 17 1.748.000 4 Trung tõm Bỏch hoỏ 16 1.408.000 5 Trung tõm KD thuốc lỏ 21 1.941.000 6 Chi nhỏnh Hải phũng 28 1.220.000 7 Chi nhỏnh TPHCM 12 1.683.000 8 Chi nhỏnh Miền Nam 3 1.670.000 Tổng cộng 237 1.614.000 Nguồn: phũng hành chớnh tổng hợp năm 2005. Do Cụng ty cú nhiều chi nhỏnh nờn lao động của Cụng ty sẽ được phõn bổ theo chi nhỏnh, tập chung nhiều hơn cả là lao động trong Văn phũng Cụng ty gồm 111 người, sau đú là Trung tõm kinh doanh tổng hợp cú 29 người, Chi nhỏnh Hải Phũng cú 28 người, Trung tõm kinh doanh thuốc lỏ cú 21 người, sau đú là cỏc đơn vị tiếp theo. Qua bảng trờn cho thấy thu nhập bỡnh quõn đầu người của Cụng ty là 1.614.000 đồng/thỏng. Trong đú Văn phũng Cụng ty cao nhất đạt 2.140.000 đồng/thỏng; thu nhập bỡnh quõn của Trung tõm thuốc lỏ là 1.941.000 đồng/thỏng; thu nhập của Trung tõm Văn hoỏ phẩm là 1.748.000 đồng/thỏng. 2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Cụng ty trong thời gian qua Hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty bao gồm hoạt động sản xuất kinh doanh nội địa và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. 2.1.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Cụng ty Bảng 2.3: Một số kết quả đó đạt được trong hoạt động kinh doanh của Cụng ty Đơn vị : tỷ đồng Năm Chỉ tiờu 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 316,938 349,804 409,847 415,270 500 575 Vốn kinh doanh 11,197 11,336 11,782 13,185 14,000 14,5 Lợi nhuận trước thuế 1,011 0,923 1,196 0,822 2,885 3,8 Tổng số lao động 261 249 235 234 207 207 Thu nhập bỡnh quõn 918,072 đ/ người 995,703 đ/người 1.094.530 đ/ người 1.234.174 đ/ người 1.500.000 đ/ người 1.550.000 đ/người Nộp ngõn sỏch 29,687 6,938 12,216 8,660 9,5 11 Nguồn: Bỏo cỏo Đại hội cổ đụng năm 2005 Từ bảng 2.3 cho thấy tuy vốn kinh doanh của Cụng ty cũn hạn chế: năm 2000 là 11,97 tỷ đồng; năm 2001 là 11,336 tỷ đồng, và tăng lờn 14,000 tỷ đồng năm 2004. Nhưng kết quả kinh doanh của Cụng ty đạt được là khỏ cao so với vốn kinh doanh. Từ đú gúp phần đưa thu nhập bỡnh quõn của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty tăng lờn qua cỏc năm được thể hiện trong bảng 2.3 Từ năm 2004 Sau khi Cụng ty được Cổ phần hoỏ thỡ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty đó được mở rộng thờm cỏc ngành nghề kinh doanh mới như: kinh doanh tài chớnh, kinh doanh bất động sản, xõy dựng và kinh doanh nhà, siờu thị, khỏch sạn. Ngoài ra đầu tư mở rộng kinh doanh kho, xõy dựng Xưởng sản xuất giấy TBH tại Thị trấn Văn Điển, Hà nội. Thỏng 10 năm 2004 thành lập Chi nhỏnh Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ Miền Nam . Chi nhỏnh chuyờn kinh doanh hàng nụng sản. - Cụng tỏc kinh doanh kho Thỏng 11 năm 2004 xõy xong kho Hải Phũng diện tớch 3000m2. Thỏng 1 năm 2005 Xõy thờm kho diện tớch 1000m2 tại trạm kho Hải Phũng. Hiện nay, tổng diện tớch cho thuờ kho toàn Cụng ty là 37.830 m2. Mức doanh thu kinh doanh và dịch vụ kho trung bỡnh hang thỏng là 575 triệu đồng. Một số kết quả trong hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu Bảng 2.4: Doanh thu từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Chỉ tiờu Đ.v tớnh 2002 2003 2004 2005 Dự bỏo 2006 Kim ngạch XNK USD 5.015.000 6.030.000 8.020.000 9.040.000 10.060.000 Xuất khẩu USD 15.000 30.000 20.000 40.000 60.000 Tỷ trọng (%) 0,3 0,5 0,3 0,45 0,6 Nhập khẩu USD 5.000.000 6.000.000 8.000.000 9.000.000 10.000.000 99,7 99,5 99,7 99.55 99,4 Tổng doanh thu Tỷ đồng 360 390 420 450 470 Về tổng kim ngạch X- NK Từ bảng 2.4 cho thấy kim ngạch X - NK của Cụng ty ngày càng tăng, đặc biệt là tỡnh hỡnh nhập khẩu của Cụng ty hàng năm. Cụ thể năm 2002 là 5.015.000 USD; năm 2003 là 6.030.000 USD; năm 2004 là 8.020.000 USD; năm 2005 là 9.040.000 USD. Về thị trường xuất nhập khẩu + Thị trường nhập khẩu: Nhập khẩu chủ yếu từ Trung Quốc, Thỏi Lan, Nhật Bản, Đức, Nga, và một số quốc gia khỏc. + Thị trường xuất khẩu: chủ yếu là xuất khẩu sang cỏc nước Trung Quốc, Malaysia, Singapo, Thị trường nhập khẩu của cụng ty được thể hiện qua bảng dưới đõy. Bảng 2.5 Thị trường nhập khẩu của Cụng ty Năm Thị trường 2003 2004 2005 Giỏ trị (USD) Tỷ trọng (%) Giỏ trị (USD) Tỷ trọng (%) Giỏ trị (USD) Tỷ trọng (%) Tổng giỏ trị NK 6.000.000 100 8.000.000 100 9.000.000 100 1. Đức 1.8 30 2.2 27 2.5 27 2. Nhật 2 33 2.5 31 3 25 3.Trung quốc 1.2 20 2 25 2 22 4. Singapo 0.5 8 0.7 8 1.2 13 5. Thị trường khỏc 0.5 8 0.6 7 0.5 5 Về mặt hàng X- NK: + Mặt hàng xuất khẩu: chủ yếu là xuất khẩu Gạo, hàng nụng sản. + Mặt hàng nhập khẩu: Chủ yếu nhập khẩu sắt thộp, mỏy múc thiết bị, bột giấy. Về hỡnh thức X- NK : + Nhập khẩu hàng húa trực tiếp từ cỏc thị trường Đức, Nga, Trung Quốc, Singapo. + Xuất khẩu: Trước năm 2003 xuất khẩu sang cỏc thị trường nước ngoài. Từ năm 2004 đến nay xuất khẩu dưới hỡnh thức ủy thỏc cho một cụng ty ở trong nước. 2.2 Thực trạng qui trỡnh nhập khẩu hàng hoỏ tại Cụng ty Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ Hàng năm Cụng ty thực hiện nhiều hợp đồng nhập khẩu hàng hoỏ cú giỏ trị lớn, cỏc mặt hàng nhập khẩu chớnh của Cụng ty là vật liệu sắt thộp và mỏy múc thiờt bị. Hoạt động nhập khẩu hàng hoỏ của Cụng ty thường được tiến hành theo qui trỡnh sau: Sơ đồ 2: qui trỡnh nhập khẩu hàng hoỏ của Cụng ty Nghiờn cứu thị trường Xin giấy phộp nhập khẩu Giao dịch, đàm phỏn Ký hợp đồng nhập khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mở L/C Thuờ phương tiện vận tải Mua bảo hiểm hàng hoỏ Thanh toỏn Làm thủ tục hải quan Kiểm tra và giỏm định hàng nhập khẩu Nhận hàng Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu cú 2.2.1 Nghiờn cứu thị trường Đõy là một bước mà Cụng ty rất coi trọng trong hoạt động nhập khẩu hàng hoỏ, bởi vỡ đõy là bước mở đầu cho quỏ trỡnh nhập khẩu, nếu bước này được tiến hành tốt thỡ cỏc giai đoạn sau của quỏ trỡnh nhập khẩu sẽ diễn ra thuận lợi. Quỏ trỡnh nghiờn cứu thị trường của Cụng ty bao gồm cỏc nụi dung sau: 2.2.1.1 Nghiờn cứu thị trường trong nước Nghiờn cứu thị trường trong nước là khõu rất quan trọng, nú cú vai trũ quan trọng trong việc quyết định mặt hàng nhập khẩu cũng như hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Cụng ty. Cụng ty căn cứ vào giỏ cả, quy cỏch, chủng loại, kớch cỡ, thị hiếu, nhu cầu tiờu dựng,.Đồng thời phải dự bỏo nhu cầu trong thời gian trước mắt. Quỏ trỡnh nghiờn cứu thị trường trong nước phải xỏc định chỉ ra được thị trường đang cần loại hàng gỡ, giỏ cả ra sao, số lượng khoảng bao nhiờu,.từ đú là cơ sở để tiến hành cỏc bước tiếp theo. Như vậy, đối với hoạt động nghiờn cứu nhu cầu về hàng hoỏ nhập khẩu của Cụng ty Cụng ty Cổ phần Tổng Bỏch hoỏ cũng nhằm mục tiờu trờn, mục đớch nghiờn cứu nhu cầu thị trường trong nước sẽ giỳp Cụng ty xỏc định được chớnh xỏc mặt hàng vật kiệu, bột giấy, cỏc loại thộp, mỏy múc thiết bị mà nhu cầu trong nước đang cần đú là vật tư vật liệu xõ